A. Spesialisasi pekerjaan
Pada awal abad ke-20, Henry Ford menjadi kaya dan terkenal dengan
membuat mobil disebuah lini perakitan. Setiap pekerja Ford ditugasi untuk
mengerjakan satu pekerjaan yang spesifik dan repetitif (berulang). Istilah spesialisasi
pekerjaan(work specialization) atau pembagian tenaga kerja(devision of labor),untuk
menggambarkan sejauh mana berbagai kegiatan dalam organisasi dibagi-bagi menjadi
beberapa pekerjaan tersendiri. Hakikat dari spesialisasi pekerjaan adalah bahwa
ketimbang seluruh pekerjaan dilakukan oleh seorang individu,pekerjaan itu dipecah
pecah menjadi sejumlah tahap,dengan masing-masing tahap diselesaikan oleh
sseorang individu tersendiri. Intinya,individu mengkhususkan diri dalam melakukan
bagian dari suatu kegiatan ketimbang seluruh kegiatan. Jadi spesialisasi pekerjaan
merupakan sejauh mana tugas-tugas dalam organisasi dibagi bagi kedalam beberapa
pekerjaan tersendiri.Spesialisasi yang berlebihan dapat mengakibatkan tindakan
manusia yang tidak ekonomis seperti kebosanan, kelelahan, kualitas yang jelek,
meningkatnya ketidakhadiran, tingginya tingkat perputaran.
B. Departementalisasi
Departementalisasi merupakan Dasar yang dipakai untuk mengelompokkan
pekerjaan secara bersama-sama. Departementalisasi dikelompokkan menjadi lima
tipe, yaitu:
Functional : pengelompokkan pekerjaan berdasarkan fungsi yang dilakukan.
Keuntungan:
1) Efisiensi dengan cara menempatkan bersama spesialisasi dan orang dengan
keahlian, pengetahuan, dan orientasi.
2) Koordinasi antar area fungsional.
3) Pendalaman spesialisasi.
Kerugian:
1) Komunikasi lintas area fungsional.
2) Terbatasnya sudut pandang organisasi.
Keuntungan:
1) Kebutuhan pelanggan dan permasalahan dapat dipenuhi oleh spesialis.
Kerugian:
1) Duplikasi fungsi.
2) Pandangan terbatas terhadap tujuan organisasi.
C. Rantai Komando
Konsep rantai komando merupakan bbatu penjuru utama dalam desain
organisasi. Sebagaimana akan kita lihat sekarang,konsep ini sekarang kurang begitu
penting lagi. Namun, dengan demikian para manajer kontemporer tetap harus
mempertimbangkan implikasinya ketika memutuskan bagaimana sebaiknya
menyusun struktur organisasi mereka. Rantai komando (ahin of command) adalah
garis wewenang tanpa putus dari puncak organisasi ke eselon paling bawah dan
menjelaskan siapa bertanggung jawab kepada siapa.
Rantai komando terbagi atas dua konsep:
1) Wewenang
Wewennang mengau pada hak-hak yang melekat dalam sebuah
manajerial untuk memberikan perintah dan untuk berharap bahwa perintah itu
akan dipatuhi. Oleh karena itu dalam rantai komando,setiap manajer di berikan
tingkat wewenang tertentu untuk memenuhi tanggung jawabnya.
2) Prinsip kesatuan komando
Konsep ini membantu melanggengkan konsep garis wewenang yang
tidak terputus. Prinsip ini menyatakan bahwa seseorang hanya mempunyai
satu dan satu-satunya atasan yang kepadanya ia bertanggung jawab secara
langsung.
Jika kesatuan komando putus,seorang karyawan mungkin harus
menghadapi berbagai permintaan atau prioritas yang saling bertentangan dari
beberapa atasan.
D. Rentang Kendali
Rentang kendali ini penting untuk menentukan banyaknya tingkatan dan
manajer yang harus dimiliki oleh suatu organisasi. Bila disejajarkan, makin luas atau
besar rentang itu, makin efisien organisasi itu. Tren belakangan ini adalah ke arah
belakang rentang kendali yang lebih lebar. Hal ini selaras dengan upaya perusahaan
saat ini untuk mengurangi baiaya,mamangkas overhead,mempercepat proses
pengambilan keputusan,meningkatkan fleksibelitas,menjadi lebih dekat dengan
pelanggan,dan memberdayakan karyawan. Namun,untuk memastikan bahwa kinerja
karyawan tidak akan memburuk lantaran rentang yang lebih besar ini,banyak
organisasi lalu berinvestasi dalam bentuk pelatihan karyawan. Para manajer tahu
bahwa mereka dapat lebih baik menangani rentang yang lebih lebar ini jika karyawan
menetahui pekerjaan mereka dengan baik atau dapat meminta bantuan kepada rekan
kerja mereka ketika memiliki persoalan masalah.
F. Formalisasi
Formalisasi mengacu pada suatu tingkat yang terhadapnya pekerjaan didalam
organisasi itu dibakukan. Jika suatu pekerjaan sangat diformalkan, maka pelaksana
pekerjaan itu mempunyai kuantitas keleluasan yang minimum mengenai apa yang
harus dikerjakan, kapan harus dikerjakan dan bagaimana seharusnya ia mengerjakan.
Kadar formalisasi bisa sangat beragam antar organisasi dan di dalam organisasi.
B. Birokrasi
Yaitu suatu struktur dengan tugas operasi yang sangat rutin yang dicapai lewat
spesialisasi, aturan dan pengaturan yang sangat formal, tugas-tugas yang
dikelompokkan kedalam departemen-departemen fungsional, wewenang terpusat,
rentang kendali yang sempit, dan pengambilan keputusan yang mengikuti rantai
komando. Birokrasi adalah sebuah kata yang memiliki konotasi tak menyenangkan di
benak kebanyakan orang. Namun,birokrasi tetap memiliki keunggulan. Kekuatan
utama birokrasi terletak pada kemampuannya menjalankan kegiatan-kegiatan yang
terstandar secara sangat efesien. Menyatukan beberapa kekhususan dalam
departemen- departemen fungsional menghasilkan skala ekonomi,duplikasi yang
minim pada personel dan peralatan, dan karyawan yang memiliki kesempatan untuk
berbicara”dengan bahasa yang sama” diantara rekan-rekan sejawat mereka.
Kelemahan besar dari birokrasi antara lain adalah sesuatu yang kkita seemeua pernah
alami suatu kali ketika harus berhadapan dengan mereka yang bekrja di organisasi-
organisasi semaam ini berlebihan dalam mengikuti aturan,tiadak ada ruang untuk
modifikasi. Birokrasi hanya efesien sepanjang karyawan menghadapi masalah-
masalah yang sebelumnya telah mereka hadapi dan sudah ada aturan keputusan
terprogram yang mapan.
C. Struktur matriks
b) Organisasi virtual
Organisasi virtual merupakan organisasi inti kecil yang
menyubkontrakkan fungsi-fungsi utama dari bisnis. Ketika memutuskan untuk
menerapkan organisasi virtual,organisasi-organisasi besar sering
menyubkontrakkan kegiatan manufaktur. Organisasi virtual ini sudah
membangun jaringan hubungan yang memungkinkan mereka
menyubkontrakkan kegiatan manufaktur,distribusi,pemasaran, atau fungsi
bisnis apapun lainnya karena manajemen merasa bahwa pihak lain dapat
melakukannya secara lebih baik atau murah. Kekuatan utama dari organisasi
virtual ini adalah terletak pada fleksibelitasnya.
c) Organisasi Nirbatas
Organisasi nirbatas merupakan sebuah organisasi yang berusaha
menghapuskan rantai komando,organisasi nirbatas ini memiliki rentang
kendali tak terbatas dan mengganti departemen menjadi tim yang
diberdayakan. Karena sebuah perusahaan itu sangat mengandalkan sebuah
teknologi informasi,ssebagian kalangan menyebut struktur organisasi sebagai
T-form (berbasis teknologi).
Organisasi nirbatas dengan menghapuskan batas-batas
vertikal,manajemen meniadakan hierarki. Stsatus dan peringkat diminimalkan.
Tim lintas hierarki meliputi:
Eksekutif punak
Manajer menengah
Penyelia
Karyawan operasi
Faktor utama yang menjadi penyebab atau penentu struktur suatu organisasi:
a) Strategi
suatu organisasi merupakan cara untuk membantu manajemen
mencapai sasaran, karena sasaran diturunkan dari strategi keseluruhan
organisasi itu, logis saja bahwa strategi dan struktur hendaknya erat
berhubungan.Suatu strategi inovasi tidaklah berarti suatu strategi ala kadarnya
untuk perubahan sederhana atau pemolesan atas apa yang ditawarkan
sebelumnya melainkan untuk suatu inovasi yang bermakna dan unik.Suatu
organisasi yang mengejar suatu strategi minimisasi biaya secara ketat
mengendalikan biaya, mengendalikan diri untuk tidak menimbulkan
pengeluaran inovasi atau pemasaran yang tidak perlu, dan menekan harga
dalam menjual suatu produk dasar.Organisasi yang mengikuti suatu strategi
imitasi mencoba memanfaatkan yang terbaik dari kedua strategi sebleumnya.
Mereka berusaha meminimalisasikan resiko dan memaksimalkan kesempatan
untuk laba. Ada tiga dimensi strategi yaitu:
o Strategi Inovasi
Strategi inovasi merupakan strategi yang menekankan pada perkenalan
tentang suatu produk atau jasa baru yang menjadi andalan
o Strategi meminimalisasi biaya
Strategi ini merupakan suatu strategi yang menekankan pada suatu
pengendalan biaya secara ketat,menghindari pengeluaran untuk inovasi dan
pemasaran yang tidak perlu,dan pemotongan suatu harga.
o Strategi imitasi
Strategi ini menggunakan strategi yayng menoba masuk ke pada produk-
produk pasar lainnya.
b) Ukuran organisasi
Suatu pandangan sekilas pada organisasi yang kita tangani dalam
kehidupan kita akan membuat kebanyakan dari kita berkesimpulan bahwa
ukuran akan berpengaruh pada struktur suatu organisasi.
c) Teknologi
Istilah teknologi mengacu bagaimana suatu organisasi mentransfer
masukan menjadi keluaran. Semua organisasi mempunyai sekurang-
kurangnya satu teknologi untuk mengubah sumber daya keuangan, sumber
daya manusia dan sumber daya fisik menjadi produk atau jasa.
d) Lingkungan
Lingkungan organisasi terdiri dari lembaga-lembaga atau kekuatan-
kekuatan yang berada di luar organisasi dan secara potensial mempengaruhi
kinerja organisasi itu. Lazimnya ini mencakup pemasok, pelanggan, pesaing,
badan pengaturan pemerintah, kelompok penekan publik dan lain sebagainya.
KULTUR ORGANISASI
A. Pengertian kultur organisasi
kultur organisasi mengacu pada sebuah sistem makna bersama yang dianut
oleh para anggota yang membedakan organisasi tersebut dengan organisasi lainnya.
Sistem makna bersama adalah sekumpulan karakteristik kunci yang dijunjung tinggi
oleh organisasi.
Kultur adalah suatu istilah deskriptif. Kultur organisasi berkaitan dengan
bagaimana karyawan memahami karakteristik kultur suatu organisasi, bukan dengan
apakah mereka menyukai karakteristik itu atau tidak, kultur organisasi adalah suatu
istilah deskriptif. Ini penting karena hal ini membedakan konsep ini dari konsep
kepuasan kerja.
Upaya penciptaan sebuah kultur yang lebih etis oleh pihak manajemen:
a) Jadilah model peran yang visibel. Perilaku manajemen puncak dijadikan acuan
standar bagi para kayawan.
b) Komunikasikan harapan-harapan yang etis. Kode etik harus menyatakan nilai-
nilai utama organisasi dan berbagai aturan etis yang diharapkan untuk dipatuhi
semua karyawan.
c) Memberikan pelatihan etis, melalui seminar, lokakarya dsb. Secara berkala
berikan penghargaan atas tindakan etis dan beri hukuman atas tindakan tidak
etis.
d) Memberikan mekanisme perlindungan, sehingga karyawan dapat melaporkan
perilaku tidak etis tanpa rasa takut.
d) Pemberdayaan
Memberi kebebasan untuk mengambil keputusan terkait dengan
kegiatan sehari-hari, yg memungkinkan karyawan membuat keputusan
seketika utk memuaskan pelanggan. Hal ini merupakan komponen wajib dari
kultur tanggap pelanggan karena memungkinkan karyawan membuat
keputusan seketika untuk memuaskan pelanggan.
e) Kepemimpinan
Pemimpin melalui ucapan dan tindakannya memperlihatkan
komitmennya terhadap kepuasan pelanggan. Pemimpin yang efektif dalam
kultur tanggap pelanggan memberikan dengan menyampaikan sebuah visi misi
dengan memfokuskan pada pelanggan dan memperlihatkan dengan perilaku
mereka bahwa mereka memiliki komitmen yang kuat terhadap pelanggan.
f) Evaluasi kinerja
Evaluasi Kinerja berbasis perilaku yang diukur dan menilai karyawan
berdasarkan tindakan dan perilaku mereka dari upaya, komitmen, kerja tim,
keramahan, dan kemampuan memecahkan masalah pelanggan ketimbang
berdasarkan hasil terukur yg dicapai. Penilaian ini memberikan karyawan
suatu ranngsangan untuk berperilaku kondusif bagi pesningkatan mutu
pelayanan dan memberikan karyawan lebih banyak kebebasan atas kondisi-
kondisi yang mempengaruhi evaluasi kinerja mereka.
g) Sistem imbalan
Manajemen perlu memberikan imbalan yang layak. Juga memberikan
penghargaan, kenaikan gaji, promosi berdasarkan layanan pelanggan yang luar
biasa. Pihak manajemen perlu memberikan penghargaan terhadap karyawan
yang telah menunjukan upaya yang luar biasa untuk menyenangkan pelanggan
terhadap pelayannya yang lebih.
h) Tahap perjumpaan
Tahap dalam proses sosialisasi dimana karyawan baru melihat seperti
apa sesungguuhnya organisasi dan menghadapi kemungkinan bahwa harappan
dan kenyataan itu berbeda.
i) Tahap metamorfosis
Tahap dalam sosialisasi dimana karyawan baru harus berubah dan
menyesuaikan diri dengan pekerjan,kelompok kerja,dan organisasi.
Agama formal tidak lagi berfungsi untuk banyak orang serta mereka terus mencari
“pelabuhan” yang dapat menggantikan ketiadaan iman dan mengisi rasa kehampaan
yang muncul.
Tuntutan kerja telah membuat tempat kerja jadi dominan dalam kehidupan banyak
orang, namun mereka terus mempertanyakan makna kerja itu sendiri.