¿Por qué es importante evaluar la información documentada?

Buenas noches, mi nombre es Isabel Vega, soy estudiante de Ingeniería de Sistemas, tengo
21 años, vivo en Bogotá y trabajo en el parea tecnología de una empresa privada del sector
financiero, el objetivo para tomar éste curso es potenciar mis conocimientos en cuando a
los que refiere la norma NTC ISO 9001 y la correcta aplicación de los mismos en mis labores
actuales y a las que aspiro por parte del área de seguridad y auditoria.

La documentación de una empresa representa su capital intelectual que se ha adquirido

con la experiencia. Si no se preserva adecuadamente ese conocimiento difícilmente
logrado, se podría perder. La estandarización de los procesos. Para que un proceso sea
debidamente estandarizado, debe estar documentado. Existen varias razones de
importancia que tiene la documentación para un sistema de gestión de calidad, entre ellas
podemos destacar: la estandarización de los procesos, la planificación organizacional,
control de las actividades realizadas, auditorias, mejoramiento de procesos, capital
intelectual.

De acuerdo a todo lo anterior, los documentos deben presentar unas ciertas características
para que sean efectivos como ser aprobados por una persona idónea al proceso antes de
ser emitidos, estar debidamente identificados y legibles, estar disponibles cuando se
requieran, deben ser revisados y actualizados periódicamente, las modificaciones que se
vayan a realizar deben ser identificadas al igual que el estado de su revisión, estar vigentes
para su utilización y así evitar documentos obsoletos en los procesos que puedan inducir a
confusiones.

Se debe tener en cuenta que para los registros deben cumplir algunos aspectos como: tener
un tiempo de retención (almacenamiento de la información generada), estar accesibles
para su consulta, Protegidos y seguros, para preservar la información de las condiciones
ambientales y de personas no autorizadas, Los registros deben tener una disposición final.
Una vez se haya cumplido el tiempo de retención qué se va hacer con ellos, por último, lo
anterior debe estar documentado en procedimientos para su aplicación en el contexto de
la Norma ISO 9001.

Entonces, a través de la información documentada se realiza un proceso de evaluación,

donde se indica de manera clara si se encuentra un documento propuesto en estado de
conformidad o de no conformidad y si de esta manera éste puede ser divulgado. En primera
instancia, la conformidad radica en el cumplimiento de la norma, mientras que por el otro
bando: la no conformidad, implica el incumplimiento de la norma, ya sea de manera
completa o parcial.
En gran parte de las empresas que implementan el Sistema de Gestión de Calidad,
comparten grandes cualidades de acuerdo a los errores comunes que tienen a la hora de
desarrollar los documentos guías para este. Dentro de ellas dejan pasar detalles que
convierte en no conformidad muchos de estos, según lo que señala la norma NTC ISO 9001,
pues solo van a lo que toma de modo explícito, como el claro ejemplo de no firmar los
documentos por la alta dirección de la organización, o el no ser divulgada al cliente interno
y externo, -solo se basa en una documentación y no en la implementación-, corroborando
la mala gestión al realizar los procesos dentro del desarrollo del Sistema de Gestión de
Calidad en la compañía.

Basado en esto, vemos que las empresas buscan por medio del Sistema de Gestión de
Calidad el éxito total de sus procesos y la satisfacción final de sus clientes internos y
externos, generando así un impacto comercial que va de la mano con lo normativo
contractualmente establecido en la norma NTC ISO 9001.