1. Penciptaan Arsip
Siklus hidup arsip dimulai dari kegiatan penciptaan warkat (records creation), yaitu
penulisan surat, memo, formulir, laporan, gambar, rekaman, dan lain-lain. Tahap ini disebut
juga tahap dari korespondensi management.
2. Pendistribusian Arsip
3. Penyimpanan arsip
a. Pengumpulan warkat
Warkat-warkat yang berasal dari berbagai unit organisasi di kumpulkan pada satu bagian yang
bertugas untuk mengurus arsip.
Suatu warkat baru boleh di simpan setelah mendapat tanda pelepas dari pimpinan. Tanda
pelepas itu berupa kata-kata seperti ; simpan, arsian, file, deeponer / disingkat dep =
simpan/paraf dan sejenisnya yang biasa di gunakan oleh pimpian sebagai bukti tanda
pelepas.
c. Penetapan indeks
Warkat yang telah mendapat tanda pelepas harus di indeks berdasarkan peraturan yang
berlaku.
Kode warkat di perlukan sebagai dasar penempatan di dalam laci, di belakang guide dan di
dalam folder mana suatu warkat akan di simpan.
e. Penyortiran
Penyortiran adalah kegiatan memisah-misahkan warkat berdasarkan kode yang telah di
tetapkan.
c. Mengambil arsip dari tempat penyimpanan dan menggantinya dengan bon pinjaman (out
slip) bila yang di pinjam satu lembar arsip. Jika yang di pinjam satu folder, maka harus pula
di buatkan out foldernya.
a. Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam
satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.
Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan
setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan.
Perusahaan/organissasi kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-
warkat penting mengenai kemajuan sistem perusahaan.
Filling adalah salah satu kegiatan pokok dalam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan
suatu proses penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan,
penyusunan dan penyimpanan. Cara atau metode yang sistematis sehingga warkat tersebut
dengan mudah cepat dan tepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu
dibutuhkan. warkat yang telah selesai dibuat kemudian disampaikan atau dikirimkan kepada
orang atau organisasi yang menjadi sasarannya. Sedangkan naskah yang digunakan untuk
arsip kemudian diproses untuk disimpan. Warkat yang telah diterima dapat digunakan untuk
keperluan tertentu seperti dalam pelaksanaan operasional atau dasar tindakan tertentu,
pelaksanaan fungsi dan peran-peran manajerial, sebagai alat pembuktian atau dokumentasi,
sebagai bahan pertimbangan untuk menjawab permasalahan atau memberikan tanggapan,
sebagai referensi dan untuk keperluan legal tertentu.
a) Ruang tempat penyimpanan harus tetap kering (tidak lembab atau terlalu lembab). Ruang
harus cukup retang (sinar matahari harus dapat masuk ke ruang penyimpanan). Ruang
penyimpanan harus mempunyai penghawaan (ventilasi) yang memadai. Ruang
penyimpanan harus dijaga dari serangan api, serangga pemakan kertas, dan percikan air.
b) Penggunaan racun serangga. Diharapkan setiap enam bulan ruang tempat penyimpanan
disemprot DDT atau yang sejenis. Penyemprotan harus dilakukan dengan hati-hati agar
tidak terkena langsung pada kertas arsip. Penyemprotan ditujukan ke lantai, dinding, dan
rongga ruangan. Kapur barus juga dapat digunakan untuk mencegah serangan serangga dan
kutu buku, yang dapat diletakkan disela-sela arsip.
c) Tindakan preventif (pencegahan) yaitu melarang petugas atau siapapun membawa
makanan ke ruang tempat kearsipan. Larangan merokok diruang arsip bagi petugas
kearsipan atau orang lain. Dipasang tabung pemadam kebakaran.
d) Memperhatikan kondisi arsip. Menjaga kondisi arsip tetap prima dengan cara
membersihan arsip dengan kemucing maupun denga peralatan modern, mengeringkan
arsip yang basah dengan kipas angin.
Pengamanan arsip
Keamanan arsip termasuk aman informasi yang terkandung di dalamnya tidak boleh diketahui
orang yang tidak berhak, perlu diamankan. Langkah pengamanan adalah dengan penertiban
kegiatan peminjaman arsip. Perlu bukti pinjaman apabila arsip dipinjam / keluar dari ruang
kearsipan. Melarang orang yang tidak berkepentingan masuk pada ruang tempat
penyimpanan arsip.
6. Penyusutan Arsip
1. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengelola ke unit kearsipan di lingkungan suatu
instansi/lembaga/kantor/organisasi.
2. Penyerahan arsip
b) Penyerahan arsip statis dari kantor arsip daerah kepada kantor arsip nasional Republik
Indonesia.
7. Pemusnahan Arsip
Untuk memusnahkan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna dapat dilakukan dengan Cara :
a. Pembakaran
Cara pemusnahan dengan pembakaran dapat dilakukan apabila jumlah arsip yang dimusnahkan
tidak banyak. Pembakaran harus dilakukan dengan sempurna (sudah jadi abu)
b. Pencacahan
Arsip yang sudah dicacah berujud potongan-potongan kertas yang sama sekali tidak dapat
dikenal lagi identitas arsip yang bersangkutan. Cara pemusnahan dengan mencacah arsip
dapat dilakukan secara bertahap, tidak harus selesai pada saat itu.
c. Penghancuran
Pemusnahan dengan cara ini adalah memusnahkan arsip dengan menuangkan bahan kimia
yang digunakan (biasanya soda api) di atas tumpukan arsip.