Código: FO-DE-09

CONTEXTO ESTRATÉGICO Versión: 02

Fecha de Actualización:
13/04/2015

UNIDAD ADMINISTRATIVA: Secretaría de Educación y Cultura: "Instituciones Educativas Oficiales"

CONTEXTO FACTORES DESCRIPCIÓN DEL FACTOR

•Disminución de la asignación presupuestal al ente
territorial desde el gobierno central que afecte la
prestación del servicio educativo
ECONÓMICOS • Altas tasas de interés para la obtención de créditos
que afecten las metas de proyectos del plan de
desarrollo .

•Cambio de gobierno en que se promulguen nuevas

políticas públicas que afecten la prestación del servicio
educativo
POLITICOS •Descontextualización de la normatividad vigente que
genere errores en la ejecución de las actividades
afectando la prestación del servicio educativo.
EXTERNO

Cambios demográficos que afecten el servicio

SOCIALES educativo.
•Ataques informáticos a los sistemas que soportan
TECNOLÓGICOS información del proceso afectando la prestación del
servicio educativo.
•Avances tecnológicos que incidan en el procesamiento
•Catástrofes naturales que afecten el acceso al servicio
AMBIENTALES de la información requerida para la prestación de los
educativo.
servicios asociados al proceso.
COMUNICACIÓN •Utilización de canales de comunicación inadecuados
EXTERNA que afecten la prestación del servicio educativo.
OTROS NA
•Poco o ausencia de compromiso por parte de la Alta
ESTRUCTURA Dirección que afecte la prestación del servicio educativo
ORGANIZACIONAL
NIVELES DE AUTORIDAD
Y RESPONSABILIDAD

•Disminución del presupuesto de recursos propios

asignado a la Secretaría de Educación por el Ente
CAPACIDAD FINANCIERA territorial para inversión, infraestructura y
O PRESUPESTAL funcionamiento que afecte la prestación del servicio
educativo.

INTERNO
 •Delegación de funciones que afecten la capacidad del
proceso.
•Personal que no cumpla el perfil para la realización de
RECURSOS (HUMANOS, las actividades asignadas.
FÍSICOS, •Instituciones Educativas con condiciones inadecuadas
INFRAESTRUCTURA, para la prestación del servicio educativo.
TRANSPORTE) •Personal que ejecuta actividades con fines de obtener
beneficios propios o particulares

INTERNO •Desmotivación laboral que disminuye la efectividad en

la prestación del servicio educativo.
AMBIENTE DE TRABAJO •Condiciones locativas que disminuyen el rendimiento
laboral

•Incoherencia en los datos que presentan los sistemas

de información.
•Poca o ausencia de la disponibilidad de datos y
sistemas.
TECNOLOGÍA •No llevar a cabo el protocolo de uso, desarrollo,
producción, mantenimiento de sistemas de información
que afecten la prestación del servicio educativo

•Canales de comunicación insuficientes para garantizar

la comunicación interna exitosa.
COMUNICACIÓN •No brindar la información necesaria u oportunamente
INTERNA para la ejecución de actividades que afectan la
prestación del servicio educativo.

•Desarticulación de la planeación intrainstitucional que

OTROS no permita alcanzar las metas planteadas.

PROCESO Gestión de la Educación Instituciones Educativas Oficiales

Garantizar un modelo educativo en condiciones de calidad, con sentido de equidad y

OBJETIVO pertinencia, mediante la definición y aplicación de estrategias que permitan el acceso y la
permanencia con enfoque poblacional, de género, generación, diferencial e incluyente.
 •Organización de la matrícula oficial
Proyección de la oferta educativa
Prematrícula
•Asignar cupos a niños procedentes de
entidades de bienestar social o familiar
Inscripción y asignación de cupos para
estudiantes nuevos
•Registro y novedades de matrícula
•Auditoría a la matrícula
•Atención a población con discapacidad y/o
PROCEDIMIENTOS talentos excepcionales
•Acceso y permanencia programa de becas
•Análisis y uso de los resultados de las
evaluaciones de estudiantes
•Aplicación, análisis y uso de resultados de
las evaluaciones de docentes y directivos
docentes de establecimientos educativos
oficiales
•Apoyo a la gestión del mejoramiento continuo
de los establecimientos educativos
Gestionar el plan de apoyo al mejoramiento –
PAM
•Apoyar la gestión del proyecto educativo
institucional
•Definir, ejecutar y hacer seguimiento al plan
territorial de formación y capacitación docente
•Orientación para la implementación de
proyectos pedagógicos transversales
•Fortalecimiento de experiencias significativas
•Gestionar el uso y la apropiación de medios y
tecnologías de información y comunicación -
TICs
•Orientación profesional y vocacional

1. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO: Como proveedor y

cliente que afecte la planificación y resultados del proceso.
2. PLANIFICACIÓN FINANCIERA: Como proveedor de
recursos económicos que afecten la prestación del servicio
educativo
3. COMUNICACIÓN PUBLICA: Como proveedor de piezas e
información, como cliente de necesidades comunicacionales
4. ATENCIÓN AL CIUDADANO: Como proveedor de
directrices y como cliente que incida en la atención oportuna
y de fondo los requerimientos de la comunidad.
6. INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL: Como
proveedor que entrega información acerca del cumplimiento
de la normatividad en los Establecimientos Educativos que
inciden en la prestación del servicio educativo.
INTERACCIONES CON
OTROS PROCESOS:

7. GESTIÓN DEL DESARROLLO SOCIAL: Como proveedor

de los estudiantes que participan en diferentes actividades
recreativas y deportivas, que incidan en la prestación del
servicio educativo.
PROCESO 12. GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO: En la provisión de
la planta docente y administrativos que incidan en la
prestación del servicio educativo.
13. ADQUISICIONES: Como proveedor de bienes y servicios
en materia educativa, como cliente de necesidades de bienes
y servicios que incidan en la planificación y prestación del
servicio educativo

TRANSVERSALIDAD: NO APLICA
PROCEDIMIENTOS
NO APLICA
ASOCIADOS
Amplitud en la delegación de actividades, que no genere
claridad en la designación de responsabilidades y afecte la
prestación del servicio educativo.
RESPONSABLES DEL Concentración de responsabilidades, de conocimiento o
PROCESO actividades, que no permita la transferencia de información y
que afecte la prestación del servicio educativo.
 Incorrecta evaluación de proveedores que afecten la
OTROS prestación del servicio.

Elaborado por: Rogelio de Jesús Bedoya Agudelo, Profesional Universitario

Aprobado por: Guillermo León Restrepo Ochoa - Secretario de Educación y Cultura
ódigo: FO-DE-09

ersión: 02
echa de Actualización:
3/04/2015

s Educativas Oficiales"

N DEL FACTOR
ación presupuestal al ente
rno central que afecte la
cativo
ara la obtención de créditos
de proyectos del plan de

que se promulguen nuevas

en la prestación del servicio

a normatividad vigente que

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servicio educativo.

que afecten el servicio

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promiso por parte de la Alta

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de Educación por el Ente
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que afecten la capacidad del

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que presentan los sistemas

disponibilidad de datos y

otocolo de uso, desarrollo,

de sistemas de información
el servicio educativo

insuficientes para garantizar

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necesaria u oportunamente
ctividades que afectan la
cativo.

neación intrainstitucional que

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ativas Oficiales

ad, con sentido de equidad y

as que permitan el acceso y la
n, diferencial e incluyente.
ión del mejoramiento continuo
mientos educativos
n de apoyo al mejoramiento –

ón del proyecto educativo

y hacer seguimiento al plan

mación y capacitación docente
a la implementación de
gógicos transversales
de experiencias significativas
o y la apropiación de medios y
nformación y comunicación -

fesional y vocacional

RATÉGICO: Como proveedor y

ión y resultados del proceso.
CIERA: Como proveedor de
ecten la prestación del servicio

A: Como proveedor de piezas e

necesidades comunicacionales
ANO: Como proveedor de
incida en la atención oportuna
de la comunidad.
NCIA Y CONTROL: Como
mación acerca del cumplimiento
tablecimientos Educativos que
rvicio educativo.

LLO SOCIAL: Como proveedor

cipan en diferentes actividades
e incidan en la prestación del

O HUMANO: En la provisión de
istrativos que incidan en la
vo.
proveedor de bienes y servicios
iente de necesidades de bienes
a planificación y prestación del

PLICA

PLICA

actividades, que no genere

responsabilidades y afecte la
vo.
dades, de conocimiento o
transferencia de información y
ervicio educativo.
eedores que afecten la

nal Universitario
Educación y Cultura
 IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS

PROCESO GESTIÓN DE LA EDUCACIÓN "INSTITUCIONES EDUCATIVAS O

Gestionar un sistema educativo pertinente, que responda a lo

acceso, permanencia y calidad, mejorando los ambientes d
OBJETIVO estudiantes bajo principios de inclusión, con enfoque de derech
oportunidades, equidad y solidaridad desde la educación inic
terciaria..

Clasificación del Riesgo. Número de Riesgos Identificados por Tipo.

Se asocia con la forma en que se administra
la Entidad. El manejo del riesgo estratégico
se enfoca a asuntos globales relacionados
con la misión y el cumplimiento de los
Riesgos Estratégicos objetivos estratégicos, la clara definición de
políticas, diseño y conceptualización de la
entidad por parte de la alta gerencia.

Estan relacionados con la percepción y la

confianza por parte de la ciudadania hacia
Riesgos de Imagen
la institución.

Comprenden riesgos provenientes del

funcionamiento y operatividad de los
sistemas de información institucional, de la
Riesgos Operativos definición de los procesos, de la estructura
de la entidad, de la articulación entre
dependencias.

Página 9 de 32
 Se relacionan con el manejo de los recursos
de la entidad que incluye, la ejecución
presupuestal, la elaboración de los estados
financieros, los pagos, manejos de
excedentes de tesorería y el manejo sobre
los bienes de cada entidad. De la eficiencia
Riesgos Financieros y transparencia en el manejo de los
recursos, así como su interacción con las
demás áreas dependerá en gran parte el
éxito o fracaso de toda entidad.

Se asocian con la capacidad de la entidad

para cumplir con los requisitos legales,
Riesgos de Cumplimiento contractuales, de ética pública y en general
con su compromiso ante la comunidad.

Están relacionados con la capacidad

tecnológica de la Entidad para satisfacer
Riesgos de Tecnología sus necesidades actuales y futuras y el
cumplimiento de la misión.
Se entiende por Riesgo de Corrupción la
posibilidad de que por acción u omisión,
mediante el uso indebido del poder, de los
recursos o de la información, se lesionen los
Riesgos de Corrupción
intereses de una entidad y en consecuencia
del Estado, para la obtención de un
beneficio particular.

Número
Tipo de
de Causas Riesgos Descripción
Riesgo
Riesgo
1 Indebido manejo de la información académica Promover u otorgar título a un Riesgos de Promover de un grado a otro a un
para beneficio propio o de un tercero estudiante sin cumplir Corrupción estudiante u otorgar título de bachiller
requisitos sin cumplir los requisitos definidos en el
Sistema Institucional de Evaluación.

Página 10 de 32
2 Interés de obtener beneficios propios o Indebido registro en el Riesgos de Registrar estudiantes inexistentes,
particulares Sistema de Matricula en línea Corrupción duplicados, con condición de
Tráfico de influencias SIMAT discapacidad, con talento excepcional o
Abuso de poder población vulnerable sin tener el
diagnóstico de ello.

3 Interés de obtener beneficios propios o para un Certificar horas extras a un Riesgos de Relacionar el cobro de horas extras a un
tercero docente sin que haya lugar a Corrupción docente sin haberlas laborado o por
ello suplantación de otro docente.

4 Interés de obtener beneficios propios o para un Manipulación indebida de Riesgos de Académico: Información incoherente
tercero información Corrupción entre el Acta de comisión de evaluación
y promoción Vs informe de periodo con
respecto a la evaluación de los
estudiantes.
Directivo: Asignación académica no
acorde con el acto de nombramiento.
Administrativo y financiero: No
publicar los estados financieros en lugar
visible y de fácil acceso a la comunidad.
Comunidad: No evidenciar la operación
y funcionamiento de los órganos del
gobierno escolar.

Página 11 de 32
 Código: FO-DE-10

N DE RIESGOS Versión: 01
Fecha de Actualización:
30/07/2013

"INSTITUCIONES EDUCATIVAS OFICIALES"

vo pertinente, que responda a los retos en materia de

ad, mejorando los ambientes de aprendizaje de los
inclusión, con enfoque de derechos, de equiparación de
daridad desde la educación inicial hasta la educación

Porcentaje por Tipo de

entificados por Tipo.
Riesgo.

Página 12 de 32
 0

4 100%

constituyen las consecuencias de

la ocurrencia del riesgo sobre los
objetivos de la entidad; generalmente se
dan sobre las personas o los bienes
Descripción Efectos materiales o inmateriales con incidencias
importantes tales como: daños físicos y
fallecimiento, sanciones, pérdidas económicas,
de información, de bienes, de
un grado a otro a un •Pérdida de imagen
imagen, de credibilidad y de confianza,
otorgar título de bachiller •Pérdida de credibilidad interrupción del servicio, daño, entre otras
requisitos definidos en el •Demandas l.
cional de Evaluación. •Investigaciones

Página 13 de 32
studiantes inexistentes, •Pérdida de imagen
con condición de •Pérdida de credibilidad
con talento excepcional o •Demandas
lnerable sin tener el •Investigaciones
ello.

obro de horas extras a un •Pérdida de imagen

haberlas laborado o por •Pérdida de credibilidad
e otro docente. •Demandas
•Investigaciones
•Detrimento patrimonial

Información incoherente •Pérdida de imagen

de comisión de evaluación •Pérdida de credibilidad
Vs informe de periodo con •Demandas
la evaluación de los •Investigaciones

signación académica no
acto de nombramiento.
o y financiero: No
tados financieros en lugar
il acceso a la comunidad.
No evidenciar la operación
nto de los órganos del
ar.

Página 14 de 32
 Código: FO-DE-11

MAPA DE RIESGOS Versión: 02

Fecha de Actualización: 13/04/2015

PROCESO GESTIÓN DE LA EDUCACIÓN "INSTITUCIONES EDUCATIVAS OFICIALES"

Gestionar un sistema educativo pertinente, que responda a los retos en materia de acceso, permanencia y calidad, mejorando los ambientes de aprendizaje de los estudiantes bajo principios de inclusión, con enfoque de derechos, de equiparación de oportunidades,
OBJETIVO equidad y solidaridad desde la educación inicial hasta la educación terciaria..

RIESGO INHERENTE RIESGO RESIDUAL TRATAMIENTO DEL RIESGO

Evaluación Tipo de Descripción de Valoración del Opcion de Registros Cronograma de
No. Riesgo Impacto Probabilidad Controles Acciones Responsable Seguimiento
del Riesgo control los Controles Riesgo Manejo (Evidencias) Seguimiento
1 Promover u otorgar Catastrófico Rara Vez 5 = Zona de 3. Entre 76- Preventivo Verificación 3 = Zona de riesgo Evitar el Verificación aleatoria Informe de la Unidad de Trimestral (abril,
título a un estudiante riesgo alta. 100 aleatoria de las baja. Asumir el riesgo de las planillas de los verificación Inspección y julio, octubre y
sin cumplir requisitos Reducir el planillas de los riesgo egresados de 11° realizada en las Vigilancia diciembre)
riesgo. Evitar el egresados de 11° actas de visita
riesgo de inspección y
compartir o vigilancia
transferir.

2 Indebido registro en Catastrófico Rara Vez 5 = Zona de 3. Entre 76- Preventivo Auditoría 3 = Zona de riesgo Evitar el Auditoría permanente Informe de PU de acceso Trimestral (abril,
el Sistema de riesgo alta. 100 permanente a la baja. Asumir el riesgo a la matrícula. auditoría. julio, octubre y
Matricula en línea Reducir el matrícula. riesgo Capacitación y Listado de diciembre)
SIMAT riesgo. Evitar el Capacitación y asesoría a personal capacitación.
riesgo asesoría a administrativo en el Informe de
compartir o personal manejo del SIMAT cruce de
transferir. administrativo en Cruce de información información
el manejo del entre el sistema entre los
SIMAT interno y el SIMAT sistemas de
Cruce de información
información entre
el sistema interno
y el SIMAT

3 Certificar horas Catastrófico Rara Vez 5 = Zona de 3. Entre 76- Preventivo Verificación 3 = Zona de riesgo Evitar el Solicitar horas extras Carpeta con los Técnica de Mensual
extras a un docente riesgo alta. 100 aleatoria (con una baja. Asumir el riesgo a través de formato siguientes nómina
sin que haya lugar a Reducir el muestra riesgo con incapacidad documentos:
ello riesgo. Evitar el representativa) (también se puede *Formato u
riesgo de requisitos para verificar en el oficio de
compartir o la aprobación y sistema), cuando se solicitud
transferir. pago de horas trata de CLEI se *Oficio de
extras solicita con oficio. autorización
Autorizar mediante *Consolidado
oficio. de horas extras
Verificación de pagadas
autorización de *Evidencia de la
reporte de horas publicación de
extras. las horas extras
Publicación de horas en las IE
pagadas en la
cartelera de cada IE

4 Manipulación Catastrófico Rara Vez 5 = Zona de 3. Entre 76- Preventivo Verificación a 3 = Zona de riesgo Evitar el Verificar la coherencia Actas de visitas PU de Trimestral (abril,
indebida de riesgo alta. 100 través de las baja. Asumir el riesgo entre el Acta de de Inspección y Inspección y julio, octubre y
información Reducir el visitas de riesgo comisión de Vigilancia Vigilancia diciembre)
riesgo. Evitar el Inspección y evaluación y
riesgo Vigilancia promoción Vs informe
compartir o de periodo con
transferir. respecto a la
evaluación de los
estudiantes.
Verificar
aleatoriamente la
asignación académica
acorde con el acto de
nombramiento.
Verificar la publicaci´n
los estados
financieros en lugar
visible y de fácil
acceso a la
comunidad.
Evidenciar la
operación y
funcionamiento de los
órganos del gobierno
escolar.

Página 15 de 32
 VALORACIÓN DEL RIESGO OPCIONES DE MANEJO
Zona de riesgo baja 0 #DIV/0! Asumir un riesgo, luego de que el riesgo ha sido reducido o transferido puede quedar un
Asumir el riesgo residual que se mantiene, en este caso el Líder del proceso simplemente acepta la
riesgo pérdida residual probable y elabora planes de contingencia para su manejo.
Zona de riesgo moderada 0 #DIV/0! Implica tomar medidas encaminadas a disminuir tanto la probabilidad (medidas de
Reducir el prevención), como el impacto (medidas de protección). La reducción del riesgo es
riesgo probablemente el método más sencillo y económico para superar las debilidades antes de
0 #DIV/0! aplicar su
medidas
efectomás costosas y difíciles.
de Se
las consigue
pérdidas mediante la optimizacióncomo
de los
Zona de riesgo alta Reduce a través del traspaso
procedimientos
a otras organizaciones, en
Compartir o el caso de los contratos de seguros yo la implementación
através de controles.
de otros medios que permiten distribuir una
transferir porción del riesgo con otra entidad, como en los contratos a riesgo compartido. Es así
0 #DIV/0! como porlas
ejemplo, laencaminadas
información de gran importancia se puede duplicar y almacenar
la primeraen
Zona de riesgo extrema Tomar
un
medidas
lugar distante y de ubicación
a prevenir su materialización. Es siempre
Evitar el alternativa a considerar, se lograsegura,
cuandoen
al vez de dejarla
interior concentrada
de los procesos en un solo
se generan lugar.
cambios
riesgo sustanciales por mejoramiento, rediseño o eliminación, resultado de unos adecuados
0 controles y acciones emprendidas.
Por ejemplo: el control de calidad, manejo de los insumos, mantenimiento preventivo de
los equipos, desarrollo tecnológico, etc.
Casi
Seguro
5 10 15 20 25

probabl
e
4 8 12 16 20
PROBABILIDAD

posible 3 6 9 12 15

Improb
able
2 4 6 8 10

Raro 1 2 3 4 5

Insignif
Menor Moderado Mayor Catastrófico
icante

Página 16 de 32
 Código: FO-DE-17
ANALISIS Y EVALUACIÓN DE LOS CONTROLES Versión: 01
Fecha de Actualización: 13/04/2

Tipo de Control EVALUACIÓN

DESCRIPCIÓN Preventivo Correctivo
CRITERIOS PARA LA
DEL CONTROL previene la
enfrenta la
situación en EVALUACIÓN SI NO
R1 materialización
caso de
del riesgo
materialización

Verificación x Existen manuales, instructivos o

aleatoria de las procedimientos para el manejo 15 0
planillas de los del control?
egresados de 11°
Está (n) definido (s) el (los)
responsable (s) de la ejecución 15 0
del control y del seguimiento?
El control es automático? 0 15
El control es Manual?
15 0
La frecuencia de ejecución del
control y seguimiento es 15 0
adecuada?
Se cuenta con evidencias de la
ejecución y seguimiento del 15 0
control?
En el tiempo que lleva la
aplicación del control ha 15 10
demostrado ser efectivo?
TOTAL 90 25

Nota: Los valores deben ser aplicados completos en una u otra casilla para evitar subjetividad

DEPENDIENDO SI EL CONTROL AFECTA PROBABILIDAD O IMPACTO DES

RANGOS DE LA MATRIZ DE EVALUACIÓN DEL RIESGO ASÍ:
CALIFICACIÓN DE LOS En Probabilidad Avanza hacia abajo y En Impacto Avanza hacia la izqu
CONTROLES CUADRANTES A DISMINUIR
1- Entre 0-50 0
2. Entre 51-75 1
3. Entre 76-100 2
Código: FO-DE-17
ersión: 01
echa de Actualización: 13/04/2015

OBSERVACIONES

En el POAIV

En el POAIV

No aplica
A través del seguimiento a los
riesgos
Según cronograma de
ejecución del POAIV

Actas de visita

No aplica

ara evitar subjetividad

OBABILIDAD O IMPACTO DESPLAZA EN

ÓN DEL RIESGO ASÍ:
n Impacto Avanza hacia la izquierda
DISMINUIR
 Código: FO-DE-17

ANALISIS Y EVALUACIÓN DE LOS CONTROLES Versión: 01

Fecha de Actualización: 13/04/20

Tipo de Control EVALUACIÓN

Correctiv
Preventivo
o
DESCRIPCIÓN DEL
CRITERIOS PARA LA
CONTROL enfrenta la
EVALUACIÓN SI NO
R2 previene la situación en
materialización caso de
del riesgo materializaci
ón

Auditoría x Existen manuales, instructivos o

permanente a la procedimientos para el manejo del 15 0
matrícula. control?
Está (n) definido (s) el (los)
responsable (s) de la ejecución del 5 0
control y del seguimiento?
El control es automático? 0 15
El control es Manual? 10 0
La frecuencia de ejecución del
control y seguimiento es adecuada? 15 0

Se cuenta con evidencias de la

ejecución y seguimiento del control? 15 0

En el tiempo que lleva la aplicación

del control ha demostrado ser 30 0
efectivo?
TOTAL 90 15

Nota: Los valores deben ser aplicados completos en una u otra casilla para evitar subjetividad

DEPENDIENDO SI EL CONTROL AFECTA PROBABILIDAD O IMPACTO DES

MATRIZ DE EVALUACIÓN DEL RIESGO ASÍ:
RANGOS DE
CALIFICACIÓN DE En Probabilidad Avanza hacia abajo y En Impacto Avanza hacia la izq
LOS CONTROLES

CUADRANTES A DISMINUIR

1- Entre 0-50 0

2. Entre 51-75 1
3. Entre 76-100 2
 Código: FO-DE-17

Versión: 01

Fecha de Actualización: 13/04/2015

OBSERVACIONES

En la matriz de riesgos

En la matriz de riesgos

No aplica
A través del seguimiento a los riesgos
Si, se hace trimestralmente para minimizar
la materización del riesgo.

Se evidencia en los informes de autoría

generados

Si, ha sido efectivo.

casilla para evitar subjetividad

TA PROBABILIDAD O IMPACTO DESPLAZA EN LA

LUACIÓN DEL RIESGO ASÍ:

ajo y En Impacto Avanza hacia la izquierda

NTES A DISMINUIR

1
2
 Código: FO-DE-17

ANALISIS Y EVALUACIÓN DE LOS CONTROLES Versión: 01

Fecha de Actualización: 13/04/20

Tipo de Control EVALUACIÓN

Correctiv
Preventivo
o
DESCRIPCIÓN DEL
CRITERIOS PARA LA
CONTROL enfrenta la
EVALUACIÓN SI NO
R3 previene la situación en
materialización caso de
del riesgo materializaci
ón

Capacitación y x Existen manuales, instructivos o

asesoría a procedimientos para el manejo del 15 0
personal control?
administrativo en
Está (n) definido (s) el (los)
el manejo del
responsable (s) de la ejecución del 10 0
SIMAT
control y del seguimiento?
El control es automático? 0 15
El control es Manual? 10 0
La frecuencia de ejecución del
control y seguimiento es adecuada? 15 0

Se cuenta con evidencias de la

ejecución y seguimiento del control? 15 0

En el tiempo que lleva la aplicación

del control ha demostrado ser 15 0
efectivo?
TOTAL 80 15

Nota: Los valores deben ser aplicados completos en una u otra casilla para evitar subjetividad

DEPENDIENDO SI EL CONTROL AFECTA PROBABILIDAD O IMPACTO DES

MATRIZ DE EVALUACIÓN DEL RIESGO ASÍ:
RANGOS DE
CALIFICACIÓN DE En Probabilidad Avanza hacia abajo y En Impacto Avanza hacia la izq
LOS CONTROLES

CUADRANTES A DISMINUIR

1- Entre 0-50 0

2. Entre 51-75 1
3. Entre 76-100 2
 Código: FO-DE-17

Versión: 01

Fecha de Actualización: 13/04/2015

OBSERVACIONES

Las instrucciones se encuentran en la

matriz de riesgos

En la matriz de riesgos

No aplica
No aplica
Se realiza mínimo tres veces en el año

Listados de asistencia

ha sido efectivo

casilla para evitar subjetividad

TA PROBABILIDAD O IMPACTO DESPLAZA EN LA

LUACIÓN DEL RIESGO ASÍ:

ajo y En Impacto Avanza hacia la izquierda

NTES A DISMINUIR

1
2
 Código: FO-DE-17
ANALISIS Y EVALUACIÓN DE LOS CONTROLES Versión: 01
Fecha de Actualización: 13/04/2015

Tipo de Control EVALUACIÓN

DESCRIPCIÓN DEL Preventivo Correctivo
CRITERIOS PARA LA
CONTROL previene la
enfrenta la
situación en EVALUACIÓN SI NO
R4 materialización
caso de
del riesgo
materialización

Cruce de x Existen manuales,

información entre instructivos o
el sistema interno procedimientos para el 15 0
y el SIMAT manejo del control?
Está (n) definido (s) el (los)
responsable (s) de la
ejecución del control y del 5 0
seguimiento?
El control es automático? 0 15
El control es Manual?
10 0
La frecuencia de ejecución
del control y seguimiento
es adecuada? 15

Se cuenta con evidencias

de la ejecución y 10 0
seguimiento del control?
En el tiempo que lleva la
aplicación del control ha 30 0
demostrado ser efectivo?
TOTAL 85 15

Nota: Los valores deben ser aplicados completos en una u otra casilla para evitar subjetividad

DEPENDIENDO SI EL CONTROL AFECTA PROBABILIDAD O IMPACTO

RANGOS DE DESPLAZA EN LA MATRIZ DE EVALUACIÓN DEL RIESGO ASÍ:
CALIFICACIÓN DE LOS En Probabilidad Avanza hacia abajo y En Impacto Avanza hacia la izquier
CONTROLES CUADRANTES A DISMINUIR
1- Entre 0-50 0
2. Entre 51-75 1
3. Entre 76-100 2
Código: FO-DE-17
ersión: 01
echa de Actualización: 13/04/2015

OBSERVACIONES

En la matriz de riesgos

En la matriz de riesgos

No aplica
A través del seguimiento a
los riesgos
Se realiza semestral

Consolidado de los
resultados del cruce

Ha sido efectivo

para evitar subjetividad

ECTA PROBABILIDAD O IMPACTO

VALUACIÓN DEL RIESGO ASÍ:
En Impacto Avanza hacia la izquierda
A DISMINUIR
0
1
2
 Código: FO-DE-17
ANALISIS Y EVALUACIÓN DE LOS CONTROLES Versión: 01
Fecha de Actualización: 13/04/2015

Tipo de Control EVALUACIÓN

DESCRIPCIÓN Preventivo Correctivo
CRITERIOS PARA LA
DEL CONTROL previene la
enfrenta la
situación en EVALUACIÓN SI NO
R6 materialización
caso de
del riesgo
materialización

Verificación de x Existen manuales,

requisitos para la instructivos o
aprobación y procedimientos para el 15 0
pago de horas manejo del control?
extras
Está (n) definido (s) el (los)
responsable (s) de la
ejecución del control y del 5 0
seguimiento?
El control es automático? 0 15
El control es Manual?
10 0
La frecuencia de ejecución
del control y seguimiento es 15 0
adecuada?
Se cuenta con evidencias
de la ejecución y 10 0
seguimiento del control?
En el tiempo que lleva la
aplicación del control ha 30 0
demostrado ser efectivo?
TOTAL 85 15

Nota: Los valores deben ser aplicados completos en una u otra casilla para evitar subjetividad

DEPENDIENDO SI EL CONTROL AFECTA PROBABILIDAD O IMPACTO

RANGOS DE DESPLAZA EN LA MATRIZ DE EVALUACIÓN DEL RIESGO ASÍ:
CALIFICACIÓN DE LOS En Probabilidad Avanza hacia abajo y En Impacto Avanza hacia la izquie
CONTROLES CUADRANTES A DISMINUIR
1- Entre 0-50 0
2. Entre 51-75 1
3. Entre 76-100 2
Código: FO-DE-17
ersión: 01
echa de Actualización: 13/04/2015

OBSERVACIONES

En la matriz de riesgos

En la matriz de riesgos

No aplica
A través del seguimiento a los
riesgos
Frecuencia mensual

Carpeta con soporte de las

solicitudes y aprobación

Ha sido efectivo

para evitar subjetividad

ECTA PROBABILIDAD O IMPACTO

VALUACIÓN DEL RIESGO ASÍ:
En Impacto Avanza hacia la izquierda
A DISMINUIR
 Código: FO-DE-17
ANALISIS Y EVALUACIÓN DE LOS CONTROLES Versión: 01
Fecha de Actualización: 13/04/2015

Tipo de Control EVALUACIÓN

DESCRIPCIÓN Preventivo Correctivo
CRITERIOS PARA LA
DEL CONTROL previene la
enfrenta la
situación en EVALUACIÓN SI NO
R6 materialización
caso de
del riesgo
materialización

Verificación del x Existen manuales,

componente instructivos o
académico, procedimientos para el 15 0
directivo, manejo del control?
administrativo y
financiero, Está (n) definido (s) el (los)
comunidad responsable (s) de la
ejecución del control y del 5 0
seguimiento?
El control es automático? 0 15
El control es Manual?
10 0
La frecuencia de ejecución
del control y seguimiento es 15 0
adecuada?
Se cuenta con evidencias
de la ejecución y 10 0
seguimiento del control?
En el tiempo que lleva la
aplicación del control ha 30 0
demostrado ser efectivo?
TOTAL 85 15

Nota: Los valores deben ser aplicados completos en una u otra casilla para evitar subjetividad

DEPENDIENDO SI EL CONTROL AFECTA PROBABILIDAD O IMPACTO

RANGOS DE DESPLAZA EN LA MATRIZ DE EVALUACIÓN DEL RIESGO ASÍ:
CALIFICACIÓN DE LOS En Probabilidad Avanza hacia abajo y En Impacto Avanza hacia la izquie
CONTROLES CUADRANTES A DISMINUIR
1- Entre 0-50 0
2. Entre 51-75 1
3. Entre 76-100 2
Código: FO-DE-17
ersión: 01
echa de Actualización: 13/04/2015

OBSERVACIONES

En la matriz de riesgos

En la matriz de riesgos

No aplica
A través de las visitas de
inspección y vigilancia
Frecuencia trimestral

Actas de visitas de inspección

y Vigilancia

Ha sido efectivo

para evitar subjetividad

ECTA PROBABILIDAD O IMPACTO

VALUACIÓN DEL RIESGO ASÍ:
En Impacto Avanza hacia la izquierda
A DISMINUIR
 TABLA DE NIVELES PARA CALIFICAR EL IMPACTO
NIVEL DESCRIPCION Impacto (consecuencias) Cuantitativo
·      Impacto que afecte la ejecución presupuestal en un valor
≥50%

·      Pérdida de cobertura en la prestación de los servicios del

≥50%.
5 CATASTROFICO ·      Pago de indemnizaciones a terceros por acciones legales
que pueden afectar el en un valor ≥50%

·      Pago de sanciones económicas por incumplimiento en la

normatividad que afecten el presupuesto en un valor ≥50%.

·      Impacto que afecte la ejecución presupuestal en un valor

≥20%
·      Pérdida de cobertura en la prestación de los servicios del
≥20%.

·      Pago de indemnizaciones a terceros por acciones legales

4 MAYOR
que pueden afectar el presupuesto en un valor ≥20%

·      Pago de sanciones económicas por incumplimiento en la

normatividad que afecten el presupuesto en un valor ≥20%.

·      Impacto que afecte la ejecución presupuestal en un valor

≥5%

·      Pérdida de cobertura en la prestación de los servicios

≥10%.

3 MODERADO
·      Pago de indemnizaciones a terceros por acciones legales que
pueden afectar el en un valor ≥5%

· Pago de sanciones económicas por incumplimiento en la

normatividad que afecten el presupuesto en un valor ≥5%

·      Impacto que afecte la ejecución presupuestal en un valor

≤1%
·      Pérdida de cobertura en la prestación de los servicios de la
entidad ≤5%.
2 MENOR
 2 MENOR ·      Pago de indemnizaciones a terceros por acciones legales
que pueden afectar el presupuesto total de la entidad en un
valor ≤1%
·      Pago de sanciones económicas por incumplimiento en la
normatividad que afecten el presupuesto en un valor ≤1%
·      No afecte la ejecución presupuestal
·      No Genera Pérdida de cobertura en la prestación de los
servicios
1 INSIGNIFICANTE
·      No Genera Pago de indemnizaciones a terceros por
acciones legales.
·      Genera Investigaciones Administrativas

TABLA DE NIVELES PARA CALIFICAR LA PROBABILIDAD

NIVEL DESCRIPCION DESCRIPCIÓN
Se espera que el evento ocurra en la mayoría de las
5 Casi seguro
circunstancias
Es viable que el evento ocurra en la mayoría de las
4 Probable
circunstancias
3 Posible El evento podrá ocurrir en algún momento
2 Improbable El evento puede ocurrir en algún momento
El evento puede ocurrir solo en circunstancias excepcionales
1 Rara vez
(poco comunes o anormales).

Nota: Este anexo tiene como fin servir de base para definir la probabilidad de ocurr

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Gu

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN
BIBLIOGRAFÍA
PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA/DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIÓN
construcción del plan anticorrupción y
ALIFICAR EL IMPACTO
Impacto (consecuencias) Cualitativo

·      Interrupción de las operaciones por más de cinco (5) días.

·      Intervención por parte de un ente de control u otro ente

regulador.
·      Pérdida de Información crítica para la entidad que no se
puede recuperar.

·      Incumplimiento en las metas y objetivos institucionales.

·      Imagen institucional afectada por hechos de corrupción.

·      Interrupción de las operaciones por más de dos (2) días.

·      Pérdida de información crítica que puede ser recuperada de

forma parcial o incompleta.

·      Sanción por parte ente de control u otro ente regulador.

·      Incumplimiento en las metas y objetivos institucionales

afectando el cumplimiento en las metas de gobierno.
·      Imagen institucional afectada por incumplimientos en la
prestación del servicio a los usuarios o ciudadanos.

·      Interrupción de las operaciones por un (1) día.

·      Reclamaciones o quejas de los usuarios que podrían implicar

una denuncia ante los entes reguladores o una demanda de
largo alcance para la entidad.
·      Inoportunidad en la información ocasionando retrasos en la
atención a los usuarios.
·      Reproceso de actividades y aumento de carga operativa.
·      Imagen institucional por retrasos en la prestación del servicio
a los usuarios o ciudadanos.
·      Investigaciones penales, fiscales o disciplinarias

·      Interrupción de las operaciones inferiores a un (1) dia.

·      Reclamaciones o quejas de los usuarios que implican

investigaciones internas disciplinarias.
 ·      No se afecta la imagen institucional de forma significativa.

·      Genera Reprocesos

·      No hay interrupción de las operaciones de la entidad.

·      No se generan sanciones económicas o administrativas.

·      No se afecta la imagen institucional de forma significativa.

FICAR LA PROBABILIDAD
FRECUENCIA
Más de 1 vez al año.

Al menos de 1 vez en el último año.

Al menos de 1 vez en los últimos 2 años.
Al menos de 1 vez en los últimos 5 años.
No se ha presentado en los últimos 5 años

definir la probabilidad de ocurrencia y el grado de impacto que tendría un riesgo en los procesos analizados.

E LA FUNCIÓN PÚBLICA. Guia para la Administración del Riesgo V3 Bogotá, D.C., Octubre de 2014 .
ÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN -ICONTEC. Norma Técnica Colombiana NTC-IEC/ISO31010. Bogotá. 2013

NACIONAL DE PLANEACIÓN/DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Estrategias para la

ción del plan anticorrupción y de atención al ciudadano. Bogotá. 2012.