Anda di halaman 1dari 12

BAHAGIAN PENDIDIKAN TEKNIK DAN

VOKASIONAL,
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA,
ARAS 5&6, BLOK E14, PARCEL E,
PUSAT PENTADBIRAN KERAJAAN
PERSEKUTUAN,
KEMENTERIAN
62604 PUTRAJAYA.
PENDIDIKAN
MALAYSIA
KERTAS PENERANGAN
KOD DAN NAMA
PROGRAM /
FB-025-4:2012 ADMINISTRATIVE MANAGEMENT
PROGRAM’S CODE &
NAME
TAHAP / LEVEL 4

NO. DAN TAJUK UNIT


KOMPETENSI / FB-025-4:2012-C01 ADMINISTRATIVE STAFF
DEVELOPMENT MANAGEMENT
COMPETENCY UNIT NO. DBF4323 STAFF DEVELOPMENT MANAGEMENT
AND TITLE
1. Identify Administrative Staff Development Management
NO. DAN PENYATAAN Requirement
AKTIVITI KERJA / WORK 2. Coordinate Job Trainning
3. Conduct Counseling & Motivation Session
ACTIVITIES NO. AND
4. Develop Departmental Succession
STATEMENT 5. Evaluate Staff Development Requirements Effectiveness
6. Report Staff Development Requirements

FB-025-4:2012-C01/P(1/6) Muka Surat / Page : 1


NO. KOD / CODE NO. DBF4323/P(1/6) Drp / of : 11

TAJUK/TITLE : IDENTIFY ADMINISTRATIVE STAFF DEVELOPMENT MANAGEMENT


REQUIREMENT

TUJUAN/PURPOSE :
Kertas penerangan ini bertujuan untuk menerangkan kepada murid tentang definisi dan
keperluan pengurusan pembangunan staf pentadbiran
FB-025-4:2012-C01/P(1/6) Muka Surat / Page : 2
NO. KOD / CODE NO.
DBF4323/P(1/6) Drpd / of : 11

PENERANGAN/INFORMATION :

1.1 Menentukan keperluan kerja (analisis kerja), huraian tugas (deskripsi)


dan prestasi kakitangan

1.1.1 Analisis Kerja

Definisi Analisis Kerja


Analisis kerja ialah suatu proses pemerhatian yang teliti dan teratur terhadap
sesuatu kerja untuk mengenalpasti tugas-tugas yang terlibat, jenis kemahiran dan
pengetahuan yang diperlukan untuk menjana sesebuah organisasi

Kegunaan analisis kerja:


a) Bagi menetapkan tahap ganjaran yang patut diterima oleh seseorang pekerja
b) Syarat untuk mengambil dan memilih pekerja (menyatakan apakah yang akan
dilakukan dan kelayakan yang diperlukan oleh pemohon)
c) Sebagai panduan untuk mengenalpasti jenis-jenis latihan yang diperlukan
oleh pekerja
d) membekalkan maklumat tentang piawaian yang perlu dicapai oleh pekerja
dan aktiviti yang akan dilakukan.

Langkah-langkah dalam analisis kerja

1. Mengenalpasti kegunaan maklumat

 Langkah ini dapat menentukan jenis dan bagaimana data dikumpulkan.

 Data yang dikumpulkan melalui temuduga adalah baik bagi menulis


deskripsi kerja

2. Menyemak latar belakang maklumat yang diperoleh seperti carta organisasi,


carta proses dan diskripsi kerja

3. Memilih tugas yang hampir sama untuk dianalisis

4. Menganalisis tugas dengan mengumpulkan data mengenai aktiviti kerja,


tingkahlaku pekerja yang boleh diterima, suasana kerja dan sifat serta
kebolehan pekerja
FB-025-4:2012-C01/P(1/6) Muka Surat / Page : 3
NO. KOD / CODE NO.
DBF4323/P(1/6) Drpd / of : 11

5. Maklumat dari analisis kerja akan digunakan untuk membentuk deskripsi kerja
dan spesifikasi kerja.

1.1.2 Deskripsi Dan Spesifikasi Pekerjaan

Deskripsi

Deskripsi ialah suatu dokumen yang menerangkan skop, fungsi, tugas, tanggungjawab
dan aspek-aspek kerja yang lain. Dalam dokumen ini dinyatakan perihal kerja dengan
ringkas, misalnya cara sesuatu kerja yang akan dialami semasa kerja itu dilakukan.

Spesifikasi kerja

Spesifikasi kerja ialah dokumen bertulis yang menghuraikan segala ciri-ciri, kelayakkan
dan sifat tingkah laku yang diperlukan oleh seseorang pekerja yang membolehkannya
melakukan kerja dengan sebaik-baiknya.

Dokumen ini menyatakan syarat-syarat kelayakan minimum satu-satu jawatan. Syarat-


syarat ini termasuk pengalaman, pendidikan, sifat keperibadian, kebolehan mental dan
kebolehan fizikal.

Spesifikasi kerja boleh dimuatkan sebagai sebahagian daripada penghuraian kerja atau
disediakan sebagai dokumen yang berasingan daripada penghuraian kerja.

Penghuraian Kerja

Sungguhpun tiada format yang standard untuk menyediakan penghuraian kerja,


selalunya penghuraian kerja merangkumi bahagian-bahagian berikut:

a) Pengenalpastian Kerja yang mengandungi maklumat seperti nama jawatan,


kod kerja, gred kerja, jarak gaji, nama jabatan, penyata ringkas tentang tujuan
kerja, senarai tugas dan tanggung jawab, prospek-prospek masa hadapan, dan
aspek negatif kerja.
b) Nama jawatan mempunyai beberapa kepentingan iaitu nama tersebut
memainkan peranan dalam menarik pekerja-pekerja yang baik. Dalam
masyarakat kini, perhubungan manusia begitu rapat dengan pekerja-pekerja
FB-025-4:2012-C01/P(1/6) Muka Surat / Page : 4
NO. KOD / CODE NO.
DBF4323/P(1/6) Drpd / of : 11

mereka, dan kedudukan sosial mereka dikaitkan dengan jenis pekerjaan yang
disandang.

Kebanggaan seseorang terhadap kerjayanya boleh diperbaiki apabila seseorang


itu diberi nama yang bunyinya agak ganjil. Contohnya Ketua Jabatan yang juga
dikenali sebagai Ketua Pensyarah.

c) Ringkasan kerja. Bahagian ini menghuraikan fungsi dan aktiviti kerja dengan
ringkas. Biasanya dalam satu perenggan sahaja. Ringkasan ini bertujuan
memberi pembaca gambaran menyeluruh tentang kerja.
d) Tugas dan Tanggungjawab Kerja. Bahagian ini menyenaraikan tugas-tugas
utama kerja dengan lebih terperinci. Bahagian ini juga menerangkan aktiviti yang
perlu dilakukan serta tanggung jawab pekerja apabila melakukan tugas-tugas
yang tertentu. Kepentingan relatif setiap aktiviti serta bila aktiviti tersebut harus
dilakukan juga boleh dinyatakan di dalam bahagian ini.

Ia juga merupakan satu asas untuk penilaian prestasi iaitu pekerja memahami
apakah tanggungjawabnya dan apa yang diharapkan daripadanya. Sesetengah
ketua percaya bahawa tugas-tugas semestinya dinyatakan secara umum.
Sekiranya ia tidak dilakukan, akan wujudnya kesukaran iaitu pekerja-pekerja
mungkin tidak ingin menjalankan sebarang tugas yang tidak dinyatakan dalam
senarai.

Bagaimanapun, masalah ini boleh diatasi dengan memasukkan perengan yang


menyeluruh seperti "Pemegang kerja diminta melaksanakan sebarang tugas lain
seperti dikehendaki oleh penyelianya".

Sekiranya senarai tugas tidak dinyatakan dengan terang, penghuraian kerja


tersebut tidak boleh digunakan untuk tujuan latihan dan penilaian prestasi.

e) Hubungan pelaporan. Hubungan pemegang kerja dengan individu-individu di


dalam atau di luar organisasi boleh dinyatakan di bahagian ini. Dengan
menyatakan kepada siapa si pemegang kerja tersebut akan melaporkan diri.
Sebagai contoh Ketua Jabatan Kejuruteraan Elektrik, siapakah yang akan
menjadi subordinat-subordinatnya, satu gambaran jelas tentang kedudukan
pekerjaan itu dalam hierarki organisasi akan dapat diwujudkan.
FB-025-4:2012-C01/P(1/6) Muka Surat / Page : 5
NO. KOD / CODE NO.
DBF4323/P(1/6) Drpd / of : 11

f) Keadaan kerja. Bahagian ini menghuraikan alam persekitaran fizikal dan sosial
yang akan dihadapi oleh pekerja semasa menjalankan kerja seperti jumlah
bekerja, kepanasan dan ancaman kesihatan.

g) Syarat-syarat. Penyata ringkas mengenai syarat-syarat utama tentang


perkhidmatan yang disediakan kepada si pemegang kerja adalah berguna dalam
proses pengambilan iaitu ia memberi pegawai pengambilan idea yang jelas
tentang upah-upah dan hal-hal lain yang berkaitan dengan kerja itu. Topik ini
boleh dibincangkan semasa temuduga pekerjaan.

Spesifikasi Individu

Setelah penghuraian kerja dibuat secara bertulis, adalah mungkin untuk mengadakan
satu gambaran tentang pekerja mana yang terbaik untuk mengisi jawatan tersebut.

Dokumen ini yang dikenali sebagai spesifikasi individu menerangkan jenis individu
yang sesuai dengan kerja itu dan akan membantupegawau pengambilan mencari calon
terbaik.

Kebanyakan organisasi mendasarkan spesifikasi itu kepada ‘Rodgers Seven-Point


Plan’. Maka spesifikasi itu akan mengandungi tujuh tajuk utama:

1. Faktor-faktor fizikal
2. Perolehan/pencapaian

3. Kecenderungan-kecenderungan khas

4. Kebijaksanaan umum

5. Keadaan

6. Minat

7. Sifat-sifat semulajadi pemikiran dan sikap

Bagi tajuk-tajuk ini, setiap butiran boleh disenaraikan sebagai sama ada ‘diperlukan’
atau ‘diingini’. Adalah penting untuk melihatnya secara realistik terutama sekali dalam
bidang-bidang yang dianggap perlu. Sesetengah pegawai pengambilan mungkin
FB-025-4:2012-C01/P(1/6) Muka Surat / Page : 6
NO. KOD / CODE NO.
DBF4323/P(1/6) Drpd / of : 11

terperangkap dengan pemilihan calon terbaik yang menawarkan dirinya daripada


mereka yang sesuai sekali dengan kerja itu.

Maka, mereka yang berkelayakan terlalu tinggi untuk sesuatu jawatan akan mendapati
bahawa bakat mereka tidak digunakan dengan sepenuhnya. Ini menyebabkan
kehampaan bagi pihak pekerja dan dia mungkin mencari kerja yang lain secepat yang
mungkin.

Adalah amat mudah untuk memeriksa penghuraian kerja dan menentukan fakto-faktor
fizikal yang penting, perolehan yang perlu dan sebarang minat yang mungkin perlu.
Begitu pun, adalah lebih sukar untuk menentukan tahap kebijaksanaan yang diingini
atau jenis sifat semulajadi pemikiran atau keperibadian yang diperlukan oleh si
pemegang kerja.

Proses Analisa
Analisis kerja Kerja Rekabentuk kerja

Deskripsi kerja Perekrutan dan pemilihan pekerja

Orientasi dan latihan

Kaunseling kerjaya

Keselamatan pekerja

Penilaian prestasi pekerja

latihan
Spesifikasi kerja

pemilihan

Penilaian kerja Pampasan dan faedah


FB-025-4:2012-C01/P(1/6) Muka Surat / Page : 7
NO. KOD / CODE NO.
DBF4323/P(1/6) Drpd / of : 11

1.2 Menentukan keperluan aliran kerja pembangunan kakitangan

Staf : orang yang digaji untuk membantu dalam tugas seharian menguruskan
sesebuah perniagaan, organisasi atau kerajaan.

Pembangunan : menampilkan atau mengembangkan potensi individu.

Pembangunan staf’
Merujuk kepada proses-proses, program-program dan pelbagai aktiviti yang dijalankan
oleh sesebuah organisasi untuk membangun, meningkatkan dan menambahbaik
kemahiran, kompetensi dan prestasi keseluruhan pekerja / kakitangan

Pembangunan pekerja merujuk kepada pendidikan formal, pengalaman kerja, perhubungan


dan penilaian personaliti dan kebolehan yang dapat membantu para pekerja berprestasi
dengan lebih cemerlang dalam pekerjaan semasa dan akan datang.

1.2.1 Kepentingan Pembangunan Pekerja

Pembangunan pekerja merupakan komponen penting dalam usaha syarikat untuk:

1. Memperbaiki kualiti kerja


2. Mengekalkan para pekerja penting
3. Memenuhi cabaran persaingan global dan perubahan sosial
4. Menyesuaikan pembaharuan teknologi dalam reka bentuk kerja
5. Memastikan matlamat syarikat dapat dicapai
6. Meningkatkan produktiviti dan kualiti kerja
7. Memberi motivasi kepada pekerja dan mengalakkan kesetiaan kepada
syarikat
FB-025-4:2012-C01/P(1/6) Muka Surat / Page : 8
NO. KOD / CODE NO.
DBF4323/P(1/6) Drpd / of : 11

1.2.2 Pendekatan / Kaedah Pembangunan Staff

1. Pendidikan Formal

Program pendidikan formal termasuklah:

– Program di luar dan di dalam yang direka khas untuk para pekerja syarikat
– Kursus jangka masa pendek yang ditawarkan oleh perunding atau universiti
– Program MBA eksekutif
– Program universiti yang memerlukan peserta tinggal di universiti semasa
mengikuti kuliah

2. Penilaian

Penilaian melibatkan pengumpulan data dan penyediaan maklum balas kepada para
pekerja mengenai gelagat, gaya komunikasi atau kemahiran mereka

Kegunaan penilaian

• Mengenal pasti pekerja yang mempunyai potensi pengurusan


• Mengukur kekuatan dan kelemahan semasa para pengurus
• Mengenal pasti potensi para pengurus untuk dinaikkan ke jawatan pengurusan
yang lebih tinggi
• Mengenal pasti kekuatan dan kelemahan ahli kumpulan dan faktor-faktor yang
menghalang produktiviti

3. Pengalaman Kerja
FB-025-4:2012-C01/P(1/6) Muka Surat / Page : 9
NO. KOD / CODE NO.
DBF4323/P(1/6) Drpd / of : 11

 Pengalaman kerja merujuk kepada perhubungan, masalah, tugas atau lain-lain


ciri yang dihadapi oleh pekerja dalam pekerjaan mereka
 Kebanyakan pembangunan pekerja berlaku melalui pengalaman kerja
 Pembangunan akan berlaku apabila terdapat kesilapan pemadanan di antara
kemahiran pekerja dan pengalaman yang lepas dengan kemahiran yang
diperlukan untuk kerja tersebut

4. Perhubungan Antara Perorangan

 Para pekerja juga dapat membangunkan kemahiran dan meningkat


pengetahuan mereka dengan cara bergaul dengan pekerja yang lebih
berpengalaman
 Dua jenis perhubungan antara perorangan yang dapat digunakan untuk
membangun pekerja iaitu:

1. Pementoran (Mentoring)
2. Bimbingan (Coaching)

Pementoran

1. Penyertaan mentor dan protégé adalah secara sukarela dan perhubungan boleh
ditamatkan pada bila-bila masa tanpa rasa gusar terhadap sebarang hukuman
2. Proses pemadanan mentor-protégé tidak menghadkan keupayaan untuk
membangunkan perhubungan yang tidak formal
3. Para mentor dipilih berdasarkan kepada rekod yang lepas dalam pembangunan
pekerja, kesediaan mereka untuk berbakti sebagai mentor dan bimbingan,
komunikasi dan kemahiran mendengar yang baik
4. Tujuan program difahami dengan jelas
5. Jangka masa program ditentukan
6. Tahap perjumpaan yang minimum di antara mentor dan protégé ditentukan
FB-025-4:2012-C01/P(1/6) Muka Surat / Page : 10
NO. KOD / CODE NO.
DBF4323/P(1/6) Drpd / of : 11

7. Protégés digalakkan untuk berhubung di antara satu sama lain untuk berbincang
mengenai masalah dan berkongsi kejayaan
8. Program mentor dinilai
9. Pembangunan pekerja diberi ganjaran

Bimbingan

1. Pembimbing (Coach) – rakan sekerja atau pengurus yang sama-sama bekerja


dengan pekerja untuk:
a. memotivasikan mereka
b. membantu membangunakan kemahiran mereka
c. menyediakan pengukuhan dan maklum balas
2. Pembimbing mesti berupaya untuk mencadangkan tindakan pembaikan yang
berkesan

SOALAN/QUESTION :

1. Nyatakan maksud analisa kerja.

________________________________________________________________

________________________________________________________________

________________________________________________________________
FB-025-4:2012-C01/P(1/6) Muka Surat / Page : 11
NO. KOD / CODE NO.
DBF4323/P(1/6) Drpd / of : 11

2. Senaraikan tiga bahagian yang terkandung dalam penghuraian kerja.

________________________________________________________________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

3. Apakah yang dimaksudkan dengan pembangunan pekerja?

________________________________________________________________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

4. Lengkapkan gambarajah di bawah.

Pendekatan
pembangunan
pekerja

RUJUKAN/REFERENCE :
1. Maimunah Aminuddin (2009). “Human Resource Management”, Oxford,
Selangor, ISBN NO: 978 983 45050 6 6, Muka surat.
2. http://www.academia.edu/892259 / Konsep_Program_Latihan_Sumber_Manusia
3. http://linda-assignment2.blogspot.my/PEMBELAJARAN DAN PEMBANGUNAN
PEKERJA/ 2 jan 2012
FB-025-4:2012-C01/P(1/6) Muka Surat / Page : 12
NO. KOD / CODE NO.
DBF4323/P(1/6) Drpd / of : 11