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La información documentada según la ISO 9000:2105, es la información que una

organización tiene que controlar y mantener en el medio que la contiene. Esta puede
estar en cualquier formato o medio y puede provenir de cualquier fuente de
información. Hace referencia a los sistemas de gestión incluidos en los procesos
relacionados, a la información generada para que la organización pueda operar ya
las evidencias de los logros alcanzados. En estos documentos se identifican según
las necesidades, los responsables de preparar, redactar, aprobar, actualizar,
archivar, distribuir, anular y modificar la diferente información documentada de la
empresa (registros y documentos), con la finalidad que estén debidamente
controlados. La información documentada es importante porque suponen una
herramienta de seguimiento, trazabilidad y demostración de las diferentes fases o
actuaciones, por ese motivo será necesario realizar las operaciones descritas a
continuación de forma general. Para poder cumplir con los requisitos de la norma
sobre el control y seguimiento de deberá; leer mucho y organizarla de manera
coherente además darnos cuenta que sirve y que es obsoleto es hacer una
restructuración desde nuestra manera de pensar para poder realizarla en la
empresa en la que laboramos ya que debemos: Identificar y codificar, Almacenar y
proteger, Definir el periodo de conservación, Definir la disponibilidad y el acceso y
sobre todo llevar los procesos organizados desde nuestra mente y explicarlos de
manera sencilla para que nuestros compañeros os entiendan. Todo debe quedar
por escrito hay que Recordar la frase “lo escrito, escrito esta y de esta manera se
quedara” y “las palabras y las buenas acciones se las lleva el viento”.
Debemos recordar que es importante
Identificación y Codificación
En todos los documentos y registros tiene que aparecer la actividad a la que hacen
mención, la fecha a la que van a ser emitidos y el responsable de su realización.
Todos los datos incluidos en una información documentada tienen que ser legibles
e indelebles.
Almacenaje y protección
Los archivos de la información documentada tendrán una identificación exterior en
la carpeta o en el soporte informático escogido (en el caso de registros en formato
informático) y serán almacenados en el servidor de la empresa.
Periodo de conservación
Todos los registros se conservan el tiempo que se indique en los procedimientos,
sea por criterios legales o propios de la empresa. Una vez finalizado el tiempo de
almacenaje se procederá a su destrucción.
Disponibilidad
Si el contrato lo específica, la información documentada generada durante el trabajo
se podrá facilitar al cliente durante el tiempo acordado.
Acceso a la información documentada
Quedará definido y recogido el acceso del diferente personal a la información
documentada de la empresa en los diferentes procedimientos, así como la
responsabilidad, uso y escritura de los mismos.
Si seguimos estos parámetros a cabalidad realizaremos un buen trabajo y de esta
manera nuestra empresa cumplirá con los requisitos de calidad y si cumplimos con
calidad cumplimos con todo. La información registrada y bien llevada es una
herramienta de progreso de nuestra misma empresa.