GUIA N° 2 DOCUMENTOS COMERCIALES Y TITULOS VALORES

MAYDA GISSETH REYES GARZON

C.C 1.014.238.029

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

CENTRO DE BIOTECNOLOGIA AGROPECUARIA MOSQUERA

TÉCNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

MOSQUERA

2019

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 INTRODUCCION

La creciente complejidad de las actividades mercantiles ha sido la causa de que los simples
acuerdos verbales se hayan sustituidos desde tiempos muy remotos por la constancia escrita
de los pactos o acuerdos celebrados.

En el mundo moderno de los negocios, cualquier paso que se de en el campo mercantil se

hace constar en algún documento y, en caso de que su importancia lo justifique, el
documento en cuestión puede llevar la firma de algún funcionario calificado.

Los documentos mercantiles son una serie de documentos comerciales que merecen
confianza, credibilidad. En lenguaje técnico mercantil, se trata de un modo especial para
realizar una serie de operaciones comerciales. Estos documentos pueden ser comerciales y
no negociables.

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 OBJETIVOS

Esta guía se realiza con el fin de que cada persona sea autónoma de tomar sus propios
conocimientos en cuanto a las organizaciones mipymes para así optimizar los procesos y los
procedimientos de las funciones Administrativas facilitando una planeación operativa y
estratégica que le permita competir y garantizar su desarrollo continuo.

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Actividad N. 1 Mapa mental de documentos comerciales y títulos valores

Antes de iniciar el estudio de la presente guía es importante que usted utilizando los
conocimientos actuales, elabore un mapa mental donde represente experiencias que haya
tenido con títulos valor y con documentos comerciales. Cuales conoce y en qué momento los
utilizo.

Rta:

CHEQUE

Experiencia: Recibi
pago de nomina en
chueque

FACTURA: LETRA DE CAMBIO

Experiencia: Contancia Experiencia: letras

de los ingresos y dirigidas a deudores
salidas de dinero morosos en las
tanto de la casa como
de las empresas
Documentos empresas donde he
laborado
Comerciales
y títulos
valores

BONOS PAGARES

Experiencia: Estos Experiencia: Pagares

bonos los otorga la dirigidos al
caja de Compensación arrendatario de una
Cafam viviend

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Actividad N.2 Recopilación de documentos contables y no contables

3.2.1 Recuerde los documentos que le han entregado a usted o aun familiar por:

- Compra en un supermercado.
- Realiza transacción en alguna entidad financiera
(depósito, retiro, etc.)
- Entra a cine a ver cualquier película, o, al estadio.
- Come en algún restaurante.
Realice un esquema que represente esta información y socialícelo con sus
compañeros e instructor

Compra en un Transaccion en Entrada a Cine

supermercado entidad Financiera

Come en algun
restaurante

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Actividad N.3: Definición de los documentos contables y no contables
Teniendo en cuenta los términos de Título valor, documento comercial y soporte contable
elabore en un cuadro comparativo donde mencione: definición, diferencia y semejanzas
entre:

TITULO DOCUMENTO SOPORTE

VALOR CIAL CONTABLE
DEFINICION es un son todos los son los
documento comprobantes documentos que
mercantil en el extendidos por sirven de base
que está escrito en los que para registrar las
incorporado un se deja constancia operaciones
derecho privado de las operaciones comerciales de
patrimonial, por que se realizan en una empresa, es
lo que el la actividad por ello que se
ejercicio del mercantil, de debe tener un
derecho tiene acuerdo con los especial cuidado
una vinculación usos y costumbres en el momento de
jurídica a la generalizados y elaborarlos.
posesión las disposiciones Donde se
del título valor de la ley. elaboran en
original y tantas
copias como las
necesidades de la
empresa exijan.
DIFERENCIAS Pueden ser de Comprobantes por Documentos
contenido escrito que se donde se
crediticio, realizan en la registran las
corporativos o de empresa de operaciones
participación y acuerdo con la ley comerciales de
de tradición o una empresa
representativos
de mercancías.
SEMEJANZAS Al ser un Ejercer control de Se elaboran para
documento acciones llevar la
mercantil se realizadas contabilidad de
asocia a un (inversión,
6
 instrumento activos, pasivos) forma clara y
financiero que se deben específica
(Capital) evidenciar de
mediante el cual forma escrita para
el patrimonio de ser registrada
la empresa se como operación
emplea para comercial
acciones de
producción o
egresos.

En general, estos, sirven como base, son la prueba, son los que sustentan que un bien es
tuyo o de tu empresa. Son los que sirven de base para registrar las operaciones comerciales
de una empresa.
Para desarrollar la anterior actividad de aprendizaje lo invitamos a que revise el Código
de Comercio Colombiano Título III. DE LOS TÍTULOS VALORES – Art. 619 al Art.
733

Actividad N. 4 Normatividad
3.3.2 Consulte y lea la siguiente normatividad de manera individual para posteriormente
por GAES socializar cada uno de los temas acorde a la distribución que realice su instructor.
Elabore un mapa mental

Mapa mental

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Titulo valor

Estatuto tributario Decreto 2649 de 1993

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Actividad Cinco. Matriz de documento contable y no contables

Con las actividades realizadas hasta este momento junto a otras consultas que
complemente alrededor del tema, desarrolle la siguiente matriz acerca de los documentos
contables y no contables:

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Actividad Seis. Folleto con la estructura de los documentos

3.3.3 Indague acerca de la estructura (modelos y/o formatos, secciones y/o partes,
requisitos mínimos, definición, función y clasificación) y el procedimiento para su
correcto diligenciamiento (paso a paso operativo) de los siguientes temas y realice un
instructivo explicativo en un folleto. Un estudiante de cada gaes pasara a socializar el
folleto ante los demás aprendices.

a. Recibo de Caja, extracto bancario.

b. Comprobante de ingreso y Comprobante de Egreso.
c. Comprobantes de consignación bancaria y comprobante de retiro. Chequeras

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d. Notas créditos y Notas Débitos
e. Facturas de Venta y Factura
de Compra.
f. Cheques, pagares, letras de
cambio.

g. Tarjeta de Kardex
h. Cotización y pedidos

IMAGEN 3

i. Orden de compra,
Remisiones.
j. Acciones, CDT.
k. Swaps, forwards, repos
l. Notas de Contabilidad y Comprobantes de Contabilidad o de Diario
ll. Cotización
m. planilla de nomina
n. Nota débito o nota crédito bancario
0. Kardex
p. Cuenta de cobro

Apóyese en el siguiente video: https://www.youtube.com/watch?v=97-4jLdJmK8

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 ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS

a) Recibo de caja, Extracto bancario

RECIBO DE CAJA: Se usa cuando la empresa recibe un pago ya sea abono de deuda o
cancelación total ya sea en efectivo o en cheque, este tiene un original y dos copias; el
original se le entrega al cliente, una copia va al archivo con su consecutivo de
comprobante de caja y la otra copia se anexa al comprobante de contabilidad, Cuentas
que afecta son la caja o el banco y tiene una contrapartida cuenta clientes

Un recibo puede ser de muchas maneras diferente como, por ejemplo: una persona o
empresa, y el detalle de facturas o servicios que se pagan con este cheque emitido, quien
lo opera, quien lo revisa, quien lo recibe conforme a lo descrito, fecha de recibido,
descripción de las facturas (números que se pagan), los precios totales, los descuentos y
los impuestos. Es utilizado para dejar constancia por parte de una empresa de que fue lo
que se pagó o realizó con la emisión de mencionado cheque que consta en la copia
voucher. Se refiere a voucher cuando tiene copias al carbón, como el caso de los vouchers
de las tarjetas de crédito que tiene varias copias según el uso de los interesados.

Partes del Recibo El recibo consta de dos partes: una queda adherida al talonario de
recibos para control de cobros. La otra, firmada por quien recibe el importe de la factura,
se entrega a la persona que realiza el pago.
Todo recibo deberá contener al menos:
• Nombre de la persona que entrega el dinero.
• Número de recibo.
• Cantidad de dinero que se entrega (en número y en letra).
• Lugar y fecha de expedición del recibo.
• Nombre y firma de la persona que percibe el dinero. Asimismo, los recibos deberán
disponer de una matriz, que queda en posesión de la persona que firmó el recibo.

Función del Recibo

El recibo le da carácter de legalidad a la transacción realizada, formalidad al proceso, y les
da tranquilidad a las partes involucradas. Puede dar inicio a un reclamo y permitir

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solucionar las diferencias. Puede dar inicio a una investigación y facilitar la asignación de
responsabilidades y desarrollo de mejoras. Un recibo puede originar la prestación del
servicio o reclamar el bien adquirido.

EXTRACTO BANCARIO

Es un documento que puede solicitar o recibir de forma periódica, el titular de una cuenta
de ahorros o corriente, en el cual podrá conocer su saldo disponible y los movimientos que
realizó en el mes consultado.
Se emite de forma gratuita y se busca mantener el control de todas las operaciones que se
llevan a cabo, y las cuales representan variaciones sean positivas o negativas en el saldo
de la cuenta.
Para el periodo seleccionado, se muestran todas las operaciones realizadas sin importar su
tamaño.

Datos
Los datos que debe contener el extracto bancario son los siguientes:

Fecha de emisión.
Titular de la cuenta.
Saldo anterior.
Número de cuenta.
Movimientos (detallando fecha e importe).
Saldo final

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 Fechas

Las fechas que se muestran en el extracto bancario, son muy importantes y se manejan
tres tipos especialmente:

 La fecha de emisión del extracto.

 La fecha del o los movimientos, es decir, cuando se realiza cada operación.
 La fecha valor, que es el día a partir del cual empieza a crear intereses un abono en la
cuenta o, al contrario, cuando un adeudo deja de generarlos.

b) Comprobante de Ingreso y Comprobante de Egreso

Los Comprobantes de Ingreso y Comprobantes de Egreso son documentos que elabora el

encargado de administración, en donde se registran todas las operaciones que originan
movimientos de dinero y valores, alimentan directamente a la contabilidad.

Ejemplos:

• Al pagar la compra de materiales se debe hacer un CE;

• Al recibirse dinero de una cuota social o de un subsidio debe elaborarse un CI;

• Al ingresar el dinero de una venta se hace un CI;

• Al entregar dinero para un viaje se hace un CE

Los comprobantes de ingresos son documentos que se usan para registrar las entradas de dinero
de una empresa, tales como:

• Créditos recibidos

• Ventas

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• Cuotas sociales

• Aportes de capital

• Subsidios, etc.

Los comprobantes de ingreso deben ser numerados y detallar en forma clara y precisa el origen
del ingreso. Deben tener además la fecha y estar firmados por el Administrador y el Presidente de
la Organización, como forma de control.

Los comprobantes de egreso son documentos que se usan para registrar las salidas de dinero de la
organización, como ser:

• Compras de materiales e insumos

• Pagos

• Cobranzas

• Créditos

• Reparaciones

• Pago de sueldos u honorarios

• Viáticos, etc.

Todo egreso de dinero debe estar respaldado por una boleta, factura o recibo.

Los comprobantes de egreso deberán ser numerados y con la firma de quien recibe el dinero.
Deben tener además la fecha y estar firmado por el Administrador y el Presidente, quienes
autorizan y aprueban la salida de dinero.

Para facilitar el registro y control de los comprobantes se propone un formato que incluye los dos
tipos de movimientos, es decir ingresos y egresos el cual llamaremos

Comprobante Único Contable, debiendo confeccionarse en original y una copia.

Una vez elaborado, aprobado y autorizado el comprobante único contable se archiva junto con la
boleta, factura o guía correspondiente, que sirve de respaldo. Al inicio de cada mes deben ser
enviados al contador para su registro en la contabilidad.

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 c) COMPROBANTE DE CONSIGNACION BANCARIA Y COMPORBANTE DE RETIRO

Es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus cuentas habientes para que lo
diligencien al consignar. el original queda en el banco, y una copia con el sello del cajero recibidor
o el timbre de la máquina registradora, sirve de soporte para la contabilidad de la empresa que
consigna.

Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que suministran a sus clientes,
en libretas, para que sean diligenciados al depositar, o retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este
soporte tiene dos opciones para elegir solo una; depósitos en efectivo o cheques de bancos locales
y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuantía y exigencia del cliente.

Se advierte que cada entidad bancaria tiene su propio formato, pero en términos generales todos
tienen los mismos datos fundamentales que son:

 Fecha
 Nombre y número bajo las cuales figura la cuenta.
 Cantidad consignada, tanto en efectivo como en cheques, títulos, etc.
 Firma del tesorero o quien hace el depósito.

Hay dos tipos de formularios

uno para consignar en efectivo y cheques de banco locales y otro para consignar remesas o
cheques de otras plazas.

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CHEQUERAS

Una chequera es un talonario que expide el banco al beneficiario de la cuenta corriente. Una
chequera puede tener cheques comunes o de pago diferido. Cada chequera puede tener de 25 a
50 cheques y cada uno debe contener de manera explícita la denominación de cada cheque en el
título de este, el mandato del pago de una cantidad determinada, el lugar donde debe realizarse el
pago (el cual debe ser a través de un banco), el nombre de la persona que paga (librador), el
nombre de la persona o empresa que recibe el cheque, la fecha, el lugar de emisión y la firma de
quien expide el cheque.

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 d) NOTAS CREDITO Y NOTAS DEBITO

Las notas débito o crédito hacen parte de los comprobantes internos que las empresas utilizan
para hacer ajustes contabilizaciones de diferentes conceptos.

Nota débito

Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica haber cargado o
debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma
nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en
la facturación, interés por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el
incremento del saldo de una cuenta.

Nota crédito

Es el comprobante que una empresa envía a su cliente a su cliente, con el objeto de informar la
acreditación en su cuenta un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma nota.
Algunos casos en que se emplea la nota crédito pueden ser por: avería de productos vendidos,
rebajas o disminución de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por
exceso en la facturación. La nota crédito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta.

e) FACTURAS DE VENTA Y FACTURAS DE COMPRA

Es un documento mercantil que refleja toda la información de una operación de compraventa.

La información fundamental que aparece en una factura debe reflejar la entrega de un

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producto o la provisión de un servicio, junto a la fecha de devengo, además de indicar la
cantidad a pagar en relación a existencias, bienes poseídos por una empresa para su venta en
eso ordinario de la explotación, o bien para su transformación o incorporación al proceso
productivo.

Partes de una factura

 Apellido y nombres o denominación o razón social del titular.

 Nombre comercial (si lo tuviera.)
 Dirección de la casa de la matriz.
 Dirección del establecimiento donde está ubicado el punto de emisión.
 Numero de RUC.
 Denominación de comprobante de pago.
 Numeración del comprobante: serie y numeración correlativa.
 Apellidos y nombres o denominación o razón social del comprador o usuario.
 RUC del comprador o usuario.
 Fecha de emisión.
 Numero de las guías de remisión o de otros documentos relacionados con la
operación.
 Bien vendido o cedido en uso, descripción o tipo de servició prestada unidad de
medida y número de serio y/o motor.

Función

Es un documento mercantil que han de constar los datos del proveedor si es sociedad
limitada,
sociedad anónima etc. Todos los datos han de estar visible incluido el domicilio fiscal.
Ha de estar especificado correctamente el producto que vende el proveedor, con su
referencia,
código etc. Precio por unidad, precio total, si hay descuento, especificar el tipo de
descuento,
promoción etc. y el impuesto del valor añadido IVA. Que resultar ser porcentaje del
importe total con
los descuentos incluidos. En la factura ha de estar impreso el nombre de la sociedad que
compra el
producto, cif, dirección fiscal tel.
La factura tiene un número que ha de ser correlativo a las otras facturas de expedición de
la misma empresa, pues es de importancia vital para tema fiscal

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f) Cheques, pagares, letras de cambio

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CHEQUES

El cheque es un documento mercantil por el cual un titular de una cuenta corriente da

autorización al banco de pagarle a un particular o empresa cierta cantidad monetaria especificado
por él en este impreso.

Partes del cheque

1. Nombres y domicilio
2. Fecha
3. Pagar a la orden de
4. Cantidad en letras
5. Número de la cuenta
6. Nombre del banco
7. Número del cheque
8. Línea para la firma
9. Numero de transito intercambiario
10. Espacio para la cantidad en número
11. Por o memo: descripción breve de las cosas que se compró

PAGARES

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Es un documento que contiene la promesa incondicional de una persona (denominada
suscriptora), de que pagará a una segunda persona (llamada beneficiaria o tenedora), una suma
determinada de dinero en un determinado plazo de tiempo. Su nombre surge de la frase con que
empieza la declaración de obligaciones: "debo y pagaré". La diferencia entre la letra y el pagaré es
que el pagaré es emitido por el mismo que contrae el préstamo

Partes de un Pagare

 Denominación de la entidad y oficina librada.

 Datos de la cuenta librada, habitualmente código cuenta cliente e IBAN, International
Bank Account Number
 Fecha de vencimiento del pagaré, esto es, momento a partir del cual puede hacerse
efectivo.
 Importe consignado en cifras del pagaré.
 persona a la que se debe realizar el pago, en el caso de los pagarés estos siempre
deben ir emitidos a favor de una persona, física o jurídica, o a su orden.
 Importe del pagaré expresado en letras, en caso de discrepancia entre el importe
expresado en letras y el importe expresado en cifras prevalecerá el primero.
 Fecha y lugar de emisión.
 Identificación del documento en sí mismo, serie y número de documento.
 Firma del emisor del pagaré.

Identificación del pagaré codificada especialmente para una lectura automatizada del documento.

Función de un Pagaré

Un pagaré es un valor que contiene la promesa incondicional de una persona -denominada

suscriptora-, de que pagará a una segunda persona -llamada beneficiaria o tenedora-, una suma

determinada de dinero en un determinado plazo de tiempo. Su nombre surge de la frase con que

empieza la declaración de obligaciones: "debo y pagaré".

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LETRA DE CAMBIO

La letra de cambio es un título de crédito o de valor formal y completo que contiene una orden
incondicionada y abstracta de hacer pagar a su vencimiento al tomador o a su orden una suma de
dinero en un lugar determinado, vinculando solidariamente a todos los que en ella intervienen. La
letra de cambio nace a finales de la Edad Media, con la necesidad del comercio monetario y su
acumulación ilimitada en contra de la renta feudal.

Partes de una letra de cambio

 Denominación letra de cambio

 Mandato de pagar una suma incondicional (en moneda nacional o admitida a
cotización) que
 Se pueden girar a la propia orden, a cargo de tercera persona y a cargo del girador.
 El lugar de pago a indicarse (en la mayoría de casos es por domiciliación bancaria)
 La valuta, motivo por el que el girado debe pagar.
 La aceptación de la letra de cambio, por medio de firma y voluntad de obligarse a
realizar el pago de la letra. Sin la aceptación el librado no está obligado al pago.

El aval es la declaración contenida en la letra para garantizar el pago de le letra de cambio,

pudiendo ser avalista una o más personas

Funciones de la Letra de cambio

La Letra de Cambio, es un efecto comercial, un documento donde se ha recogido un derecho de

crédito, un derecho a que alguien cobre algo de un tercero. Su importancia se deriva a la manera
en que se articula el crédito entre proveedor y cliente, y que una vez emitidos, pueden ser

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endosados, transmitidos, transfiriendo entonces ese derecho de crédito y convirtiéndose en un
medio de pago.

g) Tarjeta Kárdex

Es un documento, tarjeta o registro utilizado para mantener el control de la mercadería

cuando se utiliza el método de permanencia en inventarios, con este registro podemos
controlar las entradas y salidas de las mercaderías y conocer las existencias de todos los
artículos que posee la empresa para la venta.

Partes

Encabezamiento:

 Fecha en que se efectúa la transacción.

 Descripción del movimiento de acuerdo con el soporte.
 Número del comprobante del cual se trasladan los movimientos.

Entradas: se registra la cantidad y el costo total de los artículos comprados y las

devoluciones. Al final del periodo esta columna informa el valor total de las mercancías
almacenadas durante el periodo.
Salidas: se registra la cantidad y el costo de la mercancía vendida, las devoluciones en
ventas. Al final del periodo esta columna informa el costo total de la mercancía vendida.

Saldos: se registra la cantidad y el costo de las mercancías en existencia.

Costo unitario: se registra el valor de costo por unidad de la mercancía en existencia. Al
final de cada periodo, también se utiliza para liquidar el inventario final de mercancías.

Ubicación: Se registra el sitio de almacenamiento de la mercancía.

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 Proveedor: Nombre o razón social, ciudad y teléfono de la persona o empresa a quien se
le compra el artículo.

Además, debemos saber que existen distintos métodos de kárdex, teniendo cada uno de
ellos un manejo y forma de registro particular. Introducimos a grandes rasgos los tres tipos
básicos y su variación en la forma de entrada:

 Kárdex por el método PEPS o FIFO. En entradas: se registra, igual que en el método
del promedio ponderado, cantidad y costo total liquidado, según la factura de compra
o la nota crédito por devolución en compras.
 Kárdex por el método UEPS o LIFO. En entradas: se registra de igual forma que en los
métodos promedio ponderado y EPS.

Kárdex por promedio ponderado. En entradas: se anota la cantidad y el costo total de la

compra o de la devolución.

h) Cotización y pedidos

COTIZACIÓN

Una cotización es un documento contable en donde se detalla el precio de un bien o servicio

para el proceso de compra o negociación. A este proceso también se le conoce como
presupuesto, y es cuando un cliente pide a cierta empresa que le indique el valor de un pedido
de mercancía.

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 Este documento informativo lo utiliza el área de compras de una empresa para entablar
una negociación. Su importancia se da a nivel administrativo, debido a que una cotización
permite la generación de informes que comparan los productos cotizados con los
facturados.

Si bien se determina como uno de los tipos de documentos contables, no quiere decir que
este sea un ingreso, es decir no es un registro contable, ya que cuando un cliente solicita
una cotización, este está en el derecho de decidir aceptar, modificar o rechazar, en ningún
momento está obligado a pagar. Si por el contrario, el cliente acepta dicha cotización, el
empresario entra a pasar esa cotización a factura, para que el usuario continué con el
pago.

Partes de la Cotización:
 El producto, bien o servicio de interés.
 Referencia del producto
 Descripción del producto o del servicio.
 Precio por unidad y por el número deseado.
 Fecha de expedición de la cotización
 Logo, número de identificación y nombre de la empresa.
 Fecha, ciudad y lugar de la sucursal o centro de costes.
 Nombre de la persona a quién va dirigida.
Notas adicionales (dependiendo).

¿Cómo realizar una cotización?

Realizar una cotización puede llegar a ser muy fácil con la ayuda de un software, por eso en Siigo
podrás realizar el documento contable de una manera rápida y automatizada.
Si eres empresario, y aún no cuentas con un software y deseas conocer el proceso para realizar las
cotizaciones, revisa aquí y prueba una nueva forma de gestionar tu negocio.

Importante: Recuerda que una cotización es una propuesta comercial que te ayudará o no a cerrar
ese negocio, así que aprovéchala y muestra las características relevantes de tu producto o servicio
a ofrecer. También ten presente la presentación de dicha cotización, todo cuenta a la hora de
negociar.

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PEDIDOS

Los pedidos son las entidades que describen los trabajos a realizar por parte de los usuarios que
utilicen la aplicación. Cada pedido se corresponde con los proyectos que las empresas van a
ofrecer a sus clientes.

Un pedido está formado por una o varias líneas de pedido. Cada línea de pedido se corresponde
con la estructuración que se desee realizar sobre los trabajos dentro de ese pedido. Las líneas de
pedido se organizan de modo jerárquica sin limitaciones de profundidad. El hecho de que las
líneas de pedido se organicen de modo jerárquico marca el funcionamiento de diversas
características heredables, tal como las etiquetas.

En las siguientes secciones se describirán las operaciones que un usuario puede realizar con los
pedidos y las líneas de pedidos.

 Nombre del pedido

 Código del pedido.
 Importe total del pedido
 Fecha de comienzo estimada
 Fecha de finalización
 Responsible
 Descripción
 Calendario asignado.

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  Autogeneración de códigos. Campo para indicarle al sistema que autogenere los
códigos de los elementos de pedido y de los grupos de horas.
 Preferencia entre dependencias y restricciones. El usuario puede elegir
dependencias o restricciones como prioritarios a la hora de ser aplicados cuando
entran en conflicto.

i) Orden de compra, Remisiones

ORDEN DE COMPRA

es un formato tangible o intangible, es decir, físico o electrónico a través del cual un

comprador detalla o especifica los bienes o servicios que espera adquirir. la dirige un
comprador a un proveedor.

Elementos de una Orden de compra

 Nombre, datos de contacto y dirección del proveedor y del comprador.

 Número de orden de compra.
 Lugar y fecha de la generación del pedido.
 Todos los términos de entrega y de pago del pedido.
 Cantidad y descripción (nombre) de productos o servicios solicitados.
 Precio por unidad de los productos referidos en la orden de compra.
 Costos; de envío, impuestos y los demás pertinentes.
 Firma válida de autorización.

Claves del porqué hacer Órdenes de Compra

Claridad: Los compradores puedes especificar sus necesidades y requerimientos

concretos al vendedor.

Control interno: Las personas encargadas de las operaciones y finanzas, tendrán

bases oficiales para una mejor administración de los pedidos.

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Presupuesto: Este tipo de orden entra en el presupuesto de la empresa y así, se
tienen cuentas claras en los egresos.

Legalidad: Una vez aceptada por el vendedor, una orden de compra es un

documento oficial que establece una relación comercial.

Auditoría: La buena emisión y registro de órdenes de compra, es sinónimo de

buenos procesos en auditorías futuras.

REMISIÓN

La nota de remisión es un documento mercantil interno de las compañías, que sirve

como prueba documental en todo acto de compra venta comercial, cuya función es
dejar constancia, a través de la firma del receptor, de la recepción de un pedido de
mercadería

Función principal

Es acreditar la entrega de un pedido en tiempo y forma, requiriendo como condición

indispensable la firma de quien recibe la mercadería para que tenga validez legal.

Este documento solo es informativo y contiene:

1.Membrete
2.Nombre del documento: Remisión
3.Número consecutivo
4.Datos del transportador
5.Nombre y dirección del comprador
6.Datos de la mercancía
7.Observaciones
8.Firmas de quien despacha, Transporta y recibe.

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1. se coloca el número del pedido (si se lleva consecutivo)

2. nombre del cliente

3. la fecha se coloca día, mes y año, ej: D 04 M 10 A 2011

4. se coloca el número del pedido (si se tiene)

5. dirección del cliente que recibe la mercancía (recuerde las recomendaciones del pedido)

6. se coloca la ciudad a la que pertenece la dirección (con mayúscula inicial)

7. se coloca el nombre de la empresa transportadora que entrega la mercancía

8. nombre del conductor del vehículo que entrega la mercancía

9. placa del vehículo que entrega la mercancía

10. se coloca la referencia que la empresa que vende tiene asignada a la mercancía que
sale

11. cantidad de productos enviados

12. nombre del artículo despachado

13. se pueden colocar las características o cuidados de la mercancía a entregar, ej:

refrigerar, mercancía delicada

14. nombre de la persona que hace el envío de la mercancía

15. nombre del conductor o transportador que entrega la mercancía

16. firma de la persona que recibe la mercancía

17. se indica la cantidad de cajas o paquetes enviados

18. se coloca cuando la mercancía vendida es por cantidad (libras, kilos, toneladas), o
cuando se está pagando a una empresa transportadora para la entrega de la mercancía
(porque es así como ellos hacen el cobro

j) Acciones, CDT

ACCIONES

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Son títulos de renta variable que le permiten a las personas ser propietarios de una parte
de la empresa que se encarga de emitir el título, lo que lo vuelve accionista de esta y le
concede derechos políticos y económicos. Es importante tener en cuenta que el
inversionista debe considerar la inversión en acciones como algo a mediano y largo plazo,
pero teniendo en cuenta que puede venderlas en cualquier momento basándose en la
liquidez del mercado.

Cuando la empresa inscribe sus acciones en la Bolsa de Bogotá, las ventas o compras que
se realizan, deberán hacerse en Bolsa por medio de una Sociedad Comisionista de Bolsa, en
las que se pueden exceptuar aquellas transacciones en cuyo valor sea inferior a quinientos
mil pesos ($500.000). Son títulos nominativos.

¿Quién las puede Emitir?

Las únicas que están habilitadas para emitir acciones y ofrecerlas públicamente son las
sociedades por acciones; el capital de las sociedades se dividirá en acciones de igual valor
los cuales se representarán en títulos negociables, que deberán ser nominativos e
indivisibles.

Tipos de Acciones

Entre los diferentes tipos de acciones podemos encontrar:

Acciones ordinarias: Son las que otorgan el derecho a participar con voz y voto en las
asambleas de accionistas de la compañía y permiten percibir dividendos de la misma. El
objetivo de emitir estas acciones es vincular a nuevos accionistas para poder financiar y
desarrollar la empresa, sin que haya necesidad de incurrir en gastos financieros
(endeudarse).

Acciones preferenciales: Al ser propietario de estas acciones se tiene derecho a recibir

un dividendo mínimo, y se cuenta con preferencia por encima de los accionistas ordinarios
y al reembolso preferencial de su inversión en caso de que se diluya la sociedad. Este
accionista tiene derecho a voto. Y le permite al emisor capitalizar su empresa sin que se
pierda el control de la misma, puesto que le ofrece al inversionista un dividendo definido
por la empresa, a cambio de que no se interfiera en el manejo de la misma.

Acciones privilegiadas: Estas acciones le permiten a un accionista ordinario tener los

derechos económicos como el derecho preferencial para el reembolso en caso de que se dé
una liquidación. Un requisito indispensable que se debe cumplir para emitir acciones
privilegiadas una vez que se ha constituido la sociedad es que la Asamblea General de
Accionistas apruebe la emisión de las mismas con un mínimo favorable del 75% de las
acciones suscritas.

Valores

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Los valores que toma una acción, se pueden clasificar en tres:

 Valor nominal: Es la cantidad de dinero representada en el título al momento de

su emisión.
 Valor patrimonial o Valor intrínseco: Es el resultado de dividir el patrimonio
líquido de la empresa entre el número de acciones en circulación de la misma.
 Valor de mercado: Es el precio que tiene la acción en el mercado público de
valores

Precio

En lo relativo al precio es posible distinguir el precio de negociación que es al cual se

realizan las compras y ventas del título valor y el precio base de negociación, que es el
precio promedio ponderado de las acciones transadas durante el día anterior en la bolsa o
bolsas en que esté inscrita dicha acción. Luego de determinado el precio base se realiza el
cálculo del rango superior e inferior de negociación para el día, los cuales corresponden: el
superior al 10% más y el inferior al 10% menos del precio base calculado. Si por el efecto
de la oferta o de la demanda se rompen los rangos mencionados, el mercado se suspende
para esa acción por plazos que están previamente definidos y cuando se reinicie la
negociación se fija nuevamente el precio base.

CDT

Los CDTs o Certificados de Depósito a Término son títulos valor que emite un banco,
corporación financiera o compañía de financiamiento comercial a un cliente que ha hecho
un depósito de dinero con el propósito de constituir dicho CDT. Hay que saber que en cada
banco nos pueden pedir un monto mínimo de capital para constituir el CDT y también que
estos depósitos se hacen a un término fijo, mínimo de 30 días, aunque comúnmente se
hacen a 60, 90, 180 Y 360 días.

Tipos de CDTs

32
A groso modo se puede decir que existen dos tipos de CDT:

Los CDTs a tasa variable, que tendrán una remuneración que depende de diferentes
factores como bien la DTF.

Los CDTs a tasa fija, que durante toda la vigencia del título se aplicará la misma tasa que
se pacte en el momento de la constitución y que depende del plazo y del monto de la
inversión.

k) Swaps, forwards, repos

Contratos Swaps

Un contrato swap es un contrato en el que las dos partes que celebran dicho contrato se
comprometen a realizar un intercambio de montoso o flujos de dinero en determinadas
fechas futuras. Estos flujos pueden ser determinados por una tasa de interés a corto plazo
y se dividen en dos:

 Swaps de tipo de interés: una de las partes que realiza la transacción se

compromete a pagar un valor determinado de interés fijado por adelantado, junto
con un valor nominal, también fijado de manera previa. La otra parte se
compromete a pagar un valor de interés sobre el valor nominal.
 Swaps de divisas: es una variante del swap de tipo de interés, en la que el
nominal fijo cuyo valor de interés es fijo difiere en el tipo de moneda con el nominal
de interés variable.
 Swaps sobre materias primas: permite separar el riesgo de precio de mercado
del riesgo de crédito. si se considera el ejemplo de un productor de materias
primas, éste realiza una serie de movimientos y se convierte en una fábrica de
material sin riesgo de precio de mercado.

33
  Swaps de índice bursátil: sobre un índice bursátil, se puede cambiar el
rendimiento del mercado de dinero por el rendimiento de un mercado bursátil.

Estos movimientos de dinero están sujetos a variables como las tasas de interés a corto
plazo y los índices bursátiles. Las empresas lo utilizan para poder reducir los costos y los
riesgos de financiación de cualquier actividad o para proteger la inversión de los riesgos
que suponen ciertas barreras financieras.

Contratos Forwards

Un contrato denominado forward es un contrato cuya liquidación se difiere hasta una fecha
estipulada con posterioridad. Este tipo de contrato es bastante utilizado en todo tipo de
actividades financieras. En términos más sencillos, las dos partes del contrato se
comprometen a intercambiar bien sea un monto o una renta fija a futuro, cuyo valor se
determina anticipadamente.

El término forward se emplea para definir un contrato a futuro, en el cual se determina un

valor de compraventa de un activo, una divisa o un valor establecido en el momento en el
que se efectúa el contrato. Éste será pagado en una fecha futura en la cual se hará entrega
de la totalidad del activo. No se materializan en títulos, ni existe un mercado regulado
sobre ellos. Consiste simplemente en efectuar un proceso de compra y venta en una fecha
prefijada, a una cantidad preestablecida. Se emplean frecuentemente en tesorerías sobre
moneda o divisas. Existen dos formas de resolver un contrato forward:

 Non delivery forward: al vencimiento del contrato, se compara el tipo de cambio

contra el tipo de cambio forward, en donde la diferencia en contra es pagada por la
parte correspondiente.

 Delivery forward: al vencimiento del plazo, el comprador y el vendedor

intercambian las monedas según el tipo de cambio establecido.

34
Spot

También conocido como “transacción spot” o “spot” consiste en un contrato tanto de

compra como de venta de una divisa, de una materia prima, de una acción en particular o
de algún tipo de elemento financiero para su respectivo pago y entrega posterior en la
fecha estipulada, la cual generalmente es de dos días hábiles luego de haberse realizado la
transacción. Se concibe como la contrapartida de los contratos forward, explicados en el
apartado anterior. Es importante mencionar que el precio de liquidación suele conocerse
como “precio spot” o “tasa spot”.

l) Notas de contabilidad y Comprobantes de contabilidad o de Diario

NOTAS DE CONTABILIDAD

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 La nota de contabilidad es un documento interno de la empresa, que es utilizado para
hacer registros contables, cuando se trata de operaciones que no tienen soportes
externos, u operaciones para las cuales no existen documentos internos específicos.

En primer lugar, se debe hacer claridad que las operaciones que la empresa realice con
terceros, necesariamente deben tener soportes válidos como son las facturas.

Función

La nota de contabilidad tiene como función el registrar operaciones en la contabilidad, debe

contener claramente las cuentas utilizadas, los valores parciales de cada movimiento y los
respectivos valores débito y crédito.

Por lo general, solo es necesario elaborar la nota de contabilidad en original, puesto que la nota de
contabilidad no será utilizada o no será requerida por otro departamento diferente al
departamento de contabilidad, lo que hace innecesario las copias.

Para tener un mejor control, es recomendable utilizar un tipo de nota de contabilidad diferente
para cada tipo de operación. Por ejemplo, la nota de contabilidad utilizada para registrar los
ajustes por inflación, se debe diferenciar claramente de la nota de contabilidad utilizada para la
contabilización de la depreciación, de lo contrario se tendrán dificultades a la hora de hacer
verificaciones y seguimientos.

Formas
Las notas de contabilidad pueden ser en formas pre impresas o generadas totalmente por
computador. (Todos los softwares de contabilidad tienen por defecto un formato para cada nota,
y además algunos permiten personalizar los formatos para ajustarlos a los requerimientos de
imagen de la empresa.)

Todos los soportes contables deben contener la siguiente información general:

♦ Nombre o razón social de la empresa que lo emite.

♦ Nombre, número y fecha del comprobante.

♦ Descripción del contenido del documento.

♦ Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes.

Constituyen la base del registro contable de las operaciones realizadas.

36
COMPROBANTES DE CONTABILIDAD
Previamente al registro del hecho económico en los libros de primera entrada o resumen, debe
elaborarse un comprobante de contabilidad, el cual se debe elaborar con base en los soportes de
orden interno o externo, en idioma español en forma manual o informatizada. El comprobante de
contabilidad debe tener numeración consecutiva dejándose constancia de las personas que lo
elaboraron y aprobaron, fecha, origen, descripción, cuantía de las operaciones, cuentas afectadas
con el registro con su código y nombre correspondiente en el PUC. El comprobante de
contabilidad de acuerdo al volumen de las transacciones puede resumir las operaciones de un día,
varios días, una semana, varias semanas, pero el período resumido no debe sobrepasar un mes. Si
la empresa tiene mucho movimiento se pueden elaborar varios comprobantes correspondientes a
un día.
El comprobante de contabilidad debe permitir el asiento en los libros de primera entrada, de
registro cronológico o diario y en los auxiliares para que exista debida correspondencia entre ellos
de acuerdo a lo establecido en el artículo 59 del Código de Comercio y 124 del Decreto 2650 de
1993.

37
m) Planilla de Nomina

Conocer la estructura de una nómina es una consulta muy repetitiva por partes de estudiantes
que apenas se inician en estos temas, así que trataremos de esbozar de una forma muy
general las partes que componen una nómina.

La nómina está conformada por tres partes a saber. El devengado, las deducciones y las
apropiaciones.

El devengado, es el valor total de ingresos que obtiene un empleado en el mes o en la

quincena. Este valor está compuesto por el salario básico, horas extras, recargos diurnos y
nocturnos, dominicales, festivos, comisiones, auxilio de transporte, etc.

Las deducciones son los valores que se le descuenta de la nómina al trabajador. Entre estos
valores se tienen los aportes a salud y pensión que el corresponden al empleado. Las libranzas,
los embargos judiciales, fondo de solidaridad pensional cuando fuere el caso, la retención en
la fuente si hubiere lugar a ello, y cualquier otro descuento autorizado por el empleado.

Partes de la Nomina

El devengado

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Es el valor total de ingresos que obtiene un empleado en el mes o en la quincena. Este valor
esta compuesto por:

 El salario Básico
 Horas extras, recargos diurnos y nocturnos, dominicales y festivos
 Comisiones
 Auxilio de transporte, Etc.

Las Deducciones

Son los valores que se le descuenta del nomina al trabajador.

Entre otros valores se tienen:

 Los aportes a salud y pensión que el corresponden al empleado

 Las libranzas
 Los embargos judiciales
 Fondo de solidaridad pensional cuando fuere el caso
 La retención en la fuente si hubiere lugar a ello, y cualquier otro descuento autorizado por
el empleado

Las Apropiaciones

Son los valores que la empresa debe pagar, como es:

 La salud y la pensión en el porcentaje que el corresponde, riesgos profesionales.

 Los aportes Parafiscales (Sena, cajas de compensación y el instituto del bienestar familiar)
 Las prestaciones sociales (prima de servicios, cesantías, intereses sobre cesantías,
dotación, vacaciones).

Neto a Pagar

El resultado de restar las deducciones al total devengado, es lo que conocemos como el neto a
pagar, que es lo que efectivamente recibe el trabajador.

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n) Nota débito o nota Crédito bancaria

NOTA DÉBITO

Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en el que se le notifica haber cargado
o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la
misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por
un error en la facturación, interés por mora en el pago o cualquier otra circunstancia que
signifique el incremento del saldo de una cuenta.

NOTA CRÉDITO

Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, con el objeto de informar la

acreditación en su cuenta de un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma
nota. Los casos que dan origen a la nota de crédito incluyen: avería de productos vendidos,
rebajas o disminución de precios, devoluciones o descuentos especiales, corrección de errores
por exceso de facturación. La nota de crédito disminuye la deuda o el saldo de la cuenta
respectiva.

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 o) Kardex

El Kardex no es más que un registro de manera organizada de la mercancía que se tiene en

un almacén. Para hacerlo, es necesario hacer un inventario de todo el contenido, la
cantidad, un valor de medida y el precio unitario. También se pueden clasificar los
productos por sus características comunes. El último paso es rellenar los Kardex, que
existían en papelerías, y que actualmente se pueden encontrar en los softwares contables.
Así, se hace una tarjeta de Kardex por producto, y desde ese momento se registrarán allí
todas las entradas y salidas de ese producto. Para efectos de valorización de ese
inventario, se toman diversos criterios, entre los más conocidos el LIFO, FIFO, Promedio
Ponderado, Promedio o último precio.

p) Cuenta de Cobro

La cuenta de cobro es un documento que sirve como soporte que se realizó una transacción.
Es el documento que soporta el servicio que prestaste o la venta que hiciste.

Información que debe tener la cuenta de cobro

 Nombre o razón social y Nit del vendedor o quien presta el servicio. En este caso, eres tú.
 Número consecutivo de la venta.
 Fecha de elaboración de la cuenta de cobro.

 Descripción de los bienes o servicios. Puedes hacer una descripción general o más
específica de los productos o servicios.
 Valor total de la transacción.

Como hacer una cuenta de Cobro

41
 Lleva un número consecutivo. Esto no es una obligación ni tu cliente te lo va a exigir. Pero
es importante que tú lo tengas para tu control. Así, puedes saber con seguridad a quién le
has prestado servicios y quién te debe.
 Escribe la forma de pago: la cuenta bancaria donde te deben consignar y sugiere una fecha
máxima de pago. Puede ser 30 días desde la fecha en que la envías al cliente.
 Trata de ser específico en la descripción de los productos o servicios entregados. Esto es
importante para que el cliente sepa qué incluye y no incluye. Así, evitas quejas futuras o
que te pida servicios adicionales a los que tu estabas dispuesto a entregar.
 Si el cliente te debe algún valor por transporte o un valor adicional al servicio, recuerda
incluirlo. Si no incluyes algo en la cuenta de cobro, luego va a ser más difícil cobrarlo.
 Cuando entregues tu cuenta de cobro al cliente, a la vez entrega una copia de tu RUT (que
descargas de la página de la DIAN) y una Carta de Retenciones, donde le dices si te debe
hacer retención en la fuente.
 Si tu cliente tiene que hacerte retención en la fuente, la puedes sugerir. Así, aseguras que
no te van a realizar una retención equivoca. ¿No te deben hacer retención? Pon el valor en
cero. Pero sugiere que sea cero.

42
Actividad Siete. Archivo

3.3.4. Elabore un informe escrito acerca “El Archivo y la conservación de

documentos en el área financiera y contable de las empresas” que contenga:

a. Los archivos administrativos, definición, clases y

características.
b. Selección de los documentos de archivo
c. Importancia de la organización del archivo y la conservación documental
en las áreas financieras y contables de las empresas.
d. Manejo automatizado de la información frente a las ayudas de la tecnología,
el internet, las redes sociales, los correos electrónicos y al exceso de información
disponible.

Rta: “El Archivo y la conservación de documentos en el área financiera y contable

de las empresas”

a) Archivo Administrativo

Archivo activo vigente activo que guarda con carácter temporal los documentos
que se encuentran al servicio exclusivo de las instituciones a la cual pertenece son
fuentes de complemento de los archivos centrales, provinciales y municipales. El
archivo administrativo también se le llama archivo vivo.

Clasificación de los Archivos

Los archivos se clasifican según su uso en tres grupos:

 Permanentes o Maestros: estos contienen información n que varía poco.
En algunos casos es preciso actualizarlos
Periódicamente.
 De Movimiento: Se cercan para actualizar los archivos maestros. Sus
registros son de tres tipos; alta, baja y modificaciones.
 De Maniobra o de Trabajo: Tienen una vida limitada, normalmente menor

43
 que la duración de la ejecución de un programa. Su utilización como
auxiliares de los anteriores.

Tipos de Archivos

Los elementos de un archivo pueden ser de cualquier tipo, simples o estructurados o

según su función:

Según su Función:
Se define por:

a) Archivos permanentes: Son aquellos cuyos registros sufren pocas o ninguna

variación a lo largo del tiempo se dividen en:  Constantes: están formados por
registros que contienen campos fijos y campos de varia frecuencia de variación en
el tiempo.  De situación: son todos que en cada momento tienen información 
actualizada.  Históricos: contienen información acumulada a lo largo del tiempo
de archivos que han sufrido procesos de actualización o bien acumulan datos de
variación periódica en el tiempo.
b) Archivos de Movimiento:
Son aquellos que se utilizan conjuntamente con los maestros (constantes), y
contienen algunos campos comunes en sus registros con aquellos, para el
proceso de las modificaciones experimentados por los mismos.
c) Archivos de Maniobra o Transitorio:
Son los archivos creados auxiliares creados durante la ejecución del programa y
borrados habitualmente al crear el mismo.

Según sus Elementos:

Los principales archivos de este tipo son:

 Archivo de Entrada: una colección de datos localizados en un dispositivo de
entrada.
 Archivo de Salida: una colección de información visualizada por la computadora.
 Constantes: están formados por registros que contienen campos fijos y campos de
baja frecuencia de variación en el tiempo.
 De situación: son los que en cada momento contienen información actualizada.

44
  Históricos: contienen información acumulada a lo largo del tiempo de archivos que
han sufrido procesos de actualización, o bien acumulan datos de variación periódica en
el tiempo.
 Archivos de Movimiento o Transacciones: son aquellos que se utilizan
conjuntamente con los maestros (constantes), y contienen algunos campos comunes en
sus registros con aquellos para el procesamiento de las modificaciones experimentados
por los mismos.
 Archivos de Maniobra o Transitorios: son los archivos auxiliares creados durante
la ejecución del programa y borrados habitualmente al terminar el mismo

Acceso a los Archivos

Se refiere al método utilizado para acceder a los registros de un archivo

prescindiendo de su organización. Existen distintas formas de acceder a los datos:
 Secuenciales; los registros se leen desde el principio hasta el final del archivo,
de tal forma que para leer un registro se leen todos los que preceden. Directo;
cada registro puede leerse/ escribirse de forma directa solo con expresar su
dirección en el fichero por el numero relativo del registro o por
transformaciones de la clave del registro en el número relativo del registro a
acceder.
 Por índice: se accede directamente a los archivos del registro, por su clave
mediante consulta secuenciales a una tabla que contiene la clave y la dirección
relativa de cada registro, y posterior acceso directo al registro. Dinámico; es
cuando se accede a los archivos en cualquiera de los modos anteriormente
citados. La elección del método está directamente relacionada con la estructura
de los registros del archivo y del soporte utilizado.

Características Generales de los Archivos

-Nombre y extensión: cada archivo se identifica por un nombre (que debería indicar
su contenido) y por una extensión (algunas veces opcional) que suele identificar el
tipo de archivo. -El nombre de los archivos permite normalmente hasta 256
caracteres mientras que la extensión consta de 3 o 5 caracteres. -los archivos tienen
un tamaño que se mide en bytes, kilobytes, megabytes, gigabytes, y que depende de
la cantidad de datos que contenga. -los archivos pueden contener diferentes tipos de
información: archivos de texto, de imagen, de audio, de video, etc. -los archivos se
organizan en carpetas (directorios) y subcarpetas(subdirectorios) De forma
jerárquica.

45
-No puede haber 2 archivos con el mismo nombre (y extensión) en la misma carpeta.
-Nautilos es la aplicación del sistema que nos permite organizar nuestros ficheros.

-Otra forma de manipular archivos y carpetas es a través de su menú contextual

obtenido, pulsando con el botón derecho del ratón sobre el archivo o carpeta.
-Guadalinex-edu es un sistema operativo multiusuario, por lo que dispondremos de
una carpeta en / home por cada usuario que inicie sesión en el sistema.

Selección de los documentos de un archivo

Los archivos se seleccionarán de acuerdo a los siguientes criterios:

Organización de archivos
1. Los documentos se clasificarán respetando la procedencia del documento.
2. Los documentos se ordenan respetando el orden cronológico, numérico y
alfabético.
3. Los documentos se clasificarán y ordenarán en series documentales.
4. Los archivos de oficina se clasificarán de acuerdo a la estructura que generan los
documentos.
5. Los archivos centrales se clasificarán siguiendo el principio de procedencia.
6. Todos los documentos se clasifican, ordenan, ubican y describen el archivo para
ser dispuesto a su inmediata consulta.
6.1 los archivos se forman en cada unidad administrativa en archivos, principales y
auxiliares.
6.2 Los archivos principales se constituyen con documentos que tratan de asuntos, de
personas o de temas al agrupa los documentos referentes entre sí.
6.3 Las instituciones establecen el sistema de clasificación de los archivos, en base a
las actividades que cumple cada unidad archivística, lo que permite la localización
inmediata de la información para servicio a la institución y al usuario.
6.4 Los archivos auxiliares se constituyen con copias de los documentos creados por
la institución, estos se organizan de forma numérica, cronológica o alfabética a nivel
orgánico-estructural.

Cada expediente inicia su formación y finaliza así:

 Documentos que inicia el trámite.
 Anexos y /o antecedentes (si los hay).
 Toda la documentación que se genera en el proceso

46
Todo expediente debe ser foliado para asegurar su integridad y facilitar el acceso a la
formación.

IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO Y LA

CONSERVACIÓN
DOCUMENTAL EN LAS AREAS FINANCIERAS Y CONTABLES DE LA
EMPRESA.

OBJETIVOS: Contribuir a la solución de los interrogantes y consultas de las

empresas en el ámbito archivístico.
 RESPONDER a las necesidades de consulta, asesoría y orientación que
requieren las empresas en cuanto a los sistemas de gestión de la información, la
documentación y el archivo, de igual manera su importancia, su aplicación y
posterior administración para el buen desempeño de la entidad o empresa.
 Desarrollar un ambiente de carácter pedagógico para la formación de una
cultura archivística con apoyo de los recursos humanos y técnicos del
Ambiente de Gestión Administrativa y de las Tecnologías de la Información y
la Comunicación (TIC).
 Generar un ambiente de trabajo inter y multidisciplinario entre las directivas
dela institución Educativa y todas las áreas que potencien la experiencia,
infraestructura y recursos fomentando los procesos de potencia, investigación y
buen servicio. La gestión eficiente del conocimiento necesita de mecanismos
que propicien la organización de la información y el conocimiento, los
archivos forman parte de esos mecanismos, en los archivos se guarda o registra
la historia de una organización y su estudio permite hacer predicciones para el
futuro. Es importante recordar que un proceso de gestión del conocimiento no
solo debe tener en cuenta la recolección y estructuración del conocimiento
tácito, es importante la conversión del conocimiento explícito en un proceso
cíclico que no termina y viceversa. Es por ello que en muchas organizaciones
que pretenden implantar sistemas que permitan gestionar el conocimiento
eficientemente, los archivos se automatizan, mediante la utilización de bases de
datos, donde se registra la historia dela organización.

47
 MANEJO AUTOMATIZADO DE LA INFORMACION FRENTE A LAS
AYUDAS DE
LA TECNOLOGIA, EL INTERNET, REDES SOCIALES, CORREOS
ELECTRONICOS Y AL ACCESO DE LA INFORMACION DISPONIBLE.
EL ARCHIVO COMO SISTEMA DE INFORMACION

El tema de la teoría general de sistemas es un punto determinante para comprender es

necesario recordar que se entiende como por un sistema definición que integra tres
elementos básicos:
1. Grupo de partes o elementos que bien pueden tratarse de entidades o unidades o
actividades para nuestro caso son cada una de las dependencias que conforman la
organización, además de los procesos inherentes al ciclo de vida de los documentos,
desde su producción hasta su destino final.
2. Las relaciones que cada uno de estos tiene y la influencia con los elementos de las
otras áreas.
3. En un fin específico o metas comunes que se pretenden alcanzar con este conjunto
de actividades y sus interrelaciones ¿porque un sistema de información? porque es el
elemento más importante del sistema de información y unidad de información es
autosuficiente; debe apoyarse en otras áreas del sistema.

ENTRADA: Documentos producidos al interior, documentos recibidos del exterior.

PROCESO: Seguimiento y control de documentos en trámite dentro de la gestión
administrativa.
SALIDA: respuesta al usuario interno y externo, archivo de documentos activos.

CORREOS ELECTRONICOS

Tiene relación con el recibo de información o producción de un documento cuando

sea necesario conservase. En medida que las redes se popularicen y cubran muchos
lugares, la información seguramente será intercambiada en gran parte de forma
electrónicamente. El correo electrónicamente permite reproducir en pantalla de
computador cualquier información que previamente se ha colocado impresa en una
lectura electrónica. Permite la transferencia, en cuestión de segundos, de mensajes,
de documentos, memorandos, oficios y preliminares almacenándolos en un lugar y
permitiendo su extracción y reproducción en forma de copia a distancia. el programa
permite comprobar si realmente, llego el mensaje enviados y recibidos, su
funcionalidad a permitido incrementar la productividad y eficiencia laboral

48
 agilizando actividades y mejorando todos los tipos de procesos que involucran
información clave.

REDES SOCIALES

Las grandes instituciones que funcionan con grandes redes o sucursales podrían
pensar en la instalación de redes, de manera que puedan compartir sus recursos de
información. Algo así como desconcentrar la función del archivo y la
correspondencia mediante una interconexión del archivo central y las demás sedes
las cuales deberán agruparse por zonas, cada una de las cuales ejercerá las funciones
del archivo de recibo, despacho, y archivo de los documentos, todas interconectadas
entre sí. Esta nueva solución debe asegurar la modificación en el trámite y la consulta
desde cualquier punto de acceso a la red de usuarios, de manera que refleje el
verdadero tramite físico del documento sin la necesidad de pasar por una oficina
central que tramite físico del documento.

Actividad Ocho Ciclo contable

3.3.5 Elabore mediante un mapa conceptual:

Ciclo contable
Cuenta T
Naturaleza de las cuentas de: Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos y Egresos
Rta

49
 CICLO CONTABLE

La contabilización de las transacciones de una empresa se lleva a cabo a través de lo que

llamamos cuentas y la presentación de la información financiera de una entidad se resume
en lo que llamamos rubros.

50
CUENTA T

CUENTA

Representación gráfica de la
cuenta contable con sus
diferentes elementos

Concepto o Código de la Su lado Su lado Sus movimientos Su saldo

nombre de la Cuenta debito Crédito débitos y
cuenta créditos

51
NATURALEZA DE LAS CUENTAS

52
 CONCLUSIONES

Podemos concluir que todos los soportes sean negociables o no negociables son
importantes tanto para una empresa como para un negocio ya que nos soporta la
contabilidad que llevemos de dicha organización, de igual forma nos explica las formas de
llevar la contabilidad como lo es en cuentas T, nos brinda los conocimientos del código de
comercio sobre los títulos valores.

53
 BIBLIOGRAFIA

www.educaconta.com/2011/08/titulos-valores.html

https://www.gestiopolis.com/que-son-documentos-comerciales/

https://actualicese.com/normatividad/2001/decretos/D2649-93/1D2649-93.htm

http://infodicy2011.blogspot.com/p/como-diligenciar-los-documentos.html

https://prezi.com/li9lpbf_aecr/el-archivo-y-la-conservacion-de-documentos-en-el-area-inanci/

https://debitoor.es/glosario/definicion-ciclo-contable

54