Mata Kuliah Dosen Pengampu

IT Risk Management Nina Fadila Najwa, S.Kom, M.Kom

LAPORAN
PMBOK (Project Management Body Of Knowledge)

OLEH KELOMPOK 4 :
FADHIL AFIF (11653103666)
ELIS SANDAH FRATIWI (11653203380)
MUHAMMAD AKSYAH (11653103722)
PRIATMA NOVANDA
REZKY LIFANDRI
ULYA RAMADHANI. Z (11653203655)

KELAS 6 C
PRODI SISTEM INFORMASI
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SULTAN SYARIF KASIM RIAU
2019
 KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum wr.wb
Alhamdulillahirabbil’alamin. Segala puji bagi Allah SWT. yang karena anugerah dari-Nya
kami dapat menyelesaikan Laporan yang berjudul “PMBOK (Project Management Body Of
Knowledge)”. Shalawat dan salam semoga terlimpahkan kepada baginda tercinta yakni nabi
muhammad shallallahu ‘alaihi wa sallam.
Laporan disusun agar pembaca dapat memperluas ilmu tentang “PMBOK (Project
Management Body Of Knowledge)” yang penulis sajikan berdasarkan dari berbagai sumber. Laporan
ini di susun oleh penulis dengan berbagai rintangan. Baik itu yang datang dari diri penulis maupun
yang datang dari luar. Namun dengan penuh kesabaran dan terutama pertolongan dari Allah akhirnya
Laporan ini dapat terselesaikan. Walaupun Laporan ini sangat kurang dari sempurna, tetapi penulis
berharap ianya akan bermanfaat bagi para pembaca.
Penulis juga mengucapkan terima kasih kepada Dosen IT Risk Management Ibu Nina Fadila
Najwa,.S.Kom, M.Kom sebagai dosen pengampu dalam pembuatan Laporan ini. Semoga Laporan ini
dapat memberikan wawasan yang lebih luas kepada pembaca. Walaupun Laporan ini memiliki
kelebihan dan kekurangan. Penulis mohon untuk saran dan kritiknya. Terima kasih.

Pekanbaru, April 2019

Penulis
 BAB I
PENDAHULUAN
1. LATAR BELAKANG
Istilah PMBOK ini mengenai tatacara mengerjakan proyek TI seperti pengembangan
perangkat lunak bahkan pengembangan Sistem dan arsitektur juga infrastrukturnya. Perlu
diketahui bahwasanya PMBOK merupakan standar yang paling banyak digunakan oleh
berbagai proyek TI di dunia. Selain PMBOK ada satu lagi standar yang umum digunakan
dan menjadi kewajiban di Uni-Eropa yaitu PRINCE2.
Suatu proyek merupakan aktifitas yang dilakukan oleh tim dalam organisasi dalam
jangka waktu tertentu. 3 Pilar batas utama dalam proyek seperti Scope, Time,
Resource merupakan fundamental yang harus terpenuhi dalam proyek.
Dalam tim nya pun terdapat beberapa peran penting yang harus ada diantarnya
seperti Project manager, developers dan project owner/stakeholder. Ketiga peran ini
memegang tanggungjawab masing masing yang diperlukan dan didefinisikan dalam
standar PMBOK maupun PRINCE2 untuk memenuhi 3 pilar utama dalam proyek.
Project Management Body Of Knowledge (PMBOK). PMBOK dikembangkan
oleh Project Management Institute (PMI) sebuah organisasi di Amerika yang
mengkhususkan diri pada pengembangan manajemen proyek. PMBOK merupakan
panduan yang berisi mengenai pengetahuan dalam suatu manajemen proyek dan selalu
diperbaharui dalam jangka waktu tertentu. PMBOK mengembangkan aktivitas pada
manajemen proyek dan dikelompokkan pada 9 (sembilan) knowledge area sebagai
berikut [Project Management Institute, 2000, 39]
 BAB II
PEMBAHASAN
PMBOK adalah standar yang banyak dipakai dalam manajemen proyek dan telah
banyak diterapkan di banyak perusahaan karena kemudahannya untuk diaplikasikan pada
proyek. Melalui PMBOK bisa dilihat lebih jelas risiko yang ada pada setiap fase proyek.
Project Management Body of Knowledge (PMBOK)
Definisi manajemen risiko menurut PMBOK, yaitu sebagai berikut:
a. Merupakan proses formal, dimana faktor-faktor risiko secara sistematis diidentifikasi,
dianalisis dan ditangani.
b. Merupakan suatu metode pengelolaan sistematis yang formal yang berkonsentrasi
pada mengidentifikasi dan mengendalikan area atau kejadian-kejadian yang berpotensi
untuk menyebabkan terjadinya perubahan yang tidak diinginkan.
c. Di dalam konteks suatu proyek, merupakan suatu seni dan ilmu pengetahuan dalam
mengidentifikasi, menganalisis dan merespon terhadap faktor-faktor risiko yang ada
selama pelaksanaan suatu proyek.

Manajemen Proyek Body of Knowledge (PMBOK) adalah kumpulan proses dan bidang
pengetahuan umum diterima sebagai praktek terbaik dalam disiplin manajemen proyek.
Sebagai standar yang diakui secara internasional (IEEE Std 1490-2003) memberikan dasar-
dasar manajemen proyek, terlepas dari jenis proyek baik itu konstruksi, perangkat lunak,
teknik, otomotif dll. PMBOK mengakui 5 kelompok proses dasar dan 9 bidang pengetahuan
khas dari hampir semua proyek. Konsep dasar yang berlaku untuk proyek-proyek, program
dan kegiatan. Kelima kelompok proses dasar:
1. memulai
2. Perencanaan
3. Pelaksana
4. Pemantauan dan Pengendalian
5. penutupan

Project Management Body Of Knowledge (PMBOK) dikembangkan oleh Project

Management Institute (PMI) sebuah organisasi di Amerika yang mengkhususkan diri pada
pengembangan manajemen proyek. PMBOK merupakan panduan yang berisi mengenai
pengetahuan dalam suatu manajemen proyek dan selalu diperbaharui dalam jangka waktu
tertentu. PMBOK mengembangkan aktivitas pada manajemen proyek dan dikelompokkan
pada 9 (sembilan) knowledge area sebagai berikut [Project Management Institute, 2000, 39] :
Gbr. Bagan Project Management Knowledge Area

1. Manajemen integrasi proyek (Project Integration Management) Bertujuan untuk

mengkoordinasi seluruh knowledge area pada manajemen proyek melalui Proses proyek.
Manajemen integrasi memastikan seluruh elemen bersama menyelesaikan proyek dengan
sukses pada waktu yang tepat. Berikut ini adalah aktivitas utama pada manajemen
integrasi :
a. Pengembangan rencana proyek, mengintegrasikan dan mengkoordinasikan
seluruh rencana proyek sehingga terbentuk dokumen yang sesuai dan konsisten
b. Pelaksanaan rencana proyek, menyelesaikan rencana proyek dengan
melaksanakan aktivitas aktivitas yang ada di dalam rencana tersebut
 c. Pengendalian perubahan yang terintegrasi, mengkoordinasikan perubahan
perubahan keseluruhan proyek
Tujuan utama dari rencana proyek adalah menfasilitasi tindakan. Rencana proyek akan
memberikan pengenalan atau sedikit ulasan mengenai proyek, deskripsi mengenai
bagaimana proyek diorganisir, manajemen dan proses proses teknis yang digunakan pada
proyek, serta bagian bagian yang menjelaskan pekerjaan apa saja yang akan dilakukan,
informasi jadwal, dan informasi anggaran.

2. Manajemen ruang lingkup proyek (Project Scope Management) Lingkup mengacu pada
seluruh pekerjaan yang terlibat dalam pembuatan produk suatu proyek dan aktivitas
aktivitas yang digunakan dalam pembuatan produk tersebut. Manajemen ruang lingkup
proyek terlibat dalam pendefinisian dan pengendalian mengenai apa yang harus ada dan
tidak ada dalam proyek selain itu memastikan bahwa tim proyek dan para Stakeholder
memiliki pemahaman yang sama mengenai produk yang dihasilkan oleh proyek serta
aktivitas - aktivitas yang dilakukan pada proses nanti. Aktivitas yg termasuk dlm
manajemen ruang lingkup proyek adalah :
a. Inisiasi, melakukan otorisasi pada organisasi untuk memulai proyek atau beralih
pada fase proyek selanjutnya. Output dari proses inisiasi adalah perjanjian
kontrak yg merupakan dokumen kunci yang secara formal mengakui keberadaan
dan menyediakan ulasan luas mengenai sebuah proyek.
b. Perencanaan ruang lingkup, mengembangkan dokumen yang berguna sebagai
basis pengambilan keputusan di masa mendatang, termasuk kriteria dalam
menentukan apakah suatu proyek atau fase telah lengkap. Tim proyek akan
membuat pernyataan mengenai ruang lingkup dan rencana manajemen ruang
lingkup sebagai hasil aktivitas perencanaan ruang lingkup.
c. Definisi ruang lingkup, pembagaian deliverables (produk yang dibuat sebagai
bagian dari proyek) proyek utama menjadi komponen komponen yang lebih
kecil dan lebih mudah dikelola d. Verifikasi ruang lingkup, menyusun
penerimaan dari ruang lingkup proyek. Para Stakeholder kunci sebuah proyek,
seperti customer dan sponsor, secara formal menerima deliverables proyek
selama aktivitas ini.
d. Pengendalian perubahan ruang lingkup, mengendalikan perubahan yang terjadi
pada ruang lingkup. Perubahan ruang lingkup, tindakan koreksi, dan refleksi
atau pelejaran yang dipelajari merupakan output dari aktivitas ini.
3. Manajemen jadwal proyek (Project Time Management) Tidak jarang ditemui proyek
teknologi informasi yang gagal dalam menyatukan rencana mengenai ruang lingkup,
waktu dan biaya. Para manajer menyebutkan bahwa menyelesaikan proyek tepat waktu
merupakan tantangan besar bagi mereka. Para manajer juga menyebutkan isu mengenai
jadwal yang merupakan alas an utama sehingga terjadi konflik dalam proyek pada
keseluruhan Proses.
Tim proyek sering membandingkan waktu penyelesaian yang terencana dengan yang nyata
terjadi tanpa meminta persetujuan perubahan rencana proyek padahal waktu merupakan
satu variable yang memiliki fleksibilitas paling sedikit. Karena waktu terus berlalu tanpa
memperdulikan apa yang terjadi pada proyek. Berdasarkan penjelasan tersebut, hal apakah
yang harus ada pada manajemen jadwal proyek, dan bagaimana manajer proyek
meningkatkan performa pada area ini?. Manajemen waktu proyek, meliputi aktivitas-
aktivitas yang diperlukan untuk memastikan penyelesaian proyek tepat pada waktunya.
Aktivitas-aktivitas utama yang merupakan bagian dari manajemen jadwal proyek adalah :
a. Pendefinisian aktivitas, mengidentifikasikan aktivitasaktivitas secara spesifik
yang harus dilakukan oleh anggota tim proyek dan para Stakeholder sehingga
menghasilkan produk-produk proyek.
b. Rangkaian aktivitas, mengidentifikasikan dan mendokumentasikan hubungan
antara aktivitas-aktivitas proyek.
c. Perkiraan durasi aktivitas, memperkirakan jumlah periode kerja yang dibutuhkan
untuk menyelesaikan aktivitas individu atau tunggal.
d. Pengembangan jadwal, menganalisis rangkaian aktivitas, memperkirakan durasi
aktivitas, dan kebutuhankebutuhan sumber daya untuk membentuk jadwal
proyek.
e. Pengendalian jadwal, mengendalikan dan mengatur perubahan-perubahan pada
jadwal proyek.

4. Manajemen biaya proyek (Project Cost Management) Seperti halnya pengaturan jadwal
proyek, proyek teknologi informasi juga memiliki kesulitan dalam manajemen biaya
karena proyek ini dikenal sebagai proyek yang mahal dan sering melampaui batas
anggaran ketika proyek berakhir.
Para professional teknologi informasi paham bahwa kebanyakan perkiraan biaya awal
untuk proyek dirasa rendah berdasarkan kebutuhan-kebutuhan proyek, sehingga diakhir
proyek pastilah terjadi pembengkakan biaya. Perkiraan lain terjadinya pembengkakan
 biaya adalah kebanyakan proyek teknologi informasi menggunakan teknologi atau proses
bisnis baru. Teknologi maupun proses bisnis yang masih baru kebanyakan belum teruji
dan beresiko. Untuk mengatasi permasalahan tersebut dibutuhkan sebuah manajemen
biaya proyek yang lebih baik. Manajemen biaya proyek meliputi aktivitas-aktivitas yang
dibutuhkan untuk memastikan proyek diselesaikan sesuai dengan anggaran yang disetujui.
Manajer proyek harus memastikan bahwa proyek didefinisikan dengan baik, memiliki
perkiraan waktu dan biaya yang akurat, memiliki biaya yang realistis pada saat
persetujuan dibuat. Terdapat 4 (empat) aktivitas utama dalam manajemen biaya proyek:
a. Perencanaan sumber daya, memperkirakan sumber daya (manusia,
perlengkapan, atau material) serta jumlah setiap sumber daya yang harus
digunakan untuk melakukan aktivitas proyek.
b. Perkiraan biaya, mengembangkan pendekatan atau perkiraan biaya sumber daya
yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek.
c. Anggaran biaya, mengalokasikan keseluruhan perkiraan biaya pada satuan kerja
untuk membangun dasar (baseline) untuk mengatur performa.
d. Pengendalian biaya, mengendalikan perubahanperubahan pada anggaran proyek.

5. Manajemen kualitas proyek (Project Quality Management) Manajemen kualitas proyek

merupakan knowledge area yang sulit untuk didefinisikan. ISO mendefinisikan kualitas
sebagai totalitas karakteristik dari sebuah kesatuan yang berhubungan dengan
kemampuanya untuk kebutuhan kepuasan. Para ahli lainnya mendefinisikan kualitas
berdasarkan keselarasan terhadap kebutuhan dan kesesuaian untuk digunakan. Keselarasan
terhadap kebutuhan berarti proses-proses dan produk proyek tersebut sesuai dengan
spesifikasi tertulis. Sedangkan kesesuaian untuk digunakan berarti produk dapat
digunakan sebagiamana mestinya.
Tujuan utama dari manajemen kualitas proyek adalah memastikan bahwa proyek akan
memuaskan kebutuhan. Kualitas hendaknya dipandang sejajar dengan ruang lingkup,
waktu dan biaya proyek. Jika para Stakeholder tidak puas dengan kualitas manajemen
proyek atau produk yang dihasilkan, tim proyek akan melakukan penyesuaian pada ruang
lingkup, waktu dan biaya untuk memuaskan kebutuhan dan harapan Stakeholder.
Untuk meraih kepuasan Stakeholder, tim proyek harus mengembangkan hubungan kerja
yang baik dengan seluruh Stakeholder dan memahami kebutuhan mereka baik yang
diungkapkan maupun tertulis. Terdapat tiga aktivitas utama dari manajemen kualitas
proyek:
 b. Perencanaan kualitas, mengidentifikasikan standard kualitas yang sesuai dengan
disain proyek dan bagaimana memuaskannya.
c. Jaminan kualitas, evaluasi periodic terhadap keseluruhan performa proyek untuk
memastikan proyek akan memuaskan standard kualitas yang relevan.
d. Pengendalian kualitas, memonitor hasil proyek tertentu untuk memastikan hasil
tersebut sesuai denga standard kualitas relevan serta mengidentifikasikan cara
untuk meningkatkan kualitas keseluruhan.

6. Manajemen sumber daya manusia proyek (Project Human Resource Management)

Organisasi yang proaktif berusaha memenuhi kebutuhan sumber daya manusia saat ini dan
mendatang, misalnya, meningkatkan bonus, mengatur ulang jumlah jam kerja dan insentif,
serta mencari pekerja untuk masa depan. Manajemen sumber daya manusia sebuah proyek
meliputi aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan untuk meningkatkan efektivitas pekerja yang
terlibat dalam proyek. Manajemen sumber daya manusia meliputi seluruh Stakeholder
proyek : sponsor, pelanggan, anggota tim proyek, staf pendukung, pemasok(supplier) yang
mendukung proyek, dan sebagainya.
Terdapat tiga aktivitas utama dalam manajemen sumber daya manusia suatu proyek:
a. Perencanaan organisasi, pengidentifikasian, penugasan, dan pendokumentasian
peran, tanggung jawab, serta hubungan pelaporan suatu proyek.
b. Akusisi staf, mendapatkan personil yang akan ditempatkan dan bekerja dalam
proyek.
c. Pengembangan tim, membangun keahlian individu maupun kelompokn untuk
memantapkan performa proyek.

7. Manajemen komunikasi proyek (Project Communications Management) Para ahli setuju

bahwa ancaman kesuksesan proyek, terutama pada proyek teknologi informasi, adalah
kegagalan komunikasi. Faktor-faktor seperti keterlibatan pelanggan, dukungan manajemen
eksekutif, dan pernyataan kebutuhan yang jelas, sangat tergantung pada keahlian
komunikasi terutama dengan personil pada bidang selain teknologi informasi.
Tujuan manajemen komunikasi sebuah proyek sebenarnya adalah untuk memastikan
ketepatan waktu dan kelayakan dalam melakukan pembuatan, koleksi, penyebaran,
penyimpanan, dan penyusunan informasi proyek. Aktivitas-aktivitas dalam manajemen
komunikasi sebagai berikut :
 a. Perencanaan komunikasi, memperkirakan kebutuhan informasi dan komunikasi
Stakeholder : siapa membutuhkan informasi apa, kapan mereka
membutuhkannya, dan bagaimana informasi diberikan.
b. Distribusi informasi, menyediakan informasi yang dibutuhkan bagi Stakeholder
proyek pada waktu tertentu.
c. Pelaporan performa, mengumpulkan dan menyebarkan informasi performa,
termasuk laporan status, pengukuran kemajuan dan peramalan.
d. Penutupan administrative, yaitu membuat, menyatukan, dan menyebarkan
informasi untuk menyusun fase atau kelengkapan proyek.

8. Manajemen resiko proyek (Project Risk Management) Manajemen resiko proyek adalah
seni dan ilmu dalam melakukan identifikasi, analisis, dan penanganan terhadap resiko
melalui Proses proyek dengan tujuan utama memenuhi tujuan proyek. Manajemen resiko
berdampak positif pada pemilihan proyek, menetapkan ruang lingkup proyek, dan
mengembangkan jadwal realistis serta memperkirakan biaya yang akan dikeluarkan.
Selain itu juga membantu Stakeholder proyek memahami sifat proyek, membantu anggota
tim dalam mengungkapkan kelemahan dan kekuatan yang ada, serta membantu
mengintegrasikan knowledge area lain pada manajemen proyek. Resiko menurut definisi
kamus berarti kemungkinan mengalami kekalahan atau kerugian. Definisi ini
menggarisbawahi sisi negatif yang sering kali dikaitkan dengan resiko. Resiko proyek
sendiri merupakan pemahaman permasalahan potensial yang mungkin terjadi pada proyek
dan bagaimana permasalahan tersebut menghalangi kesuksesan proyek. Sasaran
manajemen resiko proyek dapat dipandang sebagai tindakan meminimalkan resiko-resiko
yang potensial selagi memaksimalkan kesempatan-kesempatan yang mungkin bias diraih.
Aktivitas-aktivitas utama yang ada pada manajemen resiko adalah:
a. Perencanaan manajemen resiko, memilih pendekatan dan rencana aktivitas-
aktivitas manajemen resiko bagi proyek.
b. Identifikasi resiko, memutuskan resiko mana yang akan mempengaruhi proyek
dan mendokumentasikan karakteristik setiap resiko.
c. Analisis resiko secara kualitatif, melakukan karakteristik dan menganalisis
resiko serta memprioritaskan dampak mereka terhadap tujuan proyek.
d. Analisis resiko secara kuantitatif, mengukur kemungkinan dan konsekuensi
resiko serta memperkirakan dampaknya terhadap tujuan proyek.
 e. Perencanaan penanganan resiko, pengambilan langkah untuk menambah peluang
dan mengurangi ancaman untuk memenuhi tujuan proyek.
f. Pemantauan dan pengendalian resiko, yaitu memantau resiko yang diketahui,
mengidentifikasi resiko baru, mengurangi resiko, dan mengevaluasi efektifitas
pengurangan resiko pada keseluruhan hidup proyek.

9. Manajemen pengadaan proyek (Project Procurement Management) Pengadaan adalah

usaha mendapatkan barangbarang dan/atau jasa dari sumber luar. Istilah pengadaan lebih
sering digunakan pada pemerintahan; kebanyakan perusahaan swasta menggunakan istilah
pembelian atau purchasing; dan para profesional teknologi informasi menyebutnya
Outsourcing. Kesuksesan proyek teknologi informasi yang menggunakan sumber daya
dari luar biasanya dikarenakan manajemen pengadaan yang baik pada sebuah proyek.
Manajemen pengadaan proyek meliputi aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan untuk
mendapatkan barang dan jasa bagi proyek dari luar organisasi terkait. Aktivitas-aktivitas
utama pada manajemen pengadaan tersebut adalah :
a. Perencanaan pengadaan, memutuskan apa yang akan diadakan dan kapan
b. Perencanaan permohonan, mendokumentasikan kebutuhan-kebutuhan produk
dan mengidentifikasikan sumber daya yang potensial.
c. Permohonan, memilih pemasok-pemasok potensial yang ada
d. Administrasi kontrak, mengatur hubungan dengan pemasok
e. Pengakhiran kontrak, penyempurnaan dan penyelesaian kontrak
 BAB III
PENUTUP
1. KESIMPULAN

Dalam PMBOK semua itu tersusun dengan baik dan rapi, sehingga siapapun yang
memiliki knowledge akan PMBOK saat membaca dan bergabung dalam proyek tersebut akan
mengikuti alur yang telah terlaksana dan belum terlaksana. Alhasil efisiensi dan juga potensi
proyek berhasil dengan biaya, waktu dan sumber daya yang efisien pun dapat terwujud.
 DAFTAR PUSTAKA
https://www.codepolitan.com/mengenal-project-management-body-of-knowledge-pmbok-fifth-
edition
http://www.projectsmart.co.uk/pmbok.html
https://www.academia.edu/14371805/PMBOK_sebagai_Konsep_Best_Practice