Sistem Informasi

untuk Persaingan Keunggulan

Keunggulan kompetitif adalah keunggulan yang dimiliki oleh perusahaan dimana

keunggulannya dipergunakan untuk berkompetisi dan bersaing dengan perusahaan lainnya untuk
meningkatkan value (nilai) perusahaan baik dalam hal peningkatan laba maupun citra
perusahaan. Contoh perusahaan-perusahaan telekomunikasi berusaha untuk mendapatkan
konsumen sebanyak-banyaknya dengan cara berkompetisi sesuai dengan keunggulan yang
dimilikinya.

Dalam upaya mencapai keunggulan kompetitif, perusahaan harus menghadapi tantangan

bahkan tekanan-tekanan internal dan eksternal perusahaan. Salah satu pendekatannya adalah
bagaimana mengefektifkan potensi sumberdaya yang ada, bisa melalui peningkatan kualitas
produk dan layanan kepada pelanggan, maupun melalui pemanfaatan kemajuan teknologi
informasi. Strategi bersaing merupakan upaya mencari posisi bersaing yang menguntungkan
dalam suatu industry.Strategi bersaing bertujuan membina posisi yang menguntungkan dan kuat
dalam melawan kekuatan yang menentukan persaingan dalam industri.

Kompetisi merupakan karakteristik positif dalam bisnis, persaingan alami dan sehat
adalah pendukung majunya suatu pasar. Persaingan ini mendorong upaya untuk mendapatkan
keunggulan kompetitif di pasar, oleh karenanya diperlukan kemampuan kompetitif yang
signifikan pada berbagai bagiandari perusahaan. Hal ini ditujukan untuk menjaga bisnis terhadap
ancaman pendatang

1
Lima strategi kompetensi dasar dalam bersaing yakni:
1. Strategi Kepemimpinan Biaya (Cost Leadership Strategy)
2. Menjadi produsen rendah biaya dalam menghasilkan barang dan jasa, atau membantu
menurunkan biaya bagi pemasok dan pelanggan, sehingga pesaing memiliki biaya
produksi yang lebih tinggi.
3. Strategi Diferensiasi (differentiation strategy)
4. Mengembangkan cara-cara untuk membedakan produk danlayanan dari para pesaing atau
mengurangi keunggulan diferensiasi daripesaing. Strategi ini memungkinkan perusahaan
untuk fokus pada produk atau jasa untukmemberikan keuntungan dalam segmen pasar
yang unik/niche market.
5. Strategi Inovasi (innovation strategy)
6. Menemukan cara baru dalam melakukan bisnis. Strategi ini dapatmelibatkan
pengembangan produk dan atau jasa yang unik guna memasuki pasar yang unik /niche
market. Hal ini juga dapat melibatkan perubahan radikal dalam proses bisnis untuk
memproduksi atau mendistribusikan produk dan layanan dari mayoritas jenis dan cara
yang ada.
7. Strategi Pertumbuhan (growth strategy)
8. Secara signifikan memperluas kapasitas perusahaan untuk menghasilkanbarang dan jasa,
ekspansi ke pasar global, diversifikasi ke produk dan jasa baru, atau mengintegrasikan ke
dalam produk dan jasa terkait.
9. Strategi Aliansi (alliance strategy)
10. Membentuk hubungan bisnis baru/aliansi dengan pelanggan, pemasok, pesaing,
konsultan, dan perusahaan lain. Hubungan ini bisa berupa merger, akuisisi, usaha
patungan, pembentukan "perusahaan virtual,"atau pemasaran lainnya, manufaktur, atau
perjanjian distribusi antara pelaku usaha dengan mitra dagangnya.

2
 Investasi didalam teknologi informasi dapat mendukung perusahaan dalam bersaing,
berikut adalah gambaran peran teknologi informasi dan contoh penerapannya :
1. Penerapan teknologi informasi akan meminimalkan biaya bisnis proses, baik
2. dalam hubungannya dengan konsumen maupun supplier.
3. Meningkatkan service / layanan yang diberikan kepada pelanggan.
4. Pemanfaatan teknologi informasi meminimalkan pesaing.
5. Inovasi produk baru yang melibatkan teknologi informasi sebagai komponennya.
6. Menciptakan pasar yang baru.
7. Meningkatkan kualitas dan efisiensi serta mempersingkat waktu layanan
8. pelanggan,
9. Menggunakan IT untuk pengembangan bisnis (business development), mengatur
10. bisnis secara regional dan global.
11. 8. Membangun system informasi yang terhubung dengan internet dan extranet untuk
12. support hubungan bisnis dengan costumer, supplier, subcontractor, dsb.

Sedangkan strategi kompetitif lainnya adalah dengan cara investasi di bidang teknologi
informasi yang memungkinkan perusahaan untuk membangun kemampuan TI strategis sehingga
mereka dapat memanfaatkan peluang yang ada. Dalam beberapa kasus, hal ini terjadi ketika
sebuah perusahaan berinvestasi dalam sistem informasi berbasis komputeruntuk meningkatkan
efisiensi proses bisnis internal. Kemudian, dengan berbekal platform teknologi strategis,
perusahaan dapat memanfaatkan investasi di bidang TI dengan mengembangkanproduk dan
layanan baru yang tidak akan mungkin berhasil tanpa dukungan TI yang kuat.
Contohnya saat ini yang penting adalah pengembangan lebih lanjut jaringan intranet
perusahaan dan ekstranet, yang memungkinkan mereka untuk meningkatkan efek dari investasi
sebelumnya dibidang internet browser, PC, server, dan client / server jaringan.

3
Mekanisme Pengendalian Perusahaan
Unsur-unsur perusahaan yang mengendalikan operasinya sendiri meliputi :
1. standar kinerja yang harus dipenuhi oleh perusahaan jika ia ingin mencapai
tujuannya secara keseluruhan,
2. manajemen perusahaan, dan
3. suatu pemroses informasi yang mengubah data menjadi informasi.

Perusahaan di dalam Lingkungannya

 Sebuah perusahaan tercipta atas dasar tujuan untuk memberikan produk dan jasa yang
memenuhi kebutuhan lingkungannya. Sama pentingnya, sebuah perusahaan tidak akan
dapat berfungsi tanpa sumber daya yang diberikan oleh lingkungannya.
 Lingkungan dapat bervariasi dari suatu perusahaan ke perusahaan lainnya. Unsur-Unsur
lingkungan adalah organisasi dan individu yang berada di luar perusahaan dan memiliki
pengaruh langsung maupun tidak langsung atas perusahaan. Kedelapan unsur terdapat
di dalam suatu sistem yang lebih besar yang disebut masyarakat (society).
 Pemasok (supplier), atau yang disebut juga vendor, memasok bahan baku, mesin, jasa,
orang, dan informasi yang digunakan oleh perusahaan untuk menghasilkan produk dan
jasanya. Produk dan jasa ini lalu dipasarkan kepada pelanggan (customer) perusahaan.
Serikat pekerja (labor union) adalah organisasi dari para pekerja terampil maupun tidak
terampil dari berbagai jenis bidang usaha dan industri.
 Komunitas keuangan (financial community) terdiri atas institusi-institusi seperti bank
dan institusi pemberi pinjaman lainnya yang memengaruhi sumber daya keuangan yang
tersedia bagi perusahaan. Pemegang saham dan pemilik (stockholders and owners)
adalah orang-orang yang menginvestasikan uang ke dalam perusahaan. mereka adalah
pemilik perusahaan yang sebenarnya.

4
 Pesaing (competitor) mencakup semua organisasi yang bersaing dengan perusahaan di
dalam pasar. Pemerintah (government), baik itu di tingkat nasional, provinsi, maupun
lokal, akan memberikan pembatasan dalam bentuk pembelian, informasi, dan dana.
Komunitas operasinya. Perusahaan menunjukkan tanggung jawabnya kepada
masyarakat global dengan menghargai lingkungan hidup, memberikan produk dan jasa
yang memberikan kontribusi kepada mutu kehidupan, dan melakukan operasinya secara
etis.

Keunggulan Kompetitif
Seiring dengan perusahaan memenuhi kebutuhan produk dan jasa para pelanggannya,
perusahaan tersebut akan berusaha untuk mendapatkan keunggulan di atas para pesaingnya.
Mereka dapat mencapai keunggulan ini dengan memberikan produk dan jasa pada harga
yang lebih rendah, memberikan kebutuhan-kebutuhan khusus dari segmen-segmen pasar
tertentu.

Satu hal yang tidak selalu terlihat jelas adalah adanya fakta bahwa sebuah perusahaan
juga akan dapat mencapai keunggulan kompetitif melalui penggunaan sumber daya
virtualnya. Di dalam bidang sistem informasi, keunggulan kompetitif (competitive
advantage) mengacu pada penggunaan informasi untuk mendapatkan pengungkitan
(leverage) di dalam pasar.Ingat bahwa para manajer perusahaan-perusahaan menggunakan
sumber daya virtual sekaligus juga fisik dalam memenuhi tujuan-tujuan strategis perusahaan.

5
Dimensi-dimensi Keunggulan Kompetitif

Keunggulan kompetitif dapat direalisasikan dalam hal mendapatkan keunggulan strategis,

taktis, maupun operasional.Pada tingkat manajerial yang tertinggi, tingkat perencanaan strategis-
sistem informasi dapat digunakan untuk mengubah arah sebuah perusahaan dalam mendapatkan
keunggulan strategisnya. Pada tingkat kendali manajemen (menengah), manajer dapat
memberikan spesifikasi mengenai bagaimana rencana strategis akan diimplementasikan sehingga
menciptakan suatu keunggulan taktis.
Pada tingkat kendali operasional (lebih rendah), manajer dapat menggunakan teknologi
informasi dalam berbagai pengumpulan data dan penciptaan informasi yang akan memastikan
efisiensi operasi, sehingga mencapai keunggulan operasional.

Keunggulan Strategis

Keunggulan strategis (strategic advantage) adalah keunggulan yang dimiliki dampak

fundamental dalam membentuk operasi perusahaan.Sistem informasi dapat digunakan untuk
menciptakan keunggulan strategis.
Sebagai contoh, sebuah perusahaan dapat memutuskan untuk mengubah seluruh datanya
menjadi basis data dengan alat penghubung standar (seperti alat penghubung browser Web) guna
kemungkinan berbagi dengan sekutu-sekutu bisnis dan pelanggannya.
Basis data yang terstandardisasi dan dapat diakses melalui browser Web mencerminkan
pergeseran posisi perusahaan secara strategis. Strategi ini menyebabkan operasi perusahaan akan
dipengaruhi oleh beberapa cara secara fundamental, yaitu :
a. Akses yang ada saat ini bisa jadi dilakukan melalui peranti lunak komputer buatan
perusahaan sendiri, sehingga perubahan tersebut akan menyebabkan perusahaan harus
mempertimbangkan untuk membeli peranti lunak pelaporan standar dari vendor luar atau
mempekerjakan perusahaan luar untuk merancang dan mengembangkan suatu sistem
pelaporan baru. Mobilitas akses laporan juga akan ikut terpengaruh, karena para pengguna
tidak lagi membutuhkan akses laporan juga akan ikut terpengaruh,

6
 karena para pengguna tidak membutuhkan akses langsung ke sumber daya komputer
perusahaan. setiap sambungan ke internet akan memungkinkan pengguna menggunakan
sebuah browser Web untuk mengakses laporan dari hampir seluruh tempat di manapun di
dunia ini.
b. Para pemasok dan pelanggan potensial di manapun di seluruh dunia akan memiliki potensi
akses atas tingkat persediaan bahan baku dan barang jadi perusahaan, sehingga akan
mempercepat transaksi pembelian dan penjualan perusahaan.
c. Keamanan juga tidak dapat diabaikan dalam contoh terjadinya perubahan sistem informasi
secara strategis ini. Dengan semakin besarnya keuntungan yang terkait dengan akses Web
kepada informasi perusahaan maka tingkat bahayanya pun akan semakin besar pula.
Tingkat strategis akan menentukan arah dan tujuan perusahaan, namun tetap masih
terdapat kebutuhan akan suatu rencana yang dapat mencapai suatu strategi yang
menyadari arti penting dari keamanan.

Keunggulan Taktis

Sebuah perusahaan mendapatkan keunggulan taktis (tactical advantage) ketika

perusahaan tersebut mengimplementasikan strategi dengan cara yang lebih baik dari para
pesaingnya. Dalam contoh kita, layanan pelanggan dapat ditingkatkan dengan menawarkan
kepada pelanggan akses langsung ke informasi. Semua perusahaan ingin memuaskan pelanggan,
karena kepuasan pelanggan akan menghasilkan pengulangan pembelian.
Perusahaan mendapatkan keunggulan taktis dalam beberapa hal, yaitu :
a. Pelanggan melihat potongan harga sebagai alasan untuk terus membeli produk dari
perusahaan. Potongan itu sendiri merupakan insentif bagi pelanggan, namun juga dapat
memberikan keuntungan ekonomis bagi perusahaan.
b. Sistem informasi dapat menyarankan produk mana yang mungkin ingin dibeli oleh
pelanggan. Perusahaan tidak hanya akan mendorong kesetiaan pelanggan, namun juga
dapat meningkatkan keuntungan dari penjualan.

7
 Keputusan strategis adalah menjadikan sistem informasi perusahaan tersedia bagi para
pelanggan untuk meningkatkan layanan pelanggan. Perusahaan mengembangkan suatu sistem
informasi taktis yang tidak hanya akan meningkatkan kepuasan pelanggan, namun juga akan
meningkatkan profitabilitas.

Keunggulan Operasional

Keunggulan Operasional (Operational advantage) adalah keunggulan yang berhubungan

dengan transaksi dan proses sehari-hari. Di sinilah sistem informasi akan berinteraksi secara
langsung dengan proses.
Suatu situs Web yang “mengingat” pelanggan dan preferensi mereka dari transaksi-
transaksi masa lalu akan mencerminkan suatu keunggulan operasional. Browser sering memiliki
cookies, file-file kecil berisi informasi yang terdapat di dalam komputer pengguna, yang dapat
menyimpan nomor akun, kata sandi, dan informasi lain yang berhubungan dengan transaksi
pengguna. Ini merupakan kemudahan yang berharga bagi pelanggan, bahwa para pelanggan yang
menggunakan Web untuk menempatkan pembelian mereka akan menghemat beban perusahaan
membayar seorang juru tulis untuk memasukkan data, tetapi ini hanyalah keuntungan yang
bersifat minor saja.
Data yang dimasukkan oleh pengguna kemungkinan besar akan lebih akurat. Karena data
tidak dikomunikasikan secara lisan kepada orang lain, maka tidak akan terjadi kesalahpahaman
di dalam komunikasi. Ketika informasi (nama, alamat, dan seterusnya) dapat diambil dari catatan
sebelumnya, data tersebut bahkan akan memiliki atas data yang dimasukkan oleh pengguna. Jika
data tidak akurat, pengguna tidak akan menyalahkan perusahaan. Karena berbagai alasan
operasional, akses Web ke sistem informasi perusahaan akan dapat meningkatkan hubungan
dengan pelanggan.
Tiga tingkat keunggulan kompetitif di atas akan bekerja bersama-sama. Sistem informasi
yang terpengaruh oleh ketiga tingkat ini akan memiliki kemungkinan terbaik untuk
meningkatkan kinerja sebuah perusahaan secara substansial.

8
Efektivitas Pengambilan Keputusan

Efektivitas adalah merupakan kemampuan untuk memilih tujuan dengan memanfaatkan

sarana dan prasarana yang tepat untuk mencapai tujuan. Seperti yangdikemukakan oleh beberapa
ahli berikut ini :

Menurut Handoko (1998), efektivitas adalah kemampuan untuk memilih tujuan yang
tepat atau peralatan yang tepat untuk menentukan tujuan yang telah ditentukan. Winardi (1992),
efektivitas adalah hasil yang dicapai seorang pekerja dibandingkan jumlah hasil yang diperoleh
seseorang pekerja dibandingkan dengan hasil produksi lain dalam jangka waktu tertentu”.
Apabila kita analisa kutipan ini, maka efektivitas adalah hasil yang diperoleh seseorang pekerja
dan dibandingkan dengan hasil produksi lain dengan diperbandingkan dengan waktu yang
dipergunakan untuk menghasilkan barang/jasa tersebut.
Menurut Komaruddin (1994), efektivitas adalah suatu keadaan yang menunjukkan
tingkat keberhasilan atau kegagalan kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan yang telah
ditetapkan terlebih dahulu. Efektivitas berdasarkan pengertian menurut Komaruddin ini
dititikberatkan kepada analisa tentang keadaan yang menunjukkan keberhasilan atau kegagalan
yang dilakukan oleh pihak manajemen dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Selanjutynya Robert L. Trewatha dan M. Gene Newport (Winardi, 1990) mengemukakan

tentang makna pengambilan keputusan, adalah proses memilih rangkaian/tindakan diantara dua
macam alternatif yang ada (atau lebih) guna mencapai pemecahan atas problema tertentu. Dari
defenisi tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa pengambilan keputusan mencakup suatu
evaluasi sebelum adanya tindakan memilih alternatif yang akan diimplementasikan sebagai
reaksi atas suatu problem tertentu.

Sebuah pengambilan keputusan dikatakan efektif jika keputusan yang diambil dilakukan
dengan benar dan dapat bermanfaat bagi pencapaian tujuan organisasi. Peranan Sistem Informasi
Manajemen dalam mendukung kegiatan operasional perusahaan ataupun organisasi adalah
sangat mutlak.Mutlaknya Sistem Informasi Manajemen tersebut terlihat dari besarnya andil yang
diberikan komunikasi dalam memenuhi kebutuhan informasi dalam organisasi. Kenyataan

9
menunjukkan bahwa perusahaan modern saat ini mengikutsertakan kebutuhan informasi sebagai
dasar dalam mengembangkan perusahaan dimasa yang akan datang. Artinya peran serta Sistem
Informasi Manajemen merupakan suatu keharusan.

Begitu juga halnya dengan struktur organisasi yang secara tidak langsung akan sangat
mempengaruhi proses komunikasi perusahaan. Efektivitas pengambilan keputusan dalam
pekerjaan adalah tergantung kepada bagaimana proses komunikasi dapat diterima oleh responden
dan seberapa umpan balik yang diinginkan oleh pimpinan dari informasi yang diberikan
Apabila Sistem Informasi Manajemen yang diterapkan tidak baik maka beberapa fungsi
dalam organisasi juga tidak baik namun sebaliknya jika komunikasi dilakukan dengan baik maka
pengambilan keputusan akan dapat dilaksanakan dengan baik pula. Prosedur dan sistem
komando dalam perusahaan harusnya menjadi perhatian perusahaan untuk lebih mengetahui
peranan dari sistem yang berlaku akan mempengaruhi efektivitas pengambilan keputusan.
Akurasi data yang diperoleh juga merupakan sarana pendukung untuk pengambil keputusan
membuat keputusan yang tepat.

Pemanfaatan Manajemen dan Model Keputusan

Model-model pembantu keputusan yang dipakai dalam sistem dapat berupa model cerdas
(intelligence model) untuk menemukan persoalan, model keputusan (decision model) utnuk
mengenali dan menganalisis penyelesaian yang mungkin, dan berbagai model pilihan seperti
model optimisasi (optimization model) yang memberikan suatu penyelesaian optimal atau
metode pemuas untuk memutuskan atas sebuah penyelesaian yang memuaskan. Dengan kata
lain, diperlukan berbagai ancangan analitis dan permodelan untuk memenuhi berbagai situsi
yang memerlukan keputusan.

Kegunaan / Fungsi Sistem Informasi Manajemen

Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna bagi manajamen,
maka analisis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkannya,
yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan

10
tipe keputusan yang diambilnya. Berdasarkan pada pengertian-pengertian di atas, maka terlihat
bahwa tujuan dibentuknya Sistem Informasi Manajemen atau SIM adalah supaya organisasi
memiliki informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusan manajemen, baik yang
meyangkut keputusan-keputusan rutin maupun keputusan-keputusan yang strategis.
Sehingga SIM adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi data
maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi.
Beberapa kegunaan/fungsi sistem informasi antara lain adalah sebagai berikut:

1. Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para
pemakai, tanpa mengharuskan adanya perantara sistem informasi.
2. Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi
secara kritis.
3. Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.
4. Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi.
5. Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.
6. Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem informasi
dan teknologi baru.
7. Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem.
8. Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi,
mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau
pelayanan mereka.
9. Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan persediaan pada
tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia.
10. SIM untuk Pendukung Pengambilan Keputusan Sebuah sistem keputusan, yaitu model
dari sistem dengan mana keputusan diambil, dapat tertutup atau terbuka. Sebuah sistem
keputusan tertutup menganggap bahwa keputusan dipisah dari masukkan yang tidak
diketahui dari lingkungan. Dalam sistem ini pengambil keputusan dianggap:
a. Mengetahui semua perangkat alternatif dan semua akibat atau hasilnya masing-
masing
b. Memiliki metode (aturan, hubungan, dan sebagainya) yang memungkinkan dia
membuat urutan kepentingan semua alternatif.

11
 c. Memilih alternatif yang memaksimalkan sesuatu, misalnya laba, volume
penjualan, atau kegunaan.

Konsep sebuah sistem keputusan tertutup jelas menganggap orang rasional yang secara
logis menguji semua alternatif, mengurutkan berdasarkan kepentingan hasilnya, dan memilih
alternatif yang membawa kepada hasil yang terbaik/maksimal. Model kuantitatif pengambilan
keputusan biasanya adalah model sistem keputusan tertutup. Sebuah sistem keputusan terbuka
memandang keputusan sebagai berada dalam suatu lingkungan yang rumit dan sebagian tak
diketahui. Keputusan dipengaruhi oleh lingkungan dan pada gilirannya proses keputusan
kemudian mempengaruhi lingkungan.
Pengambilan keputusan dianggap tidak harus logis dan sepenuhnya rasional, tetapi lebih
banyak memperlihatkan rasionalitas hanya dalam batas yang dikemukakan oleh latar belakang,
pandangan atas alternatif, kemampuan menangani suatu model keputusan, dan sebagainya.

SIM Berdasarkan Aktivitas/Kegiatan Manajemen

Kegiatan dan proses informasi untuk tiga tingkat adalah saling berhubungan. Contohnya
pengendalian inventaris pada tingkatan operasional bergantung pada proses yang tepat dari
transaksi pada tingkat dari pengendalian manajemen, pembuatan keputusan tentang keamanan
persediaan dan frekuensi memesan lagi bergantung pada pembetulan ringkasan dari hasil
operasi-operasi; pada tingkat strategi, hasil dalam operasi-operasi dan pengendalian manajemen
yang dihubungkan pada tujuan-tujuan strategi, saingan tindak tanduk dan sebagainya untuk
mencapai strategi inventaris.
Tampaknya terdapat kontras tajam antara ciri-ciri informasi untuk perencanaan
pengendalian dan taktis berada di tengahnya.

Sistem Informasi Untuk Pengendalian Operasional Pengendalian operasional

adalah proses pemantapan agar kegiatan operasional dilaksanakan secara efektif dan
efisien. Pengendalian operasional menggunakan prosedur dan aturan keputusan yang sudah
ditentukan lebih dahulu. Sebagian besar keputusan bisa diprogramkan.

12
 Pendukung pemrosesan untuk pengendalian operasi terdiri dari :
a. Proses transaksi
b. Proses laporan
c. Proses pemeriksaan

Beberapa contoh di bawah ini menggambarkan jenis dukungan keputusan yang dapat dibuat
dalam sistem pengendalian operasional :
a. Suatu transaksi penarikan kembali sediaan menghasilkan suatu dokumen transaksi.
Pengolahan transaksi juga dapat menyelidiki persediaan yang ada, dan memutuskan apakah
suatu pesanan pembelian sediaan harus diadakan.
b. Suatu pemeriksaan terhadap file pegawai menjelaskan keperluan untuk suatu posisi.
Komputer menyelidiki file pegawai menggunakan program untuk memilih kandidat secara
kasar.
c. Laporan rutin dihasilkan secara periodik. Tetapi suatu aturan keputusan yang
diprogramkan dalam suatu prosedur pengolahan laporan bisa menciptakan laporan khusus
dalam suatu bidang masalah. Contoh : suatu analisis pesanan yang masih belum dilayani
setelah 30 hari.

Sistem Informasi Untuk Pengendalian Manajemen Informasi pengendalian manajemen

diperlukan oleh manajer departemen untuk mengukur pekerjaan, memutuskan tindakan
pengendalian, merumuskan aturan keputusan baru untuk diterapkan personalia operasional, dna
mengalokasi sumber daya.
Proses pengendalian manajemen memerlukan jenis informasi berikut :
1) Pekerjaan yang telah direncanakan (standar, ekspektasi, anggaran, dll)
2) Penyimpangan dari pekerjaan yang telah direncanakan
3) Sebab penyimpangan
4) Analisis keputusan atau arah tindakan yang mungkin

13
Database untuk pengendalian manajemen terdiri dari dua elemen utama :
1. database dari operasional, dan
2. rencana, anggaran, standar, dll yang mendefinisikan perkiraan tentang pelaksanaan, juga
beberapa data eksternal seperti perbandingan industri dan indeks biaya.

Proses untuk mendukung keputusan kegiatan pengendalian manajemen adalah sebagai berikut :
1) Model perencanaan dan anggaran
2) Program-program laporan penyimpangan
3) Model-model analisis masalah
4) Model-model keputusan
5) Model-model pemeriksaan/pertanyaan

Keluaran dari sistem informasi pengendalian manajemen adalah : rencana dan anggaran, laporan
yang terjadwal, laporan khusus, analisissituasi masalah, keputusan untuk penelaahan, dan
jawaban atas pertanyaan.

Sistem Informasi Untuk Perencanaan Strategis

Tujuan perencanaan strategis adalah untuk mengembangkan strategi dimana suatu

organisasi akan mampu mencapai tujuannya. Horison waktu untuk perencanaan strategis
cenderung lama, sehingga perubahan mendasar dalam organisasi bisa diadakan, sebagai contoh :
a. Suatu rantai pertokoan dapat memustuskan untuk mengubah menjadi usaha melalui
pesanan
b. Suatu toko serba ada dengan toko di pusat kota dapat memutuskan untuk mengubah
menjadi suatu toko obral di luar kota.

Aktifitas perencanaan strategis tidak harus terjadi dalam suatu siklus periode seperti
kegiatan pengendalian manajemen. Kegiatan ini memang agak tidak teratur, meskipun beberapa
perencanaan strategis bisa dijadwalkan ke dalam perencanaan tahunan dan siklus penganggaran.

14
 Beberapa jenis data yang berguna dalam perencanaan strategis menunjukkan ciri data :
a. Prospek ekonomi bagi bidang kegiatan perusahaan dewasa ini.
b. Lingkungan politik dewasa ini dan perkiraan masa mendatang
c. Kemampuan dan prestasi organisasi menurut pasaran, negara, dan sebagainya
(berdasarkan kebijakan dewasa ini).
d. Proyeksi kemampuan dan prestasi masa mendatang menurut pasaran, negara, dan
sebagainya (berdasarkan kebijakan dewasa ini).
e. Prospek bagi industri di daerah lain.
f. Kemampuan saingan dan saham pasar mereka.
g. Peluang bagi karya usaha baru.
h. Alternatif strategi
i. Proyeksi kebutuhan sumber daya bagi alternatif beberapa strategi.

Dukungan sistem informasi untuk perencanaan strategis tidak bisa selengkap seperti bagi
pengendalian manajemen dan pengendalian operasional. Namun demikian sistem informasi
manajemen dapat memberi bantuan yang cukup pada proses perencanaan strategis, misalnya:
a. Evaluasi kemampuan yang ada didasarkan atas data internal yang ditimbulkan
kebutuhan pengolahan operasional.
b. Proyeksi kemampuan mendatang dapat dikembangkan oleh data masa lampau dan
diproyeksikan ke masa mendatang
c. Data pasar dan persaingan yang mungkin bisa direkam dalam database komputer.

SIM Berdasarkan Fungsi Organisasi Sistem informasi manajemen dapat dianggap

sebagai suatu federasi subsistem yang didasarkan atas fungsi yang dilaksanakan dalam suatu
organisasi. Masing-masing subsistem membutuhkan aplikasi-aplikasi untuk membentuk semua
proses informasi yang berhubungan dengan fungsinya, walaupun akan menyangkut database,
model base dan beberapa program komputer yang biasa untuk setiap subsistem fungsional.
Dalam masing-masing subsistem fungsional, terdapat aplikasi untuk proses transaksi,
pengendalian operasional, pengendalian manajemen, dan perencanaan strategis.

15
Penggunaan Sistem Informasi Manajemen

Sebagai pengguna sistem informasi manajemen, tingkatan manajemen ini dapat

diklasifikasikan ke dalam tiga tingkatan:

1. Manajer tingkat perencanaan stratejik (strategic planning); merupakan manajer tingkat

atas, di mana keputusan-keputusan yang dibuatnya berkenaan dengan perencanaan
stratejik yang meliputi proses evaluasi lingkungan luar organisasi, penetapan tujuan
organisasi, dan penentuan strategi organisasi.
2. Manajer tingkat pengendalian manajemen (management control); yang dikenal juga
dengan istilah manajer tingkat menengah, mempunyai tanggung jawab untuk
menjabarkan rencana stratejik yang sudah ditetapkan ke dalam pelaksanaannya dan
meyakinkan bahwa tujuan organisasi akan tercapai.
3. Manajer tingkat pengendalian operasi (operational control) merupakan manajer tingkat
bawah,bertanggung jawab melaksanakan rencana yang sudah ditetapkan olehmanajer
tingkat menengah, yang terwujud dalam operasi/kegiatanorganisasi.

Penggolongan manajer menurut tingkatnya mempunyai pengaruh signifikan dalam

mendisain sistem informasi yang berkaitan dengan sumber informasi, cara penyajian, dan jenis
keputusannya. Manajer tingkat perencanaan stratejik akan lebih banyak menerima informasi
yang berasal dari lingkungan luar organisasi daripada informasi intern, dan sebaliknya untuk
manajer tingkat bawah. Dari segi penyajiannya, manajer tingkat atas lebih menyukai informasi
dalam bentuk ringkas, bukan detil. Sebaliknya, manajer tingkat bawah lebih menekankan pada
informasi detil, bukan ringkas.
Sedang berdasarkan jenis keputusan yang diambil, keputusan yang dibuat oleh manajer
tingkat atas lebih tidak terstruktur dibandingkan keputusan yang diambil oleh manajer tingkat
yang lebih rendah. Keputusan yang terstruktur merupakan keputusan yang sifatnya berulang-
ulang dan rutin sehingga unsur-unsurnya lebih mudah untuk dimengerti.

16
 Contoh dari keputusan ini misalnya adalah keputusan tentang kenaikan pangkat pegawai,
kenaikan gaji berkala dan lain sebagainya.Sebaliknya untuk keputusan yang tidak terstruktur,
keputusan ini tidak mudah untuk didefinisikan dan biasanya lebih banyak membutuhkan
informasi dari lingkungan luar.
Pengalaman dan pertimbangan manajer sangat penting dalam pengambilan keputusan
yang tidak terstruktur. Keputusan terstruktur akan lebih mudah dikomputerisasikan dibandingkan
dengan keputusan yang tidak terstruktur. Walaupun terdapat perbedaan tingkat manajemen dan
area fungsinya, pada dasarnya manajer melaksanakan beberapa fungsi dan memainkan peran
yang sama dengan berbagai variasi penekanannya.
Satu hal yang perlu ditekankan pula disini bahwa bukan hanya para manajer yang
memperoleh manfaat dari SIM. Pegawai-pegawai dalam posisi non-manajer maupun staf ahli
juga menggunakan output yang dihasilkan SIM. Demikian juga para pengguna yang berada di
luar institusi/lembaga.Para pengguna menerima manfaat berupa informasi jenis pelayanan yang
dihasilkan oleh suatu institusi. Jadi istilah SIM sebenarnya tidak memberikan gambaran yang
menyeluruh, bahwa sasaran informasi yang dihasilkan semata-mata untuk para manajer.SIM
bukanlah suatu sistem yang memproduksi informasi manajemen, melainkan informasi untuk
mendukung pemecahan masalah.

17
 Peranan Sistem Informasi dan Teknologi Informasi Dalam Perusahaan

Sistem informasi dan teknologi informasi memberikan empat peran utama di dalam
organisasi bisnis (perusahaan) yaitu untuk meningkatkan:
1) Efisiensi.
Efisiensi artinya menggantikan peran manusia dengan teknologi informasi sehingga
memudahkan pekerjaan dan mempercepat pekerjaan.
2) Efektivitas.
Sistem informasi ini digunakan oleh pimpinan untuk pengambilan keputusan yang lebih
efektif berdasarkan informasi yang akurat, tepat waktu, relevan, mudah, murah dan handal.
3) Komunikasi.
Untuk memudahkan komunikasi dan mempercepat pengambilan suatu keputusan dapat
digunakan email atau teleconference.
4) Kompetitif.
Kompetitif, artinya digunakan untuk meningkatkan daya saing perusahaan di dalam era
persaingan yang semakin ketat ini.

Contoh pemanfaatan teknologi informasi dalam perusahaan :

Kebutuhan efisiensi waktu dan biaya menyebabkan setiap pelaku usaha merasa perlu
menerapkan teknologi informasi dalam lingkungan kerjanya. Penerapan Teknologi informasi dan
komunikasi tentu akan berdampak pada perubahan kebiasaan kerja.
Contoh : penggunaan intranet untuk helpdesk technical support yang memanfaatkan
teknologi Local Area Netwok akan meminimalkan penggunaan kertas kerja pada operasional
bisnis perusahaan. Selain itu pemanfaatan internet sebagai sarana untuk website perusahaan yang
berfungsi sebagai online company profile juga akan meminimalkan anggaran keuangan
perusahaan untuk mencetak company profile, bahkan dengan adanya website tersebut akan
meningkatkan good corporate image terhadap pesaing, partner bisnis dan konsumennya.

18
Dengan adanya internet juga dapat digunakan untuk komunikasi antar karyawan dalam divisi
yang sama maupun berbeda divisi bahkan untuk komunikasi dengan konsumen dan partner
bisnisnya dapat menggunakan email dan messenger. Hal ini tentu dapat meminimalkan
penggunaan kertas dan biaya telepon / fax, juga dapat mengurangi biaya transport untuk visit ke
konsumen.
Penggunaan computer juga memudahkan pekerjaan karyawan perusahaan, karena
pekerjaan menjadi lebih cepat selesai dengan tingkat kesalahan yang minim. Apalagi jika
perusahaan menerapkan computer based information system dimana system informasi
perusahaan tersebut dibuat sedemikian rupa saling terhubung (integrated) dan mengotomatiskan
pekerjaan-pekerjaan rutin operasional, seperti misalnya pencetakan kwitansi akan terhubung
langsung dengan laporan keuangan perusahaan.

Keuntungan-keuntungan penerapan teknologi IT di perusahaan adalah :

1. Efisiensi tenaga kerja karena pekerjaan yang manual diotomatiskan.
2. Memperpendek rantai birokrasi dan waktu kerja sehingga berpengaruh pada penghematan
biaya.
3. Dengan tersedianya data dan informasi yang up to date maka pengambilan keputusan
dapat lebih cepat, sehingga menjadikan perusahaan lebih kompetitif terhadap pesaingnya.
4. Penghematan biaya pemasaran dan promosi produk dan jasa yang ditawarkan perusahaan,
karena menggunakan website perusahaan yang juga berfungsi sebagai online company
profile dan memperluas pangsa pasar.
5. Dengan penerapan teknologi informasi pada operasional perusahaan maka system dapat
terintegrasi di semua bagian sehingga dapat memudahkan arus informasi dan kecepatan
respon terhadap suatu masalah.

19
 Jadi dengan pemanfaatan teknologi informasi maka akan memudahkan arus informasi
secara internal maupun eksternal perusahaan, meminimalkan resiko factor human error dan
efisiensi di segala bidang, tentunya hal ini akan berpengaruh pada margin keuntungan yang
didapat perusahaan secara akumulatif.
Selain itu peran teknologi IT dalam perusahaan adalah menciptakan value (nilai tambah)
bagi pelanggan perusahaan, dimana dengan penerapan IT maka layanan kepada pelanggan makin
cepat dan baik sehingga pelanggan puas dengan pelayanan yang diterimanya, hal itu dapat
menciptakan loyalitas sehingga pelanggan tersebut bersedia menjadi konsumennya untuk jangka
panjang. Loyalitas pelanggan merupakan hal yang didambakan oleh tiap perusahaan karena
mempengaruhi stabilitas income perusahaan.

20
 Konsep Gap Analysis dalam Memenuhi Kepuasan Pelanggan

Kepuasan pelanggan (customer satisfaction) merupakan aspek yang sangat penting dalam
suatu perusahaan. Hal ini telah menjadi konsep sentral dalam teori dan praktek pemasaran, serta
merupakan faktor yang esensial bagi kegiatan bisnis. Namun kepuasan pelanggan bukan
merupakan hal yang mudah untuk dicapai, mengingat sangat pesatnya persaingan bisnis saat ini.
Selain itu, tidak semua perusahaan sudah mengerti dan mengetahui potensial perusahaannya
dalam memenuhi kebutuhan dan keinginan pelanggan.

Menurut Parasuraman, dkk. (1990) dalam Kotler (2003) Conceptual Model of Service
Quality, mereka memformulasikan sebuah model kualitas pelayanan guna memenuhi kepuasan
pelanggan. Menurut model ini, terdapat lima gaps (kesenjangan) yang membuat perusahaan tidak
mampu memberikan pelayanan yang bermutu kepada para pelanggan.

Customer Gap adalah perbedaan antara persepsi pelanggan dan harapan pelanggan
(antara customer perception dan customer expectation). Persepsi Konsumen adalah penilaian
subyektif oleh pelanggan atas pengalamannya mengkonsumsi barang/jasa. Harapan pelanggan
merupakan standar atau referensi pelanggan dengan pengalaman konsumsi barang/jasa.

Persepsi konsumen dan harapan konsumen seharusnya identik, tetapi dalam

kenyataannya ada suatu celah (gap) yang cukup besar. Ini merupakan tugas pemasar untuk
membangun jembatan antara keduanya dan atau melakukan usaha-usaha untuk mempersempit
atau menutup celah (gap) yang terjadi. Saat ini, kita mengenal lima jenis kesenjangan (gap) yang
harus dijembatani dengan tujuan untuk memenuhi kepuasan pelanggan, antara lain :

Kesenjangan antara harapan pelanggan dan persepsi manajemen perusahaan.

Kesenjangan tersebut tercipta akibat manajemen perusahaan salah mengerti terhadap apa
yang diharapkan pelanggan.

21
Kesenjangan antara persepsi manajemen perusahaan atas harapan pelanggan dan
spesifikasi kualitas pelayanan.

Kesenjangan tersebut terjadi akibat kurang tepatnya penerjemahan persepsi manajemen

perusahaan atas harapan para pelanggan perusahaan ke dalam bentuk tolok ukur kualitas
pelayanan.

Kesenjangan antara spesifikasi kualitas pelayanan dan pemberian pelayanan kepada

pelanggan.

Keberadaan kesenjangan tersebut lebih diakibatkan oleh ketidakmampuan sumber daya

manusia perusahaan untuk memenuhi standar kualitas pelayanan yang telah ditetapkan.

Kesenjangan antara pemberian pelayanan kepada pelanggan dan komunikasi eksternal.

Kesenjangan tersebut tercipta karena perusahaan ternyata tidak mampu memenuhi jani-
janjinya yang dikomunikasikan secara eksternal melalui berbagai bentuk promosi.

Kesenjangan antara harapan pelanggan dan kenyataan pelayanan yang diterima.

Kesenjangan tersebut ada sebagai akibat tidak terpenuhinya harapan para pelanggan.

Zeithaml, dkk. (1990) mengusulkan beberapa cara untuk menghilangkan kesenjangan 1 hingga
kesenjangan 4 sebagai berikut :

Menghilangkan kesenjangan 1 dengan memberikan kesempatan kepada para pelanggan untuk

menyampaikan ketidakpuasan mereka kepada perusahaan, mencari tahu keinginan dan harapan
para pelanggan perusahaan-perusahaan sejenis, mencari tahu keinginan dan harapan para
pelanggan melalui para perantara penjualan (intermediaries), melakukan penelitian yang
mendalam terhadap pelanggan-pelanggan penting, menanyakan kepuasan para pelanggan setelah
mereka bertransaksi dengan perusahaan, mempertinggi interaksi antara perusahaan dan
pelanggan, memperbaiki kualitas komunikasi antar sumber daya manusia di dalam perusahaan
serta mengurangi birokrasi perusahaan.

22
Mehilangkan kesenjangan 2 dengan memperbaiki kualitas kepemimpinan perusahaan,
mempertinggi komitmen sumber daya manusia terhadap kualitas pelayanan, standardisasi
pekerjaan-pekerjaan tertentu terutama yang rutin sifatnya serta penetapan tujuan yang ingin
dicapai secara efektif atas dasar keinginan dan harapan pelanggan.

Menghilangkan kesenjangan 3 dengan memperjelas pembagian pekerjaan, meningkatkan

kesesuaian antara SDM, teknologi, dan pekerjaan, mengukur kinerja dan memberikan balas jasa
sesuai kinerja, memberikan kewenangan yang lebih besar kepada SDM yang lebih ‘dekat’
dengan para pelanggan, membangun kerjasama antara SDM serta memperlakukan para
pelanggan seperti bagian dari keluarga besar perusahaan.

Menghilangkan kesenjangan 4 dengan memperlancar arus komunikasi antara unit personalia,

pemasaran, dan operasional. Selain itu juga dapat memberikan perhatian yang lebih besar pada
aspek-aspek vital kualitas pelayanan, menjaga agar pesan-pesan yang disampaikan secara
eksternal tidak membentuk harapan para pelanggan yang melebihi kemampuan perusahaan serta
mendorong para pelanggan untuk menjadi pelanggan yang setia.

Secara garis besar, gap analysis mempunyai beberapa manfaat, yaitu:

Perusahaan dapat menilai seberapa besar kesenjangan antara kinerja aktual perusahaan
dengan standar kinerja perusahaan yang diharapkan. Perusahaan mengetahui peningkatan kinerja
yang diperlukan guna meminimalkan kesenjangan tersebut.

Hasil gap analysis dapat digunakan sebagai salah satu dasar dalam pengambilan
keputusan terkait prioritas dan biaya yang dibutuhkan untuk memenuhi standar pelayanan yang
telah ditetapkan guna memenuhi kepuasan pelanggan.

Memenuhi kepuasan pelanggan merupakan suatu hal yang harus dilakukan terus menerus
oleh suatu perusahaan. Ini merupakan akibat dari perkembangan bisnis yang terus berjalan pesat.
Perusahaan seakan-akan “dipaksa” untuk mampu membaca kebutuhan konsumen. Jika hal ini
dapat dilakukan, perusahaan akan mampu bersaing dan bahkan menjadi pemimpin bisnis.
Namun, jika sebaliknya, maka perusahaan lambat laun tidak akan mampu bertahan dalam bisnis
tersebut.

23
 DAFTAR PUSAKA
https://www.google.co.id/search?q=Konsep+Gap+Analysis+dalam+Memenuhi+Kepuasan+Pela
nggan&oq=Konsep+Gap+Analysis+dalam+Memenuhi+Kepuasan+Pelanggan&aqs=chrome..69i
57j69i60.1574j0j7&sourceid=chrome&ie=UTF-8

https://www.slideshare.net/bang_qq/peran-sistem-informasi-manajemen-dalam-pengambilan-
keputusan-organisasi

ttps://studikita.wordpress.com/2016/08/15/konsep-gap-analysis-dalam-memenuhi-kepuasan-
pelanggan/

Putra, Yananto Mihadi. (2018). Modul Kuliah Sistem Informasi Manajemen: Pengantar Sistem
Informasi Manajemen. FEB - Universitas Mercu Buana: Jakarta.)

24