APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

Al darle aplicabilidad a este tema tan importante en la legislación colombiana,

las TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL – TRD, que actualmente nos
sirven para formular, orientar, coordinar y controlar la política archivística de
nuestro país. Adicionalmente a ello, promueve la organización y el
fortalecimiento de los archivos públicos del país, para garantizar así
una eficacia de la gestión del Estado y la conservación del patrimonio
documental. No solo es importante para las organizaciones
gubernamentales, sino también para la administración de control y gestión,
para los ciudadanos en particular, para la ciencia, la investigación y la cultura en
general. Aplicando el concepto del cual define las TRD como una serie
conformada por tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos; quiere decir
que nos facilitan en primera instancia el manejo de la información,
mi opinión personal de las tablas de retención documental es el listado de series
con sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por
las unidades administrativas de una entidad o institución, en cumplimiento de sus
funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de
archivo.
No solo es importante para las organizaciones gubernamentales, sino
también para la administración de control y gestión, para los ciudadanos en
particular, para la ciencia, la investigación y la cultura en general.
archivo de gestión
archivo central o intermedio
archivo histórico o permanente
permite la normalización de la gestión documental, la racionalización de la
producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos
en los archivos de gestión, central, e histórico de las entidades. según la ley
general de archivos (ley 594-2000) en su artículo 24 expresa: obligatoriedad de las
tablas de retención: será obligatorio para las entidades del estado elaborar y
adoptar las respectivas tablas de retención documental. la administración central:
presidencia, ministerios, gobernaciones, alcaldías. los entes descentralizados ya
sea por servicios como establecimientos públicos, empresas social del estado
industriales y comerciales del estado* empresas de economía mixta - * entidades
descentralizadas indirectas - * unidades administrativas especiales e igualmente
los entes descentralizados por administración territorial tales como: comunas
corregimientos los cuerpos o instituciones legislativos: senado de la república
cámara de representantes, asambleas departamentales, concejos municipales los
organismos de control: personería contraloría, procuraduría, veedurías, los
órganos de administración de justicia: cortes, consejo de la adjudica tura fiscalía
juzgados. las T.R.D. se basan en: la estructura orgánico-funcional de la entidad
productora para identificar las series y sub series. los períodos de retención en
cada fase de archivo. la presentación, aprobación, difusión, aplicación y
actualización. tiene sus ventajas;

facilitan el manejo de la información. racionalizan la producción documental,

permiten brindar un servicio eficaz y eficiente facilitan el control y acceso a
los documentos, garantizan conservación de documentos históricos. regulan
transferencias primarias y secundarias, racionalizan procesos administrativos
archivísticamente facilitan todos los procesos.