Anda di halaman 1dari 14

TUGAS MANDIRI

KOMUNIKASI BISNIS

PROSES PENULISAN PESAN PESAN BISNIS

Nama Mahasiswa : Suriyandi


NPM Mahasiswa :180810025
Dosen Pengimpun : Handra Tipa, S. Pdl., M.Ak.

PROGRAM STUDI AKUNTANSI


FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN HUMANIORA
UNIVERSITAS PUTERA BATAM
2019

i
KATA PENGANTAR

Puji syukur kita ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa berkat taufik dan
hidayahnya penulis dapat menyelesaikan makalah dengan judul “Proses Penulisan
Pesan-pesan Bisnis”. Penulis juga mengucapkan terima kasih kepada dosen
pengimpun bidang studi Bapak Handra Tipa, S.Pdl., M.Ak.
Makalah ini dibuat untuk memenuhi tugas mandiri Mata Kuliah
Komunikasi Bisnis dan sebagai kajian terhadap pemahaman pembaca mengenai
tentang tema yang ada dalam materi Komunikasi Bisnis
Penulis menyadari dalam penyusunan makalah ini masih terdapat
kekurangan. Oleh karena itu, penulis mengharapkan masukan dan kritikan dari
semua pihak terkait dengan relevansi makalah ini agar bisa menjadi lebih baik di
masa yang akan datang.

Batam, Juni 2019


penulis,

Suriyandi

i
DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ............................................................................................. i

DAFTAR ISI ........................................................................................................... ii

BAB I PENDAHULUAN ....................................................................................... 1

1.1 Latar Belakang ............................................................................................. 1

1.2 Rumusan Masalah ........................................................................................ 1

1.3 Tujuan ........................................................................................................... 1

BAB II PEMBAHASAN ........................................................................................ 2

2.1 Perencanaan Pesan-pesan Bisnis .............................................................. 2

2.2 Pengorganisasian Pesan-pesan bisnis ....................................................... 6

2.3 Revisi Pesan-pesan Bisnis ........................................................................ 7

BAB III PENUTUP ................................................................................................ 9

3.1. Kesimpulan ............................................................................................... 9

Daftar Pustaka ....................................................................................................... 10

ii
BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang


Setelah memperoleh gambaran mengenai berbagai macam bentuk saluran
komunikasi baik yang bersifat formal maupun informal, langkah berikutnya
adalah melakukan perencanaan pesan-pesan bisnis, mencakup pesan-pesan yang
disampaikan secara tertulis (macam-macam surat) dan pesan-pesan yang
disampaikan secara lisan.
Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis bagi
pencapaian tujuan suatu organisasi secara menyeluruh, dan merupakan salah satu
faktor penentu keberhasilan komunikasi. Pesan-pesan bisnis yang terencana
dengan baik akan mempermudah pencapaian tujuan komunikasi. Dalam hal ini,
perencanaan pesan-pesan bisnis lebih difokuskan pada perencanaan pesan-pesan
bisnis secara tertulis.

1.2 Rumusan Masalah


1. Bagaimana Proses penyusunan pesan-pesan bisnis?
2. Bagaimana Penentuan tujuan pesan-pesan bisni?
3. Bagaimana cara menganalisis audience?
4. Bagaimana Penentuan ide pokok?
5. Bagaimana Pemilihan saluran dan media?

1.3 Tujuan
1. Memahami bagaimana proses penyusunan pesan-pesan bisnis.
2. Mampu mengetahui penentuan tujuan pesan-pesan bisnis.
3. Mengetahui cara menganalisis audience.
4. Mampu menentukan ide pokok.
5. Mampu memilih saluran dan media yang digunakan dalam komunikasi bisnis.

1
BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Perencanaan Pesan-pesan Bisnis


Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis bagi
organisasi untuk mencapai tujuannya secara menyeluruh dan merupakan salah
satu faktor yang menentukan keberhasilan komunikasi, Pesan-pesan bisnis yang
direncanakan dengan baik akan memberikan kontribusi terhadap pencapaian
tujuan komunikasi. Perencanaan pesan-pesan bisnis terdiri dari penentuan tujuan
atau maksud komunikasi, analisis audienis, menentukan ide pokok, serta memilih
saluran dan media (Purwanto, 2006).

1. Penentuan Tujuan

a. Tujuan Harus Jelas

Tujuan penulisan pesan-pesan bisnis tntuk menarik perhatian audiens,


sehingga pesan harus ringkas dan menunjukkan tujuan yang jelas.Tujuan
penulisan pesan-pesan bisnis adalah menyampaikan ide, bukan untuk
mengesankan audiens (Machfoedz dan Machfoedz, 2004). Tujuan
komunikasi harus jelasdan dapat diukur, sesuai dengan tujuan organisasi.
Penentuan tujuan yang jelas membantu organisasi dalam proses
pengambilan keputusan yang mencakup:

1) Keputusan untuk meneruskan pesan. Sebelum menyampaikan pesan,


sebaiknya di pertimbangkan kembali apakah pesan tersebut perlu
disampaikan atau tidak.

2) Keputusan untuk menanggapi audiens. Untuk memutuskan cara terbaik


dalam menanggapi audiens adalah dengan memahami motif-motif
mereka. Dengan memahami motif-motif audiens tersebut, maka
komunikator akan dapat menanggapi mereka dengan baik.

3) Keputusan untuk memusatkan isi pesan. Penentuan tujuan yang jelas


dapat membantu memusatkan isi pesan. Informasi yang tidak penting dan
tidak relavan jangan dimasukkan dalam pesan yang akan disampaikan.

2
4) Keputusan untuk menetapkan media yang akan digunakan. Pemilihan
saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan pesan
tergantung pada tujuan yang dikehendaki.

b. Tujuan Komunikasi Bisnis

Suatu pasar dapat mengandung tujuan primer dan sekunder. Tujuan


primer dalam penyampaian pesan-pesan bisnis adalah untuk memberikan
informasi dan membujuk, sedangkan tujuan sekunder adalah untuk
membangun citra positif. Tujuan komunikasi bisnis dapat dibedakan
menjadi tiga yaitu menyampaikan informasi, membujuk, dan melakukan
kolaborasi.

1) Menyampaikan informasi tujuan utamanya adalah menyampaikan


informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain.

2) Membujuk tujuannya ada untuk membujuk misalnya seperti memotivasi


karyawan dan menyenangkan pelanggan.

3) Melakukan kolaborasi tujuannya untuk bekerjasama bisnis antara


sesorang atau pihak lain.

c. Cara Menguji Tujuan

Untuk menguji tujuan, dapat menggunakan pertanyaan-pertanyaan


sebagai berikut:

1) Apakah tujuan tersebut realitis? Tujuan yang akan disampaikan


hendaknya realistis.

2) Apakah waktunya tepat? Ketika akan menyampaikan suatu pesan atau


ide, hendaknya mempertimbangkan ketepatan waktu.

3) Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat? Pemilihan orang


yang tepat dalam menyampaikan pesan akan berpengaruh terhadap
efektivitas penyampaian pesan.

4) Apakah tujuannya sesuai dengan tujuan organisasi? Tujuan penyampaian


pesan harus sesuai dengan tujuan organisasi secara keseluruhan.

3
2. Analisis Audiens

a. Mengembangkan Profil Audiens

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam mengembangkan profil audiens


adalah :

1) Menentukan jumlah dan komposisi audiens. Jumlah audiens berpengaruh


terhadap pesan yang ingin disampaikan.

2) Siapa audiensnya? Jika audiensnya banyak, maka komunikator perlu


untuk mengetahui siapa di antara mereka yang memegang posisi kunci.

3) Reaksi audiens. Reaksi audiens yang memungkinkan terjadi perlu di


antisipasi oleh komunikator.

4) Tingkat pemahaman audiens. Latar belakang audiens juga perlu


diperhatikan seperti tingkat pendidikan, usia, dan latar belakang, ketika
menyampaikan pesan-pesan.

5) Hubungan komunikator dengan audiens. Jika komunikator adalah orang


yang belum dikenal oleh audiens, maka komunkator harus dapat
meyakinkan audiens sebelum menyampaikan pesan (Purwanto, 2006).

b. Memuaskan Kebutuhan Informasi Audiens.

Ada lima tahap yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan audiens :

1) Mencari apa yang diinginkan audiens.

2) Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan audiens.

3) Berikan semua informasi yang dibutuhkan audiens.

4) Pastikan bahwa informasi yang diberikan audiens akurat.

5) Tekankan pada ide-ide yang paling menarik audiens.

4
c. Memuaskan Kebutuhan Motivasional Audiens.

Untuk mengubah perilaku audiens bukan pekerjaan yang mudah dan


sering mengalami hambatan. Hal ini disebabkan adanya kecenderungan
audiens tidak bersedia menerima sesuatu yang baru. Ada berbagai
pendekatan yang dapat dilakukan untuk mengubah perilaku audiens.
Pendekatan yang pertama kali adalah memberikan argumentasi yang
bersifat rasional. Pendekatan kedua adalah dengan pendekatan emosi
audiens.

d. Menentukan Ide Pokok.

Ide pokok dapat memotivasi orang-orang untuk melakukan apa yang


diinginkan dengan menggabungkan maksud atau tujuan pengirim pesan
dengan maksud atau tujuan mereka. Ada berbagai cara untuk menentukan
ide pokok. Berikut adalah beberapa cara yang dapat digunakan :

1) Teknik Brainstorming.

2) Petunjuk Atasan.

3) Kebiasaan.

Setelah penentuan ide pokok, langkah selanjutnya adalah membatasi


cakupan informasi, baik menyangkut panjangnya maupun kedalamannya.
Ide pokok perlu dibatasi karena beberapa alasan sebagai berikut:

1) Membuat pesan yang umum menjadi pesan yang spesifik.

2) Karena manusia memiliki keterbatasan dalam menerima informasi.

e. Memilih Saluran dan Media

Saluran komunikasi dapat dibedakan menjadi 2 yaitu komunikasi lisan


dan komunikasi tertulis. Pilihan terhadap saluran komunikasi tersebut
tergantung dari tujuan atau maksud pesan, audiens dan karakteristik dari
kedua saluran komunikasi tersebut.

1) Komunikasi Lisan (Oral Communication) adalah komunikasi lisan yang


mencakup antara lain percakapan antara dua orang atau lebih.
Komunikasi lisan bermanfaat jika informasi yang disajikan bersifat

5
kontroverisal, karena reaksi dari audiens dapat dilihat dari bahasa isyarat
mereka, sehingga komunikator dapat menyesuaikan pesan-pesan yang
disampaikan.

2) Komunikasi Tertulis (Written Communication) adalah komunikasi


tertulis yang mencakup antara lain seperti surat, memo, laporan, dan
proposal.

2.2 Pengorganisasian Pesan-pesan bisnis


Pengorganisasian pesan-pesan bisnis merupakan salah satu faktor yang
menentukan keberhasilan komunikasi bisnis.

1. Hal-hal yang menyebabkan pesan-pesan bisnis tidak terorganisasi dengan


baik antara lain:
a. Terlalu bertele-tele
b. Memasukan informasi yang tidak relevan.
c. Menyampaikan ide-ide yang tidak logis dan tidak berkaitan dengan
topik.
d. Informasi penting sering kali tidak tercakup dalam pembahasan.
2. Organisasi Pesan Bisnis yang Baik.
Organisasi pesan bisnis dikatakan baik apabila semua elemen disatukan
dalam suatu pola yang bertalian secara logis. Ada beberapa pola yang dapat
membantu komunikator menunjukan informasi berdasarkan urutan waktu,
urutan ruang, dan urutan logis. Urutan waktu adalah pengorganisasian pesan
bisnis berdasarkan dengan urutan waktu. Urutan ruang adalah
pengorganisasian pesan bisnis berdasarkan pada bentuk atau deskripsi fisik,
dan Urutan logis adalah pengorganisasian pesan bisnis berdasarkan ide atau
analisis terhadap suatu masalah dan komunikator dapat mempertimbangkan
bagaimana caranya untuk menghubungkan pola pikir audiens sesuai dengan
pesan yang ingin disampaikan.
3. Pentingnya Pengorganisasian Pesan-pesan bisnis
Pesan yang diorganisasikan dengan baik mengelompokkan poin-poin yang
mirip, ide-ide mengikuti urutan yang membantu audiens atau pembaca

6
untuk memahami hubungan dan menerima pandangan penulis. Untuk dapat
mengorganisasikan pesan-pesan bisnis dengan baik ada empat hal yang
perlu diperhatikan, yaitu:
a. Subjek dan tujuan harus jelas
b. Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan
c. Ide-ide harus dikelompokan dan disajikan secara logis
d. Semua informasi yang dianggap penting harus sudah tercakup.
4. Membuat Organisasi Pesan Bisnis yang Baik.
Untuk mengorganisasi pesan-pesan bisnis yang baik dapat dilakukan
melalui dua tahap, yaitu :
a. Mendefinisikan dan mengelompokan Ide-ide
Menentukan apa yang akan dikatakan merupakan masalah yang
penting bagi komunikator. Hal ini akan mengaruhi audiens dalam
membuat suatu kesimpulan.
b. Menentukan urutan dengan rencana organisasional.
Untuk menentukan urutan organisasional dapat dilakukan dengan
Pendekatan langsung dan tidak langsung. Pendekatan langsung
adalah pendekatan yang dimulai dari ide pokok kemudian di ikuti
oleh bukti-bukti pendukung, dan Pendekatan tidak langsung adalah
pendekatan yang dimulai dari bukti-bukti kemudian di ikuti oleh ide
pokok.

2.3 Revisi Pesan-pesan Bisnis


Revisi berarti memperbaiki isi dan struktur kalimat dari pesan-pesan
bisnis. Ada langkah-langkah yang dapat dilakukan pada tahap revisi pesan bisnis,
yaitu :

1. Edit Pesan
Hal-hal yang berkaitan dengan edit pesan ini antara lain:
a. Evaluasi isi dan organisasi pesan.
b. Mengevaluasi gaya bahasa dan keterbacaan.
c. Pemilihan kata yang tepat.

7
2. Menulis Ulang Pesan
Ada dua hal yang perlu diperhatikan dalam menulis ulang pesan, yaitu:
a. Membuat kalimat yang efektif sehingga mempertinggi daya
informasi yang tepat dan baik yang ingin disampaikan.
b. Menyusun paragraf yang koheren, paragraf yang keseluruhan
berhubungan dengan topik utama.
3. Memproduksi Pesan
Dalam komunikasi tertulis khususnya, komunikator harus dapat mendesain
pesan yang ingin disampaikan kepada audiens, hal yang perlu diperhatikan
antara lain :
a. Mendesain elemen. Mendesain elemen ini mencakup segala jenis
tata cara penulisan dan termasuk pilihan huruf.
b. Mendesain keputusan. Mendesain keputusan ini yang di perhatikan
adalah konsitensi cara penulisan, Keseimbangan antara paragraf,
kalimat dan spasi, Keterbatasan, dan Rincian.
4. Mengoreksi Hasil Akhir
Hal-hal yang perlu diperhatikan adalah Ejaan, Tata bahasa, Tanda baca,
Nama dan Bilangan, dan Format.

8
BAB III
PENUTUP

3.1. Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan tersebut saya menyimpulkan bahwa, dalam
melakukan komunikasi bisnis kita perlu melakukan perencanaan pesan-pesan
bisnis yang baik dan benar, kami berharap pembaca mampu memahami tentang
perencanaan pesan-pesan bisnis dan bagian-bagian penting dalam pembahasan
tersebut. Dalam pembahasan tersebut mampu memberikan gambaran tentang
perencanaan pesan-pesan bisnis yang akan berguna untuk mencapai tujuan dalam
berkomunikasi.

9
Daftar Pustaka

Guffey, M. E., Rhodes, K. & Rogin, P., (2006), Komunikasi bisnis: Proses dan
produk, Buku I, Edisi 4, Terj. Jakarta: Salemba Empat.
Effendy, O. U., (2009), Komunkasi: Teori dan praktik, Bandung: Remaja
Rosdakarya.
Haryani, S., (2001), Komunikasi bisnis, Yogyakarta: UPP AMP YKPN.
Ivancevich, J. M, Konopaske, R., & Matteson, M. T., (2007), Perilaku dan
manajemen organisasi, Jilid 2, Edisi 7, Terj. Jakarta: Erlingga.
Machfoedz, M. & Machfoedz, M., (2004), Komunikasi bisnis modern untuk
mahasiswa dan profesi, Edisi 2004/2005, Yogyakarta: BPFE
Purwanto, J., (2006), Komunikasi bisnis, Edisi 3, Jakarta: Erlangga.

10