Anda di halaman 1dari 12

PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI

PPID adalah kepanjangan dari Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi, dimana
PPID berfungsi sebagai pengelola dan penyampai dokumen yang dimiliki oleh badan
publik sesuai dengan amanat UU 14/2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.
Dengan keberadaan PPID maka masyarakat yang akan menyampaikan permohonan
informasi lebih mudah dan tidak berbelit karena dilayani lewat satu pintu.
Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) adalah pejabat yang
bertanggung jawab di bidang penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan/atau
pelayanan informasi di badan publik.

Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Pembantu (PPID Pembantu) adalah


pejabat yang melaksanakan tugas dan fungsi sebagai PPID pada Satuan Organisasi
Perangkat Daerah di lingkungan Pemerintah Daerah.

1. Pengklasifikasian informasi yang terdiri dari :


 Informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala;
 Informasi yang wajib diumumkan secara serta merta;
 Informasi yang wajib tersedia setiap saat;
 Informasi yang dikecualikan.
2. Mengkoordinasikan dan mengkonsolidasikan pengumpulan bahan informasi dan
dokumentasi yang ada dilingkungannnya;
3. Menyimpan, mendokumentasikan, menyediakan dan memberi pelayanan informasi
yang ada dilingkungannya kepada publik;
4. Melakukan verifikasi bahan informasi publik yang ada di lingkungannya;
5. Melakukan pemutakhiran informasi dan dokumentasi yang ada dilingkungannya;
6. Menyediakana informasi dan dokumentasi yang ada di lingkungannya untuk akses
oleh masyarakat;
7. Melakukan inventerisasi informasi yang dikecualikan untuk disampaikan kepada
PPID Utama;
8. Memberikan laporan tentang pengelolaan informasi yang ada di lingkungannya
kepada PPID Utama secara berkala

Informasi dan Informasi Publik

Informasi adalah keterangan, pernyataan, gagasan, dan tanda-tanda yang


mengandung nilai, makna, dan pesan, baik data, fakta, maupun penjelasannya yang
dapat dilihat, didengar, dan dibaca yang disajikan dalam berbagai kemasan dan format
sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi secara elektronik
atau non elektronik.
Informasi Publik adalah informasi yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim, dan/
atau diterima oleh suatu badan publik yang berkaitan dengan penyelenggara dan
penyelenggaraan negara dan/atau penyelenggara dan penyelenggaraan badan publik
lainnya yang sesuai dengan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang
Keterbukaan Informasi Publik serta informasi lain yang berkaitan dengan kepentingan
publik.

Badan Publik

Badan Publik adalah lembaga eksekutif, legislatif, yudikatif, dan badan lain yang fungsi
dan tugas pokoknya berkaitan dengan penyelenggaraan negara, yang sebagian atau
seluruh dananya bersumber dari APBN dan/ atau APBD, atau organisasi
nonpemerintah sepanjang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari APBN dan/
atau APBD, sumbangan masyarakat, dan/ atau luar negeri.

Dokumen dan Dokumentasi

Dokumen adalah data, catatan dan/atau keterangan yang dibuat dan/atau diterima oleh
badan publik dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau
sarana lainnya maupun terekam dalam bentuk apapun, yang dapat dilihat, dibaca atau
didengar.

Dokumentasi adalah kegiatan penyimpanan data, catatan dan/ atau keterangan yang
dibuat dan/ atau diterima oleh badan publik.

Dokumen dan Dokumentasi

Dokumen adalah data, catatan dan/atau keterangan yang dibuat dan/atau diterima oleh
badan publik dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau
sarana lainnya maupun terekam dalam bentuk apapun, yang dapat dilihat, dibaca atau
didengar.

Kewajiban badan Publik

Pasal 7 UU No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik


Badan Publik wajib menyediakan, memberikan dan/atau menerbitkan Informasi Publik
yang berada di bawah kewenangannya kepada Pemohon Informasi Publik, selain
informasi yang dikecualikan sesuai dengan ketentuan;

Badan Publik wajib menyediakan Informasi Publik yang akurat, benar, dan tidak
menyesatkan;

Untuk melaksanakan kewajiban sebagaimana dimaksud pada angka 2, Badan Publik


harus membangun dan mengembangkan sistem informasi dan dokumentasi untuk
mengelola Informasi Publik secara baik dan efisien sehingga dapat diakses dengan
mudah;

Badan Publik wajib membuat pertimbangan secara tertulis setiap kebijakan yang
diambil untuk memenuhi hak setiap orang atas Informasi Publik;

Pertimbangan sebagaimana dimaksud pada angka 4, antara lain memuat pertimbangan


politik, ekonomi, sosial, budaya, dan/atau pertahanan dan keamanan Negara;

Dalam rangka memenuhi kewajiban sebagaimana dimaksud pada angka 1 sampai


dengan angka 4, Badan Publik dapat memanfaatkan sarana dan/atau media elektronik
dan nonelektronik

Pasal 4 PERKI No. 1 Th. 2010 tentang Standar Layanan Informasi Publik

Menetapkan peraturan mengenai standar prosedur operasional layanan Informasi


Publik;

Membangun dan mengembangkan sistem informasi dan dokumentasi untuk mengelola


Informasi Publik secara baik dan efisien;

Menunjuk dan mengangkat PPID untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawab serta
wewenangnya;

Menganggarkan pembiayaan secara memadai bagi layanan Informasi Publik sesuai


dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku;

Menyediakan sarana dan prasarana layanan Informasi Publik, termasuk papan


pengumuman dan meja informasi di setiap kantor Badan Publik, serta situs resmi bagi
Badan Publik Negara;

Menetapkan standar biaya perolehan salinan Informasi Publik;

Menetapkan dan memutakhirkan secara berkala Daftar Informasi Publik atas seluruh
Informasi Publik yang dikelola;
Menyediakan dan memberikan Informasi Publik;

Memberikan tanggapan atas keberatan yang diajukan oleh Pemohon Informasi Publik
yang mengajukan keberatan;

Membuat dan mengumumkan laporan tentang layanan Informasi Publik sesuai dengan
Peraturan ini serta menyampaikan salinan laporan kepada Komisi Informasi; dan

Melakukan evaluasi dan pengawasan terhadap pelaksanaan layanan Informasi Publik


pada instansinya.

Jenis Informasi Publik

Informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala adalah informasi yang
telah dikuasai dan didokumentasikan oleh Badan Publik untuk diumumkan secara
teratur dan rutin tanpa ada permintaan;

Informasi yang wajib diumumkan secara serta merta, adalah informasi yang apabila
tidak disampaikan dapat mengancam hajat hidup orang banyak dan ketertiban umum
yang berhubungan dengan tupoksi Badan Publik tanpa ada permintaan;

Informasi yang wajib tersedia setiap saat, adalah informasi yang telah dikuasasi dan
didokumentasikan oleh Badan Publik serta telah dinyatakan terbuka sebagai informasi
yang dapat diakses oleh pengguna informasi bilamana ada permintaan;

Informasi yang dikecualikan, adalah informasi yang dikuasai dan didokumentasikan


oleh Badan Publik yang tidak dapat diakses oleh pemohon informasi berdasarkan
alasan-alasan pengecualian.

1. Visi dan Misi PPID Kabupaten Garut

Visi
Terwujudnya pelayanan informasi yanng transparan dan akuntabel untuk
memenuhi hak pemohon informasi sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan yang berlaku.

Misi
1. Meningkatkan pengelolaan dan pelayanan informasi yang berkualitas, benar
dan bertanggung jawab.
2. Membangun dan mengembangkan sistem penyediaan dan layanan informasi.
3. Meningkatkan dan mengembangkan kompetensi dan kualitas SDM dalam
bidang pelayanan informasi.
4. Mewujudkan keterbukaan informasi Pemerintah Kabupaten Garut dengan
proses yang cepat, tepat, mudah dan sederhana.

I. Latar Belakang
Teknologi informasi saat ini berkembang pesat seiring dengan perkembangan
ilmu pengetahuan dalam bidang teknologi dan informasi, yang mampu meningkatkan
efisiensi dan efektifitas layanan terhadap masyarakat pada lembaga Pemerintah
dengan menerapkan sistem informasi berbasis teknologi informasi. Teknologi
informasi dapat digunakan sebagai sarana untuk menghimpun, mengolah,
menyediakan serta menyebarluaskan informasi publik pada lembaga-lembaga
Negara, lembaga publik non-Pemerintah dan perusahaan-perusahaan publik dalam
rangka meningkatkan dan mewujudkan peran serta aktif masyarakat dalam
penyelenggaraan negara, baik pada tingkat pengawasan penyelenggaraan negara
maupun pada tingkat pelibatan masyarakat dalam proses pengambilan kebijakan
publik sesuai dengan arah dan tujuan Undang-undang No. 14 tahun 2008.

Pemerintah Daerah Kabupaten Garut melalui Peraturan Bupati Garut No. 59


Tahun 2016 tentang Tugas Pokok, Fungsi dan Tata Kerja Dinas Komunikasi dan
Informatika Kabupaten Garut, bahwa Diskominfo Kab. Garut memiliki fungsi untuk
menyelenggarakan pemerintahan di bidang Komunikasi dan Informatika di lingkup
Pemerintah Daerah Kab. Garut. Beberapa hal yang menjadi tugas Diskominfo Kab.
Garut adalah dalam hal penyelenggaraan perumusan dan evaluasi kebijakan teknis
di bidang Pengelolaan Informasi dan Kehumasan yang meliputi layanan informasi
dan dokumentasi, penyediaan dan pengolahan informasi, dan pengelolaan media
publik dan kehumasan.

Terkait tugas dalam hal melaksanakan pengelolaan informasi publik tersebut,


Diskominfo Kab. Garut melalui bidang Pengelolaan Informasi dan Kehumasan yang
berada dibawah koordinasi Kepala Diskominfo, pada Tahun Anggaran 2019 ini akan
melaksanakan pengembangan aplikasi Sistem Informasi Dokumentasi Garut (SI
DOGAR) yang digunakan untuk pemenuhan hak publik atas informasi pada badan
publik di lingkungan Pemerintah Kab. Garut yang didasarkan pada ketentuan
peraturan perundang-undangan dengan memanfaatkan Teknologi Informasi dan
Komunikasi (TIK) dengan tujuan memudahkan masyarakat mengakses informasi dan
dokumentasi di lingkungan Pemerintah Kab. Garut sesuai dengan tuntutan ketentuan
peraturan melalui Undang-Undang No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan
Informasi Publik.

II. Maksud dan Tujuan


Maksud dilaksanakannya Kegiatan Pembinaan dan Pengembangan Sumber
Daya Pengelola Informasi dan Dokumentasi paket pekerjaan Pengembangan
Aplikasi Sistem Informasi dan Dokumentasi (Si Dogar) adalah untuk melakukan
pengembangan Aplikasi Sistem Informasi dan dokumentasi yang dapat digunakan
masyarakat luas untuk mengakses informasi badan publik pada Pemerintah Kab.
Garut dengan memanfaatkan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK).
Sedangkan tujuan Kegiatan Pembinaan dan Pengembangan Sumber Daya
Pengelola Informasi dan Dokumentasi paket Pekerjaan Pengembangan Aplikasi
Sistem Informasi dan Dokumentasi (Si Dogar) adalah untuk memenuhi ketentuan
Keterbukaan Informasi Publik bagi setiap badan publik pada Pemerintah Kab. Garut
kepada publik berbasis teknologi web dan perangkat bergerak.

III. Sasaran
Sasaran kegiatan ini adalah terpenuhinya Pengembangan Aplikasi Sistem
Dokumentasi Garut (Si Dogar) yang digunakan untuk memenuhi hak atas
pemenuhan informasi publik mengenai informasi badan publik di Pemerintah Kab.
Garut ke masyarakat luas berbasis teknologi web dan perangkat bergerak.

IV. Lokasi Kegiatan


Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Garut.

V. Sumber Pendanaan
Kegiatan ini dibiayai dari sumber pendanaan : APBD Kabupaten Garut Tahun
Anggaran 2019.

VI. Referensi Hukum


 Undang-Undang No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik.
 Undang-Undang No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.
 Intruksi Presiden No. 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional
Pengembangan e-Government;
 Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi
Birokrasi 2010 – 2015;
VII. Ruang Lingkup Pekerjaan
1. Jasa analisa dan perancangan (desain) Pengembangan Pengembangan Aplikasi
Sistem Dokumentasi eksisting
Pekerjaan analisa dan perancangan (desain) Pengembangan Aplikasi Sistem
Dokumentasi eksisting ini meliputi proses analisa kebutuhan system (System
Requirement) Sistem Informasi dan Dokumentasi Garut (SI Dogar) yang akan
dikembangkan sesuai kebutuhan user (User Requirement), proses
desain/perancangan system dan database sistem yang akan dikembangkan,
proses konversi core-system kedalam kode pemrograman (source code) aplikasi
sistem berbasis web dan perangkat bergerak.
2. Jasa implementasi Pengembangan aplikasi Sistem Informasi dan Dokumentasi
Garut (SI DOGAR)
Pekerjaan implementasi Pengembangan aplikasi Sistem Informasi dan
Dokumentasi Garut (SI DOGAR) ini meliputi proses implementasi pengembangan
dan pembangunan script program aplikasi berbasis web dan perangkat bergerak
serta database aplikasi SI DOGAR mengikuti kebutuhan system dari pengguna
aplikasi, pemenuhan kebutuhan menu-menu dan fasilitas-fasilitas sistem.
3. Jasa instalasi, konfigurasi, dan testing script programming SI DOGAR
Pekerjaan instalasi, konfigurasi, dan testing script programming aplikasi Sistem
Informasi dan Dokumentasi Garut (SI DOGAR) ini meliputi proses instalasi aplikasi
SI DOGAR ke perangkat server VPS/Cloud Server yang telah ada, selanjutnya
dilakukan proses setting dan konfigurasi sistem aplikasi SI DOGAR pada
perangkat VPS/Cloud Server sehingga Website ini dapat berjalan sesuai dengan
fungsinya, melakukan konfigurasi subdomain aplikasi SI DOGAR ke domain
www.garutkab.go.id, dan terakhir adalah melkukan proses uji coba/testing serta
trial and error aplikasi aplikasi SI DOGAR yang telah dibangun untuk menguji
kehandalan sistem yang dibangun.
4. Jasa implementasi konversi aplikasi SI DOGAR perangkat bergerak/versi mobile
(Android).
5. Jasa pemeliharaan/garansi terhadap aplikasi SI DOGAR
Pemeliharaan/garansi terhadap aplikasi SI DOGAR hasil pengembangan menjadi
tanggung jawab penyedia barang/jasa selama 3 (tiga) bulan setelah pekerjaan
selesai diserahterimakan. Pemeliharaan/garansi terhadap sistem ini hanya
dilakukan jika sistem mengalami kegagalan operasional (eror system) yang
diakibatkan karena kesalahan pada implementasi pemrograman aplikasi, bukan
terhadap penambahan fitur aplikasi dan penambahan fungsionalitas aplikasi
sistem.
VIII. Spesifikasi Teknis
a) Platform Scripting : PHP 7.2 FPM
b) Web Server : Nginx
c) Sistem Operasi Server : Ubuntu LTS 18.02
d) Framework : Laravel 5.6
e) Platform Database : Mysql (Mariadb)
f) Platform Security : Mcrypt Decypt, MD5 hash
g) Android Platform : React Native
h) SSL (Secure Socket Layer) : CloudFlare Inc ECC CA-2 256bit,
i) Use Case Diagram :

Gambar 1. Use Case Diagram SI DOGAR

DESKRIPSI USE CASE SI DOGAR GARUT

1. Tipe User
USER
ADMINISTRATOR

USER OPERATOR

TIPE USER (ROLE) USER VERIFIKATOR

USER SKPD

USER PEMOHON

Gambar 2. Aktor sub-aktor aplikasi SI Dogar

2. Role User
A. User Administrator
a. Mengelola kategori informasi;
b. Mengelola informasi default dan informasi tambahan;
c. Mengelola user
d. Mengelola permohonan dari user pemohon.

B. User Operator
a. Mengelola kategori informasi;
b. Mengelola informasi default dan informasi tambahan.

C. User Verifikator
a. Mengelola permohonan dari user pemohon;
b. Memverifikasi data dari pemohon;
c. Memverifikasi permohonan user;
d. Memforward permohonan dari user pemohon ke setiap SKPD.

D. User Skpd
a. Mengelola kategori informasi tambahan (untuk SKPD);
b. Mengelola permohonan hasil forward dari user verifikator.

E. User Pemohon
a. Melakukan registrasi;
b. Melakukan permohonan;
c. Mengajukan keberatan informasi yang didapatkan.

3. Alur Hirarki Pengelolaan Informasi/ Artikel


INFORMASI /
ARTIKEL

INFORMASI INFORMASI
DEFAULT TAMBAHAN

INFORMASI
INFORMASI INFORMASI SI DOGAR
SERTA KNOWLEDGE
BERKALA SETIAP SAAT CENTER
MERTA

Gambar 3. Hirarki Pengelolaan Informasi/ Artikel

4. Relasi Basis Data Informasi

TABEL KATEGORI INFROMASI TABEL INFORMASI TABEL FILE

User Pemohon:
1. Melakukan Registrasi SI DOGAR;
2. Verifikasi Email SI DOGAR;
3. Melakukan Permohonan;
4. Di Lakukan Verifikasi Data Oleh User Verifikator Pusat;
5. Setelah data Diverifikasi selanjut nya verifkasi permohonan, tipe permohonan
dan permohonan di teruskan ke Unit Kerja terkait;
6. User Operator dari SKPD melakukan pemberian data sesuai dengan tipe
yang diinginkan oleh pemohon;
7. Permohonan jika dirasa kurang memuaskan akan dilakukan pengajuan
keberatan oleh user pemohon;
8. Keberatan masuk ke user verifikator User SI DOGAR;
9. Diverifikasi untuk masuk kembali ke user Unit Kerja terkait;
10. Di berikan Data terbaru;
11. Jika Permohonan sudah dipenuhi;
12. Selesai.

User Verifikator:
1. Memeriksa setiap permohonan dari user pemohon yang masuk;
2. Memeriksa data required dari pemohon;
3. Jika data kurang lengkap, pemohon akan melakukan pengkomplitan data
dalam 3x24 jam;
4. Jika data sudah komplit permohonan akan diteruskan ke Unit Kerja terkait;
5. Memeriksa setiap pengajuan keberatan;
6. Keberatan yang masuk akan di verifikasi dan diberi alasan apakah keberatan
bisa diteruskan atau diberhentikan;
7. Melakukan peneguran jika user operator belum melakukan pemberian
informasi dari pemohon.

User Operator:

1. Melakukan update Informasi terkait dengan informasi SKPD masing-masing;


2. Informasi yang di berikan termasuk kedalam kategori informasi default atau
informasi tambahan, informasi default termasuk informasi serta merta,
informasi berkala atau informasi setiap saat.

User Publik:

1. Mencari informasi data terkait dengan unit kerja/ SKPD;


2. Melihat informasi sesuai kategori;
3. Melihat informasi yang sering dicari;
4. Melihat FAQ;
5. Memeriksa status permohonan tanpa melakukan login.

Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi

Manajemen Sumber Daya Manusia

Pengelolaan Sistem Informasi

Pengadaan Sarana dan Prasarana


Inbound Operasi Outbound Pemasaran Pelayanan
Logistic Logistic dan
Penjualan

AKTIVITAS UTAMA