STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

MANAJEMEN RISIKO

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI

UNIVERSITAS LAMPUNG
Jalan Prof. Dr. Sumantri Brojonegoro No. 1 Bandar Lampung 35145 Telp (0721) 701609 Fax (0721) 702767
Website : buk.unila.ac.id
 Nomor SOP UNILA/WMM/01
Tanggal Pembuatan 17 Maret 2016
Tanggal Revisi --
Tanggal Efektif 2 Mei 2016
Disahkan Oleh Rektor Universitas Lampung

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI

UNIVERSITAS LAMPUNG

Jl. Prof. Dr. Sumantri Brojonegoro No. 1 Bandar Lampung 35145

Telp (0721) 701609 Fax (0721) 702767
Prof. Dr. Ir Hasriadi Mat Akin, M.P.
Website : buk.unila.ac.id NIP. 195706291986031002
Nama SOP Manajemen Risiko
Diketahui Oleh:
Wakil Rektor Bidang Perencanaan, Wakil Rektor Bidang Wakil Rektor Bidang Wakil Rektor Bidang Akademik/
Kerjasama dan TIK Kemahasiswaan dan Alumni Umum dan Keuangan Wakil Manajemen Mutu

Prof. Dr.Mahatma Kufepeksi, SE, M.Sc
NIP. 196004261987031001
Kepala Biro Perencanaan
dan Hubungan Masyarakat
Prof. Dr. Karomani, M.Si. Prof. Dr. Ir. Muhammad Kamal, M.Sc Prof. Dr. Bujang Rahman, M.Si.
NIP. 196112301988031002 NIP. 196101011985031003 NIP. 196003151985031003
Dibuat Oleh:
Kepala Biro Umum dan Keuangan Kepala Biro Kemahasiswaan dan Alumni

Harsono Sucipto, SH, MH A Bustami SH, MH Drs. Mardi Syahperi, M.M.

NIP. 195908231980031001 NIP. 195611051980031003 NIP. 195810011980031001
Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana
Persyaratan ISO 9001 1. Mempunyai pengetahuan dibidang pengelolaan perguruan Tinggi
2. Mempunyai pengetahuan dan memahami sistem mutu perguruan
tinggi, standar, prinsip jaminan mutu, dan peraturan-peraturan yang
digunakan.
3. Mempunyai kemampuan komunikasi yang baik.
4. Mempunyai kemampuan melaksanakan fungsi manajemen.
5. Mempunyai kemampuan berinovasi dan berwawasan luas.
6. dll

Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan :
Semua SOP ATK, Komputer dan Printer

Peringatan Pencatatan dan Pendataan

Mengidentifikasi dan menetapkan konteks pengelolaan risiko disusun 1. Surat undangan
supaya dapat digunakan sebagai panduan mengenai kriteria penilaian 2. Daftar hadir rapat
tingkat risiko serta strategi penanganan risiko agar dalam penilaian resiko 3. Notulen hasil rapat kaji ulang manajemen
pada proses utama BAK, BUK dan BPHM memberikan informasi yang
tepat
 PROSEDUR MANAJEMEN RISIKO

No Uraian Prosedur Pelaksana Baku Mutu Ket

Persyaratan / Waktu Output
Staf Kasubbag Kabag Kabiro WMM Kelengkapan

1 Melakukan Identifikasi, Ada proses yang 15 menit Analisa

penilaian, pengkajian dan dijalankan Potensi
penanganan risiko sesuai Moda
dengan tabel pada masing- Kegagalan
masing proses dan
Dampaknya
4 Menetapkan tingkat dampak Tabel 1 . Nilai 15 menit Analisa
serta munculnya peluang dan Kemungkinan Potensi
menetap tingkat resikonya. Tabel 2 . Nilai Moda
Jika ditemukan tingkat risiko Konsekuensi Kegagalan
yang tidak dapat diterima, Dampak atau dan
maka diusulkan tindakan T T Keparahan Dampaknya
rencana kerja untuk
menghilangkan risiko atau
menurunkan risiko pada
tingkat yang dapat diterima
5 Menyerahkan draf dokumen Y Analisa Potensi 1 hari Analisa
analisisi risiko untuk Moda Potensi
diverifikasi ke Kasubbag, Kegagalan dan Moda
Kabag dan Kabiro untuk Dampaknya Kegagalan
kajian akhir. Jika ditemukan dan
isi yang belum disetujui, maka Dampaknya
draf dokumen tersebut
dikembalikan untuk diperbaiki
6 Menyerahkan dokumen Analisa Potensi 30 menit Analisa
analisis risiko yang telah Moda Potensi
disetujui kepada WMM untuk Kegagalan dan Moda
dikompilasi Dampaknya Kegagalan
 dan
Dampaknya

7 Mengkompilasi dokumen Analisa Potensi 1 hari Analisa

analisis risiko dan Moda Potensi
mengesahkan Kegagalan dan Moda
Dampaknya Kegagalan
dan
Dampaknya
8 Melakukan pengkajian secara Analisa Potensi Menyesuai Analisa
rutin analisa risiko pada proses Moda kan pada Potensi
rutin yang dijalankan Kegagalan dan proses Moda
Dampaknya yang Kegagalan
dijalankan dan
Dampaknya
 TABEL RISIKO
1. Nilai Kemungkinan
Kemungkinan terjadinya adalah probabilitas dari suatu peristiwa yang terjadi. Kemungkinan
risiko, perlu mempertimbangkan baik probabilitas dan frekuensi kejadian. BAK, BUK dan
BPHM menggunakan peringkat kemungkinan berikut.
Tabel 1 . Nilai Kemungkinan
Nilai Kemungkinan Deskripsi Kuantifikasi /
Frekuensi
1 Sangat Jarang Peristiwa mungkin terjadi tetapi hanya Sekali setiap 5 tahun
dalam keadaan luar biasa. Tidak ada atau lebih
riwayat kejadian masa lalu.
2 Jarang Peristiwa mungkin terjadi dalam Sekali dalam 2 tahun.
beberapa keadaan. Tidak ada riwayat
kejadian masa lalu.
3 Mungkin Peristiwa mungkin terjadi dalam Sekali dalam 1 tahun
beberapa waktu. Adanya beberapa
tanda-tanda peringatan sebelumnya atau
riwayat kejadian sebelumnya
4 Lebih mungkin Peristiwa akan kemungkinan terjadi. Sekali dalam 6 bulan
Beberapa kejadian masalalu terulang.
5 Hampir selalu Peristiwa diperkirakan terjadi dalam Sekali setiap 1 bulan
situasi normal. Telah sering terjadi atau lebih frekuensi nya.
kejadian masalalu.

2. Nilai Keparahan atau Konsekuensi

Penilaian “Severity” atau “konsekuensi” merupakan dampak dari resiko tersebut, yang dapat
diukur dari (atau kombinasi nya):
- Dampak pada kegiatan organisasi
- Dampak finansial
- Reputasi pada organisasi.

BAK, BUK dan BPHM akan menggunakan penilaian konsekuensi berikut:

Tabel 2 . Nilai Konsekuensi Dampak atau Keparahan
Nilai Konsekuensi Dampak Kegiatan Dampak Finansial Dampak Reputasi
Organisasi
1 Tidak Gangguan biasa yang Kerugian yang lebih Dampak yang sangat
signifikan terjadwal. kecil, dengan nilai > kecil – pengaruh
Gangguan yg tak Rp. 100.000 ,- pada inetrnal
terjadwal kurang dari 2 organisasi itu sendiri
jam.
2 Minor Aktivitas utama Kerugian secara Dampak yang
terganggu hingga ½ kecil, dengan nilai > terbatas – pengaruh
hari Rp. 500.000 ,- pada media lokal.
3 Moderat / Aktivitas utama Kerugian secara Dampak yang pantas
Sedang terganggu hingga 1 lokal, dengan nilai > dipertimbangkan –
hari Rp.1.000.000,- pengaruh media
lokal. Dampak
terhadap lisensi
nasional
4 Major Aktivitas utama Kerugian yang luas Dampak Nasional –
terganggu hingga 2 dengan nilai > Rp. pengaruh media
hari 5.000.000,- nasional. Dampak
terhadap lisensi
nasional
5 Katastropik Aktivitas utama Luasan kerugian – Dampak
terganggu hingga > 2 substansi atau total internasional –
hari kerugian operasional pengaruh media
> Rp. 10.000.000,- internasional.
Dampak terhadap
lisensi internasional.

3. Penilaian Resiko
Penilaian resiko ditentukan dengan perkalian antara nilai dampak dengan nilai kemungkinan.
Tingkat resiko tersebut menentukan bagaimana tindak lanjut penanganan resiko. Tabel
berikut dibawah menggambarkan tingkat resiko yang digunakan oleh BAK, BUK dan BPHM.
Tabel 3 . Tingkat Resiko
Kemungkinan

Konsekuensi 1 2 3 4 5
Sangat jarang jarang mungkin Lebih mungkin Hampir selalu
5 Sangat Besar Ekstrim Ekstrim Ekstrim Ekstrim
Katastropik 5 10 15 20 25
4 Medium Sangat Besar Sangat Besar Eksrim Ekstrim
8 12
Major 4 16 20
3 Medium Besar Besar Sangat Besar Ekstrim
12
Moderat 3 6 9 15
2 Kecil Medium Besar Besar Sangat Besar
10
Minor 2 4 6 8
1 Kecil Kecil Kecil Medium Medium
Tidak signifikan 1 2 3 4 5
4. Evaluasi Resiko
Penialain resiko melibatkan komparasi nilai resiko yang muncul dan analisa proses
prioritas dan persyaratan yang ada.
Strategi penanganan resiko sebagai berikut :
- Ekstrim : memerlukan tindakan segera karena sebaran potensi resiko memungkinkan
hancurnya organisasi.
Resiko tersebut dapat di alihkan ke pihak lain atau di hindari oleh BAK, BUK dan
BPHM.
- Sangat Besar: memerlukan tindakan cepat [maksimal 3 bulan], karena potensi
dampak nya melemahkan organisasi. Prosedur atau Instruksi kerja pada aktivitas
terkait proses ini diperlukan.
Resiko tersebut dapat di alihkan ke pihak lain atau di hindari oleh BAK, BUK dan
BPHM.
Besar : Memerlukan penanganan dengan rencana tindakan [antara 3 – 6 bulan].
Resiko tersebut dapat diterima, namun diperlukan usaha untuk menurunkan
kemungkinan munculnya penyebab kegagalan proses, atau menurunkan potensi
dampak kegagalan proses.
- Medium : Merupakan batas resiko yang dapat diterima oleh BAK, BUK dan BPHM.,
namun selalu memantau dan mengevaluasi resiko tersebut.
Menerima resiko dengan informasi yang diterima, namun ada upaya untuk
memperbaiki.
- Kecil : Dikaji, dipantau dan dievauasi minimal setahun sekali.
Analisa Potensi Moda Kegagalan dan Dampaknya

Peluang Terjadi
Level Dampak
Hasil Tindakan
Potensi Penanggung

Resiko
Penyebab Kendali
Tahapan Moda Potensi Rekomenda- Jawab & Status

Dampak
Peluang
Persyaratan Dampak Potensi

Terjadi

Resiko
Pencegahaan

Level
Proses Kegagalan si Tindakan Target Tindakan
Kegagalan Kegagalan [Saat Ini]
Selesai & Tanggal
Selesai

Residu resiko
Resiko =
Potensi Potensi
Dampak x
kegagalan penyebab
Peluang
proses kegagalan
proses

Persyaratan
terkait proses Kendali sekarang
atau output mencegah
Dampak
penyebab
gagal proses kegagalan proses
Tabel 2
Tahapan
proses sesuai Rencana
Potensi dampak Peluang
alur gagalnya proses muncul tindakan untuk
penyebab gagal resiko: Ekstrim,
Sangat Besar,
proses
Besar,
Tabel 1
Tahap 6
 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
PENGENDALIAN DOKUMEN

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI

UNIVERSITAS LAMPUNG
Jalan Prof. Dr. Sumantri Brojonegoro No. 1 Bandar Lampung 35145 Telp (0721) 701609 Fax (0721) 702767
Website : buk.unila.ac.id
 Nomor SOP UNILA/WMM/02
Tanggal Pembuatan 17 Maret 2016
Tanggal Revisi --
Tanggal Efektif 2 Mei 2016
Disahkan Oleh Rektor Universitas Lampung

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI

UNIVERSITAS LAMPUNG

Jl. Prof. Dr. Sumantri Brojonegoro No. 1 Bandar Lampung 35145

Telp (0721) 701609 Fax (0721) 702767 Prof. Dr. Ir Hasriadi Mat Akin, M.P.
Website : buk.unila.ac.id NIP. 195706291986031002
Nama SOP Pengendalian Dokumen
Diketahui Oleh:
Wakil Rektor Bidang Perencanaan, Wakil Rektor Bidang Wakil Rektor Bidang Wakil Rektor Bidang Akademik/
Kerjasama dan TIK Kemahasiswaan dan Alumni Umum dan Keuangan Wakil Manajemen Mutu

Prof. Dr.Mahatma Kufepaksi, SE, M.Sc
NIP. 196004261987031001
Kepala Biro Perencanaan
dan Hubungan Masyarakat
Prof. Dr. Karomani, M.Si. Prof. Dr. Ir. Muhammad Kamal, M.Sc Prof. Dr. Bujang Rahman, M.Si.
NIP. 19611230 1988031002 NIP. 196101011985031003 NIP. 196003151985031003
Dibuat Oleh:
Kepala Biro Umum dan Keuangan Kepala Biro Kemahasiswaan dan Alumni

Harsono Sucipto, SH, MH A Bustami SH, MH Drs. Mardi Syahperi, M.M.

NIP. 195908231980031001 NIP. 195611051980031003 NIP. 195810011980031001
  Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan 1. Mempunyai pengetahuan dan memahami sistem manajemen mutu dan
Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana

 ISO 9001
Reformasi Birokrasi No. 35 Tahun 2012 peraturan-peraturan yang digunakan.
2. Mempunyai kemampuan komunikasi yang baik.
3. Mempunyai kemampuan melaksanakan fungsi manajemen.
4. Mempunyai kemampuan berinovasi dan berwawasan luas.
5. dll

Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan :
Semua SOP ATK, komputer, printer, lemari/filing cabinet, box file, outnerd, map gantung,
mesin pencacah dokumen

Peringatan Pencatatan dan Pendataan

Dokumen sah fotokopi diberikan stempel COPY TERKENDALI,
dokumen sah asli diberikan stempel MASTER DOKUMEN,
dokumen diterbitkan untuk pihak eksternal diberikan stempel
TIDAK TERKENDALI, dokumen sudah tidak berlaku diberikan
stempel KADALUARSA.
1. Daftar induk dokumen internal
2. Daftar induk dokumen eksternal
3. Daftar distribusi dokumen
4. Usulan perubahan dokumen
5. Berita acara perubahan dokumen
 PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

Pelaksana Mutu Baku

No Kegiatan Kasub WMM Rektor Persyaratan/ Ket.
Kabag Kabiro WR Waktu Output
bag Kelengkapan
Penyusunan dokumen
A.
Mengidentifikasi kebutuhan Sesuai OTK, 5 hari
1. SOP Statuta dan
Tupoksi
Menyusun SOP dengan Sesuai permenpan 2,5 SOP
2. melibatkan pemangku proses No. 35 tahun 2012 bulan
langsung (staf)
Verifikasi SOP. Jika belum T T T T Seuai dengan 1 bulan SOP
sesuai maka dikembalikan kegiatan,
kepada subbag terkait untuk Y Y Y pelaksana,
3 diperbaiki. Jika sudah sesuai
persyaratan/
maka ditandatangani Y
kelengkapan,
waktu dan outpu
Menandatangani SOP pada Prosedur sesuai 5 hari SOP
halaman pengesahan. Dibuat dengan peraturan
oleh Kasubbag, diperiksa terkait baik internal
oleh Kabag, disetujui oleh
maupun eksternal
WR Kabiro, Diketahui oleh
WR dan atau WMM dan Unila
4
disahkan oleh Rektor
 Identifikasi dokumen
B.
Mengidentifikasi semua Semua SOP telah 2 hari Dokumen
dokumen yang dipakai acuan disahkan oleh Eksternal
dan atau sebagai bukti proses Rektor Dokumen
(dokumen yang diterbitkan Internal
pihak di luar Universitas
1.
Lampung maupun dokumen
yang diterbitkan oleh pejabat
Fakultas dan Universitas
Lampung)

2. Menetapkan Daftar Induk Digunakan sebagai 1 hari Daftar

Dokumen Eksternal, Daftar acuan kerja dari Induk
Induk Dokumen Internal semua unit kerja Dokumen
Eksternal
Daftar
Induk
Dokumen
Internal
3. Mengidentifikasi penetapan Untuk 1 hari Daftar
nomor pengendalian mempermudah induk
dokumen : dalam dokumen
Identifikasi dan Penomoran. pengendalian eksternal,
a. Penomoran Prosedur Daftar
XX/YY/ZZ/AA induk
Keterangan : dokumen
SOP : Standard internal,
Operational Procedure Daftar
XX : Biro induk
YY : Bagian rekaman
ZZ : Subbagian
AA :Nomor Urut SOP
Kode Biro:
BAK : Biro Akademik dan
Kemahasiswaan
BUK : Biro Umum dan
Keuangan
BPHM: Biro Perencanaan
dan Hubungan
Masyarakat

Kode Bagian:
AK : Akademik
KM : Kemahasiswaan
KU: Keuangan
KP: Kepegawaian
HTLBMNU: Hukum,
TataLaksana, Barang
Milik Negara dan Umum
PE: Perencanaan dan
Evaluasi
IHM: Informasi dan
Hubungan Masyarakat

Kode Subbagian:
PE: Pendidikan dan Evaluasi
RS: Registrasi dan Statistik
SP: Sarana Pendidikan
MP: Mibat, Penalaran dan
Informasi
Kemahasiswaan
KM: Kesejahrteraan
Mahasiswa dan Alumni
NPNBP: Nonpenerimaan
Negara Bukan Pajak
PNBP: Penerimaan Negara
 Bukan Pajak
AKLAP: Akuntansi dan
Pelaporan
TP : Tenaga Pendidik
TK: Tenaga Kependidikan
HTL: Hukum dan tata
Laksana
BMN: Barang Milik Negara
TUP: Tata Usaha dan
Protokol
RT: Rumah Tangga
PR: Perencanaan
E: Evaluasi
SI: Sistem Informasi
HM: Hubungan Masyarakat

Penomoran Formulir :
F-AA/Kode SOP
Keterangan :
F : Form
AA : Nomor form

B. Distribusi dokumen

1 Mengidentifikasi penerima Rektor, WMM, 1 jam Daftar

dokumen WR, Kabiro, Distribusi
Kabag dan Kabiro Dokumen
2 Menyusun daftar distibusi Sesuai penerima 1 hari Daftar
dokumen dokumen Distribusi
Dokumen
3 Menggandakan Dokumen Sesuai penerima 2 hari SOP
Internal (SOP) dokumen SOP
4 Memberi stempel Master SOP asli dan 1 hari SOP
pada SOP asli dan stempel semua SOP
Copy Terkendali pada SOP salinan
salinan setiap halaman
pengesahan.
5 Memberi kode distribusi Sesuai dengan 1 hari SOP
dokumen yaitu: daftar distribusi
- Master : Rektor dokumen
- Copy Terkendali No :
1. WMM/WR Bidang
AK
2. WR Bidang
Kemahasiswaan dan
Alumni
3. WR Bidang Umum
dan Keuangan
4. WR Bidang PKTIK
5. Kepala BAK, BUK
dan BPHM
6. Kepala Bagian
7. Kepala Subbag
6 Mendistribusikan SOP SOP 1 hari Lembar
kepada: Distribusi
1. Rektor: SOP semua Dokumen
biro
2. WMM dan atau WR
Bidang Akademik:
SOP semua biro
3. WR Bidang Umum
dan Keuangan : SOP
 biro terkait
4. WR Bidang
Kemahasiswaan dan
Alumni: SOP biro
terkait
5. WR Bidang
Perencanaan, Kerja
Sama dan Tekologi,
Informasi dan
Komunikasi: SOP biro
terkait
6. Kepala BAK, BUK
dan BPHM: SOP biro
terkait
7. Kepala Bagian : SOP
bagian terkait
8. Kepala Subbag : SOP
subbag terkait
B. Perubahan dokumen/form

Menerima perintah dari Draft Dokumen 1 menit Usulan

1. Kabag untuk perubahan
menambah/merubah SOP/ T dokumen
mengusulkan T T T
perubahan/penambahan
dokumen

Verifikasi usulan Sesuai dengan

2. perubahan/penambahan peraaturan terbaru
dokumen. Jika tidak
disetujui maka harus
diperbaiki.
5. Melakukan revisi Dokumen Lama 1 hari Berita
dokumen/form , Y Y Y Y Acara
mendistribusikan sesuai Perubahan
kebutuhan, menarik dokumen
yg direvisi

Melakukan revisi Daftar 1 jam Daftar

6. Induk Dokumen Internal atau Dokumen baru induk
Daftar Induk Dokumen dokumen
Eksternal sesuai eksternal,
perubahannya Daftar
induk
dokumen
internal
C. Penyimpanan dan
Pemeliharaan dokumen
1. Menyimpan dokumen dengan Almari, boxfile, 5 menit Dokumen
media yang sesuai (kertas, map gantung,
CD, Soft data, dll) Outnerd dll
2. Melakukan pemeliharaan Dokumen 5 menit Jadwal
dokumen dengan membuat Pemeliharaa
jadwal pemeliharaan n Dokumen

D Pemusnahan Dokumen
1. Mengidentifikasi dokumen Mengaju Pedoman 1hari Berita acara
yang masa simpannya telah JRA Unila
habis
2. Verifikasi dokumen yang Dokumen 1 hari Daftar
masa simpannya telah habis. kadaluarsa. Induk
Jika tidak memiliki nilaiguna Dokumen
dihapuskan dan jika masih
memiliki nilai guna
diserahkan kepada UTP Y Y
Kearsipan untuk dijadikan
arsip permanen

3. Membuat daftar dokumen Dokumen 1 hari Daftar

yang akan dimusnhakan/ Kadaluwarsa Dokumen
dititipkan ke UPT Kearsipan Kadaluwars
a
4. Menyerahkan daftar Dokumen 2 jam Daftar
dokumen kadaluwarsa Kadaluwarsa dokumen
kepada Kabiro melalui kadaluwarsa
Kabag

5. Melakukan pemusnahan Dokumen 1 hari Berita

dokumen mutu yang tidak kadaluwarsa Acara
relevan/ kadaluwarsa sesuai pemusnahan
petunjuk teknisnya atau Dokumen
menyerahkan dokumen
kepada UPT Kearsipan
E Peminjaman Dokumen
1. Menerima permohonan Form peminjaman, 5 menit Buku
peminjaman dokumen dari Fc.identitas Peminjaman
pihak terkait diri/Nomor Dokumen/
Rekaman
telepon
 Verifikasi permohonan T Sesuai identitas, 5 menit Form
2. peminjaman kondisi rekaman peminjama
n
Y Harus menulis 5 menit
pada buku Buku
Menyerahkan dokumen peminjaman Peminjaman
3.
kepada pemohon Dokumen/
Dokumen/ Rekaman
Rekaman
F Pengembalian Dokumen
Menghubungi peminjam Sesuai waktu 5 menit
Form
1. dokumen, jika melampau pinjam peminjaman
waktu pinjam
Kondisi rekaman 2 hari Buku
Menerima dan menempatkan
harus sesuai pada Peminjaman
2. dokumen sesuai dengan
saat meminjam Dokumen/
lokasi simpan
Rekaman
 STANDAR OPERATIONAL PROSEDUR (SOP)
PENGENDALIAN REKAMAN

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI

UNIVERSITAS LAMPUNG
Jalan Prof. Dr. Sumantri Brojonegoro No. 1 Bandar Lampung 35145 Telp (0721) 701609 Fax (0721) 702767
Website : buk.unila.ac.id
 Nomor SOP UNILA/WMM/03
Tanggal Pembuatan 17 Maret 2016
Tanggal Revisi --
Tanggal Efektif 2 Mei 2016
Disahkan Oleh Rektor Universitas Lampung

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI

UNIVERSITAS LAMPUNG

Jl. Prof. Dr. Sumantri Brojonegoro No. 1 Bandar Lampung 35145

Telp (0721) 701609 Fax (0721) 702767 Prof. Dr. Ir Hasriadi Mat Akin, M.P.
Website : buk.unila.ac.id NIP. 195706291986031002
Nama SOP Pengendalian Rekaman
Diketahui Oleh:
Wakil Rektor Bidang Perencanaan, Wakil Rektor Bidang Wakil Rektor Bidang Wakil Rektor Bidang Akademik/
Kerjasama dan TIK Kemahasiswaan dan Alumni Umum dan Keuangan Wakil Manajemen Mutu

Prof. Dr.Mahatma Kufepaksi, SE, M.Sc
NIP. 196004261987031001
Kepala Biro Perencanaan
dan Hubungan Masyarakat
Prof. Dr. Karomani, M.Si. Prof. Dr. Ir. Muhammad Kamal, M.Sc Prof. Dr. Bujang Rahman, M.Si.
NIP. 19611230 1988031002 NIP. 1961010111985031003 NIP. 196003151985031003
Dibuat Oleh:
Kepala Biro Umum dan Keuangan Kepala Biro Kemahasiswaan dan Alumni

Harsono Sucipto, SH, MH A Bustami SH, MH Drs. Mardi Syahperi, M.M.

NIP. 195908231980031001 NIP. 195611051980031003 NIP. 195810011980031001
Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana
Persyaratan ISO 9001 1. Mempunyai pengetahuan dan memahami sistem
manajemen mutu dan peraturan-peraturan yang digunakan.
2. Mempunyai kemampuan komunikasi yang baik.
3. Mempunyai kemampuan melaksanakan fungsi
manajemen.
4. Mempunyai kemampuan berinovasi dan berwawasan
luas.
5. dll

Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan :
Semua SOP ATK/APK, Komputer dan Printer

Peringatan Pencatatan dan Pendataan

Rekaman harus memiliki kode, masa simpan dan lokasi simpan 1. Daftar Induk Rekaman
untuk mempermudah penemuan rekaman pada saat dibutuhkan 2. Jadwal cheklist pemeliharaan
dalam waktu yang cepat 3. Berita acara pemusnahan arsip
 PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN

Pelaksana Mutu Baku Ket.

No Kegiatan Persyaratan/
Kasubbag Kabag Kabiro WMM Waktu Output
Kelengkapan
Mengidentifikasi rekaman Rekaman 2 hari
/ catatan mutu yang Daftar induk
1
menjadi tanggung jawab rekaman
di wilayah kerjanya.
Mengelompokkan Rekaman 2 hari
rekaman / catatan mutu.
untuk menentukan lokasi Daftar induk
2
simpan, masa simpan dan rekaman
metode simpan (kertas,
CD, soft data, dll)
3 Membuat Daftar induk Rekaman 1 hari Daftar induk
Rekaman dengan rekaman
menentukan lokasi
simpan, masa simpan, dan
metode penyimpanannya.
Menyimpan rekaman Rekaman 2 hari
sesuai lokasi yang Daftar induk
4
tercantum dalam Daftar rekaman
Induk Rekaman.
Melakukan pemeliharaan Rekaman 3 jam
Jadwal
dokumen sesuai dengan
5 pemeliharaan
jadwal pemeliharaan yang
Rekaman
telah dibuat
Melakukan pemusnahan Rekaman lama. 5 menit/
dokumen jika rekaman Jika masih rekaman
Berita Acara
6 sudah melampaui masa memiliki asaz
Pemusnahan
simpan sesuai petunjuk manfaat institusi
teknisnya maka diserahkan
 kepada UPT
Kearsipan
Peminjaman Rekaman
7 Menerima permohonan Form 5 menit Buku
peminjaman rekaman dari peminjaman, Peminjaman
pihak terkait Fc.identitas Dokumen/Reka
man
diri/Nomor
T
telepon
Sesuai identitas, 5 menit Buku
Verifikasi permohonan
kondisi rekaman Peminjaman
8 peminjaman
Dokumen/Reka
man
T Harus menulis 5 menit Buku
Menyerahkan rekaman pada buku Peminjaman
9
kepada pemohon peminjaman Dokumen/Reka
man
Pengembalian Rekaman
Sesuai waktu 5 menit Buku
Menghubungi peminjam
pinjam Peminjaman
10 rekaman, jika melampau
Dokumen/Reka
waktu pinjam
man
Menerima dan Kondisi rekaman Sesuai Buku
menempatkan rekaman harus sesuai masa Peminjaman
11
sesuai dengan lokasi pada saat Dokumen/Reka
simpan meminjam man
 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
PENANGANAN PENGADUAN/KELUHAN PELANGGAN

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI

UNIVERSITAS LAMPUNG
Jalan Prof. Dr. Sumantri Brojonegoro No. 1 Bandar Lampung 35145 Telp (0721) 701609 Fax (0721) 702767
Website : buk.unila.ac.id
 Nomor SOP UNILA/WMM/04
Tanggal Pembuatan 17 Maret 2016
Tanggal Revisi --
Tanggal Efektif 2 Mei 2016
Disahkan Oleh Rektor Universitas Lampung

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI

UNIVERSITAS LAMPUNG

Jl. Prof. Dr. Sumantri Brojonegoro No. 1 Bandar Lampung 35145

Telp (0721) 701609 Fax (0721) 702767
Prof. Dr. Ir Hasriadi Mat Akin, M.P.
Website : buk.unila.ac.id NIP. 195706291986031002
Nama SOP Penanganan Keluhan Pelanggan
Diketahui Oleh:
Wakil Rektor Bidang Perencanaan, Wakil Rektor Bidang Wakil Rektor Bidang Wakil Rektor Bidang Akademik/
Kerjasama dan TIK Kemahasiswaan dan Alumni Umum dan Keuangan Wakil Manajemen Mutu

Prof. Dr.Mahatma Kufepaksi, SE, M.Sc
NIP. 196004261987031001
Kepala Biro Perencanaan
dan Hubungan Masyarakat
Prof. Dr. Karomani, M.Si. Prof. Dr. Ir. Muhammad Kamal, M.Sc Prof. Dr. Bujang Rahman, M.Si.
NIP. 19611230 1988031002 NIP. 196101011985031003 NIP. 196003151985031003
Dibuat Oleh:
Kepala Biro Umum dan Keuangan Kepala Biro Kemahasiswaan dan Alumni

Harsono Sucipto, SH, MH A Bustami SH, MH Drs. Mardi Syahperi, M.M.

NIP. 195908231980031001 NIP. 195611051980031003 NIP. 195810011980031001
Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana
Persyaratan ISO 9001:2015 1. Mempunyai pengetahuan dan memahami sistem manajemen mutu
dan peraturan-peraturan yang digunakan.
2. Mempunyai kemampuan komunikasi yang baik.
3. Mempunyai kemampuan melaksanakan fungsi manajemen.
4. Mempunyai kemampuan berinovasi dan berwawasan luas.
5. dll

Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan :
Semua SOP ATK/APK, Media Keluhan, Komputer dan Printer

Peringatan Pencatatan dan Pendataan

1. Identifikasi keluhan pimpinan, dosen, karyawan, dan mahasiswa 1. Lembar/Buku Pengaduan Pelanggan
dilakukan setiap sebulan sekali, baik melalui kotak saran, email, 2. Tindaklanjut Pengaduan
website, dan program aplikasi pada Biro
2. Laporan tentang keluhan pimpinan, dosen, karyawan, dan
mahasiswa disampaikan kepada Kepala Biro secara rutin setiap
enam bulan sekali.
3. Prosedur penanganan keluhan pimpinan, dosen, karyawan, dan
mahasiswa, dilakukan melalui rapat rutin atau melalui kebijakan
Kepala Biro
 PROSEDUR PENANGANAN KELUHAN PELANGGAN

Pelaksana Baku Mutu Ket

No Uraian Prosedur Persyaratan / Waktu Output
Kasubbag Kabag Kabiro
Kelengkapan
1. Menyediakan fasilitasi keluhan - Form keluhan 1 jam Form keluhan
pelanggan pelanggan Pelanggan
- Kotak saran
2. Menerima keluhan/saran dari - Form keluhan insidental Form keluhan
pelanggan/stake holder Pelanggan Pelanggan/
- Surat, Surat Keluhan
Pengkeluhan Langsung,
Langsung, Media Media Sosial
Sosial, Telepon
3. Menuliskan keluhan/saran yang - ATK , 5 menit Buku Keluhan
diterima - Surat/form
Penanganan
Keluhan
4. Melaporkan keluhan/saran yang Buku Keluhan 15 menit Form keluhan
diterima kepada WMM melalui Pelanggan/
Kabiro dan WR terkait Surat Keluhan
Langsung,
Media Sosial
5. Melakukan klarifikasi ke Informasi Keluhan 2 hari Hasil Klarifikasi
pelayanan terpadu/sumber keluhan / saran,
pengkeluhan bersama Buku Keluhan
Kasubbag terkait
6. Menindak Lanjuti Informasi Keluhan, 2 hari Tindak Lanjut,
Keluhan/saran Sumber Data, Buku Buku Keluhan
Keluhan

7. Menginformasikan hasil tindak Surat 30 menit Surat

lanjut keluhan/saran kepada Pemberitahuan, Pemberitahuan,
yang terkait Telepon Buku Keluhan,
8. Mengarsipkan berkas Surat Keluhan, 5 menit Surat Keluhan,
pengkeluhan Buku Penanganan Buku Keluhan,
Keluhan, Surat Surat
Pemberitahuan Pemberitahuan
 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
PENGUKURAN KEPUASAN PELANGGAN

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI

UNIVERSITAS LAMPUNG
Jalan Prof. Dr. Sumantri Brojonegoro No. 1 Bandar Lampung 35145 Telp (0721) 701609 Fax (0721) 702767
Website : buk.unila.ac.id
 Nomor SOP UNILA/WMM/05
Tanggal Pembuatan 17 Maret 2016
Tanggal Revisi --
Tanggal Efektif 2 Mei 2016
Disahkan Oleh Rektor Universitas Lampung

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI

UNIVERSITAS LAMPUNG

Jl. Prof. Dr. Sumantri Brojonegoro No. 1 Bandar Lampung 35145

Telp (0721) 701609 Fax (0721) 702767 Prof. Dr. Ir Hasriadi Mat Akin, M.P.
Website : buk.unila.ac.id NIP. 195706291986031002
Nama SOP Pengukuran Kepuasan Pelanggan
Diketahui Oleh:
Wakil Rektor Bidang Perencanaan, Wakil Rektor Bidang Wakil Rektor Bidang Wakil Rektor Bidang Akademik/
Kerjasama dan TIK Kemahasiswaan dan Alumni Umum dan Keuangan Wakil Manajemen Mutu

Prof. Dr.Mahatma Kufepaksi, SE, M.Sc
NIP. 196004261987031001
Kepala Biro Perencanaan
dan Hubungan Masyarakat
Prof. Dr. Karomani, M.Si. Prof. Dr. Ir. Muhammad Kamal, M.Sc Prof. Dr. Bujang Rahman, M.Si.
NIP. 19611230 1988031002 NIP. 196101011985031003 NIP. 196003151985031003
Dibuat Oleh:
Kepala Biro Umum dan Keuangan Kepala Biro Kemahasiswaan dan Alumni

Harsono Sucipto, SH, MH A Bustami SH, MH Drs. Mardi Syahperi, M.M.

NIP. 195908231980031001 NIP. 195611051980031003 NIP. 195810011980031001
Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana
Persyaratan ISO 9001 1. Memiliki latar belakang belakang pendidikan minimal S1.
2. Mempunyai pengetahuan dibidang pengelolaan akademik dan
kemahasiswaan
3. Mempunyai pengetahuan dan memahami sistem mutu Biro,
standar, prinsip jaminan mutu, dan peraturan-peraturan yang
digunakan.
4. Mempunyai kemampuan komunikasi yang baik.
5. Mempunyai kemampuan melaksanakan fungsi manajemen.
Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan :
Semua SOP ATK/APK, Komputer dan Printer

Peringatan Pencatatan dan Pendataan

1. Pengukuran kepuasan pelanggan dilakukan dua kali dalam setahun 1. Kuesioner kepuasan pelanggan
dengan mempergunakan program aplikasi secara online/manual 2. Rekapitulasi nilai hasil kuisioner
2. Responden adalah unit kerja, dosen, tenaga kependidikan, 3. Analisa Hasil pengukuran
mahasiswa dan calon mahasiswa baru Unila
3. Subyek adalah pimpinan, kasubbag, staf dan objek survey adalah
pelayanan Biro
4. Jumlah subyek atau responden dalam satu periode pengukuran
minimal sebanyak 100% dari jumlah pelanggan yang sudah
mengisi kuisioner online/manual.
 PROSEDUR PENGUKURAN KEPUASAN PELANGGAN

Pelaksana Baku Mutu Ket

No Uraian Prosedur Persyaratan /
Kasubbag Staf Kabag Kabiro Waktu Output
Kelengkapan
A. Instrumen Pengukuran
1. Membuat atau meninjau Kuesioner 2 minggu
dimensi terkait mutu
Kuesioner
pelayanan serta identifikasi
jenis pelayanan
2. Menyusun pertanyaan yang Kuesioner 1 minggu
berkaitan dengan dimensi Kuesioner
pelayanan yang terkait
3. Menetapkan kuesioner Kuesioner 1 minggu
pengukuran kepuasan Kuesioner
pelanggan
B.
Pelaksanaan pengukuran
kepuasan pelanggan
1. Meminta pelanggan untuk Kuesioner 5 bulan
mengisi kuisioner pada Kuesioner
program aplikasi
2. Mengidentifikasi jenis Jawaban pelanggan 1 minggu
pelayanan yang telah Kuesioner
diterima oleh pelanggan
C. Analisa Data

1. Membuat rekap nilai Input kuesioner 2 hari

sesuai data pilihan di
Rekapitulasi
kuesioner yang telah diisi oleh
nilai hasil
pelanggan pada program
kuisioner
aplikasi responden
2. Melakukan pengolahan Hasil kuesioner 3 jam Rekapitulasi
data hasil pengisian nilai hasil
kuesioner kuisioner
3 Rekapitulasi hasil 3 jam Rekapitulasi
Menghitung prosentase hasil
nilai hasil
pengolahan data
kuisioner
4. Mengidentifikasi prosentase Rekapitulasi hasil 2 jam Rekapitulasi
item dengan nilai terendah dan nilai hasil
melaporkan kepada pimpinan kuisioner
5 Menerima dan Rekapitulasi hasil 1 hari
Rekapitulasi
menindaklanjuti hasil
nilai hasil
pengukuran kepuasan
kuisioner
pelanggan

6 Rekapitulasi hasil 15 menit Rekapitulasi

Menyimpan hasil pengkuran
nilai hasil
kepuasan pelanggan
kuisioner
 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
AUDIT MUTU INTERNAL

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI

UNIVERSITAS LAMPUNG
Jalan Prof. Dr. Sumantri Brojonegoro No. 1 Bandar Lampung 35145 Telp (0721) 701609 Fax (0721) 702767
Website : buk.unila.ac.id
 Nomor SOP UNILA/WMM/06
Tanggal Pembuatan 17 Maret 2016
Tanggal Revisi --
Tanggal Efektif 2 Mei 2016
Disahkan Oleh Rektor Universitas Lampung

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI

UNIVERSITAS LAMPUNG

Jl. Prof. Dr. Sumantri Brojonegoro No. 1 Bandar Lampung 35145 Telp
(0721) 701609 Fax (0721) 702767 Prof. Dr. Ir Hasriadi Mat Akin, M.P.
Website : buk.unila.ac.id NIP. 195706291986031002
Nama SOP Audit Mutu Internal
Diketahui Oleh:
Wakil Rektor Bidang Perencanaan, Wakil Rektor Bidang Wakil Rektor Bidang Wakil Rektor Bidang Akademik/
Kerjasama dan TIK Kemahasiswaan dan Alumni Umum dan Keuangan Wakil Manajemen Mutu

Prof. Dr.Mahatma Kufepaksi, SE, M.Sc
NIP. 196004261987031001
Kepala Biro Perencanaan
dan Hubungan Masyarakat
Prof. Dr. Karomani, M.Si. Prof. Dr. Ir. Muhammad Kamal, M.Sc Prof. Dr. Bujang Rahman, M.Si.
NIP. 19611230 1988031002 NIP. 196101011985031003 NIP. 196003151985031003
Dibuat Oleh:
Kepala Biro Umum dan Keuangan Kepala Biro Kemahasiswaan dan Alumni

Harsono Sucipto, SH, MH A Bustami SH, MH Drs. Mardi Syahperi, M.M.

NIP. 195908231980031001 NIP. 195611051980031003 NIP. 195810011980031001
  Persyaratan ISO 9001
Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana
1. Mempunyai pengetahuan dibidang pengelolaan perguruan Tinggi
2. Mempunyai pengetahuan dan memahami sistem mutu perguruan
tinggi, standar, prinsip jaminan mutu, dan peraturan-peraturan
yang digunakan.
3. Mempunyai kemampuan komunikasi yang baik.
4. Mempunyai kemampuan melaksanakan fungsi manajemen.
5. Mempunyai kemampuan berinovasi dan berwawasan luas.
6. dll
.
Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan :
Seemua SOP ATK/APK, Komputer Printer dan Cheklist Audit internal

Peringatan Pencatatan dan Pendataan

1. Audit Mutu Internal dilaksanakan minimal satu kali dalam
setahun
2. Tim Audit Mutu Internal dapat ditunjuk setiap periode
pelaksanaan audit mutu internal, dan diketuai oleh seorang
Lead Auditor
3. Auditor tidak boleh mengaudit areanya sendiri
4. Hasil Audit Mutu Internal merupakan salah satu agenda pada
Rapat Tinjauan Manajemen Mutu
1. Jadwal Audit
2. Surat usulan penerbitan surat tugas audit internal
3. Surat Tugas tim audit internal
4. Daftar hadir pembekalan tim audit internal
5. Borang/Checklist audit internal
6. Daftar hadir audit internal
7. Berita acara audit internal
8. Laporan hasil audit internal
9. Permintaan tindakan perbaikan
 PROSEDUR AUDIT MUTU INTERNAL

Pelaksana Baku Mutu Ket

No Aktifitas Kabiro Lead Persyaratan/ Waktu Output
WMM Auditor Auditee
Auditor Kelengkapan
A Penetapan Tim Auditor Mutu Internal
1. Melakukan evaluasi/ Draft SK Tim 1 jam
pemilihan tim sesuai Audit Mutu
kompetensi yang Internal Draft SK Tim
ditetapkan, dan Audit Internal
mengusulkan kepada
WMM
2. Menetapkan Tim Audit Draft SK Tim 1 hari
Mutu Internal Audit Mutu SK Tim Audit
Internal Internal

3. Memberikan Panduan AMI 1 hari

pembekalan Tim AMI Daftar Hadir

B Program Audit Mutu Internal dan Persiapan Pelaksanaan Audit

1. Menyusun program - 1 jam - Jadwal
audit mutu internal - Daftar team Audit
termasuk Jadwal Audit auditor Internal
- Daftar Tim
Auditor
2. Mengesahkan Jadwal Jadwal audit 15 menit Jadwal Audit
Audit mutu internal Internal
3. Mendistribusikan jadwal Jadwal audit 15 menit Jadwal Audit
audit kepada seksi yang mutu internal Internal
akan diaudit
 Pelaksana Baku Mutu Ket
No Aktifitas Kabiro Lead Persyaratan/ Waktu Output
WMM Auditor Auditee
Auditor Kelengkapan

4. Mempersiapkan SOP 5 hari Daftar Periksa

instrumen Audit Internal Panduan AMI Audit,
meliputi daftar Laporan
pertanyaan dan laporan Ketidaksesuai
ketidaksesuaian, an,
permintaan tindakan Permintaan
perbaikan Tindakan
Perbaikan
5. Mempelajari kriteria Kebijakan, 1 hari Kebijakan,
audit (kebijakan, SOP prosedur/ prosedur/
dan perundang- Intruksi Kerja Intruksi Kerja
undangan) dan mencatat dan perundang- dan
dalam daftar undangan perundang-
periksa/Checklist Audit undangan

C Pelaksanaan

1. Memimpin pelaksanaan Agenda Audit 15” Daftar Hadir,

opening meeting Audit Internal Notulen Rapat
Internal Undangan

2. Melaksanaan Audit Daftar periksa 2 hari Daftar periksa

Internal sesuai dengan audit internal audit internal
jadwal yang telah
disepakati
 Pelaksana Baku Mutu Ket
No Aktifitas Kabiro Lead Persyaratan/ Waktu Output
WMM Auditor Auditee
Auditor Kelengkapan

3. Rapat pembahasan Temuan Audit 1 jam Laporan

temuan Audit Internal Internal Ketidaksesuai
an, PTP
4. Membuat Permintaan PTP/Laporan 2 jam Laporan
Tindakan Perbaikan dan Ketidaksesuain Ketidaksesuai
Laporan Ketidaksesuaian an, PTP

5. Membuat laporan Log Status 1 jam Laporan

ketidaksesuaian dan Ketidaksesuai
pencatatan dalam Log an, PTP
Status
6. Memimpin pelaksanaan Log Status 1 jam Laporan
closing meeting Audit Ketidaksesuai
Internal an, PTP

Menyerahkan PTP/ PTP/ Laporan 15 menit Laporan

7. Laporan Ketidaksesuain Ketidaksesuaia Ketidaksesuai
kepada auditee n an, PTP

D Tindak lanjut temuan AMI

1. Menerima PTP/ Laporan PTP/ Laporan 5 menit Laporan
Ketidaksesuain dari Lead Ketidaksesuaia Ketidaksesuai
auditor n an, PTP

2. Mencari akar masalah PTP/ Laporan 5 hari Laporan

dan melakukan perbaikan Ketidaksesuaia Ketidaksesuai
n an, PTP
 Pelaksana Baku Mutu Ket
No Aktifitas Kabiro Lead Persyaratan/ Waktu Output
WMM Auditor Auditee
Auditor Kelengkapan

3. Memverifikasi tindakan PTP/ Laporan 2 jam Laporan

perbaikan yang dilakukan Ketidaksesuaia Ketidaksesuai
oleh auditee. Jika temuan n an, PTP
Audit Internal telah
diperbaiki maka memberi
tanda  pada kolom
“Efektif “. Jika temuan
Audit Internal belum
diperbaiki maka memberi
tanda  pada kolom
“Belum Efektif” pada
lembar PTP/Laporan
Ketidaksesuaian.

4. Menandatangani form PTP/ Laporan 15 menit Laporan

PTP sebagai persetujuan Ketidaksesuaia Ketidaksesuai
perbaikan jika perbaikan n an, PTP
yang dilakukan telah
benar/ belum diperbaiki.
5. Menyerahkan PTP yang PTP/ Laporan 15 menit Laporan
sudah diisi dan Ketidaksesuaia Ketidaksesuai
diverifikasi kepada Lead n an, PTP
auditor
6. Menyusun Laporan Audit Jadwal, Surat 2 jam Laporan Audit
rangkap 4 tugas tim Internal
internal
auditor, rekap
temuan audit,
PTP/ Laporan
 Pelaksana Baku Mutu Ket
No Aktifitas Kabiro Lead Persyaratan/ Waktu Output
WMM Auditor Auditee
Auditor Kelengkapan
Ketidaksesuaia
n, checklist
audit, daftar
hadir
Komputer
Printer
ATK
7 Menerima laporan hasil Laporan Audit 1 jam Laporan Audit
audit internal. Hasil Internal Internal
temuan Audit Mutu
Internal dibahas pada
Rapat Tinjauan
Manajemen
 STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE (SOP)
PENGENDALIAN PRODUK TIDAK SESUAI DAN TINDAKAN PERBAIKAN

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI

UNIVERSITAS LAMPUNG
Jalan Prof. Dr. Sumantri Brojonegoro No. 1 Bandar Lampung 35145 Telp (0721) 701609 Fax (0721) 702767
Website : buk.unila.ac.id
 Nomor SOP UNILA/WMM/07
Tanggal Pembuatan 17 Maret 2016
Tanggal Revisi --
Tanggal Efektif 2 Mei 2016
Disahkan Oleh Rektor Universitas Lampung

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI

UNIVERSITAS LAMPUNG

Jl. Prof. Dr. Sumantri Brojonegoro No. 1 Bandar Lampung 35145 Telp
(0721) 701609 Fax (0721) 702767 Prof. Dr. Ir Hasriadi Mat Akin, M.P.
Website : buk.unila.ac.id NIP. 195706291986031002
Pengendalian Produk Tidak Sesuai dan Tindakan
Nama SOP
Perbaikan
Diketahui Oleh:
Wakil Rektor Bidang Perencanaan, Wakil Rektor Bidang Wakil Rektor Bidang Wakil Rektor Bidang Akademik/
Kerjasama dan TIK Kemahasiswaan dan Alumni Umum dan Keuangan Wakil Manajemen Mutu

Prof. Dr.Mahatma Kufepaksi, SE, M.Sc
NIP. 196004261987031001
Kepala Biro Perencanaan
dan Hubungan Masyarakat
Prof. Dr. Karomani, M.Si. Prof. Dr. Ir. Muhammad Kamal, M.Sc Prof. Dr. Bujang Rahman, M.Si.
NIP. 19611230 1988031002 NIP. 196101011985031003 NIP. 196003151985031003
Dibuat Oleh:
Kepala Biro Umum dan Keuangan Kepala Biro Kemahasiswaan dan Alumni

Harsono Sucipto, SH, MH A Bustami SH, MH Drs. Mardi Syahperi, M.M.

NIP. 195908231980031001 NIP. 195611051980031003 NIP. 195810011980031001
Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana
Persyaratan ISO 9001 1. Mempunyai pengetahuan dibidang pengelolaan perguruan Tinggi
2. Mempunyai pengetahuan dan memahami sistem mutu perguruan
tinggi, standar, prinsip jaminan mutu, dan peraturan-peraturan yang
digunakan.
3. Mempunyai kemampuan komunikasi yang baik.
4. Mempunyai kemampuan melaksanakan fungsi manajemen.
5. Mempunyai kemampuan berinovasi dan berwawasan luas.
6. dll

Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan :
Semua SOP ATK/APK, Komputer dan Printer

Peringatan Pencatatan dan Pendataan

Apabila perbaikan yang telah dilakukan tidak diverifikasi oleh pelapor 1. Form PTP/CAR
maupun WMM, maka tindakan perbaikan tidak akan diketahui 2. Log Ketidaksesuaian
keefektifannya
 PROSEDUR PENGENDALIAN PRODUK TIDAK SESUAI DAN TINDAKAN PERBAIKAN

Pelaksana Baku Mutu Ket

No Uraian Prosedur Persyaratan / Waktu Output

Kabag Kabiro
Kasubbag Kelengkapan

A. Identifikasi ketidaksesuaian
1. Mengidentifikasi Proses kerja - Laporan
ketidaksesuaian proses, data, Ketidaksesuaian
masukan atau keluaran

2. Mengklarifikasi dengan pihak Proses 5 menit Laporan

terkait dan mengelompokkan teridentifikasi Ketidaksesuaian
sesuai jenisnya

3. Ketidak 5 menit Laporan

Mencatat ketidaksesuaian pada
sesuaian Ketidaksesuaian
laporan ketidaksesuaian
terklarifikasi
B.
Identifikasi akar
permasalahan
1. Menganalisa akar Data Terkait 30 menit Laporan
permasalahan yang bersumber Ketidaksesuaian
dari manusia, metode,
material, mesin dan money
(5M) atau atau pihak
eksternal
2. Menetapkan akar Data Terkait 5 Menit Laporan
permasalahan Ketidaksesuaian
C. Tindakan perbaikan dan
verifikasi
1. Mengkoordinasikan tindakan Sesuai tanggal - Laporan
perbaikan yang akan yang disepakat Ketidaksesuaian
dilaksanakan kepada pihak
yang ditunjuk/terkait dan
waktu penyelesaian
2. Melakukan verifikasi CAR terisi 15 menit Laporan
efektifitas tindakan perbaikan dengan action Ketidaksesuaian
yang dilakukan plan
3. Mengkonfirmasikan efektifitas CAR 15 menit Laporan
hasil tindakan perbaikan terverifikasi Ketidaksesuaian

4. Menyepakati kembali tindakan CAR closing 5 menit

Log Book (Daftar
perbaikan dan batas waktu
Ketidaksesuaian)
penyelesaiannya
5. Mencatat status penyelesaian
Log Book (Daftar
ketidaksesuaian dalam Log
Ketidaksesuaian)
Book
 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
TINJAUAN MANAJEMEN

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI

UNIVERSITAS LAMPUNG
Jalan Prof. Dr. Sumantri Brojonegoro No. 1 Bandar Lampung 35145 Telp (0721) 701609 Fax (0721) 702767
Website : buk.unila.ac.id
 Nomor SOP UNILA/WMM/08
Tanggal Pembuatan 17 Maret 2016
Tanggal Revisi --
Tanggal Efektif 2 Mei 2016
Disahkan Oleh Rektor Universitas Lampung

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI

UNIVERSITAS LAMPUNG

Jl. Prof. Dr. Sumantri Brojonegoro No. 1 Bandar Lampung 35145 Telp
(0721) 701609 Fax (0721) 702767 Prof. Dr. Ir Hasriadi Mat Akin, M.P.
Website : buk.unila.ac.id NIP. 195706291986031002
Nama SOP Tinjauan manajemen
Diketahui Oleh:
Wakil Rektor Bidang Perencanaan, Wakil Rektor Bidang Wakil Rektor Bidang Wakil Rektor Bidang Akademik/
Kerjasama dan TIK Kemahasiswaan dan Alumni Umum dan Keuangan Wakil Manajemen Mutu

Prof. Dr.Mahatma Kufepaksi, SE, M.Sc
NIP. 196004261987031001
Kepala Biro Perencanaan
dan Hubungan Masyarakat
Prof. Dr. Karomani, M.Si. Prof. Dr. Ir. Muhammad Kamal, M.Sc Prof. Dr. Bujang Rahman, M.Si.
NIP. 19611230 1988031002 NIP. 196101011985031003 NIP. 196003151985031003
Dibuat Oleh:
Kepala Biro Umum dan Keuangan Kepala Biro Kemahasiswaan dan Alumni

Harsono Sucipto, SH, MH A Bustami SH, MH Drs. Mardi Syahperi, M.M.

NIP. 195908231980031001 NIP. 195611051980031003 NIP. 195810011980031001
Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana
Persyaratan ISO 9001 1. Mempunyai pengetahuan dibidang pengelolaan perguruan Tinggi
2. Mempunyai pengetahuan dan memahami sistem mutu perguruan
tinggi, standar, prinsip jaminan mutu, dan peraturan-peraturan
yang digunakan.
3. Mempunyai kemampuan komunikasi yang baik.
4. Mempunyai kemampuan melaksanakan fungsi manajemen.
5. Mempunyai kemampuan berinovasi dan berwawasan luas.
6. dll

Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan :
Semua SOP ATK, Komputer dan Printer

Peringatan Pencatatan dan Pendataan

Agenda rapat adalah : temuan audit mutu internal, evaluasi 1. Surat undangan
pencapaian sasaran mutu, kepuasan pelanggan, penanganan keluhan 2. Daftar hadir rapat
pelanggan, tindakan perbaikan & pencegahan, kebijakan 3. Notulen hasil rapat kaji ulang manajemen
 PROSEDUR RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN

Pelaksana Baku Mutu

No Uraian Prosedur Persyaratan / Waktu Output Ket
WMM Kabiro Kabag Kasubbag
Kelengkapan
A. Perencanaan dan
Administrasi
1. Membuat perencanaan Perencanaan 10 menit Draft materi
kegiatan rapat tinjauan rapat RTM
manajemen
2. Menetapkan tanggal, agenda Draft materi 30 menit
dan tempat rapat tinjauan RTM
manajemen
3. Membuat surat undangan ATK dan APK 30 menit Surat
RTM 2 rangkap undangan

4. Memaraf surat undangan RTM Surat undangan 15 menit Surat

undangan

5. Menandatangani surat Surat undangan 15 menit Surat

undangan undangan

6. Memberi nomor surat, stempel Surat undangan 10 menit Surat

dan menggadankan surat undangan
sesuai yang diundang.
Mengirimkan undangan RTM
7. Mengidentifikasi data-data Sesuai agenda 2 jam Materi kaji
terkait agenda RTM RTM (poin B.1) ulang
8. Menyiapkan daftar hadir RTM Surat undangan 30 menit Daftar hadir

B. Pelaksanaan RTM

6. Membuka RTM Materi RTM 10 menit Notulen

rapat

7. Membahas agenda RTM Materi RTM 2 jam Notulen

bersama peserta rapat: rapat
a. Status dari tinjauan
manajemen sebelumnya
b. Perubahan dalam masalah
eksternal dan internal yang
relevan dengan sistem
manajemen mutu
c. Informasi tentang kinerja
dan efektifitas sistem
manajemen mutu antara
lain:
- Kepuasan pelanggan
dan umpan balik dari
pihak terkait yang
berkepentingan
- Hasil capaian sasaran
mutu
- Kinerja proses dan
kesesuaian produk dan
jasa
- Ketidaksesuan dan
tindakan korektif
- Pemantauan dan
pengukuran hasil
 - Hasil audit
- Kinerja penyedia
eksternal
d. Persediaan sumber daya
e. Efektifitas tindakan yang
diambil untuk risiko dan
peluang

8. Menetapkan tindakan Materi RTM 1 jam Notulen

perbaikan yang relevan dengan rapat
agenda yang tidak tercapai
targetnya

9. Menyusun perencanaan yang Materi RTM 30 menit CAR

mencakup sasaran dan
kegiatan untuk tahun
berikutnya berdasarkan hasil
RTM

C. Notulensi RTM
10. Mencatat bahasan agenda dan Notulen rapat 1 jam Notulen hasil
keputusan tindakan perbaikan rapat
dalam noutlensi
11. Menandatangani Notulensi Notulen Rapat 10 menit Notulen hasil
RTM yang meliputi : rapat
a. Status dari tinjauan ditandatanga
manajemen sebelumnya ni
b. Perubahan dalam masalah
eksternal dan internal yang CAR
relevan dengan sistem
manajemen mutu
c. Informasi tentang kinerja
dan efektifitas sistem
manajemen mutu antara
 lain:
- Kepuasan pelanggan
dan umpan balik dari
pihak terkait yang
berkepentingan
- Hasil capaian sasaran
mutu
- Kinerja proses dan
kesesuaian produk dan
jasa
- Ketidaksesuan dan
tindakan korektif
- Pemantauan dan
pengukuran hasil
- Hasil audit
- Kinerja penyedia
eksternal
d. Persediaan sumber daya
e. Efektifitas tindakan yang
diambil untuk risiko dan
peluang
f. Rekomendasi untuk
peningkatan
12. Menggandakan notulen dan Peserta rapat 5 menit Notulen hasil
mendistribusikannya kepada rapat
peserta rapat CAR