INFORMASI JABATAN

1. Nama Jabatan : PENGADMINISTRASI UMUM

2. Kode Jabatan :-

3. Unit Organisasi

Eselon I :-

Eselon II : DINAS KESEHATAN KABUPATEN KOLAKA

Eselon III :-

Eselon IV : KEPALA PUSKESMAS

4. Kedudukan Dalam Struktur :

KEPALA DINAS
KESEHATAN
KABUPATEN KOLAKA

KEPALA PUSKESMAS

PENGADMINISTRASI UMUM

Bendahara

Bendahara Pembantu

5. Ikhtisar Jabatan :

Melakukan kegiatan penggagendaan, pendistribusian dan

pendokumentasian surat-surat atau dokumen yang masuk dan
keluar sesuai dengan prosedur untuk menunjang kelancaran tugas.
6. Uraian Tugas :
a. Menerima dan mencatat nomor agenda / kode surat baik surat
masuk maupun surat keluar sesuai dengan petunjuk teknis agar
memudahkan pendistribusian

Tahapan :

1. Menyiapkan buku agenda surat masuk dan buku agenda surat

keluar;
2. Mencatat surat masuk yang diterima dan nomor surat keluar
yang akan dikirim;
3. Menulis nomor, tanggal, perihal isi surat untuk memudahkan
pengecekannya;
4. Memberi lembar disposisi pada surat masuk.

b. Mendistribusikan surat masuk untuk seluruh staf yang dituju

sesuai disposisi Kepala Puskesmas untuk melacak keberadaan
surat;
Tahapan :

1. Mengajukan surat atau dokumen yang masuk kepada Kepala

Puskesmas untuk mendapatkan disposisi/arahan;
2. Meneliti dan memeriksa surat masuk yang telah di disposisi
oleh Kepala Puskesmas;
3. Menyampaikan surat atau dokumen yang masuk seluruh staf
sesuai disposisi Kepala Puskesmas dengan membuat tanda
terima;
4. Membubuhkan tanda tangan atau paraf pada buku agenda
surat masuk sebagai bukti penerimaan.

c. Mengelompokkan surat atau dokumen aktif dan in aktif menurut

jenis dan sifatnya sesuai prosedur untuk memudahkan
pengendalian;

Tahapan :

1. Meneliti perihal surat atau dokumen;

2. Mengklasifikasi surat yang aktif dan in aktif.
 d. Mendokumentasikan/mengarsipkan surat-surat/dokumen sesuai
prosedur dan ketentuan yang berlaku agar tertib administasi

Tahapan :
1. Meneliti perihal surat/dokumen untuk memudahkan
pendokumentasian;
2. Meyiapkan bundel atau tempat penyimpanan surat atau
dokumen;
3. Menginventarisir surat-surat penting;
4. Mengarsip surat menurut urutan nomor kode dan klasifikasi
arsip untuk memudahkan pencarian apabila dibutuhkan.
e. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas pengadministrasi umum
sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku untuk
pertanggungjawaban pelaksanaan tugas;

Tahapan :
1. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas-tugas pengadministrasi
umum;
2. Menyampaikan semua permasalahan yang dihadapi dalam
pelaksanaan tugas;
3. Membahas semua permasalahan yang dihadapi pada atasan
untuk mendapatkan solusi terbaik.

f. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan pimpinan

baik lisan maupun tertulis;

Tahapan :
1. Mempelajari tugas;
2. Menjalankan tugas;
3. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan.

7. Bahan Kerja :

No. Bahan Kerja Penggunaan Dalam tugas

 1. Buku agenda Penerimaan dan pencatatan nomor
agenda/kode surat;

2. Disposisi Kabag. Pendistribusian surat masuk kepada

staf yang dituju;

3. Surat atau dokumen Pengelompokan surat atau dokumen

aktif dan in aktif menurut jenis dan
sifatnya;

4. Surat-surat/dokumen Pendokumentasian / pengarsipan

surat-surat/dokumen;

5. Realisasi kegiatan Laporan pelaksanaan tugas

Pengadministrasi Umum;

6. Perintah Pimpinan Pelaksanaan tugas lain

8. Perangkat / Alat Kerja :

No. Perangkat Kerja Digunakan Untuk Tugas

1. Buku agenda dan Juknis Menerima dan mencatat nomor
agenda/kode surat;

2. Lembar Disposisi Mendistribusikan surat masuk

kepada staf yang dituju;

3. Map dan Bundel Mengelompokan surat atau dokumen

aktif dan in aktif menurut jenis dan
sifatnya;

4. Bundel Arsip Mendokumentasikan / mengarsipkan

surat-surat/dokumen;

5. Pelaksanaan kegiatan Melaporkan pelaksanaan tugas

Pengadministrasi Umum;

6. Surat perintah / surat Pelaksanaan tugas lain

tugas

9. Hasil Kerja :

No. Hasil Kerja Satuan hasil

1. Agenda surat masuk dan surat Dokumen
 keluar
2. Distribusi surat Kegiatan
3. Surat/Dokumen Aktif dan In aktif Dokumen
4. Arsip surat/Dokumen Dokumen
5. Laporan pelaksanaan tugas Dokumen
6. Tugas lain-lain Kegiatan

10. Tanggung Jawab :

a. Kebenaran dalam pencatatan surat masuk dan keluar
b. Ketepatan/kebenaran pendistribusian surat
c. Ketelitian/kerapian penyimpanan surat atau dokumen.

11. Wewenang :
a. Menerima dan mencatat surat masuk dan keluar;
b. Mengklasipikasikan dan menyimpan surat atau dokumen sesuai
dengan jenisnya.
12. Korelasi Jabatan :

No Jabatan Unit Kerja/Instansi Dalam Hal

1. Struktural Puskesmas Konsultasi
Puskesmas Koordinasi tugas
2. Non Struktural
Koordinasi
Puskesmas
3. Fungsional

13. Kondisi Lingkungan Kerja :

No Aspek Faktor
1. Tempat Kerja Di dalam ruangan
2. Suhu Panas dan Dingin bergantian
3. Udara Sejuk
4. Keadaan Ruangan Cukup
5. Letak Datar
6. Penerangan Terang
7. Suara Tenang
8. Keadaan Tempat kerja Bersih
9. Getaran -

14. Resiko Bahaya :

15.
 No Fisik / Mental Penyebab
1. - -

16. Syarat Jabatan :

a. Pangkat/Gol. Ruang : Pengatur Muda, Gol. II/a
b. Pendidikan : SLTA
c. Kursus/Diklat :
1) Penjenjangan :-

2) Teknis
d. Pengalaman kerja
e. Pengetahuan kerja
f. Keterampilan Kerja
g. Bakat Kerja
1) V : Bakat Verbal
: Administrasi
: 2 tahun di Bagian Umum dan Perlengkapan
: Peraturan tentang Administrasi
: Mengoperasikan Komputer
:
: Kemampuan untuk memahami arti kata-
kata dan penggunaannya.

h. Temperamen Kerja :

1) R : Kemampuan menyesuaikan diri dalam kegiatan-

kegiatan yang berulang, atau secara terus menerus
melakukan kegiatan yang sama, sesuai dengan
perangkat prosedur, urutan atau kecepatan yang
tertentu.

i. Minat kerja :
1) 3. a. : Pilihan melakukan kegiatan-kegiatan rutin,
konkrit & teratur

j. Upaya Fisik :
1) Duduk : Berada dalam suatu tempat dalam posisi
duduk biasa
2) Berjalan : Bergerak dengan jalan kaki

k. Kondisi Fisik :
1. Jenis kelamin : Pria/Wanita

2. Umur :-

3. Tinggi Badan :-

4. Berat Badan :-

5. Postur Badan :-
 6. Penampilan :-

l. Fungsi Pekerjaan :
1. O8 : Menerima instruksi
Membantu melaksanakan kerja berdasarkan perintah
atasan yang tidak memerlukan tanggapan.

17. Prestasi kerja yang diharapkan :

Jumlah hasil Waktu

No Satuan Hasil
(Dalam 1 tahun) Penyelesaian

1. Dokumen 2 600
2. Kegiatan 500 67.700
3. Kegiatan 2 800
4. Dokumen 12 2.000
5. Dokumen 4 300
6. Kegiatan 2 600

18. Butir Informasi Lain :

………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………...
...

Kolaka, 6 Mei 2013

Mengetahui : Yang Membuat,

Atasan Langsung,

(Haerun., SKM) (Jus Asrin)

NIP. 19750226 199403 1 003 NIP.19740524 200701 1 010