Código de Ética y

Conducta Empresarial
2015
 RELX Group Código de Ética y Conducta Empresarial

Contenido
Nuestro compromiso con la integridad 3
Mensaje de nuestro Director Ejecutivo 4
Nuestra filosofía y valores empresariales 5
Nuestro Código de Ética y Conducta Empresarial 6

Protección de nuestros intereses y activos 7

Conflictos de intereses 8
Manejo de nuestra propiedad e información 10
Manejo de los registros de la compañía 10
Sistemas, redes, comunicaciones electrónicas 11
Robo y mal uso de la propiedad 12
2 Propiedad intelectual e información confidencial 13
Seguridad de la información 14
Contactos con los medios y la comunidad financiera 14
Fraude y declaraciones falsas o engañosas 16
Publicidad y actividades promocionales 18
Uso de los medios sociales 18

Protección de la privacidad 19
Protección de datos 20

Nuestras relaciones con socios comerciales, clientes, 21

proveedores y competidores 21
Leyes de competencia y antimonopolio 22
Soborno 24
Ofrecimiento o aceptación de regalos o entretenimiento 25
Sanciones comerciales 27
Contratación con otras partes 28

Nuestros tratos con gobiernos 29

Hacer negocios con gobiernos 30
Contratación de empleados del gobierno 31
Participación política de la compañía 32

Respeto hacia nuestros colegas y comunidades 33

Prácticas de empleo justo 34
El lugar de trabajo 35
Derechos humanos 36
El medio ambiente 36

Inquietudes sobre denuncias e investigaciones 37

Importancia de las denuncias 38
Investigaciones 39
Confidencialidad 39
Protección contra represalias 40

Preguntas frecuentes 41
RELX Group Código de Ética y Conducta Empresarial

Nuestro compromiso
con la integridad
4 Mensaje de nuestro Director Ejecutivo

5 Nuestra filosofía y valores empresariales

6 Nuestro Código de Ética y Conducta Empresarial

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 RELX Group Código de Ética y Conducta Empresarial

Mensaje de nuestro
Director Ejecutivo
Estimados colegas:
Como empleados de RELX Group,
nos sentimos orgullosos de las
contribuciones que hacemos y de
la forma en la que conducimos
nuestro negocio. La compañía
4 es un proveedor líder mundial de
soluciones de información para
clientes profesionales en todas las
industrias, que genera más de 28.000
empleos y opera negocios en cientos
de comunidades en el mundo en las
cuales vivimos y trabajamos.
Ayudamos a los científicos a hacer nuevos
descubrimientos, a los abogados a ganar casos,
a los médicos a salvar vidas, a los ejecutivos a
forjar relaciones comerciales con sus clientes.
Ayudamos a los grupos de compañías de seguros
a ofrecer precios más bajos a sus clientes al
brindar mejor asesoría de riesgo, a ahorrar
dinero a los contribuyentes y consumidores al
permitir que las instituciones gubernamentales y
financieras detecten el fraude.
contratistas también están obligados a cumplir
con los elementos clave del Código a través de
nuestro Código de conducta del proveedor.
Por favor, haga lo posible por leer el Código,
entenderlo y usarlo como guía en su trabajo. Esto
nos ayudará a garantizar que todas nuestras
acciones son en beneficio de nuestra compañía y
de nuestros clientes.
Si tiene preguntas acerca del Código y su
aplicación, debería hablar con su gerente,
recursos humanos, un abogado de la compañía,
un miembro de nuestro Grupo de cumplimiento
corporativo o con un miembro del Comité de
cumplimiento del área de negocios o de RELX
Group.
También le insto a que plantee sus inquietudes
y denuncie cualquier situación donde usted crea
que es posible que exista una violación del Código.
El Código explica cómo lo puede hacer. También
explica que tomar represalias contra cualquiera
que alce su voz no será tolerado.
Nuestro comportamiento define nuestra
reputación. Confío en que juntos garantizaremos
que continuamos cumpliendo con los altos
estándares esperados de un miembro líder de la
comunidad empresarial mundial.
Muchas gracias.

Nuestro Código de Ética y Conducta Empresarial

incorpora las normas y políticas bajo las
cuales operamos. El Código se combina con
nuestros Valores y nuestros compromisos de
Responsabilidad corporativa para proporcionar el
marco y la orientación para operar de una forma Erik Engstrom
abierta, honesta, ética y basada en principios. Director Ejecutivo

El Código se aplica a todos nosotros. Explica cómo

deberíamos comportarnos en el lugar de trabajo,
en el mercado y en las comunidades en las que
operamos. También describe cómo cada uno de
nosotros debería manejar varios asuntos legales y
éticos.

El Código reconoce nuestras políticas ambientales

y comunitarias y las estipulaciones del Pacto
Mundial de las Naciones Unidas del cual RELX
Group es signatario. Nuestros proveedores y

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Nuestra filosofía y valores

empresariales
Estamos comprometidos con la
excelencia en nuestra contratación
de empleados, nuestro desarrollo
de productos y servicios, nuestras
relaciones con los demás y nuestro
logro de metas empresariales, de
una forma abierta, honesta, ética y
basada en principios. 5

Para ayudarnos a cumplir con este compromiso,

nosotros:
n seguimos nuestros Valores de orientación
hacia el cliente, Valoración de nuestra gente,
Pasión por ganar, Innovación y Trabajo sin
fronteras;
n cumplimos con todas las leyes aplicables,
donde quiera que hacemos negocios;
n nos suscribimos al Pacto Mundial de
las Naciones Unidas, una iniciativa de
responsabilidad corporativa voluntaria con
la intención de garantizar la protección de
los derechos humanos, prácticas laborales
justas y no discriminatorias, cuidado del medio
ambiente y eliminación de la corrupción;
n nos esforzamos por hacer negocios con
clientes y proveedores con carácter y
reputación empresarial sólidos;
n evitamos apoyar organizaciones que participan
en la discriminación; y
n confiamos en que nuestros empleados trabajan
con honestidad e integridad.

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Nuestro Código de Ética
y Conducta Empresarial
Al leer y seguir el Código, hacer preguntas y denunciar una conducta ilegal o
falta de ética, usted nos está ayudando a respetar nuestros altos estándares de
ética y nuestro compromiso de cumplir con la ley.
El Código de Ética y Conducta
Empresarial de RELX Group se
6 propone ayudarle a entender
y seguir las reglas básicas de
cumplimiento y ética que se aplican
a su trabajo. También le indica
cuándo y a quién preguntar. Se
aplica a cada empleado, ejecutivo
y director que trabaja para
cualquiera de nuestros negocios.
El Código refleja nuestro compromiso de actuar
ética y legalmente. Sin embargo, no describe cada
ley y política que se podría aplicar a cada situación.
Asegúrese de seguir cualesquiera políticas
adicionales de RELX Group y empresariales que se
apliquen a usted. Si cualquiera de esas políticas
es más estricta que el Código, debería seguir la
política más estricta.
Usted es responsable de leer y cumplir con el
Código y de realizar su trabajo éticamente. Si viola
el Código u otras políticas, puede estar sujeto
a acción correctiva o disciplinaria o aún perder
su empleo. También podríamos remitir asuntos
graves a las autoridades públicas para su posible
procesamiento.
RELX Group y cada negocio tienen Comités
de cumplimiento para ofrecer orientación y
supervisión para los asuntos relacionados con
el cumplimiento. Los miembros del Comité
están incluidos en una lista en las redes internas
(intranets) de negocios y de RELX Group. Debería
hacer preguntas acerca del Código a su gerente,
recursos humanos, un abogado de la compañía, un
miembro del Grupo de cumplimiento corporativo
o a un miembro del Comité de cumplimiento. Es
preferible hacer preguntas acerca de situaciones
específicas a medida que se vayan presentando
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y antes de tomar una acción que posiblemente
podría violar la ley aplicable, el Código u otra
política.
Si usted es testigo o se da cuenta de una conducta
ilegal o falta de ética, tiene la responsabilidad
de denunciarla. Nosotros prohibimos tomar
represalias contra un/a empleado/a que denuncia
una violación que él/ella cree sinceramente que
ha ocurrido.
El Código no es un contrato de trabajo. Está sujeto
a éste y no cambia los términos de ningún contrato
de trabajo individual o colectivo existente que se
aplique a usted. La junta directiva de RELX Group
plc es responsable de la interpretación definitiva
del Código y puede revisar el Código en cualquier
momento, sujeto a los términos de cualesquiera
contratos de trabajo colectivos o legislación local
aplicables.
¿CUÁLES SON MIS RESPONSABILIDADES
?
CON RESPECTO AL CÓDIGO?
n Léalo y entienda cómo se aplica a su
trabajo
n Siga las reglas de cumplimiento y ética
descritas en el Código
n Conozca y siga las políticas y leyes
adicionales que se aplican a su
negocio, lugar o papel específico.
Cuando un asunto está cubierto por el
Código y otra política o ley aplicables,
siga la guía más estricta
n Haga preguntas si no está seguro
de cómo se aplica el Código a una
situación o decisión en particular que
usted está enfrentando
n Denuncie las violaciones o sospechas
de violación que usted cree que pueden
haber ocurrido sin temor a represalias
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Protección de nuestros
intereses y activos
8 Conflictos de intereses

10 Manejo de nuestra propiedad e información

Manejo de los registros de la compañía
Sistemas, redes, comunicaciones electrónicas
Robo y mal uso de la propiedad
Propiedad intelectual e información confidencial 7
Seguridad de la información
Contactos con los medios y la comunidad financiera

16 Fraude y declaraciones falsas o engañosas

18 Publicidad y actividades promocionales

18 Uso de los medios sociales

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Conflictos de intereses
Evite actividades o intereses financieros que interfieran con el desempeño
de su trabajo, su lealtad con RELX Group o las decisiones que usted tome en
nuestro nombre.
Puede surgir un conflicto de
intereses cuando usted toma
parte en una actividad o tiene un
interés financiero que lo desvía del
8 desempeño pleno, leal y oportuno
de su trabajo o interfiere con éste; o
que podría influir inapropiadamente
en las decisiones que usted tome
en su trabajo.
Es importante evitar dichos conflictos. Si usted
piensa alguna vez que podría tener un conflicto
o si piensa que puede parecer que tiene un
conflicto, debería discutir la situación con su
gerente y un representante de recursos humanos.
Algunos conflictos aparentes pueden resolverse
simplemente revelándolos; otros necesitan ser
eliminados.
Los conflictos de intereses pueden surgir de
muchas formas. Los ejemplos comunes incluyen:
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Empleos, compromisos o afiliaciones externas.
Cuando usted trabaja para otra firma, funge
como director en otra firma, ofrece servicios de
consultoría o contrata a otra firma, puede surgir
un conflicto de intereses o la apariencia de un
conflicto.
Para evitar esto, no participe en ninguna
actividad o empleo por cuenta propia o “trabajo
secundario” que:
n afecta negativamente la calidad o la cantidad
de su trabajo para nosotros;
n compite con uno de nuestros negocios;
n implica que nosotros patrocinamos o apoyamos
su trabajo externo o la organización para la que
usted está trabajando;
n daña nuestra reputación; o
n hace uso o interfiere con nuestro tiempo,
instalaciones, recursos o suministros.
Marco es un empleado de RELX Group
?
que también vende productos nutritivos.
Durante el almuerzo, Marco usa su
computadora del trabajo y dirección de
correo electrónico de la compañía para
avisar a los clientes sobre descuentos que
él está ofreciendo sobre ciertos productos.
¿ESTÁ PERMITIDO ESTO?
Respuesta: No. Aunque él puede estar
realizando esta actividad en su tiempo
libre, Marco está usando propiedad de la
compañía (su computadora del trabajo
y dirección de correo electrónico de la
compañía) para promocionar un negocio
que no está relacionado con su empleo.
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Intereses en otros negocios

No permitimos tener participación con competidores, proveedores o clientes,

con excepción de inversiones menores en compañías que se cotizan en la bolsa.

Invertir en un competidor o prestar dinero a un Estos límites no se aplican a inversiones mediante

competidor es un conflicto de intereses prohibido.
Por lo tanto, también lo es tener intereses en uno
de nuestros clientes o proveedores con quien
usted o uno de sus subordinados trabaja. No está
permitido tener dichos intereses económicos.
La única excepción a esta prohibición es que
permitimos inversiones menores en las acciones
que se cotizan en la bolsa de competidores,
proveedores y clientes.
Una inversión es “menor” si es por un monto que
no:
n influye o parece influir en sus decisiones en
nuestro nombre, considerando su autoridad
discrecional con respecto a sus transacciones
con esa compañía, su compensación anual y
otros factores relevantes; e
n influye en las decisiones de la compañía en la
cual usted ha invertido.
En cualquier caso, no puede poseer más del 1%
de las acciones circulantes de la compañía que se
cotiza en la bolsa.
fondos mutuales, las cuales están permitidas
independientemente del valor de inversión. Si
usted tiene haberes que son (o se volverán)
mayores que estos límites, debería notificarlo de
inmediato a su gerente. 9
Cuando su cónyuge, pareja doméstica u otro
familiar inmediato trabaja, consulta o de otra
forma tiene un interés financiero en uno de
nuestros competidores o un cliente o proveedor
con quien usted trata, existe un posible conflicto.
Es necesario que usted divulgue dicho interés
a su gerente y a un representante de recursos
humanos. Asegúrese de que no haya una
apariencia de comunicaciones inapropiadas o
lealtades en conflicto.
Oportunidades corporativas
Usted tiene el deber de promover nuestros
intereses legítimos al surgir la oportunidad de
hacerlo. Sería inapropiado aprovecharse de
oportunidades que se descubren a través de su
posición o con el uso de propiedad, información o
tiempo de la compañía.

Nepotismo

Es un conflicto supervisar o tomar decisiones de empleo o contratación que involucran

a un familiar o alguien con quien usted tiene una relación personal cercana.

Nosotros no prohibimos el empleo o contratación con respecto a la contratación, promoción,

de familiares y no deseamos involucrarnos
en relaciones consensuadas entre colegas.
Sin embargo, es importante garantizar que
los individuos no están o no parecen estar
influenciados inapropiadamente por la existencia
de relaciones personales cercanas. Usted no
puede supervisar, negociar, aprobar o de otra
forma participar directamente en decisiones
compromiso contractual o compensación de su
cónyuge, pareja doméstica, familiares inmediatos
u otros con quienes usted tiene el tipo de
relación personal cercana que podría parecer
razonablemente que posiblemente compromete
su habilidad de tomar decisiones empresariales
independientes e imparciales.

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Manejo de nuestra
propiedad e información
Usted debe manejar nuestra como nuestras metas corporativas
propiedad e información globales. No toleraremos el uso
responsablemente, sin hacer mal ilegal o inapropiado de la propiedad
uso o desperdiciarla. El objetivo de o información de la compañía.
nuestros activos es ayudarle a lograr También cuídese de no ser
sus metas individuales de trabajo así descuidado.

10
Manejo de los registros de la compañía

Los registros deben ser exactos, completos y oportunos, y retenidos de

conformidad con la Política de administración de registros y Programa
de retención de registros de RELX Group y cualesquiera suspensiones de
destrucción de registros aplicable.

Preparación de registros

La integridad de nuestros libros y registros es importante

para nuestra credibilidad. Confiamos en que usted
mantenga libros y registros que reflejen todas nuestras
transacciones de forma correcta y justa. Esto ayuda
a garantizar que nosotros proporcionamos a nuestros
accionistas y al público información financiera completa,
exacta, oportuna y comprensible. Igualmente, todos
los registros no financieros que usted crea deben ser
exactos, completos y oportunos. Esto incluye, por
ejemplo, registros de costos, ventas, hojas de registro
de horas trabajadas, informes de gastos, registros de
planillas de pago de salarios y beneficios, archivos
establecidos por la ley, contratos y adquisiciones.

En la última semana del trimestre, Ian está

?
pensando esperar una semana para registrar
gastos por suministros que recibió antes
en este mes para que no tengan un impacto
sobre la rentabilidad de este trimestre.
¿PUEDE ÉL HACER ESTO?

Respuesta: No. Ian debe preparar todos

los informes internos y documentación de
forma veraz y exacta. Nuestra credibilidad
y reputación dependen de la exactitud de
nuestros libros, registros y declaraciones.
Todos los gastos deben ser registrados en el
período en que fueron incurridos.

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Retención de registros
Legalmente, debemos mantener ciertos registros
empresariales durante períodos de tiempo
específicos. Para cumplir con estos requisitos
y para conservar espacio y limitar los costos
de almacenamiento, usted debe retener y/o
descartar registros tal como lo exigen la Política
de administración de registros y el Programa
de retención de registros de RELX Group. Esto
incluye copias físicas de documentos, mensajes
por correo electrónico, datos electrónicos
almacenados de cualquier forma y registros en
cualquier otro medio.
A veces, usted debe mantener ciertos registros
más allá del período de retención normal. Esto
ocurre cuando usted tiene registros relevantes a
una demanda legal real, amenaza de demanda
legal o demanda legal razonablemente prevista,
investigación del gobierno y citatorio para
presentar documentos o información. Cuando
surgen tales situaciones, usted deben mantener
Sistemas, redes, comunicaciones electrónicas
Use los sistemas de RELX Group para fines empresariales y esté enterado de
que su uso no es privado.
Todas las comunicaciones e información
trasmitidas por, recibidas desde, creadas o
almacenadas en una computadora, teléfono
u otro sistema de información de la compañía
(colectivamente los “sistemas”) son propiedad de
RELX Group. Usted debe usar nuestros sistemas
apropiadamente y cumpliendo con las políticas
correspondientes.
Uso aceptable
Nuestros sistemas son para fines empresariales.
Aunque usted puede usar esos sistemas por
razones personales limitadas, ese uso no debe
interferir con su trabajo o incomodar a sus colegas
o nuestros asuntos empresariales en general.
Nunca debe usar los sistemas o equipos de la
compañía para:
n acosar, intimidar o hacer comentarios
discriminatorios o difamatorios acerca de los
demás;
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Ahora que muchos sitios de RELX Group
?
cuentan con almacenamiento casi ilimitado
de mensajes por correo electrónico en
la nube, Frieda asume que ya no tiene
que eliminar ningún mensaje por correo
electrónico. ¿ESTÁ ELLA EN LO CORRECTO?
Respuesta: No. Muchos tipos de registros
no se deberían conservar indefinidamente; y
la mayoría de registros que deben retenerse
por largos períodos de tiempo no deberían
mantenerse como archivos de correo
electrónico. Tener almacenamiento ilimitado
no disminuye la necesidad de administrar
activamente el correo electrónico y eliminar
lo que debería ser eliminado de acuerdo con
la Política de administración de registros y el
Programa de retención de registros.
11
todos los registros posiblemente relevantes en
cualquier forma, suspendiendo inmediatamente
cualquier eliminación ordinaria o alteración de
documentos relativos a los temas de la disputa,
investigación o citatorio. Un abogado de la
compañía se pondrá en contacto con usted si tiene
conocimiento de acciones legales o del gobierno,
reales o previstas, que requieren la retención
prolongada de registros.
n crear, enviar, recibir intencionalmente,
acceder, descargar o almacenar material
sexualmente explícito, abusivo, ofensivo o
inmoral;
n jugar por dinero;
n introducir deliberadamente programas
maliciosos, tales como virus, en una red o
servidor de RELX Group;
n violar los derechos de reproducción, el secreto
comercial, patentes u otros derechos de
propiedad intelectual de otra parte; o
n para cualquier otro propósito que viole
nuestras políticas o pueda dar lugar a
responsabilidad o causar daño a la compañía.
Si tiene preguntas acerca del uso de los sistemas
de la compañía o tiene conocimiento de un uso
cuestionable o prohibido, debería informarlo
inmediatamente a su gerente.
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Privacidad

Si usted trabaja en los Estados Unidos, no debería
de tener ninguna expectativa de privacidad
para lo usted crea, almacena, envía o recibe en
nuestros sistemas. Aún en países con estándares
de privacidad más estrictos, nosotros no
garantizamos la confidencialidad del uso que
usted hace de nuestros sistemas. Los mensajes
por correo electrónico y de voz y el uso del internet
están sujetos a ser interceptados y a ser revelados
a otros durante el transcurso de demandas
legales o investigaciones. Donde está legalmente
permitido, nosotros podemos monitorear el uso
que usted hace de los sistemas para propósitos
empresariales legítimos. Por ejemplo, esto incluye
buscar evitar una sospecha de conducta ilegal u
otro mal uso de los sistemas o para garantizar que
estamos respondiendo adecuadamente a nuestros
clientes y otros contactos de negocios.

12 Robo y mal uso de la propiedad

Nosotros prohibimos el robo real o el intento de robo o mal uso de propiedad de

la compañía o la propiedad personal de otros empleados. Esto incluye el uso
excesivo o el uso no autorizado de la propiedad de la compañía.

El uso prohibido o el robo de propiedad de la n la presentación de hojas de registro de tiempo

compañía pueden tomar muchas formas, que
incluyen:
n el hurto de suministros, equipos, documentos,
efectivo u otra propiedad tangible;
n el uso excesivo de teléfonos, computadoras,
máquinas fotocopiadoras, máquinas de facsímil
u otro equipo para fines no empresariales;
o informes de gastos falsificados;
n usar sin autorización nuestra información de
uso reservado, secretos comerciales u otros
activos; y
n retener un beneficio personal de parte de
un cliente, proveedor u otros con quienes
hacemos negocios, que debidamente nos
pertenece.

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Propiedad intelectual e información confidencial

Al igual que la propiedad de la compañía, la información confidencial y la

propiedad intelectual deben ser protegidas y mantenidas en nuestras oficinas,
excepto según sea necesario para fines empresariales.

Usted debe proteger nuestra información
confidencial y de uso reservado, secretos
comerciales y otra propiedad intelectual (incluso
derechos de reproducción, marcas comerciales
y patentes) con el mismo cuidado que tendría
al proteger toda otra propiedad importante
de la compañía. Esto significa usar y proteger
adecuadamente la confidencialidad de la
información.
A continuación se proporcionan ejemplos del tipo
de información que se considera confidencial o
de uso reservado:
n relaciones con los clientes;
n planes de fijación de precios;
n productos y servicios bajo desarrollo;
n proyecciones y registros financieros; y
n prospectos de adquisiciones o desinversiones.
Consulte los Procedimientos de Clasificación del
valor de la información para orientación sobre
marcar y manejar varios tipos de información de la
compañía.
Todos los documentos, archivos, registros e
informes que usted adquiere o crea en el curso
de su empleo pertenecen a RELX Group. Puede
retirar originales o copias de dicha propiedad
de una de nuestras oficinas solamente si es 13
necesario para completar su trabajo. Debe
devolver tales registros de inmediato y en
cualquier momento al ser así solicitado.
Si está involucrado en una adquisición o
desinversión, es posible que esté obligado a firmar
un acuerdo de no divulgación.
Periódicamente, tenemos en nuestras manos
propiedad intelectual y/o información confidencial
o de uso reservado que pertenece a alguien más.
Esto podría incluir información o materiales
con licencia y derechos de reproducción que
se conocieron en el curso de una adquisición
propuesta. Solamente copie y use propiedad
intelectual o información de terceros si su uso
cumple con las leyes aplicables y acuerdos con su
propietario.

Olivia y sus colegas de RELX Group

?
desarrollan algoritmos de uso
reservado para mejorar la relevancia
de los resultados de búsqueda. Uno
de sus algoritmos no fue seleccionado
para implementación, por lo que ella
decidió donar ese producto de trabajo a
una universidad. ¿PUEDE ELLA HACER
ESTO?

Respuesta: No. El trabajo de Olivia es

propiedad intelectual de la compañía.
Ella no puede compartir el trabajo con
nadie a menos que tenga autorización
específica para hacerlo aunque la
compañía no esté planeando usarlo
actualmente.

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Seguridad de la información
Cada uno de nosotros debe proteger la información que se nos ha confiado en
nuestros trabajos. Debemos ser diligentes en prevenir el acceso no autorizado a
nuestros sistemas y datos.
Usted es responsable de conocer y seguir todas
las políticas y prácticas diseñadas para proteger
nuestra información. Esto incluye, por ejemplo:
n mantener como confidenciales y no compartir la
14
identificación de usuario o las contraseñas;
n denunciar apropiadamente los intentos para
tener acceso o corromper nuestros sistemas
a través de tácticas como correos electrónicos
fraudulentos (phishing), uso de pretextos
(pretexting) e ingeniería social;
n leer y dar seguimiento a las comunicaciones
y orientación emitidas por la compañía para
proteger la información;
n no cargar software personal o no autorizado
en las computadoras de la compañía o en
dispositivos móviles de la compañía tales como
smartphones y tabletas;
n seguridad física y protección por contraseñas de
todos los dispositivos portátiles (laptops, tabletas,
smartphones) y dispositivos de almacenamiento;
n mantener el escritorio y las áreas de trabajo
libres de información sensible; y
Contactos con los medios y la comunidad financiera
Solamente los empleados autorizados pueden comunicarse con los medios o
con la comunidad financiera.
Nosotros aplicamos una Política de divulgación para
garantizar que todos los informes y comunicados
de prensa sean emitidos de forma coherente y
con autorización. Usted no debe proporcionar
información o responder a consultas de los medios
o de la comunidad financiera sin la autorización
apropiada. En su lugar, remita las consultas como
sigue:
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n solo enviar información confidencial o restringida
si usted está autorizado para hacerlo y con
las protecciones adecuadas para proteger la
información.
Si su trabajo implica el acceso a información
personal, registros públicos u otra información
sensible, asegúrese de conocer y cumplir con todas
las políticas y leyes aplicables para esa información.
Si tiene preguntas o inquietudes acerca de la
seguridad de la información, comuníquese con su
gerente, su jefe de seguridad de datos o un abogado
de la compañía.
?
Una persona que llama y se identifica como un
oficial de seguridad de la información pide a
Audrey su información de inicio de sesión para
revisar si tiene el último software antivirus
cargado en su computadora. ¿DEBERÍA AUDREY
DAR ESTA INFORMACIÓN A LA PERSONA QUE
LLAMA?
Respuesta: No. Usted nunca debería dar a nadie
acceso a sus credenciales para ingresar al sistema.
n remita las consultas de los medios con respecto
a nuestra compañía matriz (particularmente las
concernientes a cuestiones financieras u otros
asuntos confidenciales) al Departamento de
comunicaciones corporativas de RELX Group;
n remita las consultas acerca de su negocio
individual según lo exijan las políticas y
procedimientos de su unidad de negocios; y
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n remita las solicitudes de información o visitas

al centro de parte de instituciones financieras,
intermediarios, analistas, comentaristas,
accionistas u otros miembros de las
comunidades financieras o de inversiones,
al Departamento de finanzas corporativas de
RELX Group.

Solicitudes de información de parte de abogados y dependencias gubernamentales

Si se pone en contacto con usted un abogado de inmediato a un abogado de la compañía es vital

que no nos representa o que no representa a
agentes gubernamentales, investigadores u otros
terceros que buscan información o documentos
de la compañía concernientes a un litigio o
investigaciones posibles o reales, usted debería
notificarlo inmediatamente a un abogado de la
compañía. Esto es necesario aún si la solicitud no
concierne a un asunto que nos involucra. Remitirlo
si usted recibe un auto de comparecencia, citatorio 15
u otro documento que legalmente requiere su
comparecencia o que se dé una respuesta en una
fecha específica. Nuestro abogado evaluará la
situación, determinará la respuesta apropiada y
asesorará a los empleados que necesitan estar al
tanto de la situación.

La unidad de negocios de Francis acaba de anunciar una

?
adquisición que podría tener un impacto positivo en la
comunidad local. Un bloguero (blogger) de negocios envía
a Francis un texto preguntándole qué piensa acerca de la
adquisición. ¿QUÉ DEBERÍA HACER FRANCIS?

Respuesta: Francis debería rehusarse cortésmente a

responder a la pregunta y debería referir al bloguero al
departamento de comunicaciones de la compañía. Solamente
las personas que están autorizadas a hablar en nombre de la
compañía deberían responder a una solicitud de cualquiera en
los medios. Las respuestas no autorizadas o inexactas pueden
tener consecuencias dañinas o indeseables para la compañía.

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Fraude y declaraciones
falsas o engañosas
Todos los informes y declaraciones verbales o por escrito acerca de nuestro
negocio deben ser exactos y no deben ser engañosos.

Nuestra credibilidad y reputación falsas o engañosas, acerca de nuestros productos,

dependen de la exactitud de
nuestros libros, registros y
16 declaraciones.
Prohibimos estrictamente cualquier intento de
defraudar a un cliente, proveedor, accionista,
auditor u otra persona con quien nos
comunicamos o hacemos negocios. Esto incluye
hacer declaraciones verbales o por escrito u
omisiones, intencional o irresponsablemente
servicios, condición financiera, políticas,
seguridad, privacidad o prácticas de cumplimiento.
Si usted se comunica con nuestros auditores
internos o externos, debe proporcionar toda
la información necesaria en relación con la
preparación de informes de auditoría y corregir
cualquier mala interpretación aparente de esa
información antes de la publicación de informes
relacionados. También debe preparar todos los
informes internos y documentación de forma veraz
y exacta.

Tasha está haciendo una presentación para un posible ?

cliente que hace varias preguntas acerca de nuestros
productos. Insegura de una de las respuestas, Tasha quiere
dejar una buena impresión y se inventa una respuesta que
suena razonable. ¿Fue este el enfoque correcto?

Respuesta: No. Siempre es mejor ser preciso y mantener

nuestra reputación y credibilidad, que dar vueltas a los
hechos y presentar información posiblemente incorrecta.
Tasha habría servido mejor a RELX Group y al prospecto
de cliente ofreciendo investigar la pregunta y seguir de
inmediato con respuestas exactas.

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Fraude de títulos valores
Es ilegal defraudar o intentar defraudar a alguien
en relación con los títulos valores de una compañía
que se cotiza en la bolsa, incluso acciones de
RELX Group o de cualquier otra compañía acerca
de la cual usted tiene conocimiento de información
material, no pública, en el transcurso de su
trabajo con RELX Group.
Por ejemplo, es ilegal:
n proporcionar al público información material
falsa o engañosa acerca de nosotros o de otra
empresa de capital abierto;
n no proporcionar al público información
material acerca de la cual debería tener
conocimiento (sujeto a los requisitos de
nuestra política sobre contactos con los medios
y la comunidad financiera, tal como se describe
anteriormente);
n comprar o vender títulos valores basado en
información material no pública; o
n proporcionar tal información a otros que
podrían usarla para comprar o vender títulos
valores.
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La información material no pública se conoce
como “información privilegiada” (insider
information). La información es “material” si
podría afectar el precio de los títulos valores
o que un inversionista razonable consideraría
importante para decidir si comprar o vender los
títulos valores. La información es “no pública”
si no ha sido divulgada en un informe anual o
periódico a los accionistas, en un comunicado
de prensa o en presentaciones públicas ante las 17
autoridades reguladoras. Cuando tenga duda,
debería dar por sentado que la información que
usted conoce como empleado de RELX Group es
material y no pública.
Si tiene preguntas acerca de comprar o vender
títulos valores cuando pueda (o parezca) estar
involucrada información privilegiada, debería
preguntar a un abogado de la compañía antes
de negociar esos títulos valores. Cuando
corresponda, usted debe cumplir con nuestro
Código para transacciones de acciones antes de
negociar títulos valores de nuestras compañías.
Jorge tiene conocimiento de que su
?
compañía va a adquirir un competidor,
lo cual podría causar un incremento en
el precio de las acciones del competidor.
Él decide comprar algunas acciones del
competidor y sugiere a su hermana que
también haga lo mismo. ¿ESTÁ PERMITIDO
ESTO?
Respuesta: No. Jorge no puede negociar él
mismo basado en información privilegiada,
ni compartir esa información con otros
para que puedan hacerlo. Esto se aplica
a negociar acciones de RELX Group o de
cualquier otra compañía. La “información
privilegiada” es información material, no
pública, que podría afectar el precio de
los títulos valores o que un inversionista
razonable consideraría importante al decidir
si comprar o vender los títulos valores.
 RELX Group Código de Ética y Conducta Empresarial
Publicidad y actividades
promocionales
La ley requiere prácticas de
publicidad y ventas justas y exactas.
Ellas también ayudan a preservar
nuestro nombre y nuestra
reputación.
18
Uso de los medios sociales
Las plataformas y servicios de
medios sociales son herramientas
que nos ayudan a fortalecer
nuestras marcas, promover
nuestros productos y servicios, y
construir relaciones con nuestros
clientes actuales y futuros.
Sin embargo, cuando use medios sociales, usted
debe:
n ejercer la integridad personal, el
profesionalismo y la responsabilidad;
n respetar nuestros derechos de propiedad
intelectual y los de terceros;
n únicamente hacer declaraciones o hablar en
nombre de RELX Group si usted está autorizado
para hacerlo; y
n no compartir información confidencial u otra
información protegida.
Estas precauciones se aplican a la actividad de
medios sociales sancionada o patrocinada por la
compañía. También se aplica a su uso personal
de los medios sociales cuando usted:
n se identifica a sí mismo como un empleado del
negocio de RELX Group;
Volver al índice
Todas las afirmaciones publicitarias y otras
declaraciones en cualquier medio impreso,
electrónico o no impreso deben ser verdaderas y
tener una base razonable. También deben estar
fundamentadas antes de su publicación o difusión.
Esto también se aplica a presentaciones orales o
aún conversaciones informales donde usted hace
comentarios objetivos, concretos o cuantificables
acerca de nuestros productos o servicios o los de
otras compañías.
n publica acerca de nuestros negocios,
productos, servicios o competidores; o
habla o se comunica con otros empleados o con
n
nuestros auditores, editores, clientes, agentes,
proveedores u otros socios.
Consulte la Política de medios sociales de RELX
Group para más información.
Jon es un empleado de RELX Group a quien le
?
gusta contribuir con información y opiniones
basadas en sus experiencias de trabajo en
discusiones de grupo en LinkedIn. Un colega le
dijo a Jon que sus acciones estaban sujetas a la
política de Medios Sociales de la compañía. Jon
está en desacuerdo con su colega porque él lo está
haciendo en su tiempo libre y en su propia cuenta
de LinkedIn. ¿QUIÉN ESTÁ EN LO CORRECTO?
Respuesta: El colega de Jon tiene la razón. Jon no
tiene prohibida esta actividad pero está sujeto a la
política porque probablemente lo van a identificar
como un empleado de RELX Group y, por lo tanto,
puede ser percibido como que está hablando en
nombre de la compañía. Si está publicando acerca
de los productos, servicios, competidores de RELX
Group o está conectándose con otros contactos
relacionados con el trabajo, está sujeto a la política.
De conformidad, él necesita conocer y seguir
la Política de medios sociales de RELX Group y
cualesquiera políticas u orientación adicionales
proporcionadas por su negocio.
RELX Group Código de Ética y Conducta Empresarial

Protección de la
privacidad
20 Protección de datos

19

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 RELX Group Código de Ética y Conducta Empresarial

Protección de datos
Estamos comprometidos con la protección de la privacidad y seguridad de
los datos personales relativos a nuestros clientes, empleados, consumidores
y otros y con el cumplimiento de todas nuestras leyes que regulan cómo
manejamos dicha información.

En el curso de nuestro negocio, Para hacer esto, usted debe:

podemos recopilar, retener y usar
información personal de nuestros
20 clientes, proveedores, empleados,
candidatos para empleo y accionistas,
en su capacidad como tales.
Información personal es la información que puede
ser utilizada para identificar a un individuo. Esta
puede incluir información tal como el nombre de
una persona, su dirección o número telefónico, o
su número de identificación oficial.
Nosotros queremos crear un ambiente de
seguridad y confianza que motive a las personas
a compartir su información personal con RELX
Group tal como sea apropiado para nuestras
necesidades empresariales. Esto nos permite
entender mejor sus necesidades y proporcionarles
así información, servicios y productos superiores.
n cumplir con las leyes y política de la compañía
aplicables, relativas a la protección y uso de
datos personales;
n no recopilar, procesar, usar, revelar o
almacenar datos personales a menos que
usted tenga un propósito de negocios legítimo
para hacerlo y haya proporcionado los avisos
necesarios a los individuos correspondientes; y
n seguir cuidadosamente las políticas de la
compañía y otras protecciones relativas a la
clasificación, recopilación, procesamiento, uso,
divulgación, almacenamiento, transferencia y
eliminación adecuada de información personal.
Esforzarse por proteger dicha información
como si se tratara de usted.

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RELX Group Código de Ética y Conducta Empresarial

Nuestras relaciones
con socios comerciales,
clientes, proveedores y
competidores
21
22 Leyes de competencia y antimonopolio

24 Soborno

25 Ofrecimiento o aceptación de regalos o entretenimiento

27 Sanciones comerciales

28 Contratación con otras partes

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 RELX Group Código de Ética y Conducta Empresarial

Leyes de competencia y antimonopolio

Somos competidores fuertes pero justos. Nosotros prohibimos los acuerdos ilegales
con competidores, clientes y proveedores, así como las prácticas monopólicas o
comerciales injustas.

Competimos vigorosamente pero n Las compañías individuales con poder de

“monopolio” o “dominante” pueden no
también justamente, con integridad tomar acciones que parezcan ser esfuerzos
y cumpliendo con las leyes de para controlar un mercado. Tales acciones
generalmente incluyen:
competencia y antimonopolio. Esas
atar o exigir la combinación de productos
leyes promueven la competencia
q

22 separados;
libre y justa alrededor del mundo q despido injusto de comerciantes,
para que los clientes se beneficien distribuidores o proveedores;
de la competencia abierta entre q discriminación de precios;
sus proveedores y los vendedores q fijación de precios predatorios (vender por
se beneficien de igual forma debajo del costo); y
de la competencia entre sus q acuerdos de transacción exclusivos y
compradores. extremadamente restrictivos.

Las leyes de competencia y antimonopolio n Prácticas comerciales o métodos de

prohíben las “restricciones al comercio”, incluso competencia injustos o engañosos, por
ciertos tipos de acuerdos o conducta que ejemplo:
involucran a competidores, clientes o proveedores q publicidad engañosa;
o aún a una sola compañía con una posición de
mercado dominante. q menoscabar el producto de un competidor;
Los siguientes son ejemplos de posible conducta q acosar a un competidor; y
ilegal:
q robar secretos comerciales u otra
n Los competidores tienen estrictamente información confidencial del negocio.
prohibido hacer acuerdos o tomar acciones
conjuntas con respecto a:
q precios, términos o licitaciones;
q asignaciones o divisiones de productos o
territorios;
q selección de clientes o proveedores; o
q límites a la producción, inventarios o
investigación y desarrollo.
n Los proveedores y sus clientes o licenciatarios
generalmente no tienen permitido acordar los
precios a los cuales serán vendidos los bienes
o servicios.

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RELX Group Código de Ética y Conducta Empresarial

Existen razones y ocasiones legítimas para
interactuar con los competidores, siempre que
usted no participe en una colusión ilegal a través
de estas actividades. Tales actividades incluyen
el involucramiento en asociaciones comerciales,
establecimiento de referencias, empresas
conjuntas, reunir inteligencia competitiva y ciertas
actividades conjuntas tales como el cabildeo e
imposiciones legales.
Las infracciones de las leyes de competencia y
antimonopolio a menudo se tratan como hechos
criminales que pueden resultar en condenas tanto
de corporaciones como de individuos, incluyendo
multas abultadas y penas de cárcel. Los costos,
penas y responsabilidad civil en dichos asuntos
a menudo superan por mucho las utilidades o
los daños monetarios causados por la conducta
o arreglo ilegal. Las posibles multas y penas son
particularmente significativas porque nosotros,
como compañía y como individuos, estamos
sujetos a las leyes de competencia y antimonopolio
de cualquier país en el cual nuestra conducta tiene
un efecto económico.
En la Unión Europea, la Comisión Europea (CE)
y las autoridades locales tienen autoridad para
conducir inspecciones sorpresivas (conocidas
como “redadas al amanecer” (“dawn raids”))
cuando tienen sospechas de violaciones de la ley
de competencia. La CE puede entrar a nuestras
oficinas o aún a su casa, para examinar y tomar
copias de registros de la empresa; sellar nuestras
oficinas y registros; entrevistar a empleados;
y tomar notas acerca de hechos o documentos
relativos al tema y propósito de la inspección.
Usted se debería familiarizar con la política y
procedimientos de inspecciones sorpresivas para
su negocio y ubicación y hacer las preguntas 23
correspondientes a su gerente o a un abogado de
la compañía.
Para más información con respecto a las leyes de
competencia y antimonopolio, consulte las Reglas
de cumplimiento de las leyes de competencia y
antimonopolio de RELX Group y cualesquiera
políticas, directrices y procedimientos de negocios
que sean pertinentes.

Thomas estaba conversando con un

?
grupo de competidores durante una
conferencia comercial cuando comenzaron
a hablar acerca de la necesidad de subir
los precios. Thomas sabía que no debería
discutir temas tales como costos y fijación
de precios con sus competidores, así que
se retiró inmediatamente. ¿FUE ESTA
LA FORMA CORRECTA DE MANEJAR LA
SITUACIÓN?

Respuesta: Parcialmente correcta.

Thomas tenía razón en salirse de la
conversación porque aún conversaciones
informales acerca de los competidores
pueden conducir a infracciones
antimonopolio. Sin embargo, Thomas
debería haber hecho algo más que
simplemente retirarse. Debería haber
dicho de forma clara y firme que no
deseaba participar en la conversación.
Luego, debería darle seguimiento
poniéndose en contacto con un abogado
de la compañía para discutir la situación
y determinar si ameritaba una acción
posterior para evitar que pareciera que él
o la compañía estaban involucrados en una
conducta inapropiada.

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 RELX Group Código de Ética y Conducta Empresarial
Soborno
No ofrezca, entregue o reciba de su contraparte nada de valor, ventaja
financiera o de otro tipo a cambio de un trato favorable o con la intención de
influir en la toma de decisiones de quien la recibe.
El soborno ocurre cuando alguien
autoriza, ofrece, solicita, entrega,
recibe o acepta algo de valor o una
ventaja financiera o de otro tipo
24
a cambio de un trato favorable
de una compañía, autoridad
gubernamental, funcionario o
empleado. Los sobornos incluyen
pagos en efectivo, regalos, favores,
cualquier artículo o servicio de valor
o cualquier otra ventaja financiera.
La mayoría de los países, todos los estados de
EE. UU. y muchos gobiernos locales aplican
leyes que prohíben el soborno y la corrupción.
Muchas de estas leyes se aplican aún cuando la
conducta ilegal es cometida fuera de las propias
fronteras del país y/o por ciudadanos de otros
países, tales como la Ley de soborno del R.U. y la
Ley de prácticas corruptas en el extranjero de EE.
UU. Las violaciones de estas leyes a menudo se
tratan como actos criminales que pueden resultar
en condenas tanto de corporaciones como de
Volver al índice
individuos, incluso grandes multas y sentencias de
prisión.
Para cumplir con las leyes antisoborno, usted
debe evitar hacer o recibir pagos indebidos, ya sea
de forma directa o de otro partipante comercial,
cliente, representante del cliente o un empleado
o funcionario del gobierno. Tampoco debe
hacer tales pagos indirectamente a través de un
consultor, agente u otra parte que presta servicios
en nombre nuestro. También debe llevar libros
y registros para que los pagos sean descritos
honestamente y no sean utilizados para fines
ilegales.
Las leyes de soborno también limitan el
ofrecimiento o entrega de regalos, entretenimiento
o propinas, especialmente a empleados
gubernamentales y funcionarios tal como lo
explica la sección sobre Ofrecimiento y entrega
de regalos o entretenimiento que se encuentra a
continuación.
?
Greg está desarrollando contactos de negocios
en un país que es nuevo para la compañía. Un
agente local le dice a Greg que necesitará $5.000
para facilitar presentaciones a funcionarios
gubernamentales clave. ¿DEBERÍA GREG
PROPORCIONAR EL DINERO?
Respuesta: No. Greg debería aclarar muy
bien al agente de ventas que él no pagará
comisiones para obtener acceso o influir en
funcionarios gubernamentales y debería
denunciar la solicitud a su gerente o un abogado
de la compañía. Pagar dinero a alguien con
el propósito de influir en un funcionario
gubernamental viola las leyes de muchos países,
particularmente incluso la Ley de soborno
del R.U. y la Ley de prácticas corruptas en el
extranjero de EE. UU. Las violaciones de estas
leyes pueden dar lugar a penas graves para la
compañía y para los infractores individuales,
incluso multas monetarias ilimitadas y posibles
condenas de cárcel.
RELX Group Código de Ética y Conducta Empresarial
Ofrecimiento o aceptación de
regalos o entretenimiento
No solicitar, aceptar, ofrecer o dar regalos o entretenimiento que pueda influir
o parecer que influye en la habilidad de tomar decisiones de negocios objetivas.
Los regalos de más del
valor nominal, obsequios o
entretenimientos frecuentes o
un entretenimiento que es más
que una cortesía social normal
pueden parecer un intento para
influir en usted o en la otra parte.
Nuestra política tiene por objeto
evitar la apariencia y la realidad
Regalos
Al tratar con empleados no gubernamentales,
limite su ofrecimiento o aceptación de regalos,
incluso productos, servicios personales o
favores, a aquellos con un valor menor de £100
o el equivalente en su moneda nacional. Para
empleados y funcionarios del gobierno, las leyes
locales imponen límites legales aún más estrictos
para la entrega de regalos, tal como se establece
en las Reglas de cumplimiento para prevenir el
soborno y la corrupción de RELX Group.
Estos límites monetarios tienen el objeto de ser un
máximo, ya que cualquier regalo que sobrepase el
valor nominal podría ser sospechoso dependiendo
de las circunstancias. No solicite regalos
cualquiera sea su valor.
Tampoco ofrezca o acepte un regalo que es:
n dinero en efectivo, equivalente de efectivo
(por ejemplo, tarjetas de regalo de American
Express o Visa) o títulos valores;
n ofrecido a cambio de algo (“quid pro quo”);
n entregado en un momento en el que usted y
las otras partes están negociando un contrato
o están en un proceso de selección relacionado
con el vendedor;
n parte de lo que podría parecer ser un patrón de
hacer regalos frecuentes aún si son de valor
nominal;
Volver al índice
de relaciones indebidas con
clientes, vendedores, consultores,
proveedores y otros socios
comerciales actuales o potenciales. 25
Además de esta política, usted
debe seguir los estándares más
estrictos exigidos por su negocio o
departamento individual.
n indecente o de contenido sexual;
n ilegal o viola cualquiera de nuestras pólizas;
n capaz de tener un impacto negativo en nuestra
reputación; o
n con la intención o puede aparentar tener
la intención de influir en las decisiones de
negocios de quien lo recibe.
Si usted recibe o desea dar un regalo valorado en
más de £100 o su equivalente o que de otra forma
parece crear un conflicto, consulte con su gerente
antes de aceptar u ofrecer el regalo; y juntos
revisen con su representante de cumplimiento o
el Grupo de cumplimiento corporativo de RELX
Group con preguntas acerca de lo apropiado de
cualquiera de tales regalos. Se le puede pedir
que devuelva los regalos de mayor valor o que
la compañía se quede con el regalo para uso de
la compañía o que lo done para fines de caridad
en lugar de permitirle que se quede con él y se
arriesgue a parecer que no es imparcial.
Recuerde que aún los regalos de menor valor son
inapropiados si son repetidos o tienen como objeto
(o pueden parecer) influir inapropiadamente en
quien los recibe.
 RELX Group Código de Ética y Conducta Empresarial
Entretenimiento
Está permitido aceptar u ofrecer entretenimiento
de negocios tal como un almuerzo de rutina,
una cena, ir al teatro o un evento deportivo, si
es razonable, no frecuente y en el curso de una
reunión o evento de negocios de buena fe con
la intención de discutir asuntos de negocios o
fomentar las buenas relaciones comerciales.
Como una guía, el entretenimiento de negocios
“normal” y “razonable” generalmente incluye lo
que tiene un valor igual a los montos identificados
26 para los regalos. También está sujeto a las
mismas limitaciones que aquellas mencionadas
anteriormente para regalos, independientemente
del costo o valor. Eventos o entretenimiento
extraordinarios que incluyen viajes cortos (por
Otros beneficios personales inadecuados
Notifique a su gerente si alguna vez le ofrecen o
recibe un beneficio personal como resultado de
su posición en RELX Group. Su gerente, con la
orientación de un abogado de la compañía, según
sea necesario, determinará si el beneficio parece
inapropiado.
Volver al índice
ejemplo, tiquetes para la Copa Mundial o un
viaje de fin de semana) generalmente no son
apropiados. Además, cuando considere el
entretenimiento para empleados o funcionarios
del gobierno, asegúrese de cumplir con los límites
monetarios estrictos de la ley local establecidos
en nuestra Política sobre ofrecimiento y entrega de
regalos o propinas a funcionarios del gobierno.
Antes de ofrecer o aceptar un entretenimiento que
podría parecer excesivo, busque la aprobación de
su gerente. No solicite entretenimiento cualquiera
sea su valor. Aún el entretenimiento de menor
valor es inapropiado si tiene como objeto (o puede
parecer) influir indebidamente en quien lo recibe.
Marie está evaluando el software de ?
administración de operaciones para
comprarlo en nombre de la compañía.
Durante una visita a las oficinas de
un posible vendedor en Las Vegas, el
vendedor le ofrece invitarla a cenar y ver
un espectáculo. ¿QUÉ DEBERÍA HACER
MARIE?
Respuesta: Marie debería rechazar
cortésmente la invitación. Aceptar
entretenimiento lujoso en medio de tomar
una decisión de compra podría influir
inapropiadamente en Marie o parecer que
lo hace. Puede ser apropiado reunirse
con el vendedor para una comida de
negocios razonable para discutir asuntos
relacionados durante las negociaciones.
Sin embargo, aún entonces, Marie debería
pagar su consumo para evitar cualquier
apariencia de posible irregularidad.
Una vez que las negociaciones han
concluido y Marie está trabajando con
un vendedor, es legítimo que ella acepte
una comida o entretenimiento de valor
razonable, junto con fines comerciales
legítimos, y que no parece ser un intento
de influir inapropiadamente en ella.
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Sanciones comerciales
Las leyes de sanciones
comerciales internacionales
imponen restricciones a nuestra
habilidad de hacer negocios con
ciertos individuos, entidades y
posiblemente países enteros.
Estas leyes ayudan a apoyar los objetivos de
política exterior de los gobiernos, que incluyen
prioridades tales como promoción de los intereses
de seguridad nacional, lucha contra el terrorismo,
prevención de la proliferación de armas de
destrucción masiva y fomento de los derechos
humanos y el estado de derecho. Estamos
comprometidos con cumplir con todas las leyes
Volver al índice
de sanciones comerciales aplicables. No hacerlo
puede tener un impacto en la reputación de RELX
Group y podría resultar en la imposición de penas
criminales y civiles graves a la compañía y a
nuestros empleados.
Nuestros esfuerzos de cumplimiento de sanciones
involucran principalmente a los designados
de cada negocio que evalúan transacciones
con la orientación de representantes legales
y de cumplimiento, en lugar de requerir la
participación activa de la mayoría de empleados.
Sin embargo, es importante que todos los
empleados estén familiarizados con nuestra
Política de sanciones comerciales y procedimientos 27
relacionados y que planteen las preguntas o
inquietudes a medida que surjan.
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Contratación con otras partes

En la mayoría de circunstancias,
nuestra política es formalizar todos
los acuerdos por escrito. Usted
solamente puede celebrar acuerdos
de conformidad con el nivel de
autorización que su gerente le ha
comunicado. Si no ha recibido un
nivel de autorización, no debe firmar
acuerdo alguno en nuestro nombre
28 sin la aprobación de su gerente.
También debe obtener la aprobación de su
gerente y de un abogado de la compañía si está
considerando dar por terminado un acuerdo
antes de su fecha de vencimiento. Esto es porque
un acuerdo que involucra aún cantidades de
dinero relativamente menores puede contener
obligaciones de indemnización inapropiadas u
otras cargas contractuales o plantear asuntos de
competencia problemáticos u otras inquietudes.

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Nuestros tratos con

gobiernos
30 Hacer negocios con gobiernos

31 Contratación de empleados del gobierno

32 Participación política de la compañía

29

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Hacer negocios con gobiernos

Reglas estrictas se aplican a nuestras negociaciones, términos contractuales
y relaciones comerciales con dependencias del gobierno y sus funcionarios y
empleados.

A menudo trabajamos con Si usted está haciendo negocios con un

dependencias, funcionarios y
empleados del gobierno como
clientes, autores, editores y en
30 otras capacidades.
Existen reglas estrictas que rigen nuestras
relaciones comerciales, negociaciones
contractuales y términos contractuales con
dependencias del gobierno y sus funcionarios.
Estas reglas algunas veces difieren de aquellas
que se aplican al hacer tratos con clientes
comerciales o privados y otros.
ente, dependencia, funcionario o empleado
gubernamental, debe conocer y seguir estas
reglas. Las violaciones de estas reglas pueden
resultar en penas graves, suspensión o
inhabilitación para competir por contratos del
gobierno e incluso a un proceso penal. Para
garantizar que cumplimos con estas reglas, usted
debe denunciar cualquier sospecha de violación
de la ley relativa a un contrato con el gobierno.
Nuestra Política de hacer negocios con
dependencias y funcionarios gubernamentales
de los Estados Unidos detalla más los requisitos
que usted debe cumplir cuando trabaje con un
gobierno en los Estados Unidos.

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RELX Group Código de Ética y Conducta Empresarial

Contratación de empleados
del gobierno
Antes de hablar con un empleado del gobierno actual o reciente acerca de
trabajar con RELX Group, verifique que sería legal involucrarlo.

Muchas leyes establecen Estas restricciones también cubren arreglos

restricciones para que las
compañías que hacen negocios
con el gobierno contraten como
empleado o consultor, asesor, editor
u otro contratista a un empleado del
gobierno actual o anterior distinto
a un empleado de nivel secretarial,
auxiliar u otro nivel similar.
informales para un posible empleo bajo ciertas
circunstancias. En consecuencia, consulte con
un abogado de la compañía antes de discutir
una propuesta de empleo o contratación con un 31
empleado del gobierno actual o un empleado del
gobierno anterior que dejó el gobierno dentro de
un plazo de dos años antes de la propuesta de
empleo o contratación.

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 RELX Group Código de Ética y Conducta Empresarial

Participación política
de la compañía
Las contribuciones políticas están prohibidas con excepción de ciertas
contribuciones preaprobadas en los Estados Unidos.

La mayoría de países prohíben el Si usted participa en el proceso político, expresa

uso de fondos, activos, servicios
o instalaciones corporativas en
32
nombre de un partido o candidato
político.
Sin embargo, algunos estados de EE. UU. permiten
tales contribuciones y actividades si cumplen
con regulaciones estrictas de presentación de
informes y divulgación. De conformidad, no
permitimos el uso de fondos corporativos para
contribuciones políticas, excepto en los EE. UU.,
y en ese caso, solamente cumpliendo con pautas
estrictas para hacer tales contribuciones, tal como
está establecido en nuestra Política sobre hacer
contribuciones políticas.
sus opiniones sobre asuntos legislativos o
políticos, participa en actividades políticas y/o
hace contribuciones políticas personales, usted
debe conducir dichas actividades en su tiempo
libre y por su propia cuenta. A menos que usted
haya obtenido la aprobación anticipada de su jefe
de región/país de Asuntos de gobierno y de un
abogado de la compañía, debe evitar cualquier
referencia a su afiliación con RELX Group o
cualquiera de nuestras subsidiarias y aclarar que
usted está actuando en su carácter personal y no
por la compañía.

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Respeto hacia
nuestros colegas y
comunidades
34 Prácticas de empleo justo

35 El lugar de trabajo

36 Derechos humanos 33
36 El medio ambiente

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Prácticas de empleo justo

Nosotros apoyamos la diversidad y la inclusión, prohibimos el acoso y la
discriminación y estamos comprometidos con un trato seguro y justo para los
empleados.

Estamos comprometidos con el

fomento de lugares de trabajo que
promueven el trabajo en equipo, la
diversidad, la inclusión y la confianza.
Nuestras políticas y prácticas de empleo son
34
coherentes y tienen como objeto garantizar el
cumplimiento de los principios del Pacto Global de
las Naciones Unidas con respecto a prácticas de
empleo justas y no discriminatorias.

Discriminación Acoso

Somos un empleador con igualdad de No toleraremos ninguna forma de acoso, incluso

oportunidades. Estamos comprometidos a tratar a
todos los empleados y candidatos para empleo con
respeto y dignidad y prohibimos la discriminación.
Reclutamos, contratamos, desarrollamos,
promovemos, disciplinamos y brindamos
condiciones de empleo independientemente de
la raza, color, religión, nacionalidad, género,
orientación sexual, estado civil, edad, discapacidad
y cualquier otra categoría protegida por la ley.
Pueden existir protecciones adicionales
para los empleados con base en las leyes
locales y anotadas en las políticas de empleo
complementarias aplicables. Por ejemplo, en los
Estados Unidos, la discriminación basada en cierto
estatus de veterano militar está prohibida.
el acoso sexual o acoso de cualquier clase basado
en cualquiera de las características protegidas que
se mencionan anteriormente. El acoso puede ser
comportamiento verbal, físico o visual que crea un
ambiente ofensivo, hostil o intimidatorio. También
prohibimos las bromas o insultos ofensivos
raciales, étnicos, religiosos, relacionados con la
edad o sexuales; la distribución o exhibición de
fotos o caricaturas ofensivas; y el uso del correo
de voz, correo electrónico u otros dispositivos
electrónicos para comunicar información
derogatoria o discriminatoria.
Condiciones de empleo
Nosotros cumplimos con todas las leyes aplicables
relativas al empleo y a las condiciones de empleo.

?
Después de que Juliette informó a su
gerente que estaba esperando un bebé
en seis meses, su gerente le dijo que él
no podía considerarla para un ascenso
porque ella “podría decidir quedarse en
casa como mamá a tiempo completo” y no
regresar al trabajo. A Juliette le preocupa
que esto constituya una discriminación.
¿ESTÁ JUSTIFICADA SU PREOCUPACIÓN?
Respuesta: Sí. El gerente está negando
oportunidades de empleo a Juliette debido
a su embarazo y una especulación de que
ella no regresará a trabajar. Estas no son
justificaciones apropiadas para negarle el
ascenso.
Volver al índice
Respetamos su derecho a representación ya
sea a través de sindicatos, consejos laborales o
cualquier otro foro apropiado.
Estándares laborales
Nosotros operamos en muchos países con
variados estándares y condiciones laborales.
Donde sea que hacemos negocios, buscamos
garantizar que nosotros y nuestros proveedores
cumplimos con todas las leyes laborables
aplicables y ofrecemos a los empleados en
todo el mundo condiciones laborales y salarios
satisfactorios (tomando en cuenta las economías
locales).
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Justo antes de que comience la reunión discriminatorios, indecentes u obscenos ?

semanal del equipo, uno de los miembros del
equipo cuenta una broma humillante acerca
de un compañero que estaba ausente ese día.
La mayoría se ríe con la broma y la gerente
del equipo trata de restarle importancia, pero
esto hace que Nathan se sienta incómodo.
Nathan pide a su colega que no haga dichas
bromas, pero la broma continúa. ¿Debería
Nathan estar preocupado? ¿QUÉ DEBERÍA
HACER ÉL?
Respuesta: Nathan debería estar preocupado
de que sus colegas están haciendo bromas
a costa de un compañero de equipo ausente.
Las bromas o comentarios ofensivos,
pueden ser abusivos, o por lo menos
ofensivos e inquietantes. Los comentarios
o expresiones humillantes acerca de la
apariencia de una persona o acerca de
su género, raza, etnicidad, religión, edad,
discapacidad, orientación sexual u otras
características también son inapropiados.
Tales observaciones, bromas o comentarios
no tienen cabida en el trabajo.
Tal como Nathan ya lo ha objetado y
asumiendo que la gerente del equipo no ha
abordado la situación dada su respuesta
indiferente a las bromas, él debería denunciar
su inquietud a recursos humanos.

35

El lugar de trabajo
Estamos comprometidos con
ofrecer un lugar de trabajo seguro
y con cumplir con los requisitos
legales para evitar peligros de
seguridad y salud. Esperamos que
nuestros empleados se conduzcan
de una forma que contribuya con
un ambiente de trabajo saludable,
seguro y productivo.

Salud y seguridad

Nosotros manejamos nuestras instalaciones

cumpliendo con todas las regulaciones de salud y
seguridad aplicables. Para hacerlo, cada uno en
nuestras instalaciones debe seguir todas nuestras
instrucciones y procedimientos de seguridad,
incluso aquellos señalados en la Política de salud y
seguridad de RELX Group. Advierta a su gerente y
recursos humanos inmediatamente si tiene alguna
pregunta o inquietud acerca de posibles peligros
de salud y seguridad en cualquiera de nuestras
instalaciones.

Lugar de trabajo libre de drogas

El uso de drogas y alcohol puede presentar
una amenaza a la seguridad y no tiene cabida
en nuestro ambiente de trabajo. Nosotros
prohibimos el uso, posesión, venta, fabricación,
dispensa, distribución o compra de alcohol o
drogas (a menos que se haga conforme a una
receta válida y actual emitida por un profesional
médico) mientras se encuentre en el trabajo o
en nuestra propiedad. También prohibimos que
los empleados tomen parte en un trabajo en
nombre de RELX Group si están afectados por el
alcohol. Se puede servir bebidas alcohólicas en
las instalaciones bajo algunas circunstancias con
la aprobación de la alta administración. Se espera
que los empleados que asisten a dichas funciones
se conduzcan de forma apropiada y profesional.
También que cumplan con cualquier política de
drogas y alcohol aplicable por su negocio.

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Derechos humanos
Como firmantes del Pacto Global
de las Naciones Unidas, estamos
comprometidos con la protección de
los derechos humanos. Apoyamos y
respetamos los derechos humanos
internacionales dentro de nuestra
esfera de influencia. También
buscamos garantizar que no somos
cómplices de abusos de derechos
humanos.

36
El medio ambiente
Nos esforzamos en apoyar las iniciativas de mejora ambiental y reducir nuestro
impacto negativo en el medio ambiente.

Nuestros negocios tienen un Para satisfacer este compromiso, nos

proponemos usar:
impacto en el medio ambiente,
recursos y materiales sostenibles y reciclables
principalmente a través del uso de
n

con un mínimo de desechos;

energía y papel, el uso de tecnologías n tecnologías, materiales y procesos que tengan
de impresión y producción y el un impacto mínimo en el medio ambiente,
reciclaje de desechos. donde sea posible; y proveedores y contratistas
que tengan los mismos objetivos.
Estamos comprometidos con reducir este impacto
donde podamos y con apegarnos a los tres Nosotros establecemos medidas y metas para
principios sobre el medio ambiente que están nuestro desempeño ambiental, tal como se indica
establecidos en el Pacto Global de las Naciones en el Sistema de Manejo Ambiental de RELX Group.
Unidas, que son:
n apoyar un enfoque de
precaución con respecto a los
cambios ambientales;
n emprender iniciativas
para promover una mayor
responsabilidad ambiental; y
n alentar el desarrollo y
difusión de tecnologías
compatibles con el medio
ambiente.

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RELX Group Código de Ética y Conducta Empresarial

Inquietudes sobre
denuncias e
investigaciones
38 Importancia de las denuncias

39 Investigaciones
37
39 Confidencialidad

40 Protección contra represalias

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Importancia de las denuncias

Denuncie sus inquietudes acerca de sospechas de violaciones del Código, ley o
política en cualquiera de los lugares indicados sin miedo a represalias.

Investigaremos de inmediato teléfono por vía del número apropiado de su país,

las sospechas de violaciones del
Código y tomaremos las acciones
correctivas apropiadas cuando las
violaciones sean descubiertas.
38 Esto es importante para proteger a
los empleados, preservar nuestra
reputación y evitar exponernos
legalmente. Necesitamos su ayuda
para lograr este esfuerzo.
Si usted tiene conocimiento o sospecha que
alguien ha violado el Código o de otra forma actuó
con falta de ética o ilegalmente, es importante
que denuncie de inmediato sus inquietudes a
su gerente, recursos humanos, un abogado
de la compañía o a un miembro del Comité de
cumplimiento.
También puede denunciar violaciones a través de
la Línea confidencial de RELX Group en
www.ReedElsevierConfidentialLine.com o por
tal como se indica en nuestras redes internas. Las
denuncias por la Línea confidencial de actividades
desde Europa continental, o concernientes a ellas,
solamente se permiten con respecto a sospechas
de soborno, corrupción o irregularidades
contables o financieras graves.
Es importante denunciar violaciones
independientemente de la identidad o posición
del sospechoso de la falta. En muchos países,
incumplir con denunciar una actividad criminal
puede ser considerado como un delito.
Nosotros preferimos que usted se identifique
si denuncia una sospecha de violación. Sin
embargo, reconocemos que en algunos casos
usted puede sentir que es necesario permanecer
en el anonimato. Sujeto a las limitaciones de uso
en Europa continental, las denuncias se pueden
hacer a través de la Línea confidencial de forma
abierta o anónima. Las denuncias con respecto
a asuntos contables o de auditoría cuestionables
pueden ser presentadas directamente al Comité
de auditoría

Paul ve que su gerente acepta un regalo lujoso de parte ?

de un proveedor. Paul sabe que esto viola la política de la
compañía pero no quiere meterse en problemas con su
gerente. ¿QUÉ DEBERÍA HACER PAUL?

Respuesta: Debe denunciar el asunto.

Independientemente de quién está involucrado, su
responsabilidad es denunciar posibles violaciones de
nuestro Código. Nosotros contamos con numerosos canales
para denuncias y aplicamos estrictas políticas contra la
represalia. Usted nunca debe tener miedo de denunciar
una violación que cree que ha ocurrido. Las denuncias
deberían hacerse a recursos humanos, un abogado de la
compañía, un miembro del Comité de cumplimiento, su
gerente (si él o ella no está involucrado/a) en la conducta)
o por medio de la Línea confidencial. Si usted está usando
la Línea confidencial, en la mayoría de los casos tiene la
opción de denunciar anónimamente.

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RELX Group Código de Ética y Conducta Empresarial
Investigaciones
Nosotros investigaremos todas
las denuncias de sospechas de
violaciones de la ley o del Código,
incluso las anónimas. Para hacerlo
Confidencialidad
No revelaremos la identidad de
alguien que denuncie una sospecha
de violación o que participe en una
investigación relacionada a menos
que el empleado que presenta la
denuncia autorice la divulgación;
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adecuada y exhaustivamente, es
imperativo que usted coopere con
la investigación de las violaciones
denunciadas.
39
que la revelación es exigida por ley,
por regulación o por un proceso
legal; o que, después de notificar al
empleado relevante, la revelación
parece necesaria para investigar el
asunto apropiadamente.
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Protección contra represalias

La represalia de cualquier
forma contra un individuo que
sinceramente cree que ha ocurrido
una violación del Código o de la ley,
y la denuncia, aún si la denuncia
está equivocada, o que ayuda en
la investigación de una denuncia
de violación, es una violación
del Código o de la ley. Cualquier
empleado responsable de dicha
represalia estará sujeto a acción
disciplinaria, e incluso hasta su
despido.

40

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Preguntas frecuentes

41

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 RELX Group Código de Ética y Conducta Empresarial
Preguntas frecuentes
P ¿Para qué es el Código?
R El Código recopila las políticas y reglas
generales clave que se aplican a RELX
Group, a los empleados de todos nuestros
negocios y a los miembros de nuestras
juntas directivas.
El Código se propone ayudarnos a
mantener un ambiente legal, honesto y
ético en todas nuestras compañías.
42 P ¿A quién se aplica el Código? se aplican, en la medida en que sean
R Se aplica a todos, incluso a todos los
empleados de la familia mundial de las
compañías de RELX Group. Cuando el
Código de refiere a “la compañía” o RELX
Group, significa todas las entidades,
subsidiarias, divisiones, afiliadas y
negocios de RELX Group plc.
P ¿Cuál es la base para todas las
políticas en el Código?
R Muchas de las políticas en el Código se
basan en las leyes y reglas y regulaciones
gubernamentales que se aplican a RELX
Group y nuestros empleados donde sea
que hagamos negocios en el mundo. Otras
políticas en este Código reflejan nuestra
determinación de mantener un lugar de
trabajo respetuoso y ético conducente a
nuestro negocio y libre de discriminación,
acoso y otra conducta inapropiada.
Debido a que RELX Group es una
compañía mundial, también existen leyes
en cada país donde operamos que se
aplican a nuestras operaciones en esos
países. Se espera que usted cumpla con
todas las leyes, reglas y regulaciones
gubernamentales aplicables, aún si no
están discutidas específicamente en el
Código.
Además del Código, hay políticas
separadas aplicadas para RELX Group y
cada negocio, país o grupo del cual usted
es parte. También se espera que usted
conozca y cumpla esas políticas.
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P ¿Hay otras políticas que se
aplican a mi persona? ¿Cuáles
políticas tienen prioridad?
R Además de las políticas en el Código, RELX
Group y sus negocios aplican políticas
que se relacionan con todos o con parte
de nuestros negocios. En algunos casos,
RELX Group o sus negocios también
tienen políticas más detalladas acerca
de temas incluidos en el Código. Si es
así, las políticas más detalladas también
coherentes con el Código.
En caso de un conflicto entre el Código y
otras políticas complementarias, por favor,
consulte con su gerente, recursos humanos
o un abogado de la compañía.
P ¿Qué pasa si tengo preguntas
acerca del Código?
R Aún después de leer el Código y de recibir
entrenamiento en el Código y/o políticas
individuales del Código, es posible que
usted tenga algunas preguntas. Después
de todo, muchas de las políticas están
basadas en leyes y regulaciones complejas.
Cumplir con cada política es importante
porque aún una violación no intencional
podría tener graves consecuencias para
los individuos involucrados y para RELX
Group. Por lo tanto, por favor, plantee las
preguntas a su gerente, recursos humanos
o a un abogado de la compañía.
P ¿Qué debería hacer si tengo
conocimiento de una violación
del Código?
R Su responsabilidad es denunciar cualquier
violación de una política o ley de la
cual usted tenga conocimiento. Puede
denunciar violaciones a su gerente,
recursos humanos, un abogado de la
compañía, un miembro del Comité de
cumplimiento de la unidad de negocios
apropiada o RELX Group o a través de la
Línea confidencial de RELX Group.
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P ¿Podría la denuncia de una P ¿Qué son los Comités de

violación de una regla o política
poner en peligro mi trabajo? R
R Las políticas de RELX Group están
diseñadas para proteger a cualquiera que
sinceramente crea que puede haber ocurrido
una violación del Código y lo denuncia.
Cualquier intento de represalia no solamente
violaría la política de RELX Group sino que
también podría estar en contra de la ley y
será abordado como corresponde.
P ¿Cómo hago una denuncia en
la Línea confidencial?
R La Línea confidencial es una salida para
hacer denuncias si usted no se siente
cómodo con denunciar una sospecha de
violación o una violación conocida a su
gerente, recursos humanos, un abogado
de la compañía o a un miembro del
Comité de cumplimiento apropiado. Es
un servicio que está disponible 24 horas
al día, 7 días a la semana, 365 días al
año. Puede hacer denuncias en línea en
www.ReedElsevierConfidentialLine.com
o por teléfono. La información de acceso
telefónico para cada país e idioma se
encuentra disponible en el sitio web y en
nuestras redes internas.
cumplimiento?
Los Comités de cumplimiento son grupos
de gerentes de alto nivel designados para
ayudar a garantizar el cumplimiento por
parte del negocio que ellos representan y
sus empleados. Hay un comité para todo
RELX Group, que comprende gerentes de
alto nivel y representantes de nuestros
negocios. También hay comités para
cada uno de los negocios principales. La
información de contacto para los miembros
del Comité de cumplimiento está 43
disponible en nuestras redes internas.
P ¿Qué debería hacer si se me
pide hacer algo que yo pienso
que viola el Código?
R Usted debería discutir sus inquietudes
con su gerente. Si no se siente cómodo
haciéndolo, debería ponerse en contacto
con recursos humanos, un abogado de la
compañía o un miembro del Comité de
cumplimiento de su unidad de negocios o
de RELX Group.

P ¿Puedo hacer una denuncia

sin identificarme?
R Puede hacer denuncias en la Línea
confidencial de forma anónima si así lo
prefiere. Si lo hace, por favor, asegúrese
de proporcionar tantos detalles como sea
posible para permitirnos investigar mejor
el asunto. A los denunciantes anónimos
se les asigna un número de denuncia y se
les pide revisar el registro de denuncias en
una fecha específica. Usted debería hacerlo
ya que esto también nos permitirá hacer
preguntas de seguimiento si necesitamos
más información para completar una
investigación exhaustiva.

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Code of Ethics
and Business Conduct
2015