Manual Prosedur

Pembelian

Institut Biosains
Universitas Brawijaya
Malang
2017
 Manual Prosedur
Pembelian
Institut Biosains

Kode Dokumen : 00038 05041

Revisi : 0
Tanggal Berlaku : 28 Desember 2017
: Manajer Produksi
Diajukan oleh

Dyah Kinasih Wurangil, S.Si., MP.,

M.Sc
: Wakil Direktur
Diperiksa oleh

Dr.Ir. Gatot Ciptadi, DESS.

: Direktur
Disetujui oleh

Prof. Fatchiyah, M.Kes., Ph. D

 MANUAL PROSEDUR
PEMBELIAN
INSTITUT BIOSAINS
UNIVERSITAS BRAWIJAYA

1. Tujuan
1.1 Memastikan proses pengadaan dan pembelian
dilakukan sesuai dengan standard dan kriteria
yang ditetapkan sesuai dengan Sistem
Manajemen Mutu.
1.2 Memberi panduan kepada Staf Pembelian
didalam membuat Order Pembelian dan
mendistribusikannya kepada pemasok terkait.
1.3 Memastikan material yang disorder di dalam
Order Pembelian sudah memenuhi persyaratan
yang dibutuhkan.
1.4 Memastikan kebutuhan material sudah di order
kepada pemasok.

2. Ruang Lingkup
Prosedur ini ditetapkan dan dilaksanakan pada
seluruh aktivitas pembelian yang mempengaruhi
produk.

3. Acuan
Manual Mutu
4. Penanggung Jawab
Wakil Direktur

5. Pihak Terkait
1
Manual Prosedur Institut Biosains 2017
 5.1 Penanggungjawab Teknis
5.2 Manajer Produksi
5.3 Staf Administrasi
5.4 Wakil Direktur

6. Prosedur
6.1 Permintaan Pembelian
6.1.1 Penanggungjawab Teknis Mengajukan
Permintaan Pembelian kepada Manajer
Produksi untuk pelaksanaan proses
pembelian (00038 05041.01)
6.1.2 Manajer Produksi Meninjau permintaan
pembelian yang sudah diterima mengenai
nomor identitas / kode barang, jumlah,
tanggal tiba barang dan khusus untuk
spare part mencantumkan spesifikasi
barang atau nomor identitas dan untuk
jasa mencantumkan gambar dan
volumenya dengan jelas.
6.1.3 Menandatangani Permintaan Pembelian
yang disetujui untuk diproses.

6.2 Penetapan Pemasok

6.2.1 Manajer Produksi Menetapkan pemasok
yang dapat memenuhi order barang yang
dibutuhkan berdasarkan Daftar Pemasok
Terpilih.

6.3 Negosiasi
6.3.1 Penanggungjawab Teknis Meminta
Penawaran harga dan keterangan-
keterangan lain mengenai jenis barang
yang akan disorder bila diperlukan.

2
Manual Prosedur Institut Biosains 2017
 6.3.2 Penanggungjawab Teknis Menganalisa
penawaran harga dari pemasok.
6.3.3 Menetapkan persetujuan harga dari
pemasok dan akan ditinjau ulang oleh
Manager Produksi nanti bila tidak
dianggap kompetitif.
6.3.4 Manajer Produksi Meninjau dan
mengesahkan persetujuan harga dari
supplier
6.3.5 Meminta Penanggungjawab Teknis
untuk melakukan negosiasi ulang apabila
harganya belum sesuai.
6.4 Pembuatan Purchase Order
6.4.1 Bagian Administrasi Menerbitkan
Purchase Order berdasarkan permintaan
pembelian dan penawaran harga yang
sudah disetujui oleh Manager Produksi.
6.4.2 Menyerahkan Purchase Order ke
Manajer Produksi untuk diperiksa.
6.5 Evaluasi Purchase Order
6.5.1 Manajer Produksi melakukan evaluasi
Purchase Order yang telah dibuat oleh
staf Administrasi
6.5.2 Menyerahkan Purchase Order ke Wakil
Direktur untuk ditinjau dan disahkan.
6.5.3 Wakil Direktur Meninjau Purchase Order
6.5.4 Wakil Direktur Mengesahkan Purchase
Order
6.6 Distribusi Purchase Order ke Pemasok
6.6.1 Purchase Order yang sudah disetujui
oleh Wakil Direktur di distribusikan ke
pemasok dan departemen terkait.
6.7 Pencatatan
6.7.1 Staf Administrasi melakukan pengarsipan
terhadap seluruh catatan mutu yang
terkait sesuai dengan masa retensinya.

3
Manual Prosedur Institut Biosains 2017
 7. Diagram Alir

Penanggung Jawab Teknis Staf Administrai Manajer Produksi Wakil Direktur

Mulai Peninjauan
Permintaan
Pembelian dan
Mengajukan Menandatangani
permintaan Permintaan
pembelian Pembelian Form permintaan
Form permintaan pembelian (00038
pembelian (00038 05041.01 )
05041.01 )

Menetapkan
Pemasok sesuai
Meminta dengan form daftar
penawaran harga pemasok (00038
bahan dan 05040.03 )
spesifikasinya Surat Penawaran
Harga Bahan dan
Spesifikasinya

Meninjau dan
Menganalisa dan
Mengesahkan
Menetapkan
Penawaran Harga
Penawaran Harga
Bahan dan
Bahan
Spesifikasinya
Tidak
Negosiasi
Harga Ya Meninjau dan
Pembuatan Evaluasi Menyetujui PO
PO Dokumen PO
Pembelian
Pembelian (00038
05041.02 ) Dokumen PO
Pembelian (00038
Mendistribusikan
05041.02 )
kepada pemasok

Selesai

4
Manual Prosedur Institut Biosains 2017
 FORM Halaman 1 dari 1
Permintaan Pembelian
Nomor 00038 05041.01

Bagian Produksi Tanggal berlaku

28 Desember 2017

Pemasok Perusahaan
Alamat Nama Perusahaan
Nomor Telepon dan Fax Alamat
PIC Nomor Telepon dan Fax

No Barang Kuantitas Harga Satuan Total Harga

(a) (b) (c) (d) ( e ) = ( c ) x (d)
1

Total Harga Pengadaan

Ket. Tambahan :

Lampiran :

Kolom Persetujuan Kolom Verifikasi

Diajukan
oleh : Diketahui oleh : Disetujui oleh : Pengadaan Verifikasi

Manajer Produksi Wakil Direktur

Tgl: Tgl: Tgl: Tgl: Tgl:

5
Manual Prosedur Institut Biosains 2017
 FORM Halaman 1 dari 1
PURCHASE ORDER

Nomor 00038 05041.02

Bagian Produksi Tanggal berlaku

28 Desember 2017

PURCHASE ORDER
Kepada Yth.

No. PO : /PO/ UN10.38/ /2018

Tanggal PO :
Harap dikirimkan. Status Kondisi Barang : (Biasa/Segera/Mendesak)

No. Nama Barang Merck/Spek Alat Jumlah Harga Satuan Total (Rp)
(Rp)

TOTAL

PPN

Ongkos Kirim

Jumlah Total

Catatan: Wakil Direktur

1. Nomor PO harap saudara cantumkan dalam faktur
dan surat pengiriman.
2. Kode:

Dr.Ir.Gatot Ciptadi, DESS.

6
Manual Prosedur Institut Biosains 2017
 7
Manual Prosedur Institut Biosains 2017