Anda di halaman 1dari 8

1.

Kantor yang menerapkan menerapkan asas sentralisasi akan memperoleh keuntungan di


antaranya ...
a. pengelolaan arsip dilakukan sesuai dengan kebutuhan masing – masing unit
b. kebutuhan akan arsip mudah dipenuhi
c. menghemat ruangan dan peralatan arsip
d. efektif diterapkan pada organisasi dengan skala besar
e. layanan mungkin kurang memuaskan

2. Pegawai yang bertugas mengirim, menyampaikan, mengantar surat sesuai alamat ialah ...
a. kurir
b. arsiparis
c. pegawai arsip
d. ekspeditur
e. resepsionis

3. Perhatikanlah pernyataan- pernyataan di bawah ini.


1. Menghindari duplikasi dokumen
2. Memungkinkan efisiensi biaya dengan pengadaan dokumen yang terpusat
3. Memudahkan kontrol terhadap dokumen dengan jadwal retensi dan pemusnahan
4. Menghindari hilangnya dokumen dan kesalahan pemberkasan
Pernyataan – pernyataan di atas merupakan kelebihan asas ...
a. sentralisasi
b. gabungan
c. desentralisasi
d. pemusatan
e. konsentralisasi

4. Pegawai arsip harus memiliki ketelitian, kecerdasan, kecekatan, dan kerapian dalam
bekerja. Syarat tersebut merupakan syarat pegawai arsip yang dikemukakan oleh ...
a. GR Terry
b. The Liang Gie
c. Littlefield
d. Peterson
e. Ignatius Wursanto

5. Pegawai arsip harus mempunyai kondisi jasmani yang baik sehingga ia dapat bekerja
secara gesit. Hal ini berarti pegawai arsip harus ...
a. rapi
b. teliti
c. cermat
d. cekatan
e. rajin

6. Berikut ini yang bukan merupakan cara pemecahan masalah kearsipan yang dirumuskan
The Liang Gie ialah ...
a. penyusutan arsip secara teratur
b. sistem penyimpanan warkat yang tepat bagi masing – masing organisasi
c. penataran karyawan – karyawan bagian arsip
d. tata penyimpanan dan pemakaian warkat
e. membangun gudang penyimpanan arsip

7. Langkah yang kurang tepat dalam merawat arsip ialah ...


a. membersihkan arsip pada periode tertentu
b. larangan merokok di ruang arsip
c. mengeringkan arsip bila basah
d. menyimpan arsip di tempat yang lembab
e. menempatkan alat pemadam kebakaran di ruang arsip

8. Sebuah kantor menerapkan asas yang memadukan asas sentralisasi dan desentralisasi
dalam pengelolaan arsipnya. Berarti kantor tersebut menerapkan asas ...
a. kombinasi
b. konsentralisasi
c. korelasi
d. perpaduan
e. penyatuan

9. Bahan kearsipan ialah bahan – bahan pendukung yang digunakan dalam kegiatan
kearsipan. Di bawah ini yang bukan merupakan bahan kearsipan adalah ...
a. guide
b. kartu tunjuk silang
c. kartu indeks
d. map pengganti
e. outslip

10. Perhatikan gambar di ini!

Perlengkapan arsip di atas adalah ...


a. ordner
b. folder
c. filing cabinet
d. rak
e. letter tray

11. Menentukan sistem kearsipan bukanlah kegiatan yang mudah. Berikut ini, faktor yang
perlu diperhatikan dalam menentukan sistem kearsipan yang paling tepat yaitu ...
a. luwes, mudah, mahal, tepat, cepat
b. fleksibel, mudah, murah, tepat, lambat
c. luwes, tepat, cepat, sukar, murah
d. fleksibel, mudah, murah, tepat, cepat
e. murah, tepat, cepat, kaku, mudah
12. Sistem kearsipan adalah suatu sistem, metode, atau cara yang dipergunakan dalam
penyimpanan dan pengurusan warkat. Yang bukan merupakan sistem kearsipan ialah ...
a. sistem kronologis
b. sistem geologis
c. sistem abjad
d. sistem nomor
e. sistem perihal

13. CV Albana menyimpan arsip-arsip dengan menggunakan pokok masalah sebagai


pedoman mengatur penyimpanan arsipnya. Berarti CV Albana menyimpan arsip
berdasarkan ...
a. perihal
b. abjad
c. tanggal
d. nomor
e. wilayah

14. Sebuah surat yang diklasifikasi dengan klasifikasi nomor dewey memiliki kode 135.5.
Maka penyimpanan surat tersebut berada ...
a. di dalam laci berkode 130, di belakang guide berkode 135, di dalam hanging folder
berkode berkode 100, surat ukuran ke 6
b. di dalam laci berkode 100, di belakang guide berkode 135, di dalam hanging folder
berkode berkode 130, surat ukuran ke 6
c. di dalam laci berkode 130, di belakang guide berkode 100, di dalam hanging folder
berkode berkode 135, surat ukuran ke 6
d. di dalam laci berkode 100, di belakang guide berkode 130, di dalam hanging folder
berkode berkode 135, surat ukuran ke 6
e. di dalam laci berkode 100, di belakang guide berkode 130, di dalam hanging folder
berkode berkode 135, surat ukuran ke 5

15. Amran Sinaga, nama indeks yang tepat untuk sistem kearsipan abjad ialah ...
a. Amran Sinaga
b. Sinaga, Amran
c. Sinaga, Amran Sinaga
d. Amran, Sinaga
e. Sinaga

16. Perhatikan pernyataan – pernyataan di bawah ini !


1. Dapat diketahui dan diperoleh informasi untuk masing – masing daerah berdasarkan
berkas yang disusun
2. Mudah mencari keterangan, apabila letak/tempat telah diketahui
3. Biasanya merupakan tindakan penyimpanan secara langsung
4. Perkiraan aktivitas berkas dapat diketahui apabila berkas bertambah, dikurangi, atau
disusun kembali dengan mudah
Pernyataan – pernyataan di atas merupakan kelebihan penerapan sistem ...
a. perihal
b. abjad
c. tanggal
d. nomor
e. wilayah

17. Kartu kendali merupakan kartu yang digunakan untuk mencatat ...
a. surat rutin biasa
b. surat rahasia
c. surat dinas
d. surat penting
e. surat niaga

18. Dalam pengurusan surat masuk penting dengan kartu kendali, bagian pengolah surat
menyimpan ...
a. kartu kendali 2
b. kartu kendali 3
c. surat dan kartu kendali 1
d. surat dan kartu kendali 2
e. surat dan kartu kendali 3

19. Buku agenda yang digunakan untuk mencatat surat masuk atau surat keluar sekaligus
dengan nomor yang berurutan (campuran) pada tiap-tiap halaman untuk satu halaman,
disebut buku agenda ...
a. berpasangan
b. masuk/keluar
c. verbal
d. tunggal
e. kembar

20. Surat tertanggal 15 Desember 2015 dari CV Pentagon, surat diterima dua hari kemudian
oleh agendaris, CV Adiguna. Pada kolom tanggal diterima, agendaris mencatat ...
a. 15 Desember 2015
b. 16 Desember 2015
c. 17 Desember 2015
d. 18 Desember 2015
e. 19 Desember 2015

21. Dalam mengurus surat masuk penting. Kartu kendali terdiri dari tiga rangkap, untuk kartu
kendali 1 (KK1) disimpan oleh ...
a. pengolah surat
b. penata surat
c. penerima surat
d. pencatat surat
e. pengarah surat

22. Perhatikanlah urutan pengurusan surat masuk dengan buku agenda berikut ini.
1) Penyampaian surat
2) Penyimpanan surat
3) Pencatatan surat
4) Pengarahan surat
5) Penerimaan surat
6) Penyortiran surat
Urutan yang paling tepat ialah ...
a. 1,2,3,4,5,6
b. 1,3,4,6,2,5
c. 5,6,3,4,1,2
d. 5,6,1,2,3,4
e. 5,6,3,4,2,1

23. Lembaran yang berisi instruksi/informasi pimpinan atas surat masuk sesuai dengan
permasalahan surat disebut ...
a. lembar disposisi
b. lembar agenda
c. lembar ekspedisi
d. lembar pengantar
e. lembar tunjuk silang

24. Pengiriman surat keluar dapat dilakukan secara intern dan ekstern, pengiriman secara
intern dilaksanakan oleh ...
a. jasa pos
b. pengiriman dengan jasa TIKI
c. pengolah
d. kurir
e. arsiparis

25. Usaha menjaga kerahasiaan informasi yang terkandung di dalam arsip dan menjaga
media arsip disebut ...
a. Penyelamatan arsip
b. Pengamanan arsip
c. Pemeliharaan arsip
d. Perawatan arsip
e. Penyusutan arsip

26. Pengamanan arsip berarti melakukan pengamanan terhadap arsip dari segi ...
a. Segi fisik dan segi informasi
b. Segi fisik dan non fisik
c. Segi data dan informasi
d. Segi informasi dan dan non informasi
e. Kerusakan dan kehilangan

27. Cara untuk memelihara arsip dengan cara menggunakan bahan pelindung guna
menghindarkan arsip dari kerusakan yang bersifat fisik disebut ...
a. Laminasi
b. Pencucian
c. Enkapsulasi
d. Fumigasi
e. Kamperisasi

28. Sebuah kantor melakukan penyemprotan bahan kimia untuk mencegah/membasmi


serangga atau bakteri yang dapat merusak arsip. Perawatan yang dilakukan kantor
tersebut termasuk ...
a. Fumigasi
b. Kamperisasi
c. Laminasi
d. Pencucian
e. Enkapsulasi

29. Perhatikan pernyataan di bawah ini:


1. Nilai guna evidental
2. Nilai guna informasional
3. Nilai guna hukum
4. Nilai guna intrinsik
5. Nilai guna administrasi
Yang termasuk nilai guna sekunder adalah poin nomor ...
a. 1,2,3,4
b. 3,4,5
c. 1,2,4
d. 3,5
e. 1,2,3,4,5

30. Sebuah kantor melakukan pemusnahan dokumen dengan menggunakan bahan kimia guna
melunakkan kertas dan melenyapkan tulisan. Metode pemusnahan dokumen yang
dilakukan kantor tersebut ialah ...
a. Pencacahan
b. Pembuburan
c. Pembakaran
d. Pelenyapan
e. Pemusnahan kimiawi

31. Dalam suatu periode diketahui bahwa petugas arsip mampu menemukan 70 arsip yang
dibutuhkan pemakai. Maka angka kecermatannya sebesar ...
a. 14,3 %
b. 13,4 %
c. 14,1 %
d. 13,3 %
e. 14,4 %

32. Di bawah ini yang bukan merupakan tujuan penilaian arsip ialah ...
a. menentukan arsip permanen yang akan ditetapkan bernilai permanen
b. menentukan jangka waktu arsip
c. menentukan arsip yang akan dimusnahkan setelah tidak bernilai guna lagi
d. menentukan arsip yang akan diserahkan
e. menentukan sistem kearsipan yang akan digunakan

33. Kumpulan data yang disimpan dalam bentuk data scan-an yang dipindahkan secara
elektronik atau dilakukan dengan digital copy menggunakan resolusi tinggi, kemudian
disimpan dalam hard drive atau optical disk disebut ...
a. arsip
b. arsip elektronik
c. dokumen
d. dokumen komputer
e. arsip komputer

34. Langkah awal yang perlu diperhatikan dalam mengimplementasikan arsip elektronik
ialah ...
a. Instalasi
b. Membuat pilot projek
c. Training
d. Evaluasi kebutuhan
e. Support dan pemeliharaan

35. Berikut ini yang bukan merupakan pelatihan yang bisa dilakukan dalam
mengimplementasikan arsip elektronik ialah ...
a. Melakukan pelatihan kepada pengguna
b. Melakukan pelatihan sistem administrasi
c. Merancang pilot proyek
d. Konsultasi
e. Melakukan pengawasan implementasi

36. Melakukan retensi arsip elektronik dapat dilakukan dengan dua pendekatan yakni
berdasarkan fungsi dan hubungan serta ...
a. Retensi dokumen konvensional
b. Retensi dokumen tradisional
c. Retensi dokumen elektronik
d. Retensi dokumen mekanik
e. Retensi dokumen otomatis

37. Perhatikan alat dibawah ini!

Peralatan di atas merupakan alat yang dapat digunakan untuk memindai dokumen yang
disebut dengan ...
a. Komputer
b. Printer
c. Scanner
d. Fotokopi
e. Risograph

38. Sistem arsip elektronik memiliki banyak manfaat. Salah satu manfaat sistem arsip
elektronik ialah ...
a. mudah melakukan recovery data
b. kemungkinan file hilang sangat besar
c. arsip sangat berisiko untuk mengalami kerusakan
d. pengindeksan yang kaku dan mudah dimodifikasi
e. boros tempat

39. Sebagai sebuah sistem, aplikasi sistem kearsipan perlu untuk memiliki keamanan yang
memadai, oleh karena itu sistem harus menjaga informasi dari pihak yang tidak berhak
mengakses. Hal ini sesuai dengan aspek ...
a. integrity
b. non-repudiation
c. authentication
d. privacy/confidentality
e. availability

40. Dalam sistema arsip elektronik, komputer beroperasi merubah bentuk dari arsip
berbentuk analog menjadi arsip berformat digital, elektromagnetik, optikal. Berarti
komputer bermanfaat dalam proses ...
a. alih media arsip
b. digitalisasi arsip
c. elektronikisasi arsip
d. transformasi arsip
e. digitalisasi data