PEDOMAN PERMOHONAN PENERBITAN SURAT PERINTAH PERJALANAN DINAS

(SPPD) DAN PENGGANTIAN BIAYA PERJALANAN DINAS UNTUK MENGIKUTI

PENDIDIKAN PROGRAM PASCASARJANA DI UNIVERSITAS INDONESIA –
BEASISWA BPPS T.A. 2009/2010

Dalam rangka penerbitan Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) dan penggantian biaya
perjalanan dinas mahasiswa penerima BPPS T.A. 2009/2010 untuk mengikuti pendidikan
program pascasarjana di Universitas Indonesia, Tim Pengelola BPPS Universitas Indonesia
menerbitkan pedoman permohonan penerbitan tersebut untuk dapat dijadikan acuan dan diikuti
oleh para mahasiswa.

Penggantian Biaya Perjalanan Dinas untuk mengikuti Pendidikan Program Pascasarjana di

Universitas Indonesia tidak diberikan bagi mahasiswa yang instansi asalnya berada di wilayah
Jakarta dan sekitarnya (Universitas Indonesia, Universitas Negeri Jakarta, Universitas Syarif
Hidayatullah, Perguruan Tinggi Swasta yang berada di bawah Kopertis wilayah III, dan lain
sebagainya).

Adapun langkah-langkah yang harus dilakukan oleh mahasiswa adalah sebagai berikut:

1. Mahasiswa diwajibkan untuk mengunduh (men-download) semua file

formulir/blanko/isian yang berhubungan permohonan penerbitan SPPD yang telah
tersedia di website UI (www.ui.ac.id). Adapun file formulir/blanko/isian tersebut adalah
sebagai berikut:
a) Blanko SPPD UI.xls
b) Blanko Lampiran SPPD.xls
c) FORMULIR PERMOHONAN PENERBITAN SPPD.doc
d) PEDOMAN PERMOHONAN PENERBITAN SURAT PERINTAH PERJALANAN
DINAS.doc

2. Buka dan isi isian file formulir/blanko/isian tersebut pada aplikasi komputer Ms.Word
atau Ms.Excel.

a) Untuk file formulir/blanko/isian Blanko SPPD UI.xls & Blanko Lampiran SPPD.xls:

 Isikan hanya pada data yang diminta yaitu pada isian (field) yang diberi tanda
kurung siku < > sesuai dengan petunjuk yang tertera (perintah yang tercetak
miring). Adapun contoh pengisian dapat dilihat pada command yang tersedia pada
setiap isian.
 Selain isian yang diberi tanda kurung siku < >, mohon jangan
diisi/ditambah/dikurangi.
 Ketikkan isian dengan cara menghilangkan tanda kurung siku < >. Adapun isian
dapat menggunakan huruf tipe “Arial” ukuran 9 pt tanpa digarisbawahi
(underline), tidak dimiringkan (italic) atau ditebalkan (bold).

b) Untuk file formulir/blanko/isian:

  Isikan hanya pada data yang diminta yaitu pada isian (field) yang diberi tanda
kurung siku < > sesuai dengan petunjuk yang tertera (perintah yang tercetak
miring). Adapun contoh pengisian dapat dilihat pada command yang tersedia pada
setiap isian.
 Selain isian yang diberi tanda kurung siku < >, mohon jangan
diisi/ditambah/dikurangi.
 Ketikkan isian dengan cara menghilangkan tanda kurung siku < >. Adapun isian
dapat menggunakan huruf tipe “Times New Roman” ukuran 9 pt tanpa
digarisbawahi (underline), tidak dimiringkan (italic) atau ditebalkan (bold).

c) Untuk file formulir/blanko/isian FORMULIR PERMOHONAN PENERBITAN

SPPD.doc:

 Isikan data yang diminta pada isian (field) yang diberi tanda titik-titik sesuai
dengan keterangan yang diminta
 Selain isian yang diberi tanda titik-titik, mohon jangan diisi/ditambah/dikurangi.
 Ketikkan isian dengan cara menghilangkan tanda titik-titik. Adapun isian dapat
menggunakan huruf tipe “Times New Roman” ukuran 12 pt tanpa digarisbawahi
(underline), tidak dimiringkan (italic) atau ditebalkan (bold).

3. Cetak file formulir/blanko/isian yang telah diisi lengkap pada kertas ukuran A4 sebanyak:
a) 1 (satu) lembar untuk Blanko SPPD UI.xls
b) 4 (empat) lembar untuk Blanko Lampiran SPPD.xls
c) 1 (satu) lembar untuk FORMULIR PERMOHONAN PENERBITAN SPPD.doc

4. Khusus untuk Blanko Lampiran SPPD.xls, pada kolom I ditandatangani oleh pejabat
yang tercantum (yang berwenang di instansi asal mahasiswa) dan kemudian diberikan
stempel instansi asal (4 lembar) . Kolom lainnya (II-VI) dibiarkan kosong.

5. Selain formulir/blanko/isian tersebut di atas, terdapat beberapa lampiran yang harus

disiapkan oleh mahasiswa, yaitu:

a) Tiket perjalanan asli (baik tiket fisik atau elektronik) + boarding pass (airport tax).
b) Fotokopi buku rekening (penggantian biaya akan ditansfer ke dalam rekening
tersebut).
c) SK/Surat Keterangan sejenis yang menerangkan tentang golongan dan pangkat
terakhir mahasiswa yang bersangkutan.
d) Surat Tugas/Surat Jalan dari Pimpinan Instansi Asal yang menerangkan bahwa
mahasiswa yang bersangkutan ditugaskan untuk mengikuti Pendidikan program
Pascasarjana di Universitas Indonesia.

6. Seluruh formulir/blanko/isian yang telah lengkap dan seluruh lampiran pada point 5
(lima) dimasukkan ke dalam amplop coklat yang kemudian diberi Nama,
NIP/NUP/NUK, Program Studi dan Fakultas yang diambil, dan NPM.
7. Seluruh berkas yang telah lengkap harap diserahkan kepada masing-masing koordinator
fakultas, paling lambat pada hari Jumat, 30 Oktober 2009 pkl. 16.00

8. Mohon mahasiswa dapat kembali mencek seluruh kelengkapan berkas sebelum

diserahkan ke koordinator fakultas masing-masing. Seluruh berkas yang diterima oleh
koordinator fakultas (Tim Pengelola BPPS Universitas Indonesia), akan diserahkan ke
Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional. Komponen
Penggantian Biaya Perjalanan Dinas akan dibayarkan langsung Direktorat Jenderal
Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional kepada masing-masing mahasiswa.

9. Untuk informasi lebih lanjut, mahasiswa dapat menghubungi kordinator fakultas masing-
masing.