Arquivologia

Prof. Darlan Eterno

 Arquivologia

Professor: Darlan Eterno

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 Sumário

Introdução . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 07

Arquivos – Conceitos e Definições . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 07

Finalidade dos Arquivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 08

Função dos Arquivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 08

Classificação dos Arquivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 08

Princípios Arquivísticos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 09

Arquivos x Bibliotecas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

Classificação dos documentos de arquivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

Teoria das Três Idades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Arquivos Correntes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

Protocolo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

Avaliação de Documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

Arquivamento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Empréstimo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

Fase Intermediária . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

Gestão de Documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

Órgãos/Sistemas de Arquivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

Legislação Arquivística (Recortes) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

Exercícios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

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 Noções de Arquivologia

Introdução

A formação dos arquivos está relacionada à necessidade de registrar e conservar registros

das ações e de fatos da vida humana para fins e prova e de informação. As sociedades antigas
procuravam de alguma forma, seja por símbolos ou pela escrita, registrar traços de sua cultura
e de suas atividades em suportes diversos como a pedra, o pergaminho o papel e etc.
Os suportes se diversificaram através dos tempos, os avanços tecnológicos dos meios de
reprodução e difusão, aliados a burocratização da máquina administrativa colaboraram para
o gigantesco aumento da informação. Este fenômeno, denominado “explosão informacional”,
influenciou as práticas e técnicas arquivísticas contemporâneas, tornando a disciplina
arquivística cada vez mais essencial no contexto das organizações públicas e privadas.

Arquivos – Conceitos e Definições

Os arquivos podem ser definidos como o “conjunto de documentos produzidos e recebidos

por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do
exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da
informação ou a natureza dos documentos” (art. 2ª da Lei nº 8.159/1991). Assim sendo, pode-
se afirmar que os documentos de arquivo resultam das atividades realizadas pela entidade
produtora, e devem ser compreendidos dentro do contexto orgânico de produção, a fim de
que sejam mantidas suas características e seus valores de prova. Segundo Luciana Duranti, os
documentos de arquivo possuem as seguintes características:
a) Imparcialidade: está relacionada ao fato de que a produção documental ocorre em
determinado contexto e para determinado fim. Embora sejam redigidos por meio de uma
ação humana eles são imparciais, pois são criados para atender um objetivo específico,
como por exemplo, a compra de um material.
b) Autenticidade: os documentos de arquivo são criados, mantidos e custodiados de acordo
com procedimentos que podem ser comprovados.
c) Naturalidade: os documentos são acumulados de acordo com as atividades da instituição,
ou seja, sua acumulação ocorre dentro das transações por ela executadas.
d) Inter-relacionamento: os documentos estabelecem relação entre si e com as atividades
que o geraram. O documento de arquivo deve ser entendido como peça de todo orgânico e
não como elemento isolado de um contexto.
e) Unicidade: cada documento de arquivo tem lugar único na estrutura documental a qual
pertence. Este aspecto não está diretamente relacionado ao número de cópias produzidas,
mas sim à função “única” que os documentos executam dentro do contexto organizacional.

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 Finalidade dos Arquivos
Os arquivos possuem duas finalidades: a primeira é servir à administração da entidade que
o produziu; a segunda é servir de base para o conhecimento da história desta entidade. Eles
são utilizados, num primeiro instante, para o cumprimento das atividades administrativas da
instituição que o produziu, e constituem, com o decorrer do tempo, em meios de se conhecer o
seu passado e a sua evolução.

Função dos Arquivos

A função principal dos arquivos é possibilitar o acesso às informações que estão sob sua
responsabilidade de guarda, de maneira rápida e precisa.

Classificação dos Arquivos

a) Natureza dos documentos
Quanto à natureza dos documentos, classificam-se em especial e especializado O arquivo
especial é constituído por documentos de diversos formatos, como DVDs. CDs, fitas e microfilmes
que, devido as características do suporte, merecem tratamento especial quanto ao seu
armazenamento e tratamento técnico. O arquivo especializado é constituído por documentos
resultantes de uma determinada área do conhecimento humano, independentemente do
suporte onde a informação encontra-se registrada. São exemplos de acervos especializados os
arquivos médicos, os arquivos de engenharia, entre outros.
b) Extensão
Quanto à extensão os arquivos podem ser setoriais, estabelecidos junto aos setores da
instituição, ou arquivos centrais ou gerais que reúnem sob sua guarda documentos provenientes
de diversos setores de uma instituição.
c) Estágios de evolução
Quanto e estes estágios os arquivos são identificados como correntes, intermediários e
permanentes, o que corresponde ao ciclo vital das informações, também chamado de teoria
das três idades. A Lei nº 8.159/1991, define em seu art. 8º, estes três estágios da seguinte
maneira:
•• arquivos correntes: são aqueles em curso, ou que, mesmo sem movimentação, constituam
objeto de consultas frequentes.
•• arquivos intermediários: são aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos
produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente.
•• arquivos permanentes: conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e
informativo que devem ser definitivamente preservados.

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d) Entidades mantenedoras:
Conforme as características da entidade acumuladora de documentos, estes podem ser
divididos em:
•• arquivos públicos: são aqueles produzidos por instituições públicas nas esferas federal,
estadual e municipal. Também são considerados públicos os arquivos acumulados por
empresas privadas encarregadas da gestão de serviços públicos.
•• arquivos privados: são aqueles produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em
decorrência de suas atividades. (Lei nº 8.159/1991, art. 11). Exemplo: arquivos comerciais,
institucionais, pessoais.
Ressalta-se que os arquivos pessoais/familiares, os comerciais e os institucionais também
podem ser chamados de arquivos privados.

Princípios Arquivísticos
a) Princípio da organicidade
A organicidade diz respeito a relação natural entre documentos de um arquivo, em decorrência
das atividades da entidade que o acumulou. Os arquivos produzidos por entidade coletiva,
pessoa jurídica ou física refletem a estrutura e as atividades da sua entidade mantenedora no
contexto da organização dos conjuntos documentais.
b) Princípio da proveniência (respeito aos fundos)
Princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coletiva,
pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras.
c) Princípio da pertinência
Princípio segundo o qual os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em
conta a proveniência e a classificação original. Também chamado princípio temático.
d) Princípio da unicidade
Os documentos de arquivo conservam seu caráter único em função do contexto em que foram
produzidos. Este aspecto não está diretamente relacionado ao número de cópias produzidas,
mas sim à função “única” que os documentos executam dentro do contexto organizacional.
e) Princípio da reversibilidade
Princípio segundo o qual todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode
ser revertido, se necessário.
f) Principio da cumulatividade
Princípio segundo o qual o arquivo é uma formação orgânica, progressiva e natural.
g) Princípio do respeito à ordem original (ordem primitiva)
Princípio segundo o qual o arquivo deveria conservar a ordenação (arranjo) original dada pela
entidade, pessoa ou família que o produziu

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 h) Princípio da indivisibilidade ou integridade arquivística:
Os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição
não autorizada ou adição indevida. Este princípio deriva do princípio da proveniência.
i) Princípio da Territorialidade
Princípio segundo o qual os arquivos devem ser conservados em serviços de arquivo do
território em que foram produzidos.

Arquivos x Bibliotecas

Embora tenha como objeto de estudo a informação, os arquivos não devem ser confundidos
com as bibliotecas, visto que as operações destinadas ao tratamento técnico da informação são
distintas. Cada uma destas áreas, embora trabalhem com a informação, fazem uso de técnicas
e metodologias distintas, conforme demonstra o quadro abaixo:
Quadro Comparativo – Arquivo x Biblioteca

Características Arquivo Biblioteca

Tipo de Documentos manuscritos, audiovisuais.
Suporte Apresentam-se em exemplares únicos
ou em número limitado de vias. Ou seja,
em regra os documentos de arquivos
possuem exemplares únicos, mas no
caso de haver obrigações recíprocas
como, por exemplo, em um contrato,
podem haver quantas vias (cópias)
quanto o número de pessoas envolvidas
nesta operação.
Entrada de Acumulação natural: são produzidos
documentos em decorrência do desempenho das
atividades administrativas da instituição.
Tipo de Fundos: conjunto de documentos unidos
conjunto pela origem.
Finalidade funcional, administrativa
(origem)
Tipo de Baseia-se nas atividades da instituição
Classificação
Documentos impressos e
audiovisuais, que se apresentam
em exemplares múltiplos, ou seja,
uma mesma obra é criada em vários
exemplares e pode estar presente
em mais de uma biblioteca.
Os livros ingressam á biblioteca
por meio da compra, permuta e
doação.
Os livros formam coleções que são
reunidas pelo conteúdo.
cultural, técnica e científica.
Utiliza-se de procedimentos
predeterminados

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Classificação dos documentos de arquivo

Os documentos de arquivo podem ser classificados quanto aos seguintes aspectos:

a) Quanto à natureza do assunto:

•• ostensivos (ordinários): documentos que não possuem restrição de acesso.
•• sigilosos: documentos que sofrem restrição de acesso, cuja divulgação ponha em risco
a segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da
inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.

b) Quanto à espécie:
Espécie documental a “configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a
natureza das informações nele contidas” (Dicionário de Terminologia Arquivística, 1996). A espécie
é modelo documental escolhido para se registrar a informação arquivística. Exemplo: ofício,
portaria, ata.

c) Quanto ao tipo (tipologia):

De acordo com a sua utilização as espécies documentais recebem funções específicas dentro
das instituições, formando tipos documentais. Entende-se por tipo documental a “configuração
que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou”. Exemplo: Ata de
reunião, certidão de casamento, boletim de frequência e etc. A formação dos tipos documentais
é feita por meio da junção: espécie documental e função (atividade), conforme tabela abaixo:

Espécie Documental Documental Função (Atividade) Tipologia

Ata Reunião Ata de Reunião

Certidão Casamento Certidão de casamento

d) Quanto ao gênero:
•• textuais: documentos que contêm informação em formato de texto. Exemplo: atas e
ofícios;
•• sonoros: são os documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registros
fonográficos. Exemplo: cds de música , fitas K7;
•• cartográficos: são os documentos que contêm representações geográficas, arquitetônicas
ou de engenharia. Exemplo: mapas, plantas e perfis;
•• filmográficos: são os documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas de
imagem, conjugadas ou não a trilhas sonoras, contendo imagens em movimento. Exemplo:
fitas videomagnéticas;
•• iconográficos: são os documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou
não, contendo imagens estáticas. Exemplo: fotografias , negativos, diapositivos (slides),
gravuras, desenhos;
•• micrográficos: documentos em suporte fílmico resultantes da microrreprodução de
imagens. Exemplo: microfilme, microficha, cartão-janela;

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 •• informático: documentos criados, armazenados e utilizados em computador. Exemplo:
disquete, disco rígido, arquivo do Excel.

e) Quanto à forma:
Diz respeito ao “estágio de preparação e de transmissão de documentos. Este pode se
apresentar em forma de original, cópia ou de minuta (original reduzido).
f) Quanto ao formato:
Corresponde a configuração física de um suporte, de acordo com a natureza e o modo como foi
confeccionado, como por exemplo, caderno e livro.

Teoria das Três Idades

É fundamentada na divisão do ciclo de vida dos documentos em três fases distintas, conforme
os valores documentais e a frequência de uso para a instituição produtora.

Valores Documentais
O ciclo vital dos documentos agrega dois valores distintos para promover a avaliação
documental: o valor primário ou administrativo, presente na primeira e na segunda idade, que
deve ser temporariamente preservado por razões administrativas, legais ou fiscais; e o valor
secundário ou histórico, presente na terceira idade, que diz respeito ao uso dos documentos
para outros fins que não aqueles para os quais foram criados. O valor secundário deve
ser preservado de maneira definitiva pela instituição ele se divide em probatório (quando
comprova a existência, o funcionamento e as ações da instituição) ou informativo (quando
contém informações essenciais sobre matérias com que a organização lida, para fins de estudo
ou pesquisa).

Idades Documentais
a) 1ª Idade (fase corrente): também conhecida como fase ativa, é composta pelos documentos
que possuem maior potencial de uso dentro das instituições e devem ser guardados em
locais próximos aos de sua produção, para facilitar o acesso. Nesta fase, os documentos
são de acesso restrito ao setor que os produziu, tendo em vista que a sua criação decorre
das atividades por ele desempenhadas. No entanto, o acesso pode ser facultado a outros
setores da instituição, mediante requerimento encaminhado pelo solicitante.

b) 2ª Idade (fase intermediária): conhecida também como fase semiativa, é composta por
documentos de consulta eventual para a instituição produtora. O arquivamento desses
documentos pode ser feito em local distinto daquele em que foram produzidos, com a
finalidade de se diminuir os gastos referentes à sua manutenção. Nesta fase os arquivos
aguardam a sua destinação final, que poderá ser a eliminação ou a guarda permanente.

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c) 3º Idade (fase permanente): também chamada de fase inativa, é composta por documentos
que perderam o uso administrativo e que são preservados em função do seu valor histórico,
probatório e informativo – e por esta razão jamais poderão ser eliminados. Os documentos
desta fase, resguardadas as restrições de sigilo, têm o seu acesso franqueado (liberado). Os
documentos que provam a origem/criação da instituição (contrato social, ato constitutivo);
sua evolução (relatório de atividades) e seu funcionamento (ato normativo, estatuto,
regimento interno) são considerados de guarda permanente.

Esquema Representativo – Teoria das Três Idades

Operações de destinação:
*transferência: passagem de documentos à fase intermediária.
*recolhimento: passagem de documentos à fase permanente.

Arquivos Correntes

Os documentos da fase corrente possuem grande potencial de uso para a instituição

produtora, e são utilizados para o cumprimento de suas atividades administrativas, como a
tomada de decisões, avaliação de processos, controle das tarefas e etc. As principais atividades
desempenhadas nesta fase são: protocolo, expedição, arquivamento, empréstimo, consulta e
destinação.

Protocolo
Os documentos da fase corrente apresentam grande potencial de tramitação dentro das áreas
e setores da instituição; para que esta documentação não se perca, é necessário exercer o
controle de sua movimentação por meio de instrumentos próprios que garantam sua localização
e segurança.

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 Rotinas de Protocolo
Para alcançar estas finalidades, o protocolo executa as seguintes atividades:
•• Recebimento: inclui a atividade de receber os documentos e efetuar a separação em duas
categorias: oficial, que trata de matéria de interesse institucional e particular, que trata
de conteúdo de interesse pessoal. Os documentos oficiais são divididos em ostensivos e
sigilosos. Aqueles de natureza ostensiva deverão ser abertos e analisados. No momento da
análise, deverá ser verificada a existência de outros registros relacionados ao documento
recebido, para se fazer a devida referência. Os documentos de natureza sigilosa e aqueles de
natureza particular deverão ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatários.
•• Registro: os documentos recebidos pelo protocolo são registrados em formulários ou em
sistemas eletrônicos, nos quais serão descritos os dados referentes ao seu número, nome
do remetente, data e assunto, espécie, entre outros elementos.
•• Autuação: após o registro, os documentos são numerados (autuados) conforme sua ordem
de chegada ao arquivo. A palavra autuação também significa a criação de processo.
•• Classificação: análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de
assunto sob a qual sejam recuperados, podendo atribuir a eles códigos. Esta tarefa pode
ser executada com o auxílio do plano de classificação adotado pela instituição.
•• Movimentação (expedição/distribuição): consiste na entrega dos documentos aos
respectivos destinatários. A distribuição é uma movimentação dentro da própria instituição,
enquanto que a expedição consiste na entrega de documentos ao usuário externo á
instituição ou a outras filiais de instituição.
•• Controle da tramitação: são as operações destinadas a registrar a localização do
documento dentro da instituição. Tal controle pode ser executado por meio de cadernos de
protocolo ou por meio de sistemas eletrônicos, estes garantem maior segurança e agilidade
ao processo de controle de tramitação.

Procedimentos Administrativos
Além das atividades citadas no tópico anterior, no protocolo são realizados procedimentos
administrativos que podem ser divididos em duas grandes categorias: uma que trata da espécie
documental denominada processo e a outra que trata da espécie documental denominada
correspondência.

Processo

Definição
Entende-se por processo o conjunto de documentos reunidos em capa especial, e que vão
sendo organicamente acumulados no decurso de uma ação administrativa ou judiciária.

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Abertura (atuação)
Na formação do processo deverão ser observados os documentos cujo conteúdo esteja
relacionado a ações e operações contábeis financeiras, ou requeira análises, informações,
despachos e decisões de diversas unidades organizacionais de uma instituição. A abertura
de processo deverá ser feita no protocolo ou unidade protocolizadora, a partir de uma peça
preferencialmente original, ou de uma cópia autenticada. É importante ressaltar que as
mensagens e documentos resultantes de transmissão via fax não poderão se constituir em
peças de processo . Não serão autuados os documentos que não devam sofrer tramitação, tais
como convites para festividades, comunicação de posse, remessa para publicação, pedido de
cópia de processo.

Operações

Desentranhamento
É a retirada de folhas ou peças, mediante despacho da autoridade competente. O
desentranhamento poderá ocorrer por interesse da administração ou à pedido do interessado,
sendo necessária inserção de “Termo de, desentranhamento” após último despacho , para
registrar esta operação.
O processo que tiver folha ou peça retirada conservará a numeração original de suas folhas
ou peças, permanecendo vago o número de folha(s) correspondente(s) ao desentranhamento.
Ressalta-se que é vedada a retirada da folha ou peça inicial do processo.

Desmembramento
É a separação de parte da documentação de um processo, para formar outro mediante despacho
da autoridade, utilizando-se “Termo de Desmembramento”, para registrar este retirada.

Juntada
É a união de um processo a outro, feita pelo protocolo central ou setorial da unidade
correspondente, mediante determinação, por despacho, de seu dirigente. A juntada será
realizada por meio da anexação ou apensação.
Juntada por anexação: é a união definitiva e irreversível de 01 (um) ou mais processo(s) a 01
(um) outro processo (considerado principal), desde que pertencentes a um mesmo interessado
e que contenham o mesmo assunto. A anexação é realizada quando há a dependência entres
processos. A dependência será caracterizada quando for possível definir um processo como
principal e um ou mais como acessórios.
No quadro abaixo estão alguns exemplos que caracterizam os processos principais e acessórios:

Processo Principal Processo Acessório

Auto de Infração Defesa contra Auto de Infração
Aquisição de Material Prestação de Contas
Licença sem vencimentos Cancelamento de Licença

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 Juntada por apensação: é a união provisória de um ou mais processos a um processo mais
antigo, destinada ao estudo e à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, com o
mesmo interessado ou não, conservando cada processo a sua identidade e independência.

Avaliação de Documentos
Tendo em vista que é impossível preservar tudo que é acumulado pelas instituições, e o fato de
existirem documentos de guarda temporária e outros de guarda definitiva, deve-se estabelecer
critérios para realizar a avaliação dos documentos.

Tabela de Temporalidade
Para avaliar os documentos, deverá ser constituída, em cada instituição, uma comissão
multidisciplinar, formado por servidores de suas diversas áreas técnicas denominada
Comissão Permanente de Avaliação. Tal comissão será responsável pela elaboração da tabela
de temporalidade de documentos, Instrumento resultante da avaliação que define prazos de
iguarda dos documentos nas fases corrente e intermediária, sua destinação final (eliminação
ou guarda permanente, bem como a alteração de suporte.

A tabela de temporalidade possui as seguinte características:

•• fornece informações sobre a alteração do suporte da informação, ou seja, define quais
documentos serão digitalizados ou microfilmados pela instituição;
•• é elaborada por uma Comissão Permanente de Avaliação, composta por servidores
responsáveis pelos setores da instituição.
•• para ser aplicada aos documentos da instituição, a tabela deverá ser aprovada por
autoridade competente.
•• ao prazos se baseiam na legislação em vigor.
Os prazos de guarda definidos pela Tabela de Temporalidade baseiam-se na legislação em vigor.
Os documentos de arquivo não cumprem um prazo de guarda único, este período de retenção
varia de acordo com o documento e de acordo com a respectiva tabela. Assim não se pode
afirmar que todos os documentos de arquivo ficam 5 anos na fase corrente, ou que se tornarão
de guarda permanente após 40 anos da sua produção. O quadro a seguir foi extraído da Tabela
utilizada pelo Poder Executivo Federal e demonstra alguns exemplos da temporalidade de
documentos.

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Figura 2 – Recorte de Tabela de Temporalidade – Resolução nº 14/2001 do Conarq

PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTER- DESTINAÇÃO OBSERVAÇÕES
MEDIÁRIA FINAL
001 MODERNIZAÇÃO E
REFORMA ADMINISTRATIVA Guarda
Enquanto vigora 5 anos
PROJETOS, ESTUDOS E permanente
NORMAS
002 PLANOS, PROGRAMAS Guarda
5 anos 9 anos
E PROJETOS DE TRABALHO permanente
010 ORGANIZAÇÃO E Guarda
Enquanto vigora 5 anos
FUNCIONAMENTO permanente

Arquivamento

Arquivamento de Documentos
O arquivamento consiste na guarda dos documentos em lugares próprios, como caixas e
pastas, de acordo com um método de ordenação previamente estabelecido, e na guarda destas
embalagens (caixas e pastas) em mobiliários específicos, como estantes e arquivos de aço. Para
que os arquivos se tornem acessíveis é necessário que eles sejam corretamente arquivados
de maneira a agilizar sua recuperação. Antes do arquivamento, os documentos devem ser
devidamente classificados de acordo com a função ou atividade a que se referem; esta tarefa é
executada com o auxílio do plano de classificação.

Plano de classificação
Instrumento que reflete as funções/atividades da empresa que deram origem aos documentos,
ele serve para orientar a operação de arquivamento e recuperação da informação. O plano tem
a finalidade de classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido pela instituição no
exercício de suas atividades. A classificação por assuntos é utilizada com o objetivo de agrupar
os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as
tarefas arquivísticas relacionadas ao processamento técnico da informação.
Para ilustrar este instrumento segue abaixo um exemplo de Plano de Classificação utilizado
pelo Poder Executivo Federal

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 Modelo de Plano de Classificação

000 ADMINISTRAÇÃO GERAL

001 MODERNIZAÇÃO E REFORMA ADMINISTRATIVA
010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO
012 COMUNICAÇÃO SOCIAL
034 MOVIMENTAÇÃO DE MATERIAL

Operações de Arquivamento
Tendo em vista a importância de se guardar corretamente os documentos de arquivo, visando a
sua localização, faz-se necessária a adoção das seguintes operações de arquivamento:
•• inspeção: exame do documento para verificar a existência de despacho que indique se o
ele seguirá para o arquivamento.
•• estudo: leitura do documento para verificar a entrada que será atribuída, a existência de
outros documentos que tratam de matéria semelhante.
•• classificação: análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de
assunto sob a qual sejam recuperados.
•• codificação: inserção de códigos nos documentos de acordo com o método de arquivamento
adotado: letras, números, cores.
•• ordenação: é a disposição dos documentos de acordo com a classificação e a codificação
dadas. Para facilitar a ordenação os documentos podem ser dispostos em pilhas ou
escaninhos.
•• guarda de documentos: é a colocação do documento na respectiva pasta, caixa, arquivo ou
estante.

Métodos de Arquivamento
Para que os documentos de arquivo estejam acessíveis é necessário que eles sejam bem
ordenados e arquivados. O arquivamento é feito por meio de métodos específicos que
chamamos de métodos de arquivamento.
A escolha mais adequada do método de arquivamento depende da natureza dos documentos
a serem arquivados e da estrutura da organização acumuladora. A instituição adotar quantos
forem necessários para bem organizar seus documentos.
Pode-se dividi-los em duas classes:
a) métodos padronizados: dividem-se em variadex, automático e soundex. Esta obra abordará
somente o variadex, visto que os demais métodos padronizados não têm aplicação prática
nos arquivos brasileiros.
•• Variadex: utiliza a combinação de cores e letras para o arquivamento dos documentos.
Cada sequência de letras recebe uma cor específica.
Exemplo:
sequência a, b, c, d, e ................prata
sequência f, g, h, i, j................ouro

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b) métodos básicos: dividem-se em alfabético, geográfico, numérico e ideográfico.

•• alfabético: utiliza o nome como elemento principal de busca. A ordenação dos nomes é
feita de acordo com as regras de alfabetação.
•• geográfico: utiliza o local ou a procedência do documento como elemento principal de
busca. O método geográfico organiza os documentos conforme dois seguintes critérios: por
estado, país ou cidade.
•• numérico: utiliza números para a recuperação da informação sã. Divide-se em simples,
cronológico e dígito-terminal.

Simples os documentos recebem um número de acordo com a sua ordem de entrada ou

registro no arquivo, sem qualquer preocupação com a ordem alfabética.
Cronológico utiliza número e data como forma de localização da informação.
Dígito- os documentos são arquivados conforme uma sequência numérica composta de
terminal seis dígitos que são divididos em três pares. A leitura da sequência se dá da direita
para a esquerda.
Exemplo: o número 170482 será divido em três pares que serão lidos da direita
para esquerda, sendo 82 o primeiro par, 04 o segundo e 17 o terceiro.

•• Ideográfico: distribui os documentos conforme os assuntos a que eles se referem. Divide-

se em:
•• alfabético: os assuntos são divididos conforme a ordenação dicionária e a
ordenação enciclopédica.
•• numérico: os assuntos recebem números específicos. Divide-se em decimal,
duplex e unitermo.

Sistemas de Busca
A busca dos documentos é realizada por meio de dois grandes sistemas: o sistema direto, onde
a busca é feita diretamente no local onde o documento está arquivado; e por meio do sistema
indireto, que é aquele em que a busca é feita com a ajuda de índices ou de instrumentos auxiliares.
Os métodos alfabético e geográfico são os únicos métodos do sistema direto, ou seja, os únicos
métodos que não adotam índices. Os métodos numéricos são do sistema indireto, portanto,
adotam índices para a localização dos documentos.
Além destes dois grandes sistemas de busca, existe outro chamado semi-indireto O método
alfanumérico, que combina letras e números, é o único que integra este último sistema de busca.

Empréstimo
No arquivo atividade de empréstimo deve ser formalizada por meio de um indicador, denominado
guia-fora, colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou item documental para assinalar
a sua remoção temporária. A guia-fora tem como finalidades a cobrança de pastas ou documentos
que não tenham sido devolvidos no prazo estipulado e o rearquivamento de documentos

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Fase Intermediária

Nesta fase, os documentos apresentam baixa frequência de uso para a instituição acumuladora;
no entanto, por razões administrativas, devem ainda ser mantidos no arquivo até que seja
estabelecida a sua destinação final, que pode ser a eliminação ou a guarda permanente. Com a
finalidade de se diminuir os gastos referentes à sua manutenção e utilização, os documentos da
fase intermediária podem ser arquivados em locais distantes daquele em que foram produzidos.
Os depósitos de guarda intermediária devem possuir grande capacidade de armazenamento,
eles são construídos com materiais e equipamentos de baixo custo e utilizam sistemas de
segurança para a prevenção de desastres.

Atividades
Para cumprir a sua função, os arquivos intermediários executam as seguintes atividades:
•• coordenação do recebimento de documentos da fase corrente: recebe os documentos
enviados pelos setores a realiza a conferência e o arquivamento das caixas:
•• atendimento a consultas dos setores/órgãos depositantes quando os documentos forem
solicitados
•• aplicação da tabela de temporalidade ao documentos que ainda não tiverem sua destinação
estabelecida.
•• seleção de documentos: separa os documentos sem que serão eliminados daqueles que
serão recolhidos à guarda permanente.
•• recolhimento (envio) de documentos à fase permanente.

Gestão de Documentos

A gestão documental tem a finalidade de controlar os documentos durante o seu ciclo de vida,
com vista à racionalização e eficiência na criação, manutenção, uso primário e avaliação dos
mesmos.
A gestão de documentos é definida como o “conjunto de procedimentos referentes às atividades
de produção, tramitação, uso e avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente.” (Lei nº
8.159/1991). A implantação da gestão de documentos é realizada por meio de três etapas:
•• produção: consiste na elaboração de documentos conforme a sua essencialidade para a
administração; prevê o estabelecimento de critérios para a padronização de formulários,
correspondências e demais documentos gerados, e orientações para a utilização racional
dos recursos informáticos e de reprodução. A produção racionalizada reduz custos com a
produção de documentos e facilita o seu manuseio.
•• utilização: inclui as atividades de protocolo, organização e arquivamento de documentos
em fase corrente e intermediária; contempla a elaboração de normas de acesso e
recuperação da informação.
•• destinação: etapa que estabelece a destinação final dos documentos, mediante a análise
dos valores que eles apresentam para a instituição produtora.

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 TCE – Noções de Arquivologia – Prof. Darlan Eterno

Objetivos da Gestão de Documentos

Segundo o Arquivo Nacional (Gestão de Documentos – Conceitos e Procedimentos Básicos,
1995) a gestão de documentos tem os seguintes objetivos:
•• assegurar, de forma eficiente, a produção, administração, manutenção e destinação de
documentos;
•• melhorar a eficiência da administração acumuladora dos documentos;
•• garantir que a informação governamental esteja disponível quando e onde seja necessária
ao governo e aos cidadãos;
•• contribuir para o acesso e preservação dos documentos que mereçam guarda permanente
por seus valores histórico e científico;
•• assegurar a eliminação dos documentos desprovidos de valor
•• assegurar o uso adequado das técnicas de alteração do suporte da informação (digitalização/
microfilmagem) e de processamento automatizado de dados e outras técnicas avançadas
de gestão da informação.

Órgãos /Sistemas de Arquivo

De acordo com a legislação Arquivística, identifica-se a existência dos seguintes órgãos/sistemas

de arquivo:
a) Arquivo Nacional: órgão que possui entre outras competências, a gestão e o recolhimento
dos documentos acumulados pelo Poder Executivo Federal.
“Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e
recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos
sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos. (Art. 18 da Lei nº
8.159/1991)”
b) CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos): define a política nacional de arquivos públicos e
privados. O Conarq é o órgão central do SINAR.
“O Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, órgão colegiado, vinculado ao
Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, tem
por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, bem como
exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos
documentos de arquivo. (Art. 1º do Decreto nº 4.073/2002)”

c) SINAR (Sistema Nacional de Arquivos): tem a finalidade de implementar a política nacional

de arquivos públicos e privados. O SINAR foi criado pelo Decreto nº 4.073/2002.
“O SINAR tem por finalidade implementar a política nacional de arquivos públicos e
privados, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivo.
(Art. 10 do Decreto nº 4.073/2002)”
d) SIGA (Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo): organiza, de forma sistêmica,
as atividades de gestão de documentos, no âmbito da Administração Pública Federal.
Conforme o decreto nº4915/2003. Integram o SIGA:
I – como órgão central, o Arquivo Nacional;
II – como órgãos setoriais, as unidades responsáveis pela coordenação das atividades de
gestão de documentos de arquivo nos Ministérios e órgãos equivalentes;
III – omo órgãos seccionais, as unidades vinculadas aos Ministérios e órgãos equivalentes.

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 Recortes da Legislação
LEI Nº 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE
1991.
Dispõe sobre a política nacional de arquivos
públicos e privados e dá outras providências
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, faço saber que
o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a
seguinte Lei:
CAPÍTULO I
DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 1º É dever do Poder Público a gestão
documental e a proteção especial a documentos
de arquivos, como instrumento de apoio à
administração, à cultura, ao desenvolvimento
científico e como elementos de prova e informação.
Art. 2º Consideram-se arquivos, para os
fins desta Lei, os conjuntos de documentos
produzidos e recebidos por órgãos públicos,
instituições de caráter público e entidades
privadas, em decorrência do exercício
de atividades específicas, bem como por
pessoa física, qualquer que seja o suporte da
informação ou a natureza dos documentos.
Art. 3º Considera-se gestão de documentos
o conjunto de procedimentos e operações
técnicas referentes à sua produção, tramitação,
uso, avaliação e arquivamento em fase corrente
e intermediária, visando a sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente.
CAPÍTULO II
DOS ARQUIVOS PÚBLICOS
Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos
de documentos produzidos e recebidos, no
exercício de suas atividades, por órgãos públicos
de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal
e municipal em decorrência de suas funções
administrativas, legislativas e judiciárias.
22 www.acasadoconcurseiro.com.br
§ 1º São também públicos os conjuntos
de documentos produzidos e recebidos
por instituições de caráter público, por
entidades privadas encarregadas da gestão
de serviços públicos no exercício de suas
atividades.
§ 2º A cessação de atividade de instituições
públicas e de caráter público implica o
recolhimento de sua documentação à
instituição arquivística pública ou a sua
transferência à instituição sucessora.
Art. 8º Os documentos públicos são
identificados como correntes, intermediários e
permanentes.
§ 1º Consideram-se documentos correntes
aqueles em curso ou que, mesmo sem
movimentação, constituam objeto de
consultas frequentes.
§ 2º Consideram-se documentos
intermediários aqueles que, não sendo
de uso corrente nos órgãos produtores,
por razões de interesse administrativo,
aguardam a sua eliminação ou recolhimento
para guarda permanente.
§ 3º Consideram-se permanentes os
conjuntos de documentos de valor histórico,
probatório e informativo que devem ser
definitivamente preservados.
Art. 9º A eliminação de documentos produzidos
por instituições públicas e de caráter público
será realizada mediante autorização da
instituição arquivística pública, na sua específica
esfera de competência.
Art. 10. Os documentos de valor permanente
são inalienáveis e imprescritíveis

LEI Nº 12.527, DE 18 DE NOVEMBRO
DE 2011.
Regula o acesso a informações previsto no inciso
XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37
e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal;
altera a Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de
1990; revoga a Lei nº 11.111, de 5 de maio de
2005, e dispositivos da Lei nº 8.159, de 8 de
janeiro de 1991; e dá outras providências.
CAPÍTULO II
DO ACESSO A INFORMAÇÕES E DA SUA
DIVULGAÇÃO
Art. 8º É dever dos órgãos e entidades
públicas promover, independentemente de
requerimentos, a divulgação em local de fácil
acesso, no âmbito de suas competências, de
informações de interesse coletivo ou geral por
eles produzidas ou custodiadas.
§ 1º Na divulgação das informações a que se
refere o caput, deverão constar, no mínimo:
I – registro das competências e estrutura
organizacional, endereços e telefones
das respectivas unidades e horários de
atendimento ao público;
II – registros de quaisquer repasses ou
transferências de recursos financeiros;
III – registros das despesas;
IV – informações concernentes a
procedimentos licitatórios, inclusive os
respectivos editais e resultados, bem como
a todos os contratos celebrados;
V – dados gerais para o acompanhamento
de programas, ações, projetos e obras de
órgãos e entidades; e
VI – respostas a perguntas mais frequentes
da sociedade.
Art. 9º O acesso a informações públicas será
assegurado mediante:
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TCE – Noções de Arquivologia – Prof. Darlan Eterno
I – criação de serviço de informações
ao cidadão, nos órgãos e entidades do
poder público, em local com condições
apropriadas para:
a) atender e orientar o público quanto ao
acesso a informações;
b) informar sobre a tramitação de
documentos nas suas respectivas unidades;
c) protocolizar documentos e requerimentos
de acesso a informações; e
II – realização de audiências ou consultas
públicas, incentivo à participação popular
ou a outras formas de divulgação.
CAPÍTULO III
DO PROCEDIMENTO DE ACESSO À
INFORMAÇÃO
Seção I
DO PEDIDO DE ACESSO
Art. 10. Qualquer interessado poderá
apresentar pedido de acesso a informações aos
órgãos e entidades referidos no art. 1º desta
Lei, por qualquer meio legítimo, devendo o
pedido conter a identificação do requerente e a
especificação da informação requerida.
§ 1º Para o acesso a informações de
interesse público, a identificação do
requerente não pode conter exigências que
inviabilizem a solicitação.
§ 2º Os órgãos e entidades do poder
público devem viabilizar alternativa de
encaminhamento de pedidos de acesso por
meio de seus sítios oficiais na internet.
§ 3º São vedadas quaisquer exigências
relativas aos motivos determinantes da
solicitação de informações de interesse
público.
Art. 11. O órgão ou entidade pública deverá
autorizar ou conceder o acesso imediato à
informação disponível.
23
 § 1º Não sendo possível conceder o acesso
imediato, na forma disposta no caput, o órgão
ou entidade que receber o pedido deverá, em
prazo não superior a 20 (vinte) dias:
I – comunicar a data, local e modo para se
realizar a consulta, efetuar a reprodução ou
obter a certidão;
II – indicar as razões de fato ou de direito
da recusa, total ou parcial, do acesso
pretendido; ou
III – comunicar que não possui a informação,
indicar, se for do seu conhecimento, o órgão
ou a entidade que a detém, ou, ainda,
remeter o requerimento a esse órgão ou
entidade, cientificando o interessado da
remessa de seu pedido de informação.
§ 2º O prazo referido no § 1º poderá
ser prorrogado por mais 10 (dez) dias,
mediante justificativa expressa, da qual será
cientificado o requerente. [...]
Seção II
DOS RECURSOS
Art. 15. No caso de indeferimento de acesso a
informações ou às razões da negativa do acesso,
poderá o interessado interpor recurso contra a
decisão no prazo de 10 (dez) dias a contar da
sua ciência.
Parágrafo único. O recurso será dirigido à
autoridade hierarquicamente superior à que
exarou a decisão impugnada, que deverá se
manifestar no prazo de 5 (cinco) dias.
Art. 16. Negado o acesso a informação pelos
órgãos ou entidades do Poder Executivo Federal,
o requerente poderá recorrer à Controladoria-
Geral da União, que deliberará no prazo de 5
(cinco) dias se:
I – o acesso à informação não classificada
como sigilosa for negado;
II – a decisão de negativa de acesso à
informação total ou parcialmente classificada
como sigilosa não indicar a autoridade
classificadora ou a hierarquicamente
24 www.acasadoconcurseiro.com.br
superior a quem possa ser dirigido pedido
de acesso ou desclassificação;
III – os procedimentos de classificação de
informação sigilosa estabelecidos nesta Lei
não tiverem sido observados; e
IV – estiverem sendo descumpridos prazos
ou outros procedimentos previstos nesta Lei.
§ 1º O recurso previsto neste artigo somente
poderá ser dirigido à Controladoria-
Geral da União depois de submetido à
apreciação de pelo menos uma autoridade
hierarquicamente superior àquela que
exarou a decisão impugnada, que deliberará
no prazo de 5 (cinco) dias.
§ 2º Verificada a procedência das razões
do recurso, a Controladoria-Geral da União
determinará ao órgão ou entidade que
adote as providências necessárias para dar
cumprimento ao disposto nesta Lei.
§ 3º Negado o acesso à informação pela
Controladoria-Geral da União, poderá ser
interposto recurso à Comissão Mista de
Reavaliação de Informações, a que se refere
o art. 35.
Seção III
DA CLASSIFICAÇÃO DA INFORMAÇÃO
QUANTO AO GRAU E PRAZOS DE
SIGILO
Art. 23. São consideradas imprescindíveis à
segurança da sociedade ou do Estado e, portanto,
passíveis de classificação as informações cuja
divulgação ou acesso irrestrito possam:
I – pôr em risco a defesa e a soberania
nacionais ou a integridade do território
nacional;
II – prejudicar ou pôr em risco a condução de
negociações ou as relações internacionais
do País, ou as que tenham sido fornecidas
em caráter sigiloso por outros Estados e
organismos internacionais;

III – pôr em risco a vida, a segurança ou a
saúde da população;
IV – oferecer elevado risco à estabilidade
financeira, econômica ou monetária do País;
V – prejudicar ou causar risco a planos ou
operações estratégicos das Forças Armadas;
VI – prejudicar ou causar risco a projetos
de pesquisa e desenvolvimento científico
ou tecnológico, assim como a sistemas,
bens, instalações ou áreas de interesse
estratégico nacional;
VII – pôr em risco a segurança de instituições
ou de altas autoridades nacionais ou
estrangeiras e seus familiares; ou
VIII – comprometer atividades de
inteligência, bem como de investigação ou
fiscalização em andamento, relacionadas
com a prevenção ou repressão de infrações.
Art. 24. A informação em poder dos órgãos e
entidades públicas, observado o seu teor e em
razão de sua imprescindibilidade à segurança da
sociedade ou do Estado, poderá ser classificada
como ultrassecreta, secreta ou reservada.
§ 1º Os prazos máximos de restrição de
acesso à informação, conforme a classificação
prevista no caput, vigoram a partir da data de
sua produção e são os seguintes:
I – ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos;
II – secreta: 15 (quinze) anos; e
III – reservada: 5 (cinco) anos.
§ 2º As informações que puderem colocar
em risco a segurança do Presidente e Vice-
Presidente da República e respectivos
cônjuges e filhos(as) serão classificadas
como reservadas e ficarão sob sigilo até o
término do mandato em exercício ou do
último mandato, em caso de reeleição.
§ 3º Alternativamente aos prazos previstos
no § 1º, poderá ser estabelecida como
termo final de restrição de acesso a
ocorrência de determinado evento, desde
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TCE – Noções de Arquivologia – Prof. Darlan Eterno
que este ocorra antes do transcurso do
prazo máximo de classificação.
§ 4º Transcorrido o prazo de classificação
ou consumado o evento que defina o seu
termo final, a informação tornar-se-á,
automaticamente, de acesso público.
§ 5º Para a classificação da informação
em determinado grau de sigilo, deverá ser
observado o interesse público da informação
e utilizado o critério menos restritivo possível,
considerados:
I – a gravidade do risco ou dano à segurança
da sociedade e do Estado; e
II – o prazo máximo de restrição de acesso
ou o evento que defina seu termo final.
Seção IV
DOS PROCEDIMENTOS DE
CLASSIFICAÇÃO, RECLASSIFICAÇÃO E
DESCLASSIFICAÇÃO
Art. 27. A classificação do sigilo de informações
no âmbito da administração pública federal é de
competência:
I – no grau de ultrassecreto, das seguintes
autoridades:
a) Presidente da República;
b) Vice-Presidente da República;
c) Ministros de Estado e autoridades com as
mesmas prerrogativas;
d) Comandantes da Marinha, do Exército e
da Aeronáutica; e
e) Chefes de Missões Diplomáticas e
Consulares permanentes no exterior;
II – no grau de secreto, das autoridades
referidas no inciso I, dos titulares de autarquias,
fundações ou empresas públicas e sociedades
de economia mista; e
III – no grau de reservado, das autoridades
referidas nos incisos I e II e das que exerçam
funções de direção, comando ou chefia, nível
25
 DAS 101.5, ou superior, do Grupo-Direção e
Assessoramento Superiores, ou de hierarquia
equivalente, de acordo com regulamentação
específica de cada órgão ou entidade,
observado o disposto nesta Lei. [...]
Seção V
DAS INFORMAÇÕES PESSOAIS
Art. 31. O tratamento das informações pessoais
deve ser feito de forma transparente e com
respeito à intimidade, vida privada, honra e
imagem das pessoas, bem como às liberdades e
garantias individuais.
§ 1º As informações pessoais, a que se
refere este artigo, relativas à intimidade,
vida privada, honra e imagem:
I – terão seu acesso restrito,
independentemente de classificação de
sigilo e pelo prazo máximo de 100 (cem)
anos a contar da sua data de produção, a
agentes públicos legalmente autorizados e
à pessoa a que elas se referirem; e [...]
CAPÍTULO VI
DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS
Art. 35. [...]
§ 1º É instituída a Comissão Mista de
Reavaliação de Informações, que decidirá, no
âmbito da administração pública federal, sobre
o tratamento e a classificação de informações
sigilosas e terá competência para:
I – requisitar da autoridade que classificar
informação como ultrassecreta e secreta
esclarecimento ou conteúdo, parcial ou
integral da informação;
II – rever a classificação de informações
ultrassecretas ou secretas, de ofício
ou mediante provocação de pessoa
interessada, observado o disposto no art. 7º
e demais dispositivos desta Lei; e
III – prorrogar o prazo de sigilo de informação
classificada como ultrassecreta, sempre por
26 www.acasadoconcurseiro.com.br
prazo determinado, enquanto o seu acesso ou
divulgação puder ocasionar ameaça externa
à soberania nacional ou à integridade do
território nacional ou grave risco às relações
internacionais do País, observado o prazo
previsto no § 1º do art. 24.
§ 2º O prazo referido no inciso III é limitado
a uma única renovação.
DECRETO Nº 7.724, DE 16 DE MAIO DE
2012.
Vigência Regulamenta a Lei nº 12.527, de 18 de
novembro de 2011, que dispõe sobre o acesso
a informações previsto no inciso XXXIII do caput
do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º
do art. 216 da Constituição.
CAPÍTULO III
DA TRANSPARÊNCIA ATIVA
Art. 7º É dever dos órgãos e entidades promover,
independente de requerimento, a divulgação
em seus sítios na Internet de informações de
interesse coletivo ou geral por eles produzidas
ou custodiadas, observado o disposto nos arts.
7º e 8º da Lei nº 12.527 de 2011.
CAPÍTULO IV
DA TRANSPARÊNCIA PASSIVA
Art. 9º Os órgãos e entidades deverão criar
Serviço de Informações ao Cidadão – SIC, com o
objetivo de:
I – atender e orientar o público quanto ao
acesso à informação;
II – informar sobre a tramitação de
documentos nas unidades; e
III – receber e registrar pedidos de acesso à
informação
Parágrafo único. Compete ao SIC:

I – o recebimento do pedido de acesso
e, sempre que possível, o fornecimento
imediato da informação;
II – o registro do pedido de acesso em
sistema eletrônico específico e a entrega de
número do protocolo, que conterá a data de
apresentação do pedido; e
III – o encaminhamento do pedido recebido
e registrado à unidade responsável pelo
fornecimento da informação, quando
couber.
DECRETO Nº 7.845, DE 14 DE NOVEMBRO
DE 2012.
Regulamenta procedimentos para credenciamento
de segurança e tratamento de informação
classificada em qualquer grau de sigilo, e dispõe
sobre o Núcleo de Segurança e Credenciamento.
Seção IV
DA EXPEDIÇÃO, TRAMITAÇÃO E
COMUNICAÇÃO
Art. 26. A expedição e a tramitação de
documentos classificados deverão observar os
seguintes procedimentos:
I – serão acondicionados em envelopes duplos;
II – no envelope externo não constará
indicação do grau de sigilo ou do teor do
documento;
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TCE – Noções de Arquivologia – Prof. Darlan Eterno
III – no envelope interno constarão
o destinatário e o grau de sigilo do
documento, de modo a serem identificados
logo que removido o envelope externo;
IV – o envelope interno será fechado,
lacrado e expedido mediante recibo, que
indicará remetente, destinatário e número
ou outro indicativo que identifique o
documento; e
V – será inscrita a palavra “PESSOAL” no
envelope que contiver documento de
interesse exclusivo do destinatário.
Art. 27. A expedição, a condução e a entrega
de documento com informação classificada em
grau de sigilo ultrassecreto serão efetuadas
pessoalmente, por agente público autorizado,
ou transmitidas por meio eletrônico, desde
que sejam usados recursos de criptografia
compatíveis com o grau de classificação da
informação, vedada sua postagem.
Art. 28. A expedição de documento com
informação classificada em grau de sigilo
secreto ou reservado será feita pelos meios
de comunicação disponíveis, com recursos de
criptografia compatíveis com o grau de sigilo ou,
se for o caso, por via diplomática, sem prejuízo
da entrega pessoal. [...]
27
 Exercícios

Arquivo: Conceitos e Definições 5. (ESAF MF 2012) A principal finalidade dos

arquivos é
a) a conservação de documentos para a
1. (ESAF CVM 2010) Acerca do conceito de história.
arquivo, assinale a opção correta. b) servir à administração.
c) manter os documentos de valor
a) Sua finalidade primeira é o registro da
secundário.
memória institucional.
d) organizar conjuntos de peças e objetos
b) São os conjuntos documentais
de valor para a memória.
produzidos por pessoa jurídica,
e) preservar os documentos de valor
enquanto os produzidos pelas pessoas
patrimonial.
físicas são chamados de manuscritos.
c) São coleções de documentos
6. (Empasial/Memorial da América Latina-
acumulados por interesse científico.
SP/1999) “Arquivo composto por fotografias,
d) Coleção de manuscritos históricos,
discos, fitas, slides, CDs, microformas ou
reunidos por uma pessoa jurídica ou
disquetes – que merecem tratamento
física.
diferenciado não apenas quanto ao
e) São acumulados no curso das
armazenamento mas também quanto ao
atividades, servindo de prova das
registro, acondicionamento, controle e
transações realizadas.
conservação”, é definição de:
2. (Cespe TJ/RR 2012) O arquivo caracteriza-se a) arquivo histórico.
por ser um conjunto orgânico, resultado das b) arquivo comercial.
atividades de uma pessoa física ou jurídica, c) arquivo especializado.
e não uma coleção de documentos de d) arquivo rotativo.
diversas fontes. e) arquivo especial.

7. (Cespe STM 2011) Entre as características

3. (Cespe ABIN 2010) Quando separado do seu
dos documentos de arquivo, incluem-se a
conjunto, ou seja, do todo ao qual pertence,
tridimensionalidade e a existência de diversos
o documento de arquivo perde muito do
tipos, naturezas, formas e dimensões.
seu significado.

8. (Cespe IBAMA 2012) Os arquivos de uma

4. (Cespe MPS 2010) Pode-se denominar
organização pública podem ser constituídos
arquivo também a instituição ou o serviço
de documentos originários das atividades
que tem a custódia de documentos, com
meio e fim e produzidos em variados
a finalidade de fazer o processamento
suportes documentais, inclusive o digital.
técnico, garantir a conservação e promover
a utilização dos arquivos.
9. (Cespe EBC 2012) Por ser um conjunto de
documentos produzidos e acumulados por
instituições ou pessoas, os documentos de
arquivo são inter-relacionados e sua gestão
deve contemplar o conjunto, e não o item
documental isoladamente.

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10. (ESAF MF 2012) São características do
documento de arquivo, exceto,
a) a imparcialidade.
b) a naturalidade.
c) a emulação.
d) a autenticidade.
e) a interrelação.
11. (Cespe CNJ 2013) Uma característica
do documento de arquivo é o seu inter-
relacionamento com outros documentos e
com a atividade da qual ele é resultado.
12. (Cespe MI 2013) Nos processos de
trabalho, independentemente da natureza
do negócio, as organizações públicas ou
privadas produzem e recebem informações
que, registradas, tornam-se documentos de
arquivo.
13. (Funiversa SESI 2010) Quanto à abrangência
de sua atuação, os arquivos podem ser
setoriais e gerais ou centrais. Com relação
aos arquivos setoriais, assinale a alternativa
correta.
a) têm sob sua custódia documentos
resultantes da experiência humana em
um campo específico.
b) São os que se destinam a receber
documentos correntes provenientes
dos diversos órgãos.
c) conservam os documentos em razão de
seu valor histórico ou documental.
d) São aqueles estabelecidos junto aos
órgãos operacionais.
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Classificação dos Documentos de
Arquivo
14. (FCC TRE/SP 2012) Original, cópia, minuta
e rascunho – diferentes estágios de
preparação e transmissão de documentos –
correspondem ao conceito de:
a) espécie.
b) formato.
c) forma.
d) suporte.
e) tipo.
15. (ESAF MF 2012) São gêneros documentais
encontrados nos arquivos, exceto:
a) documentos textuais.
b) documentos audiovisuais.
c) documentos cartográficos.
d) documentos iconográficos.
e) documentos tridimensionais.
16. (Cespe DPF – Escrivão 2009) Documentos
iconográficos são aqueles em formatos e
dimensões variáveis, com representações
geográficas, arquitetônicas ou de engenharia.
17. (Cespe ABIN 2010) Carta, ofício,
memorando, aviso, circular e relatório
são exemplos de formatos documentais
existentes em órgãos públicos.
18. (Cespe TJ/RR 2012) Entre os gêneros
documentais considerados documentos de
arquivo se incluem documentos tridimensionais,
textuais, audiovisuais e cartográficos.

19. (FCC DNOCS 2010) Documentos iconográficos
são aqueles
a) com dimensões e rotações variáveis,
contendo registros fonográficos.
b) em suportes sintéticos, em papel
emulsionado ou não, contendo
imagens estáticas.
c) em suporte fílmico resultantes da
microrreprodução de imagens,
mediante a utilização de técnicas
específicas.
d) em formatos e dimensões variáveis,
contendo representações geográficas,
arquitetônicas ou de engenharia.
20. (Cespe/TRT/17ª Região/2009) Relatório de
atividades, fita magnética, ata de reunião e
cartão de visita são exemplos de tipologias
documentais.
21. (CESPE ABIN/2010) Mapas e plantas fazem
parte do gênero documental conhecido
como cartográfico.
22. (Cespe MPE/PI 2012) O tipo documental
consiste na associação entre a espécie
documental e a função que o documento
representa. São exemplos de tipos
documentais: o memorando, o ofício, o
relatório, a carta e a fotografia.
23. (Cespe TRE/RJ 2012) Os arquivos de uma
organização podem conter diversos gêneros
documentais, como o textual, o audiovisual
e o cartográfico.
24. (Cespe ANATEL 2012) Relatório de
atividades anuais é um tipo documental.
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25. (ESAF – CVM 2010) O gênero documental
integrado por documentos que contêm
imagens em movimento, com ou sem som,
é conhecido como:
a) fotográfico.
b) micrográfico.
c) iconográfico.
d) filmográfico.
26. (Consulplan – TSE 2012) "Boletim de
ocorrência e certidão de nascimento
configuram-se como exemplos
de____________documental.”
Assinale a alternativa que completa
corretamente a afirmativa anterior.
a) Forma.
b) Espécie.
c) Formato.
d) Tipo.
Princípios Arquivísticos
27. (Cespe MPU 2010) A naturalidade dos
documentos arquivísticos deve-se ao fato
de cada registro documental assumir um
lugar único tanto na estrutura documental
do grupo ao qual pertence quanto no
universo documental.
28. (Cespe SERPRO 2013) Quando aplicado aos
documentos, o principio de respeitos aos
fundos origina o centro de documentação
de uma instituição.
29. (Cespe TRE/MS 2013) O princípio da
territorialidade desconsidera o contexto de
produção dos documentos.
31
30. (Cespe ANATEL 2012) A existência de um
fundo de arquivo origina-se do princípio da
pertinência.
31. (Cespe ANCINE 2012) O princípio de
proveniência, quando aplicado aos arquivos
da ANCINE, gera um conjunto de fundos
documentais.
32. (ESAF CVM 2010) O princípio da ordem
original pode ser definido como:
a) princípio segundo o qual os
documentos deveriam ser
reclassificados por assunto sem ter em
conta a proveniência e a classificação
original.
b) princípio segundo o qual o arquivo
produzido por uma entidade coletiva,
pessoa ou família não deve ser
misturado aos de outras entidades
produtoras.
c) princípio segundo o qual todo
procedimento ou tratamento
empreendido em arquivos pode ser
revertido, se necessário.
d) princípio segundo o qual o arquivo
deveria conservar o arranjo pela
entidade coletiva, pessoa ou família
que o produziu.
33. (Cespe MPE/PI 2012) O princípio básico
da arquivologia que reúne todos os
documentos gerados por uma mesma
fonte geradora de arquivo em um fundo é
conhecido como princípio da proveniência
ou de respeito aos fundos.
34. (Cespe ABIN/2011) O princípio da proveniência
consiste em procedimentos lógicos e práticos
que visam mesclar os conjuntos documentais
produzidos e acumulados por diversas
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entidades coletivas, pessoas ou famílias no
decorrer de suas atividades.
35. (Cespe EBC 2011) O caráter orgânico dos
documentos de arquivo decorre do fato
de que esses documentos são produzidos
e recebidos como resultado das atividades
desenvolvidas em uma organização, seja ela
pública ou privada.
36. (Cespe TRE/MS 2013) Os princípios da
proveniência e da pertinência têm o mesmo
sentido, que é respeitar a origem dos
documentos.
37. (Cespe ABIN 2010) De acordo com
o princípio da ordem original, todo
procedimento ou tratamento empreendido
em arquivos pode ser revertido a sua forma
original.
38. (Cespe DPF Escrivão 2009) A instabilidade
institucional, uma das principais
características da administração pública
brasileira, geralmente motivada pela fusão,
separação, extinção e criação de órgãos
públicos, enseja uma série de problemas
para a gestão dos arquivos desses órgãos.
Para lidar com esses problemas, o princípio
da pertinência é o conceito adequado.
39. (Cespe FUB 2009) O princípio segundo o qual
o arquivo deveria conservar a organização
dada pela entidade coletiva, pessoa ou
família que o produziu é conhecido como
princípio da pertinência.

Arquivo x Biblioteca
40. (Cespe SERPRO 2013) Além dos
documentos produzidos pelo SERPRO,
são considerados documentos de arquivo
aqueles colecionados por diversos motivos.
41. (Cespe SERPRO 2013) Os documentos de
arquivo podem ser elaborados em um único
exemplar ou , em cados específicos, serem
produzidos em um limitado número de
cópias.
42. (Cespe ANTAQ 2009) Os documentos de
arquivo não são objeto de coleção, mas
produtos e subprodutos das funções e das
atividades de uma organização pública ou
privada e das atividades de uma pessoa
física.
43. (Cespe DPF Escrivão 2009) O tamanho do
acervo documental e a sua complexidade
definem se o fundo de arquivo de uma
instituição pública ou privada é um fundo
fechado ou aberto.
44. (Cespe TRE/BA 2010) Os documentos de
arquivo devem ser organizados a partir dos
mesmos princípios aplicados na organização
das bibliotecas, principalmente no que se
refere aos métodos de classificação.
45. (Cespe DPF Papiloscopista 2012) O
arquivo da Polícia Federal compõe-se de
documentos colecionados referentes a
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assuntos de interesse dos servidores desse
órgão.
46. (Cespe TJ/RR 2012) Em regra, deve-se
produzir mais de um exemplar de um
documento de arquivo.
47. (Funiversa SESI 2010) Acerca dos arquivos,
assinale a alternativa correta.
a) os documentos são provenientes de
vários lugares, adquiridos por doação.
b) os documentos existem em numerosos
exemplares.
c) os documentos são produzidos e(ou)
recebidos para atender as necessidades
administrativas.
d) o método de avaliação aplica-se a
unidades isoladas.
e) o método de classificação utiliza
procedimentos predeterminados.
48. (Cespe TSE 2007) É possível estabelecer
uma série de diferenças entre arquivo
e biblioteca. Acerca dessas diferenças,
assinale a opção correta.
a) Os documentos de arquivo devem
existir em numerosos exemplares e os
de biblioteca, em um único exemplar
ou em limitado número de cópias.
b) Os documentos de arquivo são
produzidos e conservados com
objetivos funcionais e os de biblioteca,
com objetivos culturais.
c) Os documentos de arquivo são
colecionados de fontes diversas
e os de biblioteca, por atividades
organizacionais.
d) Os documentos de arquivo são
classificados a partir de métodos
predeterminados e os de biblioteca,
pelas particularidades das atividades
geradoras.
33
49. (Cespe TRE/RJ 2012) Os documentos de
arquivo são produzidos e(ou) recebidos
para o atendimento de objetivos culturais e
históricos.
50. (Cespe MPU 2010) Em regra, a inclusão de
documentos em um arquivo ocorre por
compra ou permuta de fontes múltiplas.
Teoria das Três Idades
51. (Cespe DPU 2010) Os arquivos correntes,
conhecidos como fase pré-arquivo, são
constituídos por documentos de valor
administrativo.
52. (Cespe MS 2008) O arquivo setorial é
aquele estabelecido juntos aos órgãos
operacionais, cumprindo funções de
arquivo corrente.
53. (Cespe MPU 2010) Dada a importância da
preservação dos documentos que compõem
o arquivo corrente de determinado setor de
trabalho, recomenda-se o arquivamento
desses documentos em local afastado do
referido setor.
54. (Cespe FUB 2011) Nas empresas, os tipos
de arquivamento decorrem da frequência
de uso ou consulta de documentos e
informações.
55. (Cespe TRE/MA 2009) Os arquivos correntes
são alocados perto dos seus usuários
diretos, devido à grande possibilidade de
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uso que apresentam, e são conhecidos
também como arquivos ativos.
56. (Cespe EBC 2011) Os arquivos setoriais
cumprem funções de arquivo permanente e
arquivo histórico.
57. (Cespe EBC 2011) Documentos com
alta frequência de uso ou com grande
possibilidade de uso fazem parte de um
arquivo corrente.
58. (Cespe EBC 2011) Para que um sistema
de arquivo funcione adequadamente, é
necessário que haja, além dos arquivos
correntes, arquivos intermediários em
todas as unidades da organização.
59. (Cespe DPF 2009 Escrivão) O acesso
aos documentos recolhidos ao arquivo
permanente, por natureza, é restrito, e
esses documentos podem ser consultados
apenas com autorização da instituição que
os acumulou.
60. (Cespe EBC 2011) Para serem considerados
permanentes, os documentos devem
manter o valor primário.
61. (Cespe DFTRANS 2008) No arquivo corrente,
o arquivamento do tipo horizontal é o mais
adequado, por facilitar a localização dos
documentos.
62. (Cespe ME 2008) Os arquivos correntes são
de acesso restrito e devem ficar próximos
dos usuários diretos.

63. (Cespe ECT 2011) A identificação
do valor primário nos documentos
implica a necessidade de mantê-los
permanentemente.
64. (FCC TRE/PB 2007) O valor mediato, quando
atribuído aos documentos de arquivo,
equivale ao valor:
a) primário.
b) fiscal.
c) legal.
d) probatório.
e) secundário.
65. (Cespe MPS 2010) Fase corrente é a fase em
que os documentos estão ativos, em curso
ou que, mesmo sem movimentação, ainda
são muito consultados pela administração
e, por isso, são conservados junto aos
órgãos produtores.
66. (Funiversa MPGO Téc. Arquivo 2010)
Quanto aos arquivos correntes, assinale a
alternativa correta.
a) São constituídos sempre por
documentos em suporte papel.
b) Não têm restrição à consulta.
c) A destinação final é sempre a
eliminação.
d) São formados pelos documentos
arquivísticos em tramitação.
67. (Cespe ANP 2012) Quando o documento
de arquivo tem uma grande possibilidade
de uso, ele deve ser considerado como
documento do arquivo corrente.
68. (Cespe SERPRO 2013) O arquivamento
de documentos no tipo horizontal é
recomendado para arquivos correntes.
69. (Cespe EBC 2011) A transferência de
documentos dos arquivos correntes para
os intermediários deve ser feita mediante
registro em uma listagem de transferência.
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70. (Cespe IFB 2011) A transferência dos
documentos do arquivo corrente para o
arquivo intermediário é realizada quando
a frequência de uso de tais documentos
diminui e quando eles perdem determinado
valor.
71. (Cespe INSS 2008) A existência de valor
primário é uma das características do
arquivo intermediário.
72. (Cespe SERPRO 2013) Ao se implantar um
programa de gestão documental, o acesso
aos documentos que apresentam valor
imediato será restrito ao setor.
73. (Cespe MPU 2010) O valor primário dos
documentos no arquivo intermediário é
crescente.
74. (Cespe FUB 2008) O documento de arquivo
transferido ao arquivo intermediário
permanece com o acesso restrito à
unidade que o acumulou, podendo, com a
autorização da unidade acumuladora, ser
acessado por outras unidades.
75. (Cespe TRE/MG 2009) O arquivo
intermediário, conhecido também como
arquivo inativo, é resultante da transferência
de documentos do arquivo corrente.
76. (Cespe CNJ 2013) A organização dos
documentos de arquivo na fase corrente
deve ser realizada de modo diferente daquela
adotada na fase intermediária. Essa diferença
é explicada pelo fato de os documentos terem
usos distintos nessas duas fases.
77. (Cespe CNPQ 2011) O elevado valor
primário dos documentos, que indica a
necessidade de mantê-los próximos de
seus usuários diretos, determina a presença
desses documentos no arquivo corrente.
35
78. (Cespe DPU 2010) As atividades típicas
dos arquivos correntes são: o protocolo, a
expedição, o arquivamento, o empréstimo e
a consulta de documentos.
86. (Cespe DPU 2010) O instrumento auxiliar
Instrumentos de Gestão de
Documentos
79. (Cespe ANCINE 2012) A exemplo das
demais agências reguladoras, a ANCINE
é responsável pela elaboração de suas
próprias tabelas de temporalidade de
documentos da atividade meio.
87. Assinale a alternativa incorreta:
80. (Cespe SERPRO 2013) O reconhecimento
da espécie documental é um elemento
fundamental para a correta classificação de
um documento de arquivo.
81. (Cespe ANAC 2012) A avaliação dos
documentos de arquivo é feita com base no
princípio da ordem original.
82. (Cespe SERPRO 2013) O prazo de guarda
indicado para os documentos do arquivo
impresso é de cinquenta anos.
83. (Cespe CNJ 2013) A avaliação dos
documentos de arquivo é feita com base
na tabela de temporalidade que, além
dos prazos de guarda nas idades corrente
e intermediária, indica a eliminação ou
guarda permanente dos documentos.
88. (Cespe MPU 2010) Os prazos de guarda dos
84. (Cespe IBRAM 2009) Os documentos
públicos destinados à eliminação, após
cumprirem o prazo estabelecido no edital
de eliminação de documentos, devem ser
incinerados.
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85. (Vunesp BNDES 2001) A tabela de
temporalidade organiza a transferência de
documentos ao arquivo permanente.
adotado na gestão de documentos
que possibilita o arquivamento e,
posteriormente, a recuperação desses
documentos denomina-se plano de.
a) descarte.
b) retenção.
c) arquivamento.
d) avaliação.
e) classificação.
a) (Cespe MMA 2009) O código de
classificação deve ser anotado na
primeira folha do documento.
b) (Cespe Anvisa 2007) Documentos
transferidos a arquivos intermediários
devem conservar a classificação que
lhes foi dada nos arquivos correntes.
c) (Cespe IBRAM 2009) A classificação
ajuda a definir a organização física dos
documentos arquivados, constituindo-
se em referencial para a sua
recuperação.
d) (Cespe TRE MA 2009) A avaliação de
documentos de arquivo é executada
com a aplicação do código de
classificação.
e) (Cespe STM 2011) Nos arquivos
corrente e intermediário, os prazos
de guarda dos documentos devem ser
expressos em anos ou pela indicação da
vigência dos documentos.
documentos nos arquivos do tipo corrente
e intermediário devem ser definidos
com base na legislação pertinente e nas
necessidades administrativas.
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89. (Cespe CNPQ 2011) O processo de 97. (Cespe TRE MS 2013) Ao lidar com
elaboração do código de classificação de os documentos, usa-se a tabela de
documentos de arquivo estabelece relação temporalidade como instrumento para a
direta com as funções e as atividades
desenvolvidas no órgão ou na empresa. a) avaliação.
b) codificação.
c) classificação.
90. (Cespe CNPQ 2011) O código de classificação d) descrição.
de documentos de arquivo é aplicado a partir e) indexação.
da transferência do documento do arquivo
corrente para o arquivo intermediário.
Órgãos/Sistemas de Arquivo
91. (Cespe CNPQ 2011) A tabela de
temporalidade de documentos independe
da realização de classificação para avaliar os 98. (Cespe Ancine 2012) A ANCINE, por ser
documentos de arquivo. uma agência reguladora, não precisa seguir
as orientações do Sistema de Gestão de
Documentos de Arquivo (SIGA).
92. (Cespe TJ/RR 2012) Constitui informação da
tabela de temporalidade a determinação
do tempo de guarda dos documentos nos 99. (Cespe TJ/RR 2012) Os arquivos do TJ/RR
arquivos intermediários. são considerados arquivos federais, razão
por que devem ser organizados conforme
as orientações do Sistema de Gestão de
93. (Cespe MCTI 2012) A classificação dos Documentos de Arquivo (SIGA).
documentos produzidos e(ou) recebidos
pela atividade-meio do MCTI é feita a partir
do Código de Classificação de Documentos 100. (ESAF MF 2012) Identifique, entre as
de Arquivo, elaborado pelo Conselho opções a seguir, quem elabora a política
Nacional de Arquivos. arquivística brasileira).
a) O Sistema Nacional de Arquivos.
94. (Cespe STM/2011) O código de classificação b) O Sistema de Gestão de Documentos e
é construído a partir da estrutura Arquivos.
organizacional do órgão ou empresa em que c) O Sistema de Serviços Gerais.
ele vai ser aplicado, sendo uma reprodução do d) O Conselho Nacional de Arquivos.
organograma desse órgão ou dessa empresa.
101. (Cespe ANAC 2012) Os documentos da
ANAC considerados de valor permanente
95. (Cespe MI 2013) Os documentos de devem ser recolhidos ao Arquivo Nacional.
arquivo devem ser classificados a partir
de um código ou plano de classificação
de documentos baseado nas funções e 102. (Cespe MPU 2013) Compete ao
atividades desenvolvidas no órgão. arquivo nacional definir as normas gerais
e estabelecer as diretrizes para o Sistema
Nacional de Arquivos bem como promover
96. (Cespe SERPRO 2013) O gênero do o inter-relacionamento de arquivos públicos
documento é uma informação relevante e privados.
para a determinação dos prazos de guarda
dos documentos de arquivo.

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Protocolo 111. (Cespe ANCINE 2012) A expedição de
documentos é uma atividade exercida
103. (Cespe TJ/RR 2012) O recebimento e a exclusivamente pelo protocolo.
classificação incluem-se entre as rotinas do
protocolo, atividade exercida no âmbito dos
112. (Cespe MCTI 2012) A distribuição
arquivos correntes.
de documentos, uma das atividades de
protocolo, é desenvolvida em todos os
104. Além das atividades de recebimento, setores de uma organização.
registro e classificação, cabe também ao
protocolo realizar destinação dos documentos.
113. (Cespe TRE/MS 2013) a distribuição e
a tramitação de documentos acontecem,
105. (Cespe CNJ 2013) O controle da atualmente, somente em meio eletrônico.
tramitação dos documentos pelos vários
setores de uma organização é uma atividade
114. (Cespe CNJ 2013) Nos órgãos do Poder
de protocolo.
Judiciário, apenas os processos judiciais
devem ser objeto de controle por parte dos
106. (Cespe Serpro 2013) A classificação serviços de protocolo.
de documentos é uma rotina do setor de
protocolo.
115. (Cespe FUB 2011) Protocolo designa
o serviço encarregado de recebimento,
107. (Cespe EMBASA 2010) Uma das atividades registro, distribuição e expedição de
realizadas pelo serviço de protocolo é a documentos. Também é responsável pela
classificação de documentos, no caso de classificação, pelo controle da tramitação
instituições que possuam um código ou e pela autuação de documentos, ação
plano de classificação de documentos. mediante a qual o documento passa a
constituir um processo.

108. (Cespe CNJ 2013) Os elementos

utilizados para o registro de documentos 116. (Cespe Serpro 2013) O empréstimo de
nos serviços de protocolo são metadados documentos é uma atividade do setor de
desses documentos. protocolo.

109. (Cespe SEBRAE/BA 2008) O setor de 117. (Cespe CNJ 2013) O protocolo deve
protocolo, ao receber uma correspondência registrar todos os documentos que entram
sigilosa, deverá abri-la para fazer o registro na instituição, independentemente de eles
e encaminhá-la, com alta prioridade, ao terem natureza arquivística.
destinatário.
118. (Cespe MMA 2009) A inclusão de dados
110. (ESAF DNIT 2013) São atividades do sobre o documento em uma base de dados
protocolo, exceto: é conhecida como registro de documentos
e faz parte das atividades de protocolo,
a) o registro de documentos. vinculadas aos arquivos correntes.
b) a expedição de documentos.
c) a classificação de documentos.
d) a eliminação de documentos.
e) a distribuição de documentos.

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119. (Cespe EBC 2011) O procedimento a Legislação de Acesso a Documentos

ser adotado no caso de recebimento de Públicos
correspondência ostensiva é realizar a
abertura dos envelopes e proceder à leitura
para encaminhamento, observando a
existência de antecedentes. 123. Os documentos considerados sigilosos
são classificados em ultrassecretos, secretos
e confidenciais.
120. (Cespe STJ 2008) Processo é o termo
geralmente usado na administração pública
para designar o conjunto de documentos 124. (Cespe SERPRO 2013) O prazo
reunidos em capa especial, e que vão sendo de restrição de acesso a documento
organicamente acumulados no decurso de ultrassecreto é de vinte anos; findo esse
uma ação administrativa ou judiciária. período, ele será de acesso público.

121. (Cespe TSE 2007) A juntada por anexação 125. (Cespe TRE/AL 2012) acesso restrito
significa a união definitiva de um ou mais a um documento ultrassecreto deve ser
processos a um outro processo (considerado mantido por
principal), desde que pertencentes a um a) 10 anos.
mesmo interessado e que contenham o b) 15 anos.
mesmo assunto. c) 20 anos.
d) 25 anos.
122. (Cespe TRE/MS 2013) A anexação é e) 5 anos.
a juntada do documento ou processo a
outro processo, prevalecendo o número do 126. (Cespe ANATEL 2012 ) São três as
processo mais recente. classificações de sigilo de documentos:
ultrassecreta, secreta e reservada.

127. (Cespe ANCINE 2012) O prazo limite

de restrição ao acesso a informações
classificadas como secretas em poder de
entidade pública, como a ANCINE, por
exemplo, é de, no máximo, cinco anos.

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Empréstimo 134. (Cespe TRE/MS 2013) A ordenação pelo
sistema numérico cronológico determina
que os documentos sejam organizados
conforme sua sequência numérica,
128. (FCC TRE/SP 2012) A remoção temporária
dispensando o índice alfabético remissivo.
de um documento é assinalada, no arquivo,
por meio de
135. (Cespe ANTAQ 2009) O método numérico
a) jaqueta.
simples determina a numeração sequencial
b) microficha.
dos documentos, dispondo os números em
c) guia-fora.
três grupos de dois dígitos cada um. Por
d) etiqueta.
exemplo: 52-63-19.
e) clipe.

129. (Cespe Serpro 2013) Ao se retirar 136. (Cespe SERPRO 2013) Com relação à
temporariamente um documento da forma de busca de documentos, o método
unidade de arquivamento, para empréstimo geográfico de arquivamento é classificado
ou consulta, deve-se colocar, no lugar do como integrante do sistema direto.
documento, um indicador denominado
fantasma ou ficha-fantasma.
137. (Cespe TRE/RJ 2012) A disposição
de documentos pelo nome dos clientes
corresponde à ordenação do tipo unitermo.
Arquivamento de Documentos
138. (Cespe SEBRAE/BA 2008) A organização
do arquivo corrente com pastas intituladas
130. (Cespe ANAC 2009) O método de atas, correspondência, contratos, acordos,
arquivamento dos documentos de arquivo fax, pareceres etc. corresponde a uma
deve ser definido a partir da natureza dos classificação por assunto.
documentos e da estrutura da organização
que os produz ou recebe.
139. (Cespe STM 2011) Por meio do método
Variadex, atribui-se um número ao
131. (Cespe SEBRAE/BA 2008) A escolha documento, em ordem crescente, de acordo
do método de arquivamento no arquivo com a entrada deste no arquivo.
corrente é determinada pela espécie ou
pelo gênero do documento.
140. (Cespe TRE/MS 2013) A ordem geográfica
prevê que os verbetes sejam ordenados por
132. (Cespe Aneel 2010) O método numérico- temas.
cronológico é considerado um método de
arquivamento básico.
141. (Cespe SEBRAE/BA 2008) O método
numérico simples atribui um número a cada
133. (CESPE SEPRO 2013) O método de pasta de cliente (pessoa física ou jurídica),
arquivamento de documentos por assunto é obedecendo à ordem de entrada ou de
dependente de interpretação arquivística, o registro, sem qualquer preocupação com a
que o torna, portanto, um método de difícil ordenação alfabética.
aplicação.

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142. (Cespe TRE/MS 2013) Os documentos, 148. (TJ/AL 2012) A fase da gestão de
no sistema numérico simples, são agrupados documentos que compreende a elaboração
em sequência numérica, exigindo o índice do instrumento de classificação dos
alfabético remissivo. documentos de arquivo é a da:
a) destinação.
b) difusão.
143. (Cespe STM 2011) No método numérico c) utilização
simples, um método de arquivamento do d) criação.
tipo direto, não se faz necessário consultar e) produção.
um índice para localizar o documento.
149. (Cespe Telebras 2013) As operações
técnicas da gestão de documentos são
144. (Cespe SEBRAE 2010) O método duplex realizadas nas fases corrente, intermediária
de arquivamento baseia-se nas espécies e permanente. Os documentos
documentais, razão por que exige a criação correntes são aqueles em tramitação; os
de pastas diferentes para cada espécie; intermediários são aqueles que, mesmo sem
por exemplo: uma para cartas, outra para movimentação, ainda são consultados com
relatórios, outra para contratos. frequência, por razões administrativas; e os
permanentes são aqueles com uso pouco
145. (Cespe SERPRO 2013) No sistema direto frequente, de caráter histórico e cultural.
de arquivamento de documentos, a busca
pela informação depende essencialmente 150. (Cespe MPU 2010) Considera-se
da utilização de instrumentos de pesquisa. gestão de documentos o conjunto de
procedimentos e operações técnicas
referentes a produção, tramitação, uso,
avaliação e arquivamento de documentos.
Gestão de Documentos
151. (Cespe MPU 2010) A produção, uma das
fases básicas da gestão de documentos,
146. (Cespe IBRAM 2009) Segundo a Lei engloba as seguintes atividades de protocolo:
nº 8.159/1991, a gestão de documentos recebimento, classificação, registro,
compreende o conjunto de procedimentos distribuição e tramitação dos documentos.
e operações técnicas referentes a produção,
tramitação, uso, avaliação e arquivamento 152. (Cespe PRF 2012) A gestão de
de documentos em fase corrente e documentos envolve operações técnicas
intermediária, visando à sua eliminação ou como produção, tramitação, uso, avaliação
transferência para guarda permanente. e arquivamento.

147. (ESAF DNIT 2013) A fase do programa 153. (Cespe SERPRO 2013) A atividade de
de gestão de documentos onde ocorre a expedição de documentos, incluída na fase
eliminação de documentos é conhecida de utilização dos documentos, não é parte
como do programa de gestão de documentos.

a) conservação de documentos. 154. (Cespe MPU 2010) Na fase de produção

b) destinação de documentos. de documentos, o arquivista deve evitar a
c) produção de documentos. duplicação e a emissão de vias desnecessárias,
d) utilização de documentos. além de poder sugerir a criação ou extinção
de modelos e formulários.

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Gabarito: 1. E 2. V 3. V 4. V 5. B 6. E 7. F 8. V 9. V 10. C 11. V 12. V 13. D 14. C 15. E 16. F
17. F 18. F 19. B 20. F 21. V 22. F 23. B 24. V 25. D 26. D 27. F 28. V 29. B 30. F 31. F 32. D
33. V 34. F 35. V 36. F 37. F 38. F 39. F 40. F 41. V 42. V 43. F 44. F 45. F 46. F 47. C 48. B 49. F
50. F 51. F 52. V 53. F 54. V 55. V 56. F 57. V 58. F 59. F 60. F 61. F 62. V 63. F 64. E 65. V
66. D 67. V 68. F 69. V 70. F 71. V 72. V 73. F 74. V 75. F 76. F 77. V 78. V 79. D 80. F 81. A
82. F 83. V 84. F 85. F 86. E 87. D 88. V 89. V 90. F 91. F 92. V 93. V 94. F 95. V 96. F 97. A
98. F 99. F 100. D 101. V 102. F 103. V 104. F 105. V 106. V 107. V 108. V 109. F 110. D 111. V
112. F 113. F 114. F 115. V 116. F 117. F 118. V 119. V 120. V 121. V 122. F 123. F 124. F 125. D
126. V 127. F 128. C 129. V 130. V 131. F 132. V 133. V 134. F 135. F 136. V 137. F 138. F 139. F
140. F 141. V 142. V 143. F 144. F 145. F 146. F 147. B 148. C 149. F 150. V 151. F 152. V 153. F 154. V