AÑO:2019
Esta palabra archivo proviene del latín archivium y este en griego Archeion
que significa (principio, origen) esto demuestra la importancia para evolución
cultural, social, política y científica de la humanidad ya que los archivos
recopilan, conservan y difunden información registrada en ellos, son parte
esencial de los recursos de la información de una empresa entidades
públicas, privadas o de un país.
EDAD ANTIGUA
EDAD MEDIA
Con los rápidos avances en las tecnologías de la información los cuales han
llegados a muchos ámbitos y han afectado también los archivos; en este
campo se comienza a utilizar más la informática para gestionar los grandes
volúmenes de la información que se genera dando lugar a los documentos
electrónicos de archivos.
CUALIDADES
1. EXACTOS: la clasificación debe ser precisa en el momento de archivar
para evitar equivocaciones.
2. ECONOMICOS: ahorra costos derivados de tiempos y personal
empleado en las búsquedas de documentación, para evitar sobre
costos.
3. FUNCIONALES: permiten la operación de archivar y consultar los
documentos de manera eficiente.
4. SIMPLES: identifica contenido de la información de manera sencilla.
5. TECNICOS: se registra las situaciones en la toma de decisión al
responsable para no delegar equivocadamente al personal técnico de
archivo.
CLASIFICACION
1. SEGÚN SU NATURALEZA
ART: 8
Archivos territoriales.
ART: 9
DEFINICIONES IMPORTANTES
ARCHIVO PUBLICO: conjunto de documentos pertenecientes a
entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un
servicio público por entidades privadas.
ARCHIVO PRIVADO DE INTERES PUBLICO: aquel que por su valor para
la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público
y declarado como tal por el legislador.
ARCHIVO TOTAL: concepto que hace referencia al proceso integral de
los documentos en su ciclo vital.
DOCUMENTO DE ARCHIVO: registro e información producida o
recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades
funcionales.
FUNCION ARCHIVISTICA: actividades relacionadas con la totalidad del
que hacer archivístico, que comprende desde la elaboración del
documento hasta su eliminación o conversión permanente.
GESTION DOCUMENTAL: conjunto de actividades administrativas y
técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la
documentación producida y recibida por las entidades desde su origen
hasta su destino final, con el objetivo de facilitar su utilización y
conservación.
PATRIMONIO DOCUMENTAL: conjunto de documentos conservados
por su valor histórico o cultural.
SOPORTE DOCUMENTAL: medios en los cuales se contiene la
información, según los materiales empleados. Además de los archivos
de papel existentes los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos,
informáticos, orales y sonoros.
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL: listado de series con sus
correspondientes tipos documentales, a las cuales se asignan el tiempo
de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
DOCUMENTO ORIGINAL: es la fuente primaria de información con
todos los rasgos y características que permiten garantizar su
autenticidad e integridad.
APLICACIÓN
Garantizar la seguridad y la conservación adecuada de la información de la
empresa, mediante procesos de gestión documental con los principios de
oportunidad, eficiencia y economía para facilitar el acceso de la información
de todas las partes interesadas de la empresa.
https://doraduque.wordpress.com/2009/12/18/conceptos-basicos-de-archivistica/
https://prezi.com/zvum5dodcbsb/archivos-en-la-actualidad/
https://atsgestion.net/ley-gestion-documental/
https://prezi.com/_zj09ijcmqs6/clasificacion-de-archivo-segun-su-uso-y-organizacion/