IMPLEMENTACIÓN DE SOFTWARE DE REGISTRO Y CONTROL DE INVENTARIOS EN LA

EMPRESA DULCES Y DULCES S.A.S DE LA CIUDAD DE PASTO

Integrantes:
Andrés Felipe Martínez
Anyi Damarys Narváez Ordóñez
Ferney Ibarra Oviedo
Jesús Irua
Jonathan Dueñas
Anderson Arévalo

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Descripción:

Como es sabido el uso de las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC) ha

pasado de ser un simple gusto o lujo a ser una necesidad indispensable que minimiza
barreras en cualquier tipo de actividad para que todo negocio u organización incremente
su competitividad tanto nacional como internacionalmente.

En este sentido las TIC representan para las empresas la capacidad de manejar procesos
internos y externos como por ejemplo: el manejo de inventarios, de facturación, de
contabilidad, de pedidos, etcétera.

Dulces y Dulces S.A.S es una empresa comercializadora de productos tipo golosinas,

confitería, galletería y pasabocas, víveres y abarrotes que con el transcurrir del tiempo ha
ido adquiriendo reconocimiento y posicionamiento en el mercado por su amplia
trascendencia en el entorno económico y social

Sin embargo, a pesar de ser una empresa que lleva muchos años en el mercado presenta
varias fallas a nivel de registro y control en el inventario de la mercancía ya que su sistema
de control no cumple con los requerimientos que se necesitan en las diferentes
dependencias y además de eso han permanecido desde su surgimiento como empresa
con un sistema manual obsoleto pues se pensaba que implementar un sistema
automatizado resultaría demasiado costoso

En este sentido, la causa de la problemática radica en que los sistemas manuales son muy
susceptibles a errores pues se pueden presentar situaciones como por ejemplo, que el
empleado realice un registro incorrecto, omita un dato, etc. Además de que resulta
tedioso manejar grandes volúmenes de información lo cual puede ocasionar problemas
como la común perdida de documentación.
En definitiva la problemática de la empresa se resume a un mal manejo del sistema de
inventarios lo cual trae graves inconvenientes a corto y largo plazo. De esta manera se
hace necesario diseñar e implementar un software de registro y control de inventarios lo
cual representa una solución computarizada a la problemática expuesta, en donde se
controle de manera eficiente y eficaz el sistema de inventarios; es decir, se tenga un
control total entre lo que entra a bodega y lo que sale de esta dependencia, evitándose
problemas tales como la no existencia de un producto, listados de pedidos
desactualizados, la doble información en base los productos, entre muchos otros más

Es así como el diseño de un sistema de inventarios representa para esta empresa una
solución automatizada que permita un mejor control y una organización óptima a través
de bases de datos que contengan toda la información que las dependencias necesiten
tener a su disposición permitiendo tener una muy buena organización, realizar cálculos de
manera automática con la información de las bases de datos, rapidez en los procesos,
seguridad para que no se pierda la información, entre otros.

PREGUNTA PROBLEMICA: ¿Cómo mejorar el sistema de registro y control de inventarios

de la empresa Dulces y Dulces S.A.S de la ciudad de Pasto utilizando el desarrollo de un
software de inventarios?

OBJETIVO GENERAL

Implementar un software para el registro y control de inventarios en la empresa Dulces y

Dulces S.A.S de la ciudad de Pasto

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Analizar los requerimientos de la empresa Dulces y Dulces S.A.S en cuanto al

sistema de inventarios

 Desarrollar un software que permita una solución computarizada en el manejo del

sistema de inventarios de la empresa Dulces y Dulces S.A.S

 Depurar el software de inventarios a través de una prueba piloto en donde se

identifiquen posibles fallos o requerimientos adicionales

 Evaluar los alcances obtenidos antes y después de utilizar el software de

inventarios
 JUSTIFICACIÓN

Las empresas hoy por hoy necesitan ser competitivas en el mercado en el que interactúan.
En la actualidad son muchas las herramientas que permiten cumplir con este objetivo,
para algunas es importante mantenerse actualizadas y utilizar herramientas tecnologías
de vanguardia que les permita ser reconocida o mejorar sus procesos o procedimientos
internos. Por ende la empresa Dulces y Dulces S.A decidió que es importante la
implementación de un software de control y manejo de inventarios ya que con este se van
a hacer más eficientes los procesos que tengan que ver con las mercancías que entran a la
empresa.

La empresa o ente económico al tener un software especializado en el manejo de

inventarios tendrá múltiples beneficios como por ejemplo mayor control en los artículos
que maneja, precisión en el conteo de los mismo, verificación de cuáles son los productos
que rotan o se venden más así mismo que se llevará a cabo un proceso más confiable o
automatizado que disminuya errores o posibles equivocaciones.

Es importante que esta empresa comience a ver como nuevas herramientas en el

mercado como en este caso un software le permite mejorar un proceso tan indispensable
como el manejo de inventarios ya que la competencia es cada vez mayor y se debe ir un
paso siempre adelante para poder sobrevivir en el mercado además de que es muy
necesario irse adaptando a los cambios que trae el entorno donde las tecnología es uno
de los mayores impulsores de transformación organizacional.
 MARCO CONTEXTUAL

La empresa Dulces y Dulces, nace en el año 1997, en la ciudad de San Juan de Pasto, esta
empresa nariñense de carácter familiar, en la actualidad cuenta con un punto de venta,
oficinas y bodegas. Con un mercado en los departamentos de Nariño, putumayo y Cauca,
Dulces y Dulces se presenta como una empresa en constante crecimiento.

Dulces y Dulces S.A.S, principalmente centra su actividad en la compra y venta de confitería,

galletería y pasabocas, víveres y abarrotes; así mismo se preocupa de ofrecer un servicio
óptimo y de calidad a sus distintos clientes.

Dentro de la organización trabaja personal administrativo, de publicidad y marketing, del

área financiera, de bodega y distribución. Frente a la gran demanda de este servicio Dulces
y Dulces S.A.S, se ve en la necesidad de implementar una solución informática para el
control, manejo y gestión del inventario de mercancía dentro de la empresa, con el fin de
mejorar el actual sistema de inventario que posee.

Este nuevo sistema para el manejo de inventario estará enfocado principalmente a dar
solución al problema que se presenta nivel de registro y control en el inventario de la
mercancía, con lo cual se busca mejorar la cobertura y el manejo de esta información entre
las distintas dependencias que conforman la empresa mejorando su servicio.

Por tanto, el proyecto planea desarrollar un una solución informática que cubra esta
problemática, el software se enfocara en el manejo y almacenamiento de la información
proveniente de pedidos, proveedores, control y registro de mercancía, así como la
facturación de pedidos y de productos que entran y se almacena en bodega. Permitirá el
uso, acceso, almacenaje y control de estos datos. Con lo cual se agilizar los procesos que
llevan a cabo dentro de la empresa Dulces y Dulces S.A.S.

Por otra parte, el software está destinado a usuarios de las distintas dependencias que
conforman la empresa, por lo cual se hace necesario realizar una capacitación de personal
frente a este caso. Por otro lado la Dulces y Dulces S.A.S cuenta con una infraestructura de
recursos técnicos necesarios para el desarrollo del proyecto facilitando así su ejecución.
 DELIMITACIÓN.

Tiempo: El proyecto se realizara en un periodo de tiempo de acuerdo a la metodología

escogida para el desarrollo del software, en este caso se utiliza la metodología en cascada
con una duración de 90 días (tres meses) para el desarrollo total del sistema.

Primero se procederá a realizar un análisis preliminar de requisitos y errores en el sistema

actual (sistema manual). A continuación se proseguirá al desarrollo del software que
realizara todos estos procesos requeridos de forma automática, y finalmente se hará la
instalación del mismo así como la capacitación del personal para su adecuado uso.

Espacio: El proyecto estará limitado en el sistema de la empresa Dulces y Dulces S.A.S de la

ciudad de Pasto. Su desarrollo, ejecución y manejo de la información se darán dentro de la empresa
y estará fijado en un ámbito confidencial en lo referente al manejo de la información por parte del
personal.

Contenido: el software se enfocara en el manejo y almacenamiento de información

proveniente de pedidos, proveedores, así mismo permitirá el control y registro de
inventarios, de igual manera la facturación de pedidos y de productos que entran y salen
de bodega. Permitirá el uso, acceso, almacenaje y control de estos datos.

Por otra parte, el software está destinado a usuarios de las distintas dependencias que
conforman la empresa, por lo cual se hace necesario realizar una capacitación de personal
para el correcto uso del sistema. Este sistema mejorar y potencializara aspectos dentro de
la organización como:

- El control y registro de inventarios.

- Facturación de productos.
- Manejo de proveedores.
- Productos que se almacena en bodega.
- Almacenaje y manejo de esta información.
- Manejo y facturación de pedidos.
- Mejorará el sistema actual en cuanto al manejo de información.
 Metodología.

Metodología en cascada.

Etapa Descripción Actividades

Análisis. El señor Julián Belalcazar de la  Recolección de datos del
empresa Dulces y Dulces S.A.S de la cliente. (IRD)
ciudad de Pasto, solicita el diseño e  Determinar requisitos
implementación de un software en funcionales y no
donde se lleve a cabo los registros de funcionales de la empresa
los productos como también que se  Almacenar los datos en la
lleve un control en el área de memoria SDR(documento
inventarios, debido a que la empresa de especificación de
ha presentado últimamente pérdidas requisitos)
económicas, mal manejo de
inventarios, reclamos por parte de los
usuarios debido al incumplimiento de
sus productos solicitados.
Partiendo de esta problemática
nuestro rol como analistas, es buscar
las causas que generan este tipo de
problemática y brindarle una solución
a nuestro cliente, en este sentido
procedemos hacer una recopilación
de la información mediante
instrumentos de recolección de
datos.

Diseño. Partiendo de los requisitos de nuestro  Diseño entrada, proceso,

cliente Julián Belalcazar, procedemos salida.
plasmar esos requisitos mediante el
 diseño de diagramas tales como:
diagramas de contexto, diagramas de
flujo, diseño proceso de entrada y
salida, diseño general del sistema.
Desarrollo. Para esta etapa se tiene encuenta dos
momentos:
1) Se procede con el desarrollo
del código fuente del software
mediante la utilización de la
programación orientada a
objetos y la programación
estructural.
2) A medida que se va creando el
código fuente del software se
verifica que no haya errores
dentro de esté.
El software que se va utilizar es Visual
Basic 2015, por la razón que este
software es fácil de manejar, contiene
un lenguaje muy amplio en la
programación, la creación de
aplicaciones por medio de este
software nos permite que se ejecuten
en cualquier maquina sin importar el
sistema operativo que se maneje y
para finalizar en caso de cometerse
errores en sus línea de código, el
software nos especifica en qué lugar
se tiene el error para hacer su
corrección especifica.
Pruebas. Una vez finalizada la etapa anterior lo
que hacemos es poner en marcha el
software en los equipos (como prueba
piloto), nuestro objetivo es
determinar posibles Bugs que se
presenten en este para poder dar una
respectiva solución y cliente muestre
grado de aceptación frente al
producto.
Validación y Entrega del producto a nuestro cliente
verificación. Julián Belalcazar: nuestro cliente se
asegura de revisar el software, con el
fin que cumpla las necesidades que él
nos ha dado a conocer.
(Determinando el grado de aceptación
frente al producto)
 Diseño general del sistema
inventarios.
 Diagrama de contexto.
 Diagrama de flujo.
 Utilización de Visual Basic
2015.
 Creación de la aplicación
mediante Windows Forms
(.NET framework) C#.
 Programación orientada a
objetos.
 Creación de estructuras.
 Creación de código fuente.
 Creación de clases y
métodos.
 Testeo y revisión de código.
 Puesta en marcha de la
prueba piloto en 4 o 5
equipos de la empresa
Dulces y Dulces, luego se
verifica que el software
funcione de manera
correcta.
 Entrega del producto al
cliente.
 Instalación del software en
los quipos de la empresa
Dulces y Dulces.
 Actividades etapa de Diseño.

1. Diagrama Entrada,proceso, Salida del sistema Inventarios Dules y Dulces.

2. Diagrma de Contexto del sistema inventarios Dulces y Dulces.

3. Diagrama de flujo Sistema Inventarios Dulces y Dulces.
 Actividades de la etapa de desarrollo.

Después de hacer el respectivo análisis, diagramar los requerimientos de nuestro cliente, en esta
etapa nos vemos en la puesta en marcha del desarrollo de software. Para ello utilizaremos el
lenguaje de programación C#, de Visual Basic.

Primero: creamos la interfaz gráfica del software.

Segundo: procedemos a programar cada uno botones, cajas de texto, este paso es fundamental y
el primordial para que nuestro software funcione correctamente ya que es en esté en donde se
empiezan hacer las respectivas líneas de código, creación de estructuras, variables, campos y
sobre este también se trabaja la parte de la depuración o corrección de errores.
 Actividades de la etapa de pruebas

Métrica de calidad ISO 9126 a tener en cuenta en el desarrollo de nuestra aplicación

Funcionalidad:

 Seguridad frente al tratamiento de los datos en donde cada empleado requiere de un

usuario y una contraseña para poder acceder al sistema, de acuerdo al área o
dependencia asignadas.

Fiabilidad:

 Recuperabilidad: en caso de ser eliminados intencional o accidentalmente varios archivos,

para este caso se pretende realizar Backups en una carpeta raíz, propia de la aplicación.
 Tolerancia a fallos: brindar soluciones frente a problemas o fallas de la aplicación, de este
modo se pretende que la aplicación funcione correctamente

Usabilidad:

 Aprendizaje: nuestro cliente y sus empleados tengan facilidad al manejo del software y
que este a su vez sea intuitivo, dinámico y se familiarice con ellos.

Eficiencia:

 Comportamiento de recursos: cumpla con unos requisitos mínimos de hardware y

software, en donde no altere el rendimiento de la máquina y esté a su vez se vea
afectado.

Mantenibilidad:

 Facilidad de cambio: el software sea dinámico, permita realizar actualizaciones y no se vea

afectado.

Portabilidad:

 Capacidad de instalación: funcione sin importar el sistema operativo, la aplicación pueda

ser instalada mediante pendrive, su imagen ISO pueda subirse a la nube, en caso que
nuestro cliente requiera instalarlo fuera de empresa.
 RECURSOS

RECURSO HUMANO

La selección del recurso humano es la escogencia adecuada de una persona para el cargo
adecuado, es decir que cumpla con el perfil solicitado para desempeñar el respectivo rol a
asignarse. En este sentido para la ejecución de nuestro proyecto es necesario que
contemos con:

a. Asesor (Carlos González - Ingeniero de sistemas)

b. Líder del proyecto (Andrés Martínez - Ingeniero de sistemas)
c. Analista (Anyi Narváez - Licenciada en informática)
d. Diseñador (Ferney Ibarra - Licenciado en informática)
e. Programador (Jonathan Dueñas - Ingeniero de sistemas)
f. Programador (Jesús Irua - Ingeniero de sistemas)

RECURSOS FÍSICOS

Como elementos de tipo físico tenemos:

 Portátil Lenovo G50-45 AMD A8 6410 with Radeon R5 Graphics

 Portatil HP Core i3 5005U with HD Graphics 5500
 Portátil Asus X44IU Core i5 7200U
 Portátil Lenovo G50-45 AMD A8 6410 with Radeon R5 Graphics

RECURSOS LÓGICOS

Como recursos lógicos tenemos: aplicación DIA, lenguaje de programación C#, sistema
operativo, navegadores de internet (google y opera), correo electrónico, ofimática (Word,
Excel, google drive), antivirus, bases de datos, internet