BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Umum

Lembaga Instansi Pemerintahan sudah tidak asing lagi kita dengar khususnya

Balai Benih Ikan (BBI), yang semakin hari semakin banyak dikenal maka dari itu

supaya Lembaga Instansi Pemerintahan khususnya Balai Benih Ikan (BBI) Parit

Mayor Kota Pontianak akan lebih dikenal lagi dan lebih mudah dalam pengerjaannya

diperlukan Sistem Komputer yang akan membantu pekerjaan user dalam

penginputan data-data maupun proses lainnya, terutama dalam penjualan bibit ikan

pada Balai Benih Ikan (BBI) Parit Mayor Kota Pontianak ini yang secara umum

masih bersifat manual atau belum terkomputerisasi.

Oleh karena itu, diperlukan juga Sistem Informasi yang akurat dan efisien

supaya dalam menangani proses penjualan bibit ikan tidak ada kendala sehingga

memudahkan karyawan melaksanakan tugasnya masing-masing.

3.2. Tinjauan Instansi

Balai Benih Ikan (BBI) adalah Instansi Pemerintahan yang beralamatkan di

Jalan Haji Rais, Kel. Parit Mayor Kec. Pontianak Timur – Kalimantan Barat yang

terletak di 00º-37º LU dan 03º-00º LS serta diantara 109º-22º BT dan 25º-53º.

Sebelah utara berbatasan dengan sawah milik penduduk petani, disebelah timur

berbatasan dengan rumah potong unggas milik Dinas P2K, disebelah selatan

berbatasan dengan SDN 04 Parit Mayor. Balai Benih Ikan (BBI) Parit Mayor Kota

18
 19

Pontianak dibangun dilahan seluas ± 1,8 Ha dan berjarak ± 250 meter dari pinggiran

Sungai Kapuas.

Dalam suatu Instansi Pemerintahan tentunya memiliki bagan struktur organisasi

yang jelas. Tujuannya adalah skema atau program kerja dibidang-bidangnya dalam

Instansi Pemerintahan tersebut harus dengan jelas diketahui dan diterapkan agar

proses kegiatan bekerja akan lebih mudah diketahui dalam Instansi Pemerintahan

tersebut dapat lancar guna mencapai tujuan yang diharapkan didalam pelaksanaan

tugas pemerintahan tersebut berusaha berkomitmen dengan Visi dan Misi Balai Benih

Ikan (BBI) Parit Mayor Kota Pontianak, adapun Visi dan Misinya adalah :

1. VISI

Pelaku usaha pertanian, perikanan dan kehutanan sejahtera kualitas pangan terjamin

dan kelestarian lingkungan terjaga.

2. MISI

a. Meningkatkan pelayanan administrasi, akuntabilitas kinerja dan keuangan serta

profesionalisme sumber daya aparatur.

b. Mewujudkan ketersediaan produksi dan mutu hasil pertanian yang

berkelanjutan.

c. Mewujudkan ketersediaan bahan pangan hewani yang Aman, Sehat, Utuh, dan

Halal (ASUH) bagi masyarakat dan meningkatkan kesehatan hewan.

d. Mewujudkan kelestarian lingkungan dan tertib administrasi peredaran hasil

hutan.

e. Mewujudkan peningkatan produksi dan hasil perikanan yang berdaya saing dan

berwawasan lingkungan.
 20

f. Menyelenggarakan tata kelola UPTD yang profesional guna mewujudkan

pelayanan publik yang optimal.

3.2.1. Sejarah Singkat Instansi

Sejarah pendirian Balai Benih Ikan (BBI) Lokal Kota Pontianak dibangun

karena adanya permintaan dari petani pembudidaya ikan di wilayah Pemerintah Kota

Pontianak yang kesulitan memperoleh bibit ikan, dimana bibit ikan banyak

didatangkan dari UPIS (Unit Pembenihan Ikan Sentral) Anjungan dan luar

Kalimantan, sehingga Pemerintah Kota Pontianak harus menyediakan sarana dan

prasarana pembibitan ikan seperti Balai Benih Ikan (BBI) kemudian dimulai

perencanaan dan pembangunan Balai Benih Ikan (BBI) Pontianak.

Pembangunan Balai Benih Ikan (BBI) Lokal Air Tawar Kota Pontianak

menggunakan Dana Alokasi Khusus (DAK) dari Kementrian Kelautan dan Perikanan

Republik Indonesia, bekerjasama dengan Pemerintah Kota Pontianak melalui Dinas

Pertanian, Perikanan, dan Kehutanan yang sebelumnya bernama Dinas Urusan

Pangan, bersama Dinas Kelautan dan Perikanan Provinsi Kalimantan Barat.

Perencanaan pembangunan diusulkan sejak tahun 2006 dan disetujui pelaksanaan

pembangunan setahun kemudian di Kelurahan Parit Mayor Kota Pontianak. Alasan

pembangunan Balai Benih Ikan (BBI) di Kelurahan Parit Mayor Kota Pontianak

dengan pertimbangan sebagai berikut :

a. Lahan harus berstatus hak milik pemerintah dan lahan tersebut merupakan lahan

milik Pemerintah Kota Pontianak.

b. Luas lahan minimal 1 Ha.

 21

c. Dekat dengan sumber air yaitu Sungai Kapuas, karena wilayah ini berada di

tepian Sungai Kapuas.

d. Disekitar wilayah ini banyak terdapat pembudidayaan ikan.

e. Tanahnya termasuk liat yang dapat menahan air.

3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

a. Struktur Organisasi
Koordinator BBI
Sugiharto, S.Pt

Manajer Pengendali Mutu

Khodirin

Manajer Administrasi Manajer Produksi Manajer Pemasaran dan

dan Kualitas Air dan Mekanik Kesehatan Ikan
Yuda Suhardi Ruslan Idham Suryana

Security
Khairuzzaman Adiwinata

Sumber : Data Olahan BBI Parit Mayor

Gambar III.1. Struktur Organisasi BBI Parit Mayor

b. Tugas dan Fungsi

Tugas dan fungsi dari setiap jabatan dalam struktur organisasi antara lain:

1. Sugiharto, S.Pt sebagai Koordinator Balai Benih Ikan (BBI) memiliki tugas dan

fungsi sebagai pengarah dalam pelaksanaan kegiatan dilapangan.

 22

2. Khodirin sebagai Manajer Pengendali Mutu memiliki tugas dan fungsi sebagai

pengendali mutu serta pengawasan bibit ikan mulai dari proses pemijahan,

hingga menjadi bibit ikan yang siap untuk dijual.

3. Yuda Suhardi sebagai Manajer Administrasi dan Kualitas Air memiliki tugas

dan fungsi sebagai penanggung jawab dalam keluar masuknya administrasi

serta melakukan pengontrolan kualitas air pada pemeliharaan bibit/ikan.

4. Ruslan sebagai Manajer Produksi dan Mekanik memiliki tugas dan fungsi untuk

memproduksi bibit/ikan yang siap dijual serta melakukan perbaikan jika ada

kerusakan didalam lingkungan Balai Benih Ikan (BBI) Parit Mayor Kota

Pontianak.

5. Idham Suryana sebagai Manajer Pemasaran dan Kesehatan Ikan memiliki tugas

dan fungsi untuk memasarkan serta melakukan perawatan pada bibit/ikan yang

ada di Balai Benih Ikan (BBI) Parit Mayor Kota Pontianak.

6. Khairuzzaman Adwinata sebagai Security memiliki tugas dan fungsi untuk

menjaga keamanan, dan ketentraman didalam lingkungan Balai Benih Ikan

(BBI) Parit Mayor Kota Pontianak.

3.3. Prosedur Sistem Berjalan

Penjualan bibit ikan pada Balai Benih Ikan (BBI) Parit Mayor Kota Pontianak

melalui beberapa tahapan atau proses, diantaranya sebagai berikut :

a. Prosedur Pembelian Bibit Ikan

Konsumen datang langsung ke Balai Benih Ikan (BBI) untuk membeli bibit ikan

melalui Bagian Pemasaran. Sebelum melakukan pembelian dilakukan pengisian

 23

buku tamu pembelian untuk konsumen sebagai bukti pembelian. Setelah itu

Bagian Pemasaran mengecek stok bibit ikan yang diinginkan Konsumen, jika

stok bibit ikan ada, maka akan dilakukan pengemasan oleh Bagian Pemasaran.

Setelah itu, Konsumen membayar ke Bagian Pemasaran, dan Bagian Pemasaran

memberikan Nota Penjualan serta bibit ikan kepada Konsumen secara langsung.

b. Prosedur Pembuatan Laporan Penjualan

Bagian Pemasaran menyerahkan salinan Nota Penjualan kepada Koordinator

BBI, kemudian Koordinator BBI membuat Laporan Penjualan dari Nota

Penjualan yang diberikan oleh Bagian Pemasaran. Setelah itu, Laporan Penjualan

diserahkan kepada Bendahara Penerimaan, kemudian Bendahara Penerimaan

memberikan Tanda Bukti Pembayaran kepada Koordinator BBI untuk

diarsipkan. Laporan Penjualan yang sudah disahkan oleh Bendahara Penerimaan

langsung diserahkan kepada Kantor Kas Daerah.

3.4. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan

Diagram Alir Data (DAD) adalah metode data sistem informasi yang disajikan

menggunakan simbol yang menggambarkan proses suatu jaringan fungsional yang

dihubungkan antara alur satu dengan alur yang lainnya.

Untuk mengetahui gambaran sistem penjualan bibit ikan pada Balai Benih Ikan

(BBI) Parit Mayor Kota Pontianak dapat dijelaskan melalui Diagram Alir Data

(DAD). Adapun diagram alir data sistem berjalan dari sistem pejualan bibit ikan

pada Balai Benih Ikan (BBI) Parit Mayor Kota Pontianak meliputi diagram konteks

dan diagram nol atau pun diagram detail adalah sebagai berikut:
 24

1. Diagram Konteks

0.0 BTP
BTP
Sistem
Cus Penjualan Bibit BPem
NP Ikan NP
FC. NP

LP

LP BP
LP. ACC
FC. NP
LP ACC

Kor KKD

Gambar III.2. Diagram Konteks

Sistem Penjualan Bibit Ikan

Keterangan :

Cus = Cutomer

BPem = Bagian Pemasaran

Kor = Koordinator

BP = Bendahara Penerimaan

KKD = Kantor Kas Daerah

BTP = Buku Tamu Penjualan

NP = Nota Penjualan

LP ACC = Laporan Penjualan sudah di ACC

 25

2. Diagram Nol
BTP BTP
1.0

Prosedur
Cus BPem
Pembelian Bibit
NP NP
Ikan

D2 Arsip Nota Penjualan

D1 Arsip Stok Bibit Ikan

D3 Arsip LP

NP
2.0 NP
Kor LP Prosedur
2.0
Data LP, Data Membuat LP
NP Laporan BP
LP ACC
Penjualan
LP ACC

KKD

GAMBAR III.3. Diagram Detail

Sistem Penjualan Bibit Ikan

Keterangan:

Cus = Customer

BPem = Bagian Pemasaran

Kor = Koordinator

BP = Bendahara Penerimaan
 26

KKD = Kantor Kas Daerah

BTP = Buku Tamu Penjualan

NP = Nota Penjualan

LP ACC = Laporan Penjualan sudah di ACC

3. Diagram Detail 1.0

1.1
BTP BTP
Prosedur
Cus BPem
Penjualan Bibit
Ikan

1.2
Transaksi
NP
NP

GAMBAR III.4. Diagram Detail 1.1

Sistem Penjualan Bibit Ikan

Keterangan:

Cus = Customer

BTP = Buku Tamu Pembelian

BPem = Bagian Pemasaran

NP = Nota Penjualan
 27

4. Diagram Detail 2.0

D1 Arsip NP

2.1
NP

NP Prosedur Cus
Pembuatan LP
BPem Laporan
penjualan

LP

D2 Arsip LP
BP LP ACC

LP ACC

KKD

GAMBAR III.5. Diagram Detail 2.1

Sistem Penjualan Bibit Ikan

Keterangan:

Cus = Customer

BPem = Bagian Pemasaran

Kor = Koordinator

BP = Bendahara Penerimaan

KKD = Kantor Kas Daerah

 28

NP = Nota Penjualan

LP = Laporan Penjualan

LP ACC = Laporan Penjualan sudah di ACC

3.5. Kamus Data Sistem Berjalan

Kamus data ini meliputi nama arus data, alias, bentuk arus data, penjelasan,

volume dan struktur data. Adapun bentuk dari kamus data Sistem Penjualan bibit ikan

pada Balai Benih Ikan (BBI) Parit Mayor Kota Pontianak adalah sebagai berikut :

A) Nama Arus Data : NP

Alias : Nota Penjualan

Bentuk Data : Lembar Bukti Transaksi

Arus Data : BPem-NP-0.0-NP-Ko

Penjelasan : Bukti transaksi antara konsumen dan pihak BBI

Periode : 1 kali untuk setiap pembayaran

Volume : 1 lembar untuk 1 konsumen

Struktur Data : Header+Isi+Footer

Header :Tanggal_transaksi+Nama_Konsumen+Alamat_

Konsumen

Isi : Banyaknya_Ikan+Nama_Ikan+Harga_Ikan+Jumlah

Footer : Tanda_tangan_Konsumen+Tanda_tangan_pihak_BBI
 29

3.6. Spesifikasi Sistem Berjalan

Spesifikasi sistem berjalan merupakan pembahasan mengenai bentuk dari

dokumen-dokumen sistem berjalan yang mempunyai pemahaman dalam proses

penjualan bibit ikan pada Balai Benih Ikan (BBI) Parit Mayor Kota Pontianak.

Spesifikasi sistem berjalan tersebut terdiri dari dokumen masukkan dan

keluaran yang dilakukan dalam proses penjualan bibit ikan.

3.6.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukkan

Dokumen masukkan adalah segala bentuk yang berupa dokumen yang diolah

dalam proses yang dapat menghasilkan keluaran atau output yang diinginkan. Yang

termasuk dokumen masukkan dalam sistem penjualan bibit ikan pada Balai Benih

Ikan (BBI) Parit Mayor Kota Pontianak adalah :

A) Nama Dokumen : Buku Tamu Pembelian

Fungsi : sebagai bukti konsumen melakukan pembelian

Sumber : Pihak BBI

Tujuan : Konsumen

Media : Kertas

Jumlah : Rangkap satu

Frekuensi : Sekali

Format : Lampiran A.1

3.6.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Yang termasuk dokumen keluaran dalam sistem penjualan bibit ikan pada

Balai Benih Ikan (BBI) Parit Mayor Kota Pontianak adalah :

 30

A) Nama Dokumen : Nota Penjualan

Fungsi : sebagai bukti transaksi

Sumber : Pihak BBI

Tujuan : Konsumen

Media : Kertas

Jumlah : Rangkap satu

Frekuensi : Sekali

Format : Lampiran B.1

B) Nama Dokumen : Tanda Bukti Pembayaran

Fungsi : sebagai lembar bukti setoran

Sumber : Bendahara Penerimaan

Tujuan : Pihak BBI

Media : Kertas

Jumlah : Rangkap satu

Frekuensi : Sekali

Format : Lampiran B.2

3.7. Permasalahan

Dalam sistem penjualan bibit ikan yang diterapkan oleh Balai Benih Ikan (BBI)

Parit Mayor Kota Pontianak selama ini terdapat beberapa permasalahan atau kendala-

kendala yang terkadang dihadapi, antara lain :

1. Transaksi penjualan masih dilakukan secara manual, yaitu konsumen harus

datang langsung ke BBI.

 31

2. Pengolahan data penjualan pada BBI masih menggunakan sistem pembukuan

(masih manual) sehingga adanya proses perekapan data yang menghambat

proses pengolahan data bibit ikan.

3. Belum adanya media promosi yang baik untuk digunakan dalam memberikan

informasi tentang BBI.

3.8. Pemecahan Masalah

Penulis mengajukan beberapa solusi alternatif untuk menyelesaikan beberapa

permasalahan yang ada, antara lain :

1. Dengan menggunakan sistem aplikasi penjualan berbasis web, transaksi

penjualan dapat dilakukan dimana saja dan kapan saja.

2. Dengan menggunakan sistem aplikasi penjualan berbasis web yang telah

menggunakan database sehingga dapat meminimalisir kesalahan akibat adanya

proses rekapitulasi.

3. Sistem aplikasi penjualan berbasis web dapat menjadi media promosi yang lebih

efektif.