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NOCIONES BÁSICAS DE INFORMÁTICA

INTRODUCCIÓN

La Informática es vital en los días de hoy. Todos los días, millones de operaciones son hechas en
el Mundo entero con recurso a los ordenadores. En verdad, nuestra dependencia es tanta que
muchas de estas operaciones solo pueden ser hechas con ordenadores!

Los ordenadores son máquinas muy diferentes de los humanos. Por eso hay que usar un
traductor que pueda hacer la comunicación entre la voluntad y el pensamiento que nosotros
usamos y la lenguaje de los ordenadores. Ese traductor es el software. De todos los tipos de
software que hay, lo más importante es el Sistema Operativo. El sistema operativo permite a
nosotros usar las funciones más básicas del ordenador, por ejemplo, verificar que todos sus
componentes físicos siguen funcionando.

En la Informática hay que distinguir entre software y hardware. El hardware representa todo lo que
es un componente físico de la máquina, por ejemplo, lo teclado, la pantalla, el ratón, etc. Al
contrario, el software representa todo lo que no es físico, todo lo que nos es palpable. Como lo he
dicho, el software hace la traducción entre el usuario y el ordenador. Al software también se llama
de “programas de ordenador”. Son ejemplos los programas de diseño, las lenguajes de
programación, los procesadores de textos, las hojas de cálculo, etc. A los programas que operan
sobre el sistema operativo también se llama de aplicaciones.

Es el software, mejor, los diversos tipos de software, que contienen las instrucciones y los datos
que nos permiten usar los ordenadores. Esas instrucciones o datos están escritos en los archivos.
Se puede decir que los archivos son los elementos básicos constitutivos en los cuáles es
almacenada la información que hay en los ordenadores.

El Windows XP se forma de millares de archivos. La ventaja de se usar muchos archivos


pequeños y no uno archivo muy grande con toda la información es la misma que explica porque
una enciclopedia tiene muchos tomos: es mucho más fácil y rápida de manosear y leer…

Con esto ejemplo vemos que se pueden hacer muchas analogías entre el mundo informático y el
mundo real. Hay muchos principios que usamos en nuestra vida diaria que nos serán muy útiles
se aplicados a la utilización de las herramientas informáticas.

TIPOS DE ARCHIVOS Y CARPETAS

Los archivos contienen información. Como hay muchos tipos de información, hay muchos tipos de
archivos. La identificación de un archivo se hace a través de su nombre completo, como en las
personas. El nombre completo de un archivo tiene dos componentes: el nombre y la extensión. En
Windows XP el nombre tiene el máximo de 61 caracteres. En general la extensión tiene 3, pero
hay casos en que puede tener 4.

Leyendo la extensión del archivo el ordenador identifica lo programa que lo va a abrir. Por
ejemplo, el archivo “Abreu.doc” es un archivo de Word, el archivo “Abreu.xls” es un archivo de
Excel, el archivo “Abreu.mpg” es un archivo multimedia, leído por Windows Media Player, etc.
Podemos ver que cada extensión tiene su icono. Por eso, podemos usar la extensión para
identificar el tipo de información que cada archivo almacena: un archivo .doc es un archivo de
procesador de texto, un archivo .xls es una hoja de cálculo, un archivo .mpg (o mpeg) es un
archivo multimedia (película y/o sonido), etc.

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Para organizar mejor la información que tenemos en el ordenador, lo mismo es decir, los archivos,
hay la posibilidad de crear carpetas y darles el nombre que se quiera. Eso trae muchas ventajas
en organización y seguridad, entre otras. En el explorador de Windows podemos crear carpetas
en el menú File, New, Fólder y después debemos darle un nombre.

Una forma sencilla y eficaz de hacer una primera organización de los archivos es a través de la
visualización. En el explorador de Windows, en el menú View, tenemos dos hipótesis de
personalizar la forma como vemos los archivos y las carpetas: por un lado, podemos escoger ver
los archivos y las carpetas en la forma de miniaturas (thumbnails), mosaicos (tiles), íconos
(icons), en una lista “simples” (list) y en una lista con detalles (details). Por otro, podemos
ordenar los archivos y las carpetas por su nombre (name), tamaño (size), tipo (type) y última
fecha en la cual han sido modificados (modified).

Una de las visualizaciones mas importantes es la visualización de los detalles. En esta


visualización son presentadas, simultáneamente, 4 valiosas informaciones: además del nombre
del archivo, podemos ver su tamaño, su tipo y la fecha de la última modificación. Las
informaciones presentadas para las carpetas son idénticas, exceptuando la información del
tamaño.

Fig.1 – Visualización de los Detalles.

Fig.2 – Visualización en íconos.

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INFORMÁTICA Y COMUNICACIÓN: REDES Y CORREO ELECTRÓNICO

Uno de los principales motivos que pueden explicar la utilización generalizada de la lnformática es
su prestación en las comunicaciones. Hay hoy diversas aplicaciones para trabajar a la distancia a
través de las redes informáticas. Las redes informáticas permiten la conexión entre diversos
ordenadores que pueden estar en la misma sala o en países distintos. La red de Abreu es un muy
bueno ejemplo.

Hay muchas aplicaciones que hacen uso de las redes informáticas, pero tal vez la más usada es
el correo electrónico. El correo electrónico tiene las ventajas frente al correo tradicional de ser fácil
de utilizar, más barato y mucho más rápido. Otra de las virtudes del correo electrónico es la
posibilidad de mandar no solo texto en el mensaje, sino cualquier otro tipo de información, ya sea
imágenes, documentos, archivos de música, aplicaciones, etc. Al igual que una carta convencional
hace escalas en distintas oficinas de correo, el correo electrónico (e-mail) hace también escalas
de ordenador a ordenador hasta llegar a su destinación final, aunque todo este proceso se hace
de forma transparente.

Todavía, las redes y el correo electrónico son un medio de comunicación muy similar a una
carretera. Una carretera puede atascarse con muchos coches pequeños o con pocos camiones de
gran tamaño. En una red la comunicación es hecha por medio de cables (o redes inalámbricas)
que no tienen capacidades infinitas. Una red puede tener mucho tráfico, por ejemplo, de muchos
mensajes pequeños, y quedarse atascada. O puede tener poco tráfico, pero de mensajes muy
grandes, y también quedarse atascada.

Los correos electrónicos se almacenan en los servidores de correo mientras el usuario no hace
uso de ellos. Existen diversos tipos de clientes de correo: basados en aplicación (programas
instalados en el ordenador que permiten el acceso al correo y la descarga en el ordenador), como
Outlook, y gestores de correo basados en Web (webmail), que nos permiten gestionar el correo
directamente a través de una página web en Internet, desde cualquier lugar y desde cualquier
ordenador, como puede ser hotmail o gmail.

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OUTLOOK 2003

INTRODUCCIÓN

Outlook es el programa de comunicación y administración de información personal del sistema


Office. Permite organizar y compartir información y comunicar con otros usuarios, enviar y recibir
mensajes de correo electrónico, programar citas y reuniones, mantener listas de contactos,
compartir información a través de carpetas públicas, etc.

En esta formación nos vamos quedar fundamentalmente en identificar los elementos básicos de
Outlook, enviar y recibir mensajes, añadir archivos a los mensajes y gestionar el correo mediante
la creación de carpetas.

ELEMENTOS BÁSICOS DE OUTLOOK 2003

La pantalla inicial
Al arrancar Outlook aparece una pantalla inicial, como se muestra en la figura 3. La pantalla
puede no coincidir exactamente con esta, una vez que se puede cambiar la interfaz de Outlook de
muchas formas, sea por el tipo de aplicación que se está usando (Correo, Calendario, etc.), sea
por la carpeta de Correo en que se está trabajando, visto que cada usuario puede decidir qué
elementos quiere que se vean en cada momento.

Fig.3 – Pantalla inicial de Outlook.

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La barra de título contiene el nombre del programa y el nombre de la ventana o carpeta
actualmente activa dentro del programa. En el extremo de la derecha están los botones para
minimizar, maximizar/restaurar y cerrar.

Fig.4 – Barra de título.

La barra de menús contiene las operaciones de Outlook, agrupadas en menús desplegables. Al


hacer clic en Herramientas, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con las diferentes
herramientas disponibles en Outlook.

Fig.5 – Barra de menús.

Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las acciones más
habituales se realizan más rápidamente desde los íconos de las barras de herramientas que
veremos en el siguiente punto.

En Outlook y en los otros programas de Office cada opción tiene una letra subrayada, esto indica
que se puede acceder directamente a la opción pulsando simultáneamente la tecla Alt y la letra
subrayada, por ejemplo si pulsamos Alt + A (es igual pulsar Alt + a) se abre el menú Archivo.
Para más informaciones sobre atajos de teclado ver el Apéndice 1.

En Office la barra de menús tiene un comportamiento "inteligente", lo mismo es decir la posibilidad


de configurarla para mostrar sólo los comandos más importantes y los que el usuario va utilizando.
Los menús desplegables de la barra de menús contienen tres tipos básicos de elementos:
comandos inmediatos, otro menú desplegable y un cuadro de diálogo.

Comandos inmediatos Otro menú desplegable Cuadro de diálogo


Se ejecutan de forma inmediata Al situarse sobre ésta, se Al hacer clic en la opción
al hacer clic sobre ellos. Se abre un nuevo menú a su aparece un cuadro de diálogo
reconocen porque a la derecha lado con más opciones para donde nos pedirá más
del nombre del comando, o no que elijamos una de ellas. información y que tendrá
aparece nada o bien aparece la Se reconocen porque tienen botones para aceptar o cancelar
combinación de teclas para un triángulo a la derecha. la acción. Se distinguen porque
ejecutarlo desde el teclado. Por Por ejemplo, en el menú el nombre acaba con puntos
ejemplo, en el menú ? (Ayuda), Archivo, Carpeta. suspensivos. Por ejemplo, en el
al pulsar F1 nos muestra la menú Herramientas, Libreta
ayuda de Microsoft Outlook. de direcciones...

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Fig.6 – Comandos inmediatos. Fig.7 – Menú desplegable. Fig.8 – Cuadro de diálogo.

Las barras de herramientas contienen iconos para ejecutar de forma inmediata algunas de las
operaciones más habituales de la aplicación, como Nuevo, Imprimir, Enviar y recibir, etc.

Fig.9 – Barra de herramientas estándar.


Las barras de herramientas son personalizables. Hay operaciones que no están disponibles en un
determinado momento y se reconocen porque tienen el color atenuado.

Además de la estándar, existen más barras de herramientas. Éstas


son accesibles en el menú Ver, Barras de herramientas.

La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla,


contiene indicaciones sobre el estado de la aplicación y proporciona
distinta información según la pantalla en la que estemos en cada
momento.

Fig.12 – Lista de carpetas.

Fig.10 – Barra de estado.

Los accesos directos del panel de exploración se encuentran en


la parte inferior izquierda de la pantalla y sirven, como su propio
nombre indica, para acceder directamente a comandos, utilidades
y carpetas de la aplicación.

La lista de carpetas del panel de exploración nos muestra las


carpetas disponibles dentro de la aplicación. Outlook tiene
Fig.11 – Accesos directos.
predefinidas algunas carpetas del sistema, como la Bandeja de
entrada, la Bandeja de salida, el Borrador, la carpeta de los Elementos eliminados y la carpeta
de los Elementos enviados. Estas carpetas no pueden ser eliminadas y su nombre no puede ser
cambiado. La lista puede personalizarse creando nuevas carpetas, eliminándolas, etc.

Las carpetas
favoritas también
son parte del panel
de exploración. Su
misión es dar
acceso rápido a las
carpetas que el
usuario escoge
Fig.13 – Carpetas favoritas. como más

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Fig.14 – El cuerpo principal de Outlook.
importantes. Las Carpetas favoritas no son una repetición de las carpetas originales pero si un
acceso rápido y directo a las carpetas originales. Se puede poner o quitar las carpetas que se
quiera. Para quitar una carpeta de las Carpetas favoritas, se pica con el botón derecho del ratón
en la carpeta a quitar y se selecciona Remover de Carpetas favoritas. Para adicionar una
cualquier carpeta a las Carpetas favoritas, se pica con el botón derecho del ratón en la carpeta a
adicionar y se selecciona Adicionar a Carpetas favoritas.

El cuerpo principal es la parte donde se trabaja con los mensajes, el calendario, las notas, las
tareas, etc.

FUNCIONES BÁSICAS DEL CORREO DE OUTLOOK 2003

Visualizar los mensajes


En Outlook hay muchas opciones para personalizar la visualización de los mensajes. Personalizar
la visualización no es sólo importante para la estética pero también para la funcionalidad. Se debe
escoger la visualización que nos permite trabajar con mayor celeridad y menor esfuerzo. En el
menú Ver podemos configurar las opciones de visualización que nos gusta más.

En Panel de exploración podemos activar o


desactivar esto panel.

En Panel de lectura podemos seleccionar la


posición del panel de lectura, inferior o a la derecha,
o desactivarlo.

En Vista previa automática podemos activar o


desactivar el panel de vista previa que permite ver
debajo de la cabecera una previsualización de los
mensajes.

Barras de herramientas nos permite seleccionar y


Fig.15 – Las opciones del Panel de lectura.
personalizar las barras de herramientas de Outlook.

Finalmente, Barra de estado nos permite ver o ocultar la barra de estado, en la parte inferior de la
ventana de Outlook.

En Ver, Organizar por podemos escoger un criterio con el


cual vamos ordenar los mensajes en las carpetas, desde
Fecha hasta Categorías. Podemos incluso optar por
agrupar todos los mensajes que tienen las mismas
características. Por ejemplo, se nos gusta tener los
mensajes ordenados por fecha, podemos seleccionar
Mostrar en grupos para agrupar todos los mensajes que
tienen la misma fecha.

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Fig.16 – Las opciones de Organizar por.
Fig.17 – Mensajes ordenados y agrupados por fecha.

Si no hay filtros aplicados a los mensajes de una carpeta vamos a tener todos los mensajes
visibles en esa carpeta. Pero podemos aplicar filtros. Tal como los criterios y la opción de agrupar
los mensajes, los filtros se aplican a las carpetas, lo mismo es decir que podemos tener una
carpeta con un filtro y otra con otro filtro o sin filtro.

Filtros de mensajes
En Ver, Organizar por, Vista Actual podemos aplicar filtros a
los mensajes de una carpeta. La opción Mensajes indica que no
hay filtro aplicado, o sea, todos los mensajes están visibles.

Hay filtros que ya están hechos y que pueden ser aplicados


inmediatamente, como apenas ver los mensajes de los Últimos
siete días o los Mensajes sin leer en esta carpeta, pero
también es posible hacer un filtro más personalizado. En
Personalizar la vista actual y después picando el botón Filtrar
tenemos muchas opciones para crear el filtro que más se
adecua a nuestras necesidades.
Fig.18 – Filtros en Vista actual.

El filtro puede ser usado para


hacer una búsqueda o sólo
para organizar los mensajes.
Por ejemplo, ocultar todos los
mensajes con más de un mes,
para concentrar nuestra
atención en los mensajes
recientes. Otra posibilidad es
usarlo, a través de la
combinación de diversos
criterios, para mostrar un
mensaje particular. El cuadro
de diálogo Filtrar tiene 4
Fig.19 – El cuadro de diálogo Filtrar. pestañas con opciones, simples
y avanzadas.

Interfaz gráfica y formato de los mensajes


Para acceder a la pantalla de composición del correo podemos pulsar sobre Nuevo, en la barra de
herramientas estándar, acceder por medio del menú Archivo, Nuevo, Mensaje o también
mediante la combinación de teclas Ctrl + U. La nueva ventana va a ser diferente según estamos

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usando Word o Outlook para modificar los mensajes de correo electrónico. Podemos configurar
estas opciones en el menú Herramientas, Opciones, pestaña Formato de correo.

Fig.20 – Las opciones de Formato de correo.

Las características del mensaje también cambian de acuerdo con el formato del mensaje.
Inicialmente, los mensajes de correo electrónico eran de texto plano y no tenían la interfaz gráfica.
Hoy en día podemos mandar y recibir mensajes de correo electrónico en tres formatos: texto sin
formato, texto enriquecido (RTF - Rich Text Format) y HTML. Por ejemplo, no es posible cambiar
la fuente o poner un fondo en mensajes hechos en el formato “texto sin formato”.

Fig.21 – Usando la opción Word 2003 para modificar mensajes Fig.22 – No usando la opción Word 2003 para modificar mensajes de
de correo electrónico en Outlook. correo electrónico en Outlook.

En las imágenes siguientes no se usó la opción Microsoft Office Word 2003 para modificar
mensajes de correo electrónico, lo mismo es decir que es Outlook quien procesa los mensajes.

Componer y enviar un correo


Picando Nuevo, en la barra de herramientas estándar, se abre una nueva ventana donde se va
componer el mensaje.

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Fig.23 – La ventana de un nuevo mensaje, hecho en Outlook y en formato HTML, y el clip para adjuntar archivos.

Rellenamos el campo Asunto con una pequeña frase descriptiva del contenido del mensaje, el
campo Para con la dirección del destinatario de nuestro mensaje y, si lo deseamos, el campo CC
y/o CCO para enviar el mensaje a más personas. Estos campos se pueden rellenar tecleando la
dirección de los destinatarios o eligiendo la dirección de nuestra lista de direcciones. Si
seleccionamos una lista de distribución el mensaje se enviará a todos los contactos de la lista.

CC y CCO sirven también para enviar mensajes a más de una dirección de correo, pero existe
una diferencia entre ambas: mientras que con CC (copia de carbón) al enviar el mensaje a varios
receptores un receptor ve las direcciones de los demás aparte de la suya propia, con CCO (copia
de carbón oculta) no pasa esto, las direcciones que no son la propia del receptor permanecen
ocultas.
Una vez redactado el mensaje y rellenado los campos oportunos solo nos queda enviarlo. Para
hacerlo debemos pinchar sobre el botón Enviar y de este modo se enviará el mensaje al servidor
de correo de los destinatarios.

Si salimos de la ventana de composición del mensaje sin haberlo enviado, Outlook nos preguntará
si los queremos guardar. Si respondemos Sí, Outlook colocará el mensaje redactado en la carpeta
Borrador para que posteriormente podamos completarlo y enviarlo.

Algunas reglas sencillas:


- no enviar un mensaje sin asunto
- verificar los campos CC y CCO
- caso se quiera anexar archivos, verificar si ya están adjuntados al mensaje y cual es su tamaño

Añadir archivos adjuntos al correo


Se puede anexar (adjuntar) un archivo a un correo electrónico. Existen ocasiones en las que
además del mensaje escrito tenemos la necesidad de enviar a nuestro destinatario un archivo

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(una imagen, un documento en Word, una presentación en PowerPoint, etc.). Simplemente
tenemos que hacer clic sobre el “clip” de la figura 23 para añadir el archivo que deseemos.

Si pulsamos directamente sobre el “clip” nos aparece un cuadro de diálogo para que busquemos
en nuestro disco duro o en la red el archivo a insertar y pulsemos en Insertar. Cabe decir que
podemos anexar más de un archivo, basta mantener pinchada la tecla Ctrl por cada uno de los
archivos a anexar.

Visualizar y guardar anexos


Cuando recibimos correos electrónicos con archivos adjuntos, normalmente existe la necesidad
como mínimo de visualizarlos y en ocasiones de poderlos guardar en nuestro disco duro o en la
red para poderlos consultar cuando deseemos, sin necesidad de estar conectados a Internet y
tampoco tener que ejecutar Outlook. En el cuerpo principal de Outlook, si el mensaje tiene el clip
dibujado en la columna de anexos, o en la cabecera del mensaje (o en el cuerpo del mensaje, de
acuerdo con su formato), se puede ver si el mensaje tiene algún archivo anexo.

Para visualizar el contenido del adjunto sin necesidad de guardarlo pulsaremos sobre Abrir y
Windows buscará la aplicación correspondiente para abrir el archivo adjunto. Para guardarlo al
disco duro o en la red pulsaremos sobre Guardar y a continuación le indicamos el lugar donde lo
queremos almacenar.

Crear una firma


Al igual que podemos firmar una carta estándar, con el correo electrónico también podemos dejar
nuestro "sello", dejándolo como firma al final del correo.

Para crearnos una firma debemos ir a la barra de menú Herramientas, Opciones y la pestaña
Formato de correo. En la última parte de la ventana vemos un apartado dedicado a Firmas. Para
crear una nueva firma debemos pulsar sobre el botón Firmas para que nos aparezca la pantalla
de configuración de firmas.

Se abre la ventana Crear firma. Si aparece con el área del


texto en blanco significa que no tenemos ninguna firma creada
y debemos pulsar sobre el botón Nuevo para crear una nueva
firma. En el nuevo cuadro de diálogo debemos escribir el
nombre para la firma, pulsar en Siguiente > y escribir el texto
de la firma en el nuevo cuadro de diálogo.

Es incluso posible agregar una tarjeta de presentación


vCard al mensaje, que es una tarjeta electrónica con
elementos de contacto, como las creadas en
Contactos de Outlook.

Fig.25 – Cuadro de diálogo Crear firma.

Fig.24 – Pestaña Formato de correo, Firmas.


Picando Nueva vCard del contacto podemos
escoger el nombre para el cual vamos crear el
contacto que se va agregar a la firma. Es natural que
Fig.26 – Cuadro de diálogo Modificar la firma. el contacto a agregar sea el contacto de la persona
responsable por la caja de correo electrónico y no otra persona cualquiera. El receptor de un

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mensaje con una vCard agregada puede después gravarla en sus contactos de Outlook u otro
software.

Manejar mensajes
En Outlook hay la posibilidad de crear carpetas y darles el
nombre que se quiera, para mejor organizar la información que
recibimos, lo mismo es decir, los mensajes. Eso se puede hacer
de muchas formas, por eso se presenta sólo un modo,
probablemente lo más sencillo, usando un ejemplo.

Vamos suponer que


queremos crear una carpeta
llamada “2007” bajo una
carpeta ya creada llamada
“Archivo”. Pinchando con el
botón derecho del ratón en la
carpeta “Archivo” se accede a
un menú con muchas
opciones, una de las cuales
es Nueva carpeta. Picándola
se abre un nuevo cuadro de Fig.27 – Opciones para “Archivo”.
diálogo, Crear nueva carpeta, donde podemos poner el nombre
de la nueva carpeta, “2007”. Después de hacer clic sobre
Aceptar la nueva carpeta está creada. Se pueden crear tantas
carpetas como se quiera.

Fig.28 – Cuadro de diálogo


Crear nueva carpeta.

Las carpetas y los mensajes pueden ser arrastrados para donde se quiera, en caso de la carpeta
ser creada en una localización equivocada. Como hemos visto, picando con el botón derecho
tenemos muchas opciones para aplicar a las carpetas, como mover la carpeta, eliminar la carpeta,
agregar la carpeta da las carpetas favoritas o mismo ver el tamaño de la carpeta, en Propiedades
y después Tamaño de la carpeta.
Un error muy habitual es usar la carpeta Elementos
eliminados para almacenar los mensajes más antiguos. La
carpeta Elementos eliminados es una carpeta de ayuda al
usuario, visto que su misión es facilitar la recuperación de
un mensaje que ha sido eliminado por equivoco. Debe ser
vaciada de forma regular, con el botón derecho del ratón en
la carpeta Elementos eliminados y escogiendo la orden
Vaciar carpeta “Elementos eliminados”.

Fig.29 – Vaciar carpeta Elementos eliminados.

Asistente para fuera de oficina


En Herramientas, Asistente para fuera de oficina se
puede encontrar la herramienta utilizada para dar la
información, a quien nos envía mensajes de correo
electrónico, que estamos ausentes y, por eso, no
vamos a leer los mensajes. Podemos incluso informar la
fecha de nuestro retorno y/o el contacto de otra persona

Fig.30 – Herramientas,
Asistente para fuera de oficina.
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alternativa. En el cuadro de diálogo que se va a abrir podemos escribir un texto sencillo con esas
informaciones, la llamada autorrespuesta.

La Administración de Abreu nos indica que debemos


reenviar a un/una compañero/a los mensajes de correo
electrónico mientras estamos ausentes por vacaciones o
algo así. Para eso tenemos que agregar una regla,
pinchando Agregar regla. Después se debe picar
Reenviar (f) y escribir el contacto del compañero/a en Para.

Fig.31 – Picar Reenviar y escribir el contacto.

Por último debe seleccionarse la


opción Actualmente estoy fuera de
la oficina y picar Aceptar, para
tornar activas las configuraciones
hechas. Después de pinchar
Aceptar, los mensajes recibidos
empiezan inmediatamente a ser Fig.32 – Picar Actualmente estoy fuera de la oficina y Aceptar.
reenviados para el contacto alternativo pero no son borrados de nuestro Outlook.

LAS RESTRICCIONES DEL CORREO DE ABREU

La configuración de los servidores, por razones de seguridad y funcionalidad, esta hecha para no
permitir la recepción y envío de archivos con extensiones específicas y también de tamaño
superior a un determinado valor.

Para mensajes enviados desde Abreu para el exterior y desde el exterior para Abreu:
- no se puede recibir o enviar archivos con extensiones .exe (ejecutables), .zip (comprimidos), .pps
y .ppt (archivos powerpoint);
- no se puede recibir mensajes con más de 2 MB;
- no se puede enviar mensajes con más de 10 MB;
- los mensajes con más de 2 MB son enviados, pero solamente después de las 20h00.

Estas son las restricciones generales, pero pueden ser aplicadas restricciones personales a cada
usuario.

Para mensajes enviados y recibidos dentro de Abreu:


- no hay extensiones bloqueadas;
- se puede recibir y enviar mensajes hasta 10 MB.

Acordamos que el correo electrónico tiene sus limitaciones propias. Por ejemplo, si intentamos
enviar muchos mensajes pequeños o enviar para muchas personas un mensaje con un pequeño

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archivo adjuntado, vamos generar mucho tráfico y eso puede exceder la capacidad del sistema.
Cuando tal ocurre, el mensaje no es enviado. Lo mismo pasa para un (o pocas) mensajes
grandes: excedida la capacidad del sistema su envío no es posible.

EXCEL 2003

INTRODUCCIÓN

Excel es el programa de hoja de cálculo del sistema Office. Permite formatear datos, construir
listas de datos, crear fórmulas, crear gráficos y utilizar funciones para realizar operaciones
matemáticas.

En esta formación nos vamos quedar fundamentalmente en identificar los elementos básicos de
Excel y trabajar con sus principales herramientas.

ELEMENTOS BÁSICOS DE EXCEL 2003

Excel es un programa que permite la manipulación de libros y hojas de cálculo. En Excel un libro
es el archivo en que se trabaja y donde se almacenan los datos. Como cada libro puede contener
varias hojas, pueden organizarse varios tipos de información relacionada en un único archivo.

La pantalla inicial
Una hoja es constituida por filas y columnas que se cruzan para formar celdas que guardan los
datos. Los datos pueden ser números, texto o fórmulas que calculan valores basados en
referencias a otros números de una o varias hojas o libros, por ejemplo.

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El área de la hoja que ve en la ventana de Excel es sólo una pequeña parte de una hoja muy
grande, la cual tiene una longitud de 65536 filas y un ancho de 256 columnas.

Fig.33 – Pantalla inicial de Excel.


Los principales elementos de la hoja de cálculo son:

La barra de título, que contiene el nombre del programa y el nombre del archivo de Excel. En el
extremo de la derecha están los botones para minimizar, maximizar/restaurar y cerrar.

Fig.34 – Barra de título.

La barra de menús contiene todas las herramientas de Excel, agrupadas en menús


desplegables. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos todo lo que se puede insertar en la
hoja de cálculo.

Fig.35 – Barra de menús.

Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las cosas más habituales
se realizan más rápidamente desde los íconos de las barras de herramientas.

Las barras de herramientas contienen iconos para ejecutar de forma inmediata algunas de las
operaciones más habituales de la aplicación, como Nuevo, Abrir, Guardar, etc.

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Fig.36 – Barra de herramientas estándar.

Hay operaciones que no están disponibles en un determinado momento y se reconocen porque


tienen el color atenuado. Las barras de herramientas son personalizables.

La barra de formato es una de las barras de herramientas más importante. En ella podemos
encontrar las herramientas para cambiar la fuente, su tamaño, la alineación, el formato de los
datos, etc.

Fig.37 – Barra de formato.

Además de la estándar y de la de formato, existen más barras de herramientas. Éstas son


accesibles en el menú Ver, Barras de herramientas.

La barra de fórmulas es una barra muy importante. Contiene el Cuadro de nombres, que nos
indica el nombre de la celda actualmente activa, el botón Insertar función y el Campo de la barra
de fórmulas donde podemos mirar el contenido real de la celda, sea un texto, un número o una
función. Es muy importante comparar lo que pasa en este campo con lo que pasa en la celda. Por
ejemplo, si hay una fórmula en una celda, la celda nos presenta el resultado de la fórmula,
mientras que el campo de la barra de fórmulas nos presenta la propia fórmula y no el resultado.

Fig.38 – La barra de fórmulas, con en cuadro de nombres y el botón Insertar función.

La barra de fórmulas y la barra de estado, que vamos describir de seguida, son accesibles en el
menú Ver.

La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones sobre


el estado de la aplicación, como se el Caps Mayús o el Num Lock esta activado. También indica
la suma de los valores numéricos de las celdas seleccionadas

Fig.39 – Barra de estado.

Arriba de la barra de estado están las pestañas de las hojas y


sus botones de desplazamiento. Podemos tener tantas hojas
Fig.40 – Botones de desplazamiento de las
pestañas y pestañas de las hojas. cuantas las queramos.

La unidad básica de la hoja de cálculo es la celda. Es la


intersección de una fila y una columna y en ella se introduce
texto, números, una fecha u otros datos. Una celda se
nombra mediante el nombre de la columna, seguido del
nombre de la fila. Por ejemplo, la celda que es la intersección
de la fila 3 con la columna B, se denomina B3.

Una columna es un conjunto de varias celdas dispuestas en


sentido vertical.

Fig.41 – Una pequeña parte de la hoja de


cálculo. Se puede ver el cuadro de nombres,
con el nombre de la celda seleccionada, B3; y
los contenidos diferentes de la barra de
fórmulas y de la celda.
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Una fila es un conjunto de varias celdas dispuestas en sentido horizontal.

La cabecera de columna está siempre arriba y nombra a las columnas mediante letras, que van
desde la A hasta la IV.

La cabecera de fila está siempre a la izquierda y nombra a las filas mediante números, hasta el
65536.

LA HOJA DE CÁLCULO: CELDAS, FILAS Y COLUMNAS

La hoja de cálculo es el documento principal que se utiliza para el almacenamiento y manipulación


de datos y es formada por celdas. Para crear un libro nuevo debe hacerse clic en Archivo, Nuevo
o presionarse el botón Nuevo en la barra de herramientas estándar. Podemos grabar los cambios
en la opción Guardar del menú Archivo o con el botón Guardar en la barra de herramientas
estándar.

En las celdas de Excel se puede introducir texto, números, fórmulas y otros tipos de datos.
Simplemente hay que seleccionar la celda que se quiera y escribir. Cualquier cosa que introduzca
aparece en la celda activa y en la barra de fórmulas.

Después de escribir se debe pulsar Intro o Tab o bien pulsar sobre otra celda. Se puede cancelar
la entrada antes de introducirla pulsando Esc. Si comete un error mientras escribe en una celda
puede utilizar la tecla Retroceso o las teclas de flecha para desplazar el punto de inserción, la
línea vertical parpadeante que indica dónde pueden introducir los datos.

Si selecciona una celda y la elimina o sustituye sus contenidos por error puede eliminar esos
errores si utiliza la orden Deshacer del menú Edición, o el botón Deshacer que aparece en la
barra de herramientas. Si, después de todo, decide que desea conservar el cambio, puede utilizar
la orden Rehacer del menú Edición o el botón Repetir de la barra de herramientas.

Si necesita eliminar datos de una celda, puede suprimir fácilmente la información y sustituirla con
otra introduciendo información nueva en la celda. También puede eliminar datos de una celda
seleccionándola y pulsando Supr, o bien pulsando el botón derecho del ratón y escogiendo la
orden Borrar contenido del menú contextual. Sin embargo, el método más rápido es seleccionar
una celda y sustituir los antiguos datos por la nueva información que se desee.

Puede editar datos de dos formas diferentes. Puede seleccionar la celda y editar los datos en la
barra de fórmulas, o puede editar los datos dentro de la celda. Simplemente pulse dos veces
sobre la celda y luego desplace el punto de inserción a donde sea necesario dentro de la celda.
Luego, puede introducir la nueva información o suprimir la que sea incorrecta. Editar directamente
en la celda es útil cuando se trata del texto de una celda, pero editar los datos en la barra de
fórmulas resulta incluso de mayor utilidad cuando se trabaja con fórmulas.

Introducción de una serie de datos


Se selecciona un rango de dos celdas e se introduce datos en cada una de ellas, por ejemplo,
números, fechas o algo que tiene una secuencia natural (días de la semana, meses, etc.). Con el
cursor en el modo de “cruz negra” se arrastra la secuencia creada para tantas celdas cuantas se
quiera, manteniendo el botón izquierdo presionado. Después de quitar la presión sobre el ratón, lo
resultado es la continuación de la secuencia, como se muestra en las figuras 42, 43 y 44.

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Fig.42 – Serie de datos: introducir los Fig.43 – Serie de datos: arrastrar el cursor, Fig.44 – Serie de datos: quitando la
primeros 2 elementos de la secuencia. con el botón izquierdo presionado. presión, la secuencia se completa.

Si en lugar de seleccionar dos celdas seleccionamos sólo una, el resultado es la copia de su


contenido para las otras, en nuestro ejemplo del número “1” para las otras 4 celdas y no la
secuencia “1”, “2”, “3”, “4”.

Seleccionar bloques de celdas, filas y columnas


Marcar o seleccionar un conjunto de celdas es muy útil para realizar de forma conjunta
operaciones sobre ese grupo de celdas. Por ejemplo, para dar un nuevo formato a un gran grupo
de celdas es mucho más rápido marcar el grupo y aplicar a todas a la vez el nuevo formato.

Podemos fácilmente seleccionar un bloque de celdas


pulsando sobre la celda situada en una esquina y
manteniendo pulsado el ratón mientras nos movemos
hacia la esquina opuesta. Otra forma de hacerlo es
marcar la primera celda y mantener pulsada la tecla
Shift del teclado cuando marcamos la última. En el
ejemplo, seleccionamos desde la celda B3 hasta la D5. Fig.45 – Seleccionar de B3 hasta D5.

Para seleccionar un conjunto de celdas salteadas, por


ejemplo, las celdas B3, B4, B5 y las D3 y D4, nos
movemos desde B3 a B5 manteniendo pulsado el botón
izquierdo del ratón. Después, mantenemos pulsada la
tecla Ctrl soltamos el botón del ratón y nos movemos a
D3. En D3, nos movemos desde D3 a D4 manteniendo
Fig.46 – Seleccionar celdas salteadas. pulsado el botón izquierdo del ratón.

Para seleccionar una fila pulsamos sobre el número que


designa la fila, el encabezado de fila, y si queremos
seleccionar varias filas mantenemos pulsado el botón del ratón
y nos desplazamos. Por ejemplo, vamos a seleccionar las filas
4, 5 y 6 en la figura 47.

Para marcar una


columna completa
picamos donde
Fig.47 – Seleccionar tres filas. están las letras
que designan las
columnas, los encabezados de columna, y pulsamos
el botón izquierdo del ratón. Podemos seleccionar Fig.48 – Seleccionar dos columnas.
varias columnas si mantenemos pulsado el botón del
ratón y nos desplazamos a las siguientes columnas.

También puede ser útil seleccionar todas las 16.777.216


celdas que constituyen la hoja de cálculo, por ejemplo,
cuando queremos dar un mismo formato a todas las
celdas o mostrar todas las celdas que están ocultas. Para

Fig.49 – Botón seleccionar todo. 18


hacerlo, se pulsa sobre la esquina superior izquierda de la hoja de trabajo, arriba del "1" que
designa la primera fila y a la izquierda del “A” que designa la primera columna, el botón
seleccionar todo.

Mover celdas, filas y columnas


En Excel es posible mover el contenido de las celdas, filas y columnas de dos formas: o se utiliza
las herramientas Cortar, Pegar, en los botones de la barra de herramientas o en el menú
Edición, o se mueve las celdas, filas o columnas con el ratón. Se selecciona las celdas, filas o
columnas a mover, después, con el cursor en el modo de “cruz de flechas” se arrastra las celdas,
filas o columnas seleccionadas para su nueva localización, manteniendo el botón izquierdo
presionado. Después de quitar la presión sobre el ratón, las celdas aparecen en la nueva posición,
como en las figuras 50, 51 y 52.

Fig.50 – Seleccionar todas las celdas. Fig.51 – Arrastrar el cursor, con el botón Fig.52 – Quitando la presión,
izquierdo presionado. las celdas se mueven.

Redimensionar filas (alto) y columnas (ancho)


En una nueva hoja de cálculo la altura de las filas es 12,75 por defecto, pero se puede variarla
utilizando el menú o el ratón. Con el menú, se debe seleccionar la fila a modificar, después
seleccionar el menú Formato, Fila, Alto e insertar el nuevo valor para la altura, entre 0 y 409. Con
el ratón, se sitúa el puntero del ratón sobre el borde inferior de la cabecera de fila que contiene el
número identificador de la fila. Al hacerlo, el puntero adoptará la forma de una flecha de dos
puntas. A continuación, se debe arrastrar el ratón hacia abajo (o hacia arriba) hasta que la fila
adquiera el alto conveniente, o hacer doble clic para que la fila se ajuste al tamaño de su entrada
más alta.
El proceso es muy similar para el ancho de las columnas. Por defecto el ancho de todas las
columnas es de 10,71 caracteres, pero podemos cambiarlo con el menú o con el ratón. Con el
menú seleccionamos la columna a modificar, después Formato, Columna, Ancho e insertamos
el valor, entre 0 y 255. Con el ratón, se sitúa el puntero del ratón sobre el borde derecho de la
cabecera de columna que contiene la letra identificadora de la columna. Al hacerlo, el puntero
adoptará la forma de una flecha de dos puntas. A continuación, se puede arrastrar el ratón hacia
la derecha para aumentarla (o hacia la izquierda para estrecharla) hasta que la columna adquiera
la anchura conveniente, o efectuar un doble clic para que la columna se ajuste al tamaño de su
entrada más ancha.

Insertar celdas, filas y columnas


Excel también nos permite insertar celdas, filas y columnas vacías e introducir datos en las
mismas. Para insertar celdas vacías se selecciona el rango de las celdas existentes en el que
desea insertar las nuevas celdas vacías (se selecciona el
mismo número de celdas que se desea insertar). Con el
botón derecho del ratón o en el menú Insertar, Celdas
escogemos Desplazar las celdas hacia la derecha o
Desplazar las celdas hacia abajo y pulsamos Aceptar.

19
Fig.53 – Insertar celdas.
Para insertar una fila, nos situamos a la altura donde queremos añadir la fila. La fila se añade
arriba de donde estamos. Por ejemplo, para insertar una nueva fila por encima de la fila 5,
hacemos clic en la fila 5. Para insertar varias filas, se seleccionan las filas situadas
inmediatamente debajo de la posición en que desea insertar las nuevas. Se seleccionan el mismo
número de filas que se desea insertar. Después, se usa el botón derecho del ratón y Insertar o el
menú Insertar, Filas. Si no hemos seleccionado la fila pero sí una celda de la fila, usamos el
mismo procedimiento de la inserción de celdas, pero escogemos Insertar toda una fila.

Para insertar una columna, marcamos la columna donde deseamos añadir una nueva columna en
blanco a su izquierda. Por ejemplo, para insertar una nueva columna a la izquierda de la columna
B, hacemos clic en una celda de la columna B. Para insertar varias columnas, se seleccionan las
columnas situadas inmediatamente a la derecha de la posición en que se desea insertar las
nuevas columnas. Se seleccionan el mismo número de columnas que se desea insertar. Después,
se usa el botón derecho del ratón y Insertar o el menú Insertar, Columnas. Si no hemos
seleccionado la columna pero sí una celda de la columna, usamos el mismo procedimiento de la
inserción de celdas, pero escogemos Insertar toda una columna.

Eliminar celdas, filas y columnas


Para eliminar celdas, filas o columnas el proceso es muy
similar. Seleccionamos las celdas, filas o columnas que
deseamos eliminar y con el botón derecho del ratón
escogemos Eliminar o en la barra de menús pulsamos
sobre Edición, Eliminar. Para la eliminación de celdas, en
el cuadro que aparece marcamos Desplazar las celdas
hacia la izquierda o Desplazar las celdas hacia arriba y
pulsamos Aceptar. Si no hemos seleccionado la fila o
columna pero sí una celda de la fila o columna, en el cuadro
escogemos Toda la fila o Toda la columna.
Fig.54 – Eliminar celdas.

Insertar hojas de cálculo


Ya sabemos que un único libro de Excel puede contener muchas
hojas de cálculo. Excel está predefinido para crear 3 hojas en cada
libro, pero podemos insertar muchas más. Para eso pulsamos
Insertar, Hoja de cálculo o usamos el botón derecho del ratón en
la pestaña de una hoja de cálculo, en la parte inferior de la pantalla
de Excel, y escogemos Hoja de cálculo e después Aceptar.

Una vez insertada podemos cambiar su posición en el libro


simplemente pulsando sobre la pestaña y, manteniéndola pulsada,
Fig.55 – Insertar hojas. arrastramos la pestaña para la posición que queramos. Pulsando
sobre las pestañas de hojas que se encuentran en la parte de
abajo de la hoja de trabajo y pulsando el botón derecho del ratón accedemos al menú desde el
que podemos eliminar, mover o cambiar el nombre a la hoja.

Eliminar hojas de cálculo


Al eliminar una hoja de cálculo es muy importante tener claro en que hoja estamos situados antes
de eliminarla, para no perder datos. En primer lugar nos situamos en la hoja que deseamos
eliminar. Si estamos situados en otra hoja pulsamos la pestaña correspondiente a la hoja que
deseamos eliminar en la parte inferior de la pantalla de Excel. Después, en la barra de menús
pulsamos Edición, Eliminar hoja o usamos el botón derecho del ratón en la pestaña de la hoja a
eliminar y escogemos Eliminar.

20
Ocultar y mostrar filas, columnas y hojas
Cuando eliminamos una fila, columna u hoja estamos borrando
permanentemente la información. Pero hay casos en los cuales no
queremos eliminar la información pero sí ocultar la información, por
ejemplo, para visualizar mejor la hoja de trabajo.

Para ocultar filas o columnas seleccionamos


la fila o columna que deseamos ocultar y con
el botón derecho del ratón escogemos
Ocultar o en la barra de menús pulsamos
sobre Formato, Fila o Columna, Ocultar. Fig.56 – Ocultar columnas: columna
seleccionada
Ocultando una fila o columna la secuencia de
filas y columnas es interrumpida, por ejemplo, tenemos 1, 2, 4, 5, etc. (o A,
B, D, E, etc.) lo que nos indica que la fila 3 (o la columna C) está ocultada.
Ocultar una fila o columna es lo mismo que poner 0 en sus dimensiones
Fig.57 – Ocultar columnas: (altura o anchura).
columna C oculta.

Para mostrar filas o columnas ocultas hay que seleccionar la fila o columna que está antes y la fila
o columna que está después, por ejemplo, si la fila 3 (o la columna C) está oculta tenemos que
seleccionar la fila 2 y la fila 4 (o la columna B y la columna D). Después, con el botón derecho del
ratón escogemos Mostrar o en la barra de menús pulsamos sobre Formato, Fila o Columna,
Mostrar.

La forma de ocultar hojas es casi igual. Seleccionamos la hoja que


deseamos ocultar y en la barra de menús pulsamos sobre Formato,
Hoja, Ocultar.

Para mostrar una hoja oculta hacemos el proceso inverso: en la barra


de menús picamos en Formato, Hoja, Mostrar. El nuevo cuadro nos
indica las hojas ocultas y podemos seleccionar la hoja a mostrar. Fig.58 – Cuadro Mostrar.
FORMATO Y ESTILO

Formatear correctamente los datos escritos en las celdas es una forma sencilla pero muy eficaz
de tórnalos más fáciles de leer. Su función es estética y también funcional: una hoja más atractiva
es también una hoja más organizada.

En Formato, Celdas tenemos un cuadro con 6 pestañas. Cada pestaña tiene sus herramientas,
todas ellas muy útiles. Muchas de estas herramientas pueden ser encontradas en la barra de
herramientas de formato, pero es siempre importante saber donde están todas las herramientas
de formato.

Número: esta pestaña tiene herramientas que se


utilizan generalmente para especificar el tipo de
dato que se va a ingresar. Hay características
propias de cada tipo de
dato, por eso el cuadro
cambia en cada tipo de
dato. Los datos
pueden ser: General
Fig.60 – Datos formateados para
(sin un formato Moneda, Euro.
especial), Número
(podemos elegir cuántos decimales queremos que
muestre y/o el formato de número negativo),
Moneda (para expresar valores monetarios),

21
Fig.59 – Pestaña Número.
Contabilidad, Fecha (podemos elegir el formato de fecha cambiando el orden y su forma), Hora
(lo usamos para cambiar la forma de la hora), Porcentaje (multiplica la celda por 100 y la expresa
de forma porcentual), Fracción (podemos elegir el número de dígitos y el formato de la fracción),
Científica, Texto (las celdas con este formato son tratadas como texto), Especial o
Personalizada.

Alineación: en Alineación encontramos opciones


referentes a la Orientación de los datos ingresados
en la celda o rango,
medida generalmente
en grados. Podemos
elegir la Alineación
vertical e horizontal
del texto, así como su
Sangría. También
Fig.62 – Datos formateados con
podemos ajustar el herramientas de Alineación.
texto a la celda y
Combinar celdas. En la figura 62 tenemos el
resultado de se aplicar una orientación de 45 grados
a la palabra “Texto”. La palabra esta centrada en la
vertical y en la horizontal. La celda donde está escrita
la palabra “Texto” y la celda abajo están unidas.

Fig.61 – Pestaña Alineación.

Fuente: en esta ficha tenemos opciones para


formatear los caracteres en que se van a
visualizar los datos seleccionados, como la
Fuente, el Estilo (normal, negrito y/o cursiva), el
Tamaño, el tipo de
Subrayado, el Color y
varios efectos más
como son el Tachado,
Superíndice y
Subíndice. Como en Fig.64 – Datos formateados con
herramientas de Fuente.
otras fichas también
podemos ver la muestra de lo que estamos
haciendo. Casi todos los comandos que están en
esta ficha los podemos encontrar en la barra de
herramientas Formato. En la figura 63 la palabra
“Texto” ha sido formateada con la fuente
Garamond, en negrito y cursiva, con tamaño 20,
tachada y en superíndice, y con color azul.
Fig.63 – Pestaña Fuente.

22
Bordes: esta pestaña se utiliza para definir el tipo
de línea (Estilo) y el color de todos los bordes
(los de interior y los de contorno externo) que
podemos aplicar en la celda o celdas
seleccionadas.

Fig.66 – Bordes formateados.

Fig.65 – Pestaña Bordes.

Tramas: se utiliza para definir el fondo de la


celda o rango seleccionado. Se puede definir el
Color y la Trama.

Fig.68 – Fondo formateado en Tramas.


Proteger: esta pestaña posee unas opciones
con respecto a la protección del rango o celda
seleccionados, o sea, que se puedan o no
Fig.67 – Pestaña Tramas.
ingresar datos.

23
Fig.69 – Pestaña Proteger.

24
OPERADORES DE CÁLCULO

Desde muy niños que sabemos lo que son los operadores y aprendimos los 4 operadores
aritméticos básicos (suma, sustracción, multiplicación y división). Con estos operadores se pueden
realizar operaciones matemáticas sencillas pero fundamentales en la vida diaria.

Los operadores especifican el tipo de cálculo que se desea realizar. Microsoft Excel incluye cuatro
tipos diferentes de operadores de cálculo: aritmético, comparación, texto y referencia.

TIPOS DE OPERADORES

Operadores aritméticos
Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación, combinar
números y generar resultados numéricos, se utilizan los siguientes operadores aritméticos:

Operador aritmético Significado (Ejemplo)


+ (signo más) Suma (3+3)
Resta (3-1)
- (signo menos)
Negación (-1)
* (asterisco) Multiplicación (3*3)
/ (barra oblicua) División (3/3)
% (signo de porcentaje) Porcentaje (20%)
^ (acento circunflejo) Exponenciación (3^2)

Operadores de comparación
Con estos operadores se pueden comparar dos valores y el resultado es un valor lógico:
VERDADERO o FALSO.

Operador de comparación Significado (Ejemplo)


= (signo igual) Igual a (A1=B1)
>(signo mayor que) Mayor que (A1>B1)
<(signo menor que) Menor que (A1<B1)
>= (signo igual o mayor que) Igual o mayor que (A1>=B1)
<= (signo igual o menor que) Igual o menor que (A1<=B1)
<>(signo distinto de) Distinto de (A1<>B1)

Operador de concatenación de texto


Se utiliza el signo (&) para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar
un solo elemento de texto.

Operador de texto Significado (Ejemplo)


Conecta o concatena dos valores para generar un valor de texto continuo.
& ("y" comercial)
(“Viento” & “norte” produce “Vientonorte”)

Operadores de referencia
Los siguientes operadores combinan rangos de celdas.

Operadores de referencia Significado (Ejemplo)

25
Operador de rango que genera una referencia a todas las celdas entre
: (dos puntos)
dos referencias, éstas incluidas (B1:D3).
; (punto y coma) Operador de unión que combina varias referencias en una sola (B1;D3).
Operador de intersección que genera una referencia a celdas comunes
(espacio)
a las dos referencias (B2:D2 C1:C3).

Fig.70 – El operador de referencia “dos Fig.71 – El operador de referencia “punto y Fig.72 – El operador de referencia “espacio”
puntos” es igual a decir de B1 hasta D3. coma” es igual a decir B1 y D3. es igual a decir “las celdas comunes entre el
rango de B2 hasta D2 y el rango de C1
hasta C3”. En nuestro ejemplo, sólo hay una
celda común, la celda C2, en amarillo.

Prioridad de operadores
Los operadores son útiles para realizar operaciones matemáticas donde están presentes
entidades matemáticas, como números, variables, etc. La expresión matemática que especifica la
relación que hay entre las diversas entidades matemáticas es llamada de fórmula. Las fórmulas
calculan los valores en un orden específico. Las fórmulas de Excel siempre comienzan por un
signo igual (=). El signo igual indica a Excel que los caracteres siguientes constituyen una fórmula.
Detrás del signo igual están los elementos que se van a calcular (los operandos), separados por
operadores de cálculo. Excel calcula la fórmula de izquierda a derecha, según la prioridad
específica de cada operador de la fórmula.

Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el
orden que se indica en la tabla a continuación. Si una fórmula contiene operadores con la misma
prioridad (por ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división),
Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha.

Operador Descripción
: (dos puntos)
(un solo espacio) Operadores de referencia
, (coma)
- Negación (como en -1)
% Porcentaje
^ Exponenciación
*y/ Multiplicación y división
+y- Suma y resta
& Conecta dos cadenas de texto (concatenación)
= < > <= >= <> Comparación

Los operadores de mayor prioridad son los operadores de referencia y los de menor prioridad son
los operadores de comparación.

Uso de paréntesis
Para cambiar el orden de evaluación, se debe escribir entre paréntesis la parte de la fórmula que
se calculará en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente fórmula da un resultado de 11 porque Excel
calcula la multiplicación antes que la suma. La fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación, suma 5
al resultado.

26
=5 + 2 * 3 (el resultado es 11)

Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumará 5 y 2 y, a


continuación, multiplica el resultado por 3, con lo que se obtiene 21.

=(5 + 2) * 3 (el resultado es 21)

En el siguiente ejemplo, los paréntesis que rodean la primera parte de la fórmula indican a Excel
que calcule B4x25 primero y después divida el resultado por la suma de los valores de las celdas
D5, E5 y F5.

=(B4*25)/SUMA(D5:F5)

REFERENCIAS RELATIVAS, ABSOLUTAS Y MIXTAS

Los dos primeros ejemplos anteriores nos muestran como Excel puede ser usado como una
calculadora normal: el cálculo sólo tiene números y operadores aritméticos. Pero el tercero
ejemplo nos muestra la verdadera capacidad de Excel: el cálculo tiene números (el 25),
operadores aritméticos (la división y la multiplicación), operadores de referencia (dos puntos),
referencias (B4, D5 y F5) y funciones (la función “SUMA”).

Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo y indica a Excel
en qué celdas debe buscar los valores o los datos que desea utilizar en una fórmula. En las
referencias se puede utilizar datos de muchas formas y de distintas partes de una hoja de cálculo
en una fórmula, o bien utilizar el valor de una celda en varias fórmulas. También puede hacerse
referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro y a otros libros. Las referencias a celdas
de otros libros se denominan vínculos.

De forma predeterminada, Excel utiliza el estilo de referencia “A1”, que se refiere a columnas con
letras (de A a IV, para un total de 256 columnas) y a las filas con números (del 1 al 65536). Estas
letras y números se denominan títulos de fila y de columna. Para hacer referencia a una celda, se
escribe la letra de la columna seguida del número de fila. Por ejemplo, B2 hace referencia a la
celda en la intersección de la columna B y la fila 2.

Referencias relativas
En una fórmula, una referencia como A1 se basa en la posición relativa de la celda que contiene
la fórmula y de la celda a la que hace referencia. Si cambia la posición de la celda que contiene la
fórmula, se cambia la referencia. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia se ajusta
automáticamente. Por ser una referencia que se basa en la posición relativa de la celda que esta
sendo referenciada, la referencia es llamada de referencia relativa. De forma predeterminada, las
nuevas fórmulas utilizan referencias relativas.

Referencias absolutas
Una de las características más importantes de las referencias relativas es su movilidad, o sea, el
ajuste automático cuando se copia la formula en filas o columnas, por ejemplo. Sin embargo, hay
casos en que es necesario mantener fija la posición de la celda que está sendo referenciada. Por
eso, hube necesidad de crear otra forma de referencias, en las cuales se usa el símbolo “$”, que
es la forma de Excel decir “fijar”.
Siempre que en una fórmula hay necesidad de hacer referencia a una celda en una ubicación
específica se utiliza una referencia absoluta, como $A$1. Si cambia la posición de la celda que
contiene la fórmula, la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la fórmula en filas o
columnas, la referencia absoluta no se ajusta. Como de forma predeterminada las nuevas
fórmulas utilizan referencias relativas, es necesario cambiarlas a referencias absolutas.

27
Referencias mixtas
Una referencia mixta es una referencia que tiene una columna absoluta y una fila relativa, o una
fila absoluta y una columna relativa. Una referencia de columna absoluta adopta la forma $A1,
$B1, etc. Una referencia de fila absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc. Si cambia la posición de
la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia relativa y la referencia absoluta
permanece invariable. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia relativa se ajusta
automáticamente y la referencia absoluta no se ajusta. Por ejemplo, si se copia una referencia
mixta de la celda A2 a B3, se ajusta de =A$1 a =B$1, o sea, la línea 1 está fija.

Referencias
$A$1 (columna absoluta y fila absoluta)
A$1 (columna relativa y fila absoluta)
$A1 (columna absoluta y fila relativa)
A1 (columna relativa y fila relativa)

Referencias de celda y de rango

Para hacer referencia a Utilice


La celda de la columna A y la fila 10 A10
El rango de celdas de la columna A y de las filas de la 10 a la 20 A10:A20
El rango de celdas de la fila 15 y de las columnas B a E. B15:E15
Todas las celdas de la fila 5 5:5
Todas las celdas de las filas 5 a 10. 5:10
Todas las celdas de la columna H H:H
Todas las celdas desde la columna H hasta la J H:J
El rango de celdas de las columnas A a E y de las filas 10 a 20 A10:E20

Referencias 3D
Cuando se desea analizar los datos de la misma celda o del mismo rango de celdas en varias
hojas de cálculo dentro de un libro, se utiliza una referencia 3D. Una referencia 3D incluye la
referencia de celda o de rango, precedida de un rango de nombres de hoja de cálculo. Excel
utilizará las hojas de cálculo almacenadas entre los nombres inicial y final de la referencia. Por
ejemplo, =SUMA(Hoja2:Hoja13!B5) agrega todos los valores contenidos en la celda B5 de todas
las hojas de cálculo comprendidas entre la Hoja 2 y la Hoja 13, ambas incluidas.

• Pueden utilizarse referencias 3D a las celdas de otras hojas para definir nombres y crear
fórmulas mediante las siguientes funciones: SUMA, PROMEDIO, PROMEDIOA, CONTAR,
CONTARA, MAX, MAXA, MIN, MINA, PRODUCTO, DESVEST, DESVESTA, DESVESTP,
DESVESTPA, VAR, VARA, VARP y VARPA.
• No pueden utilizarse referencias 3D en fórmulas matriciales.
• No pueden utilizarse referencias 3D con el operador de intersección (un solo espacio) o en
fórmulas que utilicen una intersección implícita.

En los ejemplos siguientes se explica lo que ocurre cuando se mueven, copian, insertan o
eliminan hojas de cálculo que están incluidas en una referencia 3D. En los ejemplos se utiliza la
fórmula =SUMA(Hoja2:Hoja6!A2:A5) para sumar las celdas A2 a A5 desde la hoja 2 hasta la hoja
6.

- Insertar o copiar: Si se insertan o se copian hojas entre la Hoja2 y la Hoja6 del libro (las
extremas en este ejemplo), Excel incluirá en los cálculos todos los valores en las celdas de la A2 a
la A5 de las hojas que se hayan agregado.

28
- Eliminar: Si se eliminan las hojas que hay entre la Hoja2 y la Hoja6, Excel eliminará los valores
del cálculo.

- Mover: Si se mueven hojas situadas entre la Hoja2 y la Hoja6 a una ubicación situada fuera del
rango de hojas al que se hace referencia, Excel eliminará del cálculo sus valores.

- Mover un punto final: Si se mueve la Hoja2 o la Hoja6 a otra ubicación en el mismo libro, Excel
ajustará el cálculo para que integre el nuevo rango de hojas que exista entre ellas.

- Eliminar un punto final: Si se eliminan Hoja2 u Hoja6, Excel lo ajustará para que integre el
nuevo rango de hojas que exista entre ellas.

CREAR FÓRMULAS

Las fórmulas son ecuaciones que efectúan cálculos con los valores de la hoja de cálculo. Una
fórmula comienza por un signo igual (=), como ya sabemos. Por ejemplo, la siguiente fórmula
multiplica 2 por 3 y, a continuación, suma 5 al resultado.

=5+2*3

Crear una fórmula sencilla: =128+345


Las siguientes fórmulas contienen operadores y constantes.

Operador: signo o símbolo que especifica el tipo de cálculo que se debe llevar a cabo en una
expresión. Hay operadores matemáticos, comparativos, lógicos y referenciales.

Constante: valor que no ha sido calculado y que, por tanto, no varía. Por ejemplo, el número 210
y el texto "Ingresos trimestrales" son constantes. Las expresiones, o los valores resultantes de
ellas, no son constantes.

Fórmula de ejemplo Acción


=128+345 Suma 128 y 345
=5^2 Halla el cuadrado de 5

1. Haga clic en la celda en que desee introducir la fórmula.


2. Escriba un signo igual =.
3. Introduzca la fórmula: 128+345.
4. Presione INTRO.

Crear una fórmula que contenga referencias o nombres: =A1+23


Las siguientes fórmulas contienen referencias relativas y nombres de otras celdas. La celda que
contiene la fórmula se denomina celda dependiente cuando su valor depende de los valores de
otras celdas. Por ejemplo, B2 es una celda dependiente si contiene la fórmula =C2 o =A1+23.

Fórmula de ejemplo Acción


=C2 Utiliza el valor de la celda C2
=Hoja2!B2 Utiliza el valor de la celda B2 de Hoja2

29
=Activo-Pasivo Resta la celda Pasivo de la celda Activo

1. Haga clic en la celda en que desee introducir la fórmula.


2. En la barra de fórmulas, escriba = (signo igual).
3. Para crear una referencia, seleccione una celda, un rango de celdas, una ubicación
de otra hoja de cálculo o una ubicación de otro libro. Puede arrastrar el borde de la
selección de celdas para mover la selección, o bien arrastrar la esquina del borde para
ampliar la selección.
4. Presione INTRO.

Crear una fórmula que contenga una función: =SUMA(A1:B4)


Las siguientes fórmulas contienen funciones.

Función: una función es una fórmula ya escrita en Excel. Se utilizan funciones para simplificar y
acortar fórmulas en una hoja de cálculo, especialmente aquellas que llevan a cabo cálculos
prolongados, repetitivos o complejos. Una función toma un valor o valores, realiza una operación y
devuelve un valor o valores.

Fórmula de ejemplo Acción


=SUMA(A:A) Suma todos los números de la columna A
=PROMEDIO(A1:B4) Halla el promedio de todos los números del rango

1. Haga clic en la celda en que desee introducir la fórmula.


2. Para iniciar la fórmula con la función, haga clic en Insertar función en la barra de
fórmulas.
3. Seleccione la función que desee utilizar. Puede escribir una pregunta que describa
lo que desee hacer en el cuadro Buscar una función (por ejemplo, "sumar números"
devuelve la función SUMA), o elegir entre las categorías del cuadro O seleccionar una
categoría.
4. Introduzca los argumentos*. Para especificar referencias de celda como argumento,
seleccione las celdas de la hoja de cálculo.
5. Una vez completa la fórmula, presione INTRO.

Sugerencias

• Para introducir la misma fórmula en un rango de celdas, seleccione en primer lugar el


rango, introduzca la fórmula y, a continuación, presione Ctrl+INTRO.

• Si está familiarizado con los argumentos de una función, puede utilizar la información
sobre herramientas de funciones que aparece después de escribir el nombre de la función
y el paréntesis de apertura. Haga clic en el nombre de la función para ver el tema de la
Ayuda correspondiente a la función o haga clic en un nombre de argumento para
seleccionar el argumento correspondiente de la fórmula. Para mostrar la información sobre
herramientas de funciones, en el menú Herramientas haga clic en Opciones y active la
casilla de verificación Información sobre herramientas de funciones de la pestaña
General.
FUNCIONES

Como ya sabemos, una función es una fórmula ya escrita en Excel. Las funciones se utilizan para
simplificar cálculos prolongados, repetitivos o complejos. Las funciones ejecutan cálculos
utilizando valores específicos, los argumentos, en un orden o estructura determinado, la llamada
sintaxis de la función.

30
La sintaxis de una función comienza por el signo igual (=), seguido por el nombre de la función,
un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por puntos y comas y un
paréntesis de cierre. La sintaxis de las funciones varía muchísimo, porque cada función tiene sus
propias características e produce sus propios resultados.

Por ejemplo, la sintaxis de la función PRODUCTO, que multiplica todos los números que figuran
como argumentos y devuelve el producto, es la siguiente:

PRODUCTO(número1;número2; ...), y “número1”, “número2”, … son de 1 a 30 números que se


desea multiplicar. (Escribiendo en Excel =PRODUCTO(3;4) tenemos el resultado 12)

Pero la sintaxis de la función REPETIR, que repite un texto un número determinado de veces, es
muy diferente. Se usa la función REPETIR para llenar una celda con una cadena de texto repetida
varias veces.

REPETIR(“texto”;núm_de_veces), ““texto”” es el texto que se desea repetir y “núm_de_veces”


es un número positivo que especifica el número de veces que debe repetirse el texto. (Escribiendo
en Excel =REPETIR(“Abreu”; 3) tenemos el resultado AbreuAbreuAbreu)

Los argumentos son los valores que utiliza una función para llevar a cabo operaciones o
cálculos. El tipo de argumento que utiliza una función es específico de esa función. Los
argumentos más comunes que se utilizan en las funciones son números, texto, valores lógicos
como VERDADERO o FALSO, matrices, referencias de celda y constantes.

Insertar una función


Hay diversas formas de insertar
una función en Excel. A los
usuarios más experimentados les
gusta escribir toda la función de
una vez, con su nombre y sus
argumentos. Pero también
podemos usar el cuadro de diálogo
Insertar función, en el menú
Insertar, Función o picando el
botón Insertar función en la barra
de fórmulas.

En el tenemos primero que


seleccionar la categoría en que se
encuentra la función que deseamos
utilizar, es decir pulsamos sobre O
seleccionar una categoría. En
nuestro ejemplo la función

Fig.73 – Cuadro Insertar función.


PRODUCTO se encuentra dentro la
categoría de funciones Matemáticas y
trigonométricas.

Pulsamos Aceptar y nos aparece el


cuadro Argumentos de función. En
nuestro ejemplo es el cuadro referente a

Fig.74 – Cuadro Argumentos de función y la barra de fórmulas de Excel. 31


la función PRODUCTO. Ahora se trata de especificar sus argumentos, o sea, especificar los
números que se van a multiplicar.

A medida que se introduzca una cualquier función, los cuadros de diálogo irán mostrando el
nombre de la función, cada uno de sus argumentos, una descripción de la función y de cada
argumento, el resultado actual de la función y el resultado actual de toda la fórmula. Y podemos
siempre consultar la Ayuda sobre esta función.

El verdadero poder de Excel está en la gran diversidad de funciones que podemos encontrar, casi
300! El conocimiento de varias funciones proporciona al usuario una gran flexibilidad, una vez que
puede usar Excel para muchas operaciones. Es casi imposible saber con detalle todas las
funciones de Excel, pero es importante saber las funciones que están más adaptadas a las tareas
profesionales de cada usuario.

Todas las funciones de Excel se pueden agrupar en apenas una docena de categorías. Unas
categorías tienen más funciones que otras. Las principales categorías son:

Funciones matemáticas y trigonométricas


Las funciones matemáticas y trigonométricas permiten, por ejemplo, calcular el valor absoluto de
un número, el valor de PI, el factorial de un número o el seno de un ángulo.

Funciones estadísticas
Las funciones estadísticas permiten conocer el valor máximo de unos valores, el mínimo, la media
aritmética, el promedio, la desviación, la varianza, la moda, etc.

Funciones financieras
Con las funciones financieras se puede calcular, por ejemplo, el pago por periodo de un préstamo,
el tipo de interés, el número de periodos de amortización, el capital prestado, etc.

Funciones de texto
Las funciones de texto se utilizan para realizar conversiones, extraer partes de un título, buscar
textos, sustituir, etc.

Funciones lógicas
Las funciones lógicas se usan en fórmulas relacionales pues permiten evaluar expresiones para
obtener un único resultado.

Funciones de fecha y hora


Con las funciones de fecha y hora se puede obtener la fecha y la hora actuales y cualquiera de
sus componentes como el día del mes, el mes, el día de la semana, el minuto o el segundo.

Funciones de búsqueda y referencia


Las funciones de búsqueda y referencia son muy útiles para quién trabaja con listas de datos, una
vez que permiten manejar información almacenada en listas o tablas, por ejemplo se puede
buscar un determinado dato.

Funciones de base de datos


Las funciones de base de datos también permiten manejar información almacenada en listas o
tablas, por ejemplo realizar operaciones estadísticas con los datos.

32
Funciones de información
Las funciones de información pueden recuperar datos acerca del sistema o de la hoja de cálculo,
así como analizar datos de las celdas, como por ejemplo comprobar si una celda contiene un
número, un texto o un error.

TRABAJAR CON LISTAS DE DATOS

En Excel podemos almacenar muchos tipos de información, pero su estructura está mejor
adaptada a tablas y listados de datos, como una relación entre productos y precios, por ejemplo.
Muchas veces la información almacenada en Excel es muy extensa, o sea, no la vemos toda en la
pantalla, y en la misma tabla existen muchos tipos de datos. Por eso, en Excel se pueden utilizar
distintas opciones que permiten ver la hoja de cálculo de la manera que más se ajuste a las
necesidades y preferencias personales: las opciones de visualización y las herramientas de
ordenación y filtrado de datos.

33
Zoom en Excel
Diversas veces las tablas de Excel son muy largas, pero la
observación completa de la hoja es lo suficiente para hacer una
lectura correcta de los datos. El zoom permite aumentar o reducir
lo que se ve en la hoja de cálculo, por forma a visualizar todo su
contenido. Se puede aplicar el zoom con el botón desplegable
Zoom en la barra de herramientas estándar, o en el cuadro
Zoom del menú Ver, Zoom, en lo cual se elige el grado de
aumento o reducción que se quiera.

Inmovilizar paneles
Las primeras filas y columnas de una hoja de cálculo suelen
utilizarse para colocar rótulos y títulos. Pero, en las tablas mas
largas, al desplazarnos por la hoja hacia la derecha o hacia
Fig.75 – Cuadro Zoom en Ver, Zoom. abajo, dejamos de los ver. Para evitar esto, es decir, para poder
tener los títulos siempre visibles, se fija las celdas que contienen
la información que queremos ver siempre, mismo cuando estamos en las últimas celdas de la
tabla.

Excel inmoviliza las celdas que se sitúan arriba y a la izquierda de la celda activa, lo mismo es
decir la celda seleccionada, en lo momento de la inmovilización. Entonces, debemos seleccionar
la primera celda que se puede mover y después ir al menú Ventana, Inmovilizar paneles. Para
desbloquearlas se selecciona en el menú Ventana la opción Movilizar paneles.

Fig.76 – Vista normal de la hoja. Fig.77 – Se selecciona la primera Fig.78 – Después de se inmovilizar
Queremos inmovilizar las filas de celda que no va estar fija, la celda a los paneles, en el menú Ver,
titulo, o sea, las filas 1 a 4, y la la derecha de la columna B y abajo podemos ver una línea negra que nos
columna con “Fecha”, la columna B. de la fila 4. La primera celda con muestra los limites de la
esas condiciones es la celda C5. inmovilización. Desplazándonos en la
tabla, las filas 1 a 4 y las columnas A
y B se quedan inmóviles.

Dividir la hoja de cálculo


Muchas veces tenemos la necesidad de comparar listas de datos, sea la parte inicial y la parte
final de la misma hoja de cálculo, sea dos hojas de cálculo distintas. En Excel tenemos
herramientas para visualizar dos o más hojas al mismo tiempo, lo que nos permite compararlas.

Cuando queremos hacer comparaciones en la misma hoja de cálculo podemos usar la


herramienta de división de la ventana. Lo principio es similar al usado para inmovilizar paneles.
Excel divide la ventana a partir de las celdas que se sitúan arriba y a la izquierda de la celda
seleccionada en lo momento de la división. Podemos tener la hoja dividida en 4 partes, pero los
movimientos de las 4 partes no son individuales. Lo mejor es dividir la hoja en 2 partes, horizontal

34
o verticalmente. Entonces, debemos seleccionar la celda que marca la frontera de la división, una
celda en la columna A, para dividir la hoja horizontalmente, o una celda de la fila 1, para dividir la
hoja verticalmente, y después ir a Ventana, Dividir.

Fig.79 – Vista normal de la hoja. Queremos dividir la hoja Fig.80 – Excel divide la hoja a la izquierda de la celda que está
verticalmente, entonces seleccionamos una celda de la fila 1. seleccionada en el momento de la división. La frontera de la
división, en gris, puede ser amovida para los dos lados.

Comparación de hojas de cálculo


Hay otra herramienta que se puede utilizar para hacer comparaciones, en dos partes de la misma
hoja de cálculo o en más que una hoja, del mismo archivo o de varios archivos. Para las
comparaciones en la misma hoja de cálculo o en hojas distintas del mismo archivo Excel, tenemos
en primer lugar de crear una nueva ventana de la hoja, en Ventana, Nueva ventana. Con eso
creamos una repetición de la hoja y se puede ver en la barra de titulo el nombre del archivo
seguido de :1 y :2. Se pueden crear varias ventanas de lo mismo archivo, tantas cuantas las hojas
en el archivo, por ejemplo. Después de creada la nueva ventana vamos a Ventana, Organizar y
en el cuadro Organizar ventanas elegimos como van ser presentadas: en mosaico,
horizontalmente, verticalmente o en cascada. Las ventanas creadas son independientes, pero no
podemos olvidar que estamos trabajando en la misma hoja. Hacer una alteración a la hoja en la
ventana 1 se reproduce también en la ventana 2.

Fig.81 – Dos ventanas de la misma hoja, en la vertical. Las ventanas son independientes, pero alterar la hoja en una ventana
aparece también en la otra ventana: por ejemplo, pintar la celda A1 de amarillo en la ventana 1 se reproduce en la ventana 2.
Para las comparaciones en hojas de distintos archivos, todas las hojas tienen de estar abiertas.
Después vamos a Ventana, Organizar y en el cuadro Organizar ventanas elegimos como van
ser presentadas: en mosaico, horizontalmente, verticalmente o en cascada. Las ventanas son
totalmente independientes, una vez que son ventanas de archivos distintos.

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Fig.82 – Dos ventanas de hojas de archivos distintos. Las ventanas son totalmente independientes.

Para las comparaciones entre varias hojas, unas hojas en el


mismo archivo Excel y otras en hojas de archivos distintos,
tenemos de hacer los dos procedimientos: en primer lugar crear
una nueva ventana de las hojas del mismo archivo y de seguida
abrir las hojas de los otros archivos Excel. Con todos los
documentos abiertos vamos a Ventana, Organizar y en el
cuadro Organizar ventanas elegimos como van ser
presentadas. Si tenemos muchas hojas abiertas, de varios
archivos Excel, pero queremos ver sólo hojas de un de los
archivos, seleccionamos la opción Ventanas del libro activo
en el cuadro Organizar ventanas.

Fig.83 – Se marca la opción Ventanas del Buscar y reemplazar datos


libro activo cuando queremos hacer una En ocasiones resulta muy útil localizar fragmentos de texto o
comparación dentro de la misma hoja, pero fórmulas en la hoja. Excel dispone de opciones de búsqueda y
tenemos más que un libro abierto en Excel.
sustitución que permiten efectuar este tipo de operaciones.

La herramienta en Edición, Buscar es la misma que en Edición, Reemplazar. En ambas Excel


presentará el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, que contiene dos pestañas: Buscar y
Reemplazar.

Cuando sólo se pretende hacer


una búsqueda, se introduce la
palabra en el cuadro Buscar. En
Opciones >> podemos escoger
el formato de los datos que se
quiere encontrar, en el botón
Formato. En la lista desplegable
Buscar se selecciona Por filas
o Por columnas, para
determinar la dirección de
búsqueda. En Buscar dentro
de se selecciona Fórmulas,
Fig.84 – Cuadro Buscar y reemplazar. En la pestaña Reemplazar
hay todas las herramientas de la pestaña Buscar y otras más. Las Valores o Comentarios.
opciones marcadas a rojo sólo existen en la pestaña Reemplazar.

Finalmente, optamos o no por Coincidir mayúsculas y minúsculas, o sea, hacer o no una


búsqueda sensible a letras mayúsculas y minúsculas, y por Buscar sólo celdas completas, lo
mismo es decir buscar contenidos completos (no fragmentos).

Para reemplazar datos dentro de una hoja de cálculo se selecciona la pestaña Reemplazar. El
procedimiento es lo mismo de la búsqueda, porque para se reemplazar algo primero tenemos de

36
encontrarlo. Pero, como vamos introducir el dato (o datos) de sustitución podemos también
escoger su formato en el botón Formato. Para terminar, picamos el botón Buscar siguiente para
localizar la siguiente ocurrencia en la hoja y cuando encontramos una ocurrencia que se va
sustituir pinchamos el botón Reemplazar. Para efectuar todas las sustituciones de una vez,
picamos el botón Reemplazar todas.

Ordenar datos
Como sabemos, muchas veces la orden pela cual los datos son introducidos en una tabla no es
necesariamente la más lógica para su interpretación y analice. Surge por eso la necesidad de
reordenar la tabla. Y su principal objetivo es quitar
información más fácilmente. Por ejemplo, ordenar los
datos del mayor para lo más pequeño (o el inverso)
posibilita la identificación rápida de tendencias y la
creación de previsiones. Por eso la ordenación debe
ser hecha de una forma cuidada, eficiente y que nos
permita una lectura correcta de la tabla y su
contenido.

Ordenar una lista de datos significa cambiar el orden


de las filas utilizando un criterio. En Excel podemos
ordenar los datos en orden descendente (del 9 al 0 y
de la Z a la A) o en orden ascendente (del 0 al 9 y de
la A a la Z - los números son ordenados en primer
lugar), en 3 criterios distintos. En Datos, Ordenar
tenemos disponible el cuadro Ordenar donde están
las herramientas para hacerlo. Para obtener
Fig.85 – Cuadro Ordenar en Datos, Ordenar. resultados óptimos, el rango que se va a ordenar
deberá tener etiquetas o encabezados de columna.

Empezamos por seleccionar toda la tabla, con los encabezados de columna y después vamos a
Datos, Ordenar. Se visualizará el cuadro de diálogo Ordenar. En las listas despegables Ordenar
por y Luego por elegimos los criterios de ordenación comenzando por lo más importante. En
cada uno de los criterios podemos escoger la ordenación ascendente o la ordenación
descendente. No es obligatorio elegir lo tres criterios. En la parte final del cuadro hay que decir se
El rango de datos tiene fila de
encabezamiento. Se seleccionamos Sí,
vamos tener los criterios con los nombres de
encabezado, se seleccionamos No tenemos
de ordenar la tabla por las columnas.
Tenemos también el botón de Opciones
donde podemos Distinguir mayúsculas y
minúsculas y Ordenar de izquierda a
derecha. Como las tablas suelen estar
construidas por columnas la mayoría de las
veces se ordenan filas. Con esta opción se
ordenan columnas. Para finalizar, hay que
Fig.86 – Cuadro Opciones de ordenación. La opción
hacer clic en Aceptar. Se puede alterar el Ordenar de izquierda a derecha es usada para
orden de los datos tantas veces cuantas se ordenar columnas en lugar de filas.
quiera.

Filtrar datos
Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar un subconjunto de datos de un rango y trabajar
con el mismo. Un rango filtrado muestra sólo las filas que cumplen las condiciones que se
especifican. A diferencia de la ordenación, el filtrado no reorganiza los rangos. El filtrado oculta
temporalmente las filas que no se desea mostrar. Después de filtrar filas, podemos modificar,
aplicar formato, representar en gráficos e imprimir el subconjunto del rango que satisface las

37
condiciones, sin necesidad de reorganizarlo ni ordenarlo. Los filtros en Excel pueden ser
automáticos o avanzados.

Los filtros automáticos son la forma más sencilla de filtrar datos. En primer lugar se selecciona
una celda de la fila que tiene los títulos de las columnas. Por veces hay que seleccionar toda la fila
de títulos y no sólo una celda de la fila. En el menú Datos, seleccionamos Filtro, Autofiltro. Al
seleccionarlo aparecerán las flechas desplegables de autofiltro a la derecha de los rótulos de
columna.

Fig.87 – Después de seleccionado el menú Datos, Filtro, Autofiltro podemos ver las flechas desplegables en cada rótulo de columna.

Con el autofiltro activo podemos extraer información específica en la


tabla. Picando el desplegable podemos ver las opciones posibles
para cada columna, empezando por (Todas), (Diez mejores) y
(Personalizar) que son comunes a todas las columnas. Después
tenemos las opciones específicas de cada columna, como números,
días, etc. Por ejemplo, podemos ver únicamente las ventas de todos
los jueves. Para filtrar la tabla picamos el desplegable del campo
“Día” y elegimos “Jueves”. La tabla filtra los datos y visualiza sólo
las filas de los datos que cumplen el criterio, en nuestro ejemplo, Fig.88 – Las opciones de la flecha
sólo vemos las filas con “Jueves” en la columna “Día”. Los botones desplegable en la columna “Día”.
de la lista desplegable de aquellas columnas que tienen establecido
un criterio aparecen con un color diferente a las del resto, en azul. De esta forma se sabe en todo
momento por qué columnas se están filtrando los datos, pudiendo eliminar alguna condición o
todas ellas.

Fig.89 – Con el filtro aplicado, sólo vemos las ventas de jueves. El botón de la columna “Día” está en azul.

Los filtros se van acumulando. Por ejemplo, después de mostrar “Jueves” podemos adicionar otro
filtro para mostrar solamente los jueves de la primera mitad del mes, los días 4 y 11, en “Fecha”.
Esto puede ser hecho de dos formas: en el cuadro Autofiltro de las diez mejores o en el cuadro
Autofiltro personalizado.

El nombre de lo cuadro es Autofiltro de las diez


mejores pero se pueden seleccionar las mejores y

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Fig.90 – El cuadro Autofiltro de las diez mejores.
las peores. Y también se pueden seleccionar otro número cualquier de elementos, como se puede
ver en la figura 90. En nuestro ejemplo queremos mostrar la primera mitad del mes, o sea, los 15
elementos inferiores de la columna Fecha.

Podemos lograr lo mismo resultado en el


cuadro Autofiltro personalizado. El
procedimiento usado es lo mismo, pero se
elige la opción (Personalizar) en la lista
desplegable de la columna que nos
interesa utilizar. Los filtros automáticos
personalizados se usan siempre que el
criterio necesario es más complejo que la
simple selección de un valor, una vez que
se puede introducir hasta dos condiciones.
En nuestro ejemplo queremos mostrar la
primera mitad del mes, o sea, la fecha
mayor que 1 y menor que 15. Usando el Fig.91 – El cuadro Autofiltro personalizado. En este cuadro
cuadro Autofiltro de las diez mejores o el tenemos la posibilidad de usar dos criterios,
el criterio 1 y el criterio 2 o el criterio 1 o el criterio 2.
cuadro Autofiltro personalizado el
resultado es presentado el la figura 92.

Fig.92 – El resultado de los dos filtros aplicados. Los botones de las columnas “Día” y “Fecha” están en azul.

Para eliminar todos los filtros aplicados vamos a Datos, Filtro, Mostrar todo, pero el filtro sigue
activo. Para desactivarlo, haciendo desaparecer todas las listas desplegables y mostrando todas
las filas de datos, se selecciona Datos, Filtro, Autofiltro, lo mismo usado para activarlo.

IMPRESIÓN

Hay varias formas y botones para imprimir la hoja de cálculo. Las más usuales son el botón
Imprimir de la barra de herramientas estándar y la orden Imprimir del menú Archivo. Cuando se
utiliza el botón Imprimir la hoja se imprime inmediatamente con la impresora por omisión,
utilizando las últimas opciones de impresión que ha seleccionado. Cuando se utiliza la orden
Imprimir del menú Archivo se puede seleccionar opciones adicionales antes de imprimir, como el
número de copias o de páginas seleccionadas a imprimir. Estas dos formas son las mejores para
imprimir hojas pequeñas, donde están claramente visibles todos los datos.

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Pero la mejor opción es configurar previamente la impresión, para asegurar que la impresión es
hecha correctamente, sin fallos y con todos los datos importantes. Podemos tener una
visualización previa de lo que va pasar con la impresión en Archivo, Vista preliminar. Es muy
importante visualizar la impresión antes de hacerla. Muchas veces se desperdician hojas de papel
sólo porque la configuración de la impresión no ha sido hecha de forma cuidada. Podemos
configurar la impresión en Archivo, Configurar página y se abre el cuadro Configurar página,
que tiene 4 pestañas mucho importantes: Página, Márgenes, Encabezado y pie de página y
Hoja.

En la pestaña Página tenemos herramientas


de Orientación y Ajuste de escala.
También podemos elegir el Tamaño del
papel y la Calidad de impresión.
Cambiamos para la orientación horizontal
cuando tenemos que imprimir muchas más
columnas de datos de las que cabrían en
una página con orientación vertical. Si no se
desea utilizar la orientación horizontal,
podemos cambiar la escala de la impresión.
Podemos ajustar a un porcentaje del tamaño
normal o usar una relación de x páginas de
ancho por y de alto. Con eso se ajusta el
diseño de la hoja de cálculo impresa para
que los datos se ajusten al espacio
Fig.93 – Pestaña Página del cuadro Configurar página. disponible.

La pestaña Márgenes es la pestaña adecuada para ajustar las márgenes de la impresión, el


tamaño del encabezado y el tamaño del pie de página. El Encabezado indica la distancia desde el
borde superior de la página hasta el
encabezado y el Pie de página indica la
distancia desde el borde inferior de la página
hasta el pie de página. Las dichas distancias
deben ser inferiores a las que figuran en los
márgenes superior e inferior, para que el
encabezado y el pie de página no se queden
ocultados. En esta pestaña también se
puede centrar la página horizontalmente y/o
verticalmente. Los márgenes también
pueden ser ajustados picando el botón Vista
preliminar. Después, en Márgenes
podemos visualizarlos y ajustarlos
manualmente. Las alteraciones hechas en
Vista preliminar son asumidas por la
pestaña Márgenes, o sea, se pueden ver Fig.94 – Pestaña Márgenes del cuadro Configurar página.
sus nuevos valores después de alterados.

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Fig.95 – Los márgenes en Vista preliminar.

En la pestaña Encabezado y pie de página del cuadro de diálogo Configurar página se puede
elegir en las listas desplegables un encabezado y un pie de página entre los ya predefinidos. Sin
embargo, muchas veces la mejor solución es crearlos. Picando en Personalizar encabezado y
Personalizar pie de página tenemos
varios botones para insertar
información en las tres secciones del
encabezado o del pie de página. Lo
que se escribe en la sección izquierda
estará alineado a la izquierda, en la
sección central estará centrado y en la
sección derecha estará alineado a la
derecha. Los botones nos permiten
insertar la fuente (aplicará al texto
seleccionado el formato de fuente que
Fig.96 – El cuadro Encabezado (igual al cuadro Pie de página) en lo cual
se indique), el número de página, el podemos insertar varios tipos de información.
número total de páginas, la fecha, la
hora, la ruta de acceso y el nombre del archivo, el nombre del archivo (sin la ruta), el nombre
de la hoja (etiqueta) y también insertar una imagen.

La pestaña Hoja es la última del cuadro de


diálogo Configurar página. En esta se
puede establecer el área de impresión. Excel
por defecto imprime la hoja completa,
dividiéndola en varias páginas. En caso de
que se quiera imprimir sólo una parte de la
hoja y no la hoja completa, en el área de
impresión se indica la parte de la hoja que
se quiere imprimir. En el apartado Imprimir
títulos se puede especificar las filas y/o
columnas que se quiere imprimir en todas
las páginas, es decir, las que contienen los
títulos. Para especificarlas tenemos dos
cuadros: Repetir filas en extremo superior
y Repetir columnas a la izquierda. Esta es
Fig.97 – Pestaña Hoja del cuadro Configurar página.
una herramienta similar al inmovilizar
paneles, pero para la impresión, y es muy
útil cuando la hoja de cálculo es grande y ocupa varias páginas pues permite ver los títulos de las
filas y columnas en todas las páginas. Podemos aún especificar si queremos imprimir otros
pormenores, como las líneas de división de las celdas o los títulos de filas y columnas, por
ejemplo. Después de picar el botón Aceptar las configuraciones están activas y se debe pulsar el
botón Vista preliminar en la pantalla inicial para ver lo que Excel va a imprimir exactamente.

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Para imprimir el documento es necesario hacer clic en el menú Archivo, Imprimir, o hacer clic
sobre el botón Imprimir de la barra de herramientas estándar. La última opción imprimirá
inmediatamente todas las páginas de la hoja
de cálculo activa. La primera opción presenta
el cuadro de diálogo Imprimir que permite
indicar fundamentalmente qué páginas se va
imprimir, el número de copias, si interesa
imprimir las hojas de cálculo activas, todo el
libro o sólo la selección. La opción Intercalar
organiza las páginas cuando se imprimen
varias copias de un documento, de forma que
imprime una copia completa del documento
antes de imprimir la primera página de la copia
siguiente. Pinchando el botón Aceptar la hoja
es impreso.
Fig.98 – Cuadro Imprimir.

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APÉNDICE: ATAJOS DE TECLADO
Los atajos de teclado son teclas o combinaciones de ellas que producen una acción
predeterminada y que agilizan el uso de un programa. Muchas veces su utilización resulta más
conveniente y rápida que el desplazamiento del ratón y se tornan indispensables cuando este
periférico se rompe. Muchas de estas combinaciones son propias de Windows, otras son comunes
a una familia de programas (como el paquete de Office) y otras son exclusivas de cada programa.

Esta es una guía para el Excel con los atajos más usuales que es bueno tener a mano. Una boa
idea es cada persona acostumbrarse a usar las combinaciones de teclas más útiles según el tipo
de trabajo que realiza habitualmente. Las combinaciones más importantes están en gris.

ACCIONES GENERALES TECLAS


Ayuda F1
Nuevo libro Ctrl + U
Abrir archivo de Excel Ctrl + A
Cerrar libro Ctrl + F4
Cerrar Excel Alt + F4
Guardar archivo Ctrl + G
Guardar como F12
Copiar la celda que está arriba Ctrl + J
Copiar la celda que está a la izqueirda Ctrl + D
Copiar Ctrl + C
Cortar Ctrl + X
Pegar Ctrl + V
Deshacer Ctrl + Z
Rehacer la última acción deshecha Ctrl + Y
Edición de la celda en uso F2
Revisar ortografía F7
Mostrar el cuadro de diálogo "Buscar" Ctrl + B
Mostrar el cuadro de diálogo "Reemplazar" Ctrl + L
Mostrar el cuadro de diálogo "Formato de celda" Ctrl + 1
Mostrar el cuadro de diálogo "Ir a" F5 o Ctrl + I
Imprimir Ctrl + P

MOVIMIENTOS COMBINACIÓN DE TECLAS


Una celda a la izquierda Flecha a la izquierda
Una celda a la derecha Flecha a la derecha
Una celda arriba Flecha arriba
Una celda abajo Flecha abajo
Ir al inicio de la fila Home (Inicio)
Ir para la primera columna de una tabla Ctrl + Flecha a la izquierda
Ir para la última celda de una tabla Ctrl + End (Fin)
Ir a la parte superior de la hoja de trabajo (celda A1) Ctrl + Home (Inicio)
Ir a la próxima hoja de trabajo Ctrl + Page Down
Ir a la hoja de trabajo anterior Ctrl + Page Up

ACCIONES CON CELDAS COMBINACIÓN DE TECLAS


Seleccionar la tabla completa Ctrl + E
Seleccionar la columna entera Ctrl + Barra espaciadora
Seleccionar la fila entera Shift + Barra espaciadora
Seleccionar todas las celdas a la izquierda de la activa Shift + Flecha a la izquierda
Seleccionar todas las celdas a la derecha de la activa Shift + Flecha a la derecha
Seleccionar todas las celdas arriba de la activa Shift + Flecha arriba
Seleccionar todas las celdas abajo de la activa Shift + Flecha abajo

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bnb

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