PEDOMAN PELAYANAN

ADMINISTRASI DAN TATA KELOLA

RUMAH SAKIT IBUU DAN ANAK AMANAH

Jl. Dr. Saleh No. 43 Telp (0335) 423487 Fax (0335) 421329
Email klinikamanah@yahoo.co.id
PROBOLINGGO

TAHUN 2019
 RUMAH SAKIT IBU DAN ANAK AMANAH
Jl Dr. Saleh No. 43 Telp/Fax 0335-423487
Kota Probolinggo Jawa Timur
klinikamanah@yahoo.co.id rsb-amanah.probolinggo.biz

SURAT KEPUTUSAN

NOMOR : 007/SKPDM/ADMIN/RSIAAMN/I/2019

TENTANG

PEDOMAN PELAYANAN ADMINISTRASI DAN TATA KELOLA

RUMAH SAKIT IBU DAN ANAK AMANAH PROBOLINGGO
DIREKTUR RUMAH SAKIT IBU DAN ANAK AMANAH PROBOLINGGO
Menimbang : a. bahwa dalam upaya meningkatkan mutu pelayanan
administrasi dan tata kelola Rumah Sakit maka
diperlukan pedoman pelayanan administrasi dan tata
kelola RS;
b. bahwa agar pelayanan Unit kerja di Rumah Sakit
dapat terlaksana dengan baik, perlu adanya kebijakan
Direktur Rumah Sakit sebagai landasan bagi
penyelenggaraan pelayanan administrasi dan tata
kelola di Rumah Sakit;
c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana
dimaksud dalam a dan b ,perlu ditetapkan dengan
Keputusan Direktur Rumah Sakit.
Mengingat : 1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44
tahun 2009 tentang Rumah Sakit
2. Keputusan menteri kesehatan Republik Indonesia
Nomor: 129/Menkes/SK/II/2008 Tentang standart
pelayanan minimal (SPM) Rumah Sakit.
3. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
Nomor:1691/Menkes/2011 tentang Keselamatan
pasien Rumah Sakit;
4. Undang – undang No 36 Tahun 2009 tentang
 RUMAH SAKIT IBU DAN ANAK AMANAH
Jl Dr. Saleh No. 43 Telp/Fax 0335-423487
Kota Probolinggo Jawa Timur
klinikamanah@yahoo.co.id rsb-amanah.probolinggo.biz

kesehatan
MEMUTUSKAN
Menetapkan :
Kesatu : PEMBERLAKUAN PEDOMAN PELAYANAN
ADMINISTRASI DAN TATA KELOLA RUMAH SAKIT
IBU DAN ANAK AMANAH PROBOLINGGO
Kedua : Pedoman Pelayanan Administrasi dan Tata Kelola Rumah
Sakit Ibu dan Anak Amanah Probolinggo telah ditetapkan
dalam surat keputusan ini sebagaimana tercantum dalam
lampiran surat keputusan ini;
Ketiga : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkannya, dan
apabila di kemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam
penetapan ini akan diadakan perbaikan sebagaimana
mestinya.

Ditetapkan di : Probolinggo
Pada Tanggal : 25 Januari 2019
Direktur Rumah Sakit Ibu Dan Anak Amanah Probolinggo

dr. Hj. Evariani, M.Kes

 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT atas Karunia dan Hidayah-Nya

penyusunan Pedoman pelayanan Administrasi dan Tata kelola Rumah Sakit Ibu
dan Anak Amanah ini dapat terselesaikan dan dapat menjadi pedoman dalam
kegiatan administrasi Rumah Sakit.

Pedoman ini dibuat untuk memenuhi salah satu petunjuk dalam

melaksanakan pelayanan di lingkungan rumah sakit Ibu dan Anak Amanah
Probolinggo.

Kami mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua

pihak yang telah membantu dalam menyusun pedoman pelayanan Administrasi
dan Tata kelola ini. Penyusun berharap semoga dadapat dimanfaatkan.

Dengan kritik dan saran yang konstruktif penyusun akan terus menerus
meningkatkan dan memperbaiki pedoman bila dibutuhkan perubahan untuk masa
yang akan datang

Penyusun

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ............................................................................................... i

DAFTAR ISI ........................................................................................................... ii
BAB I PENDAHULUAN ................................................................................ 1
BAB II STANDAR KETENAGAAN ............................................................... 5
BAB III STANDAR FASILITAS ....................................................................... 6
BAB IV TATA LAKSANA PELAYANAN ........................................................ 8
BAB V LOGISTIK ......................................................................................... 10
BAB VI KESELAMATAN PASIEN .................................................................11
BAB VII KESELAMATAN KERJA ................................................................. 13
BAB VII PENGENDALIAN MUTU ................................................................ 16
BAB IX PENUTUP .......................................................................................... 17

ii
 Lampiran :
Surat Keputusan Direktur Rumah Sakit Ibu dan Anak Amanah Probolinggo
Nomor : 007/SKPDM/ADMIN/RSIAAMN/I/2019
Tentang : Pedoman Pelayanan Administrasi dan Tata kelola
Tanggal : 25 Januari 2019

BAB I
PENDAHULUAN

Admnistrasi dan tata kelola merupakan pusat administrasi mulai sirkulasi

administrasi, penyambung informasi sampai pada pelaksanaan kebijakan dari
Direktur.Bagian Administrasi sebagai salah satu bagian di RSIA Amanah yang
memiliki kedudukan yang sangat strategis. Berbagai kebutuhan administrasi,
direncanakan, diproses dan dilaksanakan oleh bagian administrasi.
Pengertian administrasi seringkali diartikan dalam arti yang sempit, yaitu
sebagai kegiatan ketatausahaan, yaitu pekerjaan yang bersifat tulis menulis belaka.
Administrasi dalam arti luas, yaitu sebagai suatu proses kerjasama yang telah
ditentukan sebelumnya, juga seringkali dipertukarkan penggunaan dan
pengertiannya dengan “manajemen’ yang merupakan proses pencapaian tujuan
melalui dan dengan orang lain. ‘Kantor ‘ dapat dilihat dalam arti yang statis, yaitu
keadaan fisik yang merupakan wadah atau tempat, dapat berupa gedung, rumah
atau ruangan dimana kegiatan – kegiatan tata usaha dilakukan. Dalam arti yang
dinamis, kantor merupakan suatu organisasi dimana terdapat struktur, tugas,
tanggung jawab, hak dan wewenang dari setiap anggota organisasi yang
bersangkutan.
Administrasi dan tata kelola adalah proses perencanaan, pengorganisasian
dan pengkoordinasian orang,bahan- bahan ,mesin –
mesin,metode,perlengkapan,peralatan,dan uang serta pengarahan dan pengawasan
atas pelaksanaan pekerjaan dalam rangka mencapai tujuan organisasi, dalam hal
ini yaitu tujuan RS. Pekerjaan kantor merupakan fungsi pendukung atau
memberikan bantuan dalam melaksanakan tugas pokoknya.

1
 A. Latar Belakang
Administrasi perkantoran meliputi kegiatan
pelayanankeamanan,kebersihan dan keindahan,pelayanan tamu,pelayanan
telepon,pelayanan kepegawaian, pelayanan keuangan, pelayanan umum,
pelayanan surat menyurat dan ekspedisi. Administrasi RS ditinjau dari
sudut ilmu berinduk pada administrasi. Definisi administrasi dan tata
kelola dalam pedoman ini adalah usaha penyelenggaraan perkantoran guna
membenatu Rumah Sakit dalam pencapaian tujuan Rumah Sakit. Segala
sesuatu yang berkaitan dengan catat mencatat, melakukan perjanjian,
memfasilitasi pertemuan, memberikan laporan, menyusun dokumen,
menyimpan dokumen.mengirimkan surat dan sebagainya.
Untuk keperluan tersebut, terbentuk suatu jalinan komunikasi
formal maupun informal. Disamping itu, komunikasi yang efektif dan
efisien juga merupakan faktor penting dalam pelaksanaan pekerjaan
kantor. Tugas pokok bagian Administrasi adalah memberikan pelayanan
administrasi baik di kantor maupun di seluruh unit RS.

B. Tujuan
Tujuan Umum :
Meningkatkan pelayanan administrasi dan tata kelola di Rumah Sakit Ibu
dan Anak Amanah Probolinggo secara efektif dan efisien.
Tujuan Khusus :
a. Terlaksananya pengendalian surat menyurat di RS
b. Terselenggaranya program administrasi dan tata kelola di RS
c. Memfasilitasi semua pertemuan internal RS dan membuat laporan

C. Ruang Lingkup Pelayanan

Ruang Lingkup Pelayanan Administrasi dan Tata kelola RS meliputi semua unit
kerja.
Sebagaimana telah disebutkan sebelumnya, bahwa pelayanan Administrasi
yang diatur di dalam pedoman ini dikhususkan pada administrasi

2
 perkantoran dan administrasi komite medik. Secara rinci dijelaskan
sebagai berikut:
1. Administrasi perkantoran /sekertaris perkantoran
Administrasi perkantoran bertanggung jawab dalam memenuhi semua
kebutuhan Direktur,korespodensi dan menyiapkan segala keperluan
rapat yang diadakan di lingkungan kantor.
2. Administrasi Komite Medik
Administrasi Komite Medik mempunyai tanggung jawab untuk
membantu sekertaris komite medik dan tertib administrasi dokter juga
mengatur segala keperluan dokter yang mengikuti kegiatan ilmiah.
D. Batasan Operasional
Batasan operasional pedoman ini terbagi menjadi 2 (dua) tugas poko yaitu
administrasi perkantoran /sekertaris Direktur dan Administrasi Komite
Medik.yang dirinci lagi sebagai berikut :
1. Administrasi Perkantoran /sekertaris Direksi
a. Pelayanan surat menyurat dan ekspedisi
b. Pelayanan tamu
c. Pelayanan untuk Direksi
d. Melakukan perjanjian
e. Memfasilitasi pertemuan
f. Memberikan laporan (rapat dan notulen)
g. Menyusun dan menyimpan dokumen
2. Administrasi Komite Medik
a. Kelengkapan dokumen dokter ‘
b. Kebutuhan Komite Medik sehari – hari
c. Memfasilitasi dokter yang mengikuti kegiatan ilmiah
E. Landasan Hukum
1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 tahun 2009 tentang
Rumah Sakit,

3
2. Keputusan menteri kesehatan Republik Indonesia Nomor:
129/Menkes/SK/II/2008 Tentang standart pelayanan minimal (SPM)
Rumah Sakit.
3. Undang – undang Republik Indonesia Nomor 36 tahun 2004 tentang
Kesehatan

4
 BAB II
STANDAR KETENAGAAN

Kualifikasi tenaga yang harus tersedia untuk menjamin terlaksananya

pelayanan di Administrasi dan Tata kelola meliputi :
1. Kepala unit Administrasi dan Tata kelola
Tenaga yang dasar pendidikannya minimal DIII yang mempunyai
pengetahuan tentang perkantoran .
A. KUALIFIKASI SUMBER DAYA MANUSIA
Standar SDM bagian Administrasi dan Tata kelola adalah sebagai berikut.

No Nama jabatan Kualifikasi Jumlah sertifikasi

Kepala bag 1 Bidan
administrasi dan tata
1 kelola D3 kebidanan
Anggota bagian 1 S.sos
2 kepegawaian S1
Anggota bagian 1 SKM
3 keuangan S1

B. DISTRIBUSI KETENAGAAN & PENGATURAN JAGA.

SDM unit Administrasi dan Tata Kelola berjumlah 3 orang dan sesuai
dengan struktur organisasi Unit Administrasi dan tata kelola memiliki seorang
Kepala unit dengan pendidikan DIII yang sudah berpengalaman minimal 5
tahun dan mempunyai pengetahuan tentang perkantoran.

C. PENGATURAN JAGA
Pola pengaturan ketenagaan unit Administrasi dan Tata kelola yaitu :
Dinas Pagi : Pukul 07.00-15.30 WIB
Dinas Sore dan Malam : On call

5
 BAB III
STANDAR FASILITAS

a. Denah Ruang Unit Adminstrasi dan Tata kelola

LEMARI LEMARI
Meja 4

Meja 1 Meja 2 Meja 3

Gambar 3.1 Denah Ruang Kerja Unit Administrasi dan tata kelola

Keterangan :
A : MEJA 1 : PMKP
B : MEJA 2 : ADMIN DAN TATA KELOLA
C : MEJA 3 : KEPERAWATAN
D : MEJA 4 : KEPEGAWAIAN
b. Standar Fasilitas
Unit kerja memiliki fasilitas ruangan yang terdiri dari :
a. Tempat untuk penyimpanan dokumen arsip surat masuk dan keluar
b. Tempat pengolahan data.

6
c. Inventaris Ruangan
Tabel 3.1 Daftar Inventaris Ruang Administrasi dan Tata kelola

Keterangan
NO NAMA ALAT SAT
Jumlah Kondisi
1 AC Panasonic buah 1 Baik, layak dipakai
2 Lemari besi buah 2 Baik, layak dipakai
3 Kursi dan meja buah 4 Baik, layak dipakai
4 Laptop Unit 1 Baik, layak dipakai
5 Printer Buah 1 Baik, layak dipakai
6 Tempat sampah buah 1 Baik,layak pakai
7 Telepon buah 1 Baik,layak pakai

7
 BAB IV
TATA LAKSANA PELAYANAN

a. Kegiatan dan Rincian

1. Sasaran
1. Sasaran Penyelenggaraan pelayanan di Rumah Sakit Ibu dan Anak Amanah
Probolinggo

Administrasi dan Tata kelola

Unit Kerja 1. Pihak ketiga RS

Direktur

Sasaran penyelenggaraan pelayanan di Rumah Sakit Ibu dan Anak

Amanah Probolinggo adalah seluruh unit kerja dan Direktur RS

2. Pelayanan Administrasi dan tata kelola Rumah Sakit

INPUT Standar OUTPUT

Proses

Dalam penyelenggaraan pelayanan rumah sakit, standar masukan

(input) sumber daya manusia atau petugas pelayanan, sarana dan prasarana,
sedangkan standar proses meliputi sistem pelayanan atau prosedur dan.
Sedangkan standar keluaran (output) adalah kepuasan pelanggan dan

8
 meningkatnya jumlah kunjungan pasien.

3. Pelaksanaan Pelayanan Unit

A. Pelayanan
Mekanisme kerja adalah sebagai berikut :

Direktur

Administrasi
dan tata kelola Unit kerja

Gambar 4.1 Mekanisme Kerja

9
 BAB V
LOGISTIK

Keperluan logistik di unit Humas meliputi bahan yang dipenuhi oleh Unit kerja
seperti : bahan habis pakai dan obat.
1) Alur Permintaan Barang

PJ.Administrasi Rincian kebutuhan Pengajuan

dan tata kelola proposal
Anggran

Persiapan kegiatan Pengajuan

Kabag/Direktur

a) RKA
b) Pengajuan Proposal
c) Pengajuan Kabag
d) Persiapan penyelenggraan kegiatan pelayanan

10
 BAB VI
KESELAMATAN PASIEN

Patient safety atau keselamatan pasien adalah suatu system yang membuat
asuhan pasien di rumah sakit menjadi lebih aman. Sistem ini mencegah terjadinya
cedera yang disebabkan oleh kesalahan akibat melaksanakan suatu tindakan atau
tidak mengambil tindakan yang seharusnya diambil.
Terkait dengan usaha pencapaian kegiatan pelayanan di Rumah Sakit Ibu dan
Anak Amanah Probolinggo, maka kemudian dilakukan penekanan dengan terintegrasi
pada pedoman keselamatan dan kesehatan kerja di Rumah Sakit Ibu dan Anak
Amanah Probolinggo. Pelaksanaan kegiatannya terkait dengan keselamatan pasien
selalu mengacu pada sasaran keselamatan pasien yang antara lain adalah:
a. Ketepatan identifikasi pasien
b. Peningkatan komunikasi yang efektif
c. Peningkatan keamanan obat yang perlu diwaspadai
d. Kepastian tepat – lokasi, tepat – prosedur, tepat- pasien operasi
e. Pengurangan resiko infeksi terkait pelayanan kesehatan
f. Pengurangan resiko pasien jatuh

Adapun langkah menuju keselamatan pasien di Rumah Sakit Ibu dan Anak
Amanah Probolinggo dilakukan dengan pembentukan tim PMKP (Peningkatan mutu
dan Keselamatan Pasien) yang diketuai langsung oleh tenaga yang telah mengikuti
pelatihan.Adapun usaha yang dilakukan terkait dengan kondisi mencapai tingkat
keselamatan pasien yang baik antara lain:
a. Membangun kesadaran akan nilai keselamatan pasien
b. Memimpin dan mendukung pegawai Rumah Sakit Ibu dan Anak Amanah
Probolinggo di dalam melaksanakan segala kegiatan
c. Mengintegrasi aktivitas pengelola resiko
d. Mengembangkan sistem pelaporan

11
e. Melibatkan dan berkomunikasi dengan pasien juga keluarganya
f. Belajar dan berbagi pengalaman tentang keselamatan pasien dengan rumah sakit
lain
g. Mencegah cedera melalui implementasi sistem keselamatan pasien

12
 BAB VII
KESELAMATAN KERJA

Keselamatan kerja mempunyai kegiatan yang sangat berkaitan erat dengan

kejadian yang disebabkan kelalaian petugas dapat pula mengakibatkan cidera.
Pekerjaan yang terorganisir, dikerjakan sesuai dengan prosedur, tempat kerja yang
terjamin dan aman, istirahat yang cukup dapat mengurangi bahaya dan kecelakaan
dalam proses penyelenggaraan kegiatan pelayanan.
1. Pengertian
Keselamatan kerja adalah segala upaya atau tindakan yang harus diterapkan
dalam rangka menghindari kecelakaan yang terjadi akibat kesalahan kerja petugas
ataupun kelalaian/kesengajaan
2. Tujuan
Syarat-syarat keselamatan kerja meliputi seluruh aspek pekerjaan yang
berbahaya dengan tujuan
a. Mencegah dan mengurangi kecelakaan
b. Mencegah, mengurangi dan memadamkan kebakaran
c. Mencegah, mengurangi bahaya ledakan
d. Memberi kesempatan atau jalan menyelamatan diri pada waktu kebakaran
atau kejadian lain yang berbahaya
e. Memberi pertolongan dalam kecelakaan
f. Memberi perlindungan pada pekerjaan
g. Mencegah dan mengendalikan timbul atau menyebar luasnya suhu,
kelembapan, debu, kotoran, asap, uap, gas, hembusan angin, cuaca, sinar, atau
radiasi suara dan getaran
h. Memelihara kebersihan, kesehatan, dan ketertiban
i. Mengamankan dan memelihara segala jenis bangunan

13
 j. Menyesuaikan dan menyempurnakan pengamanan pada pekerjaan yang
bahaya kecelakaannya menjadi bertambah tinggi. Upaya-upaya tersebut juga
berlaku bagi karyawan/pegawai yang bekerja pada penyelenggara pelayanan
di rumah sakit.

3. Prinsip Keselamatan Kerja Pegawai dalam Proses Penyelenggaraan

a. Pengendalian teknis mencangkup :
1. Letak, bentuk dan kontruksi alat sesuai dengan kegiatan dan memenuhi
syarat yang telah ditentukan
2. Tersedianya ruang istirahat untuk pegawai
b. Adanya pengawasan kerja yang dilakukan oleh penanggung jawab dan
terciptanya kebiasaan kerja yang baik oleh pegawai
c. Pekerjaan yang ditugaskan hendaknya sesuai dengan kemampuan kerja
dari pegawai
d. Volume kerja yang dibebankan hendaknya sesuai dengan jam kerja yang
telah ditetapkan dan pegawai diberi waatu istirahat
e. Perawatan alat dilakukan secara kontinyu agar peralatan tetap dalam
kondisi yang layak pakai.
f. Adanya pendidikan mengenai keselamatan kerja bagi pegawai
g. Adanya fasilitas/peralatan pelindung dan peralatan pertolongan pertama
yang cukup
h. Petunjuk penggunaan alat keselamatan kerja
4. Prosedur Keselamatan Kerja.
a. Ruang Penerimaan pasien
Keamanan kerja di ruang ini terlaksana bila :
1) Menggunakan alat pelindung diri saat member pelayanan kepada pasien
yang beresiko infeksi.
2) Barang yang berat selalu ditempatkan dibagian bawah dan angkatlah
dengan alat pengangkut yang tersedia untuk barang tersebut.

14
3) Tidak diperkenankan merokok didalam rumah sakit
4) Lampu harus dimatikan bila tidak dipergunakan/diperlukan.
5) Tidak mengangkat barang berat, bila tidak sesuai dengan kemampuan
anda.
6) Tidak mengangkat barang dalam jumlah yang besar, yang dapat
membahayakan badan dan kualitas barang.

15
 BAB VIII
PENGENDALIAN MUTU

A. PENGENDALIAN MUTU BAGIAN ADMINISTRASI DAN TATA

KELOLA
1. Terlaksananaya pengendalian surat masuk dan keluar Rumah Sakit
100%
2. Tersusunnya RKA Rumah Sakit 100%
3. Terlaksanya kegiatan rapat internal Rumah Sakit 100%

16
 BAB IX
PENUTUP
Kegiatan Administrasi dan tata kelola RS sangat penting untuk kegiatan
Rumah Sakit melalui sistem dan kolaborasi yang tertata. Pedoman pelayanan
Administrasi dana tata kelola akan direview secara berkala, paling lambat 3 tahun
sekali
Upaya peningkatan mutu tetap harus menjadi sebuah budaya yang dalam
pelaksanaannya membutuhkan kesepakatan/ komitmen di antara pimpinan dan
seluruh staf yang ada di Rumah Sakit Ibu dan Anak Amanah Probolinggo.
Dengan telah tersusunnya Pedoman Pelayanan Administrasi dan tata kelola
Rumah Sakit Ibu dan Anak Amanah Probolinggo ini, harapan kami semoga dapat
dijadikan sebagai pegangan selama bekerja oleh para staf yang berada di unit
administrasi dan tata kelola.
Untuk pembaca dan pemerhati diluar tim pelaksana pelayanan Administrasi
dan tata kelola diharapkan Pedoman ini bisa membantu memahami tentang kegiatan
administrasi Rumah Sakit Ibu dan Anak Amanah Probolinggo dan menjadi salah satu
bentuk referensi kedepannya.

Direktur Rumah Sakit Ibu dan Anak Amanah

dr.Hj.Evariani,M.Kes.

17