Sumber :

Riri islamiputri(2013). pengadaan sarana dan prasarana.

http://ririislamiputri.blogspot.co.id/2013/05/pengadaan-sarana-dan-prasarana.html

A. Pengertian Pengadaan
Menurut gunawan, (1996:135) mengatakan bahwa pengadaan sarana dan prasarana
adalah segala kegiatan untuk menyediakan semua keperluan barang, benda dan jasa bagi
keperluan pelaksanaan tugas. Sedangkan menurut daryanto, (2001:51) bahwa prasarana
berdasarkan etimologi berarti alat tidak langsung untuk mencapai tujuan pendidikan.
Menurut Nawawi, (1993:63) mengatakan bahwa usaha pengadaan sarana prasarana yang
dibutuhkan sehingga dapat digunakan secara tepat, memerlukan dan
mengembangkan sejumlah dana, komunikasi yang cepat dan tepat dalan kebutuhan peralatan
dapat memungkinkan disusunnya perencanaan yang lengkap. Secara ringkas maksud dari
pengadaan itu sesuai dengan yang dinyatakan dalam Keputusan Presiden Nomor 80 tahun
2003 tentang pedoman pengadaan barang dan jasa pemerintahan yakni
menyatakan “Pengadaan barang/jasa pemerintah adalah kegiatan pengadaan barang/jasa
yang dibiayai dengan APBN/APBD, baik yang dilaksanakan secara swakelola maupun oleh
penyedia barang/jasa”.
Pengadaan perlengkapan pada bidang pendidikan dilakukan untuk memenuhi kebutuhan
sesuai dengan perkembangan pendidikan di suatu sekolah menggantikan barang-barang yang
rusak, hilang, di hapuskan, atau sebab-sebab lain yang dapat di pertanggung jawabkan
sehingga memerlukan pergantian, dan untuk menjaga tingkat persediaan barang setiap tahun
dan anggaran mendatang.

B. Langah – Langkah Perencanaan Pengadaan Sarana dan Prasarana

Kebutuhan akan sarana dan prasarana di sekolah haruslah direncanakan. Guna
memproyeksikan kebutuhan sarana dan prasarana sekolah di masa yang akan datang, data
tentang perkembangan peserta didik, data tentang kebutuhan layanan pendidikan terhadap
mereka, data tentang kebutuhan berbagai macam ruangan baik untuk teori maupun praktik,
haruslah dapat di identifikasi. Imron dalam buku Persepektif Manajemen Pendidikan
 Berbasis Sekolah menyatakan bahwa ada sejumlah langkah-langkah perencanaaan pengadaan
sarana dan prasarana sekolah sebagai berikut :
o Menampung semua usulan pengadaan perlengkapan sekolah yang diajukan oleh setiap
unit kerja dan atau menginventarisasi kekurangan perlengkapan sekolah.
o Menyusun rencana kebutuhan perlengkapan sekolah untuk periode tertentu, misalnya
untuk satu semester atau satu tahun ajaran.
o Memadukan rencana kebutuhan yang telah disusun dengan perlengkapan yang
tersedia sebelumnya.
o Memadukan rencana kebutuhan dengan dana atau anggaran sekolah yang tersedia. bila
dana yang tersedia tidak memadai untuk mengadakan kebutuhan tersebut, maka perlu
dilakukan seleksi terhadap semua kebutuhan perlengkapan yang telah direncanakan
dengan melihat urgensi setiap perlengakapan yang dibutuhkan. Semua perlengkapan
yang urgen segera di daftar
o Memadukan rencana (daftar) kebutuhan perlengkapan yang urgen dengan dana atau
anggaran yang tersedia bila ternyata masih melebihi anggaran yang tersedia, maka
perlu dilakukan seleksi lagi dengan cara membuat skala prioritas.
o Menetapan rencana pengadaan akhir

C. Prinsip- Prinsip Pengadaan

Dalam rangka pengadaan atau memilih dan pemeliharaan alat-alat atau perlengkapan
sekolah sebagai satuan pendidikan merupakan tanggung jawab dari pemimpin sekolah atau
kepala sekolah. Beberapa prinsip yang berlaku secara umum untuk proses pengadaan ini
yakni sesuai dengan Kepres No.80 tahun 2003, Pengadaan barang/jasa wajib
menerapkan prinsip-prinsip :
 Efisien
Pengadaan barang/jasa harus diusahakan dengan menggunakan dana dan daya
yang terbatas untuk mencapai sasaran yang ditetapkan dalam waktu sesingkat-
singkatnya dan dapat dipertanggungjawabkan.
 Efektif
 Pengadaan barang/jasa harus sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan dan
dapat memberikan manfaat yang sebesar-besarnya sesuai dengan sasaran yang
ditetapkan.
 Terbuka dan bersaing
Pengadaan barang/jasa harus terbuka bagi penyedia barang/jasa yang memenuhi
persyaratan dan dilakukan melalui persaingan yang sehat di antara penyedia
barang/jasa yang setara dan memenuhi syarat/kriteria tertentu berdasarkan ketentuan
dan prosedur yang jelas dan transparan;
 Transparan
Semua ketentuan dan informasi mengenai pengadaan barang/jasa, termasuk syarat
teknis administrasi pengadaan, tata cara evaluasi, hasil evaluasi, penetapan calon
penyedia barang/jasa, sifatnya terbuka bagi peserta penyedia barang/jasa yang
berminat serta bagi masyarakat luas pada umumnya;
 Adil/tidak diskriminatif
Memberikan perlakuan yang sama bagi semua calon penyedia barang/jasa dan
tidak mengarah untuk memberi keuntungan kepada pihak tertentu, dengan cara dan
atau alasan apapun;
 Akuntabel
Berarti harus mencapai sasaran baik fisik, keuangan maupun manfaat bagi
kelancaran pelaksanaan tugas umum pemerintahan dan pelayanan masyarakat sesuai
dengan prinsip-prinsip serta ketentuan yang berlaku dalam pengadaan barang/jasa.

D. Jenis – Jenis Pengadaan Sarana dan Prasarana

Sahertian (1994:177) mengatakan bahwa dari segi asal datangnya barang maka jenis
pengadaan ada dua, yaitu:
1. Pengadaan dalam negeri, dapat dilakukan dengan cara:
 Tender yaitu pengadaan barang yang dilakukan diantara supplier atau rekan yang
bergerak dibidangnya secara kompetitif.
 Perbandingan penawaran yaitu cara pengadaan barang dilakukan dengan mengadakan
perbandingan penawaran diantara rekanan yang lulus prakualifikasi
  Pembelian langsung yaitu pembelian yang dilakukan untuk memenuhi kebutuhan
yang jumlahnya kecil. Cara pembelian yang tepat adalah dengan membandingkan
diantara pemasok untuk memperoleh bahan yang sama dengan harga yang lebih
murah.

2. Pengadaan luar negeri (bersifat impor) yang diselenggarakan pemerintah.

Menurut Syahril (2009:40-44) adapun jenis sarana-prasarana yang akan diadakan
dan akan dipenuhi oleh Suatu sekolah ataupun satuan pendidikan yakni sebagai berikut :
 Pengadaan tanah
Tanah berkedudukan sebagai saran prasarana yang diperlukan pemerintah dapat
dilakukan dengan cara :
1. Membeli
Yakni memindahkan atau suatu kegiatan pengalihan kepemillikan tanah dari
seseorang atau pihak pertama kepada orang lain atau pihak lain dengan cara
bertransaksi menukar tanah ( barang ) dengan sejumlah uang ( harga ). Dalam
melakukan pengadaan tanah ada beberapa hal yang dilakukan yakni membentuk
panitia pengadaan, melakukan pembebasan tanah, pengurusan akte jual beli,
pembayaran, dan pengurusan sertifikat.
2. Penerimaan hibah
Yakni melakukan pengalihan atau pemindahan kepemilikan antara sesorang
kepada orang lain atau antara satu pihak kepada pihak lainnya tanpa pergantian
atau transaksi pertukaran barang dan uang.
3. Menerima hak memakai
Yakni pengalihan penggunaan tanah dari seseorang kepada orang lain dalam
jangka waktu tertentu tanpa memberikan imbalan tertentu.
4. Penukaran tanah ( barang )
Meliputi pengaliahan tanah dari satu pihak ke pihak yang lain dengan
memberikan pergantian yang seimbang, beedasarkan kesepakatan yang dilakukan
sesuai dengan aturan dna prosedur yang berlaku.
 Pengadaan bangunan
 Pengadaan bangunan untuk pelaksanaan kegiatan dapat dialksanakan melalui
berbagai macam cara yaitu :
1. Membangun baru meliputi mempengaruhi, memperluas, dan mengubah dengan
cara membongkar seluruh bangunan atau sebagian termasuk menyiapkan tanah
dan sarana penunjang lainnya.
2. Membelikan bangunan yang sudah jadi pada dasarnya tidak diperbolehkan, tetapi
dalam hal –hal yang luar biasa dapat saja dilakukan dengan syarat telah ada
persetujuan dari mentri dan dana sudah ada
3. Menyewa bangunan seperti untuk keperluan sekolah, kantor dan sebagainya
diperbolehkan asal telah mendapat persetujuan dari penjabat yang
berwenang dan bangunan tersebut memenuhi persyaratan sesuai dengan
peruntukannya.bangunan sekolah milik swasta yang dulunya pernah mendapat
subsidi bangunan dari pemerintah, apabila dipakai oleh sekolah negeri tidak perlu
di bayar sewanya,tetapi pemakai wajib memelihara bangunan itu sebagai mana
mestinya.
4. Menerima hibah bangunan dapat saja di terima baik dari pemerintah maupun dari
pihak swasta asal itu dianggap lebih menguntungkan,serah terima dilakukan
dngan akte notaris.
5. Menukar banguanan dapat saja dilakukan seperti bangunan yang tidak dapat
memenuhi fungsinya lagi karena lokasinya terlalu ramai, jauh dan
tanahnya terlalu sempit sehingga tidak dapat dikembangkan sesuai dengan
keperluan,dapat saja ditukar asalakan di anggap lebih menguntungkan

 Pengadaan perabot
Pengadaan perabot dapat dilakukan dengan cara membeli, membuat sendiri dan
menerima bantuan. Pembelian dapat dilakukan terhadap barang yang sudah jadi atau
barang yang belum dan pembelian dapat dilakukan melalui lelang, pemilihan maupun
penunjukan langsng sesuai dengan aturan yang berlaku. Pengadaan yang biasa
dilakukan dengan jalan membuat sendiri biasanya dilakukan untuk kegiatan
pembelajaran praktek dengan mempertimbangkan faktor biaya yang tersedia, tenaga
yang diperlukan dan peralatan yang dibutuhkan. Lain halnya dengan pangadaan
 dengan cara menerima bantuan (hibah) dari pemerintahan, swasta, masyarakat
maupun perorangan dan dilengkapi surat-suarat tertentu

 Pengadaan Buku
Untuk pengadaan buku dapat dilakukan dengan 4 cara, yaitu: Membeli, Menerbitkan
sendiri, Menerima bantuan/hadiah, dan Menukar.

E. Tata Cara Pengadaan

Ada beberapa alternatif cara dalam pengadaan sarana dan prasarana pendidikan
persekolahan. Beberapa alternatif cara pengadaan sarana dan prasarana pendidikan
persekolahan tersebut adalah sebagai berikut. Tata cara dalam melakukan pengadaan sarana
prasarana sekolah itu ada beberapa cara yakni sebagai berikut :
1. Pembelian (membeli)
Pembelian dapat dilakukan yaitu melalui lelang (tender), pemilihan langsung, dan
penunjukan langsung. Pelelengan dibagi atas Pelelangan Umum, Pelelangan Terbatas,
Pelelangan Sederhana, Penunjukan Langsung, Pengadaan Langsung, atau Kontes
(Pepres No. 70 tahun 2012).
 Pembelian melalui lelang (umum dan terbatas)
Dapat dilakukan untuk pengadaan barang yang nilainya diatas 100 juta, lelang
umum yaitu metode pemilihan penyediaan barang dan jasa dilakukan secara terbuka
dengan pengumuman secara sekurang-kurangnya di satu surat kabar nasional atau
satu surat kabar provinsi, sedangkan lelang terbatas adalah metode
pemilihan penyedia barang/jasa yang dilakukan secara terbatas dengan
pengumuman secara luas sekurang-kurangnya disatu surat kabar nasional dan atau
surat kabar provinsi dengan mencantumkan penyedia barang dan jasa yang telah
diyakini mampu, guna memberi kesempatan kepada penyedia barang dan jasa
lainnya yang memenuhi kualifikasi.
 Pembelian melalui pemilihan langsung
Dilakukan bila pengadaan melalui lelang dianggap tidak efesien dari segi
pembiayaan dan dilakukan untuk pengadaan yang nilainya antara 50 sampai 100
juta.
 Pembelian melalui penunjukan langsung
Dilakukan dalam keadaan tertentu seperti dalam keadaan darurat untuk
pertahanan, keamanan dan keselamatan masyarakat yang pelaksanaanya tidak dapat
ditunda-tunda atau bencana alam, rahasia serta untuk pekerjaan skala kecil nilainya
antara i5 sampai 50 juta.

Pembelian langsung dilakuakan secara langsung oleh intansi yang membutuhkan barang
dan nilai pengadaannya sangat kecil yaitu dibawah 15 juta. Proses dan prosedur
pengadaan dengan cara pembelian harus sesuai dengan ketentuan dan prosedur yang
ditetapkan pemerintah. Khusus untuk pengadaan dengan cara pembelian melalui lelang
harus mengikuti prosedur berikut ini :
1) Pembentukan panitia lelang yang dilakukan oleh instansi yang akan mengadakan
barang.
Panitia lelang haruslah orang yang betul-betul memahami tata cara pengadaan,
substansi pekerjaan dan hukum perjanjian/kontrak. Masa kerja panitia mulai dari
masa persiapan sampai dengan dokumen kontrak siap ditandatangani (secara formal)
bahkan sampai dengan pelaksanaan audit oleh pemeriksa internal/eksternal
(informal). Tugas panitia antara lain, menyususn jadwal, dan menetapkan cara
pelaksanaan serta lokasi pengadaan, menyusun, dan menyiapkan Harga Perkiraan
Sendiri (HPS), menyiapkan dokumen lelang, mengumumkan pengadaan,
mengadakan penjelasan lelang, melakukan evaluasi terhadap dokumen penawaran,
mengusulkan calon pemenang lelang, membuat laporan proses dan hasil pelelangan.
2) Penyusunan dokumen lelang oleh panitia
Penyusunan dokumen lelang oleh panitia yang bercirikan antara lain, syarat
umum (keterangan mengenai pembagian tugas, keterangan mengenai perencana,
keterangan mengenai direksi, syarat-syarat peserta lelang, bentuk surat penawaran
dan cara penyampaiannya), syarat administratif (jangka waktu pelaksanaan
pekerjaan, tanggal penyerahan pekerjaan, syarat pembayaran, denda keterlambatan,
besar jaminan pelanggan dan pelaksanaan pekerjaan), syarat teknis (jenis dan uraian
pekerjaan yang harus dilaksanakan, jenis dan mutu bahan), spesifikasi teknis dan
gambar (detail dan konstruktif).
 3) Pengumuman pengambilan dokumen lelang yang dilakukan melalui media resmi,
surat kabar kabupaten/kota untuk paket kecil atau papan pengumuman resmi dan
surat kabar provinsi atau nasional untuk pekerjaan paket besar.
4) Undangan pemberian penjelasan (Aanwijzing) kepada peserta lelang yang dilakukan
oleh panitia lelang pada tempat dan waktu yang telah ditetapkan.
5) Penyusunan kriteria penilaian untuk menetukan atau menetapkan calon pemenang
lelang
6) Pelaksanaan kegiatan lelang dengan cara memasukan penawaran pada waktu, tempat
dan prosedur yang ditetapkan (metode dua sampul dan metode dua tahap)
7) Pelaksanaan penilaian terhadap dokumen penawaran yang dimasukan oleh peserta
lelang.
8) Penentuan calon pemenang lelang oleh panitia lelang dan penunjukkan pemenang
lelang oleh pejabat yang berwenang sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang
berlaku.
9) Pengumuman dan penetapan pemenang lelang oleh panitia lelang.
10) Penetapan surat pesanan/membutuhkan barang dengan pihak pemenang lelang.
11) Pembuatan dan penandatanganan surat perjanjian atau kontrak kerja antara pihak
yang mengadakan barang dengan pihak pemenang lelang.
12) Penyiapan berita acara pemeriksa dan oenerimaan barang (serah terima pemenang
lelang)

2. Pembuatan Sendiri
Pembuatan sendiri merupakan cara pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana
pendidikan persekolahan dengan jalan membuat sendiri yang biasanya dilakukan oleh
guru, siswa, atau pegawai. Pemilihan cara ini harus mempertimbangkan tingkat
efektifitas dan efesiensinya apabila dibandingkan dengan cara pengadaan sarana dan
prasarana pendidikan yang lain. Pembuatan sendiri biasanya dilakukan terhadap sarana
dan prasarana pendidikan yang sifatnya sederhana dan murah, misalnya alat-alat peraga
yang dibuat oleh guru atau murid.
3. Penerimaan Hibah atau Bantuan
Penerimaan hibah atau bantuan yaitu merupakan cara pemenuhan sarana dan
prasaran pendidikan persekolahan dengan jalan pemberian secara cuma-cuma dari pihak
lain. Penerimaan hibah atau bantuan harus dilakukan dengan membuat berita acara.

4. Penyewaan
Yang dimaksud dengan penyewaan adalah cara pemenuhan kebutuhan sarana dan
prasarana pendidikan persekolahan dengan jalan pemanfaatan sementara barang milik
pihak lain untuk kepentingan sekolah dengan cara membayar berdasarkan perjanjian
sewa-menyewa. Pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana pendidikan dengan cara ini
hendaknya dilakukan apabila kebutuhan sarana dan prasarana bersifat sementara dan
temporer.

5. Pinjaman
Yaitu penggunaan barang secara cuma-cuma untuk sementara waktu dari pihak
lain untuk kepentingan sekolah berdasarkan perjanjian pinjam meminjam. Pemenuhan
kebutuhan sarana dan prasarana pendidikan dengan cara ini hendaknya dilakukan
apabila kebutuhan sarana dan prasarana bersifat sementara dan temporer dan harus
mempertimbangkan citra baik sekolah yang bersangkutan.

6. Pendaurulangan
Yaitu pengadaan sarana dan prasarana pendidikan dengan cara memanfaatkan
barang yang sudah tidak terpakai menjadi barang yang berguna untuk kepentingan
sekolah.

7. Penukaran
Penukaran merupakan cara pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana
pendidikan dengan jalan menukarkan sarana dan prasarana yang dimiliki dengan sarana
dan prasarana yang dibutuhkan organisasi atau instansi lain. Pemilihan cara pengadaan
sarana dan prasarana jenis ini harus mempertimbangkan adanya saling menguntungkan
di antara kedua belah pihak, dan sarana/prasarana yang dipertukarkan harus merupakan
 sarana dan prasarana yang sifatnya berlebihan atau dipandang dan dinilai sudah tidak
berdaya guna lagi.

8. Perbaikan atau Rekondisi

Perbaikan merupakan cara pemenuhan sarana dan prasarana pendidikan dengan
jalan memperbaiki sarana dan prasarana yang telah mengalami kerusakan, baik dengan
perbaikan satu unit sarana dan prasarana maupun dengan jalan penukaran instrumen
yang baik di antara instrumen sarana dan prasarana yang rusak sehingga instrumen-
instrumen yang baik tersebut dapat disatukan dalam satu unit atau beberapa unit, dan
pada akhirnya satu atau beberapa unit sarana dan prasarana tersebut dapat dioperasikan
atau difungsikan.

F. Prosedur Pengadaan Sarana dan Prasarana Pendidikan dan Implementasinya

Prosedur pengadaan barang dan jasa harus mengacu kepada Kepres No. 80 tahun 2003
yang telah disempurnakan dengan Permen No. 24 tahun 2007. Pengadaan sarana dan
prasarana pendidikan di sekolah umumnya melalui prosedur sebagai berikut:
a. Menganalisis kebutuhan dan fungsi sarana dan prasarana.
b. Mengklasifikasikan sarana dan prasarana yang dibutuhkan.
c. Membuat proposal pengadaan sarana dan prasarana yang ditujuakan kepada pemerintah
bagi sekolah negeri dan pihak yayasan bagi sekolah swasta.
d. Bila disetujui maka akan ditinjau dan dinilai kelayakannya untuk mendapat persetujuan
dari pihak yang dituju.
e. Setelah dikunjungi dan disetujui maka sarana dan prasarana akan dikirim ke sekolah yang
mengajukan permohonan pengadaan sarana dan prasarana tersebut.