Documento DP 16/07/2019

SISTEMCUPE Pág. 1 de 5

SISTEMCUPE

Documento DP: Definición del Proyecto

Versión 1

Presentado por: JOHN JAMES GONZALEZ PARRA

Historia de Revisiones

Fecha Versión Descripción/cambio Autor

11/04/2017 1 Revisado y Aprobado John James González Parra

Sistema de Información para la Administración del Tramite Documental

Marco de Referencia de Desarrollo de Software
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Objetivo
El propósito de este documento es definir el plan de intervención sobre “qué se
debe realizar”, conducente a la mejora del proceso software de nuestra empresa.
Como la solución que se va a implementar contribuye a la organización en sus
procesos.

Aspectos a documentar

1. Ubicación contextual del proyecto.

El proyecto será utilizado en la empresa prestadora de servicios informáticos

SISTEMCUPE, para el área de Gestión Documental como responsable de la
implementación de la herramienta en las diferentes dependencias de la compañía.

2. Problema u Oportunidad.

La situación actual que se está presentando en la empresa de SISTEMCUPE es el

consumo excesivo de papel y la demora en el proceso de la tramitología de la
documentación entre las dependencias por falta de personal encargado en llevar la
documentación a las oficinas y de igual forma el incumplimiento a las políticas de
la directiva presidencial del “Cero Papel”.

La solución que se le puede brindar a la empresa en la implementación de una

plataforma que en tiempo real nos permite enviar el trámite que se está dando a un
comunicado, así mismo no es necesario imprimir más de un solo documento ya
que el documento original es escaneado y montado al sistema permitiendo el envió
a la bandeja de entrada a su destinatario de forma directa sin necesidad de
desplazarme a su lugar de trabajo, de igual forma es una plataforma que permite
realizar consultas y búsqueda avanzada para la localización de los acervos
documentales.

3. Visión del proyecto.

El proyecto está centralizado en el alcanzar una mayor eficiencia y eficaz

prestación de servicio informático al cliente permitiendo la fácil interacción con las
nuevas tecnologías de la información.

4. Objetivos específicos del proyecto.

El proyecto tiene como un gran objetivo es crear un software que sea capaz de
administrar toda la información de los acervos documentales de la empresa
SISTEMCUPE, donde el área de Gestión Documental es principal responsable del
proceso y a las demás áreas de la compañía en tiempo real, permitiendo así la
reducción del gasto en papelería y favoreciendo a la fácil accesibilidad de la
información para una oportuna búsqueda predeterminada.

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5. Criterios de éxito

Este programa garantiza una mayor trazabilidad y mayor velocidad en tiempo de

respuesta en la tramitología de los documentos de la empresa prestadora del
servicio en un periodo no superior a 6 horas, así mismo este sistema brinda a sus
usuarios mayor seguridad de la información evitando la fuga de información
confidencial de la compañía.

6. Viabilidad de la solución

Viabilidad del Negocio

Empresa SISTEMCUPE en General.

Los costos que se presentaría para la solución a las necesidades de los clientes
se está en un cálculo promedio de $15’000.000 y $20´000.000 de pesos, el
beneficio que se vería reflejado a largo plazo es en la reducción de presupuesto
que normalmente se es utilizado para la compra de materiales de oficina tales
como las hojas de papel, la razón de este beneficio inicial es que aparte de
ahorrar dinero en papelería ahorra mucho más por la administración de los
acervos archivísticos que normalmente se invierte en la empresa, así mismo se
espera que la inversión sea recuperada en un periodo de 12 meses después de
haber iniciado con la ejecución del proyecto.

Durante la comparación con otras posibles soluciones que puedan satisfacer las
necesidades del cliente alternativamente, es que este proyecto es la más optada
por su eficacia al tratarse de una herramienta 100% virtual de fácil interacción con
los usuarios y en tiempo real; la empresa requerirá la capacitación del personal en
tema del nuevo aplicativo.

Viabilidad Técnica

Características del Sistema (Software)

Esto se trata de un programa que es muy amigable con el usuario ya que es de muy fácil
manejo y la ejecución de las actividades no son tan complejas como la mayoría de las
aplicaciones existentes, por lo cual el nivel de complicación es prácticamente muy bajo a
comparación de otras.

El proceso de desarrollo del sistema no tiene alguna especie de restricción temporal a

menos de que el administrador funcional lo establezca, así mismo todos los aspectos
involucrados en este se relaciona con la calidad la cual es la normatividad “ISO”, unas de
las maneras de medir el éxito del logro propuesto de este proyecto es muy claro, ya que
este se verá reflejado en el tiempo de respuesta y satisfacción de los usuarios.

El programa es desarrollado con una interfaz de fácil manejo y entendible que permite la
interacción con otros sistemas de información, teniendo en cuenta que el software es
basado principalmente en un ambiente 100% virtual.

Los aspectos con relación a los tipos de herramientas disponibles.

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Los gastos generados para la ejecución del proyecto como tal es

relativamente mínimos ya que no es necesario hacer cambios de
medios tecnológicos utilizados por la empresa, ya que se estima un tiempo de vida de
utilidad de 7 a 9 años.

El programa será tan flexible de tal manera que este permitiría que en futuras
modificaciones al sistema en cuanto a los procesos de caracterización y actualizaciones
tecnológicas haciendo de esta forma poder garantizar la estabilidad y continuidad del
software.

Viabilidad del proyecto

Efectos del proyecto que representa a la empresa SISTEMCUPE

Todo el personal de la empresa se siente atraídos por el proyecto como tal, ya que
mejora su calidad de vida laboral facilitando de muchas formas sus labores
cotidianas en la oficina, por lo cual están dispuestos a contribuir para el desarrollo
de las etapas del proceso y se cuenta con todos los recursos necesarios para
este.

Todo el personal de la empresa cuentan con el conocimiento suficiente y

competencias requeridas para el desarrollo del proyecto como tal, la cual se
encuentra expuesta a lo largo del documento, tanto así como las expectativas de
los clientes como los resultados esperados del proyecto que son reales, de igual
forma se cuenta con una excelente comunicación tanto interna como externa en la
empresa sobre el proyecto a ejecutarse.

Los posibles únicos riesgos que se presentaría es la existencia de los ya

mencionados anteriormente en el documento MP expresado en el análisis DOFA
del proyecto del programa.

Acciones propuestas

El proyecto debe ser aprovechado al máximo y que facilita el modo de trabajo en

su área ya que es una herramienta tecnológica que nos beneficia a todos los
usuarios y que se le debe dar un buen uso aplicando las policitas de seguridad de
la información de la empresa para la cual estamos trabajando.

La solución que se brinda frente a la problemática de la mora en la tramitología de

los documentos es la implementación de este software ya que acorta el tiempo de
respuesta haciendo que se dé el trámite oportuno de una comunicación sin
generar traumatismos en los procesos administrativos.

Tanto los beneficios como los resultados esperados de este proyecto es la rapidez
y la eficacia en la que se realiza el trámite y la organización de los acervos
documentales de la empresa mediante la utilización de herramienta tecnológicas
sin importar las distancias geográficas que existe entre las oficinas de la empresa
y de esta manera contar siempre con la información solicitada siempre a la mano.

Las acciones que se deben desarrollar para llevar a cabo la ejecución del proyecto
es la recolección de la información que existe en la base de datos de la oficina de
Gestión Documental de la empresa y de la oficina de Recursos Humanos para

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realizar el análisis de la información que ostenta la empresa para

así poder desarrollar el programa.

Si en el transcurso del tiempo la empresa SISTEMCUPE realiza modificaciones a

nivel interno, una de las acciones prudentes es en reconsiderar en realizar
nuevamente la recolección de información para iniciar el respectivo análisis de la
dase e datos para una nueva reestructuración orgánica.

7. Reporte de tiempos

Estimación de esfuerzo:

Tiempo Tiempo
Fecha Actividades Nombre/Rol Horario
Asesores Empresa
30/03/2017 Definición del John James 12:00 a 18:00 6 horas 6 horas
Proyecto González Parra
Totales 6 horas 6 horas

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