No.

Dokumen : PT-GAIN-MM-03

No. Revisi : 00
PROSEDUR AUDIT
INTERNAL Tanggal : 06 OKTOBER 2015
PT. GA INDONESIA Halaman : 1

1. Tujuan
Prosedur ini dibuat sebagai panduan dalam penyelenggaraan audit internal untuk
memastikan bahwa Sistem Manajemen Terpadu diterapkan dan dipelihara secara
efektif, disamping untuk mencari peluang perbaikan sistem manajemen secara
berkelanjutan dapat dilaksanakan secara baik dan terencana..

2. Ruang Lingkup
Prosedur ini mencakup semua tahapan audit internal mulai dari penyusunan program
audit, penetapan auditor, pelaksanaan audit dan pembuatan laporan serta pemantauan
tindak lanjut hasil temuan audit

3. Referensi
3.1. Persyaratan SMM ISO 9001:2008, Klausul 8.2.2 Audit Internal.
3.2. Persyaratan SML ISO 14001:2004, Klausul 4.5.5 Audit Internal.
3.3. Persyaratan SMK 3 PP No. 50 Tahun 2012, Elemen 11.1 Audit Internal SMK3.
3.4. Persyaratan PAS 99:2012, Klausul 9.2 Audit Internal.

4. Definisi
4.1. Audit Internal
Proses pemeriksaan yang dilakukan secara sistematik, mandiri dan terdokumentasi
untuk melihat kesesuaian penerapan sistem manajemen terpadu terhadap kebijakan
perusahaan, prosedur dan persyaratan-persyaratan yang telah ditetapkan.
4.2. Program Audit Internal
Penjelasan tentang rencana audit internal untuk jangka waktu tertentu dan tujuan
tertentu.
4.3. Rencana Audit
Uraian tentang kegiatan audit yang mencakup jadwal audit, lingkup audit, lokasi audit
dan tim audit.
4.4. Auditor
Pihak yang berwenang dan bertanggungjawab untuk melaksanakan audit yang telah
mendapatkan pelatihan Audit Internal dengan acuan ISO 19011.
4.5. Auditee
Pihak yang mewakili suatu area atau aktifitas untuk diaudit.
4.6. Temuan Audit
Hasil dari audit yang menunjukkan kesesuaian atau ketidaksesuaian terhadap
persyaratan serta saran untuk peningkatan/ perbaikan.
4.7. Ketidaksesuaian
Hasil audit yang menunjukkan bahwa pelaksanaan kegiatan tidak sesuai dengan
persyaratan/prosedur yang berlaku.

5. PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB

5.1. Pembuatan Program Audit Internal
 No. Dokumen : PT-GAIN-MM-03

No. Revisi : 00
PROSEDUR AUDIT
INTERNAL Tanggal : 06 OKTOBER 2015
PT. GA INDONESIA Halaman : 2

5.1.1. Program Audit Internal dibuat setiap tahun oleh Tim menggunakan Formulir
Program Audit Internal disetujui oleh Wakil Manajemen dan disahkan oleh
General Manager.
5.1.2. Program Audit Internal menguraikan unit kerja yang akan diaudit, waktu
pelaksanaan, tim auditor yang terdiri ketua tim dan anggota yang tidak
mengaudit pekerjaannya, dengan harus mempertimbangkan status dan
kepentingan proses yang diaudit serta hasil audit internal dan eksternal
sebelumnya.
5.1.3. Seluruh unit kerja yang berada dalam kewenangan Kantor PT GA INDONESIA
diaudit minimal 1 (satu) kali dalam setahun.
5.1.4. Setiap tim auditor minimal terdiri atas 2 orang yang bertindak sebagai Ketua tim
auditor dan Anggota, dan tidak berasal dari unit kerja yang akan diaudit.
5.1.5. Lingkup audit disesuaikan tugas dan tanggungjawab masing-masing unit kerja
dalam penerapan Sistem Manajemen Terpadu.

5.2. Persiapan Pelaksanaan Audit Internal

5.2.1. Ketua Tim Audit menyusun rencana pada Formulir Jadwal Audit Internal yang
disampaikan ke Auditee paling lambat 3 (tiga) hari sebelum pelaksanaan.
5.2.2. Tim audit menyiapkan daftar pertanyaan menggunakan Formulir Checklist
Audit Internal dan peralatan audit lain yang diperlukan.
5.2.3. Berdasarkan rencana audit yang telah diterima, unit kerja yang akan diaudit
menunjuk personil yang memiliki tugas dan tanggungjawab di dalam
pelaksanaan kegiatan yang akan diaudit untuk mendampingi Tim Audit selama
pelaksanaan audit
5.2.4. 5Apabila memerlukan Tenaga Ahli Pendamping, Ketua Tim Audit harus
menyampaikan kepada unit kerja yang akan diaudit bersamaan dengan
penyampaian Rencana Pelaksanaan Audit Internal.

5.3. Pelaksanaan Audit Internal

5.3.1. Audit diawali dengan mengadakan pertemuan pembuka (Opening Meeting) yang
dihadiri oleh Tim Auditor dan auditee, untuk menjelaskan maksud, tujuan dan
memastikan jadwal audit.
5.3.2. Kegiatan audit dilaksanakan berdasarkan jadwal audit yang telah disepakati
auditee, meliputi kegiatan pemeriksaan dokumen-dokumen terkait, wawancara
dengan auditee atau pekerja dan observasi di lapangan.
5.3.3. Temuan audit dan rencana perbaikan dikonfirmasi kepada auditee pada saat
pelaksanaan audit dan dicatat dalam Formulir Temuan Audit Internal dan
Formulir Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan .
5.3.4. Pada saat pertemuan penutup (Closing Meeting), auditor menjelaskan hasil
temuan audit yang ditemukan kepada auditee.

5.4. Penyusunan dan penerbitan Laporan Pelaksanaan Audit Internal

 No. Dokumen : PT-GAIN-MM-03

No. Revisi : 00
PROSEDUR AUDIT
INTERNAL Tanggal : 06 OKTOBER 2015
PT. GA INDONESIA Halaman : 3

5.4.1. .Laporan Pelaksanaan Audit Internal disusun Ketua Tim Auditor paling lambat 3
(tiga) hari setelah audit berakhir, dilengkapi dengan Formulir Temuan Audit
Internal dan salinan dari Formulir Tindakan Perbaikan dan Pencegahan yang
dibuat oleh auditor yang dirangkum pada Formulir Pemantauan Tindaklanjut
Permasalahan atau Ketidaksesuaian
5.4.2. Laporan disampaikan kepada Wakil Manajemen dan Unit Kerja yang diaudit,
sebagai bahan untuk Tinjauan Manajemen.
5.4.3. Rekaman Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan yang dibuat oleh
auditor, disimpan dan dipelihara oleh Sekretariat SMT.

5.5. Pemantauan Tindakan Perbaikan

5.5.1. Tim Auditor memantau pelaksanaan hingga tindaklanjut temuan dinyatakan

ditutup sesuai target yang ditetapkan auditee untuk dilaporkan kepada Wakil
Manajemen.
5.5.2. Unit kerja yang bertanggung jawab melaksanakan tindakan perbaikan secara
proaktif melaporkan perkembangan tindakan perbaikan yang dilakukannya
kepada Auditor dan bila tindakan perbaikan telah dilaksanakan, auditee
menyampaikan kepada auditor untuk diverifikasi dan dinyatakan selesai/
tertutup oleh auditor.
5.5.3. Hasil verifikasi dicatat dalam Formulir Tindakan Perbaikan dan Pencegahan
yang relevan dan pada Rekaman Formulir Pemantauan Tindakanlanjut
Permasalahan atau Ketidaksesuaian dinyatakan tertutup/ selesai selanjutnya.
5.5.4. Bila tindakan perbaikan tidak dapat dilaksanakan sesuai dengan rencana, maka
unit kerja yang bertanggung jawab melaksanakan tindakan perbaikan harus
segera membuat rencana tindakan perbaikan dan pencegahan yang baru dan
disampaikan kepada Auditor
5.5.5. Ketua Tim Auditor Internal memutakhirkan data dengan menggunakan
Rekaman Formulir Pemantauan Tindakanlanjut Permasalahan atau
Ketidaksesuaian
6. LAMPIRAN
6.1. Proses Audit Internal
6.2. Formulir Program Audit Internal
6.3. Formulir Jadwal Audit Internal
6.4. Formulir Checklist Audit Internal
6.5. Formulir Laporan Pelaksanaan Audit Internal
6.6. Formulir Pemantauan Tindaklanjut Permasalahan Ketidaksesuaiaan
6.7. Formulir Temuan Audit Internal
6.8. Formulir Permintaan Tindakan Perbaikan & Pencegahan
6.9. Formulir Daftar Hadir