KERTAS KERJA KONSEP

PROGRAM SAMBUTAN MIHRAB AN-NABAWI AKHBAR

PENAUNG

1. Memberi nasihat kepada perjalanan aktiviti dan halatuju seminar/program dari masa ke
semasa.
2. Menyambut para jemputan, hadirin dan peserta serta mengarahkan mereka ke tempat
duduk yang sepatutnya.
3. Melayan para jemputan, hadirin dan peserta disepanjang majlis/aktiviti

KOORDINATOR

1. Membuat susunan acara program/aktiviti secara terperinci dan spesifik mengikut tema dan
halatuju kepimpinan atau pihak atasan.
2. Sentiasa bekerjasama dengan pihak kepimpinan dengan ajk bawahan serta biro sebagai
orang tengah dalam mengalirkan maklumat berkaitan dengan pengurusan dan perancangan
program/aktiviti termasuk permasalahan yang wujud.
3. Sentiasa mengwujudkan suasana kebersamaan, kekitaan dan kemesraan dalam merancang,
mengurus dan melaksanakan program/aktiviti terutamanya dalam mesyuarat ajk.
4. Membuat konsep acara agar lebih baik, misalnya dengan mengundang orang ahli yang
diperlukan dalam mesyuarat, program dan aktiviti tersebut;
5. Berfungsi sebagai koordinator lapangan dan mengatur perkara-perkara teknikal bersama
pengarah bersama pengarah di saat program dan aktiviti berlangsung;
6. Memastikan program/aktiviti berjalan dengan licin dengan melakukan perbincangan kepada
berbagai pihak yang berkait dengan sesuatu program/aktiviti yang akan dijalankan.
7. Bertanggungjawab kepada penaung dan pengarah/pengurusi sebagai pemudah cara.

PENGARAH/ PENGERUSI

1. Bertanggung jawab menentukan hala tuju seminar/program.

2. Bertanggungjawab dalam merancang dan menguruskan pentadbiran, kewangan dan aktiviti.
3. Memastikan arahan daripada penasihat program dapat dijalankan.
4. Memberi arahan yang tepat dan jelas kepada jawatan kuasa dalam melaksanakan tugas atau
aktiviti.
5. Menjadi orang tengah dalam mengemukakan cadangan atau usul ahli kepada pihak yang
berkenaan.

TIMBALAN PENGARAH/ TIMB PENGERUSI

1. Mematuhi arahan dan membantu pengarah dalam melicinkan perlaksanaan aktiviti.

2. Memangku tugas pengarah semasa ketiadaannya.
JAWATAN KUASA PERALATAN/ LOGISTIK DAN TEKNIKAL DIBAWAH KOORDINATOR DAN
PENGARAH

1. Membentuk satu jawatan kuasa kecil.

2. Memastikan keadaan asrama/penginapan, tapak, khemah dan bangunan dalam bentuk yang
sempurna lengkap dan sedia untuk digunakan.
3. Menghubungi pihak berkenaan untuk peminjaman/menyewa alatan yang diperlukan seperti
khemah, walki/talki, kun, kerusi, bunga dan lain-lain.
4. Menyediakan alternative bekalan kuasa jika bekalan kuasa kerajaan terputus.
5. Memberi taklimat kepada para ajk induk dan biro-biro, berkaitan dengan keperluan dan
penggunaan peralatan dan kemudahan.
6. Memeriksa alatan dan memastikan mengikut spesifikasi dan keperluan.
7. Menempah khemah dan segala keperluannya.
8. Menyediakan segala keperluan berkaitan teknikal bagi melicinkan perlaksanaan program.
9. Mengemas kini alatan dan mengawal pergerakan peralatan.
10. Bertanggungjawab terhadap peralatan yang digunakan semasa sesuatu aktiviti atau projek
dilaksanakan.
11. Meneliti setiap aktiviti dapat dijalankan dengan licin seperti ketua dan ajk yang bertugas
bergilir-gilir dapat melaksanakan program/aktiviti dengan licin.
12. Memastikan bersedia membantu ketua-ketua dan ajk biro mengatasi masalah yang timbul
terutama yang tidak dijangkakan sebagai orang tengah kepada ajk pengarah dan
coordinator.
13. Memastikan alatan yang di gunakan mengikut spesifikasi dan keperluan.
14. Sentiasa bergilir-gilir memantau disepanjang majlis/aktiviti berlangsung.
15. Menyelia susun atur kerusi bagi jemputan atau tetamu kehormat di dalam astaka.
16. Menyediakan prosedur menyambut tetamu khas dan jemputan.
17. Menyediakan acara sambutan kedatangan tetamu kehormat, jemputan khas dan segala
persiapan untuk keperluan sambutan.
18. Menyediakan anggaran perbelanjaan kepada jawatan kuasa kewangan.
19. Menyediakan senari kerja, status progress dan permasalah sebelum setiap kali mesyuarat
dilaksanakan dari semasa ke semasa. Menjaga kawalan peserta ketika upacara perasmian
dan penutup.

SETIUSAHA

1. Bertanggungjawab kepada pengarah dalam bidang pengurusan dan pentadbiran.

2. Mengumpul semua maklumat seperti merekodkan semua fail-fail untuk rujukan.
3. Bertanggungjawab untuk hadir setiap mesyuarat dalam perlaksanaan program.
4. Menguruskan urusan surat menyurat kepada pihak yang berkenaan.
5. Memanggil ahli jawatan kuasa untuk bermesyuarat.
6. Menyedia dan mengedarkan catatan minit mesyuarat dan surat pekeliling kepada yang
berkenaan.
7. Bersama pengerusi menentukan tempat, masa, tarikh dan agenda mesyuarat.
8. Mewujudkan rasa kekitaan dan kerja berkelompok di kalangan ahli jawatan kuasa.
9. Menyediakan kertas kerja yang diperlukan oleh program.
10. Menyusun dan menyediakan tempat dan kemudahan mesyuarat.
 11. Menyediakan anggaran perbelanjaan kepada jawatan kuasa kewangan.

BENDAHARI

1. Bertanggungjawab kepada pengarah dalam bidang pengurusan pentadbiran kewangan.

2. Menyedia dan menyimpan buku akaun untuk kejohanan.
3. Menerima dan menyimpan cek-cek dan wang tunai milik kejohanan.
4. Menyimpan semua resit-resit, baucar-baucar, buku rekod wang keluar masuk dan lain-lain
yang berkaitan dengan pengurusan kewangan.
5. Menjaga dan menguruskan harta benda bagi kejohanan dengan baik.
6. Menyediakan laporan wang masuk dan keluar setiap kali mesyuarat.
7. Memberi pandangan dalam usaha untuk menyelesaikan masalah kewangan bagi
perlaksanaan kejohanan.
8. Menandatangani cek-cek bersama pengarah atau setiausaha atau keduaduanya sekali.
9. Menyediakan senari kerja, status progress dan permasalah sebelum setiap kali mesyuarat
dilaksanakan.

JAWATAN KUASA KEWANGAN/ TAJAAN – DI BAWAH BENDAHARI

1. Membantuk jawatankuasa kecil.

2. Mencari, merancang dan menguruskan dana/tajaan.
3. Menerima anggaran perbelanjaan dari jawatan kuasa kecil lain untuk dimajukan kepada
jawatan kuasa induk/bendahari.
4. Segala permohonan perbelanjaan perlu diluluskan oleh jawatan kuasa induk terlebih dahulu.
5. Membuat pesanan barangan dan perkhidmatan mengikut keperluan dan dalam
pengetahuan bendahari.
6. Menyediakan surat tawaran (LO) dan baucar bagi urusan pentadbiran dan pengurusan
program dan kemudiannya diserahkan kepada bendahari setelah selesai program.
7. Bertanggungjawab dengan menyimpan bil-bil yang terlibat dan kunci kira-kira dalam
program sebelum di serahkan kepada bendahari untuk diaudit.
8. Mengawal dan menyelia segala perbelanjaan perjalanan program bersama bendahari atau
ajk induk.
9. Jawatankuasa Tajaan:
a. Membuat senarai Penyumbang
b. Membuat penafsiran di proposal penyumbangship
c. Mengajukan proposal: Penyumbangship
d. Melakukan usaha/strategi yang dapat memberikan dana sebanyak yang mungkin
e. Melakukan tindak ikut(follow up) dana dan usaha awal Plan A
f. Mengurus pihak penyumbang yang datang saat hari program(jika ada)
g. Melakukan tindak ikut(follow up) dan usaha lanjutan plan B jika kurang berjaya
h. Membuat list kebutuhan dan anggaran
i. Melakukan tindak ikut(follow up) dan usaha lanjutan plan C
j. Melakukan kerjasama dengan biro-biro Lain jika berkaitan
10. Menyediakan anggaran perbelanjaan kepada jawatan kuasa kewangan.
11. Menyediakan senari kerja, status progress dan permasalah sebelum setiap kali mesyuarat
dilaksanakan dari semasa ke semasa.
JAWATAN MULTIMEDIA/PENGACARA MAJLIS

1. Bekerjasama dengan jawatan kuasa protokol bagi menyediakan atur cara pembukaan rasmi
dengan menentukan: Protokol,Masa,Tempat duduk, pameran serta cara masuk VIP, para
peserta, Muzik, tetamu atau persembahan.
2. Bekerjasama dengan jawatan kuasa teknikal dalam menyusun jadual program/aktiviti atau
atur cara majlis mengikut kesesuaian sepanjang sesuatu aktiviti atau projek berlangsung.
3. Bekerjasama dengan jawatan kuasa teknikal dalam menyediakan atur cara bagi
penyampaian hadiah/cenderahati.
4. Menguruskan keseluruhan perlaksanaan atur cara kejohanan serta bekerjasama dengan
jawatan kuasa buku program dan mengedarkan kepada semua yang hadir.
5. Membuat tayangan melalui LCD bagi setiap program semasa yang sedang dijalankan agar
lebih ramai tetamu yang hadir berpeluang melihat program/aktiviti yang dijalankan dapat
ditonton dengan mudah.
6. Mendapatkan/menyewa dan memastikan peralatan audio dan visual berkeadaan baik dan
sentiasa boleh digunakan di sepanjang program/aktiviti.
7. Menyediakan peralatan audio dan visual sepanjang kejohanan terutama ketika perasmian
dan penutup.
8. Merekodkan dalam bentuk audio dan vido disepanjang program dan aktiviti yang
dilangsungkan dan membuat persembahan audio dan video(tayangan) dimajlis penutup.
9. Menyediakan anggaran perbelanjaan kepada jawatan kuasa kewangan.
10. Menyediakan senarai kerja, status progress dan permasalah sebelum setiap kali mesyuarat
dilaksanakan dari semasa ke semasa.

JAWATAN KUASA JEMPUTAN/ PUBLISITI

1. Merangka surat atau kad jemputan ke program sambutan serta menghantar untuk dicetak.
2. Menulis dan menghantar kad jemputan kepada tetamu kehormat dan jemputan khas.
3. Mengedarkan senarai nama jemputan khas kepada jawatan kuasa hadiah, buku program
dan sambutan.
4. Merancang bentuk dan konsep hebahan serta meaksanakannya dalam tempoh 1 -3 bulan
sebelum berlangsungnya program yang boleh menarik minat peserta seperti bahan
cetak(surat jemputan, brouser, flayer dan banner), On-line (Streaming, Youtube, Facebook,
Instragram, Telegram dan Whatsapp), boardcast(Radio IKIM, Sinar, RMJB, Radio Klasik
Nasional dll).
5. Pastikan kandungan maklumat asas mengenai program dan aktiviti dapat promosi selain
maklumat-maklumat lain sebagai tambahan.
a. Jadual Aktiviti
b. Atur cara majlis
c. Peta tempat berlangsung
d. Tokoh/penceramah
6. Menyedia dan menghantar anggaran perbelanjaan.
 7. Menyediakan senari kerja, status progress dan permasalah sebelum setiap kali mesyuarat
dilaksanakan dari semasa ke semasa.

JAWATAN KUASA KEBERSIHAN

1. Memastikan keadaan padang yang akan digunakan dalam keadaan bersih sebelum, semasa dan
sesudah kejohanan.
2. Menghubungi pihak berkenaan untuk peminjaman alat yang di perlukan.
3. Menghubungi pihak berkenaan untuk perkhidmatan memungut sampah (tandas bergerak, plastic
hitam dan tong sampah).
4. Memastikan tandas berkecukupan dan sentiasa bersih di sepanjang majlis.
5. Berupaya menyediakan alternative jika bekala air terputus/berkurangan.
6. Melantik para petugas untuk menjaga kebersihan padang sebelum, semasa dan selepas kejohanan.
7. Menyedia dan menghantar anggaran perbelanjaan.
8. Menyediakan senari kerja, status progress dan permasalah sebelum setiap kali mesyuarat
dilaksanakan dari semasa ke semasa.

JAWATAN KUASA KESELAMATAN

1. Memastikan keselamatan peserta dan kenderan terjaga sepanjang program dijalankan.

2. Memsatikan lalu lintas dan tapak parkir tidak sesak dan dapat disusun dengan baik.
3. Memastikan tempat program, penginapan dan peralatan-peralantan pameran, audio dan
video sistem selamat dari kecurian dan tidak mendatangkan bahaya kepada pengunjung.
4. Menyedia dan menghantar anggaran perbelanjaan berkaitan sagu hati Pasukan
RELA/Jabatan Amal dan juga sewaan walki/talki.
5. Menyediakan senari kerja, status progress dan permasalah sebelum setiap kali mesyuarat
dilaksanakan dari semasa ke semasa.
6. Bekerjasama dengan pihak keselamatan seperti polis dan bomba untuk menjaga
keselamatan tempat pertandingan.