Trabajo

[Escriba el nombre de la compañía] 1
ANALISIS SITUACIONAL SURTIFARMA
Análisis Situacional Surtifarma y Suministros s.a.s
Autores: Erika Andrea Suarez, Eiddy Rossió Castillo y John Alberto mercado
Notas Del Autor
Dirigido a: Ligia Adelaida Díaz
Especialización en Investigación y Desarrollo de Mercados
Sena 2019
GERENTE DE LA EMPRESA SURTIFARMA Y SUMINISTROS SA
Es el responsable de coordinador la distribución y suministro de Materiales mediante el
desarrollo de proveedores que permiten el abastecimiento adecuado a las líneas de
comercialización, así como el cumplimiento en la entrega a los clientes de la empresa. Liderando
las áreas a cargo para el cumplimiento de objetivos, normas, políticas y procedimientos
establecidos en la empresa.
FUNCIONES DEL GERENTE:
 Liderar la planeación, organización y dirección de las actividades de distribución y
comercialización directas e indirectas, así como la logística de entrega de los materiales
farmacéuticos a los clientes de la empresa.
 Liderar el desarrollo de proveedores actuales o propuestas de nuevos proveedores para el
aseguramiento de la entrega a los clientes de acuerdo a los tiempos establecidos y
buscando mejorar los tiempos de entrega.
 Analizar el correcto suministro de materiales para evitar paros en línea que comprometan
los tiempos de entrega.
 Análisis de las negociaciones con proveedores buscando siempre la mejora en costo-
beneficio y viabilidad. Buscando oportunidades de comercialización y distribución
rentables.
 Buscar estrategias para el mejoramiento del almacenamiento y distribución de los
productos.
 Analizar y para optimizar los costos en el proceso de tráfico y gastos de logística
realizado por los transportistas en la entrega a los clientes.

 Coordinar con el área de almacenes e inventarios el oportuno abasto de los materiales
para las líneas de distribución y comercialización.
 Asegurarse de la correcta planeación de entrega al cliente considerando todos los
procesos que conlleva.
 Responsable de la correcta planeación de materiales, compras, abastecimiento de líneas
de distribución, de la correcta asignación de órdenes a los pedidos de los clientes para la
correcta facturación y que no limite esto el flujo de efectivo.
 Administrar y Desarrollar a su personal a cargo para que eficiente sus respectivos los
procesos.
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DE LA EMPRESA SURTIFARMA Y
SUMINISTROS SA
El Departamento de Contabilidad de la empresa SURTIFARMA Y SUMINISTROS SA se
encarga de instrumentar y de operar con las políticas, normas, sistemas y procedimientos
necesarios para garantizar la exactitud y seguridad en la captación y registro de las operaciones
financieras, presupuestales y de consecución de metas de esta empresa, a efecto de suministrar
información que coadyuven a la toma de decisiones, a promover la eficiencia y eficacia del
control de gestión, a la evaluación de las actividades y facilite la fiscalización de sus
operaciones, cuidando que dicha contabilización se realice con documentos comprobatorios y
justificativos originales, y vigilando la debida observancia de las leyes, normas y reglamentos
aplicables de toda la empresa,
Dentro de esta empresa de SURTIFARMA tenemos un contador quien cumple con unas
funciones específicas para qué fluyan todas nuestras metas u objetivos trazados a futuro para
crecimiento de la misma.
FUNCIONES DEL CONTADOR EN LA EMPRESA SURTIFARMA:
 Establecer y operar las medidas necesarias para garantizar que el sistema de contabilidad
del Centro este diseñado para que su operación facilite la fiscalización de los activos,
pasivos, ingresos, costos, gastos, avance en la ejecución de programas y en general de
manera que permitan medir la eficacia y eficiencia del gasto público federal.
 Realizar las acciones necesarias para garantizar que el sistema contable del organismo,
así como las modificaciones que se generen por motivos de su actualización, cuenten con
las autorizaciones legales para su funcionamiento y operación.
 Llevar a cabo la contabilidad del Centro en los términos que establece la Ley de
Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público.
 Emitir por escrito las principales políticas contables necesarias para asegurar que las
cuentas se operen bajo bases eficientes y consistentes, así como para la clara definición y
asignación de responsabilidades de funcionarios y empleados.
 Mantener actualizado el catálogo de cuentas y guía contabilizadora, de manera que éstos
satisfagan las necesidades institucionales y fiscalizadoras de información relativa a los
activos, pasivos, ingresos costos, gastos y avance en la ejecución de programas,
recabando para el efecto, las autorizaciones suficientes de las autoridades competentes.

 Registrar y controlar los recursos financieros provenientes del calendario financiero
presupuestal, los que otorgan las instituciones para el desarrollo de proyectos de
investigación, así como los ingresos de donativos provenientes de dependencias y
entidades del sector público, privado o social, identificando dentro de la contabilidad, y
los aportados por instituciones públicas y privadas, destinados a proyectos específicos.
 Elaborar, analizar y consolidar los Estados Financieros del Centro y de las Unidades
Foráneas.
 Controlar las disponibilidades de las cuentas bancarias de cheques y de inversión,
realizando conciliaciones mensuales contra los saldos reportados en los estados de cuenta
bancarios y por el Departamento de Tesorería y Caja, para garantizar la exactitud en el
registro de fondos, y apoyando a una correcta toma de decisiones.
 Depurar permanentemente los registros contables y presupuestales.
 Preparar y presentar los datos que conforman la Cuenta Pública, el Sistema Integral de
Información, el Informe Presidencial, las reuniones para Junta Directiva, el Comité de
Control y Auditoría, y demás información complementaria que requieran las autoridades
competentes respecto de las actividades desarrolladas en el ámbito de su competencia.

 Realizar las demás actividades que le sean encomendadas por la Subdirección de
Recursos Financieros, afines a las funciones y responsabilidades inherentes al cargo.
 Coordinar, orientar y apoyar las actividades del personal adscrito al área de su
competencia.
DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN
NOTA:
En este departamento no hacemos un análisis ya que la empresa, SURTIFARMA Y
SUMINISTROS S.A no produce, solamente comercializa y distribuye los medicamentos.
DEPARTAMENTO DE VENTAS DE LA EMPRESA SURTIFARMA Y SUMINISTROS S.A
El departamento de ventas de la empresa SURTIFARMA está encargado de la distribución y
comercialización de los productos fármacos y dar seguimiento día a día de las diferentes rutas de
distribución para garantizar la cobertura total y abastecimiento a nuestros clientes.
Este departamento es muy prioritario para la empresa, ya que a través de su buena gestión
SURTIFARMA puede distribuir y hacer seguimiento continuo a todos sus productos fármacos
para que todo fluya de la mejor manera, en la empresa contamos con un coordinador de ventas el
cual tienen unas funciones específicas.

COORDINADOR DE VENTA DE LA EMPRESA SURTIFARMA Y SUMINISTROS SA:
El coordinador de ventas de la empresa SURTIFARMA es responsable de la maximización y
distribuciones de la empresa, para lo cual establece metas reales que persigue con determinación
para lograr el aumento de los ingresos de la corporación. Además de ello, su rol es importante
para el éxito o fracaso de la empresa SURTIFARMA, ya que es una pieza fundamental en la
consecución de los objetivos de comercialización que impulsarán las ganancias.
FUNCIONES DEL COORDINADOR DE VENTA DE LA EMPRESA SURTIFARMA:
 Coordinar las operaciones del departamento de Ventas.
 Definir e implementar políticas y procedimientos de ventas.
 Diseñar planes y estrategias de ventas para nuevos clientes.
 Coordinar las actividades del equipo de Ventas para establecer relaciones positivas con
los compradores y entre los representantes de ventas
 Establecer metas u objetivos de ventas semanales, trimestrales, mensuales y anuales,
procurando mantenerlas reales y realizables.
 Desarrollar estrategias nuevas e innovadoras para la consecución de metas.
 Investigar e identificar las oportunidades de venta, generando indicadores y detectando
clientes potenciales.
 Reunirse con clientes importantes y buscar prospectos potenciales.
 Aprobar los planes presupuestarios y de ventas.
 Garantizar que cada miembro del equipo cumpla con sus objetivos y con las metas de la
empresa.
 Interactuar con el departamento de Marketing para crear una campaña y una estrategia de
ventas más efectiva y minuciosa:
 Desarrollar, mantener y mejorar las relaciones con los clientes para mantener un alto
nivel de servicio y conservar su lealtad.
LOGISTICA DE LA EMPRESA SURTIFARMA SA
La logística en SURTIFARMA SA consiste en la planificación y la gestión del flujo de
materiales de la manera más eficaz entre nuestros proveedores y nuestros clientes finales,
incluyendo la creación e implementación de sistemas de control y mejora.
Dentro de este gran proceso, existen unas funciones que en la actualidad son básicas para
lograr un adecuado nivel de servicio al cliente en la empresa SURTIFARMA SA.
CONTROL DEL INVENTARIO. Controlar el inventario para SURTIFARMA SA es básico
para poder acometer un adecuado proceso logístico que Conlleva a analizar los motivos por los
que se producen diferencias de inventario e intentar mejorarlos, pues cualquier mejora para
reducir estas diferencias se traduce inmediatamente en un incremento del beneficio neto,
convirtiéndose así en una nueva vía de ingresos. Disponer de un adecuado control del inventario
nos permite dar a nuestros clientes, desde el mismo momento en que realizan el pedido, una
garantía de servicio, factor cada día más valorado.
PROCESOS OPERATIVOS EN LA EMPRESA. las actividades operativas que se
desarrollan dentro de SURTIFARMA SA por un conjunto de recursos materiales y humanos, en

especial el proceso de picking, que es la recogida y combinación de cargas unitarias que
conforman el pedido de un cliente. Los objetivos son realizar las tareas sin errores, con la calidad
requerida por el cliente, y mejorar la distribución a través de la coordinación de las estanterías,
las carretillas, los métodos organizativos, la informática y las nuevas tecnologías.
TRANSPORTE DE DISTRIBUCIÓN. ÚLTIMA MILLA. Denominamos última milla al
último tramo del trayecto que recorre un pedido antes de ser entregado a su comprador. La
dispersión geográfica de los clientes, los pedidos con pocas referencias y escasas unidades por
referencia, así como las condiciones en que la entrega domiciliaria ha de producirse constituyen
los tres pilares básicos sobre los que se asienta esta función. Trabajar en mejorar los procesos de
entrega a los clientes finales, realizándolos cada día de una forma más rápida y eficiente tanto en
costes como en aspectos medioambientales es uno de los grandes desafíos actuales de la
logística.
TRAZABILIDAD. La trazabilidad es la localización de los productos en el espacio y en el
tiempo, que permite, de forma fehaciente y en cualquier momento, la reconstrucción del proceso
íntegro de almacenaje, transporte, distribución y venta, Para gestionar de manera adecuada la
trazabilidad en el proceso operativo, es básico disponer de unos sistemas de información
adecuados.
DIASNOSTICO CONTABLE DE SURTIFARMA SA
Es el proceso mediante el cual la empresa SURTIFARMA SA, realiza una evaluación general
derivando en la identificación análisis y priorización de las debilidades, amenazas, oportunidades

y fortalezas que se identifican en nuestro desempeño actual. Teniendo en cuenta variables
cualitativas y cuantitativas para dicho fin.
Con relación a lo anterior podemos decir que en el diagnóstico realizado a nuestra empresa
SURTIFARMA SA, se encontró que cuenta con un paquete contable llamado 3soft pero que aún
no contamos con un funcionamiento debido a que no ha existido la capacitación adecuada para la
instalación y manejo del mismo; es por esto que se continua utilizando el programa Microsoft
Excel como herramienta para realizar las diferentes operaciones contables de cada cliente a los
cuales se les presta el servicio.
Asimismo se encuentra con un espacio amplio bien distribuido el cual genera un buen clima
laboral, de igual manera la oficina cuenta con internet facilitando así la utilización del
mecanismo digital para las diferentes operaciones que se pueden manejar virtualmente.
También nuestros clientes no traen la información a tiempo de lo que necesitan, hay que
insistirles, estar recordándoles por medio de llamadas; esto hace que el trabajo se acumule y se
presente un poco de desorganización en el momento que sea necesario conocer el total de la
información de cada cliente. Sin embargo las respectivas obligaciones tributarias como la
declaración del IVA y Retención en la Fuente son presentadas en las fechas establecidas por la
ley, manteniéndose al día con la norma.
Por otra parte se ve la necesidad de cambiar los archivadores los cuales se encuentran en
deterioro, de la misma manera reemplazar algunos monitores por otros más modernos y así
brindarle un mejor aspecto a la oficina.

DEBILIDADES
· Los clientes no llevan la información a tiempo.
· Algunos implementos de trabajo no se encuentran en las mejores condiciones.
· Se debe poner en marcha el software contable.
OPORTUNIDADES
· La ubicación de la oficina favorece su trabajo debido a la cercanía con la mayoría de nuestros
clientes.
· El contacto con la comunidad por medio de la Corporación Técnica, nos ha permitido darnos a
conocer como una excelente empresa.
· El permitir que los clientes conozcan como laboramos en la empresa nos da la oportunidad de
que pueda recibir algunas de las sugerencias hechas para mejorar aún más.
FORTALEZAS
· Poseemos tecnología adecuada.
· La oficina cuenta con un espacio amplio bien distribuido.
· el coordinador contable es eficiente.
· Tenemos una amplia gama de servicios para ofrecer a nuestros clientes.
· Contribuimos al desarrollo de la región ejerciendo labores de docencia en la UFPSO.
· Poseemos suficiente experiencia laboral ya que contamos con personal con mucha experiencia
ejerciendo la profesión.
AMENAZAS
· La competencia desleal, puesto que en el mercado existen distribuidoras y comercializadoras
que ofrecen sus servicios a precios más bajos.· Estrategias de innovación por parte de los
colegas, esto ocasiona que muchos clientes potenciales acudan a ellos.

ORGANIGRAMA SURTIFARMA S.A
GERENTE
COORDIN
CONTAD ADOR DE
OR VENTAS
DIRECT DIRECTOR LIDER DE LIDER

OR FINANCIERO LICITACIONE DE
TECNICO S COMPRAS
COORDINA DIRECCION
DOR DE ADMINISTRATI
BODEGA VA
AUXILI
JEFE DE
AR
CARTERA Y
LOGISTICO
TESORERIA
REGENT
CU
ES Y
AUXILIAR
ES DE
FARMACI
A
CULTURA CORPORATIVA
La cultura corporativa de surtifarma es la siguiente:
1. EXITO: Construirán permanentemente una empresa con liderazgo y excelencia en sus
resultados, integrada con personas con actitud positiva y triunfadora.
2. SERVICIO: la vocación es superar las expectativas de sus clientes internos y externos a
través de una atención amable, confiable y oportuna.
3. HONESTIDAD: Se caracterizan por comportamientos éticos, basados en rectitud,
honradez y lealtad frente a los compromisos y propósitos empresariales y personales.
4. RESPONSABILIDAD: Ejecutan su labor con efectividad, cumpliendo puntualmente con
los objetivos, compromisos y normas de la empresa, la Familia y sociedad.
5. TOLERANCIA: Aceptar el pluralismo en el pensar, tratando a los demás con respeto y
consideración.
6. COMPAÑERISMO: Mantenerse hombro a hombro con quienes se hace la labor,
compartiendo en armonía situaciones y conocimientos.
ENTRADA Y FLUJO DEL PROCESO
SELECCIÓN DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS.
Se refiere a la selección de medicamentos propiamente dicha, pues es el proceso a través del
cual se eligen los medicamentos necesarios para una institución entre las alternativas
farmacoterapéuticas existentes en el mercado de cada región, contemplando los beneficios
terapéuticos, económicos y administrativos, además de las enfermedades predominantes que son
tratadas en la institución La selección de medicamentos se constituye, junto con la información y
la distribución racional, en uno de los pilares básicos de la farmacia clínica, constituyéndose en
uno de los objetivos fundamentales del Servicio Farmacéutico.

Aspectos a ser considerados en una selección de medicamentos:
 Calidad del Medicamento.
 Eficacia y Seguridad.
 Costo – efectividad.
 Presencia en Listados Oficiales Nacionales de Medicamentos
Requisitos a tener en cuenta en la Selección de Medicamentos:
 Documentación científica para evaluar los medicamentos por seleccionar, adicionar o
excluir.
 Personal idóneo para avalar la calidad y emitir los conceptos técnicos de los medicamentos
a seleccionar o adicionar.
 Estudios confiables sobre los medicamentos por seleccionar, adicionar o excluir.
 Propuestas para protocolos de uso de los medicamentos por seleccionar adicionar.
 Estudios fármaco - económicos de los medicamentos por seleccionar o adicionar
Criterios a tener en cuenta en la Calificación Técnica de Proveedores:
 Costo (cotizaciones).
 Seguridad (Alertas y boletines de INVIMA , Actas de visita Secretaria
Seccional de Salud, Fondo Nacional de Estupefacientes, concepto higiénico sanitario)
 Calidad Técnica (Concepto del Director Técnico del Servicio Farmacéutico).
 Servicio Post venta (Asistencia y soporte).
TRANSPORTE DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS.
El traslado de medicamentos y dispositivos médicos y la entrega a su destinatario estará
sometida a las disposiciones técnicas establecidas en el presente manual, en el Código de Comercio

y demás normas que reglamenten el transporte de sustancias especiales que sean o se relacionen
con los medicamentos. El transporte puede hacerse por cuenta propia o ajena.
Transporte de medicamentos de control especial:
El transporte de medicamentos de control especial se realizará de manera segura y adecuada,
quedando sometido a las disposiciones especiales sobre la materia en especial las recomendadas
en la resolución 1478 de 2006
Embalaje de medicamentos:
Los medicamentos que se van a transportar deben colocarse en cajas o disponerse dentro de
cubiertas que garanticen la protección adecuada contra todos los aspectos externos.
Los embalajes destinados al transporte de varias unidades de productos farmacéuticos, deberán
estar fabricados con materiales apropiados para su conservación. El rotulado de estos productos
debe ser indeleble y claro.
Los registros de envío deben ser de fácil acceso y conservarse hasta el momento de la entrega.
En ellos se debe indicar por lo menos: fecha de envío; nombre y dirección del remitente; nombre
y dirección del cliente; descripción del producto: nombre, forma de dosificación y concentración
(si es apropiado), cantidad y número de lote(s).
Condiciones del transporte de medicamentos:
Los medicamentos deben transportarse de modo que su integridad no se deteriore, las
condiciones de almacenaje se mantengan, se protejan contra hurto, se conserve su identificación y
se evite la contaminación y/o confusión.
Se deberá cumplir con las siguientes condiciones específicas:

 Para el transporte de los productos que requieren almacenamiento a temperaturas
controladas, debe asegurarse que se mantenga la cadena de frío y la integridad del producto.
 Cuando se use hielo seco en la cadena de frío se deben observar las precauciones de
seguridad y verificar que los productos no entren en contacto directo con el hielo seco, ya
que se pueden congelar.
 Para los medicamentos que requieran condiciones especiales de almacenamiento, deben
existir registros y controles que demuestren que se cumplen estas exigencias durante todo
el transporte.
 El envío y transporte de materiales y medicamentos se debe realizar solamente después del
recibo de una orden de pedido. Debe ser documentado y registrado el recibo de la orden de
pedido y envío de las mercancías
RECEPCION E INSPECCION
Es la etapa donde se hace un comparativo entre lo solicitado y lo recibido, mediante una
inspección física de las cantidades y condiciones en que es entregado los medicamentos y
dispositivos médicos a las farmacias, en presencia de la persona que hace la entrega, se firma con
número de cedula y se regresa una copia al nivel central.
Verificar lo siguiente.
Que no haya frascos vacíos, tiras o blísteres rotos, vacíos, mal sellados y que todos los frascos
posean banda de seguridad. Las etiquetas de los medicamentos, contengan:
a) Nombre genérico.
b) Concentración
c) Fecha de vencimiento o expiración
d) Nombre del laboratorio del medicamento

e) Contenido y composición
f) Indicaciones sobre el almacenamiento y la conservación.
g) Contraindicación y advertencias.
h) Número de lote.
i) Registro del INVIMA buenas prácticas de manufactura (BPM).
j) Verificar si hay medicamentos o elementos que requieran de refrigeración para ubicarlos en
la nevera de inmediato.
ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS.
El almacenamiento es el conjunto de actividades que tiene como objetivo el cuidado y la
conservación de las especificaciones técnicas con las que fueron fabricados los medicamentos y
dispositivos médicos.
El almacenamiento debe planificarse, teniendo en cuenta básicamente los siguientes aspectos:
 Selección del sitio.
 Diseño de instalaciones.
 Establecimiento de criterios, procedimientos y recursos para el cuidado y la conservación
de los medicamentos y dispositivos médicos.
 Aplicación de métodos de inventarios que aseguren la rotación
 Adecuada de los medicamentos y dispositivos médicos y apoyen la planificación de las
adquisiciones.
TECNOLOGÍA ACTUAL
El sistema tecnológico de MEDIFARMA.S.A y que está desarrollando es ETMS ((Enhanced
Traffic Management System) es un sistema que integra bases de datos de diversas fuentes: datos
de ventas, de productos, de los clientes y material promocional. Un ETMS favorece la gestión y
planificación de la actividad de la visita médica, y permite el análisis de la gestión.
Prescripción electrónica: éste sería otro avance a destacar. Consiste en la petición a farmacia
directamente desde el ordenador; los médicos prescriben contra un formulario electrónico y sólo
pueden hacerlo de este modo, con lo que las peticiones son en tiempo real.
Gestión del conocimiento, de la investigación y de la formación: este método proporciona,
tanto a los profesionales como al personal interno herramientas útiles para el desempeño de su
actividad, tales como las bibliotecas virtuales y los espacios de e-learning, donde pueden
intercambiar experiencias formativas, profundizar en el conocimiento y en las metodologías del
outdoor training, discutir temas de interés en el trabajo diario y establecer conclusiones sobre líneas
de trabajo actuales y tendencias futuras.
Historia clínica electrónica: entre sus ventajas encontramos un descenso en los tiempos de
diagnóstico, un sistema de información que se convierte en un valor añadido para el médico, una
ayuda para la toma de decisiones clínicas al ofrecer la información necesaria del paciente de forma
inmediata y un ahorro, también, en aspectos como la petición de pruebas, principalmente
analíticas.
Publicidad
Mediante la imagen que SURTIFARMA Y SUMINISTROS S.A ofrece al público en general
como una de las mejores empresas de distribución venta y comercialización de productos
farmacéuticos con valores claros y colaboración del medio ambiente en la actualidad se maneja
publicidad a través de redes sociales, como lo son Facebook, Instagram, y twitter; se manejan
cuñas en las cadenas radiales locales, tarjetas de presentación, Boucher y se encuentra
realizando la creación de su página web que ofrecerá interacción con una excelente atención al
cliente y la facilidad de manejar un PQRS que ayudara a mejorar día a día las falencias y a
sostener sus fortalezas.
Licitación y pedidos
A través de la labor realizada por el departamento de ventas donde se realizaron licitaciones o
cotizaciones considerables ante farmacias, hospitales, eps locales y algunas regionales las cuales
son:
- Hospital san jerónimo de montería
- Hospital san diego
- Farmacias líder
- Farmacia bosque Álvarez
- Farmahogar
- Farmacia milagros
- Emdisalud
- Nueva eps
Se logró como resultado la aprobación de 4 de ellas que fueron hospital san jerónimo de
montería, farmacia milagros, farmacia líder, y Emdisalud las cuales para el primer semestre del
año 2019 han generado grandes ingresos a la compañía una por el monto de:
Hospital san jerónimo de montería: $120.258.300
Farmacia milagros: $97.500.000
Farmacia líder: $60.200.510
Emdisalud: $33.000.000
Proyecto
La empresa tiene como proyecto a futuro posicionarse en el mercado departamental, contando
en la actualidad con una presencia del 70 % con un muy buen nombre e imagen a través de su
gestión comercial y dándose a conocer cumpliendo a cabalidad compromisos establecidos y
valores corporativos participando activamente en todos los segmentos del sector salud
proyectándose así a 1 año estar activos en el 100% del mercado y expandiendo sus operaciones
a nivel nacional.
Medio ambiente
En cuanto al medio ambiente la empresa participa de manera activa en la colaboración de una
conservación y mejora del medio ambiente conociendo a cabalidad leyes como 26/2007 del 26
de octubre, de responsabilidad medioambiental inicialmente desde el área de recursos humanos
creando una comisión de gestión en el medio ambiente; y otra norma muy importante como lo es
la ISO 14001 la cual habla de la protección del medio ambiente a través de la gestión de riesgos
medioambientales tarea realizada por la comisión en su actualidad se encuentra tratando el tema
de ergonomía ambiental especializada en los factores ambientales, generalmente físicos, que
constituyen el entorno del sistema formado por la persona y el equipo de trabajo y su
influencia en los aspectos relacionados con la seguridad, la eficiencia y la confortabilidad.
Incluye el estudio de los ambientes térmico, visual, acústico, mecánico, electromagnético y de
distribución del puesto de trabajo.
Ventas anuales
INGRESOS 2017
Ingresos por venta 510.256.975
Otros Ingresos 22.087.670

TOTAL INGRESOS 532.344.645
Menos
COSTO DE VENTAS 331.667.034
RESULTADO BRUTO 200.677.611
Menos
Gastos de Operación
Gastos de Distribución 5.941.524
Gastos de Administración 5.103.646
Gastos de Personal 5.810.623
Gastos de Depreciación y Amortización 4.490.928
RESULTADO DE OPERACIÓN 179.330.890

Más o Menos
Ingresos Financieros 5.531.520
Gastos Financieros 6.446.210

Resultado antes de reserva e
impuestos 178.416.200
Impuestos 58.877.346
RESULTADO DEL PERÍODO 119.538.854
INGRESOS 2018
Ingresos por venta 580.256.975
Otros Ingresos 32.087.670
TOTAL INGRESOS 612.344.645
Menos
COSTO DE VENTAS 390.000.034
RESULTADO BRUTO 222.334.611
Menos
Gastos de Operación
Gastos de Distribución 6.941.524
Gastos de Administración 5.500.646
Gastos de Personal 5.810.623
Gastos de Depreciación y Amortización 4.700.928
RESULTADO DE OPERACIÓN 199.390.890

Más o Menos
Ingresos Financieros 5.531.520
Gastos Financieros 7.100.210

Resultado antes de reserva e
impuestos 186.759.430
Impuestos 59.877.346
RESULTADO DEL PERÍODO 126.882.084
Para el año 2019 hasta ahora nuestros
resultados en ventas son de $310.958.810
Otros ingresos $ 10.200.000
Total de ingresos $321.158.810

Matriz DOFA
FORTALEZA OPORTUNIDADES
- TIENE BUENA POSICION EN - CONTRIBUIR AL PROGRESO
EL MERCADO DE LA MEDICINA
- EQUIPO ALTAMENTE - LOS PRODUCTOS
COMPROMETIDO Y CONTRIBUYEN A LA
MOTIVADO DURACION CALIDAD DE
- SATISFACION DE SUS VIDA DE LOS PACIENTES
CLIENTES ACTUALES, - RELACION GANAR – GANAR
PROVEEDORES Y ALIADOS CON MEDICOS Y PACIENTES
ESTRATEGICOS
- ECONOMICAMENTE SOLIDA
DEBILIDADES AMENAZAS
- NO POSEE UN PLAN - UN GRAN MERCADO
ESTRATEGICO DE COMPETITIVO
MARKETING Y PUBLICIDAD
- LA MARCA NO ES TAN
RECONOCIDA EN EL - POCA REALCION CON ENTES
MERCADO GUBERNAMENTALES Y
SECTOR FARMACEUTICOS
- DEFICIENCIA EN SU PAGINA
WEB
- COMPETIDORES CON
- INCUMPLIMIENTO DE
PRECIOS MAS BAJOS
PROVEEDORES EN CUANTO
A INSUMOS PUBLICITARIOS
RODUCTOS DE OFICINA Y
COMPUTACION
Diagnostico
1. La empresa tiene una buena posición en el mercado departamental.

2. La empresa ha generado buenos dividendos durante los últimos tres años.
3. Los asesores comerciales desean explorar el mercado de Sincelejo y Bolívar.
4. Adquirió nuevos vehículos que le permiten hacer sus entregas a tiempo.
5. En el mercado cordobés tiene presencia la empresa en el 70% de los municipios.
6. Mejorar las políticas de mercadeo y publicidad, y buscar convenios de ventas con
entidades de salud.
7. Posicionar la marca en el mercado farmacéutico.
Se plantea la importancia del marketing afirmando que “el departamento de marketing es
clave, ya que en su fin es el timón de la empresa, y de ahí su importancia”
Realizando la revisión de los Estados Financieros, llegando a la conclusión que la empresa tiene
unos buenos dividendos que le permiten crecer y expandirse a otros mercados, buena liquidez
para seguir invirtiendo y tiene falencias en la rotación de cartera.
Los Estados Financieros a diciembre 31 de 2.018, muestra la siguiente situación general:
ACTIVO
ACTIVO CORRIENTE 2015
Bancos 37.417.217
Deudores comerciales 71.647.317
Cuentas por cobrar Empresas
relacionadas 31.755.000
Inventario (Materiales, suministros etc.) 104.946.051
Pagos por Anticipado 6.957.810
Impuestos Corrientes 1.912.016
Otros Activos financieros 1.709.144
TOTAL ACTIVO CORRIENTE 256.344.555
ACTIVO NO CORRIENTE
Propiedades, Planta y Equipos 174.487.423
Cuentas por cobrar a LP 55.000.956
Inversiones 2.507.475
Activos intangibles 4.001.938
Impuestos Diferidos 2.391.525

TOTAL ACTIVO NO CORRIEN 238.389.317
TOTAL DE ACTIVO 494.733.872
PASIVO
PASIVO CORRIENTE
Proveedores 78.037.662
Porción de los Préstamos a LP con
vencimiento a corto plazo 12.582.909
Cuentas por Pagar Empresas relacionadas 56.820.900
Impuestos Corrientes 7.590.555
Provisiones 3.492.421
Otros Pasivos Financieros 11.972.233
TOTAL PASIVO CORRIENTE 170.496.680
PASIVO NO CORRIENTE
Obligaciones financieras 64.009.632
Impuestos Diferidos 9.915.299
Otros Pasivos Financieros 23.607.270
Provisiones 7.840.195
TOTAL PASIVO NO CORRIENTE 105.372.396
TOTAL DE PASIVO 275.869.076
PATRIMONIO
Capital Social 52.282.292
Reserva Legal 17.018.453
Superávit por Revaluación de activos 11.458.624
Superávit Realizado 18.566.573

Resultado del Período 119.538.854
TOTAL PATRIMONIO 218.864.796
TOTAL PASIVO MÁS
PATRIMONIO 494.733.872
Analizando la situación financiera se concluye:
1. RAZÓN CORRIENTE: con el fin de verificar las disponibilidades de la empresa, a corto
plazo para afrontar sus compromisos, se determina la siguiente razón:
𝑎𝑐𝑡𝑖𝑣𝑜 𝑐𝑜𝑟𝑟𝑖𝑒𝑛𝑡𝑒
Razón corriente = 𝑝𝑎𝑠𝑖𝑣𝑜 𝑐𝑜𝑟𝑟𝑖𝑒𝑛𝑡𝑒
$256.344.555
Razón corriente = $𝟏𝟕𝟎.𝟒𝟗𝟔.𝟔𝟖𝟎 = 15,03
La empresa tiene una razón corriente de 15,03 esto quiere decir que por cada peso que la
empresa debe en un corto plazo cuenta con $ 15,03 pesos para respaldar esa obligación. Con lo
anterior se puede afirmar que la empresa tiene la capacidad de cubrir todas sus obligaciones a
corto plazo.
2. CAPITAL NETO DE TRABAJO
CAPITAL NETO DE TRABAJO (CNT) = ACTIVO CORRIENTE - PASIVO CORRIENTE

CNT = $256.344.555 - $170.496.680 = $85.847.875
Interpretación: lo anterior indica que, al finalizar el año 2018 la empresa tenía
$85.847.875 de capital neto de trabajo lo que refleja una alta liquidez para realizar proyectos de
inversión.
3. ROTACION DE CARTERA
𝑉𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑎 𝑐𝑟𝑒𝑑𝑖𝑡𝑜
Rotación de cartera = 𝑝𝑟𝑜𝑚𝑒𝑑𝑖𝑜 𝑑𝑒 𝑐𝑢𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑝𝑜𝑟 𝑐𝑜𝑏𝑟𝑎𝑟
$71.647.317
Rotación de cartera = = 1.3
$ 55.000.956
Lo que indica, que la empresa tiene una baja rotación de recuperación de la cartera, la cual se
puede interpretar como un mal manejo de los plazos ofrecidos a crédito.
La empresa debe plantear alternativas inmediatas de Inversión, políticas de reparto de
utilidades y mejorar las políticas de cartera
Entre las decisiones de inversión que se deben tomar:
1. El volumen de activos fijos que se desea mantener.
2. El plazo que se considera a los clientes en las ventas a crédito.
3. El manejo de los inventarios.
4. Volumen de publicidad para afianzar la marca

Entre las decisiones de Reparto de Utilidades la principal es definir en los próximos 5 años
que política de reparto de utilidades va a exigir la Asamblea de Socios.
Entre las decisiones para mejorar las políticas de cartera están
1. entrenamiento al departamento comercial
2. reducción del tiempo de los créditos
3. Cuente con todos los instrumentos que sean necesarios para el recaudo de su cartera,
desde líneas telefónicas, fax, acceso internet, etc.
4. Equipo jurídico de confianza
1. El mercado de la Compañía ha sido ciento por ciento local.
2. La empresa participa en todos los segmentos que puede abarcar el sector:
Material médico quirúrgico
Drogas hospitalarias
Dotaciones
3. Surtifarma y suministros S. A tiene alianzas estratégica con otras empresas, pero no se ha
reestructurado dichos convenios
4. La Empresa participa en proporciones parecidas en el sector público y el sector privado.
5. Tiene una buena liquidez para gestionar un buen markeitng dentro y fuera del departamento
de córdoba con el fin de expandirse y afianzar la marca
6. No hay control en las metas de ventas y seguimiento a sus clientes y proveedores
7. Deficiencia en su página web y de ubicación
Surtifarma y Suministros S.A requiere concentrarse en segmentos y nichos de mercado
específicos, y enfocarse en aquellos sectores o áreas de negocio de mayor rentabilidad, y
comercializar nuevos productos, para ello la empresa debe direccionarse hacia esas empresas del
sector salud que son capaces de cubrir sus pagos en el corto plazo.
Además debe incursionar hacia nuevos mercados porque con la globalización y la competencia
extranjera tendera a decaer en sus operaciones y en un futuro se verá estancado y no podrá cubrir
con sus obligaciones en el corto plazo sin recurrir a financiación externa.
Se debe reducir la rotación de cartera a máximo 30 días ya que en la actualidad está en 270
días y realizar un relanzamiento con una buena campaña a nivel radial y en los medios de
comunicación para que sea conocida a nivel departamental y regional.
 Crear un nuevo Portafolio de servicios en la empresa orientado al segmento de Estética

y salud.
 Investigar en el mercado los servicios que requieren los clientes.
 Construir una herramienta de información para el diseño del portafolio.
 Estructurar y lanzar el nuevo portafolio de servicios.
 Obtener información necesaria de los beneficios de una plataforma virtual
 Estructurar, recolectar y revisar los datos e información de los clientes en un solo lugar
 Investigar los nuevos nichos de mercado dentro y fuera del departamento
PRONOSTICO
PRODUCTO:
1. Crear un nuevo Portafolio de servicios en la empresa orientado al segmento de Estética y
salud
PLAN DE ACCION
1.1. Investigar en el mercado los servicios que requieren los clientes.
1.2. Construir una herramienta de información para el diseño del portafolio.
1.3. Estructurar y lanzar el nuevo portafolio de servicios.
1.4. Auditar con una herramienta los resultados del Portafolio.
1.5. Realizar acciones Correctivas con base en lo auditado.
1.6. Estructurar y lanzar el nuevo portafolio de servicios.
PLAZA:
2. Desarrollar una plataforma virtual para desarrollar e-business (negocios en línea)

PLANES DE ACCION:
2.1. Obtener información necesaria de los beneficios de una plataforma virtual.
2.1.1. Diseñar la herramienta entrevista para los creadores de plataforma virtual
2.1.2. Coordinar el equipo humano que obtendrá la información.
2.1.3. Realizar las entrevistas en búsqueda de información.
2.1.4. Auditar con una herramienta los resultados la búsqueda..
2.1.5. Realizar las acciones correctivas de acuerdo a lo auditado.
TARGET:
3. Crear una base de datos de clientes para lograr controlar y mejorar el servicio ofrecido
3.1. Estructurar los datos e información de los clientes en un solo lugar
3.2. Recolectar la información de los clientes.
3.3. Desarrollar e implementar la base de dato.
3.4. Revisar los resultados de la base de datos.
3.5. Realizar acciones Correctivas con base en lo revisado.
PLANES DE ACCION:
3.1. Estructurar los datos e información de los clientes en un solo lugar.
3.1.1. Conocer cada uno de los datos.
3.1.2. Proporcionar un manejo sistemático a los datos.
3.1.3. Suministrar de información a la base dato.
3.1.4. Controlar la información con la que se provee la base dato.
3.1.5. Ejecutar acciones Correctivas.
3.2. Recolectar la información de los clientes.
3.2.1. Obtener datos veraces.

3.2.2. Ordenar la información obtenida.
3.2.3. Definir la información definitiva de la base dato.
3.2.4. Auditar la información obtenida.
3.2.5. Efectuar acciones Correctivas con base en lo auditado
PRECIO:
4 Desarrollar una estructura de precios asequibles para los clientes
ESTRATEGIAS:
4.1. Definir la estructurara de precio por segmentos.
4.2. Descubrir lo que distinguen los clientes en cada segmento.
4.3. Desarrollar la estructura de precio para cada segmento.
4.4. Auditar con una herramienta los resultados de la estructura.
4.5. Realizar acciones Correctivas con base en lo auditado
PROMOCION:
5. Realizar un relanzamiento de la empresa
ESTRATEGIAS:
5.1. Diseñar un plan de relanzamiento de la empresa.
5.2. Coordinar el equipo humano que realizara el diseño del relanzamiento.
5.3. Realizar el relanzamiento de la empresa.
5.4. Auditar con los resultados del relanzamiento.
INNOVACION:
6. Desarrollar una plataforma tecnológica para administrar los procesos.
ESTRATEGIAS:
6.1. Recolectar información acerca de plataformas tecnológicas.
6.2. Seleccionar la plataforma idónea con las necesidades de la empresa.
6.3. Diseñar e implementar la plataforma tecnológica acorde con a la empresa.
6.4. Auditar con una herramienta la plataforma tecnológica.
Sugieren un Proceso que llama de Gestión en la Ejecución de la Estrategia, y en el cual no se
Pueden obviar las siguientes etapas:
1. Claridad y consenso sobre la estrategia.
2. Conseguir enfoque.
3. Desarrollar liderazgo.
4. Intervención estratégica.
5. Educar la Organización.
6. Establecer metas estratégicas.
7. Alinear programas e inversiones.
8. plan estratégico de marketing
La planeación estratégica es un proceso que se inicia con el establecimiento de metas
organizacionales, define estrategias y políticas para lograr estas metas, y desarrolla planes
detallados para asegurar la implantación de las estrategias y así obtener los fines buscados.
La planeación estratégica es una actitud, una forma de vida; requiere de dedicación para actuar
con base en la observación del futuro, y una determinación para planear constante y
sistemáticamente como una parte integral de la dirección.

Toda empresa diseña planes estratégicos para el logro de sus objetivos y metas planteadas, estos
planes pueden ser a corto, mediano y largo plazo, según la amplitud y magnitud de la empresa.
También es importante señalar que la empresa debe precisar con exactitud y cuidado la misión que
va a regir a la empresa, la misión es fundamental, ya que esta representa las funciones operativas
que va a ejecutar en el mercado y va a suministrar a los consumidores
El plan de marketing es una herramienta de gestión por la que se determina los pasos a seguir,
las metodologías y tiempos para alcanzar unos objetivos determinados. Así tenemos que el plan
de marketing forma parte de la planificación estratégica de una compañía. No podemos olvidar
que no debe ser una actividad aislada, sino, por el contrario debe estar perfectamente unida al resto
de departamentos de la empresa (Finanzas, producción, calidad, personal etc...)El plan de
marketing es una herramienta que nos permite marcarnos el camino para llegar a un lugar concreto.
Diagnostico departamento de ventas
Algunas estrategias de marketing para expandirse a nuevos mercados.
- Profundizar en el mercado actual
- Comercializar nuevos productos
- Contratar a más empleados
- Concentrarse en el segmento de clientes
- Prueba nuevas estrategias de promoción
- Asociarse a nuevos negocios
Esta estrategia técnicamente se llama “penetración de mercados”, y consiste en crecer dentro
de tu mismo mercado con los productos o servicios que actualmente ofreces en el negocio.
Un buen método para conseguirlo es atraer nuevos clientes que hasta el momento no se encuentran
dentro de la clientela.
En vista de que se debe expandir a nuevos mercados, se propone un plan estratégico de
mercado.
Se puede concluir así que la empresa tiene graves problemas de expansión y que se está
estancando en el mercado cordobés pues no tiene una visión clara hacia nuevos mercados.
Decide concentrarse en la forma como se ha ejecutado todo el Proceso Administrativo durante el
tiempo que el lleva en la Presidencia de la Compañía, reconociendo algunas fallas que son
evidentes:
1. Planeación:
La planeación ha estado en cabeza de unos pocos directivos, sin darle participación al resto
del personal de la empresa.
2. Organización:
La gestión de los recursos para publicidad y generación de nuevos mercados no es la mejor y
en ocasiones no se ejecuta como debe ser
3. Dirección:
El liderazgo no es altamente eficiente en su equipo directivo, y los trabajadores se limitan a
hacer sus metas asignadas.
4. Control:
No se ejecuta como se está establecido en las políticas de la empresa en el departamento de
ventas lo cual ha llevado a desordenes y bajo rendimiento.
Por otro lado se considera que la empresa se ha enfocado solo en el mercado departamental sin
mirar que alrededor hay otros mercados por explorar y pueden ser igual de interesantes que el ya
existente.
Con este panorama el equipo comercial debe realizar un análisis de mercado para incursionar en
el mercado de Sincelejo y Bolívar.

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ANALISIS SITUACIONAL SURTIFARMA

Análisis Situacional Surtifarma y Suministros s.a.s

Notas Del Autor

Dirigido a: Ligia Adelaida Díaz

Especialización en Investigación y Desarrollo de Mercados

GERENTE DE LA EMPRESA SURTIFARMA Y SUMINISTROS SA

Es el responsable de coordinador la distribución y suministro de Materiales mediante el

desarrollo de proveedores que permiten el abastecimiento adecuado a las líneas de

comercialización, así como el cumplimiento en la entrega a los clientes de la empresa. Liderando

las áreas a cargo para el cumplimiento de objetivos, normas, políticas y procedimientos

FUNCIONES DEL GERENTE:

 Liderar la planeación, organización y dirección de las actividades de distribución y

comercialización directas e indirectas, así como la logística de entrega de los materiales

farmacéuticos a los clientes de la empresa.

 Liderar el desarrollo de proveedores actuales o propuestas de nuevos proveedores para el

aseguramiento de la entrega a los clientes de acuerdo a los tiempos establecidos y

buscando mejorar los tiempos de entrega.

los tiempos de entrega.

 Análisis de las negociaciones con proveedores buscando siempre la mejora en costo-

beneficio y viabilidad. Buscando oportunidades de comercialización y distribución

 Buscar estrategias para el mejoramiento del almacenamiento y distribución de los

 Analizar y para optimizar los costos en el proceso de tráfico y gastos de logística

realizado por los transportistas en la entrega a los clientes.

 Coordinar con el área de almacenes e inventarios el oportuno abasto de los materiales

para las líneas de distribución y comercialización.

 Asegurarse de la correcta planeación de entrega al cliente considerando todos los

procesos que conlleva.

 Responsable de la correcta planeación de materiales, compras, abastecimiento de líneas

de distribución, de la correcta asignación de órdenes a los pedidos de los clientes para la

correcta facturación y que no limite esto el flujo de efectivo.

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DE LA EMPRESA SURTIFARMA Y

El Departamento de Contabilidad de la empresa SURTIFARMA Y SUMINISTROS SA se

encarga de instrumentar y de operar con las políticas, normas, sistemas y procedimientos

necesarios para garantizar la exactitud y seguridad en la captación y registro de las operaciones

financieras, presupuestales y de consecución de metas de esta empresa, a efecto de suministrar

información que coadyuven a la toma de decisiones, a promover la eficiencia y eficacia del

control de gestión, a la evaluación de las actividades y facilite la fiscalización de sus

operaciones, cuidando que dicha contabilización se realice con documentos comprobatorios y

justificativos originales, y vigilando la debida observancia de las leyes, normas y reglamentos

aplicables de toda la empresa,

FUNCIONES DEL CONTADOR EN LA EMPRESA SURTIFARMA:

pasivos, ingresos, costos, gastos, avance en la ejecución de programas y en general de

las autorizaciones legales para su funcionamiento y operación.

Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público.

asignación de responsabilidades de funcionarios y empleados.

 Mantener actualizado el catálogo de cuentas y guía contabilizadora, de manera que éstos

satisfagan las necesidades institucionales y fiscalizadoras de información relativa a los

activos, pasivos, ingresos costos, gastos y avance en la ejecución de programas,

recabando para el efecto, las autorizaciones suficientes de las autoridades competentes.

 Registrar y controlar los recursos financieros provenientes del calendario financiero

presupuestal, los que otorgan las instituciones para el desarrollo de proyectos de

investigación, así como los ingresos de donativos provenientes de dependencias y

entidades del sector público, privado o social, identificando dentro de la contabilidad, y

los aportados por instituciones públicas y privadas, destinados a proyectos específicos.

 Controlar las disponibilidades de las cuentas bancarias de cheques y de inversión,

bancarios y por el Departamento de Tesorería y Caja, para garantizar la exactitud en el

registro de fondos, y apoyando a una correcta toma de decisiones.

 Depurar permanentemente los registros contables y presupuestales.

Información, el Informe Presidencial, las reuniones para Junta Directiva, el Comité de

Control y Auditoría, y demás información complementaria que requieran las autoridades

competentes respecto de las actividades desarrolladas en el ámbito de su competencia.

 Realizar las demás actividades que le sean encomendadas por la Subdirección de