PEMERINTAH KABUPATEN SLEMAN

DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL

KABUPATEN SLEMAN

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

PENERBITAN KUTIPAN AKTA KELAHIRAN
 Nomor SOP
PEMERINTAH KABUPATEN SLEMAN
Tanggal Pembuatan
DINAS KEPENDUDUKAN DAN Tanggal Revisi
PENCATATAN SIPIL
Tanggal Pengesahan
Pengesahan Kepala Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil

Jazim Sumirat, S.H.

Pembina Utama Muda, IV/c
NIP. 19631128 198903 1 006
Nama SOP Penerbitan Kutipan Akta Kelahiran

Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana

1. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang 1. S1 Hukum, Psikologi, Sosial
Administrasi Kependudukan sebagaimana telah diubah Memahami peraturan perundang-undangan tentang Administrasi Kependudukan
dengan Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2013 tentang terutama Bidang Pencatatan Sipil.
Perubahan Atas Undang-undang Nomor 23 Tahun 2006
tentang Administrasi Kependudukan
2. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang 2. Berlatar belakang pendidikan sosial
Pemerintahan Daerah sebagaimana telah diubah terakhir
dengan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang
Perubahan Kedua Atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun
2014 tentang Pemerintahan Daerah;
3. Peraturan Daerah Kabupaten Sleman Nomor 1 Tahun 3. Memahami pelaksanaan tata kelola kearsipan dan dokumen
 2015 tentang Perubahan Atas Peraturan Daerah
Kabupaten Sleman Nomor 7 Tahun 2009 tentang
Penyelenggaraan Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan
Sipil

Keterkaitan Peralatan/Perlengkapan
Meskipun tidak berhubungan langsung dengan SOP ini, namun 1. Alat tulis kantor
pihak-pihak yang terkait cukup banyak terutama perihal 2. Blangko akta kelahiran, KK, KTP-el dan KIA
rekomendasi dan surat keterangan dari pedukuhan, desa, 3. Perangkat komputer
kecamatan dan rumah sakit sebagai kelengkapan berkas 4. Sarana komunikasi
permohonan 5. Stempel

Peringatan Pencatatan dan Pendataan

1. Apabila SOP ini tidak dilaksanakan maka proses 1. Petugas pelayanan selalu mencatat kekurangan yang ada dalam berkas
pelayanan tidak akan berjalan sesuai dengan harapan, permohonan dan diberikan kepada pemohon untuk segera dilengkapi
yang pada akhirnya menimbulkan ketidakpuasan dari 2. Selain itu petugas pelayanan juga memberikan catatan kapan tanggal
masyarakat pengambilan kutipan akta kelahiran yang sudah jadi, pada bukti pengambilan
kutipan akta kelahiran
 ALUR PENERBITAN KUTIPAN AKTA KELAHIRAN

Pelaksana Mutu Baku

No. Uraian Prosedur Staf Seksi Operator/Pe Kasi Kelahiran Bidang

Bidang
Kelahiran ngadministra dan Kematian/ Bendahara PIAK dan Kepala
Pemohon Pelayanan Kelengkapan Waktu Output Ket
dan si Akta Kabid Pelayanan Penerima Pemanfaat- Dinas
Dafduk
Kematian Kelahiran Capil an Data
1. Pengajuan berkas permohonan Berkas 2 menit
pencatatan kelahiran permohonan
pencatatan
kelahiran

2. a. Verifikasi dan validasi data dan - Berkas 10 menit - Berkas

informasi dalam berkas permohonan permohonan permohonan
akta kelahiran pencatatan lengkap
kelahiran

b. Penyerahan tanda bukti penerimaan - Tanda terima - Tanda terima

berkas permohonan akta kelahiran berkas berkas
sebagai tanda bukti pengambilan permohonan permohonan
kutipan akta kelahiran
pencatatan
kelahiran
c. Bagi pencatatan kelahiran yang - Sanksi
terlambat, sebagai bukti pembayaran administratif
sanksi administrasi keterlambatan
pencatatan kelahiran dan pengambilan
kutipan akta kelahiran

3. Penerbitan Nomor Induk Kependudukan Berkas 2 menit Nomor Induk

(NIK), bagi penduduk yang belum memiliki permohonan Kependudukan
NIK pencatatan (NIK)
kelahiran

4. Penomoran dan pencatatan dalam - Berkas 10 menit Buku register

register akta kelahiran permohonan akta kelahiran,
pencatatan berisi data dan
kelahiran informasi
- Buku register pencatatan
akta kelahiran kelahiran
5. Penerbitan kutipan akta kelahiran dan - Blangko 20 menit - Kutipan akta
Kartu Keluarga (KK), serta KTP-el dan KIA kutipan akta kelahiran
kelahiran, KK, - Kartu
KTP-el dan KIA
Keluarga
- Berkas
permohonan (KK)
perubahan KK - KTP-el
- Berkas - KIA
permohonan
penerbitan
KTP-el dan KIA

6. Penandatanganan dan pengesahan oleh - Buku register 10 menit - Buku register

Kepala Dinas: akta kelahiran akta
a. Register akta kelahiran - Kutipan akta kelahiran
kelahiran - Kutipan akta
b. Kutipan akta kelahiran
- Kartu Keluarga kelahiran
c. Kartu Keluarga (KK) (KK) - Kartu
Keluarga
(KK)
yang sudah
ditandatangani

7 Pemberian stempel dinas pada kutipan - Kutipan akta 3 menit Kutipan akta
akta kelahiran dan Kartu Keluarga (KK) kelahiran kelahiran dan
- Kartu Keluarga Kartu Keluarga
(KK) (KK) yang
- Stempel dinas sudah
ditandatangani

8. Penulisan di buku register pengambilan Buku register 3 menit - Kutipan akta

dan penyerahan: pengambilan kelahiran
a. Kutipan akta kelahiran akta kelahiran - Kartu
b. Kartu Keluarga (KK) Keluarga
c. KTP-el (KK)
d. KIA - KTP-el
- KIA
kepada pemohon
 PEMERINTAH KABUPATEN SLEMAN

DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL

KABUPATEN SLEMAN

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

PENERBITAN INTEGRASI DOKUMEN LAYANAN ADMINISTRASI
KEPENDUDUKAN (IDOLA) KUTIPAN AKTA KELAHIRAN
 Nomor SOP
PEMERINTAH KABUPATEN SLEMAN
Tanggal Pembuatan
DINAS KEPENDUDUKAN DAN Tanggal Revisi
PENCATATAN SIPIL
Tanggal Pengesahan
Pengesahan Kepala Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil

Jazim Sumirat, S.H.

Pembina Utama Muda, IV/c
NIP 19631128 198903 1 006
Nama SOP IDOLA KUTIPAN AKTA KELAHIRAN

Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana

1. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang 1. S1 Hukum, Psikologi, Sosial
Administrasi Kependudukan sebagaimana telah diubah Memahami peraturan perundang-undangan tentang Administrasi Kependudukan
dengan Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2013 tentang terutama Bidang Pencatatan Sipil.
Perubahan Atas Undang-undang Nomor 23 Tahun 2006
tentang Administrasi Kependudukan
2. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang 2. Berlatar belakang pendidikan sosial
Pemerintahan Daerah sebagaimana telah diubah terakhir
dengan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang
Perubahan Kedua Atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun
2014 tentang Pemerintahan Daerah;
3. Peraturan Daerah Kabupaten Sleman Nomor 1 Tahun 3. Memahami pelaksanaan tata kelola kearsipan dan dokumen
2015 tentang Perubahan Atas Peraturan Daerah
 Kabupaten Sleman Nomor 7 Tahun 2009 tentang
Penyelenggaraan Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan
Sipil

Keterkaitan Peralatan/Perlengkapan
Meskipun tidak berhubungan langsung dengan SOP ini, namun 1. Alat tulis kantor
pihak-pihak yang terkait cukup banyak terutama perihal 2. Blangko akta kelahiran, KK, KTP-el dan KIA
rekomendasi dan surat keterangan dari pedukuhan, desa, 3. Perangkat komputer
kecamatan dan rumah sakit sebagai kelengkapan berkas 4. Sarana komunikasi
permohonan 5. Stempel

Peringatan Pencatatan dan Pendataan

1. Apabila SOP ini tidak dilaksanakan maka proses 1. Petugas pelayanan selalu mencatat kekurangan yang ada dalam berkas
pelayanan tidak akan berjalan sesuai dengan harapan, permohonan dan diberikan kepada pemohon untuk segera dilengkapi
yang pada akhirnya menimbulkan ketidakpuasan dari 2. Selain itu petugas pelayanan juga memberikan catatan kapan tanggal
masyarakat pengambilan kutipan akta kelahiran yang sudah jadi, pada bukti pengambilan
kutipan akta kelahiran
 ALUR PENERBITAN INTEGRASI DOKUMEN LAYANAN ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN (IDOLA) KUTIPAN AKTA KELAHIRAN

Pelaksana Mutu Baku

No. Uraian Prosedur Staf Seksi Operator/Pe Kasi Kelahiran Bidang

Bidang
Kelahiran ngadministra dan Kematian/ Bendahara PIAK dan Kepala
Pemohon Pelayanan Kelengkapan Waktu Output Ket
dan si Akta Kabid Pelayanan Penerima Pemanfaat- Dinas
Dafduk
Kematian Kelahiran Capil an Data
1. Pengajuan berkas permohonan Berkas syarat 2 menit
pencatatan kelahiran permohonan
akta kelahiran

2. a. Verifikasi dan validasi data dan - Berkas 10 menit - Berkas

informasi dalam berkas permohonan permohonan permohonan
akta kelahiran pencatatan lengkap
kelahiran
b. Penyerahan tanda bukti penerimaan - Tanda terima - Tanda terima
berkas permohonan akta kelahiran berkas berkas
sebagai tanda bukti pengambilan permohonan permohonan
kutipan akta kelahiran, setelah berkas
pencatatan
dinyatakan lengkap dan benar
kelahiran
3. Penerbitan Nomor Induk Berkas 2 menit Nomor Induk
Kependudukan (NIK), bagi penduduk permohonan Kependudukan
yang belum memiliki NIK pencatatan (NIK)
kelahiran
4. a. Entri data kelahiran - Berkas 10 menit Buku register
b. Mencetak akta kelahiran permohonan akta kelahiran,
c. Mencetak draft kutipan akta kelahiran pencatatan berisi data dan
d. Mencetak kutipan akta kelahiran kelahiran informasi
e. Penomoran kendali register pada Buku register pencatatan
kutipan akta kelahiran akta kelahiran kelahiran
f. Mencatat pada buku pengambilan
kutipan akta kelahiran
5. Memaraf draft kutipan akta kelahiran -

5. Mencetak Kartu Keluarga (KK), serta KTP- - Blangko 20 menit - Kutipan akta
el kutipan akta kelahiran
kelahiran, KK, - Kartu
KTP-el
Keluarga
- Berkas
permohonan (KK)
perubahan KK
 - Berkas - KTP-el
permohonan
penerbitan
KTP-el
-

6. Penandatanganan oleh Kepala Dinas: - Buku register 10 menit - Buku register

a. Akta kelahiran akta kelahiran akta
b. Kutipan akta kelahiran - Kutipan akta kelahiran
kelahiran - Kutipan akta
c. Kartu Keluarga (KK)
- Kartu Keluarga kelahiran
(KK) - Kartu
Keluarga
(KK)
yang sudah
ditandatangani

7 Pemberian stempel dinas pada kutipan - Kutipan akta 3 menit Kutipan akta
akta kelahiran dan Kartu Keluarga (KK) kelahiran kelahiran dan
- Kartu Keluarga Kartu Keluarga
(KK) (KK) yang
- Stempel dinas sudah
ditandatangani

8. Penulisan di buku register pengambilan Buku register 3 menit - Kutipan akta

dan penyerahan: pengambilan kelahiran
a. Kutipan akta kelahiran akta kelahiran - Kartu
b. Kartu Keluarga (KK) Keluarga
c. KTP-el (KK)
kepada pemohon - KTP-el