ACTIVIDAD PRESENTADA POR: MARIA ISABEL MARIN ARISTIZABAL

TALLER: REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA

Realice el taller Realización de la auditoria interna – AA3 que se muestra a

continuación:
Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, escoja
un (1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora
continua) y realice los siguientes puntos:
a- Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a
la asistencia de la “reunión de apertura”. Diseñe un formato para la corroboración
del personal asistente, en éste mismo formato se debe plantear, además de otros
aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha, proceso o actividad
a auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma de los asistentes a la
reunión de apertura y cierre de la auditoría.
b- Revisión documental durante la realización de la auditoría. No Documento
revisado Observaciones del documento.
No. Documento revisado Observaciones del documento

c- Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de

comunicación que usará durante la auditoría.
d- Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de
recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista
de Chequeo).
e- Generación de hallazgos de auditor.
Fecha: Auditor (es):
Proceso Auditado: Auditado (s):
Evidencias Criterios de Hallazgos de
No. C NCM NCm
de Auditoría Auditoría Auditoría
1
2
3
4
5
6
7
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor

f- Prepare y realice las conclusiones de auditoría.

g- Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar
la ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de ésta actividad).
h- Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.
Para realizar esta actividad de aprendizaje debe:
• Leer y analizar el material de formación de la actividad de aprendizaje 3: Objeto
de aprendizaje llamado Desarrollo de la Auditoría.
• Hacer otras consultas del tema en internet si lo considera necesario.

RESPUESTA: UNIDAD 3.

OBJETIVO: Consolidar modelo estándar de control interno en el municipio de

Argelia Valle del Cauca como una herramienta de control que sirva para facilitar la
implementación y fortalecimiento de sus sistemas de control interno, asegurando
razonablemente el cumplimiento de sus objetivos institucionales.
ALCANCE del programa de auditoría.
Se pretende efectuar el sistema de control interno en el municipio de Argelia Valle
de Cauca, a través de una adecuada implementación de MECI, con los dos (2)
módulos, los seis (6) componentes, los trece (13) elementos y con el eje
transversal de información y comunicación que indica la última actualización del
MECI (2014).

AUDITORIA

Reunión de Apertura: 15 de agosto 2019

Hora 7:45 am
Reunión de Cierre: 17 de agosto 2019
Hora 4:30 pm
Con un cordial saludo, me dirijo a usted para informar que el equipo auditor de
Gerencia de Calidad realizará la Auditoria Interna de seguimiento al proceso del
cual se hace mención en el alcance de este documento. El objetivo es verificar y
evaluar que se están aplicando los procesos y procedimientos inherentes a la
prestación de servicios de la alcaldía del municipio de Argelia Valle del Cauca,
consignados en cada uno de los documentos relacionados como criterios de
auditoria. La visita será realizada por un equipo de tres (3) auditores de calidad y
debe ser atendida en primera instancia por el auditor interno de la alcaldía, todas
las secretarias de la alcaldía, el día 15 de agosto del presente año, con una
duración de 7 horas, en las instalaciones de la alcaldía. En caso de tener alguna
observación o aclaración a la presente comunicación, por favor comunicarnos.

Cordialmente: María Isabel Marín Aristizabal.

Favor devolver este documento diligenciado con los nombres y cargos de las
personas que van a recibir la auditoria, al E-mail m.isabel1092@hotmail.com.
Cualquier duda comunicarse al celular: 3107829797. Los elementos 4.2.3 (control
de documentos), 4.2.4 (control de registros), 6.3 (Infraestructura), 6.4 (ambiente de
trabajo), 5.5.3 (comunicación interna), 8.5.2 y 8.5.3 (acciones correctivas y
preventivas), 8.4 (Análisis de datos), se auditaran en todas las áreas y procesos
aplicables. Los nombres de los procesos corresponden a la denominación dada
por la empresa. Durante la auditoria se cerrarán las acciones correctivas
planteadas para las no conformidades detectadas en la auditoria anterior y que
están pendientes.

Revisión documental durante la realización de la auditoría

N° DOCUMENTO REVISADO OBSERVACIONES DEL DOCUMENTO

1 Manual de Procedimientos de M-PC-002 Versión Junio de 2013.

Laboratorio

2 Instructivos de desarrollo I-EL-002 Carpetas de Protocolos e

manual de control interno. Instructivos.

3 Manual de Documentos de M-DR-005 Libros de registro de muestras

Retención y Archivo de la
alcaldía municipio Argelia
Valle.
4 Manual de Formatos y Registro M-FR-03 Versión Junio de 2013.
de Ensayos

5 Tarjetas de Datos y Resultados LAL- REG 01 Pruebas

6 Manual de Calidad M-AM-001 Versión Junio de 2013

7 Libros de Registro Recepción de muestras y solicitud de

Análisis Verificación II Semestre

Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de

recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista
de Chequeo)

LISTA DE CHEQUEO

Lista de Verificación:

CUMPLIMIENTO EVIDENCIAS Y OBSERVACIONES

Manual de Calidad (Documentación nivel I): Si, copias controladas del manual de
calidad
Se encuentran documentadas las responsabilidades de cada puesto de trabajo? :
Si, claramente señaladas en el manual de calidad.
Se encuentran comunicadas las responsabilidades a cada uno de los empleados
de la alcaldía?: Si, no hay evidencia de la comunicación.
Procedimientos operativos (Documentación nivel II):
Existen manuales, instructivos, y/o procedimientos que unifiquen los criterios en la
realización de actividades?: Si
Existe evidencia documentada del conocimiento de manuales, normas, instructivos
y procedimientos de la alcaldía?: No, Se da por entendido que cada uno conoce
sus funciones pero no se documenta.
Instrucciones de trabajo pasó a paso (Documentación nivel III): Si
Están identificados los planes de trabajo de cada uno de los miembros del área de
control de calidad?: No, Tácitamente se en tiende que las solicitudes de trabajo de
la alcaldía están ordenadas por los formatos solicitud de análisis de producción.
Existen registros de las acciones de trabajo asignadas?: Si.
Formatos y registros (Documentación de nivel IV): Si.
Se lleva una bitácora de análisis con sus respectivos registros?: Si.
Existe una metodología definida para el almacenamiento y retención de los
documentos que evidencian los análisis?: Si, Documentación completa.
Son los protocolos, manuales, instructivos y métodos vigentes y actuales?:Si, La
información está en desorden.
Está debidamente almacenada, compilada y ordenada la información que se
maneja en la alcaldía e Investigación?: No, Hay riesgo de perder información
debido al desorden respecto del servicio.
Existen registros de las verificaciones o calibraciones realizadas?: No
Están definidas las pautas de actuación cuando se observa que las medidas han
sido erróneas?: No, exhibición del proceso a auditar en lugar visible.
Existen definidos procesos para realizar el seguimiento, medición, análisis y
mejora?: Si, verbalmente conocen el procedimiento, pero no está documentado.
Se emplean técnicas estadísticas?: No, satisfacción del cliente.
Existen indicadores adecuados para cada uno de los procesos del sistema de
gestión de calidad de la alcaldía?: No.
Se emprenden acciones para conocer y realizar un análisis de satisfacción del
cliente?: No

Generación de hallazgos de auditoría:

AUDITOR(ES): GRUPO AUDITOR

FECHA:15 AGOSTO DE 2019
GERENCIA DE CALIDAD

PROCESO AUDITADO: ALCALDIA

AUDITADO(S): PERSONAL DE LA
MUNICIPIO DE ARGELIA VALLE DEL
ALCALDIA.
CAUCA

Evidencia de Criterios de la Hallazgos de la

N° C NCM NCm
auditoría auditoría auditoría
1 Existen varias
Instructivos de
copias de manuales
desarrollo de la I-EL-002 X
no se conoce cuál
alcaldía.
es el más reciente

2 Se diligencia a
Manual de
mano, en diferentes
Formatos y
M-FR-03 tintas, lo hace poco X
Registro de la
entendible en
alcaldía.
ocasiones

3 Las fechas de los

Formato de registro
M-FR-03 proyectos no son X
de proyectos.
claras.

Prepare y realice las conclusiones de auditoría.

Conclusiones de la Auditoria:

o Se debe actualizar la Política de Gestión de la alcaldía y crear un

procedimiento para el manejo de protocolos de análisis y entregas de
resultados.
o Se debe unificar el formato de solicitud de análisis y entrega de resultado
en uno solo.
o Es indispensable actualizar los procedimientos para el diligenciamiento de
los libros de registros de los proyectos.
o Se debe establecer un manual o protocolo de actividades en la alcaldía que
permitan generar actividades de seguimiento, medición, análisis y mejora.
o Se debe aclarar las políticas de satisfacción del cliente y establecer
indicadores que permitan conocer el grado de satisfacción de los mismos.

Conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de esta actividad:

o La auditoría interna organizacional es fundamental para encontrar falencias

o incumplimientos en el SGC de una compañía y en cada uno de los
 procesos que la conforman (compras, recurso humano, misionales o de
mejora continua).

o La auditorías internas es el pilar de mejoramiento y sostenimiento del SGC

y para obtener resultados exitosos en la implantación del SGC, se debe
tener un buen procedimiento para la realización de las mismas y contar con
una frecuencia adecuada durante el año para la revisión de todos sus
procesos, garantizando así la calidad de la labor que desempeña en su
campo económico.