Anda di halaman 1dari 9

Apakah yang dimaksudkan dengan asas kawalan?

Bagaimanakah dan dimanakah kaedah


ini digunapakai? Apakah tujuannya? Persoalan-persoalan ini akan dihuraikan sepanjang
penulisan kerja kursus ini. Fokus utama kerja kursus ini adalah mengenalpasti dan menerangkan
kaedah asas kawalan yang terlibat dalam organisasi yang dipilih dan seterusnya membuat
analisis tentang hubungkait kaedah yang digunakan oleh para pernguus dalam organisasi yang
dipilih. Sebelum pergi lebih mendalam, marilah kita fahami apakah yang di maksudkan oleh
pengurusan, pengurus dan apakah peranannya di dalam sesebuah organisasi.

Memetik kenyataan di laman web Wikipedia.com, pengurusan bermaksud satu proses


yang sistematik yang merangkumi perancangan, pengorganisasian, kawalan dan dorongan
(Terry, 1953). Beliau secara spesifik menyatakan bahawa terdapat 4 aktiviti pengurusan yang
utama iaitu perancangan, pengorganisasian, dorongan, dan kawalan.Ini bermaksud pengurus atau
orang yang memimpin merupakan orang yang proaktif dimana segala tindakan dan perancangan
mereka dirangka dengan bersistematik, berdasarkan logik atau kaedah tertentu dan bukannya di
kawal oleh emosi. Manakala, pengorganisasian membawa maksud pengurus bijak menyusunatur
dan mengorganisasi barangan mentah dan system semuber manusia yang efektif. Dorongan pula
ditakrifkan sebagai penguus mampu mendorong orang bawahan untuk menjadi lebih baik dan
berupaya menghasilkan output kerja yang berkualiti. Terakhir, kawalan didefinasikan kecekapan
pengurus mengawal segala gerak kerja agar mematuh kehendak dan piawaian yang telah
ditetapkan dalam mencapao matlamat dan objektif sesebuah organisasi tersebut.

Dalam erti kata lainnya, pengurusan boleh dimaknakan sebagai proses memantau dan
menyelaras perjalanan sesebuah orgnisasi agar mencapai target yang telah ditetapkan.
Pengurusan yang baik perlulah mempunyai 2 elemen utama iaitu kecekapan pengurus yang
mengurus dan juga keberkesanan matlamat yang ingin dicapai, samaada ianya releven atau tidak
dengan segala usaha dan kaedah yang akan digunapakai dalam mencapai matlamat itu. Sebagai
contoh, seseorang pekerja mungkin cekap dalam melakukan satu-satu tugas, tetapi mungkin cara
dan kaedah yang digunakan kurang berkesan dalam mencapai matlamat yang telah ditetapkan
oleh organisasi tersebut. Sebaliknya seseorang pekerja mungkin di anggap berkesan tetapi tidak
cekap kerana beliau menggunakan kaedah lama untuk menjalankan sesuatu perkerjaan,
sedangkan terdapat cara yang lebih mudah dalam memastikan matlamat organisasinya tercapai.
Oleh itu, definasi pengurusan tidaklah sempurna tanpa kehadiran dua elemen yang dinyatakan di

1
atas. Kedua-duanya saling melengkapi dalam membentuk pengurusan yang cemerlang dan
kawalan terhadap matlamat sesebuah organisasi berjaya dicapai.

Seterusnya, apakah yang dimaksudkan dengan pengurus? Menurut definasi secara


umumnya, pengurus mengikut kefahaman kita adalah orang yang menguruskan sesebuah
organisasi dimana beliau memberi arahan kepada orang bawahan atau pekerja-pekerja dalam
menjalankan tugas bagi mencapai matlamat organisasi. Golongn ini juga boleh diklafikasikan
sebagai individu yang menjalankan atau membahagikan pengkhususan kerja di kalangan pekerja
dan mereka juga menilai prestasi para pekerja bawahann agar mereka sentiasa memberikan hasil
yang terbaik selaras dengan piawaian yang telah ditetapkan. Kejayaan sesebuah organisasi
semestinya turut bergantung kepada peranan yang dimainkan oleh pengurus. Dalam konteks
pengurusan, pengurus adalah individu yang bertanggungjawab terhadap pekerjaan pekerja-
pekerjanya. Setiap pengurus bertanggungjawab di atas perkara-perkara berikut :

a) Bertindak sebagai penyelaras dan pengarah yang akan memantau aliran kerja serta
menyatupadukan semua elemen di dalam sesebuah organisasi.
b) Bertnaggungjawab menggunakan segala sumber yang ada untuk memastikan
matlamat organisasi tercapai.
c) Perlu bertanggungjawab di atas setiap kejayaan dan kegagalan para pekerjanya
kerana pretasi kerja pengurus akan dinilai dari segi tersebut.
d) Menentapkan matlamat, halatuju dan merancang segala perancangan di dalam
sesebuah organisasi.

Walaubagaimanapun, seorang pengurus cenderung mengalas tugasan yang berbeza mengikut


situasi di dalam sesebuah organisasi. Sebagai contoh, selain pengurus bertindak sebagai ketua
pasukan, beliau juga bertanggungjawab menyelesaikan konflik yang timbul di kalangan pekerja
sekiranya konflik tersebut memberi impak negatif kepada organisasi, melakukan rundingan
untuk mendapatkan kontrak, berada di dalam mesyuarat bersama kepimpinan tertinggi atau
sekadar meluluskan permohonan. Oleh itu, pengurus boleh disimpulkan sebagai orang yang
menwakili pihak pengurusan tertinggi atau ahli lembaga pengarah yang merupakan tuan punya
sesebuah organisasi. Beliau mempunyai tanggungjawab besar dalam memastikan organisasi
tersebut berjalan dengan lancar dan mencapai matlamat yang telah ditetapkan.

2
Komponen seterusnya adalah apakah yang dimaksudkan dengan organsisasi? Organisasi
dapat didefinasikan sebagai satu unit social yang terdiri daripada manusia yang bekerjasama dan
saling bergantung antara satu sama lain bagi mencapai matlamat individu, kumpulan, dan
sesebuah organisasi (Suhaimi Shuib, 2007). Definasi di atas turut menyebutkan unsur-unsur yang
perlu ada di dalam sesebuah organisasi : organisasi bertindak sebagai satu unit social, penyatuan
satu usahasama, dan melibatkan hubungan antara 2 individu atau lebih dalam mencapai objektif
sesebuah organisasi. Di ambil daripada laman sesawang umum, terdapat pelbagai tafsiran
tentang maksud organisasi di antaranya adalah :

i. Stoner menyatakan organisasi adalah satu pola hubungan antara ahli-ahlinya dalam
mengejar tujuan atau matlamat organisasi.
ii. Chester I. Bernard pula mengatakan bahawa organisasi merupakan satu system
aktiviti kerjasama yang dilakukan oleh 2 orang atau lebih.
iii. Stephen P Robbins mentakrifkan organisasi sebagai kesatuan social yang
dikoordinasikan secara sedar, dengan batasan yang relative dan dapat didefinasikan,
yang bekerja secara terus menerus demi mencapai satu tujuan yang sama.

Sehubungan itu, organisasi yang dipilih dalam memenuhi kriteria kerja kursus ini adalah
sebuah organisasi dari bidang pendidikan iaitu Maahad Tahfiz As Sofa Seremban, Negeri
Sembilan. Organisasi pendidikan ini pula terdiri daripada pelajar, guru-guru, para pentadbir dan
pelbagai jenis kakitangan yang memberi perkhidmatan termasuk kerani dan pekerja am. Oleh itu,
organisasi pendidikan merupakan sebuah sistem atau organisasi yang tersusun. Sekolah
merupakan sebuah institusi sosial di mana pelajar, guru-guru, pentadbir dan kakitangan lain
melaksanakan tugas masing-masing. Ketika melaksanakan tugas masing-masing sudah pasti
akan wujud pelbagai masalah. Setiap masalah ini memerlukan penyelesaian yang baik. Setiap
keputusan yang diambil perlu mengambil kira pelbagai faktor agar kesan yang timbul nanti tidak
akan menjejaskan matlamat dan objektif pihak sekolah dalam melahirkan pelajar yang
berintergriti tinggi yang cemerlang dalam hafazan quran serta fasih dalam bidang turath dan
akademik.

Membuat keputusan merupakan salah satu tanggungjawab utama pentadbir. Setiap pentadbir
yang berjaya mestilah berkeupayaan rnembuat keputusan yang dapat membantu organisasi
mencapai matlamat dan pada masa yang sama dapat mernuaskan keperluan-keperluan ahli-ahli

3
dalam organisasi. Membuat keputusan ini mempunyai kaitan rapat dengan kepimpinan dan
perhubungan antara pihak pentadbir dengan kakitangan bawahan. Sekolah yang berkesan ialah
apabila terdapat jalinan yang jelas dalam kepimpinan dan guru-guru yang merasakan pandangan
mereka dihargai. Kesan daripada kerja sama yang baik ini akan menyebabkan perjalanan urusan
di sekolah akan berjalan lancar sekaligus segala konflik yang berisiko dapat dielakkan.

Dalam sesebuah organisasi, perlakuan dan prestasi kumpulan memainkan peranan yang
utama. Pembentukan kumpulan-kumpulan ini secara tidak langsung dapat membantu pengetua
sesebuah sekolah menyelesaikan berbagai-bagai masalah organisasi. Kumpulan-kumpulan ini
dapat menyelesaikan beberapa perkara seperti menyempurnakan tugas, masalah rasmi, sosial,
status dan kuasa. Sebaliknya terdapat juga kumpulan-kumpulan yang wujud untuk memenuhi
kepentingan sosial kumpulan tersebut seperti kepuasan diri dan masalah sosio-psikologi seperti
menjaga keselamatan diri daripada ditindas oleh ketua atau majikan. Peranan ini secara amnya
akan dimonopoli oleh Unit Sumber Manusia yang dipertanggungjawabkan menjaga kebajikan
staf di bawahnya. Pada dasarnya, kumpulan-kumpulan yang wujud di sekolah boleh
dikategorikan kepada dua jenis iaitu kumpulan formal dan kumpulan informal. Mereka ini boleh
digolongkan dalam berbagai-bagai kedudukan samada dari golongan pelajar, guru atau pekerja.

Di Maahad Tahfiz As Sofa Seremban (MTAS), struktur organisasinya terbahagi kepada 3


kategori : barisan ahli lembaga pengarah, pengurus yang mengurus dan menyelaras semua
sekolah di bawah agensi As Sofa (Sumber Manusia), dan barisan pekerja yang merealisasikan
matlamat yang telah ditetapkan. Untuk pengetahuan, Kumpulan Pendidikan Sofa merupakan
‘kepala’ bagi seluruh sekolah-sekolah As Sofa yang mana pengkhususannya terdiri daripada
bidang akademik, hafazan Quran, dan pengajian kitab-kitab turath. Kumpulan Pendidikan Sofa
juga menyediakan jaringan pendidikan dari peringkat aulad (tadika) sehingga ke pengajian tinggi
(diploma dan degree) di mana setiap sekolah atau organisasi ini mempunyai bidang
pengkhususan yang berbeza tetapi mempunyai matlamat yang sama : melahirkan pelajar yang
berintergriti tinggi yang cemerlang dalam bidang yang dipilih. Matlamat ini telah ditetapkan oleh
ahli lembaga pengarah di dalam Kumpulan Pendidikan Sofa dan telah diselaras dan dipantau
secara langsung oleh pihak Sumber Manusia dalam memastikan perkara ini menjadi realiti. Oleh
itu, dalam hal ini, pihak Sumber Manusia merupakan ‘pengurus’ kepada MTAS Seremban di

4
mana unit ini mentadbir dan mengelola setiap keputusan dan gerak kerja seterusnya disampaikan
kepada barisan pentadbir di sekolah iaitu barisan guru-guru dan staf yang lain.

Dalam memastikan pihak sekolah dan barisan guru bekerjasama dalam mencapai matlamat
sekolah, pihak Sumber Manusia yang bertindak sebagai pengurus akan mengawal segala
gerak kerja dan pembahagian tugas di kepada seluruh barisan pekerja (guru-guru) dan staf
sokongan. Ini demi memastikan setiap individu di dalam sesebuah organisasi mengetahui dengan
jelas akan tanggungjawab dan bidang kerja mereka. Kawalan merupakan salah satu fungsi
penting dalam pengurusan, Inilah yang dinamakan kaedah kawalan. Tujuan utama kawalan
adalah untuk mengenal pasti perbezaan antara piawaian yang telah ditetapkan dan membuat
perbandingan dengan pretasi yang ditunjukkan oleh para pekerja. Terdapat 3 kaedah proses
kawalan yang digunapakai dalam menyelia dan memantau segala aktiviti dan kerja individu
dalam sesebuah organisasi. Dalam kebanyakkan pakar-pakar pengurusan bersetuju menyatakan
ada 3 asas kawalan yang penting dalam sesebuah organisasi yang mana ianya diselia oleh
seorang pengurus iaitu : Pra Kawalan atau Kawalan Awal (meramal masalah sebelum berlaku),
Kawalan Serentak (menangani masalah apabila berlaku) dan Kawalan Maklum Balas
(menangani masalah selepas ia terjadi) (Jones et al, 2000).

i. Pra Kawalan atau Kawalan Awal


Kawalan jenis ini melibatkan penggunaan maklumat, termasuklah maklumat
keputusan terkini untuk meramalkan apa yang akan berlaku pada masa akan datang.
Ini penting supaya langkah-langkah pencegahan dapat diambil sekiranya berlaku apa-
apa halangan terhadap matlamat yang telah ditetapkan oleh sesebuah organisasi.
Langkah pra kawalan ini memainkan peranan di mana pengurus dapat mengelakkan
jurang perbezaan yang besar terhadap apa yang benar-benar berlaku dengan apa yang
diramalkan akan berlaku. Langkah-langkah pencegahan dijalankan melalui analisa
terperinci input sebelum diterima ke dalam sesebuah organisasi. Input atau maklumat
perlu dipastikan menepati piawaian atau standard yang dikehendaki agar berupaya
menghasilkan produk atau output yang bersesuaian dengan matlamat organisasi itu.
Mengambil contoh MTAS Seremban, ianya merupakan sebuah institusi
pendidikan, sudah tentunya produk atau output yang ingin dihasilkan adalah
merupakan pelajar yang berkualiti tinggi, cemerlang dalam bidang yang dipilih dan

5
mempunyai nilai tambahan lain untuk sentiasa berdiri seiring graduan lain di pasaran.
Oleh itu, peringkat asasnya amatlah penting. Pihak Sumber Manusia perlulah
menyediakan barisan guru yang berpengetahuan tinggi dan mahir dalam bidang-
bidang yang akan diajar kepada para pelajar. Ini merupakan barisan hadapan dan
sumber ilmu para pelajar dalam mencapai matlamat yang telah ditetapkan.
Sehubungan itu, mereka telah mengadakan tapisan para calon guru dan menemuduga
dan seterusnya menggajikan calon-calon ini di sekolah-sekolah bawah kelolaan
agensi As Sofa. Keduanya, pihak Sumber Manusia juga telah menyediakan asas
kepada pembelajaran di setiap sekolah-sekolah yang merupakan ‘bahan mentah’
seperti fasiliti asas yang merangkumi bangunan yang menempatkan bilik darjah,
asrama, kantin dan segala kemudahan yang perlu ada dalam sesebuah sekolah. Semua
ini diteruskan dengan penyelarasan yuran mengikut pengkhususan bidang di setiap
sekolah. Begitu juga penyelarasan dari segi peraturan serta segala rangka kerja
bagi menentukan bidang tugas para pekerja dan staf sokongan di sekolah. Pihak
Sumber Manusia juga perlu merangka rancangan jangka masa panjang untuk
menambahbaik segala fasiliti dan kemudahan serta mempertingkatkan manfaat
untuk para pekerja, staf dan para pelajar.

ii. Kawalan Serentak


Kawalan jenis ini dijalakan semasa proses transformasi sedang dilakukan. Ketika
inilah, segala penambahbaikan, tindakan pembetulan, pengubahsuaian dan
pemulihan akan dilakukan. MTAS Seremban merupakan sebuah organisasi yang
menawarkan perkhidmatan kepada pelanggan (pelajar), oleh itu, tindakan kawalan
akan diambil ketika perkhidmatan sedang diberikan kepada pelanggan. Dalam hal
ini, pihak Sumber Manusia akan memantau dan menyelaras semua tugas-tugas
barisan guru dan akan memastikan hasil kerja guru adalah berkualiti dan menepati
standard piawaian yang telah ditetapkan. Untuk memastikan perkara ini berlaku,
pihak Sumber Manusia berwakilkan pengetua atau Guru Penolong Kanan akan
menjalankan pantauan berkala di mana system ini dipanggil Cerapan Guru.
Wakil pentadbir akan masuk ke dalam kelas dan mencerap proses pengajaran dan

6
pembelajaran guru dan pelajar. Segalanya akan dinilai dan akan direkodkan dalam
fail peribadi guru untuk kegunaan pihak Sumber Manusia menilai prestasi guru-
guru. Dari rekod inilah mereka akan menilai keberkesanan ‘bahan mentah’ yang
telah mereka putuskan dalam peringkat pra kawalan tadi. Sekiranya mereka tidak
berpuas hati dengan prestasi yang ditunjukkan sehingga dirasakan akan
mempengaruhi keberkesanan hasil atau produk (pencapaian dan kejayaan pelajar),
mereka akan menjalankan tindakan pembetulan. Samaada melatih dan
memberikan kursus yang sesuai kepada guru agar kemahiran mereka meningkat
dalam menjalankan proses pengajaran di dalam kelas. Guru-guru akan dicerap
secara berkala dan pihak pentadbir akan terus menilai samaada dengan bantuan
kursus dan seminar yang diberikan mampu mengubah kemahiran mengajar guru-
guru. Setiap rekod prestasi ini akan dinilai oleh pihak Sumber Manusia dan
pemberian bonus atau insentif akan berdasarkan rekod tersebut.
Selain itu, proses penambahbaikan akan turut dijalankan sepanjang
perkhidmatan sedang diberikan kepada pelanggan (pelajar). Kemungkinan pelajar
akan bertambah dari masa ke semasa, ini bermakna pihak Sumber Manusia
seharusnya bertindak menambah bilangan guru-guru yang akan mengajar,
menambah bilangan kelas-kelas serta kemudahan asas di fasiliti seperti asrama
dan lain-lain. Penambahbaikan ini perlu dilakukan demi menjamin keselesaan dan
kepuasan pelanggan di samping mencapai matlamat yang telah ditetapkan oleh
sesebuah organisasi. Kepuasan pelanggan (pelajar dan ibu bapa) merupakan nilai
utama yang perlu dititikberatkan oleh sesebuah organisasi.
Proses pemulihan akan mengambil tempat sekiranya terdapat apa-apa
risiko yang timbul ketika proses perkhidmatan sedang dijalankan. Sebagai contoh,
dalam situasi sekolah, ada risiko yang perlu dihadapi oleh pihak sekolah di mana
MTAS Seremban merupakan sekolah yang khusus dalam bidang hafazan Al
Quran (70%), pengajian kitab-kitab turath (20%), dan akademik (10%).
Sepanjang tempoh pembelajaran atau pengajian, boleh berlaku perkara di mana
guru-guru tidak mengikut kaedah menghafal Quran yang telah ditetapkan oleh
pihak Pendidikan Sofa atau pihak guru sendiri ‘berhaluan kiri’ di mana seseorang
individu itu tidak mengamalkan fahaman Ahli Sunnah Wal Jamaah, yang

7
mungkin telah mengajarkan fahaman yang salah kepada pelajar. Pihak pentadbir
perlu melaporkan kepada pihak Sumber Manusia agar tindakan pemulihan boleh
dilaksanakan. Fahaman pelajar perlu diperbetulkan sebelum timbul masalah yang
lebih besar di kemudian hari. Di sinilah pihak mereka akan merangka tindakan
pemulihan sebagai susulan kepada perkara ini.
Seterusnya, pihak Sumber Manusia akan menjalankan tindakan
pengubahsuaian sekiranya dirasakan perlu. Mengambil contoh yang pernah
berlaku di MTAS Seremban, pihak Sumber Manusia mengambil langkah
merombak dan melakukan pengubahansuaian di dalam system pentadbiran
sekolah. Ini terjadi kerana telah diputuskan oleh pihak ahli lembaga pengarah di
mana pelajar lelaki perlu dipindahkan ke Rembau. Maka, perlu ada perubahan
dari segi barisan guru kerana semua guru lelaki juga turut dipindahkan dan
pengetua juga merupakan guru lelaki. Apabila semua telah dipindahkan dari
MTAS Seremban, maka perlu ada pengetua baru yang mengetuai bahagian
pentadbiran sekolah. Keputusan akhir diambil bahawa seorang guru yang ketika
itu memegang jawatan Guru Hal Ehwal Murid (HEM) yang kebetulan memenuhi
kriteria yang ditetapkan telah dilantik menjadi pengetua sekolah tersebut.
Tindakan ini dilihat mampu mengatasi konflik yang timbul ketika itu.

iii. Kawalan Maklum Balas


Kawalan jenis ini melibatkan pengumpulan maklumat berkaitan kelemahan
langkah-langkah kawalan selepas kejadian berlaku. Ini bertujuan untuk
mengetahui samaada langkah yang dilakukan ketika peringkat kawalan serentak
mampu memberikan hasil yang diharapkan. Manfaat daripada tindakan ini dapat
menilai samaada langkah yang diambil effektif dan efisyen. Sekiranya dinilai
langkah tersebut tidak berkesan, pihak Sumber Manusia akan mengubah ‘bahan
mentah’ pada peringkat pra kawalan.
Dalam kes ini, pihak Sumber Manusia akan menerima laporan dari pihak
pentadbir sekolah berkenaan prestasin guru dan keberkesanan produk atau hasil.
Pihak Sumber Manusia juga berhak mengumpul maklum balas dari pelajar
berkenaan prestasi guru yang mengajar di dalam kelas. Ini semua akan dnilai dan

8
direkodkan dalam fail peribadi guru di mana akhirnya ianya akan digunakan
untuk penilaian insentif atau bonus guru.

Berdasarkan ketiga-ketiga elemen kaedah kawalan di atas, telah jelas dihuraikan melalui
organisasi yang telah dipilih iaitu MTAS Seremban. Pihak Sumber Manusia bertindak sebagai
pengurus kepada semua agensi pendidikan As Sofa di mana segala gerak kerja diselaraskan dan
dipantau khusus oleh unit ini. Ini kerana pihak Sumber Manusia menepati kesemua ciri atau
peranan pengurus yang telah dibincangkan pada awal kerja kursus ini. Pengurus memainkan
peranan penting dalam memastikan matlamat dan objektif sesebuah organisasi tercapai dan
berupaya menghasilkan produk atau output yang bernilai. Sebarang kegagalan dan risiko yang
boleh menjejaskan matlamat organisasi akan mencerminkan kredibiliti dan kualiti seseorang
pengurus.

[2577 patah perkatan]