PANDUAN MICROSOFT OUTLOOK PEMULA

Optimasi Kinerja Outlook sebagai email Client

SEKILAS PANDANG OUTLOOK
• Sebuah perangkat pengelola email desktop yang di buat oleh microsoft
• Memudahkan penggunanya dalam mengelola surat elektronik mereka sehingga dapat
disimpan dan dapat di baca kembali bahkan dalam kondisi offline
• Versi umum yang di gunakan :
• Outlook 2007
• Outlook 2010
• Outlook 2013
ANTAR MUKA OUTLOOK (2007)
ANTAR MUKA OUTLOOK (2010)
ANTAR MUKA OUTLOOK (2013)
FITUR OUTLOOK
• Pengelola surat elektronik (Email)
• Mengirim email
• Menerima email
• Pengelola jadwal aktivitas (Scheduler)
• Membuat reminder
• Pengelola alamat (Addresses)
• Buku alamat
• Sarana Pengiriman file dan data (Attachment)
PROBLEMATIKA OUTLOOK
• Outlook lambat (lemot)
• Outlook hang
• Outlook Crash (tidak bisa terbuka)
• Outlook lama dalam mengirim / menerima (send/receive problem)
• File lama saya kemana ?
PROBLEMATIKA OUTLOOK
• Outlook lambat (lemot)
• Terdapat aplikasi lain yang berjalan bersamaan dengan outlook
• Antivirus
• PDF
• Printer
• Resource yang dikelola sudah bertambah
• Jumlah email yang membengkak
• Peningkatan ukuran file penyimpanan
• Pengideksan/pencarian file yang tidak terkendali
PROBLEMATIKA OUTLOOK
• Outlook hang
• Aplikasi yang berjalan bersamaan dengan outlook bermasalah
• Terhapus secara tidak sengaja
• Aplikasi yang berjalan bersamaan dengan outlook hang
• Media penyimpanan yang bermasalah
• Ukuran file yang membengkak
• Harddisk yang sudah mulai rusak
• Outlook Crash (tidak bisa terbuka)
• Aplikasi yang berjalan bersamaan dengan outlook bermasalah
• Terhapus secara tidak sengaja
• File utama outlook tidak sengaja terhapus
• Memory perangkat habis menangani kinerja oulook
PROBLEMATIKA OUTLOOK
• Outlook lama dalam mengirim / menerima (send/receive problem)
• Ukuran file yang dikirim tidak wajar
• Terlalu besar
• File attachment berpotensi mengandung virus
• Antivirus scanner
• File lama saya kemana ?
• Tidak ketemu saat dicari
• Tanggalnya tidak berurut
• Bingung terlalu banyak file
TIPS OPTIMASI OUTLOOK ANDA
• Memahami aturan standar pengiriman email
• Mengelola directory
• Mengelola file dengan arsip
• Mengelola attachment
• Reminder Notifikasi
• Backup & Restore
ATURAN STANDAR PENGIRIMAN EMAIL
• Melampirkan judul / subject dengan jelas yang dapat mewakili maksud dari isi email
• Memberikan salam dan membubuhkan identitas pengirim email pada awal dan akhir email
seperti halnya mengirim surat
• Melampirkan file atau gambar seperlunya dan tidak berlebihan.
• Tidak dibenarkan melampirkan file yang berukuran lebih dari 3 MB dalam satu kali
pengiriman email. Walaupun email bisa dikirim lebih dari itu
• Tidak dibenarkan mengirimkan file aplikasi, multimedia ataupun software baik legal
maupun ilegal dalam email anda
• Panjang content tidak dibenarkan melebihi dari dua kali ukuran layar perangkat anda.
• Gunakan bahasa yang benar, mudah di mengerti serta tidak berlebihan.
• Tidak di sarankan menambahkan hiasan-hiasan yang tidak sesuai dalam email anda.
ATURAN STANDAR PENGIRIMAN EMAIL
• Pastikan alamat pengiriman sesuai/tepat kepada penerima yang akan membaca.
• Tidak di benarkan mengirim ke penerima surat lebih dari dua penerima
• Apabila di perlukan dapat menambahkan tembusan (CC) kepada penerima lain, sebagai
pemberitahuan bagi penerima CC bahwa email sudah dikirim ke orang yang benar.
• Tambahkan BCC untuk tembusan yang bersifat tidak ingin di ketahui oleh penerima
umumnya dilakukan oleh atasan untuk memantau peredaran informasi
• Tidak di benarkan mengirim email yang sama dan identik lebih dari sekali dengan
penerima yang berbeda
• Dalam menjawab balasan, pengirim dapat menyertakan email awal, namun tidak lebih
dari 2 history email sebelumnya.
• Apabila di butuhkan untuk mengirim email dengan penerima yang banyak maka perlu
adanya suatu group email yang mengelola hal ini.
• Jangan membalas email yang tidak jelas judul dan isinya
MENGELOLA DIREKTORY OUTLOOK ANDA
• Email yang masuk sebaiknya ditata
berdasarkan group yang bisa di kelola
ARSIP DENGAN OUTLOOK
Group
Email

Bersih bersih
Email

Arsip Email
SEMOGA BERMANFAAT
Junifar Hidayat
2013