Anda di halaman 1dari 2

PENGENDALIAN DOKUMEN

EKSTERNAL DAN PELAKSANAAN


PENGENDALIAN DOKUMEN
EKSTERNAL
No.Dokumen :440/..../5.5.1.3/R-0/
SOP
SOP/THI/II /2019
No. Revisi :0
Tanggal Terbit : 6 Februari 2019
Halaman : 1/2

PUSKESMAS dr. ANDRIE YOGIE PUTRA


TAHAI NIP. 19890717 201402 1 007

1. Pengertian  Dokumen adalah data yang mengandung arti dan madia pendukungnya.
Media dapat berupa kertas, data elektronik (flasdisk), foto, master sampel
atau gabungan dari hal tersebut.
 Dokumen eksternal: jenis dokumen bersumber dari luar organisasi yang
telah ditetapkan oleh manajemen untuk dianut sebuah organisasi
 Dokumen Internal: jenis dokumen yang di buat oleh internal organisasi.
2. Tujuan  Untuk meninjau dan pembaharuan sesuai keperluan dan penyetujuan
ulang dokumen.
 Untuk menjamin perubahan dan status revisi terbaru dari dokumen telah
diidentifikasi.
 Untuk menjamin versi yang relevan dari dokumen tersedia pada tempat
penggunaan.
 Untuk menjamin dokumen tetap legal dan dapat diidentifikasi.
 Mencegah penggunaan yang tidak diinginkan dari dokumen kadaluarsa
dan melakukan identifikasi yang sesuai bilamana dokumen kadaluarsa
tetap disimpan untuk keperluan tertentu.
3. Kebijakan Keputusan Pimpinan Puskesmas Nomor: 440/ /2.3.11.4/R-0/SK/THI/2019
Tentang Pengendalian Dokumen.
4. Referensi Manual Mutu Puskesmas Tahai
5. Prosedur 1. Menetapkan jenis dokumen, dokumen tersebut masuk dalam kriteria
dokumen internal atau eksternal.
2. Memisahkan dokumen sesuai jenis dokumen , bentuk Surat Keputusan
(SK), buku kertas, flasdisk.

3. Membuat daftar/inventaris dokumen sesuai jenis dokumen untuk


memudahkan mencari, saat diperlukan.
4. Menentukan tempat penyimpanan, almari khusus dokumen eksternal.
5. Membuat kode untuk masing-masing jenis dokumen untuk meudahkan
bagi upaya yang membutuhkan mencari dokumen yang dimaksud.
6. Membuat buku catatan distribusi dokumen, saat meminjam/mengambil
dari penyimpanan tercatat dan saat mengembalikan, sehingga
memudahkan menelusur dokumen yang dimaksud.
7. Menyimpan dokumen eksternal.
Menentukan petugas penanggung jawab pengendalian dokumen eksterna
6. Unit Terkait Admen, UKM dan UKP
7. Dokumen
Terkait

8. Rekaman Histori

No Halaman Yang dirubah Perubahan Diberlakukan tgl.