Anda di halaman 1dari 41

Sistem Manajemen Gudang

Sistem adalah kumpulan interaksi dari sub sistem, dan Manajemen adalah ilmu mengelola
sumber daya, sedangkan Gudang adalah tempat penyimpanan barang sementara. Secara
ringkas sistem manajemen gudang mengandung pemahaman : pengelolaan dari aktifitas yang
saling terkait dalam aktifitas penyimpanan barang sementara. Apa saja aktifitas penyimpanan
barang itu? Penerimaan dari pemasok, handling barang, pengeluaran barang ke tujuan adalah
garis besar dari aktifitas penyimpanan.

Saat ini gudang memiliki arti luas dan lebih dari sekedar
s ekedar tempat penyimpanan saja. Gudang
itu sendiri tidak menambah nilai barang secara langsung, tidak ada perubahan citarasa,
bentuk, kemasan, dll. Intinya tidak ada kegiatan proses operasi pada barang, yang ada adalah
aktifitas transportasi barang dari satu tempat ke tempat lainnya, itu secara umum kegiatan di
Gudang.

Beberapa aktifitas di dalam gudang secara sederhana :


1. Administrasi.
2. Penerimaan barang.
3. Penyimpanan barang.
4. Pengepakan barang ke tempat yang dituju.
5. Pengeluaran barang.

Aktifitas ini saling terkait, dan secara personalia harus dikepalai oleh satu orang, semisal
Kepala bagian, Supervisor atau semacamnya. Tiap kepala bagian diharuskan menguasai
menguasai
pengendalian
pengendalian pada bagiannya, pengendalian yang harus dilakukan :
1. Pengendalian Operasional
2. Pengendalian Biaya
3. Pengendalian Personalia

Operasional, Biaya dan Personalia saling berkaitan. Menurut saya penguasaan mendalam dan
kontrol ketat pada ketiga bagian itu akan melahirkan kondisi yang sehat bagi gudang, ketiga
bagian ini perlu terus dikembangkan. Misalnya Pengendalian Personalia, jangan hanya puas
dengan kondisi saat ini, jika dapat upgrade lah kemampuan anak buah dengan berbagai
berbagai hal
kreatif. Kepala bagian juga secara rutin berkomunikasi dalam satu forum besar, semisal
briefing pagi, atau briefing target2 dan kesalahan-kesalahan
kesalahan-kesalahan yang masih ada. Menurut saya
 juga tidak ada satu sistem kerja yang
yang sempurna,
sempurna, selalu ada yang
yang lebih baik.

Setiap bagian dalam gudang akan saya bahas pada kesempatan berikut. Meninjau secara
umum sistem manajemen gudang sangat menarik bagi orang yang berkecimpung di
dalamnya, mengapa? Paling tidak ada beberapa alasan :

1. Dalam lingkup gudang SDM yang dihadapi level pekerja kasar dan sulit diatur,
sehingga diperlukan sebuah pendekatan yang personal dan unik dibandingkan
kantoran.
2. Variabel yang ada sulit dikendalikan, sehingga kapasitas perlu diperbesar setiap hari
dalam menangani masalah.
3. Gudang sebagai pusat logistik namun tidak memberi nilai tambah secara langsung,
sehingga prestasi kerja tidak begitu Nampak. Jadi sesempurnanya sebuah gudang,
memang begitulah seharusnya dan bukan sebuah prestasi. Misal, biaya gudang harus
di bawah 5%, sangat sulit, tetapi ketika kita mencapainya tidak ada prestasi tersendiri,
lumrah. Beda dengan Sales yang bisa sekreatif mungkin memainkan angka-angka.
4. Barang rusak dan hilang nilainya tinggi jika tidak ada pengendalian-pengendalian
yang di manaje secara professional.

Sampai saat ini bergerak di bidang logistik, merupakan hal menarik. Lebih kepada behind the
scene namun sangat vital dalam sebuah perusahaan yang memiliki Gudang. Secara tidak 
langsung distribusi logistik pemilu kacau disebabkan belum ada penguasaan mendalam, oleh
sebab itu Manajemen Logistik perlu di angkat dan dipelajari dari suatu hal yang sederhana
dan kecil sampai suatu sistem yang kompleks dan rumit. Sumber pembelajaran terdapat
banyak di situs luar negeri, namun tentunya adopsi yang sesuai dengan karakteristik 
perusahaan merupakan
merupakan hal paling baik untuk mencapai
mencapai produktifitas.

Sistem Manajemen Gudang (WMS)

Kali ini saya tertarik untuk mengulas mengenai fitur-fitur software sistem manajemen
gudang (WMS) yang mungkin berguna bagi beberapa pengunjung blog ini atau anda yang
memiliki pengalaman mengenai WMS, membutuhkan WMS atau ada referensi mengenai
WMS bisa saling bertukar pikiran

Keberadaan
Keberadaan software yang mensupport aktifitas pergudangan mulai dari penerimaan barang,
penyimpanan barang, pengambilan
pengambilan (picking) sampai dengan memuat ke truck dan delivery
sangat dibutuhkan oleh gudang, bantuan sistem ini akan membantu untuk melacak informasi
dan data-data yang dibutuhkan oleh customer ataupun pemilik gudang sendiri.

Wikipedia mendefinisikan Warehouse Management System sebagai :

WMS, is a key part of the supply chain and primarily aims to control the movement and
storage of materials within a warehouse and process the associated transactions, including
shipping, receiving, putaway and picking. The systems also direct and optimize stock 
putaway based on real-time information about the status of bin utilization.

Mengontrol pergerakan barang di dalam gudang sehubungan


sehubungan dengan transaksi keluar
kel uar masuk 
barang, mungkin itu adalah keyword  dari definisi dari wikipedia di atas. Bagaimana WMS
(Warehouse Management System) ini bisa memungkinkan
memungkinkan hal itu? Tentunya dengan satu
sistem database yang memungkinkan user untuk melakukan kontrol mendetail. Saya coba
membahas bagaimana
bagaimana WMS bisa melakukan hal tersebut, data-data ini saya dapatkan dari
source yang memiliki lisensi
l isensi langsung mengenai software database gudang.
di bawah 5%, sangat sulit, tetapi ketika kita mencapainya tidak ada prestasi tersendiri,
lumrah. Beda dengan Sales yang bisa sekreatif mungkin memainkan angka-angka.
4. Barang rusak dan hilang nilainya tinggi jika tidak ada pengendalian-pengendalian
yang di manaje secara professional.

Sampai saat ini bergerak di bidang logistik, merupakan hal menarik. Lebih kepada behind the
scene namun sangat vital dalam sebuah perusahaan yang memiliki Gudang. Secara tidak 
langsung distribusi logistik pemilu kacau disebabkan belum ada penguasaan mendalam, oleh
sebab itu Manajemen Logistik perlu di angkat dan dipelajari dari suatu hal yang sederhana
dan kecil sampai suatu sistem yang kompleks dan rumit. Sumber pembelajaran terdapat
banyak di situs luar negeri, namun tentunya adopsi yang sesuai dengan karakteristik 
perusahaan merupakan
merupakan hal paling baik untuk mencapai
mencapai produktifitas.

Sistem Manajemen Gudang (WMS)

Kali ini saya tertarik untuk mengulas mengenai fitur-fitur software sistem manajemen
gudang (WMS) yang mungkin berguna bagi beberapa pengunjung blog ini atau anda yang
memiliki pengalaman mengenai WMS, membutuhkan WMS atau ada referensi mengenai
WMS bisa saling bertukar pikiran

Keberadaan
Keberadaan software yang mensupport aktifitas pergudangan mulai dari penerimaan barang,
penyimpanan barang, pengambilan
pengambilan (picking) sampai dengan memuat ke truck dan delivery
sangat dibutuhkan oleh gudang, bantuan sistem ini akan membantu untuk melacak informasi
dan data-data yang dibutuhkan oleh customer ataupun pemilik gudang sendiri.

Wikipedia mendefinisikan Warehouse Management System sebagai :

WMS, is a key part of the supply chain and primarily aims to control the movement and
storage of materials within a warehouse and process the associated transactions, including
shipping, receiving, putaway and picking. The systems also direct and optimize stock 
putaway based on real-time information about the status of bin utilization.

Mengontrol pergerakan barang di dalam gudang sehubungan


sehubungan dengan transaksi keluar
kel uar masuk 
barang, mungkin itu adalah keyword  dari definisi dari wikipedia di atas. Bagaimana WMS
(Warehouse Management System) ini bisa memungkinkan
memungkinkan hal itu? Tentunya dengan satu
sistem database yang memungkinkan user untuk melakukan kontrol mendetail. Saya coba
membahas bagaimana
bagaimana WMS bisa melakukan hal tersebut, data-data ini saya dapatkan dari
source yang memiliki lisensi
l isensi langsung mengenai software database gudang.
Fitur di atas adalah fasilitas ideal yang disediakan oleh Warehouse Management System.
Receiving and Putaway, Dispacthing, Stock Take, Reporting adalah beberapa fitur
standard yang coba saya bahas.

Receiving and Putaway

Proses Receiving and Putaway dimulai ketika barang datang ke gudang. Secara fisik barang
yang datang harus dimasukkan ke dalam sistem WMS, sehingga database barang di gudang
akan terupdate. Opsi melakukan input barang adalah dengan menggunakan Input data PO
(Purchase Order) secara otomatis yang dilakukan Departemen Purchasing / Pembelian, atau
dengan input data manual. Prinsip utamanya adalah kesesuaian fisik yang datang dengan
kebutuhan di gudang, sehingga menghindari terjadinya selisih stock pada saat melakukan
cycle count atau stock opname.

Setelah fisik barang diterima, selanjutnya fisik barang tersebut harus diletakkan pada lokasi
tertentu di gudang (Putaway). Proses Putaway ini sangat penting untuk mengetahui informasi
dimana barang yang diterima diletakkan serta bisa mensupport sistem FIFO/FEFO (First In
First Out / First Expired First Out).

Gambar di atas menunjukkan jumlah produk yang diterima dan lokasi yang peletakkan
peletakkan nya.
Untuk gudang yang memiliki fasilitas barcoding serta kompleksitas dan nilai yang sangat
tinggi maka disarankan melakukan pencetakan dokumen receipt pada sticker barcode yang
akan ditempelkan pada barang, hal ini
i ni berguna untuk mempercepat aktifitas operasional
karena proses perpindahan fisik barang akan disupport oleh adanya sistem scan barcoding
menggunakan
menggunakan handheld dan operator yang melakukan putaway tidak perlu melakukan
updating pada komputer.

Informasi receipt label yang ditempelkan pada pallet ini juga sangat membantu operator
gudang melakukan cycle count / stock opname, tidak perlu melakukan penghitungan
penghitungan manual
dan cukup melihat informasi pada sticker, maka waktu penghitungan akan sangat cepat dan
akurat. Setelah barang di atas pallet ditempel lebel dan diletakkan sesuai lokasi yang tertera,
maka proses receiving dan putaway bisa dikatakan selesai.

Dispacthing

Proses dispatching ini berfungsi sebagi pendukung operasional pengeluaran barang dari
gudang (picking dan delivery barang) atas barang-barang yang akan dikirimkan ke outlet-
outlet atau kepada customer. Pencarian lokasi atas barang-barang yang akan di picking akan
dipermudah melalui adanya informasi pada WMS.

Bagi para pekerja gudang, tentunya fitur ini mempercepat pencarian.


pencarian. Cukup melihat
informasi, atau bahkan informasi ini sudah terupload kedalam device
d evice handheld, melakukan
picking dan melakukan scanning barcode terhadap sticker di pallet sehingga secara data
barang tersebut sudah dinyatakan diambil dan stock pada lokasi sudah kosong sera bisa
ditempati barang lain yang akan diterima.

Setelah melakukan picking pada lokasi maka operator pada gudang perlu dipandu dengan
informasi barang-barang yang akan didelivery / diberangkatakan ke satu tujuan. WMS akan
memberikan informasi order dari customer berupa sticker barcode yang ditempelkan pada
setiap karton yang akan diberangkatkan. Sticker ini akan sesuai jumlahnya dengan fisik 
barang yang sudah diambil dari lokasi.

Setelah melakukan aktifitas picking, maka perlu dilakukan validasi antara item-item yang
telah di picking dengan order dari outlet atau customer. Warehouse Management System
mengakomodasi validasi ini dengan fitur dokumen yang dinamakan dengan Delivery Note
atau bisa juga disebut sebagai Delivery Note. Fungsi utama fitur ini adalah memudahkan
operasional gudang membandingkan antara item-item yang dipicking dengan item-item yang
akan dimuat ke dalam truck, petugas gudang yang melakukan biasanya dina makan “checker”
yang melakukan fungsi double check antara hasil picking versus barang yang akan di loading.
Sedemikian penting tugas checker ini sehingga untuk mempercepat pekerjaannya, WMS
mensupport dengan pencetakan dokumen Delivery Note / Delivery Order seperti gambar
berikut.

Selain fitur Delivery Note, dibutuhkan fitur


double check berikutnya untuk memastikan seluruh barang keluar merupakan order dari
customer, salah satu fungsi double check ini bisa dibantu dengan sticker dispatch label.

Sticker dispatch label ini akan memandu operator untuk melakukan loading ke dalam truck 
yang akan membawa barang ke satu tujuan tertentu. Dispatch label ini memiliki fungsi ganda
sebagai proses double check pada tempat / destinasi yang nantinya akan menerima barang
tersebut. Informasi sticker dan jumlah karton cukup menjadi dasar pengecekan, menghemat
waktu pengecekan pada saat melakukan unloading di tempat tujuan.

Pada saat dipatch ini WMS akan memotong sejumlah stock yang telah didelivery ke tujuan,
proses informasi ini dibaca sebagai pengurangangan tingkat persediaan dan secara otomatis
bisa diproses kepada sebuah Sistem Manajemen Persediaan untuk selanjutnya diproses
menjadi pemesanan kepada supplier. Detail artikel Sistem Manajemen Persediaan pernah
saya ulas pada tulisan saya.
Stock Take

Stock take dilakukan untuk melakukan penyesuaian stock fisik dan stock komputer sehingga
tingkat persediaan yang berhubungan dengan biaya persediaan pada sebuah gudang sesuai
dengan keadaan fisik. Stock take sendiri merupakan satu aktifitas yang menyedot kapasitas
dan sangat menguras waktu dari operator gudang. Tidak jarang proses stock take dilakukan
dengan melibatkan banyak personil gudang, dilakukan penghitungan 1, penghitungan 2 dan
seterusnya untuk memastikan barang secara fisik ada di dalam gudang. WMS sudah
memudahkan dengan informasi detail setiap barang dan lokasi, sehingga operator cukup
mudah untuk melakukan stock take. Dalam flow WMS maka operasional gudang tentunya
tidak memunculkan selisih antara fisik barang dengan stock komputer.

Report Stock take yang dicetak setelah hasil penghitungan fisik dilakukan idealnya adalah 0
atau tidak terjadi selisih sama sekali antara komputer dengan fisik. Jika ada nilai selisih plus
atau minus maka dilakukan penghitungan ulang terhadap fisik, WMS telah membantu untuk 
melakukan referensi lokasi barang yang terjadi selisih, operator tidak perlu lagi berkeliling
gudang untuk menghitung seluruh jumlah barang melainkan cukup menghitung ke lokasi
yang menurut report terjadi selisih. Waktu yang digunakan akan sangat singkat. Setelah
seluruh penghitungan dilakukan, maka komputer akan melakukan adjustment plus atau minus
terhadap penghitungan fisik. Pada tahapan ini maka gudang telah memiliki stock update yang
sesuai antara data dengan fisik.

Reporting

Fitur reporting adalah fitur pendukung yang cukup vital. Laporan yang tersedia pada WMS
harus mampu menjelaskan banyak hal kepada pemilik barang, laporan ini juga harus valid
dan bisa tersedia sewaktu-waktu dimana sebuah keputusan harus ditunjang oleh adanya data
historis masa lalu. Fitur reporting ini menurut saya menjadi titik vital pentingnya ada sebuah
WMS pada gudang.

Beberapa fitur reporting pada gambar di samping haruslah mampu mendukung kebutuhan
sebuah gudang akan sebuah informasi yang lengkap. Idealnya seseorang akan mampu
membaca kesehatan sebuah gudang pada fitur reporting ini. Misalkan reporting hari
persediaan (Inventory Days) yang seharusnya berada pada tingkat minimum, anggap saja
idealnya 5 hari. Jika reporting menunjukkan stock gudang ada di atas 5 hari, maka keputusan
Kepala Gudang / Manajer Gudang haruslah mencoba menurunkan tingkat order dan
mengoptimalkan pengeluaran barang, sehingga tingkat persediaan t urun.
Report ini juga dibutuhkan customer (topik khusus pada penyedia jasa gudang) untuk 
mengetahui barang apa saja yang tersedia pada gudang dan akan dikirim ke outlet atau
destinasi mana. Tanpa adanya fitur pendukung berupa reporting ini, maka WMS bisa
dikatakan tidak lengkap dan kurang menjawab kebutuhan user.

Reporting juga harus dihubungkan dengan Key Performance Indicator (KPI) dari gudang.
Misalkan KPI dari variansi stock adalah 1%, maka Report harus mampu mengeluarkan
laporan selisih barang hasil stock opname. Untuk kebutuhan lebih lanjut (biasanya digunakan
oleh Data Analyst), fitur reporting harus mampu mengekspor file ke dalam file .dbf .csv atau
.xls yang bisa diolah lebih lanjut dengan Ms Excel.

Beberapa fitur standard dari WMS tadi seharusnya bisa ditemukan pada setiap gudang,
tergantung dari nilai pergerakan barang yang terjadi di dalamnya. Instalasi software WMS
sendiri memerlukan biaya tidak sedikit dan setidaknya membutuhkan 1-2 orang dedicated
admin untuk bertanggung jawab atas WMS ini.

Investasi Warehouse Management System

Menurut beberapa sumber penyedia WMS, harga yang ditawarkan cukup bervariatif. Bisa di
atas 50 juta, atau bernilai di bawah 50 juta. Variasi ini biasanya ditimbulkan oleh
kompleksitas fitur yang tersedia pada WMS tersebut. Idealnya, ketika membeli sebuah WMS,
user harus mengetahui beberapa hal sebagai berikut :

1. Kapabilitas penyedia jasa WMS.


2. Portfolio atau pernah dipakai sebelumnya.
3. Supporting jika terjadi bug atau error.

Jika instalasi WMS menjadi investasi yang cukup besar dan mungkin saja akan memberatkan
bagi belanja modal (Capital Expenditure) bagi sebuah usaha, maka tidak ada salahnya
mengalihkan pilihan kepada jasa persewaan WMS. Tentunya opsi ini akan lebih „ringan‟
dan memiliki resiko lebih rendah karena pencatatannya akan sebagi biaya operasional
(Operational Expenses) bulanan serta resiko apabila WMS tidak terpakai tentunya akan
hilang karena sewaktu-waktu dapat memutuskan kontrak dengan penyedia jasa.

Kapan idealnya sebuah gudang membutuhkan Warehouse Management System (WMS)?

Pertanyaan tentunya memiliki berbagai macam penjelasan dan perspektif untuk 


menjawabnya, dari sisi ekonomis maka bisa saja sebuah gudang membutuhkan WMS ketika
nilai pergerakan barang di dalamnya mencapai angka tertentu (katakan 1 Mill iar rupiah
sebulan) dan angka investasi WMS adalah 100 juta rupiah yang apabila disusutkan 60 bulan
hanya sekitar 1,67 juta atau senilai 1,67% dari omzet sebulan. Dari sisi Good Warehousing
Practices (GWP), bisa saja sebuah gudang membutuhkan WMS ketika tenaga atau aktifitas
manual tidak bisa mendukung GWP itu sendiri sehingga gudang tersebut membutuhkan
solusi berupa WMS tanpa memperhitungkan sisi finansial.

Pada akhirnya itu akan menjadi pilihan bagi pelaku usaha untuk melakukan investasi
terhadap WMS, namun di tengah-tengah dinamis nya pergerakan bisnis atau usaha maka
investasi tentunya akan melahirkan keunggulan kompetitif i tersendiri bagi suatu usaha,
berani?

Sistem Penerimaan Barang di Gudang


Penerimaan barang merupakan segala awal arus barang yang bergerak di gudang. Penerimaan
barang dari pemasok atau rekanan memang kelihatan mudah, namun bila hal ini tidak 
memiliki sistem yang mengatur, maka bisa dipastikan akan mengganggu produktifitas.
Berikut adalah hal-hal penting dalam penerimaan barang :
1. Bukti pesanan barang dari Gudang (untuk memastikan pesanan barang dalam spesifikasi
tepat)
2. Bukti Tanda Barang diterima (untuk penagihan)
3. Cek Bukti Pemesanan dengan Fisik Barang
4. Cek Expired Date dan Kondisi Barang
5. Memasukkan Barang ke Penyimpanan

Berikut contoh Flow chart Receiving :


Bukti Pemesanan (Purchase Order)
Ketika satu pihak memesan sejumlah barang ke pemasok, maka dia akan mengirimkan PO ke
pemasok. Barang sesuai jumlah PO ini nantinya akan dibawa ke Gudang tempat yang
disiapkan oleh si pemesan. Tim Gudang tentunya tidak selalu tahu jenis barang apa yang
dipesan, oleh sebab itu tim Gudang perlu memastikan kesesuaian PO dengan fisik barang
yang ada. Setelah PO diperiksa dan sesuai dengan seluruh item yang dibawa, maka
selanjutnya dibuat Bukti Tanda terima Barang.

Bukti Tanda Terima Barang


Bukti Tanda Terima Barang serta Faktur akan berhubungan dengan penagihan uang. Bukti
Tanda Terima barang akan dijadikan dasar oleh pihak supplier untuk menagih ke pemesan
barang. Pentingnya untuk membuat Bukti Tanda Terima Barang ini asli dan ada tanda-tanda
yang dilampirkan, semisal PO atau surat lain yang menjamin keaslian dokumen ini.

Operasional

Aktifitas operasional adalah bongkar barang, cek expired, cek kesesuaian pesanan serta
memasukkan barang ke penyimpanan. Aktifitas operasional ini merupakan salah satu critical
point, mengapa? Berikut beebrapa alasan versi saya :
1. Bongkar muat barang yang dilakukan oleh kuli bongkar rawan membuat rusak barang atau
resiko kehilangan barang karena dicuri.
2. Cek kesesuaian barang dengan PO dan Expired date barang dilakukan oleh staff 
penerimaan barang yang biasanya memiliki sejumlah alasan untuk tidak melakukan aktifitas
ini dengan sejumlah alasan seperti : supaya cepat, sudah kenal dengan pemasok, disiplin
melakukan sistem, dll. Intinya di poin 1 dan 2 kritis dikarenakan Faktor Sumber Daya
Manusia.

Penerimaan Barang di gudang „rawan‟ permainan dengan pihak supplier. Staff penerimaan
tanpa diketahui oleh pemesan dapat melakukan deal-deal khusus yang merugikan pemesan
dan menguntungkan pemasok. Jadi kontrol yang ketat terhadap personil penerimaan cukup
penting, hal seperti melakukan rotasi pekerjaan rutin serta bekerja dalam jumlah kecil serta
pembatasan wewenang adalah hal-hal praktis yang bisa dilakukan.

Sistem Administrasi Gudang

Administrasi menurut saya merupakan sutradara dibalik segala operasional Gudang.


Administrasi mengurus data-data gudang seperti data pemesanan barang, data persediaan,
data pengeluaran barang, data permintaan, bahkan sampai peramalan permintaan. Oleh
karena itu, ibarat sebuah film maka Administrasi adalah penulis skenario yang menentukan
 jalan ceritanya. Mengingat sistem begitu kompleks, diperlukan software yang menangani
semuanya secara terintegrasi. Jika pada lingkup administrasi tidak ditangani dengan baik,
maka yang kena getahnya adalah operasional di lapangan.

Software yang mengatur transaksi gudang ini lebih baik bisa dieksekusi dalam keadaan real
time, jadi seperti sistem informasi Bank. Semisal ambil uang Rp 200.000 di ATM, maka
Bank langsung secara real time mengurangi saldo. Nah, kira-kira seperti itu yang software
yang dibutuhkan di gudang. Tetapi saya sendiri gak begitu menguasai tentang software
seperti ini, yang saya paham hanya sedikit alur administrasi gudang.

Data pemesanan barang


Sebuah gudang menyimpan barang-barang tertentu dan mengeluarkan dalam jumlah tertentu.
Misalkan pengeluaran adalah x maka penyimpanan bisa saja x atau x + y , dimana y adalah
buffer stock, Tingkat buffer diperlukan di Indonesia, mengingat kontinuitas suplai yang tidak 
terjamin oleh pemasok, padahal teori mengatakan zero stock adalah hal yang baik, tetapi itu
beresiko tinggi terhadap potential loss sales dari perusahaan.

Pemesanan dilakukan administrasi berdasarkan kebutuhan pengeluaran. Kebutuhan


pengeluaran diramalkan terlebih dahulu melalui data historis ataupun diestimasi. Pemesanan
dilakukan kepada pemasok dengan perjanjian waktu bayar (term of payment(TOP)), dimana
TOP nantinya diusahakan angkanya lebih besar daripada DSI (Day Sales Inventory) atau
waktu barang tersimpan dampai menjadi uang. Misalkan jika perusahaan berhasil menjual
dalam waktu 3 hari dan TOP adalah 6 hari, maka perusahan untung, karena sudah berhasil
menjual 2 kali tetapi baru membayar sebanyak 1 kali.
Administrasi banyak berkaitan dengan pemasok. Perjanjian produk yang returnable juga
menguntungkan perusahaan dibandingkan sistem beli putus.

Perjanijian ini bahkan bisa sebegitu ketat, semisal satu peritel luar negeri yang tersangkut
kasus di KPPU, salah satunya karena diduga mengadakan perjanjian pada pemasok supaya
harga yang masuk ke ritel tersebut harus lebih murah dibanding ritel mana saja yang
memesan barang sama dengan pemasok. Ini merupakan bentuk praktek monopoli.
Hubungan erat pihak administrasi juga dijalankan dalam rangka menjalin supplier
relationship management. Banyak faktor yang mempengaruhi supplier relationship
management dan itu banyak menyangkut etika bisnis.

Data Inventory
Administrasi menjadi ujung tombak seluruh pencatatan arus keluar masuk barang, sehingga
pengendalian operasional lebih dimudahkan dengan adanya akurasi data. Bukti pencatatan
barang keluar masuk akan mempengaruhi beberapa hal berikut :
1. Jumlah stok barang.
2. Klaim pembayaran barang masuk dan keluar.
3. Dasar memesan barang.
4. Mempelajari trend sales.
Data persediaan ini menuntut akurasi data secara real time dan dapat dipertanggungjawabkan.

Administrasi yang kuat perlu dibangun melalui integrasi antara komputerisasi dan sumber
daya yang menjalankannya. Sistem informasi yang berkaitan dengan database memerlukan
orang-orang yang akrab dengan database.

Sistem Manajemen Persediaan Gudang


Manajemen Persediaan dan Resiko

Manajemen persediaan digambarkan sebagai proses untuk mengelola jumlah barang yang
disimpan untuk menunjang usaha atau bisnis yang digerakkan. Idealnya suatu sistem
manajemen persediaan bisa berada dalam tingkat paling ekonomis tanpa adanya potensi
resiko pada perusahaan. Resiko yang dimunculkan akibat adanya persediaan adalah biaya
persediaan, kerusakan barang, kehilangan barang serta space untuk penyimpanan
barang. Jika meninjau komponen resiko tadi, bisa dibayangkan bahwa manajemen
persediaan yang tepat adalah mata rantai dalam supply chain management yang cukup vital.

Jika mengambil contoh pada resiko biaya persediaan, maka harus dicermati jumlah
pembelian berada pada tingkat yang memenuhi permintaan dengan selisih yang mendekati 0
(Zero Inventory). Jika permintaan berada pada angka 200 setiap minggu dan gudang membeli
sejumlah 800, maka dibutuhkan 4 minggu untuk menghabiskan persediaan. Dalam tingkat
penjualan 200 maka gudang sudah menghabiskan biaya sejumlah 800. Yang disarankan
adalah memiliki persediaan „mendekati‟ 200, atau bahkan dalam 1 minggu bisa memesan 2
kali atau beberapa kali pun untuk memenuhi angka permintaan 200. Variable ini bisa lebih
unik lagi jika memasukkan faktor Term Of Payment kepada supplier yang lebih panjang dari
Selling Point .

Resiko kerusakan, kehilangan dan biaya space adalah biaya-biaya lain yang merugikan
perusahaan. Kerusakan dan kehilangan muncul karena handling, operasional dan administrasi
gudang yang tertata baik. Biaya space untuk penyimpanan adalah biaya yang hilang karena
menyimpan barang di saat space itu lebih tepat digunakan untuk input lain yang lebih
mempengaruhi tingkat output. Dari gambaran singkat mengenai resiko persediaan, maka bisa
dipastikan bahwa memiliki sistem manajemen persediaan yang baik akan menghindarkan
(atau paling tidak meminimalisir) perusahaan dari sejumlah resiko bia ya.

Mengelola Resiko

Pendapat saya mengenai manajemen persediaan adalah mengelola resiko yang akan muncul
akibat adanya ketidaksesuaian persediaan dengan kebutuhan. Suatu tantangan bagi pekerja di
logistik untuk mengelola munculnya resiko-resiko tadi, kata mengelola saya coba pakai
karena untuk benar-benar menghilangkan resiko dalam prinsip manajemen persediaan
diperlukan adanya „nilai‟ dari mata rantai lain yang cukup sulit dikendalikan atau dalam
supply chain management, mata rantai ini bisa dikatakan mata rantai yang lemah.

Bagian dari mata rantai manajemen persediaan untuk mengelola resiko adalah ketika
manajemen persediaan dapat menyediakan jumlah barang pada waktu, jumlah, kualitas yang
tepat pada tingkat harga / biaya yang paling ekonomis. Ketika duduk di bangku perkuliahan,
lazim dipakai istilah Economic Order Quantity (EOQ) yang menjelaskan rumus / logika
mengelola persediaan pada jumlah yang paling ekonomis. Sayang sekali jika EOQ harus
dikubur dalam-dalam atau paling tidak membutuhkan sejumlah penyesuaian jika ingin
dipakai dalam mengelola persediaan di dunia kerja yang memiliki variable kompleks.

Untuk itu, dalam mengelola resiko dengan megelola persediaan sangat terkait dengan
karakteristik industri / usaha masing-masing. Meski begitu prinsip-prinsip umum dapat
menjadi batasan untuk memiliki manajemen persediaan yang tepat. Berikut beberapa prinsip-
prinsip umum untuk manajemen persediaan :

1. Persediaan dapat memenuhi permintaan serta tersedia buffer  / penyangga pada tingkat
tertentu.
2. Tersedia nya suatu sistem (baik menggunakan Warehouse Management Systems atau
pencatatan manual / ms. excel) yang memungkinkan untuk penghitungan stock dan
pemesanan ke supplier.
3. Adanya rumus untuk menghitung persediaan plus buffer yang dinyatakan di point no
1, lazimnya faktor-faktor yang diperhitungkan oleh rumus adalah : Average
permintaan dalam periode tertentu, lonjakan permintaan beberapa periode terakhir,
waktu tunggu dari supplier. Rumus nya sendiri bisa bermacam-macam, saya pernah
sedikit mengulasnya pada tulisan saya Tingkat Persediaan [Ekonomis] Logistik.
4. Mengelola dengan tepat faktor waktu / tempo pembayaran ke supplier dengan waktu / 
tempo revenue yang dihasilkan oleh aktifitas persediaan. Istilah yang lazim di sini
adalah Inventory Days / Day Sales Inventory / Inventory Turn Over  (Saya agak lupa,
semoga ke-3 istilah itu sama artinya) yang merupakan hari persediaan dan
menggambarkan waktu yang dibutuhkan sampai barang tersebut keluar dan bisa
ditagihkan (bahasa okem nya menjadi „duit‟). Pembandingnya adalah Term of 
Payment  atau jatuh tempo pembayaran kepada supplier. Sebisa mungkin sebelum
membayar, persediaan sudah menjadi uang. Saya ingat dosen mata kuliah
Manajemen Keuangan pernah mengajarkan bahwa tukang pisang goreng memiliki
 perputaran persediaan yang sangat baik, “Pagi belanja, Sore sudah bisa menjadi
„duit‟” begitu kata dosen saya dulu.

Strategi Manajemen Persediaan


Setelah membahas mengenai prinsip umum dalam manajemen persediaan dimana
penggunaan nya bisa terdiferensiasi kepada beberapa hal yang sangat spesifik dengan industri
yang dijalankan, ada sedikit ulasan mengenai strategi manajemen persediaan.Strategi yang
saya coba angkat adalah penggunaan-penggunaan prinsip lebih lanjut mengenai manajemen
persediaan dan biasanya terkait dengan kondisi diproyeksikan.

Strategi manajemen persediaan ini membutuhkan adanya satu perangkat Decision Support
System / Sistem Pendukung Keputusan yang akan memberikan analisa yang lengkap dan bisa
dijadikan dasar untuk strategi perusahaan. Dalam lingkup manajemen strategik, maka
manajemen persediaan adalah strategy pada level divisi yang harus mendukung strategy dari
coorporate secara keseluruhan. Misalkan : Strategi coorporate adalah memenuhi tingkat
pengadaaan barang di pasaran sesuai dengan keinginan konsumen. Manajemen persediaan
sudah bisa mengimplementasikan dengan menaikkan tingkat persediaan (mungkin seperti
 pull method), tentunya strategy ini „sedikit‟ mengesampingkan faktor biaya atau istilah nya
with all cost.

Contoh strategi lain adalah dalam mengelola beberapa karakteristik barang dengan variable :

Margin (tinggi -rendah), Volume (besar-kecil), Sales (tinggi-rendah), Kerusakan (tinggi-


rendah), Value lain yang mempengaruhi (Tinggi-Rendah)

Variabel tadi akan saling berinteraksi dan bussines divisional strategy yang tepat dari manajer
lini pertama perlu mendefinisikan strategy manajemen persediaan apakah yang akan
dipakai? Semisal : Dengan tingkat keuntungan yang sama, suatu perusahaan akan berfokus
pada barang yang memiliki margin besar namun sales kecil, ketimbang margin r endah namu
sales besar. Trade off ini diperhitungkan dari perbedaan besarnya effort yang dikeluarkan
oleh bagian operasional, tentunya net margin yang dihasilkan harus minimal sama atau lebih
tinggi. Dapat dibayangkan kompleksitas yang diperhitungkan untuk mengambil kebijakan
manajemen persediaan, kompleksitas ini juga menyimpulkan bahwa Sistem Pendukung
Keputusan memainkan peranan yang cukup penting.

Decision Support Systems

DSS atau Sistem Pendukung Keputusan dalam manajemen persediaan merupakan hal penting
yang sering „disederhanakan‟ oleh para pengambil keputusan. Perusahaan besar saat ini sudah
menempatkan level ahli „Inventory Analyst‟ atau „Planner‟ dalam posisi yang cukup penting
dan berkontribusi besar pada keputusan perusahaan. Investasi lain dalam bentuk database
yang terintegrasi juga telah banyak dipakai. Hal ini dikarenakan perusahaan menginginkan
adanya satu analisis komprehensif dan akurat dengan menggunakan data se-aktual mungkin.

Salah satu contoh dalam kekuatan perusahaan yang memiliki Analyst / Planner dalam sistem
manajemen persediaannya adalah ketika melakukan analisa  Inventory Days setiap SKU yang
disimpan. Melalui analisa tersebut dapat diidentifikasi SKU yang menyumbang kontribusi
untuk perusahaan, serta ada juga SKU yang justru merugikan untuk perusahaan. SKU yang
merugikan bisa dilihat dari sudut perputaran rendah, kerusakan tinggi, pemakaian space
besar, dan hal-hal semacam nya yang memunculkan biaya untuk perusahaan di saat SKU
tersebut tidak menyumbang revenue.

Beberapa kali level Analyst / Planner‟ sering disepelekan, karena ketidakmampuan


mengabsorb kondisi lapangan yang riil. Sering juga perhitungan di atas kertas itu akhirnya
dicampakkan dan tidak dipakai oleh mentahnya asumsi yang diambil. Hal ini adalah
tantangan bagi Analyst / Planner untuk meyakinkan partner atau kolega mereka kepada
analisa yang dibuat.

Sistem pendukung keputusan lainnya adalah software / database management. Software dasar
tentunya adalah Ms. Excel yang digunakan untuk perhitungan. Software lainnya adalah Ms
Visio untuk memodelkan atau memvisualisasi analisa-analisa yang diambil. Sistem
pendukung keputusan bisa dalam bentuk database management system yang dipakai
perusahaan, semisal : Foxbase, Oracle, dll. Saya kurang paham mendetail mengenai hal ini,
namun setahu saya dalam struktur database tadi bisa dibuat program kecil untuk 
mengeluarkan hasil perhitungan yang sesuai dengan keinginan user. Misalkan mengeluarkan
data barang yang memiliki rasio perputaran paling tinggi, menghitung seluruh persediaan
dibagi dengan sales, melakukan replenishment otomatis dengan memberi i ndikator tertentu,
dan masih banyak fungsi lainnya.

Istilah

Akhir tulisan ini saya coba menuliskan beberapa daftar istilah yang biasa muncul, ini benar-
 benar dari pengalaman saja dan kemungkinan pemahaman saya juga sedikit „melenceng‟ atau
berbeda, monggo jika ada yang mau memperbaiki

 Reorder point, titik dimana pengambil keputusan harus melakukan pemesanan barang ke
pemasok. Jika satu SKU mencapai jumlah tertentu, maka gudang harus melakukan
pemesanan barang untuk mengantisipasi permintaan di kemudian hari, jika tidak dilakukan
maka akan resiko nya adalah gudang tidak mampu memenuhi permintaan barang.
Sederhananya : Jika rata-rata permintaan 10 dan waktu tunggu dari supplier adalah 2 hari,
maka (jika tidak menghitung buffer) reorder point adalah 20. Jika stock sudah mencapai 10,
maka gudang harus melakukan pemesanan barang.

 Average permintaan, adalah rata-rata historis permintaan suatu periode tertentu, biasanya
dalam periode waktu kira-kira 3 bulan untuk mengabsorb lonjakan-lonjakan yang terjadi
selama periode tersebut. Digunakan untuk menjadi dasar permintaan di masa mendatang.

 Buffer Stock, Angka atau jumlah yang digunakan untuk mengantisipasi adanya lonjakan
permintaan. Bisa dikatakan idealnya minimum stock gudang adalah Average Permintaan +
Buffer

Uncertainty, Keadaan tidak pasti dari pasar yang harus diantisipasi atau disiasati dengan
sistem manajemen persediaan. Semisal pemasok yang tidak konsisten sementara barang di
pasar tinggi permintaannya. Pengelolaan terhadap ketidakpastian ini bisa menjadi kunci
keberhasilan perusahaan untuk melakukan penetrasi pasar. Ketidakpastian lain adalah
permintaan pengecer tradisional yang fluktuatif.

Seasonal, Kondisi permintaan musiman. Misalkan musim liburan anak-anak, maka akan ada
trend sejumlah barang tertentu yang harus disediakan dalam jumlah lebih besar daripada
biasanya. Kemampuan menghitung hal ini diperlukan rentang data masa lalu yang cukup
panjang, pemahaman kondisi pasar, perkembangan kompetitor, inflasi, trend belanja, dll.
Saya pernah melihat bahwa kondisi seasonal ini menyumbang angka penjualan yang sangat
besar dan momen ini harus dimanfaatkan sebaik mungkin oleh pengecer.
 Inventory Days, Hari persediaan yang merupakan jumlah stock dibagi rata-rata permintaan.
Angka ini harus berada pada angka seminim mungkin dengan tingkat potensi loss sales yang
paling rendah pula. Biasanya kesulitan terletak dari konsistensi pemasok dalam menyuplai
 jumlah barang yang diminta.

Nah, kira-kira itu tadi yang saya ketahui tentang Sistem Manajemen Persediaan Gudang.
Memang masih sedikit dan mungkin agak kurang matang, tetapi kurang lebih di 2-3
perusahaan yang saya lalui di bidang logistik selalu berada pada koridor-koridor di atas.

Sistem Operasional Gudang


Dalam tulisan Sistem Manajemen Gudang, Sistem Administrasi Gudang dan Sistem
Penerimaan Barang telah dijelaskan beberapa alur kerja gudang. Pada tulisan ini sedikit saya
mau merangkum apa yang saya baca dari literatur dan internet serta apa yang saya alami
sebagai orang yang bekerja „dekat‟ dengan ranah logistik. Tidak terlalu mendetail karena
berupa rekaman-rekaman singkat mengenai operasional gudang.

Operasional gudang yang saya maksudkan di sini adalah kelanjutan dari pergerakan fisik 
barang setelah barang itu diterima dari pemanufaktur atau pemasok. Barang akan diletakkan
pada gudang sesuai dengan sarana yang dimiliki. Sarana bisa berupa rak dan pallet atau pallet
saja, bahkan ekstrimnya barang bisa diletakkan begitu saja di lantai, tentunya hal ini sesuai
kebutuhan serta tergantung seberapa besarnya modal yang dimiliki perusahaan. Setelah
barang diletakkan pada posisi tertentu, maka akan ada saatnya barang tersebut akan
dikeluarkan sesuai kebutuhan perusahaan atau berdasarkan adanya permintaan terhadap
barang yang disimpan. Proses peletakkan barang dari penerimaan serta proses pengeluaran
barang saat ini telah banyak memakai teknologi komputer. Misalkan saja proses pick to light,
Scanner, Barcode, RFID, Handheld, Optical character recognition. serta masih banyak proses
lainnya. Bisa dilihat review singkatnya pada situs berikut ini.

Operasional gudang menurut saya meliputi beberapa lingkup pekerjaan berikut :

1. Penanganan/  Handling barang baik dan barang rusak 


2. Penghitungan stock (Stock Opname)
3. Pengepakan barang
4. Pengawasan operasional pekerja
5. Perpindahan barang dari satu lokasi ke lokasi lain
6. dll..

Barang yang telah diterima akan masuk sebagai stock gudang, dan menjadi tanggung jawab
kepala gudang. Selanjutnya selain jumlah barang, penanganan yang baik j uga merupakan hal
yang penting. Seberapa banyak gudang anda memiliki barang rusak yang diakibatkan
kesalahan handling? Handling barang sangat ditentukan volume, karakteristik barang serta
perlengkapan yang dipakai (pallet, hand pallet, forklift, conveyor, dll). Besarnya produk 
rusak atau cacat tentunya membuat produktivitas rendah, konsep Lean Manufacturing yang
dikombinasikan dengan Six Sigma yang terlahir pada konsep lean sigma bisa dipelajari oleh
kepala gudang atau manajer gudang untuk mengetahui sistem atau konsep untuk mengurangi
produk cacat/rusak. Jumlah pekerja gudang yang banyak dan berkualitas seadanya menjadi
batasan bagi kepala gudang untuk mengawasi secara efektif, untuk itu perlu adanya personil-
personil di bawah kepala gudang untuk mengawasi pekerja-perkerja dan memastikan
operasional gudang berjalan dengan baik.

Selisih dari perhitungan stock merupakan kelalaian dari pekerja gudang, namun
menghilangkan selisih stock dalam satu tahapan pelayanan stock dalam volume besar juga
sangat sulit diterapkan. Pada beberapa bagian ada budget toleransi terhadapa hal tersebut,
meskipun sebenarnya hal ini bukan merupakan pembenaran terhadap kelalaian pekerja.

Bagaimana dengan operasional gudang anda? Silahkan jika ada yang ingin berbagi ilmu
mengenai operasional gudang memberi komentar atau tanggapan, atau jika ingin turut
berkontribusi menulis tentang logistik di blog ini juga saya persilahkan, semuanya untuk 
dipakai dan dipelajari bersama

Business Analyst 1 (Warehousing)

Diawali dari membaca dan review di blog ini, Pak Riza (demikian nama visitor blog ini) melakukan
kontak melalui komentar di blog dan mulai berinteraksi dengan penulis blog ini via email dan
chatting. Solusi yang dibutuhkan kira-kira adalah konsep untuk melakukan bisnis warehouse. Setelah
berdisksusi 1-2 minggu disimpulkan bahwa bentuk konkret untuk memulai bisnis ini adalah : Cost
Analysis, Layout Space & Ukuran, Quotation, Simple Inventory Report. Setiap file yang saya submit
kepada user dilengkapi dengan manual / petunjuk untuk memahami penggunaan file-file tersebut.

Cost Analysis

Secara sederhana saya develop suatu template costing dari warehouse untuk membantu usaha
warehouse ini menentukan harga jual pada t ingkat margin tertentu. Sehubungan terpisah jarak
cukup jauh (saya di Jakarta dan user di Surabaya) maka saya tidak bisa visit ke tempat user dan
hanya mengandalkan data-data yang dikirimkan via email berupa foto, informasi cost, informasi
ukuran serta market rate untuk bisnis sewa gudang.

Berikut template sederhana perhitungan sewa gudang :


Metode perhitungan sewa gudang dengan cost plus

Angka yang tercantum saya samarkan beberapa untuk kerahasiaan user. Solusi di atas secara
sederhana adalah menyusun struktur biaya dari gudang t ermasuk biaya jika Investasi gudang
tersebut di depositokan ke bank yang terhitung sebagai opportunity cost yang hilang karena uang
diinvestasikan user ke bisnis rental warehouse.

Perhitungan harga handling barang di warehouse

Harga handling ini disusun dari komponen-komponen biaya yang langsung (direct)
berhubungan dengan handling itu sendiri. Untuk perhitungan biaya indirect / overhead belum
dimasukkan pada penentuan harga handling maupun harga sewa gudang di atas. Namun jika
pada faktanya komponen biaya indirect / overhead  akan diabsorb di perhitungan harga jual,
maka sudah disediakan komponen biaya lain-lain / others pada template yang bisa diinput
 jumlahnya sesuai keinginan user.

Layout Space & Ukuran

Untuk advice dari layout gudang saya menggambarkan 3 layout yaitu : Layout 1 (Handling
dengan Forklift & Hand Pallet), Layout 2 (Handling dengan Forklift saja) serta Layout 3
yaitu ukuran gudang. Dasar saya membuat layout adalah draft gambar dari user  sendiri yang
saya re-draw dengan menggunakan software Microsoft Visio sehingga saya bisa detail
memvisualisasikan luas space yang bisa dijual (utilisasi space) lengkap dengan zona untuk 
manuver forklift dan hand pallet.

Handling Forklift & Hand Pallet Handling dengan hanya menggunakan forklift

Untuk Layout 3 berupa ukuran detail dari layout kira-kira mirip dengan gambar di atas, hanya
fungsinya difokuskan untuk memvisualisasikan kepada calon customer nantinya dimana barang akan
diletakkan dan sebagai attachment dan kelengkapan data. Solusi berupa layout ini
diimplementasikan user untuk melakukan re-layout gudang yang akan di tawarkan kepada calon
customer.

Quotation
Selain Cost Analysis dan Layout, saya juga memberi solusi template Quotation untuk memudahkan
user saya untuk menawarkan space gudang k epada calon customer. Template tersebut memuat
beberapa informasi teknis yang biasanya dibutuhkan oleh orang yang membutuhkan space gudang
(layout, denah, fasilitas, harga, terms and condition, dll).

Simple Inventory Report

User saya kali ini juga membutuhkan semacam template simple untuk support dari sisi administrasi
gudang, Dengan space yang tidak begitu luas serta jumlah orang terbatas, maka tentunya akan
muncul cost cukup besar jika menyewa orang khusus dedicated untuk mengurusi administrasi, oleh
karena itu pekerjaan administrasi tentunya akan dikerjakan petugas operasional. Untuk
mempermudah administrasi (khususnya pembuatan Inventory Report) maka saya coba membuatkan
template simple yang bisa diupdate dengan mudah hanya dengan menggunakan 2 sheet, yaitu sheet
‘Master’ dan sheet ‘Stock Gab’
Sheet ini digunakan untuk master data
Sheet Reporting Stock yang diupdate setiap hari

Selain advice / konsultasi berupa Cost Analysis, Layout Space & Ukuran, Quotation, Simple
Inventory Report lengkap dengan manual guidance nya, saya juga membantu user  saya dengan
mereview Jasa Logistik dan Warehousing yang dimiliki dalam tulisan : Jasa Logistik Warehousing dan
Distribusi di Surabaya dengan kata kunci / tag : Sewa Gudang Rungkut / Surabaya, Sewa Gudang
Murah ,dsb. Kemudian sidebar blog ini juga memvisualisasikan usaha dari user  saya ini. Berikut
statistik wordpress dari tulisan / review Jasa Logistik Warehousing dan Distribusi di Surabaya :
Statistik Tulisan WordPress Review BMC Logistics

Memang tulisan ini belum terlalu terindeks dengan baik oleh visitor yang
melakukan googling atau pun yang sedang mencari-cari tulisan tentang logistik di blog saya.
Secara rata-rata per hari hanya di sekitar 4 hits / hari atau sekitar 120 hits / bulan,
bandingkan dengan tulisan lain semisal tentang Sistem Manajemen Gudang, Sistem
Manajemen Gudang (WMS) atau Kartu Stock Sebagai dokumen kendali persediaan yang
kira-kira per tulisan bisa di click > 100 kali per hari. Menurut user  tersebut traffic 4 hits / 
hari saat ini juga cukup mendatangkan prospect customer yang cukup bagi usaha sewa
gudang dan distribusi yang dijalankan.

Dalam proses advice / konsultasi ini saya selalu berusaha memberi tenggat waktu bagi saya
untuk me-reply pertanyaan-pertanyaan (biasanya 1×24 jam) serta m emberi fedback yang baik 
untuk setiap revisi file yang sudah saya submit, karena penting bagi saya untuk mengetahui
bahwa analisa yang saya lakukan benar-benar bisa berjalan secara aktual dan turut serta
memberi nilai / sumbangsih bagi pengembangan bisnis user  saya. Demikian tulisan seri 1
saya tentang Business Analyst, ke depan nya saya akan lanjutkan beberapa project seputar
business analyst yang saya dapatkan dari kegemaran saya menulis blog ini.

Business Analyst 2 (Transportation


Cost Analysis)
Dari banyak diskusi dengan pengunjung blog ini via email, ada beberapa yang
memiliki case cukup unik dan memutuskan menggunakan advice / konsultasi dengan saya
terkait dengan trucking cost. Dari beberapa pengunjung tersebut rata-rata menginginkan
output sbb :

1. Memiliki template excel yang user friendly serta secara otomatis bisa memberi
informasi / reporting terkait tingkat benefit cost yang dikeluarkan.
2. Pemilik perusahaan trucking kecil-menengah yang merasa bahwa secara report Profit
& Loss tidak pernah positif / hijau.
3. Ingin memiliki tampilan / design excel yang sudah di re-enginer. Sehingga tinggal
menempatkan 1 admin untuk input dan langsung terupdate pada dashboard / 
rekapitulasi.
4. Ingin melakukan investasi trucking karena saat ini menggunakan vendor / forwarder.
Meminta untuk dibuatkan benefit cost secara detail.
5. Memiliki supporting tools untuk memberikan selling rate kepada customer dengan
input nya adalah jarak , beberapa biaya variabel serta simulasi margin

Dari beberapa hal di atas, yang saya coba share di sini adalah advice / konsultasi saya dengan
pembaca blog adalah Budgeted Project Cost & Revenue, Monthly Report Benefit Cost,
Delivery Calculation & Sample Delivery Cost Template. Sebenarnya masih ada beberapa
template / form lain yang biasa dipakai untuk me- manage transportasi seperti : Format Cost
Control, Insentif Driver, Service Control (Oil, Maintenance, Tyre Changing, etc), Fuel Ratio
Recap, etc. Namun template-template tersebut memang unique sesuai nature dari
business user  nya, saya share beberapa yang general saja pernah dipakai.
Budgeted Project Cost & Revenue

Template Budgeted Cost & Revenue

Template di atas paling tidak memiliki beberapa fungsi :

 Sebagai tools bagi sales untuk menentukan harga jual. Lebih customize based on
operating cost , jarak, jenis truck, gross margin.
 Tentunya akan sangat bergantung pada beberapa operating cost  yang berbeda setiap
tujuan (misal : Insentif, Uang Mel, dsb).
 Sebagai dokumentasi  pre-sales yang akan menjadi kontrol terhadap biaya aktual.
 Sebagai data pendukung untuk rekapitulasi Operating Cost.

Dengan fungsi-fungsi template tersebut user diharapkan lebih mudah untuk melakukan


aktifitas administratif dalam perusahaan trucking.

Monthly Report Benefit Cost

User  yang sama yang membutuhkan template  Budgeted Project Cost & Revenue juga saya
provide template rekapitulasi nya sbb :
Ketika itu saya berpikir template rekapitulasi ini menolong user  untuk melihat secara
keseluruhan cost & revenue yang dikeluarkan per project, komponen variable cost dan fixed
cost (divisualisasikan dengan conditional formatting bars), margin dan gross profit. Saya
 juga terpikir sebenarnya melakukan rekapitulasi ini dalam bentuk grafik, namun karena masih
bingung / belum ada ide grafik seperti apa yang diinginkan user, maka saya belum
menyediakan nya pada advice / konsultasi yang saya berikan.

Rekapitulasi ini merangkum beberapa template Budgeted Cost & Revenue sbb :

Jadi idealnya seluruh data cost & revenue untuk 1 unit trucking di rekap dalam 1 file
Microsoft Excel seperti gambar di atas.

Delivery Calculation & Sample Delivery Cost Template


Sample perhitungan pada gambar di atas saya buat dalam Microsoft Excel tujuannya untuk 
memudahkan user  template ini mudah mengidentifikasi biaya, menentukan harga jual ideal,
komponen biaya variabel dan fixed serta tampilan yang enak dili hat.

Beberapa pengunjung blog ini berkomentar memang meminta advice / konsultasi atau raw
template dari Ms.Excel tersebut. Terkadang saya berdiskusi via chatting /email untuk 
identifikasi kebutuhan, sehingga ketika mendevelop template baru harapannya menjadi solusi
bagi bisnis pembaca blog ini.

Beberapa asumsi yang saya pakai dalam mendevelop template excel tentunya harus sering
diverifikasi oleh user, sesuai data aktual di lapangan. Sebagai contoh untuk Fuel
Consumption Truck di daerah Jabodetabek tentu sangat berbeda dengan Fuel Consumption
daerah Jawa Tengah, kemudian untuk Tyre Consumption di daerah Jawa tentu berbeda
dengan Tyre Consumption di daerah Kalimantan. Artinya asumsi-asumsi yang saya ambil
berlaku kasuistik dan tidak berlaku general.

Demikian tulisan seri 2 saya tentang business analyst ini, seri 1 sebelumnya adalah Business
Analyst Warehousing , akan ada beberapa seri tulisan lagi seputar project-project yang saya
kerjakan secara freelance.

Biaya truck pada transportasi logistik 


Memulai tulisan ini saya coba membuka dengan beberapa pertanyaan yang lazim saya temui
ketika menghitung biaya perjalanan dari sebuah truck, beberapa pertanyaan tersebut adalah
sbb :

Berapa banyak biaya-biaya transportasi yang dikeluarkan untuk aktifitas logistik sebuah
perusahaan? Berapa banyak yang harus dibayarkan ke hal-hal yang tidak dapat dipertanggung
 jawabkan seperti : Uang Mel, Uang Portal, Uang Polisi, Timbangan, Preman, dll? Berapa liter
konsumsi pemakaian bahan bakar dari setiap truck yang dimiliki? Berapa besar biaya
perawatan untuk setiap truck? Biaya pemakaian vendor sangat besar, apakah jika melakukan
investasi truck menurunkan biaya logistik? Pertanyaan-pertanyaan tadi membuka pemikiran
besarnya biaya yang dibutuhkan untuk aktifitas transportasi logistik pada setiap jenis usaha.

Pada buku Logistical Management (Closs and Bowersox,  p368 ) komponen dari biaya
transportasi adalah biaya Variabel, Fixed, Joint and Common. Saya coba membahas Variabel
dan Fixed Cost dimana Variabel muncul setiap ada aktifitas pengiriman dan Fixed adalah
biaya yang sudah dipastikan tetap ada meskipun tidak ada aktifitas pengiriman. Jo int Costs
dan Common Costs yang disebutkan di buku tersebut menurut saya sebenarnya sudah ter-
cover pada komponen Variable Costs.

Contoh di atas adalah resume data riil biaya variabel untuk pengiriman dengan menggunakan
truck berpendingin dari daerah Jakarta timur ke beberapa destinasi. Template di atas
dirancang untuk mengetahui secara detail biaya perjalanan dari sebuah truck dan tentunya
bersifat sebagai data mentah untuk dianalisa oleh penyelia atau manajer.

Tentunya data-data mentah tersebut belum bisa „dibaca‟ untuk menjadi pendukung keputusan
atau kebijakan, diperlukan adanya pengolahan data lebih mendalam serta analisa untuk 
membuat data tersebut „berbicara‟ menjadi sebuah informasi detail yang nantinya akan
menjadi dasar sebuah keputusan. Adanya data-data tersebut mungkin bisa menjawab
beberapa pertanyaan berikut :

 Apakah biaya truck sudah berada pada tingkat paling efisien? Seberapa jauh
pergerakan data biaya satu truck dengan truck yang lain?
 Apakah para driver / helper melakukan pencurian BBM, atau apakah terjadi
penggantian ban dengan ban yang lebih murah?
 Apakah uang jalan dari setiap destinasi sudah benar demikian adanya?
 Apa komponen biaya perjalanan paling besar?

Saya mencoba membuat satu template perhitungan biaya truck untuk memonitor biaya-biaya
dan memastikan bahwa pendapatan yang dihasilkan sebuah truck berada di atas biaya yang
dikeluarkan. Saya mengasumsikan bahwa saya adalah pemilik truck yang akan menjual jasa
penyewaan truck kepada perusahaan atau orang yang membutuhkan, Pada kasus ini, saya
menginginkan adanya sebuah template yang memudahkan saya mengetahui apakah harga jual
saya sudah mengcover seluruh biaya dan apakah penjualan ini menguntungkan bagi saya?
Melalui asumsi-asumsi umum yang diambil, maka pemilik truck bisa menentukan struktur biaya dari
setiap perjalanan truck. Nantinya setelah seluruh biaya bisa didefinisikan dengan baik, maka pemilik
truck bisa mengetahui apakah pendapatan yang dihasilkan truck ini sudah berada pada tingkat yang
menguntungkan. Output dari data-data di atas kira-kira adalah sbb :

Data-data fixed dan variable cost tersebut bisa didapatkan dari input data mentah yang dimasukkan
setiap hari sehingga menghasilkan biaya yang kurang lebih mendekati actual. Jika sudah memiliki
data fixed dan variable cost tertentu, maka kita bisa menganalisa prosentase biaya tersebut,
serta untuk lebih menarik dan sedikit m enggunakan simulasi, kita bisa mengasumsikan sejumlah
pendapatan dari truck dan menganalisanya ke dalam bentuk sebuah grafik sbb :
Dengan menggunakan angka penjualan per km yang didapatkan dari sebuah truck, maka bisa
diketahui dengan singkat bahwa pendapatan yang dihasilkan truck lebih besar daripada biaya
yang ditimbulkan, sehingga keputusannya adalah tetap bertahan pada level harga tersebut.
Pada data di atas, saya sebagai pemilik truck baru akan untung jika Revenue saya berada di
atas Total Cost yang ditunjukkan pada Kilometer 800-1,000, artinya utilisasi kendaraan saya
harus berada pada angka tersebut per bulannya.

Contoh template di atas tentunya mungkin masih jauh dari sempurna atau dapat dilakukan
penggalian analisa yang lebih mendalam lagi, namun secara umum pemakaian template untuk 
analisa harus memudahkan user. Pembuat template excel haruslah memikirkan kemudahan-
kemudahan bagi user untuk melakukan input pada „cell‟ excel yang benar, menggunakan
asumis tepat dan dengan sebuah formula maka output dalam bentuk hasil grafik ataupun
informasi untung rugi sudah harus bisa didapatkan. Penggunaan template semacam ini
memudahkan pengambilan keputusan secara cepat dan mendukung monitoring terhadap
biaya transportasi.

Kartu stock sebagai dokumen


kendali persediaan
Kartu stock

Prinsip kartu stock adalah pencatatan pergerakan transaksi keluar masuk satu item yang
mengidentifikasi tipe transaksi (masuk dari supplier, masuk dari retur store, keluar ke store,
keluar disposal, keluar untuk pemakaian tertentu, dll) lengkap dengan jam tr ansaksi, jumlah
barang, keterangan tujuan / asal barang.

Kartu stock menjadi penting sebagai dokumentasi persediaan yang menjadikan pekerja / 
karyawan dapat memonitor setiap item yang terdapat pada sebuah gudang. Pencatatan kartu
stock sejauh yang saya kenal sangat efektif untuk melacak te rjadinya “kejanggalan”
persediaan yang terjadi karena kelalaian karyawan atau kesalahan sistem.

Idealnya kartus stock di “create”  /terekam secara otomatis ketika ada transaksi keluar masuk 
satu item pada gudang. Layaknya prinsip buku tabungan, setiap ada pengambilan,
pembayaran, tabungan, maka saldo tabungan langsung berkurang/bertambah secara otomatis
(sedapat mungkin tercatat secara “real time”). Hal ini harus didukung adanya sistem yang
terinstal pada sistem pergudangan. Jika tidak melalui sistem maka pili han yang ada tentunya
dilakukan secara manual, baik pencatatan di kertas maupun diinput dalam program terpisah
seperti Microsoft Excel. Opsi manual ini sangat rentan oleh kesalahan karyawab yang
melakukan pencatatan, terlebih jika item yang harus dicatat kartu stock cukup banyak.

Bagaimana kartu stock melacak barang

Saya pernah menyaksik an kartu stock mampu “menyelamatkan” kehilangan barang


dagangan. Kasusnya ketika itu adalah ada satu item yang datang dengan kemasan baru
(sebelumnya isi 10 diganti ke isi 12). Data pengambilan oleh helper menunjukkan angka 20
pcs, namun helper (karena faktor kebiasaan) mengambil sebanyak 2 case ( yang seharusnya 2
x 10 = 20 pcs pada kemasan lama). Tetapi yang terjadi justru helper melakukan pengambilan
2 x 12 = 24 pcs, yang berarti terjadi kelebihan 4 pcs. Sepintas kesalahan terjadi oleh karena
kelalaian helper, tetapi untuk menyelesaikan masalah tersebut maka staf gudang mendata
seluruh outlet yang terindikasi kelebihan pengiriman dan berkomunikasi dengan seluruh
outlet. Akhirnya potensi kehilangan barang dapat terselesaikan dengan membuatkan
pengiriman secara data tanpa melakukan proses fisik (karena fisik sudah terkirim lebih
sebelumnya).

Pelacakan ini dilakukan melalui data pada kartu stock. Outlet yang dikirim setelah
penerimaan barang dengan jumlah kemasan yang berbeda terdata pada kartu stock.
Selanjutnya tinggal melihat saldo sebelum penerimaan dan dengan asumsi FIFO berjalan
baik, maka data outlet yang terkirim lebih jelas terpampang pada kartu stock.

Contoh kartu stock


Contoh kartu stock manual seperti gambar di samping mengharuskan pekerja untuk 
menuliskan setiap transaksi yang terjadi. Secara singkat ada kolom tanggal, Nomer dokumen,
Diterima dari / Keluar ke, Quantity Masuk, Quantity Keluar, Sisa. Kartu stock seperti ini
memerlukan perhatian khusus oleh bagian administrasi gudang untuk terus mengupdate
pencatatan kartu stock. Hal ini rentan terhadap terjadinya kesalahan / kesalahan yang
diakibatkan ketidaktelitian oleh karyawan ( human error ), sehingga proses pencatatan tidak 
berlangsung dengan baik.

Contoh kartu stock di atas adalah contoh tampilan program yang saya ambil dari thread
kaskus berikut. Prinsipnya pencatatan kartu stock setiap SKU terjadi secara otomatis jika ada
penerimaan / pengeluaran barang. Penerimaan barang dari supplier biasanya akan
menambahkan stock dan tercatat di kartu stock secara otomatis jika sudah diinput oleh admin
gudang sedangkan pengeluaran akan tercatat di kartu stock saat surat pengiriman / surat jalan
 / nota kirim ke outlet tertentu dibuat oleh administrasi gudang.

Kartu stock mencegah permainan oknum gudang

Tidak dapat dipungkiri jika di dalam gudang selalu ada “tikus-tikus” yang bermain dengan
melakukan manipulasi terhadap data dan fisik barang. Sebagai contoh oknum petugas
administrasi yang melakukan “key in” penerimaan barang dari supplier namun secara riil
tidak menerima fisik barang. Atau contoh kasus lain, melakukan “key in” pengeluaran barang
lebih sedikit dibandingkan fisik, melakukan revisi terhadap transaksi, dan sejumlah trick 
manipulasi lainnya. Dalam sistem yang terkomputerisasi, kartu stock akan merekam semua
transaksi sehingga historical suatu item dapat diketahui.
Kartu stock ini menyimpan historical transaksi pada satu it em, namun bagi para pekerja yang
bertanggung jawab terhadap akurasi stock, kartu stock memiliki fungsi yang sangat penting
yaitu sebagai dokumen kendali untuk melakukan pelacakan terhadap pergerakan barang.
Kartu stock dapat diaudit dan dibandingkan dengan dokumen penerimaan/pengeluaran (yang
di file oleh administrasi) untuk mencegah “manipulasi” oknum-oknum pekerja gudang.

Nah, fungsi kartu stock yang demikian penting tentunya membuat semua gudang / pusat
distribusi tentunya mau menerapkan kartu stock dalam sistem pencatatan administrasi.
Pemilihan pencatatan manual dan otomatis tentunya sangat dipengaruhi oleh jumlah item,
pergerakan barang, volume barang, modal, jumlah pekerja, dan lainnya.

First Expired First Out (FEFO)


Menceritakan tentang istilah FIFO yang lebih tepat di absorb melalui istilah FEFO (First Expired First
Out). Silahkan melihat dan mengomentari :

Dalam teori-teori mengenai pergudangan istilah flow produk yang sering digunakan adalah
FIFO dan LIFO. FIFO yang berarti yang pertama kali masuk harusnya yang pertama kali pula
yang diprioritaskan untuk keluar. Sebaliknya LIFO berarti yang terakhir kali masuk justru
yang pertama kali keluar. Biasanya konsep yang banyak digunakan adalah FIFO, wajar saja
yang pertama kali antri pastinya yang harus dilayani. Tapi bagaimana jika produk yang
dimaksud berupa “Pasir” yang hanya diletakkan di suatu tempat besar. Tidak mungkin kita
mengambil bagian bawahnya terlebih dahulu kan, sehingga yang pertama kali dikeluarkan
pastinya yang bagian atas.

Hal yang berbeda terjadi untuk produk-produk makanan, minuman, obat-obatan, alat
kesehatan ataupun produk-produk yang memiliki masa kadaluarsa seperti Voucher pulsa.
Walau pada dasarnya menggunakan konsep FIFO, tapi ketika produk tersebut mengalami
perpindahan gudang yang cukup sering bahkan bisa terjadi bolak-balik keluar masuk gudang
yang sama maka tidak menutup kemungkinan produk yang terakhir kali masuk justru
memiliki masa kadaluarsa lebih awal. Kok bisa?

Ilustrasi

Anggaplah contoh minuman dalam kemasan memiliki kadaluarsa bulan Januari 2010 tiba di
gudang bulan ini. Sesuai dengan lancarnya permintaan produk tersebut didistribusikan ke
gudang-gudang cabang di seluruh pelosok tanah air bahkan sudah sampai juga ke pedagang
eceran. Seiring berjalannya waktu, persaingan minuman dalam kemasan cukup tinggi
akibatnya penjualan di daerah sulewesi sangat jelek karena kalah dengan produk lokal.
Karena masa kadaluarsa sudah semakin dekat, tentunya sangat disa yangkan jika minuman
tersebut dibiarkan tidak bergerak di sulawesi. Kebetulan penjualan di Jakarta lebih baik,
sehingga perlu dipertimbangkan minuman tersebut ditarik kembali ke gudang jakarta.
Padahal gudang Jakarta saat ini sudah menyimpan produk minuman dengan masa kadaluarsa
Januari 2012. Alhasil produk yang terakhir masuk di gudang Jakarta saat ini adalah produk 
yang akan expired pada tahun 2010. Dengan kondisi seperti ini, maka produk yang
diprioritaskan untuk keluar gudang terlebih dahulu adalah yang memiliki masa kadaluarsa
paling dekat.
Syukurnya aplikasi WMS (Warehouse Management System) yang sudah beredar saat ini
sudah menunjang untuk proses FEFO ketimbang FIFO yang konvensional. Bahkan saat ini
hampir seluruh produk akan mulai mengarah pada sistem FEFO walaupun untuk produk 
spare-part sekalipun. Tentu saja FEFO ini diperlukan untuk fungsi gudang yang banyak 
berfungsi sebagai hub keluar masuk dari berbagai sumber.

FEFO mungkin saja akan berdampak pada sistem accounting, terlebih jika terjadi perbedaan
harga. Bagaimana implikasinya di accounting? bisa saja ternyata diterapkan dengan konsep
FIFO atau LIFO (pada sistem accounting konvensional) . Tapi dengan adanya ERP saat ini,
pencatatan tiap produk sangat mungkin dilakukan hingga tingkat yang paling detail.

Mengenal secara singkat istilah Planogram


Dalam dunia pengecer (retail), istilah planogram seringkali dipakai untuk menunjukkan
rencana visual yang menunjukkan penempatan produk di rak-rak display pengecer.
Planogram ini sering disampaikan dalam bentuk diagram atau gambar, dan biasanya
ditangani oleh visual merchandising atau tim merchandising (sumber ).

Secara umum pengertian planogram sendiri adalah :

Sebuah teknik visual (diagram, bagan, foto, gambar, dsb) yang memberikan secara terperinci
dan mendatail mengenai informasi penempatan tiap produk di display pengecer untuk tujuan
produktifitas perusahaan, pengertian produktifitas terkait pada penjualan dan biaya. Penjualan
produk misalnya dipengaruhi oleh harmonisasi peletakkan produk atau kemudahan dilihat
oleh konsumen. Biaya produk misalnya pemakaian space tiap produk.

Lalu ketika setiap SKU telah behasil disimulasikan pada planogram dan kemudian di
tempatkan di display pertanyaan berikutnya adalah benefit perusahaan pada pemakaian
planogram ini. Keuntungan pemakaian planogram di retail adalah :

 Dapat mengetahui potensi space per m2


 Memuaskan pelanggan dengan daya tarik visual yang lebih baik 
 Pengendalian persediaan dan mengurangi stock out
 Kemudahan pengisian barang oleh personil

Diciptakan oleh K-Mart, planogram telah terus berkembang sampai saat ini. Banyak 
perusahaan pengecer di bidang fashion atau FMCGG memakai planogram pada tempat
display mereka. Berikut kutipan sejarah singkat planogram dari wikipedia

The planogram originated from K-Mart. Planograms are created with the help of a
 planograming software. Most planogram software applications were produced in the last 15
 years. Due to hard and software limitations at that time the software was based on manual
 painting of shelving units. This resulted in a high need of human resource to create
 planograms for stores.

Today, planograming software has greatly evolved and the retail industry utilizes the
automated software with the goal of ensuring the right products are in the right place in the
right quantities at the right time  – on a store-by-store basis. As the retail industry grows
increasingly competitive, retailers are turning to planogram software to reflect ea ch store’s
unique customer desires and localized demand, while maintaining centralized control and 
supply chain efficiencies. During the last few years some software packages focused upon
FMCG and hard goods sectors made some enhancements to transfer parts of shelving
elements to single store measurements which according to the producers should increase the
efficiency. Further, software companies have synchronized both assortment and space into its
software, promising concise plans that are executable in store.

Untuk para pelaku logistik partai besar seperti gudang atau distribution center , sepertinya
istilah planogram tidak terlalu berpengaruh. Jelas saja, karena pemahaman planogram saat ini
terfokus pada tempat display di pengecer. Namun dalam jumlah SKU (Stock Keeping Unit)
yang besar maka penataan visual lebih lanjut mengenai tiap SKU di gudang perlu dipikirkan.
Hal ini sangat mempengaruhi kemudahan pengendalian stock dan arus keluar masuk berikut
integrasi dengan warehouse management system dapat dipermudah.

Pada level pengecer dengan kekuatan modal di dunia seperti 7-eleven, Circle K, atau seperti
distribution center untuk toko spare part mobil, apotik yang memiliki jumlah SKU ribuan,
maka sepertinya sudah ada implementasi dari pemakaian planogram warehouse. Hal ini coba
saya googling berkali-kali dengan kata kunci “Planogram Warehouse” atau sebaliknya tetap
tidak membuahkan hasil dan informasi yang diinginkan.

Tingkat Persediaan [Ekonomis] Logistik 


Dalam kegiatan atau aktifitas logistik, salah satu komponen pembentuknya adalah menentukan
tingkat persediaan yang ekonomis. Begitu banyak teori yang diangkat termasuk EOQ, Forecasting,
Reorder Point, dan lainnya. Namun karena belum melihat koneksi nyata dari sejumlah rumus
tersebut dengan relita lapangan, maka saya tertarik untuk membahas dari sisi lain. Seperti
pengamatan sekitar dan penggunaan di lapangan, diga bungkan dengan sedikit pengetahuan
mengenai beberapa teori. Satu pertanyaan, apakah di tempat saya bekerja tingkat persediaan yang
ekonomis adalah sama dengan rumus EOQ, Reorder Point, Forecasting atau rumus lainnya?
EOQ memiliki syarat Harga barang per unit konstan, Setiap saat perusahaan memang butuh
bahan mentah secara stabil, Jumlah produksi dengan bahan mentah dan pemeliharaan di
gudang. Sedangkan Reorder Point memiliki unsur safety stock, lead time dan pemakaian
barang selama lead time. Untuk  Forecasting dengan metode terbaik sepertinya metode
Winter, sepertinya jika dimodelkan dalam bentuk grafik, maka hasil peramalan Winter
selalu terlambat 1 periode. Lalu apa? Bagaimana menentukan tingkat persediaan yang
ekonomis bagi suatu aktifitas logistik?

Pertama-tama, pemahaman yang perlu diketahui adalah apa akibatnya jika persediaan yang
dimiliki terlalu besar / terlalu kecil? Terlalu besar , maka jelas ada pengendapan modal / uang.
Seharusnya uang dan modal itu bisa terus diputar dan menjadi profit baru namun dikarenakan
mengendap dan tidak berputar maka profit berkurang. Belum lagi r esiko kerusakan barang
 jika handling dalam jumlah besar, semisal resiko expired, resiko barang rusak karena
kesalahan penanganan dan sejumlah resiko lain . Terlalu kecil, maka terjadi potensi loss sales
dan performa bisnis juga bisa menurun.

Kedua, tentukan grafik pergerakan stock yang dimiliki. Semisal stock akan memiliki
permintaan tinggi pada pertengahan bulan, maka hitunglah periode terbaik kapan harus
dipesan ke pihak ke tiga. Mungkin mirip Reorder point? Tetapi yang mau dibilang bahwa
penguasaan mendalam mengenai sejumlah teori akan percuma jika tidak bisa fleksibel
menghadapi problem di lapangan. Jika pergerakan stock sudah dikuasai, maka bisa
ditentukan kapan akan membeli sejumlah barang.

Ketiga, setelah mengerti dan menguasai karakteristik persediaan maka saatnya mulai
memodelkan perhitungan persediaan ke dalam sebuah lembar kerja (bisa worksheet excel).
Ketika memodelkan perhitungan manfaat terbesar adalah mengetahui selisih/error dari model
yang kita buat versus realisasi nya. Memodelkan suatu perhitungan tidak sulit, boleh
memakai berbagai macam cara. Moving Average, Winter, Linear, Seasonal, Average, dll.
Saya yakin banyak textbook dan teori mengenai ini. Dalam memodelkan harus konsisten
kemudian pemakaian model harus sesuai dengan karakteristik pergerakan stock (poin kedua).
Keempat, ini paling basi tapi paling urgent dan sesuai dengan prinsip continous
improvement. Evaluasi pemodelan dengan error. Teliti penyebab error, bisa jadi karena ada
semacam miss dari poin kedua dan ketiga. Menurut saya hal itu sangat-sangat wajar, Edison
menemukan lampu bukan dari sejumlah keberhasilan pendahuluan tetapi karena tidak 
menyerah sama kegagalan. Melalui langkah keempat yang sangat klasik ini model persediaan
akan terus disempurnakan sampai ke dalam tingkat ideal, yaitu persediaan tidak  over  dan
tidak under , bahkan bahasa kerennya (kalau tidak mau dibilang impossible) adalah Zero
stock.

Nah, keempat langkah di atas saya kira adalah salah satu dari sejumlah pekerjaan di dunia
logistik yang sangat menarik, menantang dan menurut saya belum ada satu il mu yang bisa
memastikan jawaban serta rumusan yang tepat untuk seluruh karakteristik usaha. Apakah
persediaan kursi, lampu, meja di retailer ACE Hardware menggunakan rumus sama dengan
 persediaan kabel, paku, pasir di toko bangunan “Maju Jaya”? saya kira tidak, demikian juga
Hypermarket sekelas Makro, Carefour, dll menyediakan barang di tempat terbatas yang
nyaman dan ber-AC untuk dipajang semenarik mungkin bagi konsumen pastilah memiliki
dasar pemikiran berapa jumlah barang yang tersedia.

Nah, bagaimana dengan yang lain? Model persediaan apa yang dipakai di tempat anda
bekerja? Bisa share disini? Atau jika terlalu panjang boleh menjadi salah satu posting di blog
ini kok, hitung-hitung meramaikan tulisan mengenai logistik, silahkan loh kalau mau i kutan
mengisi dan membagi pengalaman.

Tipe dan jenis gudang


Gudang adalah jenis yang paling umum dari tempat penyimpanan meskipun memang ada
bentuk-bentuk lain (misalnya, tangki penyimpanan. Beberapa gudang memiliki bangunan
besar dan luas sehingga memungkinkan kegiatan pembongkaran barang dari truk pemasok 
dan kegiatan memuat barang ke pelanggan secara bersamaan

Di bawah ini kita membahas lima tipe gudang:

 Gudang Pribadi/Swasta- jenis gudang ini dimiliki dan dioperasikan oleh pemasok 
dan reseller untuk digunakan dalam kegiatan distribusi mereka sendiri. Sebagai
contoh, jaringan ritel besar menyediakan gudang untuk toko mereka atau grosir
mengoperasikan sebuah gudang di mana ia menerima dan mendistribusikan produk.
 Gudang Publik/Umum  – gudang umum pada dasarnya adalah ruang yang dapat
disewakan untuk mengatasi kebutuhan distribusi dalam jangka pendek. Pengecer yang
memiliki gudang sendiri mereka sendiri terkadang mencari ruang penyimpanan
tambahan jika kapasitas gudang mereka tidak mencukupi atau jika mereka melakukan
pembelian produk dalam jumlah besar dengan alasan tertentu. Sebagai contoh,
pengecer bisa memesan tambahan barang untuk memaksimalkan penjualan di toko
atau ketika ada harga promosi dari pemasok jika membeli dalam jumlah besar.
 Gudang otomatis – Dengan kemajuan teknologi komputer dan robotika banyak 
gudang sekarang memiliki kemampuan otomatis. Tahapan otomatisasi sampai pada
pemakaian conveyor belt untuk mengangkut barang sehingga memerlukan orang yang
lebih sedikit untuk menangani kegiatan penyimpanan.
 Climate-Controlled Warehouse. Iklim-Controlled Warehouse – Gudang
penyimpanan yang menangani berbagai jenis produk dengan penanganan khusus
kondisi seperti freezer untuk menyimpan produk beku dan kelembaban lingkungan.
 Distribution Centre, Ada beberapa gudang yang hanya menyimpan produk dalam
waktu sangat cepat. Gudang ini berfungsi sebagai titik dalam sistem distribusi pada
produk yang diterima dari berbagai pemasok dan segera dikirimkan ke banyak 
pelanggan. Misalkan, seperti dengan penanganan Distribution Centre untuk Perishable
Food sebagian besar produk yang masuk di pagi hari dan didistribusikan pada akhir
hari,

Praktek SCM dan Gudang


Dalam bekerja di sebuah Gudang, meskipun penuh dengan „naluriah‟ dan „insting‟, beberapa
kali saya menginginkan tahapan ideal dengan mensinkronkan dengan teori-teori yang berlaku
di bidang logistik. Salah satu teori yang ada di bidang logistik adalah Supply Chain
Management (SCM). Jadi meski bekerja pada daerah yang penuh dengan penerapan dan
praktek, bukan berarti teori dilupakan.

Salah satu dari definisi dari SCM adalah perencanaan dan pengelolaan semua kegiatan dan
sumber yang terlibat dalam pengadaan, konversi, dan semua kegiatan Manajemen Logistik.
Penting, hal ini juga mencakup koordinasi dan kolaborasi dengan mitra saluran, yang dapat
pemasok, perantara, pihak ketiga penyedia layanan, dan pelanggan. Pada dasarnya, Supply
Chain Management terintegrasi dan permintaan manajemen di dalam dan di seluruh
perusahaan.

Beberapa bacaan membedakan manajemen logistik ( logistic management ) dengan SCM, ada
yang mengatakan manajemen logistik adalah bagian dari SCM, ada juga yang mengatakan
manajemen logistik dan SCM bisa memiliki daerah yang beririsan, buat saya SCM
menerangkan secara utuh manajemen logistik, bisa dibilang pembaruan dari manajemen
logistik sendiri.

Elemen dari SCM

Supplier Relationship Management, Internal Supply Chain Management, dan Customer


Relationship Management. Jika Manajemen Logistik mungkin banyak bermain pada daerah
Internal Chain Management. Pembahasan setiap elemen dari SCM dan hubungannya dengan
kegiatan pergudangan lebih asyik kalau dibahas pada postingan lain deh.

Performance SCM

Pengukuran SCM dapat dilihat melalui beberapa hal : Siklus persediaan, DPMO ( Defect per 
million Order ), Rasio Produktifitas (biaya, jumlah pekerja, dll), Waktu pengerjaan,
Ketersediaan informasi, Pelayanan pelanggan. Dalam beberapa hal, performance memang
harus dalam bentuk kuantitatif, jika performance berada dalam tingkatan kualitatif, maka
citra dari performance kuantitatif itulah yang harus dibangun. Semisal : pelayanan pelanggan,
dalam melayani seorang customer service gudang harus melakukan dalam waktu secepat
mungkin dan melakukan skala prioritas terhadap complain yang dilayani. Dalam pelayanan
cepat, dan komunikasi tepat maka konsumen akan merasakan kualitas yang baik atau
setidaknya muncul image atau citra bahwa ada usaha melakukan pelayanan seoptimal
mungkin.

Kesulitan SCM

SCM memiliki sejumlah batasan yang menyebabkan beberapa perusahaan atau daerah di
Indonesia sulit menerapkannya. Contoh sederhana saja mengenai ketersediaan bahan dari
pemasok. Gudang sulit mendapatkan kiriman barang dalam jumlah dan waktu yang tepat.
Jika memesan barang 300, sementara kapasitas mobil pemasok adalah 200, maka pemasok 
akan menunggu pesanan masuk lagi dari gudang sejumlah 100, agar bisa mengirim pas
sejumlah 2 mobil ke gudang. Waktu tunggu diperlama maka estimasi produksi terganggu dan
output tidak tepat sesuai peramalan. Menjadi fantasi saya bagaimana luar negeri mengatasi
masalah-masalah sederhana seperti ini, masalah kecil yang membuat SCM tidak bisa
dilakukan secara utuh.

Penerapan Lean Manufacturing pada


Aktifitas Pergudangan
Lean adalah suatu upaya terus menerus untuk menghilangkan pemborosan dan meningkatkan
nilai tambah produk agar memberikan nilai kepada pelanggan. Pada fakta di lapangan konsep
lean akan tergambar pada rasio-rasio antara nilai tambah dibandingkan pemborosan. Di
Indonesia rasio nilai tambah dengan pemborosan masih sekitar 10% dan baru masuk ke
tahapan lean jika rasio telah mencapai 30%. Begitulah pembukaan paragraph pendekatan lean
pada buku “ Lean Six Sigma for Manufacturing and Service Industries” .

Membaca pembukaan buku itu dan melihat kepada aktifitas tempat kerja, sungguh anggapan
saya semua itu adalah teoritis dan tidak mungkin diterapkan. Beberapa alasannya adalah :

1. SDM berkualitas pada level lulusan SMA sangat minim, dengan gaji UMR mentalitas
mencari lembur adalah waste tersendiri.
2. Terlalu banyak variabel eksternal yang tidak dapat dikontrol dan diselesaikan,
sehingga aktifitas pekerjaan tidak dapat stabil. Kalaupun stabil adalah stabil pada
batas kontrol bawah.
3. Parameter biaya dan pengeluaran yang dibatasi, sehingga segala bentuk inovasi yang
memerlukan biaya sulit dilakukan, sekalipun bisa diperlukan riset mendalam yang
memakan kapasitas, di lain hal aktifitas harian tetap memakan kapasitas.

Pemikiran tersebut sedikit terbuka ketika membaca bahwa Lean didefinisikan sebagai suatu
 pendekatan sistemik dan sistematis untuk mengidentifikasi dan menghilangkan pemborosan
serta aktifitas tidak bernilai tambah melalui peningkatan terus menerus secara radikal
dengan cara mengalirkan produk dan informasi menggunakan sistem tarik dari pelanggan
eksternal dan internal untuk mengejar keunggulan dan kesempurnaan .

Selanjutnya semakin menarik ketika dideskripsikan jenis-jenis pemborosan dan contoh-


contoh penerapan lean pada beberapa jenis industri. Ingatan saya terbawa kepada sistem
kaizen yaitu prinsip peningkatan kualitas terus menerus meskipun dalam tahapan-tahapan
kecil. Kata kunci nya adalah peningkatan terus-menerus dan setiap hari. Kemudian
dari kata kunci tersebut dan aktifitas pergudangan di sekitar saya maka mulai muncul
ide-ide liar serta mimpi-mimpi bahwa saya mampu membawa konsep ini kepada tim
yang akhirnya akan mengimplementasikan pendekatan lean itu pada aktifitas
pergudangan.

Ide kecil yang dilakukan secara konsisten dan sistematis memerlukan suatu konsep yang
kuat. Sebelum mengimplementasikan Lean pada aktifitas sekitar, maka perlu dilakukan
langkah-langkah sebagai berikut:

1. Mengidentifikasi seluruh alur pekerjaan pada aktifitas pergudangan.


2. Mengidentifikasi pemborosan pada alur pekerjaan yang telah diidentifikasi.
3. Melihat kemungkinan adanya pertambahan nilai dalam aktifitas pergudangan atau
menghilangkan pemborosan.
4. Mencoba membuat sebuah simulasi mengenai rasio nilai tambah dan pemborosan
yang diidentifikasi.
5. Mempresentasikan simulasi kepada tim.
6. Implementasi dan Evaluasi.
7. Melakukan perbaikan terhadap implementasi.

Sebenarnya mirip siklus PDCA juga jadinya, tetapi inilah yang ada di pikiran saya. Apa sih
pemborosan pada aktifitas pergudangan? Tentunya pemborosan yang paling utama adalah
biaya. Pemborosan biaya dibentuk dari komponen-komponen lain, misalkan barang rusak,
hilang, biaya gaji dan lembur, listrik, air, makan, minum perbaikan dan beberapa hal lain
yang muncul sesuai karakteristik setiap gudang.

Kemudian mengenai nilai tambah, apa saja yang merupakan nilai tambah pada aktifitas
pergudangan. Hal ini memerlukan data dan fakta lebih lanjut, namun beberapa pengamatan di
website dan buku-buku serta tempat kerja, nilai tambah akan meliputi beberapa hal :

1. Nilai tambah terhadap perubahan besar (high cost)