Pengertian Surat Dinas dan Ciri-Cirinya,

Fungsi, serta Contohnya

Ilustrasi Surat Dinas

Pengertian Surat Dinas

Daftar isi
Apa yang dimaksud dengan surat dinas? Pengertian Surat Dinas adalah surat resmi yang
dikeluarkan oleh sebuah instansi atau lembaga tertentu untuk keperluan dinas. Surat dinas
juga dapat didefinisikan sebagai surat resmi yang berisi hal-hal yang berhubungan dengan
kedinasan dari lembaga atau instansi tertentu.

Surat dinas umumnya dikeluarkan oleh instansi pemerintah atau swasta untuk berbagai
keperluan. Tujuan surat dinas dikeluarkan adalah untuk keperluan menyampaikan
pemberitahuan suatu izin, pengumuman, penugasan, dan lain-lain, kepada staff di
instansi/ lembaga terkait.
Surat dinas termasuk dalam kategori surat resmi karena penulisannya menggunakan
format khusus dimana bentuknya formal dan menggunakan bahasa baku atau resmi.

Baca juga: Pengertian Surat Resmi

Kegunaan / Fungsi Surat Dinas

Seperti yang telah disebutkan pada pengertian surat dinas di atas, surat resmi ini dibuat
untuk maksud dan tujuan tertentu. Berikut ini adalah fungsi dari surat dinas:

1. Sebagai pedoman kerja, misalnya surat instruksi kerja, surat izin, dan surat
keputusan.
2. Sebagai alat pengingat, baik kepada pemberi surat maupun penerima surat
dinas tersebut. Itu sebabnya surat dinas harus selalu diarsipkan.
3. Sebagai bukti adanya perubahan dan perkembangan pada suatu instansi atau
lembaga.
4. Sebagai alat bukti otentik, terutama surat perjanjian.

Ciri-Ciri Surat Dinas

Kita dapat mengenali sebuah surat dari karakteristiknya yang berbeda dengan jenis surat
lainnya. Berikut ini adalah ciri-ciri surat dinas pada umumnya:

1. Terdapat kepala surat (kop surat) serta nama instansi/ lembaga pada bagian
kepala surat.
2. Surat dinas memiliki nomor surat dan juga lampiran sebagai berkas
pendukung.
3. Surat dinas menggunakan bahasa baku dan resmi, serta dibuat dalam format
tertentu.
4. Pada bagian surat terdapat salam pembuka dan salam penutup sebagai bentuk
kesopanan dalam berkomunikasi melalui surat.
5. Surat dinas harus dilengkapi dengan stempel atau cap dari instansi/ lembaga
yang mengeluarkannya.
Baca juga: Pengertian Surat Secara Umum
Syarat-Syarat Surat Dinas
Dalam penulisannya surat dinas dibuat dalam format tertentu. Berikut ini adalah syarat-
syarat penulisan sebuah surat dinas:

1. Format surat dinas harus dibuat sesuai dengan standar surat resmi dengan
format yang teratur.
2. Isi yang dimuat dalam surat dinas harus dibuat dengan singkat, padat, dan jelas.
3. Bahasa yang digunakan dalam surat dinas adalah bahasa baku, sopan, dan
mudah dimengerti.
4. Surat dinas harus memberikan citra yang sesuai dengan lembaga/ instansi yang
mengeluarkannya.

Jenis-Jenis Surat Dinas

Sebenarnya ada banyak sekali yang termasuk dalam jenis surat dinas, beberapa
diantaranya adalah:

1. Surat Panggilan Kerja

Surat resmi yang bertujuan untuk memanggil seorang calon pegawai untuk melakukan
wawancara (baca: pengertian wawancara), pengujian, dan keperluan lainnya terkait
panggilan kerja.

2. Surat Perintah Perjalanan Dinas

Surat resmi yang dikeluarkan oleh suatu instansi/ lembaga kepada pejabat tertentu untuk
melakukan perjalanan dinas. Umumnya perjalanan dinas dilengkapi dengan fasilitas
pembiayaan perjalanan dan fasilitas lainnya.

3. Surat Perjanjian Kerja

Surat resmi yang berisi kesepakatan untuk bekerja pada suatu perusahaan yang dilakukan
dan ditandatangani oleh calon pekerja dan pihak perusahaan. Surat ini umumnya
dilengkapi dengan ketentuan yang mengatur hubungan kerja antara perusahaan dan
karyawan.

Baca juga: Pengertian Surat Penawaran

Struktur Surat Dinas dan Contohnya

Sesuai dengan penjelasan pada pengertian surat dinas, surat resmi ini memiliki beberapa
bagian yang harus tertera secara jelas. Bagian-bagian surat dinas tersebut diantaranya
adalah:

1. Kepala Surat (Kop surat)

Bagian ini berada paling atas pada surat resmi. Dalam kepala surat terdapat logo, nama
dan alamat lembaga/instansi.

2. Tanggal Surat
Pada bagian tanggal surat terdiri atas nama tempat dan tanggal dimana surat tersebut
dibuat.

3. Nomor Surat
Nomor surat terdiri dari kode, nomer surat yang dikeluarkan, identitas lembaga / instansi,
serta tahun pembuatan surat.

4. Lampiran
Lampiran adalah berkas pendukung yang akan disampaikan dapat berupa lembaran kertas
atau dokumen lain.

5. Perihal atau Hal

Bagian ini dituliskan isi pokok surat dinas, seperi ditujukan untuk siapa dan untuk apa
surat tersebut.
6. Alamat
Ada 2 macam penulisan alamat pada surat dinas, ada yang untuk perorangan dan ada
yang untuk lembaga atau instansi lain.

7. Salam Pembuka
Guna salam pembuka ini adalah untuk menunjukan rasa hormat atau sopan santun.

8. Isi Surat
Isi surat harus sesuai dengan perihal yang ingin disampaikan dan dibuat dengan singkat,
padat, dan jelas.

9. Salam Penutup
Sama halnya dengan salam pembuka, salam penutup merupakan bentuk rasa hormat atau
sopan santu serta menunjukkan akhir dari surat.

10. Nama
Bagian ini diisi dengan nama lengkap pengirim surat.

11. Tembusan
Pihak lain yang perlu mengetahui tentang surat tersebut harus diberikan tembusan atau
copy dari surat yang asli.

12. Inisial
Inisial biasanya dicantumkan pada bagian kiri bawah tembusan surat dinas tersebut. Ini
dibuat jika diperlukan saja.

Berikut ini adalah contoh surat dinas:

Baca juga: Pengertian Proposal

Demikianlah penjelasan mengenai pengertian surat dinas, fungsi surat dinas, ciri-ciri surat
dinas, jenis surat dinas, serta struktur surat dinas dan contohnya. Semoga bermanfaat.