Anda di halaman 1dari 1

PENGENDALIAN DOKUMEN

EKSTERNAL
No. Dokumen :
SO No. Revisi :
P TanggalTerbit :
Halaman :
Edi Purwaningsih, SKM. M.KES
Puskesmas
Bongo Nol
NIP :19720628 199503 2 001
1. Pengertian Dokumen eksternal adalah semua dokumen dari luar Badan Arsip dan
Perpustakaan yang di jadikan Acuan dalam menyusun dokumentasi sistem
mutu atau dalam melaksanakan pekerjaan.
2. Tujuan Prosedur ini mengatur sistem pengendalian dokumen seperti
penomoran,pengesahan,pendistribusian,revisi, dan penyampaian dokumen
terkendali agar dokumen dapat dikendalikan dan di pelihara keabsahannya.
3. Kebijakan SK Kepala Puskesmas Nomor: 31/SK/PKM-BN/ I/2016 tentang SK
Mekanisme Komunikasi Dan Koordinasi Program

4. Referensi
5. Prosedur/ Penertiban dokumen baru :
Langkah- 1. Proses yang termasuk dalam lingkup penerapan dalam sistim
langkah manajemen mutudisusun dalam suatu sistem dokumen mutu.
2. Sekertariat Team Kendali Mutu mengidentifikasi dokumen
SistimMutu sesuai metode Penomoran Dokumen dan tabel kode
Dokumen.
3. Dokumen baru diberi kode 00 dan tanggalmulai berlakunya pada
lembar pengesahan.
4. Dokumen sitem Mutu di periksa dan disyahkan oleh pejabat yang
berwenang sesuai dengan tabel Kewenangan Pengeahan Dokumen.
5. Dokumen sistem Mutu yang telah di syahkan di stempel “ INDUK “
pada lembar pengesahan dan di catat dalam daftar induk dan
distribusi Dokumen. Dokumen induk di simpan oleh sekertariat
ISO.
6. Sekertariat Team Pengendali Mutu menggandakan Dokumen sistem
Mutu sesuai dengan dafar Induk dan Distribusi Dokumen.
7. Sekertariat Team Kendali Mutu memberikan stempel “
TERKENDALI “ dan nomor Distribusi pada lembar pengesahan
Dokumen Sistem Mutu sesuai dengan Daftar Induk dan Distribusi
Dokumen.
8. Sekertariat Team Kendali mendistribusikan Dokumen sistem Mutu
dilakukan dengan menggunakan form Distribusi Dokumen sebagai
bukti penerimaan Dokumen.
9. Dokumen Internal yang dijadikan Acuan pelaksanaan pekerjaan di
masing-masing Bidang di catat dalam Daftar Dokumen Internal.
10. Untuk Dokumen Eksternal berupa produk Hukum yang telah
didistribusi tidak perlu di tarik kembali jika ada peraturan baru yang
terbit.
11. Untuk kepentingan pihak-pihak tertentu di luar Badan Arsip dan
Perpustakaan Dokumen sistem Mutu dapat didistribusikan yaitu
dengan sepengetahuan Kepala Puskesmas .Dokumen untuk
kepentingan tersebut di beri stempel “ UNTU INFORMASI” dan
diberikan ddengan menggunakan form Distribusi Dokumen sebagai
bukti penerimaan Dokumen.

6. Diagram
Alir
7. Unit Terkait Team Pengendali Mutu UKM