Anda di halaman 1dari 5

PEMERINTAH KABUPATEN BOALEMO

DINAS KESEHATAN
PUSKESMAS BONGO NOL
Jln. Trans Sulawesi No. 106 Desa Bongo Nol Kec. Paguyaman

PANDUAN PENGENDALIAN DOKUMEN KEBIJAKAN DAN SOP

BAB 1 : DEFINISI

Dokumen yang di maksud dalam prosedur ini adalah semua dokumen yang terkait
dengan sistim manajemen mutu yang digunakan sebagai acuan dalam kegiatan
pengendalian mutu.

1. Pengendalian Dokumen
Adalah kegiatan pengelolaan dan pengendalian dokumen-dokumen sistim
manajemen mutu yang mencakup pembuatan,distribusi,penggunaan , perubahan
dengan mengikuti ketentuan/metode yang diatur dalam prosedur ini.
2. Dokumen Dikendalikan
Dokumen dengan status DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen acuan kerja
tersebut di up-date/diperbarui secara berkala sesuai dengan perubahan-perubahan
yang terjadi selama pemakaiannya.
3. Dokumen tidak Dikendalikan
Dokumen dengan status TIDAK DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen
tersebut sejak diterbitkan tidak di up-date/diperbarui dan karenanya tidak
diperuntukkan sebagai acuan kerja.
4. Dokumen tidak Berlaku
Dokumen dengan status KADALUARSA adalah bahwa dokumen tersebut sudah
tidak berlaku lagi dan selanjutnya diperlakukan sebagaiarsip.
5. Pedoman Mutu
Manual Mutu adalah dokumen sistem manajemen Mutu yang memuat ketentuan-
ketentuan/persyaratan-persyaratan /kebijakan-kebijakan yang digunakan sebagai
acuan umum dalam menjalankan semua kegiatan operasional organisasi.
6. Prosedur Kerja
Prosedur Kerja adalah dokumen sistim manajemen mutu yang
mengatur/mengkoordinasikan kegiatan/proses secara lintas fungsi agar di capai
sasaran dan persyaratan yang telah ditetapkan.
7. Program Pendukung
Program Pendukung termasuk sistem dokumen mutu dalam bentuk jadwal kegiatan
yang memuat rencana aktivitas untuk mendukung pelaksanaan sistim manajemen
mutu.

BAB II : RUANG LINGKUP

BAB III : TATA LAKSANA

1. PENETAPAN JENIS DOKUMEN


Kepala Puskesmas/MR/Pemegang Program/Koordinator unit /menetapkan jenis
dokumen terkendali,meliputi :
1.1 Manual Mutu
1.2 Prosedur Kerja/SOP
1.3 Formulir
2. PEMBUATAN DOKUMEN
MR/Wakil Manajemen menetapkan sistimatika pembuatan dokumen sebagai
berikut :
 Pengertian
 Tujuan
 Kebijakan
 Prosedur
 Diagram Alir jika diperlukan
 Unit terkait
 Referensi
 Dokumen terkait
 Catatan revisi/perubahan
3. PENGESAHAN ISI DOKUMEN
Setiap dokumen terkendali harus mendapat bukti persetujuan dan pengesahan dari
kepala puskesmas.
4. PEMBERIAN IDENTITAS DOKUMEN
Setiap dokumen terkendali memiliki bagian header yang merupkan identitas
dokumen yang berisi
 Judul Dokumen
 Nomor Kode Dokumen
 Terbitan ( dua digit)
 Revisi ( dua digit )
 Tanggal mulai berlaku
 Halaman
 Penanggung Jawab (disiapkan,diperiksa,di sahkan)
5. PENOMORAN DOKUMEN
Setelah disahkan ,sekertariat ISO memberi nomor dokumen yang berisi 4 bagian :
5.1. Penomoran Manual Mutu,prosedur kerja dan instruksi kerja
 Bagian 1 Menunjukan jenis dokumen
MM untuk manual Mutu
PK untuk prosedur kerja
FORM untuk formulir yang digunakan
 Bagian II
Menunjukan unit yang membuat dokumen menunjukan nomor urut penertiban
dokumen,
Dengan 3 digit menunjukan tahun penertiban dengan 2 digit.
Contoh Penomoran Dokumen : PK/BPG/001/07
Artinya : PK : Jenis Dokumen Prosedur Kerja

BPG : BP Gigi

001 : Nomor Urut Dokumen

07 : Tahun 2007

5.2 . Penomoran Formulir

Contoh : FORM/BPG/001/07

FORM : Menunjukan jenis dokumen artinya jenis dokumen formulir

BPG : BP Gigi

001 : Nomor Urut Dokumen

07 : Tahun 2007

6. PENERTIBAN DAN DISTRIBUSI DOKUMEN


6.1 Suatu dokumen dapat diterbitkan bila sudah mendapat persetujuan dan
pengesahan Kepala Puskesmas.
6.2 Dokumen diperbanyak dan didistribusikan oleh sekertariat ISO dan MR kepada
semua pihak yang berkepentinagan dengan mengisi Formulir Bukti Penerimaan
Dokumen
6.3 Sekertariat bertanggung jawab menyimpan dokumen sah memelihara daftar
induk prosedur kerja, instruksikerja dan formulir yang ada pada bagian,sub
bagian,Bidng atau seksi.
6.4 Untuk menunjukan salinan dokumen tersebut terkendali di beri cap
TERKENDALI dengan persetujuan MR.

7. REVISI DOKUMEN
Suatu dokumen dapat di revisi dengan tata cara :
1. Pemohon revisi mengisi formulir usulan revisi kepada kepala puskesmas
2. Permintaan revisi di setujui olehpejabat berwenang
3. Revisi di catat dalam rekaman historis perubahan pada tiap dokumen

8. PENERTIBAN ULANG DOKUMEN


Suatu dokumen dapat di terbitkan ulang jika :
1. Terjadi perubahan sistim mutu
2. Ada perubahan struktur organisasi yang mempengaruhi isi dokumen
3. Instruksi kerja sudah tidak sesuai dengan urutan pelaksanaan tugas
4. Bila terjadi penertiban ulang , maka dokumen lama di tarik.

9. PENARIKAN DAN PEMUSNAHAN DOKUMEN


MR menarik salinan dokumen yang sudah tidak berlaku dari peredaran dengn
menggunakan formulir bukti penarikan dokumen.
Salinan dokumen yang sudah ditarik di musnahkan dengan cara di bakar dan dicatat
dalam formulir berita acara pemusnahan dokumen.
Dokumen asli dari dokumen yang sudah ditarik di beri cap TAK TERKENDALI
dan simpan MR sebagai arsip
Formulir berita acara pemusnahan dokumen disimpan oleh MR sebagai arsip.
10. PENINJAUAN ULANG DOKUMEN
Setiap dokumen ditinjau setiap satu tahu sekali.

11. PENGENDALIAN DOKUMEN EKSTERNAL


Koordinator unit /pemegang program mengidentifikasi dan mengendalikan
distribusi dokumen eksternal dengan formulir daftar formulir eksternal.
Bila suatu dokumen eksternal sudah tidak di gunakan,MR menarik dokumen
eksternal tersebut dan di catat dalam formulir daftar dokumen eksternal.
IV. DOKUMENTASI