Anda di halaman 1dari 12

JABATAN PEMBANGUNAN KEMAHIRAN

KEMENTERIAN SUMBER MANUSIA


ARAS 7 & 8 BLOK D4, KOMPLEKS D
62530 PUTRAJAYA

KERTAS PENERANGAN
( INFORMATION SHEET )

KOD DAN NAMA


PROGRAM /
G452-002-2:2018 Light Vehicle-Repair Service
PROGRAM’S CODE &
NAME
TAHAP / LEVEL DUA (2)
NO. DAN TAJUK UNIT
KOMPETENSI / G452-002-2:2018-CU08 Vehicle Electrical & Electronic
COMPETENCY UNIT NO. System Service
AND TITLE

1. Inspect electrical & electronic system parts & components


NO. DAN PENYATAAN functionality.
AKTIVITI KERJA / WORK
2. Change electrical & electronic system parts & components.
ACTIVITIES NO. AND
3. Inspect chassis electrical system.
STATEMENT
4. Change chassis electrical system components.

Muka Surat / Page :


G452-002-2:2018- Drp / of :
NO. KOD / CODE NO.
CU08/P/(1/4)

TAJUK/TITLE :

PENYEDIAN ARAHAN KERJA DAN PENULISAN LAPORAN TEKNIKAL

TUJUAN/PURPOSE :

Kertas Penerangan ini bertujuan untuk memberi kefahaman dan pengetahuan kepada
pelatih mengenai prosedur untuk menggunakan borang arahan kerja dan teknik
penyediaan laporan teknikal.
Muka Surat / Page :
NO. KOD / CODE
2
NO.
Drpd / of :

PENERANGAN/INFORMATION :

PESANAN KERJA (REPAIR ORDER)

Pesanan kerja disediakan untuk memastikan semua kakitangan yang terlibat di dalam
kerja–kerja pembaikan mempunyai maklumat yang cukup untuk membolehkan kerja
pembaikan dijalankan dengan lancar dan tersusun. Sebuah pesanan kerja yang baik
haruslah memenuhi ciri–ciri berikut:

i. Tepat dan mudah difahami.

ii. Membekalkan semua maklumat yang diperlukan di sepanjang proses pembaikan

iii. Pergerakan dokumen yang lancar dari satu bahagian ke bahagian yang lain.

iv. Membekalkan maklumat yang cukup untuk membolehkan invois disediakan


dengan tepat dan cepat.

v. Sejarah pembaikan disimpan dengan baik.

vi. Kawalan dokumen yang baik.

Pesanan pembaikan perlu disediakan sebelum menjalankan kerja – kerja berikut:

i. Menjalankan pemeriksaan pada kenderaan.

ii. Membuat pembaikan atau pelarasan pada kenderaan.

iii. Terdapat masalah atau keperluan pelanggan yang perlu untuk rujukan pada masa
hadapan.

iv. Menjalankan kempen khas di mana pelarasan atau pembaikan diperlukan.

v. Pelanggan ingin membuat tuntutan bayaran balik akibat daripada pembaikan


kecemasan.

Untuk memastikan keberkesanan penggunaan pesanan kerja ia mestilah memenuhi


keadaan berikut:

i. Mudah untuk diperoleh.

Penasihat servis hendaklah menyediakan pesanan pembaikan dengan cepat


apabila pelanggan hadir untuk mendapatkan perkhidmatan
Muka Surat / Page :
NO. KOD / CODE
3
NO.
Drpd / of :

ii. Penyelarasan

Lebih cepat bahagian alat ganti memperoleh maklumat mengenai sesuatu kerja
pembaikan yang dilakukan, lebih cepat alat ganti yang diperlukan boleh
diperoleh.

iii. Kawalan

Pesanan kerja perlu disusun mengikut nombor dan dikira untuk mengelakkan
kehilangan. Kehilangan pesanan kerja perlu dilaporkan dan dicari punca
kepada masalah berkenaan.

iv. Ketepatan

Semua maklumat berkaitan perkhidmatan yang telah diberikan termasuk senarai


alat ganti, upah kerja, masa dan lain – lain perlu dinyatakan di dalam pesanan
pembaikan. Untuk membolehkan bayaran yang tepat dikenakan kepada
pelanggan dan meningkatkan keyakinan mereka terhadap perkhidmatan yang
diberikan.

1.1 MAKLUMAT YANG PERLU ADA DI DALAM PESANAN PEMBAIKAN

Pesanan pembaikan hendaklah mengandungi maklumat–maklumat berikut:

i. Maklumat lengkap pelanggan – nama, alamat, no telefon, tarikh dan masa


kenderaan dikehendaki dan lain–lain.

ii. Maklumat berkaitan kenderaan – tahun, model, jenama, VIN (vehicle indetification
number), perbatuan dan lain–lain.

iii. Maklumat berkaitan masalah yang dihadapi oleh pelanggan.

iv. Arahan pemeriksaan (jika perlu), biasanya borang yang berasingan digunakan.

v. Keterangan lengkap mengenai kerosakan (defect) atau ketidakfungsian


(malfunction) yang telah dikesan oleh juruteknik. Contoh: pengukuran, diagnostic
code, bacaan multimeter atau lain – lain perkara yang perlu.

vi. Keterangan lengkap mengenai pembaikan yang telah dijalankan oleh juruteknik.
Rekodkan jarak perbatuan semasa pandu uji, jika perlu.
Muka Surat / Page :
NO. KOD / CODE
4
NO.
Drpd / of :

vii. Catatkan masa mula dan tamat melakukan kerja–kerja pembaikan.

1.2 ANGGARAN KOS DAN KELULUSAN PELANGGAN

Penasihat servis dikehendaki menyediakan anggaran kos bertulis untuk pembaikan


yang diperlukan sebelum sesuatu kerja pembaikan boleh dimulakan. Untuk keadaan
di mana anggaran kos tidak boleh dibuat sebagai contoh kenderaan perlu ditunda ke
pusat servis dan punca kerosakan tidak dapat dikenal pasti, penasihat servis perlu
membuat panggilan telefon kepada pelanggan sebaik sahaja keputusan analisa
kerosakan diperoleh dan anggaran telah dibuat. Catatan mengenai perkara ini
hendaklah dibuat di dalam borang pesanan pembaikan.

Setiap pelanggan hendaklah dibekalkan dengan salinan pesanan pembaikan yang


mengandungi anggaran pembaikan yang akan dilakukan dan penjelasan mengenai
kerja–kerja yang akan dibuat. Pesanan pembaikan juga perlu disediakan untuk kerja–
kerja yang tidak melibatkan pembayaran seperti kerja–kerja waranti.

Pelanggan dikehendaki menandatangani ruang tertentu di dalam pesanan pembaikan


sebagai tanda ia telah bersetuju untuk membayar kos–kos yang terlibat dengan kerja–
kerja pembaikan yang akan dilakukan. Dokumen yang telah ditandatangani oleh
kedua–dua belah pihak dinamakan sebagai kontrak perkhidmatan.

1.3 JENIS–JENIS PESANAN PEMBAIKAN

Terdapat 3 jenis pesanan pembaikan iaitu pesanan pembaikan manual, pesanan


pembaikan berkomputer dan pesanan pembaikan elektronik.

Pesanan pembaikan manual yang ditunjukkan di dalam Rajah 1 di isi di atas kertas
dan disimpan di dalam fail.
Muka Surat / Page :
NO. KOD / CODE
5
NO.
Drpd / of :

Rajah 1: Pesanan kerja manual

Maklumat berkaitan kerja yang menggunakan kaedah pesanan pembaikan


berkomputer (computerised repair order) akan disimpan di dalam komputer dan
pesanan pembaikan akan dicetak dengan menggunakan pencetak. Di antara perisian
yang boleh digunakan untuk tujuan ini ialah excel dan access. Antara kelebihan sistem
ini ialah pengiraan dapat dilakukan dengan lebih mudah dan cepat.

Rajah 2: Pesanan kerja berkomputer

Pesanan pembaikan elektronik (electronic work order) seperti di dalam Rajah 3


menggunakan perisian tertentu yang boleh dibeli melalui pembekal perisian. Perisian
ini dapat menghubungkan semua bahagian di dalam sesebuah syarikat seperti
penasihat servis, penyelia, mekanik, stor dan kewangan.
Muka Surat / Page :
NO. KOD / CODE
6
NO.
Drpd / of :

Rajah 3: Pesanan kerja elektronik

1.4 MENUTUP PESANAN PEMBAIKAN

Pelanggan mengharapkan maklumat yang tepat mengenai setiap item yang perlu
dibayar oleh mereka. Bil pembaikan terperinci juga akan dapat memastikan bahawa
segala kerja–kerja pembaikan yang telah dilakukan telah dicas kepada pelanggan
seperti mana yang sepatutnya ini termasuklah kos alat ganti, upah buruh, kos trak
penunda dan lain–lain. Langkah berikut hendaklah dilakukan sebelum menutup
sesebuah pesanan kerja:

i. Semak semula borang pesanan pembaikan untuk memastikan bahawa semua


kerja yang diminta oleh pelanggan telah dilaksanakan.

ii. Periksa setiap cas yang dikenakan dan kira jumlah keseluruhan cas adalah tepat
dan betul.

iii. Periksa untuk memastikan bahawa juruteknik memberikan justifikasi mengenai


kerja–kerja yang mereka lakukan, termasuk menyatakan jenis pengukuran yang
dilakukan untuk mengesan kerosakan.

iv. Perhatikan kerja–kerja tambahan yang dicadangkan yang masih belum dapat
dilaksanakan dan senarai alat ganti yang perlu dibuat pesanan.

v. Periksa untuk memastikan bahawa jumlah masa yang tercatat di dalam pesanan
pembaikan sama dengan jumlah masa yang diambil untuk melakukan pembaikan.

vi. Jalankan pemeriksaan kualiti sebelum menyerahkan kembali kenderaan kepada


pelanggan.
Muka Surat / Page :
NO. KOD / CODE
7
NO.
Drpd / of :

LAPORAN

Laporan merujuk kepada sesuatu yang dilaporkan seperti keadaan semasa berkaitan
sesuatu perkara atau maklumat berkaitan sesuatu masalah yang sedang dihadapi dan
sebagainya. Laporan digunakan untuk memberi maklumat, cadangan, hasil kajian dan
cadangan tindakan.

Laporan boleh dipersembahkan di dalam bentuk tulisan atau lisan. Laporan lisan
biasanya digunakan untuk berkongsi maklumat mengenai sesuatu masalah atau
keadaan semasa sesuatu aktiviti. Laporan bertulis digunakan untuk melaporkan
keputusan analisis terhadap sesatu proses kerja bagi membolehkan penambahbaikan
atau perubahan dilakukan.

2.1 JENIS-JENIS LAPORAN

Laporan terbahagi kepada dua jenis iaitu laporan bersifat informasi dan laporan
berbentuk analisa.

Laporan informasi digunakan untuk menyampaikan fakta berkaitan sesuatu subjek.


Tiada analisis dan kesimpulan. Biasanya ditulis menggunakan borang yang telah
diformatkan. Penulis tidak memerlukan idea yang banyak untuk mengisi borang
tersebut. Contoh laporan berbentuk informasi ialah laporan kemalangan, laporan polis
dan laporan kemajuan kerja.

Laporan analisis digunakan untuk mempersembahkan angka dan data. Laporan


berbentuk analisa perlu disediakan mengikut format yang telah ditetapkan oleh pihak
yang akan menerima atau mengarahkan laporan tersebut disediakan. Laporan
berbentuk analisis terdiri daripada laporan pasaran, laporan kebolehlaksanaan,
cadangan projek dan laporan teknikal.
Muka Surat / Page :
NO. KOD / CODE
8
NO.
Drpd / of :

2.2 LAPORAN TEKNIKAL

Laporan teknikal digunakan untuk melaporkan mengenai sesuatu kerja teknikal secara
lengkap dan jelas. Laporan teknikal mengandungi maklumat seperti skop kerja yang
telah dijalankan, justifikasi kenapa kerja tersebut perlu dilakukan dan hasil yang
diperolehi. Laporan teknikal berfungsi untuk membekalkan maklumat yang diperlukan
untuk membolehkan pihak lain meneruskan sesuatu kerja atau dijadikan sebagai
rujukan untuk menyelesaikan sesuatu masalah pada masa akan datang. Data di dalam
laporan teknikal perlu disusun dengan kemas supaya pembaca dapat memahami
maklumat yang ingin disampaikan dengan mudah dan cepat. Laporan teknikal juga
perlu mempunyai maklumat yang mencukupi untuk membolehkan pembaca
mendapatkan hasil yang sama apabila mereka melakukan langkah-langkah yang
diterangkan di dalam laporan tersebut. Jika sesuatu keputusan atau data hendak
dipersembahkan di dalam bentuk graf atau carta, penulis laporan hendaklah
menerangkan mengenai keputusan yang diperolehi di dalam bentuk ayat dan
menerangkan kaitan keputusan tersebut dengan kerja yang dilakukan.

2.3 FORMAT LAPORAN

Laporan biasanya terdiri daripada perkara-perkara berikut iaitu:

i. Muka hadapan laporan.

Muka hadapan laporan atau halaman tajuk laporan merupakan halaman yang
berada di bahagian hadapan sesebuah laporan. Tiada sebarang maklumat
standard yang perlu diletakkan pada halaman ini. Maklumat yang biasa ditulis
pada halaman tajuk terdiri daripada tajuk laporan, nama pihak yang akan
menerima laporan, nama penyedia laporan dan tarikh laporan di sediakan.
Halaman ini tidak mempunyai nombor muka surat.

ii. Abstrak atau ringkasan laporan.

Abstrak ialah ringkasan yang padat yang mengandungi maklumat penting


berkaitan sesuatu laporan seperti latar belakang masalah, objektif projek,
metodologi kajian yang digunakan dan hasil analisis atau penemuan. Panjang
maksimum abstrak ialah satu muka. Jangan gunakan jargon atau istilah yang
Muka Surat / Page :
NO. KOD / CODE
9
NO.
Drpd / of :

sukar untuk difahami dalam abstrak. Data yang ingin dimasukkan di dalam abstrak
hendaklah berbentuk penerangan umum dan bukan dalam bentuk angka.

iii. Halaman isi kandungan.

Halaman isi kandungan mengandungi maklumat berkaitan topik, sub topik dan
nombor halaman di dalam sesebuah laporan.

iv. Pengenalan

Bahagian pengenalan terdiri daripada latar belakang berkaitan perkara yang


hendak dilaporkan di dalam laporan, objektif laporan disediakan, kepentingan
kerja yang dilakukan, cara bagaimana sesuatu kerja dilakukan dan limitasi kajian
(jika berkaitan).

v. Kajian ilmiah

Kajian ilmiah ialah menerangkan mengenai teori yang mempunyai kaitan dengan
skop laporan. Teori ini digunakan untuk membantu pembaca memahami perkara-
perkara asas berkaitan skop kerja yang dilaporkan.

vi. Analisa rekabentuk

Bahagian ini perlu ditulis jika skop kajian melibatkan kerja-kerja reka bentuk
seperti penghasilan produk baru, penambahbaikan produk atau menyelesaikan
masalah berkaitan reka bentuk atau fungsi sesuatu produk.

vii. Prosedur

Menerangkan mengenai proses kerja yang berkaitan dengan aktiviti yang


dilaporkan.

viii. Analisis dan penemuan.

Menerangkan hasil yang berjaya dicapai dan analisa keputusan atau data yang
diperolehi dan membuat perbandingan hasil berbanding objektif asal skop kerja.

ix. Cadangan dan masalah.

Perbincangan mengenai masalah yang dihadapi semasa menjalankan kerja dan


cadangan penambahbaikan pada masa akan datang.
Muka Surat / Page :
NO. KOD / CODE
10
NO.
Drpd / of :

2.4 TEKNIK PENULISAN LAPORAN

Maklumat di dalam laporan boleh disusun dengan salah satu dari tiga kaedah iaitu
sama ada mengikut aliran masa (chronological), mengikut isu atau mengikut susunan
kepentingan (priorities).

Sebelum menulis laporan anda perlu menjawab soalan ini:

i. (WHY) kenapa anda menulis laporan………………………..( kegunaan)

ii. (WHO) siapa yang akan membaca………………………… ( pembaca)

iii. (WHAT) apakah fakta/idea yang ingin disampaikan…………( isu-isu)

iv. (WHERE) dari mana untuk dapatkan maklumat………….. ( punca maklumat))

v. (HOW) bagaimana untuk menyampaikan laporan................( format laporan)

Jadual 1: Kaedah Menulis Laporan Teknikal


Contoh soalan Contoh jawapan
Untuk menilai sama ada kursus ini
Kenapa laporan ini disediakan? bersesuaian atau tidak untuk jurutera yang
berada dalam organisasi
Ketua Jabatan,rakan kolej,rakan kursus dan
Untuk siapa laporan ini disediakan? kepada sesiapa yang ingin mengetahui
tentang kursus yang telah diikuti.
Fakta dan data yang sesuai untuk kegunaan
Apa masalahnya?
laporan/ untuk disampaikan
Dari pengalaman sendiri, kandungan kursus,
Dari mana maklumat diperolehi? nota-nota yang diberi (hand-out), komen dari
peserta kursus
Apa format yang sesuai? Analytical report.

Contoh soalan Contoh jawapan


Memberi cadangan kepada syarikat tentang
Kenapa laporan ini disediakan?
kebaikan perisian komputer CATIA 5.
Untuk siapa laporan ini disediakan? Ketua Jabatan, Ketua Akauntan
Muka Surat / Page :
NO. KOD / CODE
11
NO.
Drpd / of :

Data-data atau fakta-fakta perisian computer


Apa masalahnya?
CATIA 5 serta kebaikannya.
Dari mana maklumat diperolehi? Menghadiri pameran,komen dari pengguna
Apa format yang sesuai? Analytical report.
Muka Surat / Page :
NO. KOD / CODE
12
NO.
Drpd / of :

SOALAN/QUESTION :

1. Apakah kegunaan borang arahan kerja?.

2. Senaraikan tiga (3) jenis borang pesanan kerja.

3. Kenapa anggaran kos pembaikan perlu disediakan sebelum membuat sesuatu


kerja pembaikan?

4. Senaraikan langkah-langkah penyediaan laporan teknikal.

RUJUKAN/REFERENCE :

1. University of Toyota. “Repair Orders And Invoicing”.

2. Leah M. Akins and Jefferson H. Akins. “Technical Report Writing


Guidelines”. Dutchess Community College Poughkeepsie, New York.