ENSAYO

Las tablas de retención documental son un listado de series, con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de
los documentos. Desde la creación del Archivo General de la nación por medio de la Ley 80 del 2
de diciembre de 1989, se empieza a fijar políticas y expedir reglamentos necesarios para la
organización y la conservación de los documentos. El primer acuerdo que hablo frente a la
presentación de tablas de retención documental es el Acuerdo No.12 de 1991”por el cual se fija el
plazo de seis meses para la presentación de las tablas de retención documental de los órganos
nacionales del orden central”. Años más adelante en el Acuerdo No.7 de 1994 por el cual se
adopta y se expide el reglamento general de archivos en el Articulo 23 Valoración documental,
dice “las entidades oficiales elaboraran las respectivas tablas de retención de documentos a partir
de su valoración y será adoptada por el comité de Archivo”, más adelante se expide el acuerdo No.
9 de 1995 el cual dice: “por el cual se reglamenta la presentación de las tablas de retención
documental al archivo general de la nación. Ordenado por el decreto No. 1382 de 1995”, más
adelante se prorroga el plazo para la presentación de las tablas según el acuerdo No. 2 de 1997.
Otras normas que tienen relación con la elaboración y presentación de las tablas de retención
documental son: Acuerdo No. 5 de 1997 “por el cual establecen los requisitos minimos para las
personas naturales jurídicas de derechos privados, que presten los

2. servicios de organización de archivos, elaboración de tablas de retención, almacenamiento o

bodegaje de la documentación de las entidades públicas. Acuerdo No. 9 de 1997 “por el cual se
reglamenta el procedimiento para la evaluación de las tablas de retención documental” Ley 594
de 2000, “por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones”
mencionando en el artículo 24 la obligatoriedad para las entidades del estado en elaborar y
adoptar las respectivas tablas de retención documental. Circular externa No 001-2001,
elaboración y adopción de las tablas de retención documental. Acuerdo 39 del 2002, “por el cual
se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las tablas de retención documental
en desarrollo del artículo 24 de la ley 594 del 2000. Circular externa 01 del 2009. “presentación
de las tablas retención documental y tablas de valoración documental al archivo general de la
nación. Circular externa 02 del 2009. “Tablas retención documental. Resolución No. 0128 del
2010. “por la cual se actualiza la metodología de evaluación de tablas de retención documental y
de tablas de valoración documental. Acuerdo 4 del 2013. “por el cual se reglamenta
parcialmente los decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración,
presentación, evaluación, aprobación e implementación de las tablas de retención documental y
las tablas de valoración documental” Lo anterior es un recorrido en la historia de la normatividad
que se ha escrito para la organización y la conservación de los documentos producidos por las
entidades frente a la elaboración y aplicación de las tablas de retención documental. De todas las
normas expuestas nos centraremos en el acuerdo 9 del 2002.

3. El acuerdo 39 del 2002 es la norma que nos muestra las 5 etapas para la elaboración y
aplicación de las tablas de retención documental, los cuales son: PRIMERA ETAPA. Investigación
preliminar sobre la Institución y fuentes documentales. Esta primera etapa busca reconstruir toda
la información respecto a disposiciones legales y actos administrativos, relativos a la creación y
cambios de estructura de la entidad (decretos, acuerdos, resoluciones). También se consultaron
los manuales de funciones y procedimientos actualizados dentro de la estructura orgánica de la
compañía identificando las secciones y subsecciones dentro del organigrama. También se debe
realizar una Encuesta documental mediante una entrevista a los funcionarios que conforman la
sección y subsecciones, esto con la finalidad de identificar y definir las unidades documentales que
se producen. Para esto se puede utilizar el formato de encuesta documental que puso a
disposición el Archivo General de la Nación en sus publicaciones. SEGUNDA ETAPA. Análisis e
interpretación de la información recolectada. Con la recopilación de la información expuesta en la
primera etapa mediante los estatutos, manuales de funciones y procedimientos, organigrama de
la entidad y la entrevista documental se realizara el respectivo análisis identificando los valores de
los documentos y creando: 1. Codificación de la estructura orgánica de la entidad. 2.
Conformación de series y subseries 3. Elaboración del cuadro de clasificación documental 4.
Diagrama de flujo documental. TERCERA ETAPA. Elaboración y presentación de la Tabla de
Retención Documental para su aprobación. En esta etapa se consolido toda la información
expuesta en el Cuadro de Clasificación Documental en la Tabla de Retención, estableciendo los
tiempos

4. de permanencia de la documentación dentro del concepto de archivo total. Una vez elaborada
la Tabla se presenta a los productores de la información y al comité de archivo acompañada de la
información recogida en la etapa 1 y 2 para que ellos aporten las diferentes correcciones que se le
debería realizar. La Tabla de Retención Documental deberá ser adoptada por la entidad mediante
resolución, después de su aprobación y aplicada por las diferentes áreas involucradas con
obligatoriedad de cumplimiento. CUARTA ETAPA. Aplicación. Después de aprobada la tabla de
retención documental los encargados del archivo deberán capacitar a todos los funcionarios de la
entidad. ETAPA QUINTA. Seguimiento y actualización de las Tablas de retención Documental. Los
encargados del archivo establecerán un cronograma de seguimiento para la verificación de la
aplicación de las tablas de retención documental. Estos son los pasos que hay que seguir para la
elaboración y aplicación de la tabla de retención documental según el acuerdo 39 del 2002. Para
concluir podemos decir que hay que seguir unos pasos metodológicos muy precisos para la
elaboración de las tablas de retención documental de una entida sea de razón privada o pública.

5. BIBLIOGRAFÍA COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL. Acuerdo 09 (18, octubre, 1995). Por el cual se
reglamenta la presentación de las Tablas de Retención Documental al Archivo General de la
Nación, ordenadas por el Decreto No. 1382 de 1995. Bogotá: El Archivo, 1995. COLOMBIA.
ARCHIVO GENERAL. Acuerdo 039 (31, octubre, 2002). Por el cual se regula el procedimiento para
la elaboración de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del Artículo 24 de la Ley 594
de 2000. Bogotá: El Archivo, 2002. COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL. Acuerdo 07 (29, junio, 1994).
Por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivos. Bogotá: El Archivo, 1994.
COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 80 (22, diciembre, 1989). Por la cual se crea el
Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones. Diario Oficial. Bogotá, D.C, 1989. no.
39116. COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 594 (14, julio, 2000). Por medio de la cual se
dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones. Diario Oficial. Bogotá, D.C, 2000. no.
44084. p.

Las Tablas de Retención Documental (T.R.D.) es el listado de series con sus correspondientes tipos
documentales, producidos o recibidos por las unidades administrativas de una entidad o
institución, En cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia
en cada fase de archivo. ARCHIVO DE GESTIÓN,ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO - ARCHIVO
HISTÓRICO O PERMANENTE La TRD permite la normalización de la gestión documental, la
racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los
documentos en los archivos de gestión, central, E histórico de las entidades. Según la Ley General
de Archivos (Ley 594-2000) en su artículo 24 expresa: Obligatoriedad de las tablas de retención:
Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar Las respectivas tablas de
retención documental. La administración Central: Presidencia, Ministerios, Gobernaciones,
Alcaldías. Los Entes descentralizados ya sea por servicios como: * Establecimientos Públicos - *
Empresas Social del Estado

* Industriales y comerciales del Estado * Empresas de Economía Mixta - * Entidades

descentralizadas indirectas - * Unidades administrativas especiales E igualmente los entes
descentralizados por administración territorial tales como: * Comunas -* Corregimientos Los
cuerpos o instituciones Legislativos: * Senado de la República - * Cámara de Representantes *
Asambleas Departamentales - * Concejos municipales - Los Organismos de Control: * Personería *
Contraloría - * Procuraduría - * Veedurías - Los Órganos de administración de Justicia: * Cortes *
Consejo de la Adjuticatura - * Fiscalía * Juzgados. Las T.R.D. se basan en: La estructura orgánico-
funcional de la entidad productora para identificar Las series y subseries. Los períodos de
retención en cada fase de archivo. La presentación, aprobación, Difusión, aplicación y
actualización. Tiene sus ventajas;

Facilitan el manejo de la información. Racionalizan la producción documental, üPermiten brindar

un servicio eficaz y eficiente Facilitan el control y acceso a los documentos, Garantizan
conservación de documentos históricos. Regulan transferencias primarias y secundarias,
Racionalizan procesos administrativos Archivísticamente facilitan todos los procesos.

Kevin antury joven

Aprendiz sena