PLANIFICACION ESTRATEGICA

Basado en un artículo de Silvia Trosch

Directora y Fundadora de REINO
silviatrosch@ciudad.com.ar

Introducción:

La planificación estratégica es una herramienta útil para muchos campos de la vida, ya que
con ella podemos superar la improvisación con organización, lográndose alcanzar los
objetivos deseados, y con los recursos disponibles. Este método evita hacer las cosas sin
pensar, y mediante su aplicación siempre arribaremos a mejores resultados, ahorrando
conflictos, dinero, tiempo y esfuerzos.

Contrariamente a lo que se piensa no es materia exclusiva de especialistas, sino que es

posible aplicarla a nuestros roles y actividades concretas, desde cualquier lugar en que nos
toque actuar.

La Planificación Estratégica pretende arribar a las mejores respuestas para estas preguntas:
• ¿Para qué se quiere hacer? ¿Qué cambios quiero lograr? (Los objetivos)
• ¿Por qué es necesario hacerlo? (Los fundamentos)
• ¿Cuánto se quiere alcanzar? (Los límites)
• ¿Cómo se van a hacer las actividades? (La metodología)
• ¿Cuándo se va a hacer? (El tiempo)
• ¿Dónde se quiere hacer? (El lugar)
• ¿Quienes lo van a hacer? (Los responsables)
• ¿Con qué contamos para hacerlo? (Los recursos)

Para responder a todas estas preguntas es necesario ser muy realistas, teniendo bien claro
lo que quiero, pero también lo que puedo.

Existen diversas maneras y métodos específicos de planificación, las cuales varían según el
área en que se aplican. No obstante, la idea central es siempre la elaboración de un
conjunto de estrategias y acciones enfocadas a superar los problemas que se nos presentan
en el ámbito en donde actuamos, así como también poder reconocer y potenciar aquellos
elementos valiosos que ya poseemos, pero que muchas veces no los tenemos identificados,
y que por este mismo motivo no los incluimos en nuestro trabajo.

Los 10 Pasos de la Planificación Estratégica:

1) Formular Objetivos (objetivo central, objetivos generales y objetivos específicos)

2) Realizar un Diagnóstico (análisis F.O.D.A)
3) Consensuar estrategias
4) Elaborar plan de acciones
5) Designar los responsables
6) Establecer el lugar
7) Acotar el tiempo
8) Administrar los recursos
9) Ejecutar las acciones
10) Evaluación
Veamos ahora estos pasos con mayor detenimiento:

1.- FORMULAR OBJETIVOS

Los objetivos pueden definirse como aquellos logros que queremos alcanzar en un período
de tiempo acotado, y contando para ello con determinados recursos. Ante un trabajo de
planificación estratégica, es muy importante poder definir al menos un objetivo central, es
decir, una idea fuerza convocante que abarque y resuma el sentido principal del trabajo. De
ser posible, también hay que definir previamente todos los demás objetivos generales,
puntuales y específicos hacia donde apuntarán las estrategias y las acciones. Los objetivos
tienen la función de ser en todo momento la guía orientadora de las acciones que se
realizan. Teniéndolos permanentemente presentes nos ayudan a enfocar esfuerzos y no
desviarnos de las metas, y al final del trabajo se deben contrastar en una evaluación,
analizando qué nos propusimos, qué logramos concretar realmente, qué pudo haber fallado,
y como podríamos mejorarlo.

2.- REALIZAR UN DIAGNOSTICO

Es el paso clave para la planificación estratégica, pues va a ser el que nos permitirá conocer
las verdaderas raíces de los principales problemas con los que nos enfrentamos, y a partir
de allí entonces deberemos buscar las soluciones específicas. Es el momento de
identificación de fortalezas y debilidades, de oportunidades y amenazas en nuestro trabajo
(método también conocido como “análisis F.O.D.A.”) y el mismo requiere de un estudio
realista y objetivo, en el cual han de basarse luego las estrategias, que orientarán las
acciones, mediante las que se alcanzarán los objetivos propuestos.
a) Fortalezas y debilidades: El análisis de las fortalezas y debilidades es la primera parte
del diagnóstico, y debemos tenerlas en cuenta para los recursos humanos, tecnológicos,
financieros, físicos y organizacionales. Hay que analizar cada uno de ellos por separado, y
ver cuáles son los puntos en los que nos vamos a apoyar, y cuales son las debilidades sobre
las que se elaborarán posteriormente las estrategias de planificación.
En el aspecto de los recursos, se requiere ser muy creativo y no agotar las posibilidades que
se tienen en uno mismo o en el contexto inmediato que nos rodea. Este es uno de los
mayores desafíos de la planificación.
• Recursos humanos. Son las personas con las que trabajamos y las potencialidades y
debilidades que ellos y nosotros tenemos para la tarea propuesta. Por ejemplo: el
número de personas, sus cualidades humanas, su nivel de capacitación, conciencia,
limitaciones, su forma de relacionarse, presencia física, experiencia, etc.
• Recursos tecnológicos. Aquellas cosas útiles con las que contamos para realizar
mejor nuestro trabajo. Si podemos contar con estos recursos, entonces funcionan
como fortalezas, si carecemos de ellos significan puntos débiles a tener en cuenta.
Ejemplos: computadoras, medios de comunicación, vehículos, herramientas, archivos
y documentos técnicos, maquetas, muestras, miniaturas, catálogos, revistas, etc.
• Recursos físicos. Son los lugares reales o virtuales donde nos movemos, ámbitos de
encuentro y comodidades que podemos disponer. Ejemplos: casas de amigos,
salones públicos, ONG’s, clubes, escuelas, empresas, auditorios, exposiciones,
ferias, etc.
• Recursos financieros. Se refiere específicamente el monto económico de dinero o
bienes de cambio con que contamos o no, y que puede ser requisito o no para la
realización y expansión del trabajo. Ejemplos: fondos para refrigerios, alquiler del
lugar de reunión, calefacción, viajes, estadías, gastos de fotocopias, credenciales,
papelería, etc.
• Recursos organizacionales. Todo aquel apoyo institucional o privado con el que
podemos contar para el desarrollo de nuestras tareas, es decir lo que en este caso
nos brinda en primer lugar la organización para la que actuamos, como así también
 otras instituciones u organismos con los que podemos contar. Pueden ser el prestigio
social, la imagen y reconocimiento público con que cuentan, el clima de trabajo que
hay en ellos, el acceso a los medios de información masivos, el acceso a niveles de
decisión de otras instituciones privadas o estatales, etc.
b) Oportunidades y amenazas: La segunda parte del diagnóstico es el estudio de las
oportunidades y las amenazas, e implicará conocer muy bien aquellas cosas que estarán
jugando a favor y en contra de lo que queremos lograr. Los obstáculos pueden ser muy
variados, desde situaciones concretas, personas o inclusive todo el contexto. En este
aspecto se necesita ser muy crítico, ya que las amenazas pueden encontrarse dentro
nuestro, o en el mismo ámbito donde actuamos. De igual manera que hay que estar muy
atento para descubrir las oportunidades.
Recién una vez pulido y finalizado este análisis completo estamos en condiciones de
elaborar las estrategias. Para ello, el análisis funciona como diagnóstico de nuestra
situación presente, y sugiere por sí mismo la formulación de las estrategias necesarias. Este
diagnóstico es tan importante como lo es el reconocimiento del terreno en el que vamos a
movernos, y debe ser realizado con mucha objetividad para que luego tengan sentido las
estrategias concretas y las acciones que nos propondremos para superar los problemas
existentes.

3.- CONSENSUAR ESTRATEGIAS

Debemos buscar consensuar una estrategia concreta para resolver cada debilidad y
amenaza identificada en el paso anterior, por orden de prioridad. En cada una de ellas y en
todo momento tendremos en cuenta siempre que estén en sintonía con los objetivos que nos
marcamos al comienzo. Las estrategias pueden ser para solucionar grandes o pequeños
problemas en el trabajo específico que cada uno realiza. Tendré tantas estrategias como
sea necesario para conseguir los objetivos que me propuse.

4.- ELABORAR PLAN DE ACCIONES

Es el momento de realizar una lista de actividades concretas, y si son las acertadas, lograrán
plasmar las estrategias para llegar a los objetivos buscados. Se debe tener en cuenta un
orden cronológico, ya que muchas veces el cumplimiento de una actividad, pone en marcha
otras. Para idear esas actividades habrá que tener en cuenta asimismo los recursos con
que contamos y los obstáculos presentes, los cuales ya fueron analizados en el punto 2.
Nos evitamos así planificar actividades para las cuales no tenemos recursos con que
desarrollarlas, o que luego nos damos cuenta que el contexto no es el más apropiado para
ellas.

5.- DESIGNAR LOS RESPONSABLES

Una vez terminada la lista de acciones y ordenadas cronológicamente, se hace necesario
nombrar a los responsables de su ejecución. Para cada acción planeada deberá existir el
responsable de llevarla adelante. Si nuestra planificación es grupal, permite dividir las tareas
y asegurarse que realmente se cumplan. Es muy útil y necesaria aquí la función de un
responsable de coordinación.

6.- ESTABLECER EL LUGAR

Es importante delimitar y establecer claramente dónde se realizará cada actividad, esto nos
ayudará a tener claro el sitio en el que nos movemos, y para qué específicamente hemos
planificado esa actividad en ese lugar, que quizás no va a ser igual que para otro sitio.

7.- ACOTAR EL TIEMPO

El tiempo es una variable fundamental, sobre todo cuando se trabaja en equipo. La variable
“tiempo” no solo es importante en una planificación sino en toda nuestra vida, por lo que
debemos aprender a controlarla y manejarla para obtener los mejores resultados en el
menor tiempo posible. El buen uso del tiempo también nos capacita para elaborar con
eficiencia la tarea propuesta. A cada actividad se le debe asignar un tiempo, un día, una
fecha, y si corresponde, un horario. Ejemplo: concretar determinada reunión, dentro de tal
semana, y no más allá de esa fecha. Esto se da mejor cuando los planes de acciones se
establecen para períodos cortos. Con las fechas limitadas, nuestra respuesta y la
coordinación grupal será mucho más efectiva.

8.- ADMINISTRAR LOS RECURSOS

Luego de decidirse cada acción a realizar, los responsables, el lugar y el tiempo, se debe
pensar que recursos se le asignarán para llevar adelante la tarea. Como vimos, esos
recursos pueden ser humanos, físicos, tecnológicos, etc., y debemos contar con ellos de
antemano para asegurarnos que dicha tarea será una realidad concreta y no una mera
expresión de deseo.
Si no poseo los recursos para realizar una acción importante, lo más probable es que tenga
que proponerme otra actividad previa, la cual tendrá como objetivo específico conseguir
dichos recursos.

9.- EJECUTAR LAS ACCIONES

Es llevar a la práctica todo lo programado con anterioridad, y esto le da sentido a todos los
pasos realizados antes. Si el plan de acciones ha sido el adecuado, y si cumplimos con los
requisitos de esta planificación llevando adelante las actividades propuestas en los lugares,
el tiempo y con los recursos asignados, comprobaremos que este método trasciende el
papel donde lo habíamos escrito, y logra los objetivos buscados mediante transformaciones
palpables en el entorno.

10.- EVALUACION
La evaluación es un proceso de medición que nos puede ayudar a contestar preguntas como
¿Qué se está haciendo?, ¿Qué se hizo?, ¿Qué se podrá hacer?, ¿Qué podemos mejorar?
Siempre pensamos que la evaluación es lo que menos importa cuando lo hecho, hecho está.
Pero no es así, o por lo menos no debería ser así. La evaluación debe ser un proceso
constante que nos acompañe siempre, y que nos ayude a ir reflexionando sobre la marcha
en lo que estamos haciendo. Esto nos permitirá cambiar de rumbo a tiempo, si evaluamos y
vemos que algo no anda bien. Los resultados de una evaluación siempre enriquecen y
permiten retroalimentar una próxima planificación, en donde tendremos en cuenta los
aspectos positivos y negativos que se evaluaron en la presente.
Si realmente se concretan las actividades, pero no se finaliza con evaluación, se escapa
entonces gran parte de la importancia que implica haber planificado y ejecutado, ya que
perdemos la oportunidad de aprender de lo que nosotros mismos hicimos.

Planificación Estratégica: Una manera simple de hacernos responsables del futuro

NUESTRAS CREENCIAS DETERMINAN NUESTRA IDENTIDAD

NUESTRA IDENTIDAD DETERMINA NUESTRAS CAPACIDADES
NUESTRAS CAPACIDADES DETERMINAN NUESTRAS ACCIONES
Y NUESTRAS ACCIONES DETERMINAN NUESTRO ENTORNO