KONSEP DATABASE DAN TABEL

Data adalah informasi yang mengandung arti. Data diperlukan dalam segala hal,
baik berupa pengukuran, pencatatan, pengambilan keputusan, pengumpulan informasi
dan masih banyak lagi. Data sangat dibutuhkan karena informasi yang ada memiliki
arti yang sangat penting baik untuk saat ini maupun dimasa mendatang.
Sedangkan database adalah sebagai pengatur, pengolahan serta penyajian
informasi tersebut. Database adalah suatu kumpulan data-data yang disusun
sedemikian rupa sehingga membentuk informasi yang sangat berguna.
Database terbentuk dari sekelompok data-data yang memiliki jenis/sifat sama.
Contohnya : data mahasiswa, data dosen, dll. Demikian juga, kumpulan dari data-data
mahasiswa, data-data dosen, data-data keuangan dan lainnya dapat dikumpulkan lagi
menjadi kelompok besar. Bahkan dalam perkembangannya, data-data tersebut dapat
berbentuk berbagai macam data, misalkan dapat berupa program, lembaran-lembaran
untuk entry (memasukkan) data, laporan-laporan. Kesemuanya itu dapat dikumpulkan
menjadi satu yang disebut dengan database.

:: DEFINISI DASAR:

------------------

Database: Sekumpulan data yang saling berhubungan untuk mencapai suatu tujuan.

Data : fakta-fakta yang dapat disimpan dan mempunyai arti tertentu

Tabel : Tempat untuk menyimpan data, tabel terdiri dari field dan record

Field : disebut juga dengan kolom, yaitu bagian tabel tempat menyimpan sebuah
item data.

Record : disebut juga dengan baris, yaitu satu bagian informasi yang disimpan dalam
tabel, misal data seorang mahasiswa akan disimpan dalam satu record yang terdiri
dari beberapa kolom/field.

----------------------------------------------------------------------------------------

Database secara mudah dapat digambarkan sebagai kumpulan dari tabel-tabel

yang saling berelasi dan membentuk suatu tujuan tertentu. Contoh : Database
Akademik, Database Perusahaan, dll.
Salah satu aplikasi yang biasa dipergunakan untuk mengolah database (basis data)
ialah Microsoft Acces. Microsoft Access adalah salah satu dari Relasional Database
Management System (DBMS). DBMS adalah sebuah program yang memiliki fasilitas
penyimpanan dan pemanggilan struktur informasi pada sistem komputer.

Selain tabel, sebuah file database Access juga berisi bermacam-macam obyek
database yang lain diantaranya:
 Queri untuk mengorganisasi data,
 Forms untuk berinteraksi dengan data pada layar,
 Reports untuk mencetak hasil,
 Macros dan program Visual Basic untuk memperluas fungsionalitas dari aplikasi
database.
Semua obyek ini disimpan dalam file <filename>.mdb

:: Membuat Tabel
----------------
Untuk mencatat informasi maka harus dibuat table sebagai tempat menyimpan
dan mengelola data.
Langkah yang harus dikerjakan adalah :
1. Merancang table yang akan dibuat.
2. Merancang struktur table seperti apa.
3. Mengatur hubungan/relasi antar table satu dengan table lain supaya informasinya
terpadu.
4. Klik menu/object table. Pilih create table in design view.
5. Ketik struktrur table yang akan dibuat, sesuai dengan perancangan informasi yang
akan dibangun. Ketik nama fieldnya, tentukan juga type datanya dan atur lebarnya
data, pilih Field Size.
6.Setiap tabel memiliki primary key. Primary key artinya field yang bisa
mengidentifikasi setiap informasi yang ada pada tabel. Misal pada tabel karyawan,
primary key-nya adalah nomer induk karyawan atau KaryawanID, ini karena setiap
 karyawan memiliki nomer induk yang unik dan tidak sama dengan karyawan yang
lain.
7. Struktur table diatas, field sebagai Primary Key adalah KodeVCD karena sebagai
informasi utama yang membedakan VCD satu dengan VCD lain, dan selalu bersifat
Unique.
8. Letakkan kursor di field tersebut yaitu KodeVCD.
9. Bila ingin memberi aturan pada fields tertentu misalnya KodeVCD, aturan yang
diberikan misalkan untuk KodeVCD selalu diawali dengan huruf H atau D, maka
diberikan ketentuan sebagai berikut :
Input Mask : L99
Validasi Rule : Left([KodeVCD],1)=”H” or Left([kodeVCD],1)=”D”
Validasi Text : “Tidak boleh sembarang memasukan data”
10. Simpan perancangan struktur table diatas, klik menu File, lalu pilih simpan maka
beri nama table tersebut.
11. Maka hasil penyimpanan table VCD tersebut akan nampak seperti dibawah ini :
Selanjutnya..
Dalam Access, ada 3 (tiga) cara untuk membuat database:
1. Membuat database baru.
Pilihan yang digunakan adalah : Blank Access database.
2. Menggunakan database wizard.
Pilihan yang digunakan adalah : Access database wizard, pages and projects.
3. Menggunakan database yang sudah pernah dibuat .
Pilihan yang digunakan adalah : Open an existing file.

PENGERTIAN MICROSOFT ACCESS

Microsoft Access (atau Microsoft Office Access) adalah sebuah program aplikasi
basis data komputer relasional yang ditujukan untuk kalangan rumahan dan
perusahaan kecil hingga menengah. Aplikasi ini merupakan anggota dari beberapa
aplikasi Microsoft Office, selain tentunya Microsoft Word, Microsoft Excel, dan
Microsoft PowerPoint. Aplikasi ini menggunakan mesin basis data Microsoft Jet
Database Engine, dan juga menggunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga
memudahkan pengguna.

Microsoft Access dapat menggunakan data yang disimpan di dalam format Microsoft
Access, Microsoft Jet Database Engine, Microsoft SQL Server, Oracle Database, atau
semua kontainer basis data yang mendukung standar ODBC. Para
pengguna/programmer yang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan
perangkat lunak aplikasi yang kompleks, sementara para programmer yang kurang
mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang
sederhana. Access juga mendukung teknik-teknik pemrograman berorientasi objek,
tetapi tidak dapat digolongkan ke dalam perangkat bantu pemrograman berorientasi
objek.

 Sejarah

Microsoft merilis Microsoft Access 1.0 pada bulan November 1992 dan dilanjutkan
dengan merilis versi 2.0 pada tahun 1993. Microsoft menentukan spesifikasi
minimum untuk menjalankan Microsoft Access 2.0 adalah sebuah komputer dengan
sistem operasi Microsoft Windows 3.0, RAM berkapasitas 4 megabyte (6 megabyte
lebih disarankan) dan ruangan kosong hard disk yang dibutuhkan 8 megabyte (14
megabyte lebih disarankan). Versi 2.0 dari Microsoft Access ini datang dengan tujuh
buah disket floppy 3½ inci berukuran 1.44 megabyte.

Perangkat lunak tersebut bekerja dengan sangat baik pada sebuah basis data dengan
banyak record tapi terdapat beberapa kasus di mana data mengalami kerusakan.
Sebagai contoh, pada ukuran basis data melebihi 700 megabyte sering mengalami
masalah seperti ini (pada saat itu, memang hard disk yang beredar masih berada di
bawah 700 megabyte). Buku manual yang dibawanya memperingatkan bahwa
beberapa kasus tersebut disebabkan oleh driver HYPERLINK Pemacu peranti,
pengendali peranti, pengandar peranti adalah istilah teknologi informasi yang
mengacu kepada komponen perangkat lunak yang mengizinkan sebuah sistem
komputer untuk berkomunikasi dengan sebuah perangkat keras. Sebagian besar
perangkat keras, tidak akan dapat berjalan atau sama sekali tidak dapat berjalan tanpa
driver yang cocok yang terinstal di dalam sistem operasi. Device driver, umumnya
akan dimuat ke dalam ruangan kernel (kernelspace) sistem operasi selama proses
booting dilakukan, atau secara sesuai permintaan (ketika ada intervensi pengguna atau
memasukkan sebuah perangkat plug-and-play). Beberapa sistem operasi juga
menawarkan device driver yang berjalan di dalam ruangan pengguna (userspace)
sistem operasi. Beberapa driver telah dimasukkan ke dalam sistem operasi secara
default pada saat instalasi, tetapi banyak perangkat keras, khususnya yang baru, tidak
dapat didukung oleh driver-driver bawaan sistem operasi. Adalah tugas pengguna
yang harus menyuplai dan memasukkan driver ke dalam sistem operasi. Driver juga
pada umumnya menyediakan layanan penanganan interupsi perangkat keras yang
dibutuhkan oleh perangkat keras.” perangkat yang kuno atau konfigurasi yang tidak
benar.

Nama kode (codename) yang digunakan oleh Access pertama kali adalah Cirrus yang
dikembangkan sebelum Microsoft mengembangkan Microsoft Visual Basic,
sementara mesin pembuat form antarmuka yang digunakannya dinamakan dengan
Ruby. Bill Gates melihat purwarupa (prototype) tersebut dan memutuskan bahwa
komponen bahasa pemrograman BASIC harus dikembangkan secara bersama-sama
sebagai sebuah aplikasi terpisah tapi dapat diperluas. Proyek ini dinamakan dengan
Thunder. Kedua proyek tersebut dikembangkan secara terpisah, dan mesin pembuat
form yang digunakan oleh keduanya tidak saling cocok satu sama lainnya. Hal
tersebut berakhir saat Microsoft merilis Visual Basic for Applications (VBA)

Komponen Utama (object):

a. Table

Table (tabel) adalah objek utama dalam sebuah database yang digunakan untuk
menyimpan sekumpulan data. Bentuk dasar tabel itu sendiri terdiri dari field atau
sering kita sebut column (kolom) dan record atau juga biasa disebut row (baris).

b. Query

Query merupakan inti dari suatu database, yang dapat melakukan berbagai fungsi
yang berbeda. Fungsi querypada umumnya adalah untuk mengambil data tertentu
pada tabel. Data yang anda inginkan biasanya tersebar pada beberapa tabel,
dengan query Anda dapat menampilkannya dalam satu datasheet tanggal. Anda juga
biasanya tidak ingin menampilkannya sekaligus, Anda dapat menambahkan kriteria
untuk meng-filter data yang Anda ingin tampilkan. Query juga biasanya digunakan
sebagai sumber data bagi form dan report.

Query dibedakan menjadi 2 jenis dasar, yaitu :

– Select Query hanya mengambil data dan menyiapkannya agar dapat digunakan
untuk ditampilkan dilayar, dicetak atau pun di salin pada clipboard.

– Action Query seperti namanya, akan melakukan apapun pada data, seperti membuat
tabel baru, menambahkan data pada tabel yang telah ada, meng-update data, atau pun
menghapus data.
c. Form

Form digunakan untuk mengontrol proses masukan data (input), menampilkan

data (output), memeriksa dan memperbaharui data.

d. Report

Form digunakan untuk menampilkan data yang sudah dirangkum dan mencetak
data secara efektif.

e. Macros

Digunakan untuk mempercepat pengerjaan tugas-tugas yang repetitif

f. Module

Digunakan untuk membuat prosedur atau fungsi baru dengan VBA

Tipe data dalam access:

1. Text : Merupakan t ipe data yang sering digunakan(Alfabet ic dan

Numeric).Panjang maksimumnya 255.

2. Number: Hanya digunakan untuk menyimpan data numer ik.

3. Date/Time: Digunakan untuk menyimpan nilai tanggal dan jam. Panjang

maksimumnya 8 karakter.

4. Memo: Mampu menampung nilai sampai 65535 karakter.

5. Cur rency:Ser ing digunakan untuk ni lai mata uang

6. AutoNumber: Ber isi angka urut yang sudak di tetapkan oleh Access yang muncul
secara otomatis dan nilainya t idak dapat diubah.

7. Yes/No: Berisi dua nilai saja yai tu Yes/No atau True/ false dan On/Of f .

8. OLE Object : Digunakan untuk eksternal objek. Misalnya gambar,suara, dan

sebagainya.

9. Hyper link: Gabungan dari Text dan Numerik yang disimpan dalam bentuk Text
.Digunakan untuk manyimpan pointer ke situs web.

10. Lookup Wizard: Untuk memi lih sebuah nilai dari tabel lain atau List Box atau
Combo Box.
 LANGKAH-LANGKAH MEMBUAT DATABASE DENGAN
MENGGUNAKAN MS ACCESS
Langkah-langkah membuat database:

1. Buka program Microsoft Access, dengan cara:

 Klik Start
 Klik Programs, klik Mocrosoft Office
 Klik Microsoft Access 2007
2. Untuk membuat database baru, Klik Blank Database, disebelah kanan akan tampil
dialog Blank Database.

3. Tentukan Nama file dan lokasi penyimpanan database yang terletak disebelah
kanan bawah.CATATAN: untuk memberi nama database, tidak diperbolehkan
memakai spasi, jika ingin memberi jedah, gunakan “_” untuk memisahkan nama
file tersebut.Contoh:database_anak_IDA04 atau DatabaseAnakIDA04.

4. Kemudian klik tombol create.

5. Selanjutnya akan tampil lembar kerja database.

Membuat Tabel

Untuk membuat tabel ada 3 cara yaitu:

1. Create table in design view

2. Create table by using wizard

3. Create table bya entering data

Pada saat ini kita akan membuat tabel dengan cara yang pertama yaitu Create table in

Design View.

Langkah- langkahnya sebagai berikut :

1. Tampilan awal create table in design view

2. Klik 2 x create table in design view sehingga terbuka jendela untuk mengisikan f ield
dan type data

3. Masukan nama-nama f ield beserta type datanya2

4. Setelah itu kl ik close pada pojok kanan atas

5. Klik yes, lalu ber i nama tabel (contoh:daf tar) kemudian kl ik OK

6. Nama dari hasi l pembuatan tersebut akan tampil pada lembar kerja Ms. Acces
Setelah tabel terbentuk selanjutnya terserah kita untuk melakukan proses terhadap tabel
tersebut selanjutnya.

Menambah Field

1. Buka file, Pilih Table

2. Pilih Design View

3. Blok field yang akan disisipi ( klik sebelah kiri nama field )

4. Klik insert rows

5. Tuliskan fields baru

6. Kemudian klik close dan Save OK

Menghapus Field

1. Buka file. Pilih Table

2. Pilih Design View

3. Blok field yang akan dihapus

4. Klik edit delete

5. Tuliskan fields baru

6. Kemudian klik close dan Save OK

Merubah Field

1. Buka file, Pilih Table

2. Pil ih Design View

3. Rubah field

4. Kemudian kl ik close dan Save OK

KUNCI PRIMER / PRIMARY KEY

Kunci primer adalah sebuah field yang bersifat unik, dimana data dari field tersebut
tidak boleh sama. Kunci primer digunakan untuk membedakan antara record / data yang
satu dengan yang lain, sepert i NIS, NIP, Kode, karena didalam data bisa dimungkinkan
orang bisa mempunyai nama dan alamat yang sama maka untuk membedakan diber
ikan f ield yang bersifat unik.

Cara membuat pr imary key

Untuk menentukan dan mengubah primary key pada suatu field, ikuti langkah berikut ini:

1. Pilih dan klik tabel yang anda inginkan ubah primary key-nya.

2. Klik tombol toolbar Design.

3. Pilih dan Klik nama field yang ingin dijadikan primary key

4. Pilih dan klik menu Edit, Primary Key atau klik tombol toolbar Primary Key.

INPUT DATA RECORD/ MEMASUKKAN DATA

Prosedur yang dilakukan untuk menginput data adalah sebagai berikut :

1. Pada jendela database pilih salah satu nama tabel yang datanya ingin anda masukan.

2. Buka jendela Data Sheet dari tabel tersebut dengan langkah :

a. Tekan Tombol icon Open pada area ker ja kemudian Tekan tombol enter

b. Klik Ganda pada nama tabel

c. Klik kanan pada nama tabel dan pi lih perintah open dari menu yang tampil.

3. Setelah Anda jalankan salah satu per intah tersebut di atas maka akan tampil jendela
data Sheet dari tabel yang masih kosong

4. Anda dapat lansung memasukan data Record sesuai dengan tatanan yang telah Anda
buat pada jendela desain View.

Menghapus Record

Anda dapat menghapus satu atau lebih Record dalam tabel pada tampilan data Sheet
view. Prosedur yang dapat Anda lakukan adalah sebagai berikut :

1. Di dalam jendela data Sheet pilih Record yang ingin Anda hapus dan berikan salah
satu perintah berikut :

a. Pilih perintah Delete dari menu Edit.

Tekan tombol Delete Record pada bagian Toolbar atau,

b. Tekan Tombol Del yang ada di Keyboard atau,

c. Klik Kanan Record yang ingin Anda hapus dari daftar pilihan menu yang tampil pilih
perintah delete Record.

2. Setelah Anda melakukan salah satu perintah di atas maka akan tampil kotak
Konfirmasi pilih Yes apabila Anda benar-benar ingin menghapus Record dan tombol No
apabila ingin membatalkan proses penghapusan.

QUERIES

Membuat Queries
Sebelum memulai kegiatan ini , sebaiknya kita tahu terlebih dulu maksud dari query.

Query bisa diartikan sebagai pernyataan atau permintaan untuk memproses table yang

ada. Biasanya digunakan untuk menuliskan perintah matematik ( * , / , +, – dl l )

Cara membuat query ada 2 yaitu:

1. Create quey in design view

2. Create query by using wizard.

Pada saat ini kita akan membahas untuk membuat query dengan cara yang pertama
yaitu Create query in design view.

Langkah-langkahnya sebagai berikut :

1. Klik Queries pada bagian objects

2. Klik 2 x Create query in Design view sama seperti membuat table.

3. Pilih nama table dalam daftar Show Table kemudian klik Add.

4. Klik 2 x nama field yang ada pada tabel daftar sehingga nama-nama f ield tersebut
tersimpan dalam daftar queries seperti pada gambar diatas.

5. Masukkan rumus pada field yang diinginkan

Contoh Rumus Jumlah nilai :

([PPKn]+[Bah.ind]+[Matemt ]+[Bhs.ing]+[ IPA]+[ IPS] ) .

6. Kemudian klik tombol close pada sudut kanan atas

FORM

Form adalah suatu interfase /tatap muka yang dapat membantu pengguna atau operator
dalam menjalankan suatu program aplikasi Salah satu interface yang disediakan oleh
microsof t Access adalah Form.

Cara membuat form ada 2 yai tu:

1. Create form in design view

2. Create for rm by using wizard

Pada saat ini kita akan mempelajari cara membuat form dengan Create form by using

wizard. Langkah-langkahnya:

1. Klik Form pada Objects

2. Klik 2 x Create form by using wizard akan tampil form wizard

3. Pada Tables/Queries pilih nama table anda kemudian Pindahkan semua field Available
field ke Selected Fields dengan menekan tombol >>

4. Kemudian klik next

5. Kemudian klik next sekali lagi

6. Pada tampilan berikutnya Anda dapat memilih diantara beberapa alternatif untuk
dipakai sebagai bentuk tampilan form. Misalnya Anda memilih stone

7. Kemudian klik next

8. Berikan nama form yang akan kita buat (contoh : daf tar )

9. Kemudian Klik Finish

Member i judul form

1. Klik nama form

2. Pil ih design

3. Drag baris antara form header dan detail

4. Maka akan terbuat kolom baru antara form header dan detail

5. Klik label pada toolbar option

6. Klik daerah kolom baru antara form header dan detail

7. Tuliskan judul yang di inginkan

8. Klik close, save OK

REPORT / LAPORAN

Report / Laporan

Laporan adalah hasil dari proses input data yang telah di lakukan yang berupa

informasi yang mudah dimengert i oleh orang lain, biasanya laporan nantinya dicetak
dalam bentuk print out ( lembaran kertas )

Untuk membuat laporan, langkah- langkahnya adalah :

1. Klik Report pada Objects

2. Klik 2 x Create report by using wizard akan tampil form wizard

3. Pada Tables/Queries pilih nama table anda kemudian Pindahkan semua f ield
Available f ield ke Selected Fields dengan menekan tombol >>

4. Kemudian klik next , sampai ada perintah finish

5. Klik finish

Melihat / mencetak hasi l laporan

1. Klik report pada object

2. Klik 2 kali pada nama report

3. Akan tampil hasil dari report

4. Klik file print

5. Klik OK

Langkah-langkah Membuat Database menggunakan  Microsoft Office Access 2007

1. Pastikan ms office sudah anda install

2. Pilih Ms access 2007

3. Setelah anda open Ms access tadi, pilih blink database

4. kemudian akan tampil tampilan

 5. Kemudian buka file name, akan muncul form lagi buat folder kemudian pilih format
file(mdb). karena nantinya kita akan menghubungkan access dengan Delphi(Postingan
selanjutnya). setalah sudah di pilih tinggal klik OK

6. Pilih Create

7. Pilih tabel, klik kanan pilih design view isi nama table: misalnya (menu)

8. kemudian isi table dengan berapa field yang anda inginkan, misalnya seperti ini

9. Di sini saya menggunakan 3 field (makanan, minuman, snack). ganti field sizenya
pada field Properties sesuai keingginan anda

10. Klik table (menu) pilih open Isi Field dengan bebera Record

11. kemudian Save. liat hasilnya di mana anda menyimpan file tersebut.

12. Selesai .