Tujuan Pembelajaran
Setelah memperlajari bab ini, Anda harus:
► Memahami hirarki dari data.
► Memahami struktur basis data dan bagaimana mereka bekerja.
► Memahami bagaimana menghubungan tabel-tabel bersama di dalam basis data.
► Mengenali perbedaan antara basis data dan sistem manajemen basis data.
► Memahami konsep basis data.
► Memahami dua metode dasar untuk menentukan kebutuhan data.
► Memahami diagram hubungan entitas dan diagram kelas.
► Memahami dasar dari laporan dan formulir.
► Memahami perbedaan dasar dari bahasa pertanyaan terstruktur dan query-by-example.
► Paham mengenai personil penting yang terlibat dengan basis data.
► Memahami keuntungan dan biaya dari sistem manajemen basis data.
Pendahuluan
Sistem manajemen basis data mengatur/mengelola data dengan volume besar yang digunakan
perusahaan di dalam kegiatan transaksi sehari-hari. Data harus diatur/dikelola sehingga manajer dapat
menemukan data spesifik dengan mudah dan cepat untuk pengambilan keputusan. Perusahaan membagi
seluruh koleksi data menjadi sekumpulan tabel-tabel data yang berkaitan. Koleksi data berkaitan yang lebih kecil
tersebut mengurangi redundansi data. Akibatnya, konsistensi dan akurasi data meningkat.
Struktur data perusahaan telah berubah dari tahun ke tahun. Saat ini, kebanyakan perusahaan
menggunakan basis data yang menyesuaikan dengan struktur relasional. Dua alasan penting untuk hal ini
adalah struktur basis data relasional mudah digunakan dan terdapat hubungan implisit antar tabel di dalam
struktur. Kemudahan penggunaan telah memberanikan banyak manajer untuk menjadi pengguna langsung dari
sumber daya basis data.
Sebuah basis data harus didesain dengan hati-hati. Para profesional dalam bidang sistem informasi dan
bisnis bekerja sama untuk menciptakan spesifikasi-spesifikasi basis data. Berbagai pendekatan seperti process-
oriented modeling dan enterprise modeling memungkinkan desain basis data untuk menunjukkan masalah-
masalah yang ada serta memanfaatkan peluang-peluang melalui sinergi antar area bisnis. Berbagai teknik
seperti entity-relationship diagram dan class diagram mengklarifikasi komunikasi di antara spesialis informasi
dan para pengguna sehingga desain basis data memenuhi kebutuhan perusahaan.
Kepentingan basis data yang meningkat sebagai sumber data yang mendukung pembuatan keputusan
membutuhkan manajer untuk belajar lebih mengenai desain dan penggunaan. Formulir (forms) dan laporan
(reports) merupakan metode standar untuk akses tersebut, tetapi pertanyaan (queries) menjadi lebih penting.
Seluruh hal-hal lain menjadi sama, manajer yang dapat paling baik menggunakan langsung sumber daya basis
data, membuat keputusan paling baik untuk perusahaan.
Pada bab ini, kami menyajikan contoh dan konseptualisasi dari basis data. Seperti yang
ditunjukkan/diperlihatkan oleh topik, kami sesekali mengulang sebuah konsep. Maklum dengan kami. Konsep
basis data sangat penting bagi manajer sehingga penjelasan berulang dibenarkan.
ORGANISASI DATA
Komputer pada awalnya digunakan untuk menyelesaikan permasalahan-permasalahan yang membutuhkan
perhitungan numerik yang kompleks dan membosankan. Permasalahan-permasalahan tersebut membutuhkan
sedikit input dan sedikit output. Sekarang, perusahaan-perusahaan membutuhkan input dan output dalam jumlah
yang sangat besar. Perusahaan-perusahaan sering membutuhkan komputer untuk menyelesaikan
permasalahan yang sama, dengan input yang berbeda, berkali-kali. Menghitung tagihan pelanggan setiap kali
penjualan dibuat merupakan proses sederhana yang mungkin diulang berkali-kali.
Perusahaan-perusahaan menyimpan data dalam jumlah besar di dalam sistem informasi komputer
secara sederhana karena mereka melakukan banyak sekalu transaksi bisnis. Banyak sekali data yang ada akan
menjadi tidak berguna untuk pembuatan keputusan bisnis tanpa sebuah cara yang efektif dan efisien untuk
mengelolanya. Untuk menggunakan data dan menghindari kekacauan, konsep “data” harus dipecah/dibagi dan
dikurangi menjadi konsep-konsep yang lebih kecil. Konsep-konsep data yang lebih kecil membangun blok yang
dapat digabungkan untuk mereproduksi data asli/awal dalam bentuk yang terorganisir dan mudah diakses.
Hirarki Data
Data bisnis biasanya diorganisir menjadi sebuah hirarki data fileds yang digabungkan untuk membentuk recirds,
dan records yang digabungkan untuk membentuk files. Data field merupakan unit terkecil dari data; ia
merepresentasikan jumlah terkecil dari data yang akan diperoleh/diambil dari sebuah komputer pada tertentu.
Sebuah contoh dari sebuah data field mungkin adalah sebuah kode untuk sebuah mata kuliah yang Anda ambil.
Record merupakan sebuah koleksi data fields terkait. Pengguna secara logis berpikir bahwa data fields di dalam
sebuah record berkaitan, seperti suatu kode mata kuliah yang akan berkaitan dengan suatu nama mata kuliah.
File merupakan sebuah koleksi dari records yang berkaitan, seperi sebuah file dari seluruh records berisi kode-
kode dan nama mata kuliah.
Files dapat direpresentasikan sebagai tabel; Tabel 6.1 merupakan sebuah contoh file yang dapat kita
sebut COURSE. Records adalah baris-baris di dalam tabel. Nilai-nilai di dalam baris-baris merepresentasikan
nilai dari data fields – “MIS105” dan “Information Systems Literacy” menjadi nilai dari kode dan deskripsi dari
mata kuliah untuk record pertama. Hirarki yang sederhana terdiri dari records yang bergabung menjadi sebuah
file yang menyusun/menetapkan seluruh data penting organisasi yang digunakan dalam pembuatan keputusan
dengan bantuan komputer atau computer-aided decision making.
Sebuah basis data adalah sebuah koleksi files. Definisi umum basis data adalah koleksi dari seluruh
data perusahaan berbasis komputer. Definisi basis data yang lebih terbatas adalah koleksi data yang
dikontrol/dikelola oleh perangkat lunak sistem manajemen basis data. Berdasarkan definisi tersebut, data
perusahaan yang dikontrol dan dikelola oleh suatu sistem manajemen basis data akan dianggap masuk ke
dalam basis data; files komputer pada komputer pribadi manajer akan dianggap di luar basis data. Pada
bahasan ini, kami secara khusus menggunakan definisi umum basis data – yang mana basis data merupakan
koleksi seluruh data berbasis komputer. Tetapi, di dalam bab ini, kami menyelidiki definisi yang terbatas tersebut
– data yang dikontrol oleh perangkat lunak sistem manajemen basis data.
Mengulang kolom melanggar persyaratan untuk sebuah flat file. Alasan mengapa sebuah tabel harus
merupakan flat file adalah karena komputer membaca data fields dari sebuah record sesuai urutan. Ketika
urutannya tidak konstan, komputer tidak dapat membaca records dengan benar. Pada baris pertama Tabel 6.2,
komputer akan membaca lima nilai: “MIS,” “105”, Information Systems Literacy”, “315”, dan “Basis data
Management Systems”. Komputer akan diharapkan untuk membaca lima nilai pada record setelahnya: “POM”,
“250”, “Introduction to Operation Mgt”, “MGT”, dan “300”. Tetapi, ada peringatan bahwa komputer telah membuat
kesalahan; ia keliru mengenai kedua nilai pertama dari baris ketiga sebagai nilai keempat dan kelima pada baris
kedua. Sebuah flat file, yang tanpa pengulangan kolom, menyajikan urutan yang konstan dari data fields yang
dibutuhkan manajemen basis data.
Alasan kedua adalah flat file memperkenankan relational basis data structure untuk dinormalisasikan.
Normalisasi adalah sebuah proses formal untuk mengeliminasi data fields yang berlebihan sambil memelihara
kemampuan basis data untuk menambah, memodifikasi, dan menghapus records tanpa menyebabkan
kekeliruan/kesalahan. Normalisasi berada di luar jangkauan pembahasan teks ini, tetapi ia merupakan fokus
utama dari sistem manajemen basis data.
Tabel 6.2
Tabel 6.3
Kunci Fields
Tabel 6.3 menggambarkan nilai-nilai pada tabel BOOK dan mengilustrasikan konsep dari sebuah kunci. Kunci
dalam sebuah tabel merupakan sebuah field (atau gabungan dari dua atau lebih fields) yang memuat sebuah
nilai yang secara unik mengidentifikasi setiap record di dalam tabel. Hal ini berarti bahwa setiap baris dalam
tabel secara unik teridentifikasi. Seringkali sebuah field tunggal menjadi sebuah kunci untuk sebuah tabel.
Membedakan antara dua atau tiga baris tidak cukup; nilai kunci harus unik untuk seluruh tabel. Jika Anda
dijelaskan bahwa nilai field dari ISBN adalah “X125”, Anda akan tahu bahwa nilai field dari Title adalah “Basis
data Examples.” Field ISBN adalah kunci.
Sekilas mungkin terlihat bahwa nilai dari field Title juga akan mengidentifikasi setiap baris dengan unik.
Tetapi, judul “Busines Management” terjadi dua kali, sehingga komputer tidak dapat menjelaskan apakah nilai
ISBN “P1693” atau “A129” yang harus digunakan. Buku secara tidak sengaja dapat memiliki judul yang sama,
tetapi ISBN selalu unik.
Beberapa tabel mungkin memiliki dua fields yang menjadi kandidat untuk menjadi kunci. Kunci kandidat
merupakan sebuah field yang secara unik mengidentifikasi setiap baris tabel, tetapi tidak dipilih untuk menjadi
kunci. Pada tabel COURSE yang digambarkan pada Tabel 6.1, field Description akan secara unik
mengidentifikasi setiap baris. Tetapi, field Code dipilih untuk menjadi kunci. Seringkali ketika dihadapkan dengan
sebuah pilihan antara dua field yang masing-masing dapat menjadi kunci, field yang lebih kompak/ringkas dipilih;
Nilai field yang lebih panjang (seperti nilai field Description dibandingkan dengan nilai field Code) dihindari
karena nilai field yang lebih panjang menyajikan/membawa resiko kesalahan penulisan nilai kunci field yang
lebih tinggi.
Beberapa tabel memerlukan nilai dari dua atau lebih fields untuk secara unik mengidentifikasi setiap baris
dalam tabel. Sebuah contoh yang mungkin muncul ketika mata kuliah memiliki proyek. Tabel 6.4 menunjukkan
proyek, tetapi catat bahwa tidak ada nilai data field tunggal yang akan secara unik mengidentifikasi setaip baris.
Nilai-nilai pada kolom field Code berulang antar baris. Sama seperti nilai field pada seluruh kolom lainnya. Tetapi,
ketika nilai-nilai pada field Code dan Number dikombinasikan, nilai-nilai kombinasi menjadi unik.
Tabel 6.4
Tabel 6.5
Tabel 6.6
Alasan lain untuk popularitasnya adalah struktur hirarkis memanfaatkan sumber daya komputer dengan efisien,
khusunya ketika banyak mayoritas records di dalam basis data digunakan di dalam sebuah aplikasi.
Organisasi/perusahaan ingin seluruh konsumen/pelanggan untuk mendapatkan tagiha, seluruh vendor/suplier
untuk dibayar, dan seluruh pesanan untuk diproses. Untuk aplikasi-aplikasi seperti itu, struktur hirarkis membuat
penggunaan sumber daya basis data sangat efisien. Pada 1960-an, ketika struktur hirarkis dikembangkan,
sumber daya komputer mahal.
Tetapi, ketika manajer ingin hanya sedikit record yang dipilih dari banyaknya jumlah record di dalam basis
data, struktur hirarkis tidak efisien. Hal ini dikarenakan setiap record basis data hirarkis memiliki sebuah field
yang menunjuk pada alamat penyimpanan dari record logis selanjutnya di dalam basis data. Record tidak harus
disimpan satu per satu secara fisik pada perangkat penyimpanan. Sebuah pointer menempatkan record
“logically next” (record selanjutnya), dan sistem manajemen basis data memiliki kembali record “logically next”.
Tetapi, keputusan manajerial mungkin membutuhkan sebuah record yang spesifik untuk mengatasi sebuah
masalah bisnis. Seorang manajer ingin sebuah record terkait purcahse order untuk mengatasi pengaduan
pelayanan dari kosnumen/pelanggan tertentu, bukan sebuah daftar dari ribuan purchase order yang dilakukan
pada hari itu.
Bagaimanapun juga, ketika para manajer menginginkan beberapa rekaman dari banyak rekaman yang
ada pada basis data, struktur hirarkinya tidak efisien. Hal ini disebabkan setiap rekaman hirarki basis
data memiliki medan yang terhubung dengan rekaman selanjutnya pada basis data. Rekaman tidak
harus disimpan secara fisik satu demi satu dalam basis data. Sebuah pointer menempatkan rekaman
yang berikutnya dan sistem basis data akan menerima rekaman tersebut. Bagaimanapun, keputusan
yang dibuat hanya membutuhkan satu rekaman yang spesifik untuk mengatasi masalah bisnis.
Seorang manajer menginginkan pruchase order yang spesifik untuk mengatasi keluhan dari berbagai
pelanggan.
Gambar 6.7 menunjukkan bidang, tabel, dan hubungan antartabel dari basis data Schedule.
Bidang-bidang pada tabel yang mengandung kata kunci ditulis tebal. Garis-garis antartabel
menggambarkan bidang mana yang bersifat umum. Bidang ini menggabungkan tabel-tabel yang
berhubungan satu sama lain. Fitur lainnya yang ada ada Gambar 6.7 akan dijelaskan lebih lanjut.
Entitas di ERD akan memiliki nama, seperti tabel yang memiliki nama. Juga, hubungan yang
menghubungkan entitas seperti garis menggabungkan tabel melalui kolom umum antara tabel. ERD
akan menunjukkan jika rekor dalam satu entitas akan berhubungan dengan satu atau lebih catatan
dalam entitas lainnya. Dalam cara yang sama, Anda dapat melihat dari Gambar 6.7 bahwa satu record
dalam tabel mata kuliah dapat berhubungan dengan banyak catatan (dinyatakan dengan simbol infinity)
pada tabel proyek.
Mari kita asumsikan bahwa kita perlu untuk menggambarkan data yang diperlukan untuk sistem
informasi yang baru. Sistem akan melacak perusahaan dan karyawan mereka serta produk mereka.
Dari uraian singkat ini, kita dapat membayangkan bahwa tiga entitas data yang terpisah akan ada:
perusahaan, karyawan, dan produk. Entitas direpresentasikan sebagai kotak dalam ERD, sehingga
Gambar 6.9 menggambarkan entitas.
Sebelum hubungan antara entitas saya menyatakan, kita harus membuat beberapa asumsi.
Pertama, catatan entitas perusahaan berisi informasi tentang nama perusahaan, alamat, dan
sebagainya. Kedua, perusahaan mungkin memiliki banyak karyawan, tetapi seorang karyawan bekerja
untuk satu perusahaan. Asumsi ini agak sederhana, karena beberapa orang bekerja dua atau lebih
pekerjaan, tetapi akan membuat penjelasan ERD lebih mudah diikuti. Terakhir, kita asumsikan bahwa
catatan dalam item tertentu menunjukan entitas produk dan bukan produk generik seperti "minuman
ringan."
Karena perusahaan menjual produk, ada hubungan antara entitas perusahaan dan produk.
Demikian pula, perusahaan mempekerjakan karyawan, sehingga ada hubungan antara dua entitas.
Hubungan diwakili oleh garis bernama, seperti yang ditunjukkan pada Gambar 6.10. Penamaan ini
penting untuk dokumentasi; itu berfungsi sebagai penjelasan mengapa para desainer telah membuat
hubungan antara entitas.
Sebuah terobosan byang berasal dari penelitian dasar yang menggunakan hubungan aljabar
dilakukan secara independen oleh C.J. Date dan E.F.Codd. Pekerjaan mereka sangat erat kaitannya
dengan struktur hubungan basis data yang banyak digunakan dalam organisasi bisnis sekarang ini.
Struktur basis data ini terlihat seperti kumpulan tabel yang mirip dengan tabel spreadsheet.
Sedangkan struktur jaringan dan hirarki bergantung pada hubungan fisik dalam penyimpanan,
hubungan dalam struktur hubungan jaringan berjenis implisit. Hubungan yang implisiti bisa
diimplikasikan dari data. Ketika data lapangan yang umum berada di antara dua tabel yang ada,
rekaman dari dua tabel bisa digabungkan ketika nilai data lapangan bernilai sama. Inilah bagaimana
kita menggabungkan tabel Departemen dan Course secara bersamaan menggunakan nilai yang ada
dalam Abbreviation.
Konsep dari struktur basis data yang terdiri dari tabel yang hubungannya secara implisit
dibangun oleh nilai yang cocok dalam data lapangan yang mudah digunakan dan dimengerti.
Kemudahan untuk menggunakannya sangat penting. Ketika organisasi menjadi lebih datar, beberapa
spesialis yang ada untuk menggabungkan data dari konputer berbasis sistem dan mendapatkan
laporan dari para manajer. Sekarang ini para manajer dan staf profesional harus mengakses informasi
secara langsung dari basis data dalam rangka mendukung pembuatan keputusan. Tabel seperti
struktur hubungan basis data sistem manajemen merupakan format yang bisa dimengerti secara cepat
bagi manajer maupun staf profesional.
1 1
Perusahaan
M M
Karyawan Produk
Bagian terakhir dalam membuat ERD adalah menentukan seberapa banyak catatan individu
dalam satu entitas yang akan berhubungan dengan catatan individu lainnya. Langkah ini merupakan
kunci dari konseptualisasi yang berdampak terhadap berapa banyak daftar basis data yang akan dibuat.
Dalam contoh kami, kami mengasumsikan bahwa sejumlah perusahan mungkin menyewa sejumlah
karyawan, akan tetapi karyawan hanya dapat bekerja untuk satu perusahaan. Kata kunci di sini adalah
“dapat” dan “mungkin.” Perusahaan tertentu dibolehkan menyewa lebih dari satu karyawan, tetapi hal
itu kadang tidak diperlukan.
Gambar 6.11 mendeskripsikan bagaimana kita bisa menspesifikasikan bahwa suatu catatan di
suatu entitas perusahaan dapat berhubungan dengan banyak catatan dalam entitas produk dan juga
satu record di entitas perusahaan dapat berhubungan dengan banyak catatan di entitas karyawan.
Hubungan “menyewa” memiliki bilangan “1” di samping entitas perusahaan dan bilangan “M” di
samping entitas karyawan. Bilangan “M” berarti “banyak”. Hubungan tersebut akan dibaca sebagai
“satu catatan perusahan mungkin berhubungan dengan banyak catatan karyawan dan satu catatan
karyawan mungkin berhubungan dengan satu catatan perusahaan saja.” Hubungan antara entitas
perusahaan dan karyawan disebut hubungan “satu-ke-banyak.” Hubungan antara entitas perusahaan
dan produk juga disebut dengan hubungan satu-ke-banyak
Untuk melengkapi diskusi kita mengenai hubungan entitas, Anda perlu menyediakan suatu
contoh hubungan “banyak-ke-banyak.” Anggap suatu entitas lainnya, yaitu proyek, akan ditambahkan.
Sebuah proyek dapat memiliki banyak karyawan, dan satu karyawan dapat berada di banyak proyek.
Entitas proyek juga dapat memiliki hubungan dengan entitas karyawan. Hubungan ini disebut sebagai
hubungan banyak-ke-banyak, sebagaimana yang ditunjukkan dalam Gambar 6.12.
Dalam praktiknya, diagram hubungan entitas dikembangkan di awal proses, sebelum suatu data
spesifik diidentifikasikan. Kemudian, daftar bidang data akan dihasilkan dan akan mempengaruhi
pembentukan basis data. ERD merupakan cara yang kuat untuk melakukan komunikasi dan
dokumentasi antara sistem informasi profesional dan para penggunanya. Ketika ide dapat
dikomunikasikan dan didokumentasikan dengan baik, ahli sistem informasi dapat mengembangkan
manajemen struktur sistem databse dengan lebih baik untuk mendukung pengambilan keputusan.
DIAGRAM KELAS
Diagram hubungan entitas merupakan suatu representasi grafik dari data dan hubungan di
antaranya, tidak mencakup tindakan yang dilakukan terhadap data tersebut. Adapun suatu teknik di
mana data yang digunakan dalam aplikasi sekaligus tindakan terkait data yang ada dapat
direpresentasikan secara grafik. Grafik ini disebut Diagram Kelas, dan diagram ini merupakan salah
satu dari beberapa desain model berorientasi tujuan. Objek adalah potongan atau bagian konseptual
dari suatu sistem informasi – data, tindakan yang dilakukan terhadap data tersebut merupakan
hubungan antar objek. Objek memiliki karakteristik lainnya yang berguna dalam analisis dan
perancangan sistem informasi, namun kita hanya fokus terhadap dampak dari penggambaran data.
KONSISTENSI Konsistensi sangatlah penting ketika field values dalam satu tabel digunakan untuk
menggabungkan records ke dalam tabel lain. Jika pengguna salah mengetik suatu field value, hal itu
akan berarti bahwa record tersebut tidak dapat digabungkan dengan tabel lainnya. Perhatikan pada
Figur 6.14 terdapat drop-down menu yang akan digunakan untuk memasukkan suatu nilai. Bagian
yang berlabel Offering Department berhubungan dengan bagian Abbreviation pada tabel MATA
KULIAH. Bagian tersbebut menghubungkan suatu record dari tabel MATA KULIAH kepada suatu
record dalam tabel JURUSAN. Menu drop-down hanya akan menampilkan nilai yang sudah
dimasukkan dalam bagian Abbreviation pada tabel JURUSAN, sehingga masukan pada form dibatasi
untuk dapat konsisten antara kedua tabel.
PENYARINGAN Basis datas memungkinkan untuk memiliki jumlah data yang sangat besar.
Pengguna dapat menyaring record yang ingin dilihat dengan menggunakan form. Bagian apapun
dalam form dapat digunakan sebagai penyaring. Sebagai contoh, suatu penyaring dapat terbentuk
sehingga hanya junior-level courses (courses dimana karakter keempat adalah “3”) yang akan
ditampilkan. Penyaringan membantu melawan informasi yang berlebih. Penyaringan juga dapat
membatasi akses pengguna terhadap data dalam basis data apabila record tertentu harus dijaga
kerahasiaannya.
SUBFORMS Figur 6.15 mengilustrasikan kombinasi antara form dan subform. Ketika pengguna
memasukkan informasi course, mereka juga mungkin untuk memasukkan informasi tentang proyek
pada waktu yang sama. Perhatikan bahwa terdapat dua bar navigasi, satu untuk form dan satu lagi
untuk subform. Masukkan dalam subform akan terasosiasi secara otomatis dengan form record.
Subforms membantu untuk mendorong akurasi dan konsistensi yang dibutuhkan oleh basis data.
Laporan adalah data teragregasi dari basis data yang diformat dengan cara yang akan
membantu pengambilan keputusan. Sebagai contoh, Figur 6.16 adalah laporan yang menampilkan
setiap jurusan dengan daftar setiap mata kuliah yang diajarkan dan proyek-proyek yang disyaratkan
untuk mata kuliah tersebut. Agregasi seperti ini sekarang terlihat seperti hal yang sepele, tapi sebelum
zaman basis data, penyajian seperti ini bisa jadi sulit untuk dilakukan. Akan tetapi, kemudahan
penggunaan membutuhkan pengorbanan; pengguna harus memahami bagaimana basis data bekerja
untuk dapat membuat laporan.
Lihat Figur 6.17 dan perhatikan bahwa nama-nama jurusan (seperti Ilmu Ekonomi) terlihat
dalam laporan, tetapi tidak terlihat dalam Figur 6.16. Mengapa mereka tidak ditampilkan? Mereka tidak
ditampilkan karena tidak memiliki proyek. Sebagai contoh, baik itu ECN375 maupun ECN460 tidak
memiliki record proyek di dalam basis data, sehingga jurusan Ilmu Ekonomi tidak dimasukkan dalam
laporan Figur 6.16. Mata kuliah-mata kuliah individual juga tidak ditampilkan, seperti ACG201, bahkan
ketika jurusan Akuntansi dan Keuangan terdapat dalam laporan Figur 6.16.
Satu asumsi dibuat oleh penghasil laporan yaitu jika tidak terdapat detail pada record pada
tingkat terendah, maka record tingkat yang lebih tinggi untuk detail tersebut hendaknya tidak perlu
ditampilkan. Figur 6.17 mengilustrasikan bahwa tabel JURUSAN berhubungan ke bawah dengan tabel
MATA KULIAH, yang selanjutnya, berhubungan ke bawah dengan tabel PROYEK. Kecuali jika terdapat
entri yang berhubungan dalam tabel PROYEK, maka
Tabel MATA KULIAH tidak akan ditampilkan. Jika tidak ada record dari tabel MATA KULIAH
yang dipergunakan (sebagai contoh, kedua mata kuliah Ilmu Ekonomi tidak memiliki proyek), maka
record JURUSAN juga tidak akan ditampilkan.
Mengharuskan laporan menampilkan record bahkan ketika tidak ditemukan record yang sama
di tabel yang lebih rendah adalah suatu pekerjaan yang mudah. Tetapi jika para pengguna tidak
mengetahui bahwa laporan yang dibuat dengan aturan standar dapat mengecualikan record-record
tertentu, maka mereka dapat mengambil keputusan yang kurang terinformasi dengan baik.
Query
Beberapa pengguna ingin melangkah lebih jauh dari laporan dan formulir untuk memberikan
pertanyaan langsung ke basis data. Query adalah suatu permintaan kepada basis data untuk
menampilkan record-record yang dipilih. Sistem manajemen basis data biasanya memberikan
antarmuka yang mudah untuk digunakan bagi para pengguna.
Query pada umumnya memilih field data dalam jumlah terbatas dan kemudian membatasi
record-record yang ditampilkan berdasarkan satu kumpulan kriteria tertentu. Sebagai contoh,
seandainya Anda hanya ingin melihat kode mata kuliah, uraian mata kuliah, dan judul proyek dari mata
kuliah “MIS105”. Figur 6.18 menunjukkan bagaimana query seperti itu akan ditampilkan.
Format seperti ini disebut query-by-example (QBE), karena peranti lunak sistem manajemen
basis data menyajikan satu format terstandardisasi yang kemudian dilengkapi oleh pengguna sehingga
sistem tersebut dapat menghasilkan satu query yang sebenarnya. Formulir QBE akan menampilkan
tabel-tabel yang terkait di dalam query, atau dalam hal ini tabel-tabel MATA KULIAH dan PROYEK.
Selanjutnya ia akan memperkenankan pengguna untuk memilih field data dari tabel-tabel yang
seharusnya ditampilkan. Begitu pula dengan penambahan kriteria untuk membatasi pencarian. Dalam
kasus kita, kolom yang memuat nilai-nilai kode mata kuliah akan dibatasi hanya untuk nilai-nilai
“MIS105”. Jika proyek-proyek dari MIS105 maupun MIS315 yang diinginkan, “MIS315” seharusnya
dimasukkan ke dalam sel yang berada di bawah entri “MIS105”. Hasil dari query tersebut adalah tabel
dalam Figur 6.19.
Konsep query-by-example adalah suatu hal yang signifikan karena pentingnya arti seorang
manajer dapat melakukan akses langsung atas nilai-nilai basis data. Formulir dan laporan dapat
menampilkan sejumlah hasil yang mengaburkan hal-hal yang sebenarnya ingin ditemukan oleh
manajemen. Manajer dapat memanfaatkan QBE untuk dapat dengan cepat menemukan data tertentu
untuk memecahkan masalah.
SQL menjadi topic penting dikarenakan oleh dua hal. Pertama, karena sekarang basis data
dapat diakses melalui web, manajer dan para ahli lainnya perlu memahami SQL karena SQL
merupakan metode untuk berintraksi dengan basis data pada web. Kedua, manajer perlu memahami
bahwa menulis pernyataan SQL tidaklah sulit untuk sebagian besar kebutuhan data mereka.
Pengguna Akhir
Pengguna akhir tidak bisa dihiraukan sebagai personil penting yang berinteraksi dengan basis data.
Mereka menghasilkan laporan, pertanyaan terhadap basis data, dan menggunakan hasil dari penyelidikan basis
data untuk membuat keputusan yang berdampak terhadap perusahaan dan lingkungannya.
Software sistem manajemen basis data sudah berevolusi untuk berinteraksi dengan pembuatan
keputusan. Pengguna tidak perlu tau bagaimana bagaimana kode pernyataan bahasa terstruktur. Bentuk query-
by-example membiarkan pengguna memilih beberapa pilihan dan menjalankan penyelidikan. Kemudahan yang
meningkat telah menyebabkan peningkatan penggunaan oleh pengguna akhir basis data, sehingga
meningkatkan jumlah error oleh oenggun akhir.
Sistem manajemen basis data menggunakan asumsi mengenai apa yang pengguna inginkan ketika
mereka mengklik basis data. Jika pengguna tidak paham akan asumsi yang dibuat, data yang ditampilkan
mungkin tidak sesuai dengan apa yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan. Pengguna butuh pelatihan
mengenai sistem basis data sehingga sumber daya basis data bisa menjadi asset saat pengambilan keputusan.
DBMS bukanlah persyaratan utama dalam pemecahan masalah. Akan tetapi, spesialis informasi
dan pengguna menganggapnya sebagai salah satu pertolongan utama bagi perusahaan dalam
pembuatan keputusan.
Kesimpulan
Komputer kian lama kian kuat, dan biaya sumber daya komputasi terus menurun. Pada waktu yang bersamaan,
organisasi-organisasi bisnis memiliki data dalam jumlah besar dan menyimpannya di dalam basis data.
Perangkat lunak sistem manajemen basis data sangat penting untuk mengorganisir/mengelola data menjadi
sebuah struktur yang memfasilitasi pencarian dengan cepat.
Basis data relasional telah menjadi struktur basis data yang dominan pada perusahaan-perusahaan untuk
dua alasan. Pertama, secara konseptual, basis data relasional mudah untuk dimengerti. Kedua, struktur
relational basis data mudah untuk diubah karena menggunakan hubungan implisit antar data. Tabel pada
relational basis data mirip dengan spreadsheet; tabel merupakan file spreadhsheet, kolom pada spreadsheet
berhubungan dengan fields, baris pada spreadsheet berhubungan dengan record. Hubungan antar table
terbentuk ketika nilai data field dari field yang dimiliki bersama sama. Sistem manajemen untuk relational basis
data relatif mudah untuk para manajer untuk dimengerti dan digunakan.
Memahami struktur basis data dimulai dengan memahami peran data dalam pembuatan keputusan.
Perusahaan-perusahaan dapat memulai dengan permasalahan yang mereka hadapi dan membangun data yang
dibutuhkan dari metodologi yang berorientasi pada proses (process-oriented methodology). Jika perusahaan
ingin mengambil keuntungan dari kesamaan masalah yang ada di seluruh area bisnis, ia dapat menerapkan
pendekatan enterprise modeling. Apapun metode yang digunakan untuk spesifikasi, suatu teknik tetap harus
digunakan untuk menggambarkan data yang dibutuhkan. Diagram hubungan antar entitas (entity-relationship
diagrams) dan diagram kelas (class diagrams) merupakan alat yang memungkinkan pengguna dan spesialis
sistem informasi untuk mengkomunikasikan kebutuhan data.
Data secara khusus diambil melalui laporan (reports) dan formulir (forms). Tetapi, karena manajer
memerlukan akses langsung yang lebih cepat terhadap data, mereka menuliskan pertanyaan (queries) untuk
basis data-nya sendiri. Jika manajer tidak mengetahui asumsi yang digunakan oleh sistem manajemen basis
data untuk memproses queries, laporan (reports), dan foemulir (forms), mereka mungkin menemukan bahwa
data yang diambil bukan data yang dimaksud.
Besarnya data yang berkaitan dengan bisnis modern dan pengaruh pentingnya pada operasi bisnis telah
bergabung untuk menciptakan posisi basis data administrator pada kebanyakan organisasi-organisasi besar.
Tugas dari orang ini mencakup bekerja dengan manajemen untuk merencanakan struktur dan data organisasi
yang dimiliki oleh organisasi. Masalah keamanan sangat penting, khususnya karena Internet memungkinkan
individu di luar organisasi untuk mengakses informasi yang memuat basis data dari organisasi. Kurang
dipublikasikan, tapi sama pentingnya, yaitu peran basis data administrator dalam melatih pengguna yang
membutuhkan akses pada basis data. Keamanan perlu menjauhkan induvidu yang tidak berwenang serta
memperkenankan akses yang mudah bagi individu yang berwenang.
Seluruh manajer perlu untuk memahami struktur dasar basis data dan bagaimana untuk mengambil data
dari basis data. Pemahaman ini sangat penting untuk pengambilan keputusan yang cerdas.
ISTILAH-ISTILAH KUNCI
KONSEP-KONSEP KUNCI
QUESTIONS
2. Assume you know there is a salary value of $45,000. Is $45,000 (a) a data field value, (b) a data field name,
or (c) a record?
Data field merupakan unit terkecil dari data; ia merepresentasikan jumlah terkecil dari data yang akan
diperoleh/diambil dari sebuah komputer pada tertentu. Record merupakan sebuah koleksi data fields yang
berkaitan. Nilai-nilai di dalam records merepresentasikan nilai dari data fields. Dalam hal ini, salary value
adalah data field dan $45,000 merupakan data field value.
3. You open a file (such as a spreadsheet file) and see column headings of “StudentID,” “StudentName,”
“Semester,” “Course1,” “Grade1,” “Course2,” “Grade2,” “Course3,” and “Grade3.” Why is this not a flat file?
Untuk kasus ini, dapat dicontohkan dengan tabel berikut ini.
Pada baris pertama, komputer akan membaca tujuh nilai, yaitu: “1206201831,” “Ayudya Triastika,” “6,”
“Management Information System,” “A,” “Supply Chain Management,” dan “A”. Untuk selanjutnya, komputer
diharapkan dapat membaca sembilan nilai, yaitu: “1206241962,” “Nabila Priscandy,” “6,” “Management
Information System,” “A,” “Supply Chain Management,” “A,” “Enterprise Competitiveness Analysis,” dan “A.”
Tetapi, komputer membaca “1206241962,” dan “Nabila Priscandy” sebagai nilai kedepalan dan kesembilan
untuk baris pertama.
Tabel tersebut tidak dapat disebut flat file karena melanggar persyaratan pengulangan kolom. Pengulangan
kolom menyebabkan urutan data menjadi tidak konstan. Salah satu alasan mengapa sebuah tabel harus
merupakan flat file adalah karena komputer membaca data fields dari sebuah record sesuai urutan. Ketika
urutannya tidak konstan, komputer tidak dapat membaca records dengan benar.
4. What is a key?
Kunci dalam sebuah tabel merupakan sebuah field (atau gabungan dari dua atau lebih field) yang memuat
sebuah nilai yang secara unik mengidentifikasi setiap record di dalam tabel. Hal ini berarti bahwa setiap baris
dalam tabel akan secara unik teridentifikasi. Seringkali, sebuah field tunggal menjadi sebuah kunci untuk
sebuah tabel. Nilai kunci haruslah unik untuk seluruh tabel.
6. How are relationships between tables established for relational basis data?
Hubungan antar tabel dapat teridentifikasi bila tabel-tabel tersebut berbagi sebuah field yang sama dan nilai
dari field tersebut menentukan bagian dalam tabel yang mana yang secara logis tergabung. Kadang, tabel-
tabel yang awalnya berdiri sendiri sebagai tabel yang independen nantinya mungkin diperlukan untuk
digabung. Penggabungannya dilakukan dengan menambahkan sebuah field yang disengajakan untuk dimiliki
bersama oleh tabel-tabel tersebut. Penambahan field ini akan memudahkan proses identifikasi.
7. Why has the relational basis data structure been so much more successful than the hierarchial or network
work structures?
Karena pada dasarnya, perusahaan butuh untuk mengatasi masalah manajerial menggunakan basis data
dan hal ini dapat dilakukan jika perusahaan menggunakan relational basis data structure. Selain itu, struktur
hierarkis dan jaringan bergantung pada hubungan fisik yang berbentuk alamat penyimpanan sedangkan
hubungan-hubungan di dalam relational basis data structure bersifat implisit sehingga mudah digunakan.
10. What is the difference between the process-oriented approach to determining data needs and the enterprise
modeling approach?
Pendekatan berorientasi proses merupakan suatu pendekatan yang berorientasi pada masalah dan dimulai
dengan mendefinisikan masalah sampai menspesifikasikan kebutuhan data yang dihasilkan. Pendekatan
pemodelan perusahaan dimulai dengan mengatur seluruh kebutuhan data perusahaan dan kemudian
menyimpannya dalam basis data.
11. When should a form use a process-oriented approach to determine data needs as opposed to an enterprise
modeling approach?
Ketika masalah tertentu disajikan kepada perusahaan, pendekatan berorientasi proses lebih baik
dibandingkan dengan pendekatan pemodelan perusahaan.
12. What is represented in a class diagram that is not represented in an entity-relationship diagram?
Sesuatu yang ditampilkan dalam class diagram tetapi tidak dapat ditampilkan dalam entity-relationship
diagram adalah adanya representasi dari tindakan-tindakan yang dapat dilakukan pada data, bukan hanya
data dan hubungan antar data seperti yang ditampilkan dalam entity-relationship diagram.
13. How are users more likely to obtain information from a basis data? Would they use query-by-example or
structured query language?
Pengguna lebih memilih untuk menggunakan query-by-example daripada bahasa query yang terstruktur.
14. Who in the firm is primarily responsible for basis data security?
Orang yang memiliki tanggung jawab utama terhadap keamanan basis data dalam perusahaan adalah Basis
data Administrator (DBA).
15. The cost of basis data management software and hardware is an often-cited disadvantage. Why are those
costs becoming less significant?
Biaya dari hardware dan software basis data sesuai dengan Morore’s Law, dan biaya mereka akan turun
setiap tahunnya walaupun produknya semakin powerful.
CATATAN
Development of Multi-Dimentional Basis datas:
1David C. Hayes and James E. Hunton, “What You Lessons from Four Case Studies,” Basis data for
Better Know About Basis datas,” Jurnal of Advances in Information Systems 31(3) (Summer
Accountancy 187(1) (January 1999), 61-63. 2000), 10-23.
3Robert W, Taylor and Randall L. Frank,
2Helen Hasan, Peter Hyland, David Dodds, and “CODASYL Data-Base Management System,” ACM
Raja Veeraraghavan, “Approaches to the Computing Surveys 8(1) (March 1976), 67.
4Andrew B. Whinston adn Clyde W. Hotsapple, Transactions on Basis data System 1(1) (March
“DMS for Micros,” Datamation 27(4) (April 1981), 1876), 9-36.
165-166. 10Peter Chen, originator of the Entity-Relationship
5”CODASYL: Introduction to Feature Analysis of (ER) model, was awarded the Harry M. Goode
Generalized Data Base Management Systems,” Memorial Award from the IEEE Computer Society in
Communications of the ACM 14(5) (May 1971), 2002.
308-318. 11N. Colossi, W. Malloy, and B. Reinwald,
6C. J. Date, An Introduction to Basis data Systems “Relational Extensions for OLAP,” IBM Systems
(Addison-Wesley: Reading, MA, 1977). Journal 41(4), 714-731.
7E. F. Codd, “A Relational Model of Data for Large 12Adopted from Doug Levy, “Computing Cures
Shared Databanks,” Communications of the ACM Basis data May Put Drugs on Shelves Years
(June 1970), 377-387. Faster,” USA Today, May 17, 1998, Feature –
8Guy Doumeingth, Yves Dueq, and Bruno Vallespir, Money Section, 1-B.
“Production Management and Enterprise Modelling,”
Computers in Industry 42(2, 3), 245-263.
9Peter Chen, “The Entity-Relationship Model –