Ensayo “Importancia de los Archivos”.

De acuerdo con los conocimientos adquiridos en la presente actividad de

aprendizaje, el aprendiz debe entregar un ensayo utilizando terminología
archivística sobre la Importancia de los archivos teniendo como base su origen,
evolución, sus cualidades, clasificación, categorización y aplicación en medio
actual.
En la actualidad el archivo presenta un alto nivel de importancia para la
humanidad pues estos se encargan de recopilar, conservar y difundir la
información que se encuentra registrada ó recibida por una entidad, grupo o
persona en función de sus actividades. El archivo es utilizado en la mayoría de las
organizaciones, empresas e instituciones.
En varias ocasiones se comentaba que las personas que estaban a cargo de
llevar un archivo era porque se les habían impuesto un castigo ya fuese por mala
conducta o porque los obligaban a realizar esta labor sin importar si tenían la
experiencia y el conocimiento necesario para majar este proceso; para administrar
el archivo se manejaban métodos aplicados al criterio de cada persona, lo que
ocasionaba la posibilidad de fracasar en el desarrollo de las actividades, lo cual
generaba un mal servicio al cliente en cuanto a la búsqueda, ya que se
ocasionaban retrasos y hasta extravíos de los documentos; por lo tanto afectaba
de forma negativa a la empresa.

De acuerdo a lo que he investigado se puede afirmar que a partir del año 2010 en
Colombia se observó que el archivo era necesario y de gran importancia para el
desarrollo del país, esto permitió darle más importancia al manejo del mismo.

Es importante que en cada entidad u organización tengan legalmente una persona

que este especializada en el manejo del archivo y este actualizada sobre la
normatividad existente sobre la organización, manejo y administración del archivo.

Según lo que he analizado del material de estudio, donde se habla que “la
importancia del archivo se puede comprender a partir del valor que tiene para: la
administración, la investigación, la comunidad, el desarrollo económico, social,
científico y tecnológico”, realmente estos aspectos permiten clasificar la
importancia del archivo, donde este es de apoyo para la toma de decisiones y nos
orienta a tomar la mejor, además de tener todos los documentos organizados en la
empresa y que nos permite realizar análisis estadísticos de días, meses y años
anteriores para realizar mejoras a la empresa en pro de su bienestar.

Los procedimientos están enlazados a los principios archivísticos los cuales están
puestos en práctica desde el siglo XIX, y son: el principio de procedencia y respeto
al orden original, estos son de gran fundamento para ejercer el manejo del archivo;
a través de ellos es posible ejercer el mantenimiento de la unidad del fondo
documental, que es el conjunto de documentos producidos o recibidos por
personas jurídicas o naturales, instituciones públicas o privadas en el desarrollo de
sus funciones o actividades.

En la actualidad el archivista contribuye de forma segura y efectiva a conservar la

memoria histórica de un pueblo siendo esto el testimonio de las organizaciones y
de los individuos. La información está al servicio de los investigadores, los
ciudadanos y el estado

Por otro lado, la tecnología es de gran ayuda para el archivo, pues los Tics
permiten y tienen por objetivo agilizar los procesos del archivo, de tal forma que
los documentos primarios de valor temporal y permanente los describe, organiza,
conserva y los pone a disposición de quien los hace y del cliente externo.

El manejo de las nuevas tecnologías permite la realización de las comunicaciones

de una forma rápida y efectiva: además, permite al archivista comunicarse con sus
proveedores y usuarios.

Por ejemplo, el correo electrónico permite la opción de intercambiar información de

una forma rápida y eficaz, permitiendo enviar todo tipo de documentos.
En los archivos es utilizado como un medio de comunicación entre el archivista y
el cliente interno y externo para realizar solicitudes de documentos, transferencias,
coordinación entre el archivo de gestión y archivo central, entre otros beneficios.

Además, el manejo del internet fortalece el uso del archivo en las empresas,
amplia las posibilidades de difusión y comunicación del archivo. La utilidad del
internet en un archivo es amplia y variable. Es importante conocerlas para poder
descubrir y aprovechar todo el potencial que nos da y así fortalecer la eficacia y
rentabilidad de los servicios de un archivo.

En conclusión, el archivo es fundamental para las actividades legales de una

empresa. Permite mantener segura la información, acceder a ella con facilidad y
poner a disposición de la empresa la información de una forma eficaz y rápida.
Además, tener un archivo manejado por una persona con conocimientos en este
campo permitirá reducir costos y ofrecer buenos servicios que van a beneficiar a la
empresa.
Los archivos son la parte esencial del patrimonio cultural de la nación, de un país,
de una empresa.