Trabajo de adquisición de medicamentos y dispositivos médicos

Integrantes

Lino Moreno

Carmen Claro

Yojarcy Benavides

Presentado a

Q.F José Castro

Grupo:1

Universidad del Atlántico

Facultad de Química y Farmacia

Programa Farmacia

1
Contenido

1. Política de compras
2. Momentos de la adquisición-
3. Cuáles son los Objetivos de compras
4. Cuáles son las Funciones de compra
5. Fórmulas para la cantidad a pedir
6. Cálculos del nivel mínimo de existencia cuando los promedios son muy
amplios
7. Procedimiento para la adquisición
8. Componentes del acta -
9. Puntos críticos
10. Requisitos de los proveedores
11. Inscripción de los proveedores-
12. Rango de valoración
13. Selección de proveedores
14. Evaluación de proveedores
15. Reevaluación de proveedores-
16. Directorio de proveedores-
17. Componentes del proceso de adquisición
18. Relación de las funciones del ciclo de adquisición
19. Análisis de sensibilidad
20. Buenas Prácticas de Almacenamiento
21. Estimación de las necesidades por el método de perfil epidemiológico y
método de consumo histórico
22. Tiempo de reposición
23. Factor del tiempo de reposición
24. Nivel mínimo de existencias.
25. Punto de reposición.
26. Nivel máximo de existencias (NME).
27. Cantidad para comprar.
28. Cómo Priorización la adquisición
29. Realice un ABC
30. Plan anual de compras
31. Priorización de la adquisición
32. Modalidades de compras
33. Elabore un formato de cotización.
34. Evaluación
35. Inconformidad de los Dispositivos médicos
36. Inconformidad de los medicamentos
37. Reportes de novedades de inconformidades
38. Orden de compra
39. Indicadores de gestión
2
1. Política de compras

 Relación a largo plazo con los proveedores

 Responsabilidades durante el proceso
 Niveles de inventario
 Tiempo para el cual se efectúa la compra
 Modalidad de la compra(licitación, compra directa, subastas,etc)
 Los medicamentos y dispositivos médicos a comprar deben
corresponder al listado básico de la institución “la miseria”
 Cuando y como comprar fuera del listado básico(urgencia evidente)
 Manejo de donaciones
2. Primero es la planeación, cuyo papel fundamental y determinante en toda
la adquisición comprende la formulación de políticas, objetivos y funciones,
así como la definición de las cantidades de compras y la modalidad por
utilizar.
Segundo paso es la ejecución, mediante la cual se lleva a cabo la
adjudicación de medicamentos y dispositivos médicos.
Por último es la evaluación del proceso y del cumplimiento de este frente a
lo programado.

3. Establecer las condiciones para los procesos de adquisición y reposición de

los medicamentos y dispositivos médicos.
Implementar planes de reposición para garantizar el suministro adecuado
determinando las cantidades necesarias para evitar desabastecimientos, o
excesos, perdida o vencimientos de estos.

4. Funciones del comité de compras son las sgtes:

 Verificar las cotizaciones que respaldan la evaluación de las ofertas y

analizar las ofertas con los criterios definidos para recomendar la
adjudicación del contrato o la contratación directa.
 Solicitar al director técnico del servicio farmacéutico el concepto
técnico para la adquisición de los medicamentos y dispositivos
médicos.
 Evaluar el plan de compras y sugerir cualquier modificación.
 Realizar la adquisición a través del estatuto de contratación pública o
de la normatividad vigente para la contratación privada o comercial
según el caso.
 Aplicar la política de regulación de precios de medicamentos, la cual
se resume en la circular número 04 de 2006 de la comisión nacional
de precios de medicamentos.

5. Para ello se hace necesario utilizar la sgte formula:

Cantidad a comprar= ( NME−NmE )+(PR− E)
Estas estimaciones nos llevan al plan de compras.
A B C D E F G H I J

3
 Ite existencia CP TR(fracció Nm PR NME Cantidad Valor Valo
m s M n de E (2*e C+ a comprar unitari r
tiempo) (c*d ) (e*No. (g−e)+ o total
) De (f−b) (i*h)
meses
estimad
o para
la
compra

6. Nivel mínimo de existencias (NmE)

Representa la cantidad de reserva o seguridad para evitar ruptura o
agotamientos en el inventario que puedan generar demanda insastifecha.
NmE=CPM*TR(expresado en meses).

7.
 Definir período de análisis y de proyección de necesidades.
 Cuantificar las necesidades de medicamentos y dispositivos médicos
y priorizarlas por nivel de uso en cada servicio.
 Confrontar dichos cálculos con los consumos históricos.
 Analizar las causas que incidieron en la modificación notable de los
consumos, después de comparar los literales a) y c).
 Ajustar las cantidades definidas por los servicios y programar las
cantidades a adquirir, teniendo en cuenta los indicadores de punto de
reposición, consumos promedios, niveles mínimos y tiempo de
reposición.
 Definir prioridades, de acuerdo con el presupuesto disponible y al
peso económico de cada medicamento dentro del total (Clasificación
ABC/VEN de los medicamentos) o cualquier otro método idóneo para
tal fin.
 Definir programas de entregas o momentos proyectados de compra
de acuerdo con la modalidad de adquisición, las necesidades y el
flujo de caja de la institución. La programación de necesidades será
evaluada permanentemente y aprobada por el Comité de Compras.

8. Los componentes del acta son:


9. Puntos críticos

Producto no conforme riesgos Puntos críticos Indicador de proceso

potencial
Fechas de Recepción de Ubicación del producto Productos próximos a
vencimiento productos con fechas x fecha de vencimiento, vencer
próximas de colocando la menor
vencimiento fecha de vencimiento
de primer lugar.
Registro de devolución
a proveedores por
fecha próxima a
vencimiento
Producto en mal Recepción de Devolución del Cantidad de productos
estado productos en mal producto en mal estado en mal estado a
estado que no cumple con las devolver
características técnicas
exigidas
4
 Retraso en la entrega Inoportunidad para Evaluacion de los Cantidad de pedidos
de mercancía entregar insumos a requisitos pactados con no despachados
diferentes áreas el proveedor al
momento de su
inscripción

10. Son los siguientes:

 Proveedor debe certificar y garantizar una calidad satisfactoria
respaldada por protocolos.
 Especificaciones técnicas de los medicamentos y dispositivos
médicos
 Protocolos de calidad para lotes
 Formas de entrega
 Recepción técnica y documentos para pedido y entrega
 Garantías de calidad
 Políticas de devoluciones
 Fichas técnicas

11. Se realiza un formato de registro de proveedores en donde el comité de

compras analiza los requerimientos aprobados por la institución, y establece
la necesidad de instaurar relaciones con nuevos proveedores.

Ese registro consta de la identificación del proveedor, los productos que

ofrecen que en este caso pueden ser medicamentos o dispositivos
médicos , con unos respectivos descuentos o IVA.
Deberá certificar su información con los sgtes documentos:
 Certificado del RUT
 Cedula del representante legal
 Certificado de inscripción del SICE
 Certificado vigente de la constitución y representación legal expedido
por cámara de comercio
 Certificado que acredite la autorización de distribución, si es el caso
 Registro único del proponente cuando sea necesario
 Portafolio de productos con lista de precios
 Certificado de buenas practicas de manufactura si es el caso

Soporte financiero
 Declaración de impuestos y rentas del año anterior
 Estados financieros del ultimo año contable para personas
jurídicas
 Dos referencias bancarias
 Lista de precios
 Formas de pagos, descuentos y plazos
 Concepto y condiciones para la aceptación de devoluciones y
lista de empleados a contactar
 Características de los valores agregados al servicio(asesoría,
descuentos por pronto pago,etc)
 Datos de referencias laborales afines con los servicios ofrecidos

5
12. Se debe evaluar factores críticos como por ejemplo cumplimiento en la
entrega, atención oportuna, calidad de los productos, descuentos por
negociación, etc.
En el cual se lleva un registro de los ítems mencionados anteriormente , y
se debe asignar un puntaje de acuerdo al cumplimiento en cada uno de los
aspectos que se evalúan.
13. Las fuentes básicas de adquisición son los laboratorios fabricantes o
distribuidores mayoristas y los distribuidores minoristas.

Variable Laboratorio Mayorista Minorista

Oferta Malo Bueno Regular
Precio Bueno Regular Malo
Calidad Bueno Regular Regular
Relación Malo Bueno Bueno
necesidad

14. En la evaluación se debe tener en cuenta los sgtes aspectos:

 Oportunidad en la entrega
 Pedido completo
 Informe oportuno de la situación del pedido
 Atención al servicio
 Sostenimiento de las ofertas
 Política en el manejo de devoluciones
 Cumplimiento de las especificaciones administrativas

15. Anualmente la coordinadora(o) de compras y la profesional(o) jurídica de

contratación, consolidan toda la información correspondiente a la evaluación
del desempeño de los proveedores y con base a ello, en coordinación con
el subdirector administrativo y subdirector científico, realizan la reevaluación
de los mismos.
Los resultados de la reevaluación de los proveedores y la vigencia de la
documentación, es presentada al comité de compras como insumos de
entrada para la selección de proveedores en el siguiente proceso.
Los proveedores y contratistas con reevaluación excelente o satisfactoria
son ratificados como proveedores para la entidad, sin necesidad de incurrir
en un nuevo proceso de selección.
16. El directorio de proveedores es un listado que permite tener información
pertinente a la hora de realizar pedidos, en ese lista se adjunta nombre de
la empresa, contacto, dirección de correo o en algunos casos fax.
17. Los componentes de la adquisición son los siguientes:
 Adquisición
 Recepción e inspección
 Almacenamiento(en el deposito)
 Pedido/solicitud por establecimiento
 Entrega y pago
 Compilación de información sobre el consumo
 Informe sobre el consumo

6
 18. Sus funciones son contribuir enormemente a mejorar la gestión y la
accesibilidad a los medicamentos, ya que se hace indispensable establecer
los parámetros que nos guíen a la consecución de las estrategias trazadas
estos serán vitales para el éxito de las acciones que se tomaran en cuenta;
estas funciones se ven altamente reflejada en la Eficacia, la Seguridad, los
Criterios Técnico - Farmacéuticos y la Eficiencia, para así alcanzar los
objetivos trazados y que a la vez sea fácilmente aplicable a las situaciones
reales que se presentan en esta área.
19. El análisis de sensibilidad de un proyecto de inversión es una de las
herramientas más sencillas de aplicar y que nos puede proporcionar la
información básica para tomar una decisión acorde al grado de riesgo que
decidamos asumir.
Análisis de Sensibilidad: La base para aplicar este método es identificar los
posibles escenarios del proyecto de inversión, los cuales se clasifican en los
siguientes:
Pesimista: Es el peor panorama de la inversión, es decir, es el resultado en
caso del fracaso total del proyecto.
Probable: Éste sería el resultado más probable que supondríamos en el
análisis de la inversión, debe ser objetivo y basado en la mayor información
posible.
Optimista: Siempre existe la posibilidad de lograr más de lo que
proyectamos, el escenario optimista normalmente es el que se presenta
para motivar a los inversionistas a correr el riesgo.

20. El almacenamiento de medicamentos debe lograr una operación eficiente

en el acomodo del producto al interior de las instalaciones de
almacenamiento.
Elementos básicos para el cumplimiento de la BPA.
 Personal.
 Infraestructura.
 Equipos y materiales.
 Documentación.
 Materiales, envases y etiquetas.
 Distribución.
 capacitación.
Áreas de almacenamiento:
 área administrativa.
 Área recepción técnica.
 Área cuarentena.
Se debe tener en cuenta:
 En los sitios de almacenamiento no se debe fumar, comer, beber o
masticar.
 No se deben tener plantas, alimentos, bebidas y objetos de uso personal
 Prohibido el uso de joyas como anillos, cadenas, manillas, etc

Por seguridad industrial:

7
  Se debe considerar un sistema que garantice la correcta ubicación y
distribución: el método utilizado debe garantizar orden, pérdidas por
vencimiento, etc.
 Por clase terapéutica
 Por orden alfabético
 Por forma farmacéutica
 Fijo: cada ítem tiene un sitio específico

21. Según las necesidades se debe obtener un listado de medicamentos por el

método de consumo histórico y otro por perfil epidemiológico.
 Realizar la confrontación de los listados mencionados, y así tener en
cuenta los medicamentos que puedan quedar excluidos por uno u
otro método.
 Elaborar un registro de la demanda no atendida en medicamentos, al
menos durante dos meses.
 Detectar aquellos medicamentos, que no quedan seleccionados por
perfil epidemiológico ni por consumos históricos, y evaluar las
razones por las cuales se origina su demanda.
 Finalmente, hacer un cruce entre perfil epidemiológico, consumos
históricos, demanda no atendida y medicamentos definidos en el
Plan Obligatorio de Salud (POS), para obtener un listado unificado de
medicamentos de uso en la institución.
22. Es la fracción de tiempo que se requiere para llevar a cabo la adquisición,
sumándole además el tiempo que tarda el Proveedor en realizar la entrega
del pedido. El tiempo de reposición dependerá de la ubicación geográfica,
de los medios de transporte, vías de acceso y flujo del trámite.
23. Se define como el momento en el cual hay suficiente cantidad del insumo
para cubrir su gasto hasta que llegue el nuevo pedido sin utilizar el nivel
mínimo de existencias (NmE), en otras palabras, es el punto en el cual se
deben empezar a realizar los trámites de pedido para garantizar
abastecimiento oportuno. Es importante porque permite visualizar el
momento preciso en el cual debe iniciarse el proceso de adquisición para no
sufrir agotamientos Para ello entonces se debe tener en cuenta el nivel
mínimo de existencias más un tiempo de reposición que se consumirá
mientras llegue el nuevo pedido sin que se agote el nivel mínimo.
La fórmula para calcular este parámetro es:
PR = 2 NmE

24. Se define como la cantidad de insumo que se debe tener en existencia en la

farmacia necesaria para cubrir emergencias mientras llega un nuevo
pedido.
La fórmula a desarrollar es:
NmE = CPM * Fracción del tiempo de reposición
25. Se define como el momento en el cual hay suficiente cantidad del insumo
para cubrir su gasto hasta que llegue el nuevo pedido sin utilizar el nivel
mínimo de existencias (NmE), en otras palabras, es el punto en el cual se
8
 deben empezar a realizar los trámites de pedido para garantizar
abastecimiento oportuno. Es importante porque permite visualizar el
momento preciso en el cual debe iniciarse el proceso de adquisición para no
sufrir agotamientos Para ello entonces se debe tener en cuenta el nivel
mínimo de existencias más un tiempo de reposición que se consumirá
mientras llegue el nuevo pedido sin que se agote el nivel mínimo.
La fórmula para calcular este parámetro es:
PR = 2 NmE
26. Se define como la cantidad máxima que se debe tener en existencia un
producto determinado, es decir, es el límite superior del cual no debe pasar
las cantidades adecuadas para un periodo determinado, sin necesidad de
hacer inversiones en cantidades exageradas, lo cual ayuda a optimizar el
presupuesto.
El nivel máximo de existencias (NME) se calcula teniendo en cuenta la
cantidad mínima (NmE) más la cantidad que se consume durante el periodo
para el cual se compra.
Fórmula:
NME = NmE + CPM * Tiempo para el que se compra
27. Se define como la cantidad de insumo que se debe solicitar al Proveedor
para restablecer aquellos que se han consumido durante el periodo para el
cual se compra Es importante manejar técnicamente este parámetro porque
permite calcular, de una manera más precisa, la cantidad que realmente se
requiere para ese periodo, debido a que para ello se tienen en cuenta las
existencias del insumo al momento de iniciar los trámites de adquisición.
Para calcular la cantidad a pedir (CAP) se debe tener en cuenta el punto de
reposición (PR), la cantidad que se consume durante el periodo para el cual
se compra y las existencias al momento de iniciar a hacer el pedido.
Fórmula
CAP = (PR + CPM * Tiempo) – existencias
La CAP establece las necesidades del Servicio Farmacéutico dichos
listados deben ser revisados y ajustados por encima de acuerdo a la
demanda insatisfecha; es decir a los medicamentos y/o dispositivos
médicos que generaron pendientes durante el mismo periodo o por el
contrario se debe realizar un ajuste por debajo si durante ese mismo
periodo se dieron de baja unidades por vencimientos.
Los medicamentos de control especial se emplearán de acuerdo a la
programación de los procedimientos quirúrgicos a realizar en la Institución,
posteriormente, se recopilará dicha información y empezarán a tenerse en
cuenta también los consumos históricos.
28. Para priorizar la adquisición de medicamentos es necesario determinar la
metodología que se va a establecer para el control del Inventario y la
estimación de las necesidades. La metodología relacionada en el presente
procedimiento es la de los Consumos Promedios Manuales (CPM).
Metodología:
Se establece un Método de consumo histórico.
Consumo promedio mensual (CPM)
9
 Tiempo de reposición (TR)
Nivel mínimo de existencias (NmE)
Punto de reposición (PR)
Nivel máximo de existencia (NME)
Cantidad a pedir (CAP)

29.

Art. Nº Consumo Costo

(unidades) ($)
1 50 1.50
2 00
15 8.00
3 00
100 10.
4 00
60 50
2.00
5 00
35 0.50
6 00
60 13.
7 00
50 60
0.75
8 00
45 1.25
9 00
70 5.00
10 00
30 2.00
11 00
60 10.
12 00
20 00
15.
13 00
65 00
28.
14 00
93 00
31.
15 00
30 00
14.
16 60
31 00
4.00
17 77
15 1.20
18 00
19 8.00
19 62
70 30.
20 00
12 00
15.
46 00

Resolución
1. Se debe determinar la participación monetaria de cada artículo en el valor total
del inventario. Para ello se debe construir una tabla de acuerdo a lo siguiente:

 Columna nº 1: Corresponde al nº de artículo.

 Columna nº 2: Los porcentajes de participación de cada artículo en la cantidad
total de artículos. Para nuestro ejemplo, como tenemos un inventario constituido por
20 artículos, cada artículo representa el 5% dentro del total (100%/ 20 art.= 5%)

 Columna nº 3: Representa la valorización de cada artículo. Para obtenerla,

multiplicamos su precio unitario por su consumo. Al pie de la columna obtenemos el
valor de nuestro inventario de los 20 artículos.
1
0
 Columna nº 4: Nos muestra el % que representa cada una de las valorizaciones en el
valor total del inventario.

(1) (2) (3) (4)

Art. Nº % de Consumo % del
de c/ art. Valorizació total ($)
1 5 75 0.66
2 5 120 1.06
3 5 105 9.27
4 5 120 1.06
5 5 17 0.15
6 5 816 7.20
7 5 37 0.33
8 5 56 0.50
9 5 350 3.09
10 5 60 0.53
11 5 600 5.30
12 5 300 2.65
13 5 182 16.
14 5 288 25.
15 5 428 3.78
16 5 127 1.12
17 5 18 0.16
18 5 156 1.39
19 5 210 18.
20 5 186 1.65
Totales 100 1132 100.

TABLA Nº 2
Determinación de la participación monetaria de cada artículo en el valor total
del inventario.

1
1
 2. Ahora se deben reordenar las columnas 1 y 4, tomando las participaciones de cada
artículo en sentido decreciente, lo que dará origen a la tabla nº 3:

A %pa % % .% Clas
1 5 2 5 2
41 5 5.4 1 10 5.4 4 A
91 5 8.5 1 15 4.0 6
33 5 6.0
9.2 20 0.1 6
6 5 7
7.2 25 9.3 7 B
1 5 0
5.3 30 6.5 8
11 5 0
3.7 35 1.8 8
59 5 8
3.0 40 5.6 8
1 5 9
2.6 45 8.7 9
22 5 5
1.6 50 1.3 9
01 5 5
1.3 55 3.0 9
81 5 9
1.1 60 4.4 9 C
62 5 2
1.0 65 5.5 9
4 5 6
1.0 70 6.6 9
1 5 6
0.6 75 7.6 9
1 5 6
0.5 80 8.3 9
08 5 3
0.5 85 8.8 9
7 5 0
0.3 90 9.3 9
1 5 3
0.1 95 9.6 9
75 5 6
0.1 100 9.8 1
5 00.0

TABLA Nº 3: Participación de los artículos en % de la valorización.

3. Trazado de la gráfica y determinación de zonas ABC:

Gráfico ABC

100
18%
90 70%
%
a 80
c 70 C
u
m 60 B
u 50
l
a 40 A
d 30%
15 %
o 30
20
0 20 40 60 80 100
%Artículos
A partir de los datos de la tabla 3 y la gráfica se puede observar que unos
pocos artículos son los de mayor valorización. Si solo se controlaran
estrictamente los tres primeros, se estaría controlando aproximadamente el
60% del valor del inventario. Asignamos la zona A para estos artículos.
Controlando también los art. 3, 6 y 11, se estaría controlando, en forma
aproximada, el 82% del valor del inventario. (Zona B)
Se ve claramente en la gráfica que el 15% del inventario justifica el 60% del
valor, mientras que el 30% del mismo justifica el 82% de dicho valor; a su vez,
el 70% del inventario justifica el 18% del valor. Si se tiene en cuenta los
costos de mantenimiento y de control de estos últimos, se llega a la conclusión
que no es necesario controlarlos estrictamente, ya que son de poca
valorización, y que debe mantenerse el mínimo stock posible de los mismos.
La asignación de las zonas A, B y C en la gráfica que estamos analizando
se realizó en función del alto % de valorización de los tres primeros artículos
(25,47%, 18.55% y 16.08%, respectivamente), sin embargo, las zonas pueden
asignarse de forma diferente, por ejemplo, incluyendo en la zona A los
seis primeros artículos, que representan alrededor del 80% del valor del
inventario, en la zona B los siguientes tres artículos, y los restantes en la zona
C. De esta forma, controlando el 30% del inventario (zona A) se estaría
controlando aproximadamente el 80% del valor del mismo. Observando las
zonas A y B de la gráfica que se da a continuación, se puede ver que el 45%
del inventario justifica alrededor del 90% de su valor y que el 55% del
inventario justifica, aproximadamente, el 10% del mismo valor.

Gráfico ABC

100
10%
90
% 55%
a 80
c 70
u C
60 A B
m
u 50
l
40 30%
a
d 30 45%
o 20
0 20 40 60 80 100
%Artículos
30. Para lograr una adecuada administración de los suministros,
medicamentos e insumos hospitalarios se hace necesario trazar un plan
bien coordinado que permita determinar las necesidades de cada centro
de costos para cada periodo de tiempo específico y así dar cuenta del
grado de prontitud con que deben de estar los elementos en el almacén
para poder enfrentar los requerimientos de cada dependencia.
Los suministros, medicamentos e insumos hospitalarios representan una
proporción considerada del capital de la empresa, por lo tanto se debe
enfocar su atención en este recurso, a fin de optimizar y lograr reducir el
costo, tanto para la institución como para el usuario. Para obtener dicha
optimización de este recurso se hace necesario desarrollar todas las
etapas del proceso administrativo siendo la PLANEACION la primera
etapa. Esta primera etapa es uno de los procesos más importantes que
se deben de llevar a cabo para lograr conducir a la empresa al logro de
los objetivos y lograr mayor eficiencia, economía y eficacia en el manejo
de los recursos. En este proceso se definen las políticas, metas y
estrategias para la administración de los suministros, medicamentos e
insumos hospitalarios y la programación de las necesidades para un
determinado periodo, ajustados al presupuesto y dentro del marco del
plan de desarrollo institucional.
Es necesario tener en cuenta las siguientes variables o elementos
para la elaboración de un adecuado plan de compras, que se ajuste a
las necesidades de la IPS para la atención de sus usuarios.

 consumo promedio (CPM): Se define como la cantidad del

medicamento o dispositivo médico que se consume en un
periodo de un mes. Se toma la información de los consumos
obtenidos en la estimación de las necesidades, ya sea por
consumo histórico o perfil epidemiológico.
 tiempo de reposición (TR):Es el tiempo durante el cual se
realizan todas las actividades propias de la compra, las cuales
varían de acuerdo a la modalidad de compra y de los
proveedores seleccionados. En algunos sistemas de salud este
periodo se duplica por los trámites administrativos. Este tiempo
se toma desde la fecha en que se inicia la solicitud, hasta el
momento en que se recibe el medicamento en la respectiva
dependencia.

Debe establecerse en fracción de tiempo, expresado en

meses.

Ejemplo:

TR: 25 días. Fracción de tiempo = 25 días/30 días = 0.83

meses
 nivel mínimo existencias (NmE)

Representa la cantidad de reserva o seguridad para evitar

ruptura o agotamientos en el inventario que pueden generar
demanda insatisfecha.

NmE= CPM x TR (expresado en meses).

 punto de reposición (PR): Es la cantidad en existencia que realmente da

inicio al proceso de compra.
Es la relación entre la existencia de seguridad (NmE) y la demanda o
consumo promedio mes (CPM) de un periodo en el cual pueda
reponerse la existencia y alcanzar nuevamente un nivel de normalidad.
PR= NmE + (CPM x TR) o PR= 2NmE.
 nivel máximo de existencia (NME): Representa la cantidad tope que no
debe sobrepasarse porque compromete los recursos de la institución.
Para calcularlo se cuenta con el nivel mínimo de existencia (NmE), el
consumo promedio (CPM) y el número de meses estimado para la
compra.
NME= CPM + (NmE x número de meses estimado para la compra).
 Cantidad a comprar: Es la cantidad a solicitar de cada medicamento y
dispositivo médico para cubrir las necesidades del periodo.
Cantidad a comprar = (NME – NmE) + (PR – E).
Con las siguientes variables es posible calcular la cantidad a comprar
en los casos en que el consumo de dichos insumos es regular y cuando
no ocurren cambios importantes en el perfil epidemiológico de la
población atendida.
Estas estimaciones nos llevan al plan de compras.

A B C D E F G H I J
NME V
TR
NmE PR c + (e x No. de Cantidad a V al
Ite Existenci CPM (fracción
(c x (2 x meses estimado comprar alor or
m as de
d) e) para (g-e) + (f-b) unit T
tiempo)
la compra) ario ot

31. Para los casos en que la institución o establecimiento no dispone

del recurso económico para realizar la totalidad de la compra, es
importante considerar una forma apropiada de priorización.
 Vitales (V):Medicamentos absolutamente indispensables, su carencia
o existencia parcial puede ocasionar graves consecuencias para la
población atendida. Compromete la atención adecuada y, por lo
tanto, la vida de los pacientes. Ocasionan recaídas, incapacidad
laboral e incapacidad permanente.
Ejemplo: Dipirona sol. inyectable, isosorbide 5 mg tableta
sublingual, hidrocortisona sol. inyectable.
  Esenciales o menos vitales(E):La carencia o existencia parcial de
estos medicamentos puede llevar a incapacidades transitorias o
limitantes algunas veces. La frecuencia y gravedad de las
enfermedades es menor que la del grupo de los vitales.
Ejemplo: Acetaminofén 500 mg tabletas, ibuprofeno 400 mg
tabletas, diclofenaco 75 mg sol. inyectable.
 No esenciales(N): La carencia o existencia parcial de estos
medicamentos no indica agravamiento de los problemas de salud, de
cronicidad, acción incapacitante o limitante. Son medicamentos
menos indispensables, de acuerdo a la baja frecuencia y gravedad
de las enfermedades para las cuales están indicados.
Ejemplo : Albendazol 200 mg tabletas, hidrocortisona 1 %
crema, multivitaminas sol.oral.
Puede también priorizarse la compra utilizando la clasificación
ABC o Ley de Pareto.
 Grupo A: Corresponde a los de más alto costo. Un número
relativamente reducido de los medicamentos representa, en términos
generales, una proporción significativa de los costos totales del
presupuesto. Entre el 15% y el 25% de los productos cuestan el 80%
del presupuesto.
 Grupo B: Corresponde a los de un porcentaje medio. Entre el 25%y
el 35% de los medicamentos cuestan el 15% del presupuesto.
 Grupo C: Corresponde a los de más bajo porcentaje. Entre un 50% a
60% de los medicamentos cuestan el 5% del presupuesto.
32. La modalidad de compra está dada como una política interna de la
institución. La compra puede hacerse mediante diferentes modalidades,
entre las que se encuentran:
Los concursos de proveedores
Las compras directas
Las entregas contratadas

33.
 FORMATO PARA SOLICITUD DE COTIZACIÓN DE
MX

Nombre de la
entidad: Nit:

*Dirección y
Ciudad: *Telefono:

*Nombre del
solicitante: *Correo:

*N° de *Fecha de
Resolución: Exp: *Fechas Vec:

N° Código Nombre del Producto Presentación Concentración Cantidad

34. Después del proceso de ejecución de las compras es necesario seguir

controlando y evaluando el cumplimiento de las decisiones y políticas
definidas por el comité de compras.
El jefe de compras realiza la evaluación de la compra, la cual debe
incluir:
Revisión mensual al kardex de proveedores, garantizando la
actualización de la información y documentación como: razón social,
representante legal, direcciones, números de teléfonos, registro de
productos nuevos.
Revisión de vencimientos de documentos como: registro sanitario,
certificado de buenas prácticas de manufactura, certificación ISO,
registro de proponentes.
Evaluar periódicamente el plan de compras, proveedores, la regulación
de precios, la ejecución del presupuesto.
35. Misiva en la que se expresa el descontento por algún suceso,
situación, inconsistencia en la cual no se esté de acuerdo ya sea porque
no cumplas las expectativas o porque los resultados frente a la
necesidad dada no se esté dando de forma adecuada
36. Misiva en la que se expresa el descontento por alguna situación
desfavorable en lo que compete estabilidad, percepción física entre
otras, por lo cual no se llega a un acuerdo.
37. Se hace de forma que se delimita lo siguiente:

- Numero de inconformidad
- Nombres de los inconformes
- Motivo
- Detalle
38. Es un documento que un comprador en este caso las entidades de salud
entregan a un proveedor para solicitar medicamentos y dispositivos
médicos, en el cual se detalla la cantidad a comprar, el tipo, el precio, las
condiciones de pago.
39. Porcentaje de cumplimiento del plan de compras.
El objetivo de este indicador es medir la ejecución del plan de compras.
La operacionabilidad del indicador es:
¿ total de Mxs adquiridos segun el plan de compras
× 100
¿ total de Mxs solicitados en el plande compras en el mismo periodo

40. Calculando el consumo total por patología

CTP=2× 730=1460 unidades

Calculando el consumo bianual según el número de casos

CBC=1460 ×650=949000 unidades

Calculando las unidades por disminución de casos

∆ Dem=−0.1× 94900=unidades

El stock de seguridad por un año

Sseg=650 uniades por un año

Calculando la estimación de necesidades bianual

ENB=949000−94900+650=854750unidades

41. Calculando el consumo total por patología

CTP=2× 730=1460 unidades

Calculando el consumo bianual según el número de casos

CBC=1460 ×350=511000 unidades

Calculando las unidades por disminución de casos

∆ Dem=−0.1×511000=51100 unidades
El stock de seguridad por un año
Sseg=350 uniades por un año

Calculando la estimación de necesidades bianual

ENB=511000−51100+350=460250 unidades