BUKU PANDUAN

PENGGUNAAN APLIKASI
E-FILING

APLIKASI E-FILING

PT PERKEBUNAN NUSANTARA IV
Daftar Isi

1 PENGANTAR.................................................................................................... 1
2 LOGIN.............................................................................................................. 1
3 MENU UTAMA.................................................................................................. 2
3.1 Menu Beranda.............................................................................................. 2
3.2 Menu File Saya............................................................................................. 3
3.3 Menu File Bersama....................................................................................... 5
3.4 Menu Situs.................................................................................................. 7
3.5 Menu Tugas................................................................................................. 7
3.6 Menu Pencarian Data Pengguna......................................................................9
3.7 Menu Repositori........................................................................................... 9
3.8 Menu Pengaturan Pengguna.........................................................................11
3.9 Menu Pencarian Data.................................................................................. 12
4 PENUTUP....................................................................................................... 12
[PT Perkebunan Nusantara IV] BUKU PANDUAN
[Aplikasi E-Filing] [Versi : 1.0] |[APRIL 2015]

1 PENGANTAR
Aplikasi e-Filing adalah aplikasi berbasis web yang digunakan untuk mengelola
konten dokumen suatu perusahaan, mengelola konten web dan mempercepat proses
pengiriman dokumen dari satu bagian ke bagian lain.

Keuntungan aplikasi e-Filing :

- Real time
- Data tersimpan dengan baik
- Aliran dokumen lebih terkendali
- Kualitas dan Kecepatan respon terhadap dokumen meningkat

2 LOGIN

Untuk mengakses aplikasi e-Filing, masukkan url http://10.10.5.55/share pada

address bar kemudian tekan tombol Enter, dan akan muncul halaman Login seperti
berikut ini :

No Dokumen : UM/E-FILINGMSI01/1.0/0415 Hal.1

[PT Perkebunan Nusantara IV] BUKU PANDUAN
[Aplikasi E-Filing] [Versi : 1.0] |[APRIL 2015]

Masukkan nama pengguna dan kata sandi yang telah dimiliki pengguna, tekan tombol
‘Masuk’. Setelah login berhasil maka akan tampil menu – menu yang dapat diakses
oleh pengguna.

3 MENU UTAMA

Menu yang dapat diakses oleh pengguna dengan peran (role) administrator bagian
adalah sebagai berikut :

3.1 Menu Beranda

Menu ini menampilkan halaman beranda yang berisi informasi kegiatan yang
dilakukan pada aplikasi.

Terdapat beberapa informasi ditampilkan pada dashboard pengguna, sebagai

berikut :

 Situs saya : dashlet ini mencantumkan informasi seputar daftar situs yang ada
di account pengguna. Dashlet ini juga dapat menghubungkan pengguna ke
halaman situs.

No Dokumen : UM/E-FILINGMSI01/1.0/0415 Hal.2

[PT Perkebunan Nusantara IV] BUKU PANDUAN
[Aplikasi E-Filing] [Versi : 1.0] |[APRIL 2015]

 Tugas saya : dashlet ini mencantumkan daftar tugas yang diberikan kepada
pengguna, termasuk undangan untuk bergabung dengan situs. Pengguna juga
dapat menyaring daftar tugas untuk melihat berbagai jenis tugas.
 Kegiatan – kegiatan saya : dashlet ini mencantumkan kegiatan yang terjadi
pada situs pengguna yang meliputi : konten yang baru ditambahkan, diedit dan
dihapus serta menampilkan informasi siapa saja yang bergabung dan
meninggalkan situs pengguna.
 Dokumen – dokumen saya : dashlet ini mencantumkan daftar dokumen yang
ada pada situs pengguna.

3.2 Menu File Saya

Menu ini menampilkan daftar dokumen pengguna yang telah diunggah kedalam
aplikasi.

Ada beberapa fitur yang dapat diakses, sebagai berikut :

A. Pilih
1. Dokumen : untuk menandai/centang semua dokumen yang ada pada menu
file saya.
2. Folder : untuk menandai/centang semua folder yang ada pada menu file
saya.
3. Semua : untuk menandai/centang semua folder dan dokumen yang ada
pada menu file saya.
4. Membatalkan pilihan : untuk membatalkan dokumen/folder yang sudah
dicentang.
5. Tidak ada : untuk menghapus tanda centang pada dokumen/folder.
B. Membuat

No Dokumen : UM/E-FILINGMSI01/1.0/0415 Hal.3

[PT Perkebunan Nusantara IV] BUKU PANDUAN
[Aplikasi E-Filing] [Versi : 1.0] |[APRIL 2015]

1. Folder : untuk membuat folder baru

2. Teks : untuk membuat konten teks baru
3. HTML : untuk membuat konten html baru
4. XML : untuk membuat konten xml baru
5. Buat dokumen dari template : untuk membuat dokumen baru dari template
yang sudah ada
6. Buat folder dari template : untuk membuat folder baru dari template yang
sudah ada
C. Unggah : untuk mengunggah dokumen kedalam aplikasi.
D. Item yang dipilih
1. Unduh sebagai zip : untuk mengunduh dokumen/folder yang terdapat pada
menu.
2. Salin ke : untuk menyalin dokumen/folder ke lokasi tujuan yang tersedia.
3. Pindahkan ke : untuk memindahkan dokumen/folder ke lokasi tujuan yang
tersedia.
4. Hapus : untuk menghapus dokumen/folder yang telah dicentang.
5. Hapus semua centang : untuk menghapus tanda centang pada dokumen.
E. Pengurutan dokumen : untuk mengurutkan dokumen/folder berdasarkan
urutan dari kecil ke besar atau besar ke kecil.
F. Pilihan pengurutan dokumen : untuk mengurutkan posisi dokumen/folder
berdasarkan pilihan yang tersedia.
G. Pilihan : untuk mengubah tampilan menu.
H. Dokumen : untuk menampilkan daftar dokumen yang ada pada menu
berdasarkan beberapa kelompok, yaitu :
 Semua dokumen
 Dokumen yang sedang diedit
 Dokumen lain yang sedang diedit
 Dokumen yang baru dimodifikasi
 Dokumen yang baru ditambahkan
 Dokumen favorit
I. Root Kategori : untuk memfilter dokumen berdasarkan masing – masing
kategori bagian.
J. Tag : untuk memfilter dokumen berdasarkan suatu kata kunci/tag.
K. Rincian dokumen : untuk mencantumkan rincian dari isi dokumen yang
dipilih.
1. Unduh : untuk mengunduh dokumen yang dipilih
2. Lihat rincian : untuk menampilkan rincian isi dokumen
3. Lihat di browser : untuk menampilkan isi dokumen dari sebuah browser
4. Ubah properti : untuk mengubah properti dokumen
5. Unggah versi baru : untuk mengunggah dokumen baru
6. Mengubah secara offline : untuk mengubah isi dokumen secara offline
7. Kelola izin : untuk mengelola izin akses dokumen
8. Kelola aspek : untuk mengelola aspek dokumen
9. Ubah jenis : untuk mengubah jenis dokumen

No Dokumen : UM/E-FILINGMSI01/1.0/0415 Hal.4

[PT Perkebunan Nusantara IV] BUKU PANDUAN
[Aplikasi E-Filing] [Versi : 1.0] |[APRIL 2015]

3.3 Menu File Bersama

Menu ini menampilkan daftar dokumen yang telah dibagikan pengguna lain.

Ada beberapa fitur yang dapat diakses, sebagai berikut :

A. Pilih
1. Dokumen : untuk menandai/centang semua dokumen yang ada pada menu
file bersama.
2. Folder : untuk menandai/centang semua folder yang ada pada menu file
bersama.
3. Semua : untuk menandai/centang semua folder dan dokumen yang ada pada
menu file bersama.
4. Membatalkan pilihan : untuk membatalkan dokumen/folder yang sudah
dicentang.
5. Tidak ada : untuk menghapus tanda centang pada dokumen/folder.
B. Membuat
1. Folder : untuk membuat folder baru.
2. Teks : untuk membuat teks baru.
3. HTML : untuk membuat html baru.
4. XML : untuk membuat xml baru.
5. Buat dokumen dari template : untuk membuat dokumen baru dari
template.
6. Buat folder dari template : untuk membuat folder baru dari template.
C. Unggah : untuk menambahkan dokumen baru.
D. Item yang dipilih
1. Unduh sebagai zip : untuk mengunduh dokumen/folder yang telah dipilih
dalam format .zip.
2. Salin ke : untuk menyalin dokumen/folder ke lokasi tujuan yang tersedia.
3. Pindahkan ke : untuk memindahkan dokumen/folder ke lokasi tujuan yang
tersedia.
4. Mulai alur kerja : untuk memulai suatu pekerjaan pada program.

No Dokumen : UM/E-FILINGMSI01/1.0/0415 Hal.5

[PT Perkebunan Nusantara IV] BUKU PANDUAN
[Aplikasi E-Filing] [Versi : 1.0] |[APRIL 2015]

5. Hapus : untuk menghapus dokumen yang dibuat oleh pengguna.

6. Hapus semua centang : untuk menghapus tanda centang pada dokumen.
E. Pengurutan dokumen : untuk mengurutkan dokumen/folder berdasarkan
urutan dari kecil ke besar atau besar ke kecil.
F. Pilihan pengurutan dokumen : untuk mengurutkan posisi dokumen/folder
berdasarkan pilihan yang tersedia.
G. Pilihan : untuk mengubah tampilan menu.
H. Dokumen : untuk menampilkan daftar dokumen yang ada pada menu
berdasarkan beberapa kelompok, yaitu :
 Semua dokumen
 Dokumen yang sedang diedit
 Dokumen lain yang sedang diedit
 Dokumen yang baru dimodifikasi
 Dokumen yang baru ditambahkan
 Dokumen favorit
I. Root Kategori : untuk memfilter dokumen berdasarkan masing – masing
kategori bagian.
J. Tag : untuk memfilter dokumen berdasarkan suatu kata kunci/tag.
K. Rincian dokumen : untuk mencantumkan rincian dari isi dokumen yang
dipilih.
1. Unduh : untuk mengunduh dokumen yang dipilih
2. Lihat di browser : untuk menampilkan isi dokumen dari sebuah browser
3. Mulai alur kerja : untuk memulai alur kerja menggunakan dokumen
tersebut

3.4 Menu Situs

Menu situs terdiri dari beberapa sub menu, yaitu :

A. Situs Saya : untuk melihat daftar situs pengguna

B. Pencarian Situs : untuk melakukan pencarian data situs

No Dokumen : UM/E-FILINGMSI01/1.0/0415 Hal.6

[PT Perkebunan Nusantara IV] BUKU PANDUAN
[Aplikasi E-Filing] [Versi : 1.0] |[APRIL 2015]

C. Membuat Situs : untuk membuat situs baru

D. Favorit : untuk menampilkan daftar situs yang telah ditandai sebagai favorit
oleh pengguna.

3.5 Menu Tugas

Menu tugas terdiri dari 2 sub menu, yaitu :

A.

Tugas saya
Pada menu ini, pengguna dapat melihat daftar tugas yang diberikan baik yang
sudah selesai dikerjakan atau belum, jatuh tempo masing – masing tugas
beserta dengan prioritas tugas tersebut.
B. Alur kerja yang dimulai
Pada menu ini, pengguna dapat membuat alur kerja baru dan melihat alur kerja
yang aktif beserta dengan waktu mulai dan jatuh temponya.
Langkah – langkah untuk memulai alur kerja, sebagai berikut :
1. Tekan tombol Mulai alur kerja

No Dokumen : UM/E-FILINGMSI01/1.0/0415 Hal.7

[PT Perkebunan Nusantara IV] BUKU PANDUAN
[Aplikasi E-Filing] [Versi : 1.0] |[APRIL 2015]

2. Pilih daftar jenis alur kerja yang akan digunakan

3. Masukkan uraian pesan
4. Pilih tanggal jatuh tempo
5. Pilih Prioritas
6. Tekan tombol Pilih, untuk menetapkan penerima tugas tersebut
7. Tekan tombol Tambahkan, untuk menambahkan item/dokumen
8. Centang Kirim Email Pemberitahuan, untuk mengirim notifikasi alur kerja
melalui email
9. Tekan tombol Mulai Alur kerja, untuk menyimpan data alur kerja

3.6 Menu Pencarian Data Pengguna

Menu ini berfungsi untuk melakukan pencarian data pengguna yang telah
terdaftar pada program.

Langkah – langkah pencarian data pengguna adalah sebagai berikut :

1. Isi kata kunci/keyword pencarian

2. Tekan tombol Cari
3. Tekan tombol Ikuti, untuk terhubung dengan pengguna lain

3.7 Menu Repositori

Menu ini menampilkan daftar dokumen yang dapat diakses oleh pengguna.

No Dokumen : UM/E-FILINGMSI01/1.0/0415 Hal.8

[PT Perkebunan Nusantara IV] BUKU PANDUAN
[Aplikasi E-Filing] [Versi : 1.0] |[APRIL 2015]

Pengguna dengan peran (role) administrator bagian hanya memiliki akses untuk
melihat beberapa folder/dokumen yang terdapat pada menu repositori ini.
Ada beberapa folder yang muncul pada menu repositori ini, yaitu :
A. File Sharing : untuk menampilkan sebuah folder Kantor Pusat yang berisi
daftar dokumen semua bagian yang dibagikan
B. Shared : untuk menampilkan daftar dokumen yang telah dibagikan
C. Peraturan Internal Perusahaan
Folder ini menampilkan daftar dokumen yang berkaitan dengan peraturan
internal perusahaan. Ada beberapa folder yang dapat diakses pengguna, yaitu :
1. Surat Instruksi : menampilkan daftar dokumen berupa surat instruksi yang
ditujukan kepada seluruh karyawan pimpinan
2. Surat Edaran : menampilkan daftar dokumen berupa surat edaran yang
ditujukan kepada seluruh karyawan pimpinan
3. Draft SK, SI, SE : pada folder ini pengguna hanya dapat mengakses
dokumen sesuai dengan bagiannya

Untuk memudahkan pengguna dalam penyaringan dokumen, terdapat

beberapa fitur yang disediakan, yaitu :

A. Root Kategori : untuk memfilter dokumen berdasarkan masing – masing

kategori bagian.
Contoh : Pengguna memilih kategori SE0403, maka dokumen yang
muncul adalah semua dokumen yang termasuk kategori surat edaran yang
dibuat oleh bagian MR dan GCG.

No Dokumen : UM/E-FILINGMSI01/1.0/0415 Hal.9

[PT Perkebunan Nusantara IV] BUKU PANDUAN
[Aplikasi E-Filing] [Versi : 1.0] |[APRIL 2015]

B.

Tag : untuk memfilter dokumen berdasarkan suatu kata kunci/tag.

Contoh : Pengguna memilih tag “asuransi”, maka dokumen yang muncul
adalah semua dokumen yang ditandai dengan kata kunci/tag asuransi.

Catatan : Pada setiap dokumen/folder, pengguna dapat memberikan respon,

antara lain :
1. Favorit : menjadikan dokumen/folder menjadi dokumen favorit pengguna
2. Suka : menyukai dokumen/folder
3. Bagikan : membagikan dokumen melalui email

3.8 Menu Pengaturan Pengguna

Menu ini menampilkan informasi data pengguna.

No Dokumen : UM/E-FILINGMSI01/1.0/0415 Hal.10

[PT Perkebunan Nusantara IV] BUKU PANDUAN
[Aplikasi E-Filing] [Versi : 1.0] |[APRIL 2015]

Terdapat beberapa sub menu pada menu ini, yaitu :

A. Menetapkan Status : untuk menetapkan status pada profil pengguna.

B. Profil Saya : untuk menampilkan rincian data profil pengguna.
C. Ubah Sandi : untuk mengubah sandi pengguna.
D. Bantuan : untuk menampilkan informasi bantuan terkait penggunaan aplikasi.
E. Keluar : untuk keluar dari program.

3.9 Menu Pencarian Data

Menu ini berfungsi untuk melakukan pencarian dokumen, pengguna dan situs
pada aplikasi.

Jenis pencarian data pada menu ini ada 2 jenis, yaitu :

1. Semua situs : menampilkan data yang berkaitan dengan situs.
2. Repositori : menampilkan data yang ada pada menu repositori.

4 PENUTUP

No Dokumen : UM/E-FILINGMSI01/1.0/0415 Hal.11

[PT Perkebunan Nusantara IV] BUKU PANDUAN
[Aplikasi E-Filing] [Versi : 1.0] |[APRIL 2015]

Aplikasi e-Filing ini diharapkan lebih memudahkan sebuah perusahaan dalam

mengelola dokumen dan mempercepat proses penyampaian informasi kepada seluruh
karyawan pimpinan.

No Dokumen : UM/E-FILINGMSI01/1.0/0415 Hal.12