¿QUE ES ADMINISTRACION?

La administración es la ciencia social que tiene por objeto el estudio de las organizaciones
y la técnica encargada de la planificación, organización, integración, dirección y control de
los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnológicos, del conocimiento, etc.) de una
organización, con el fin de obtener el máximo beneficio posible; este beneficio puede ser
social, económico, dependiendo de los fines perseguidos por la organización.
Si desglosamos ésta respuesta en términos sencillos, veremos que la administración:
Es todo un proceso que incluye (en términos generales) planificación, organización,
dirección y control para un adecuado uso de los recursos de la organización (humanos,
financieros, tecnológicos, materiales, de información) y para la realización de las
actividades de trabajo.
Tiene el propósito de lograr los objetivos o metas de la organización de manera eficiente y
eficaz; es decir, lograr los objetivos con el empleo de la mínima cantidad de recursos.

¿CONSIDERA QUE LOS DOCUMENTOS TAMBIÉN SE PUEDEN ADMINISTRAR, POR

QUÉ?
Administrar documentos a partir de un gestor de archivos no es una medida exagerada, ya
que la rentabilidad de una empresa depende de la forma como se capturen, organicen y se
carguen. Asimismo, el servicio al cliente y el cumplimiento de la ley son factores importantes
de cada empresa, los cuales deben desarrollarse en conjunto con las políticas de
mantenimiento de documentos a partir de un sistema de gestión designado.

¿SABÍA USTED QUE LOS ARCHIVOS SON OBJETO DE CLASIFICACIÓN Y

CATEGORIZACIÓN?
La organización de un archivo responde a una doble necesidad: por un lado, proporcionar
una estructura lógica al fondo documental de modo que refleje las actividades que
desarrolla la asesoría y, por otro lado, facilitar la localización de los documentos. Los
documentos son el resultado de los procesos administrativos que la asesoría lleva a cabo
en el desempeño de sus funciones y por eso la organización del archivo es producto de los
procesos mediante los cuales se crean los diversos tipos de documentos. Pero, además,
debe hacer posible la rápida localización de los documentos: cada expediente o documento
debe tener asignada una ubicación y no otra, de forma que su búsqueda sea ágil y siempre
encuentre la respuesta justa.
El arreglo u organización de un archivo engloba una serie de tareas que, aunque se hallan
estrechamente relacionadas, conviene distinguir:
 La elaboración de un cuadro de clasificación que dé cabida a todos los tipos
documentales y refleje la estructura dada al archivo. Clasificar los fondos consiste en
definir y concretar los grandes grupos que forman el archivo:
a) Las secciones, división que se establece a partir de las principales actividades
 desarrolladas por la asesoría (contable, fiscal, laboral, mercantil, auditoría, etc.) y,
dentro de éstas.

b) Las series documentales, conjuntos de documentos producidos como resultado

de un mismo procedimiento administrativo o jurídico.
Así, en una asesoría, la documentación de los clientes se agrupará en primer lugar por
áreas de negocio y después por tipos de servicio.

 La ordenación de los documentos dentro cada serie documental empleando el criterio

más adecuado para cada tipo de documento. Esta operación, en tanto complemento
de la clasificación, consiste en poner en orden (cronológico, alfabético, numérico…)
las unidades documentales (documentos o expedientes) dentro de las series
constituidas.

 La instalación física de los documentos en el depósito de archivo, mediante cajas

archivadoras u otro sistema, que va a posibilitar la localización de los documentos a
través del correspondiente código de archivo o signatura topográfica.

¿POR QUÉ CONSIDERA QUE LA PERSONA ENCARGADA DEL ARCHIVO DEBA

TENER UN PERFIL ESPECÍFICO Y CUMPLIR CON UNOS REQUISITOS PARA
DESEMPEÑARSE EN EL CARGO DE ARCHIVISTA?

Los archiveros (o archivistas) se encargan de seleccionar, almacenar y proporcionar

acceso a materiales tales como documentos escritos, mapas, fotos y películas. También
pueden contestar preguntas, dar charlas a grupos y organizar en exposiciones por tal razón
una persona necesita estar preparada profesionalmente porque se necesita cumplir con un
buen perfil profesional a continuación veremos qué perfil se necesita para ser un buen
archivista.

PERFIL PROFESIONAL
Para ser archivero se necesita:

 Ser metódico, y poner mucha atención a los detalles.

 Habilidades de comunicación, para supervisar al personal.
 Habilidades para hablar en público, para poder dar charlas y conferencias.
 Interés por la historia y por la gestión de la información.
 Habilidades de investigación, para averiguar datos acerca de los antecedentes de
los materiales.
 Un método de trabajo lógico, para la identificación y ordenamiento de archivos.
 Iniciativa, para encontrar maneras de hacer más accesible la información a los
usuarios.
 Honradez, ya que algunos documentos son confidenciales.
 Capacidad de manejar objetos y artículos con cuidado, ya que algunos pueden ser
viejos o frágiles.
 Conocimientos de informática para utilizar bases de datos a la hora de almacenar
información.
 La capacidad de utilizar Internet, ya que ahora una gran cantidad de los materiales
de los archivos están disponibles en línea.
 Puede que se tenga que trabajar en espacios con polvo o estrechos, así como
transportar materiales pesados.
 El conocimiento del latín resulta útil o esencial para algunos puestos.