INFORME “ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL”

1. REGISTRO DE ENTRADA CARTA:

Cuando se reciban las cartas están deben de registrarse y acibararse,

aquellas que guarden relación con la actividad de la empresa:
suministradores, distribuidores, Organismos Públicos, entidades
financieras... es decir, aquellas que ofrecen información a la empresa. A
estas comunicaciones se las asigna un número, el cual servirá como
referencia y será anotado en el Libro Registro de Entrada de
Correspondencia.

2. FORMATO DEL LIBRO REGISTRO DE ENTRADA DE

CORRESPONDENCIA:

Nº orden Fecha de entrada

de Clase Remitente Destinatario Asunto Anexos
entrada Día Mes

Se debe tener en cuenta, que cada empresa tiene su sello personalizado el

cual debe de colocarse en el anterior formato.

3. REGISTRO DE SALIDA CARTA:

Una vez escrita la carta o comunicación, hay que comprobar su corrección y

prepararla para su emisión. Mínimo un original y una copia. Ambos deben de
estar registrados y con el mismo sello.

En el sello debe aparecer: el número de registro, la fecha, el destinatario. -

Original: se envía al correo. Copia: archivado como justificante interno del
envío de la correspondiente comunicación.
 Nº
Referencia Fecha orden de Clase Anexos Destinatario Asunto
salida

4. CORRESPONDENCIA INTERNA:

En las grandes y medianas empresa además de los de entrada y salida, se

lleva un registro para las comunicaciones internas. Según el volumen de
comunicaciones y el organigrama de la empresa, éste puede ser: único o
existir tantos como departamentos haya (Funcionamiento igual al de registros
de entrada y salida)

5. REGISTRO DE CORRESPONDENCIA:

Este procedimiento consiste en la recepción/envío de correspondencia

(carta, hoja de ruta, formulario, correspondencia interna) y el registro
posterior en el Sistema de Administración de Correspondencia en ambiente
WEB desarrollado para el efecto.

RECEPCIÓN:
Cualquier tipo de correspondencia dirigida al personal del Centro de
Sistemas de información, será recibida siguiendo los siguientes pasos:

- Verificar que la correspondencia esté dirigida al Centro de Sistemas de

Información.
- Verificar que el sello de recepción esté con la fecha del día.
- Sellar el documento original y la copia y firmar ambos ejemplares.
- Firmar el cuaderno de correspondencia. (En caso que el departamento de
origen no utilice el Sistema en la WEB y siga con el procedimiento
manual).
- Entregar al Coordinador del Centro de Sistemas de Información para su
conocimiento, registro y asignación de la tarea.

REGISTRO EN EL SISTEMA:

El Coordinador del Centro de Sistemas de Información registrará la

correspondencia recibida en el Sistema de la WEB y al mismo tiempo
asignará en el sistema el o los responsable(s) de la ejecución del
requerimiento. El número correlativo de correspondencia recibida será
anotado en el documento para su posterior seguimiento.