Ensayo: Importancia de los archivos

El que tiene la información tiene al poder, esa frase es real y actual, toda institución
incluyendo la base de la sociedad, “la familia”, necesita tener control, protección y
acceso rápido, veraz, seguro y oportuno de la información que les permita
desarrollar sus actividades y cumplir con los objetivos trazados, ya sea desde el
control de los víveres del hogar hasta el control de materias primas para no detener
la producción de una mega fabrica, este conocimiento a través de la historia del
hombre, desde el origen mismo de la escritura necesito varios siglos y etapas de
evolución para llegar a un sistema ordenado, con trazabilidad y con los requisitos
que permitan almacenar de forma ordenada, segura, disponible y oportuna la
información actual, de consulta no tan periódica y de conservación permanente,
surtiéndose los pasos de permanencia en archivo de gestión, luego por medio de
una transferencia primaria pasa al archivo central y en última etapa y por medio de
la transferencia secundaria llega al archivo histórico.
Para dependencias que responden por el manejo de sus archivos se denominan
descentralizados, de ellos existen dos clases los que responden a un archivo central
se llaman descentralizados con control centralizado, las que no responden a un
archivo central son descentralizadas sin control centralizado, en las cuales le
responsabilidad radica en cada jefe de departamento o dependencia.
De acuerdo a su uso se clasifican en archivo activo que estén en trámite o desarrollo
del año actual o anteriores, semiactivo el cual es de consulta no regular y archivo
inactivo es el que es de conservación permanente.
Por su naturaleza se clasifican en públicos que son todos los generados por las
entidades del estado, luego los privados con interés público que son aquellos con
carácter de información cultural, histórico, investigativo y científico. En tercer lugar,
están los de carácter privado que son aquellos generados por personas naturales o
jurídicas.
Para su almacenamiento se utilizan de acuerdo al volumen de archivos diferentes
sistemas de conservación, que van desde el archivador vertical, folderama,
archivador giratorio, archivador mecánico, archivador electrónico, estante,
archivador rodante, hasta planoteca.
Un aspecto importante son los elementos de archivo tales como: fechador, gancho
seco y reloj radicador, gancho legajador, legajo y cajas de archivo.
Las medidas de protección nunca sobran y por eso es fundamental controlar la
temperatura y la humedad en los recintos que contienen los archivos, para ello se
emplean termómetros e higrómetros.
Así se puede asegurar en un porcentaje alto la conservación, ubicación, control
resguardo y disfrute de los documentos que hacen parte de la historia general y
particular.