Anda di halaman 1dari 21

KATA PENGANTAR

Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) secara khusus dikembangkan untuk menyiapkan


sumber daya manusia yang memiliki pengetahuan, keterampilan, dan sikap sebagai
tenaga terampil tingkat menengah. Lulusan SMK merupakan output dari sebuah
proses pembelajaran dan evaluasi berbasis kompetensi (competency-based learning
and assessment). Pada puncaknya SMK akan menyelenggarakan Uji Kompetensi
Keahlian yang merupakan bagian dari Ujian Nasional. Hasil uji kompetensi menjadi
indikator ketercapaian Standar Kompetensi Lulusan. Ijazah sebagai surat atau
keterangan tanda lulus dari satuan pendidikan harus mampu merefleksikan proses
pembelajaran dan evaluasi berbasis kompetensi yang diselenggarakan oleh SMK.

Merujuk Peraturan Kepala Badan Penelitian dan Pengembangan Kementerian


Pendidikan dan Kebudayaan Nomor: 016/H/EP/2018 tanggal 5 Maret 2018 tentang
Bentuk, Spesifikasi, dan Pengisian Blanko Ijazah pada Satuan Pendidikan Dasar dan
Menengah Tahun Pelajaran 2017/2018, bersama ini Direktorat Pembinaan SMK
menyusun Petunjuk Teknis Pengisian Blangko Ijazah SMK Tahun Pelajaran 2017/2018.
Blangko ijazah terdiri dari dua muka dicetak bolak balik, yaitu halaman depan dan
halaman belakang. Halaman depan memuat identitas pemegang ijazah dan
pernyataan kelulusan sedangkan halaman belakang memuat daftar mata pelajaran
dan nilai rata-rata rapor dari semester 1 sampai dengan semester 6 dan nilai ujian
sekolah.

Panduan Penggunaan Aplikasi Penatausahaan Blangko Ijazah SMK disusun sebagai


acuan bagi Dinas Pendidikan Provinsi dan SMK dalam mengelola blangko ijazah
berbasis aplikasi. Demikian petunjuk teknis ini disusun untuk dapat dipergunakan
dengan sebaik-sebaiknya.

Jakarta, September 2018

Direktorat Pembinaan SMK

Panduan Penggunaan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Blangko Ijazah (SIMAZAH) i


DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.............................................................................................................................. i

DAFTAR ISI ........................................................................................................................................... ii

BAB I PENDAHULUAN ....................................................................................................................... 1

A. Latar Belakang ................................................................................................................ 1


B. Tujuan ............................................................................................................................... 2
C. Pendataan Ijazah ............................................................................................................ 2
D. Pengadaan dan Distribusi Ijazah ................................................................................ 2
E. Mekanisme Penggunaan Aplikasi .............................................................................. 3
F. Kebutuhan Minimum Sistem ...................................................................................... 3
G. Alur Proses Aplikasi SIMAZAH ................................................................................... 4
H. Hak Akses ......................................................................................................................... 4
BAB II AKSES DAN PENGATURAN PROFIL ................................................................................... 6

A. Akses Pengguna ............................................................................................................. 6


B. Pengaturan Profil Pengguna ....................................................................................... 7
BAB III REGISTRASI DAN PENATAUSAHAAN BLANGKO IJAZAH .......................................... 9

A. Dashboard........................................................................................................................ 9
B. Penerimaan Blangko Ijazah ......................................................................................... 9
C. Pemanfaatan Blangko Ijazah..................................................................................... 10
D. Pemusnahan Blangko Ijazah ..................................................................................... 14
BAB IV PENUTUP .............................................................................................................................. 15

ii Panduan Penggunaan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Blangko Ijazah (SIMAZAH)


BAB 1
BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Ijazah adalah dokumen resmi yang diterbitkan sebagai pengakuan terhadap
prestasi belajar dan/atau penyelesaian suatu jenjang pendidikan setelah lulus dari
satuan pendidikan. Oleh karenanya ijazah merupakan dokumen yang sangat penting
dan dibutuhkan sebagai bukti awal capaian individu saat melamar suatu posisi
pekerjaan atau jabatan politik tertentu. Ijazah memiliki kriteria yakni (1) diterbitkan
oleh satuan pendidikan yang bersangkutan; (2) ditetapkan oleh kepala satuan
pendidikan yang bersangkutan; dan (3) memuat identitas lulusan, identitas satuan
pendidikan yang bersangkutan, daftar nilai mata pelajaran yang ditempuhnya, dan
pernyataan bahwa peserta didik yang bersangkutan telah memenuhi seluruh kriteria
dan dinyatakan lulus dari satuan pendidikan.
Blangko ijazah adalah format resmi yang dicetak oleh Pemerintah dan/atau
pemerintah daerah yang akan digunakan sebagai Ijazah. Karena Blangko ijazah
merupakan dokumen resmi yang dicetak pemerintah, maka blangko tersebut
dilengkapi dengan perangkat pengaman baik yang kasat mata maupun tidak. Namun,
meski perangkat pengaman dalam blangko sudah cukup banyak, mengingat
pentingnya ijazah, peluang terjadinya kasus pemalsuan dan penyalahgunaan
blangkonya pun cukup besar utamanya pada tahun politik. Kebutuhan kepemilikan
ijazah atau surat keterangan kesetaraan setingkat pendidikan menengah menjadi
syarat pendaftaran jabatan politik tertentu.
Pemalsuan ijazah sendiri dalam KUHP dinyatakan sebagai tindak pidana dan
dapat diancam hukuman 6 (enam) tahun penjara. Pemalsuan ijazah sendiri terdiri dari
beberapa tindakan yaitu (1) pencetakan blangko ijazah tidak resmi/asli (tidak
dikeluarkan oleh pihak yang berwenang mengeluarkan); (2) penggunaan blangko
ijazah palsu; dan (3) pemanfaatan blangko ijazah asli yang tidak sesuai dengan
peruntukannya. Contoh tindakan pemalsuan yang disebut terakhir adalah
penggunaan blangko ijazah oleh lulusan yang tidak lulus dari satuan pendidikan dan
pada tahun pelajaran sebagaimana yang tertulis pada ijazah. Hal ini salah satunya
dapat terjadi karena lemahnya penatausahaan blangko ijazah. Sehingga tidak jarang
perwakilan instansi penerbit atau pencetak blangko ijazah diundang pada persidangan
terkait kasus-kasus tersebut yang tentunya menyita waktu, tenaga, dan biaya yang
tidak sedikit.

Panduan Penggunaan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Blangko Ijazah (SIMAZAH) 1


B. Tujuan
Guna mencegah penyalahgunaan blangko ijazah dan meningkatkan
mamputelusur distribusi dan pemanfaatan blangko ijazah, Direktorat Pembinaan SMK
menerbitkan Petunjuk Teknis Penatausahaan Ijazah dan aplikasi Penatausahaan
Blangko Ijazah.

C. Pendataan Ijazah
Data penerima ijazah SMK diambil dari data peserta UN yang terdaftar pada
aplikasi BIO UN yang berkoordinasi dengan Sekretariat UN serta bekerjasama dengan
Puspendik selaku pemangku kebijakan dalam mendata peserta UN diseluruh
Indonesia.

D. Pengadaan dan Distribusi Ijazah


Alur pengadaan dan distribusi blangko ijazah SMK dapat digambarkan pada
skema berikut :

Distribusi Tambahan

Penyedia Blangko Ijazah Direktorat PSMK


SMK

Distribusi

Pencetakan Halaman Belakang Ijazah

Dinas Pendidikan Provinsi Satuan Pendidikan SMK

Gambar 1.1. Alur Pengadaan dan Distribusi Ijazah SMK

2 Panduan Penggunaan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Blangko Ijazah (SIMAZAH)


E. Mekanisme Penggunaan Aplikasi
Aplikasi Penatausahaan Blangko Ijazah adalah aplikasi client-server berbasis web.
Pengembangan aplikasi SIMAZAH berbasis web daring ini bukan tanpa alasan. Alasan
terbesarnya adalah fleksibilitas perangkat yang dapat mengakses aplikasi ini. Selama
pengguna menggunakan perangkat yang memiliki web browser, baik itu PC Desktop,
Notebook, smartphone, atau tablet maka pengguna dapat menggunakan aplikasi ini.
Selain itu, dengan berbasis web daring, aplikasi dapat diakses dari mana saja
sepanjang terdapat koneksi internet.
Sebagai langkah awal, admin Direktorat Pembinaan SMK akan memberikan akses
berupa username dan password default pada petugas yang ditunjuk oleh Dinas
Pendidikan Provinsi. Selanjutnya fitur untuk masing-masing pengguna/user akan
secara otomatis menyesuaikan dengan hak aksesnya.

F. Kebutuhan Minimum Sistem


Spesifikasi minimal pengguna yang harus disediakan untuk aplikasi SIMAZAH
adalah sebagai berikut:
1. Hardware/ Perangkat Keras
o PC Desktop/Notebook
o Tablet/Telepon Seluler
o Scanner
o Printer
2. Software/ Perangkat Lunak
o Sistem Operasi Windows 7/Windows server 8/Linux/Android
o Web Browser
o Office Application
o PDF Reader

Panduan Penggunaan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Blangko Ijazah (SIMAZAH) 3


G. Alur Proses Aplikasi SIMAZAH
Alur proses penggunaan aplikasi ini adalah sebagai berikut :

login

cek Tidak unggah pakta


pakta
integritas
integritas

Ya

catat jumlah
ijazah yang
diterima
registrasi registrasi
pemanfaatan pemusnahan
ijazah ijazah

logout

Gambar 1.2. Alur Proses Penggunaan Aplikasi SIMAZAH

H. Hak Akses
Pada aplikasi ini terdapat 3 tingkatan pengguna yaitu Administrator,
Administrator Dit.PSMK, dan Dinas Pendidikan Provinsi. Adapun hak akses pengguna
untuk setiap fitur SIMAZAH adalah sebagai berikut.

Tabel 1.1. Tabel Hak Akses Pengguna

ADMIN
No FITUR ADMIN DISDIK
PSMK
1 Dashboard Lihat Lihat Lihat
2 Sistem
Tambah
2.1 Pengaturan Pengguna
& Edit

4 Panduan Penggunaan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Blangko Ijazah (SIMAZAH)


ADMIN
No FITUR ADMIN DISDIK
PSMK
Tambah
2.2 Pengaturan Grup
& Edit
Tambah
2.3 Pengaturan Menu
& Edit
Lihat &
2.4 Pakta Integritas Unggah
Setujui
3 Pengiriman Ijazah
Lihat,
3.1 Permohonan Ijazah Tambah,
& Edit
Lihat,
3.2 Pemanfaatan Ijazah Tambah,
& Edit
4 Referensi
Lihat,
4.1 Jenis Ijazah Tambah,
& Edit
Lihat,
4.2 Wilayah Tambah,
& Edit
Lihat,
4.3 Jenis Pengguna Tambah,
& Edit
Lihat,
4.4 Jenis Permohonan Tambah,
& Edit
5 Penerimaan Ijazah
Lihat,
5.1 Penerimaan Ijazah Tambah,
& Edit
Lihat,
5.2 Pemanfaatan Ijazah Tambah,
& Edit

Panduan Penggunaan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Blangko Ijazah (SIMAZAH) 5


BAB 2
BAB II AKSES DAN PENGATURAN PROFIL

A. Akses Pengguna
1. Karena aplikasi Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Blangko Ijazah
(SIMAZAH) menggunakan sistem instalasi berbasis web maka proses
instalasi dapat diakses melalui web browser dengan URL (Alamat web)
sebagai berikut : https://psmk.kemdikbud.go.id/ijazah
2. Username dan password login dapat dimintakan pada Direktorat
Pembinaan SMK melalui surat permohonan resmi
3. Lakukan Login.

Gambar 2.1. Form Login

4. Pada Akses Pertama sampai dengan pengguna mengunggah Pakta


Integritas dan disetujui, pengguna akan menemui form berikut.

1
2

6 Panduan Penggunaan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Blangko Ijazah (SIMAZAH)


Gambar 2.2. Form Unggah Pakta Integritas

Contoh Pakta Integritas juga dapat diunduh pada form tersebut (nomor
1).
5. Pengguna mengunggah Pakta Integritas pada isian nomor 2 dan mengklik
tombol Simpan.
6. Pengguna/Petugas Dinas Pendidikan Provinsi wajib menginformasikan
Direktorat Pembinaan SMK untuk segera memastikan kesesuaian dan
validitas pakta integritas.
7. Setelah Aktivitas Selesai, dengan alasan keamanan, pengguna keluar dari
aplikasi dengan menggunakan tombol Keluar yang dapat diakses pada
menu Pengaturan (nomor 3)

Gambar 2.3. Menu Pengaturan

B. Pengaturan Profil Pengguna


1. Fitur pengaturan profil dapat diakses pada menu Pengaturan-Profil Saya
(Gambar 2.3).
2. Pengguna dapat melakukan penggantian identitas (Nama Lengkap, Email,
dan Foto) pada Form Data Pribadi (Gambar 2.4) dengan setelahnya menekan
tombol Simpan. Selain itu pengguna dapat mengakses Form Ubah
Password dengan menggunakan tombol Ubah Password.

Gambar 2.4. Form Data Pribadi

Panduan Penggunaan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Blangko Ijazah (SIMAZAH) 7


3. Pengguna dapat mengubah password dengan memasukkan Password
Lama, Password Baru, Konfirmasi Password Baru, dan klik tombol Simpan.
Ketidaksesuaian pada password lama atau konfirmasi password baru
dengan password baru akan mengakibatkan ganti password tidak dapat
dilakukan.

Gambar 2.5. Form Ubah Password

8 Panduan Penggunaan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Blangko Ijazah (SIMAZAH)


BAB 3
BAB III REGISTRASI DAN PENATAUSAHAAN BLANGKO IJAZAH

A. Dashboard
1. Dashboard merupakan laman yang berisi rekapitulasi informasi blangko
ijazah meliputi data blangko ijazah awal yang dikirim kepada Dinas
Pendidikan Provinsi dan data blangko ijazah tambahan baik yang telah
dikirim, diterima, maupun diregistrasi.

Gambar 3.1. Dashboard

2. Dashboard juga akan menunjukkan tanda peringatan jika masih terdapat


blangko ijazah yang belum diregistrasikan atau sisa blangko ijazah yang
belum dimusnahkan.

B. Penerimaan Blangko Ijazah


1. Fitur penatausahaan ijazah terdiri dari aktivitas Penerimaan, Pemanfaatan,
dan Pemusnahan Blangko Ijazah. Fitur ini dapat diakses melalui menu
Penerimaan Ijazah.

Gambar 3.2. Form Daftar Penerimaan Ijazah

Panduan Penggunaan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Blangko Ijazah (SIMAZAH) 9


2. Aktivitas penatausahaan ijazah dapat dilakukan per jenis ijazah melalui
menu aksi pada tiap jenis ijazah.

Gambar 3.3. Aksi Penatausahaan Ijazah

3. Pengguna diwajibkan mengupdate secara berkala ijazah yang diterima


melalui form Pengiriman Ijazah yang dapat diakses melalui menu Pilihan
Aksi-Update Penerimaan (Gambar 3.3)
4. Pengguna mengisi form realisasi penerimaan per jenis ijazah sesuai jumlah
yang diterima dan mengklik tombol Simpan.

Gambar 3.4. Form Realisasi Penerimaan Ijazah

C. Pemanfaatan Blangko Ijazah


1. Pelaporan pemanfaatan blangko ijazah dilakukan per jenis ijazah melalui
fitur Penerimaan Ijazah dan memilih menu Pilihan Aksi-Pemanfaatan
Blangko (Gambar 3.3).
2. Dalam fitur pelaporan pemanfaatan blangko ijazah pengguna mengunggah
atau meng-edit data pemanfaatan ijazah baik menggunakan format
Spreadsheet (*.xls) atau mengentri secara manual.

10 Panduan Penggunaan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Blangko Ijazah (SIMAZAH)


2

1 4
3

Gambar 3.5. Form Pemanfaatan Blangko Ijazah

3. Pengguna dapat mengunduh format *.xls dengan mengklik tombol Unduh


Format.

Gambar 3.6. Unduh format *.xls

4. Pengguna atau petugas yang ditunjuk kemudian melakukan pengisian


format *.xls dengan data-data (Nomor Pokok Sekolah Nasional (NPSN),
Nomor Induk Siswa Nasional (NISN), Nomor Peserta Ujian Nasional,
Nomor Seri Ijazah, Nama Siswa Pemegang Ijazah) sesuai yang
dibutuhkan.

Panduan Penggunaan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Blangko Ijazah (SIMAZAH) 11


5. Contoh lampiran Ijazah untuk melakukan pengisian Form Pemanfaatan
Ijazah.

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN


REPUBLIK INDONESIA
IJ AZAH
SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN
PROGRAM 3 TAHUN
TAHUN PELAJARAN 2017/2018

Program Keahlian : ..........................................................

Paket Keahlian : ..........................................................


Yang bertanda tangan di bawah ini, Kepala Sekolah Menengah Kejuruan ..................
........................................................................................................................................
1
Nomor Pokok Sekolah Nasional : ………………..……..………………………………..…
Kabupaten/Kota .............................................................................................................
Provinsi ..................................................................................... menerangkan bahwa:

nama 5
: ..................................................................................
tempat dan tanggal lahir : ..................................................................................
nama orang tua/wali : ..................................................................................
Nomor Induk Siswa : ..................................................................................
2
Nomor Induk Siswa Nasional : ..................................................................................
3
nomor peserta Ujian Nasional : ..................................................................................
sekolah penyelenggara Ujian ..................................................................................
Sekolah :
sekolah penyelenggara Ujian ..................................................................................
Nasional :

LULUS
dari sekolah menengah kejuruan setelah memenuhi seluruh kriteria sesuai dengan
peraturan perundang-undangan.

..................................,....................... 2018
Pasfoto Kepala Sekolah,
3cm x 4 cm
hitam putih atau
berwarna

cap tiga jari


tengah
tangan kiri ______________________________
NIP. …………………………….......
2018

DN-Mk/13 0000000
3

12 Panduan Penggunaan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Blangko Ijazah (SIMAZAH)


Gambar 3.7. Form isian pemanfaatan blangko ijazah (format *.xls)

6. Selanjutnya file yang telah terisi diunggah kembali dengan mengklik tombol
Unggah Format (nomor 1 pada Gambar 3.5)
7. Pengguna mengunggah file *.xls dengan mengklik tombol nomor 1 untuk
mencari dan memilih file yang diinginkan dan setelahnya mengklik tombol
Simpan

Gambar 3.8. Form Unggah Data

Saat pengguna mengunggah data dengan format *.xls, maka sistem akan
secara otomatis meng-update data yang “sama” sebelumnya, atau
menambah data yang benar-benar baru (yang belum ada sebelumnya).
8. Pengguna dapat melakukan pencarian data yang telah diunggah dengan
memanfaatkan fitur pencarian pada form pelaporan pemanfaatan blangko
ijazah (nomor 2 pada Gambar 3.5).

Panduan Penggunaan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Blangko Ijazah (SIMAZAH) 13


9. Pengguna dapat menghapus data pada form pelaporan pemanfaatan
blangko ijazah dengan menceklis data yang diinginkan (nomor 3 pada
Gambar 3.5) dan mengklik tombol Hapus (nomor 4 pada Gambar 3.5).

D. Pemusnahan Blangko Ijazah


1. Pelaporan pemusnahan blangko ijazah dilakukan per kegiatan pemusnahan
dengan menyertakan bukti-bukti dan daftar nomor seri blangko ijazah
melalui fitur Penerimaan Ijazah dan memilih menu Pilihan Aksi-
Pemanfaatan Blangko (Gambar 3.3).
2. Untuk mengentrikan data kegiatan pemusnahan ijazah, pengguna
diwajibkan untuk memasukkan Berita Acara, Tanggal Pemusnahan, Foto
Kegiatan, daftar saksi, catatan-catatan, dan nomor blangko ijazah yang
dimusnahkan kemudian klik tombol Simpan.

Gambar 3.9. Form Pemusnahan blangko Ijazah

Format daftar nomor blangko ijazah yang dimusnahkan (file *.xls) dapat
diunduh dengan mengklik tombol Download Form Pemusnahan.

14 Panduan Penggunaan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Blangko Ijazah (SIMAZAH)


BAB 4
BAB IV PENUTUP

Salah satu parameter utama akuntabilitas pengelolaan distribusi dan


pemanfaatan blangko ijazah adalah tercatatnya jejak pemanfaatan dan pemusnahan
seluruh blangko ijazah. Ketidakmamputelusuran blangko ijazah akan berakibat pada
kasus-kasus penyalahgunaan blangko ijazah dan terbuangnya waktu pihak-pihak
berwenang yang seharusnya bisa diefektifkan untuk kegiatan lain.
Buku panduan ini diharapkan dapat membantu Dinas Pendidikan Provinsi untuk
menatausahakan blangko ijazah. Dengan demikian, upaya peningkatan layanan dan
akuntabilitas pengelolaan yang maksimal dapat tercapai.

Panduan Penggunaan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Blangko Ijazah (SIMAZAH) 15